Handboken för projektaktörer

2010 L a n d s b y g d s n ät v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r Handboken för projektaktörer L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 1

Sisältö 1 Inledning................................................ 3 2 Projekttyper............................................. 4 2.1. Utvecklingsprojekt...................................... 4 2.2 Allmännyttiga investeringsprojekt....................... 5 2.3 Utbildnings- eller informationsförmedlingsprojekt....... 6 2.4 Samordningsprojekt.................................... 6 3 Projektförberedelser..................................... 7 3.1 Projektplanens innehåll................................. 7 3.2 Innehållet i projektplanen mer i detalj................... 8 3.3 Kostnader som ingår i kostnadsslagen.................. 13 4 Projektansökan........................................ 15 4.1 Sökanden.............................................. 15 4.2 Starttidpunkt........................................... 15 4.3 Urvalskriterier:.......................................... 16 5 Projektbeslut.......................................... 17 6 Genomförande och uppföljning av projekt............. 18 6.1 Projektets styrgrupp.................................... 18 6.2 Kommunikation........................................ 20 6.3 Konkurrensutsättning.................................. 20 6.4 Rapportering och uppföljning.......................... 21 7. Projektekonomi........................................ 24 7.1 Bokföring.............................................. 24 7.2 Kostnader och finansiering............................. 26 7.3 Kostnadsuppföljning................................... 26 7.4 Uppföljning av finansieringen.......................... 27 7.5 Utbetalningar.......................................... 27 8 Till slut................................................ 29 Projektordlista............................................. 29 Nyttiga länkar............................................. 29 2 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

1 Inledning Leader-aktionsgrupperna och landsbygds- och energienheterna inom närings-, trafik- och miljöcentralernas (NTM-centralernas) ansvarsområde näringar, arbetskraft, kompetens och kultur genomför programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland 2007 2013. I Fastlandsfinland finns totalt 55 Leaderaktions grupper och 15 NTM-centraler som alla har upprättat ett program för utveckling av landsbygden enligt det egna områdets utvecklingsbehov. I praktiken genomför programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland projekt som bygger på områdenas egna utvecklingsprogram. Handboken för projektaktörer är inriktad på genomförandet av utvecklingsprojekt. Syftet är att ge aktörerna en generell uppfattning om projektverksamhet: projektplanering, projektansökan, genomförande och beslut. Projektverksamheten regleras av lagar, författningar och Landsbygdsverkets bestämmelser. Handboken beskriver projektverksamheten på ett praktiskt och begripligt sätt. Handboken gäller projekt som anhängiggjorts 6.10.2008 eller senare. Utvecklingsprojekten är uppdelade i stödformer. Dessa är allmännyttiga och näringsinriktade utvecklingsprojekt, allmännyttiga investeringsprojekt samt utbildnings- och informationsförmedlingsprojekt. Dessutom förfogar Leader-aktionsgrupperna över samordningsprojekt som är avsedda för utveckling i liten skala. Endast aktionsgrupperna själva kan ansöka om samordningsprojekt. Denna handbok för projektaktörer har sammanställts av projektaktörer med lång erfarenhet av projektaktörsverksamhet, rollen som finansiär, arbete i Leader-aktionsgrupper och projektutvärdering. Som källor har vi använt den tidigare versionen av handboken, anvisningar från myndigheter och aktionsgruppernas material som berör projektverksamhet. Handboken har även varit ute på en omfattande remiss hos olika projektaktörer. Ett stort tack till alla som kommenterat materialet! Handboken för projektaktörer är vägledande. Det är alltid bäst att diskutera projektens genomförande med det egna områdets projektrådgivare och myndigheter. Synpunkter på handboken kan skickas till adressen info@maaseutu.fi. Handboken utvecklas på basis av responsen. Vår förhoppning är att det ska vara lättare och smidigare att genomföra landsbygdsprojekt med hjälp av denna handbok. Kajana Pirjo, Päivi och Nina Oulujärvi Leader ry Landsbygdsnätverksenheten framför ett varmt tack till alla som deltagit i skapandet av handboken och bidragit med kommentarer. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 3

2 Projekttyper Det finns olika typer av projektstöd. Projekten delas in i olika typer beroende på projektets verksamhet och innehåll enligt följande: Utvecklingsprojekt, som kan utgöras av projekt för utveckling av näringar eller allmännyttiga utvecklingsprojekt Allmännyttiga investeringsprojekt Utbildnings- eller informationsförmedlingsprojekt Samordningsprojekt med tillhörande underprojekt 2.1. Utvecklingsprojekt Syftet med ett utvecklingsprojekt är att skapa något nytt eller utveckla något befintligt så att det blir bättre på något sätt. Kommunernas lagstadgade uppgifter och övriga aktörers etablerade funktioner ligger utanför finansieringen av utveckling. Projekt för utveckling av näringar Ett projekt för utveckling av näringar används för att planera, utveckla och genomföra tjänster för näringsverksamheten på landsbygden. Även ett projekt med målsättning att allmänt utveckla näringsverksamheten på landsbygden inklusive information om projektet kan genomföras som ett projekt för utveckling av näringar. Syftet med projekten för utveckling av näringar är att göra näringsverksamheten på landsbygden mångsidigare. Ett projekt kan till exempel utreda nya möjligheter och förutsättningar för näringslivet inom något område och skapa en grund för detta. Ett projekt kan förbättra de allmänna förutsättningarna inom någon specifik bransch. Det kan även användas för att bygga upp samverkan mellan företag på landsbygden. Målsättningen är att gynna en hel bransch eller en omfattande grupp företagare och inte enbart ett enskilt eller några företag. Allmännyttigt utvecklingsprojekt Ett allmännyttigt utvecklingsprojekt gynnar så många boende som möjligt i området för genomförandet. 4 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Ett projekt kan till exempel vara inriktat på byaverksamhet eller ökad trivsel genom miljö- eller landskapsvård eller vård av den lokala kulturen. Syftet med ett allmännyttigt projekt kan vara att söka nya invånare till landsbygden eller att utveckla nya tjänster. Genom ett projekt kan man även starta internationellt samarbete enligt programmet för den lokala Leader-aktionsgruppen. 2.2 Allmännyttiga investeringsprojekt Med allmännyttig investering avses sådan långsiktig anskaffning (byggande, renovering eller anskaffning av anläggningstillgångar) som är tillgänglig för alla människor i målområdet och för övriga aktörer. Om projektsökanden är ett offentligt samfund (exempelvis en kommun eller en samkommun) kan stödbeloppet uppgå till högst 100 procent av de stödberättigande kostnaderna. I detta fall ska den övriga offentliga finansieringen (t.ex. kommunal finansiering) vara 30 procent. Genom ett allmännyttigt investeringsprojekt är det till exempel möjligt att bygga, köpa eller renovera ett byahus, någon annan gemensam samlingslokal eller fritidslokal och att köpa den inredning som behövs samt annan utrustning. Det är möjligt att köpa olika maskiner och apparater för gemensam användning. Det är även möjligt att bygga nätverk för datakommunikation. Nyttjanderätter som är upphovsrättsskyddade får anskaffas för att främja den lokala kulturen. Med ett projekt är det möjligt att bygga en fritidsled eller iståndsätta ett miljö- och kulturobjekt. Även mindre väg- och vattenförsörjningsprojekt är möjliga. OBSERVERA En investering måste användas i minst fem år efter slutbetalningen i det allmännyttiga syfte för vilket den har gjorts med projektfinansiering. Ett undantag är omfattande investeringar i datanät, som måste vara tillgängliga i tio års tid. EXEMPEL Med övrig offentlig finansiering avses medel som kommer från en annan del av den offentliga sektorn än den andel som kommer i form av projektstöd från EU och staten. Om en kommun söker stöd t.ex. för att bygga en motionspark för äldre människor behövs ingen privat finansiering för detta. Den offentliga finansieringen kan utgöra 100 procent. Av dessa offentliga medel ska 30 procent vara kommunal finansiering, medan den övriga finansieringen kan komma från EU och staten eller från andra offentliga finansieringskällor, t.ex. församlingar. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 5

2.3 Utbildnings- eller informationsförmedlingsprojekt Utbildningsprojekt Utbildningsprojekt ökar kompetensen hos till exempel jordbrukare, skogsägare, företagare i livs medelsbranschen, övriga landsbygdsföretagare eller byautvecklare. Utbildningen kan exempelvis avse företagarverksamhet, nyttjande av datateknik, projektverksamhet eller internationell verksamhet. Utbildningen ska omfatta minst 20 lektioner. En lektion omfattar 45 minuter. Utbildningen får vara högst 30 studieveckor eller 45 studiepoäng. Utbildning i mindre utsträckning kan inkluderas i ett allmännyttigt utvecklingsprojekt och i utveckling av näringar. För utbildning som leder till yrkesexamen utgår inget stöd. 2.4 Samordningsprojekt Endast Leader-aktionsgrupper kan vara sökande vid samordningsprojekt. Med samordningsprojekt är det till exempel möjligt att sammanställa små allmännyttiga utvecklingsprojekt eller allmännyttiga investeringsprojekt som enskilt inte når upp till stödgränsen (stödets andel under 5 000 euro) eller vars genomförande aktörer inte skulle kunna genomföra projektet på annat sätt. Ett samordningsprojekt ska bestå av åtminstone tre underprojekt. Stödet till underprojekten får uppgå till minst 500 euro och högst 20 000 euro. Leader-aktionsgrupperna får separata anvisningar för genomförandet av samordningsprojekten. Det är bäst att kontakt Leader-aktionsgruppen i det egna området för lämpliga idéer och behov vid samordningsprojekt. Informationsförmedlingsprojekt Med informationsförmedlingsprojekt är det möjligt att förmedla information om nya metoder som kan användas för att väsentligt förbättra affärsverksamheten. Metoderna kan till exempel avse produktion, marknadsföring eller tjänster. Dessutom kan allmänna informationskampanjer anordnas i form av informationsförmedlingsprojekt, och genom dessa kan man förmedla energi-, miljöoch landsbygdskunskap till företag och till befolkningen i området. Informationsförmedlingsprojekten berörs inte av de ovan angivna tidsvillkoren för utbildning. 6 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

3 Projektförberedelser Förberedelsen av ett projekt utgår alltid från behovet. Behovet kan vara att utveckla verksamheter, aktivera aktörer, iståndsätta en gemensam lokal och/ eller att lära sig nytt. Vid förberedelse av landsbygdsprojekt är det bäst att börja genom att kontakta Leader-aktionsgruppen i det egna området eller landsbygds- och energienheten vid Närings-, trafik- och miljö centralen (NTM-centralen). Projektrådgivarna vid Leaderaktions grupperna och NTM-centralerna kan antingen besöka den som förbereder ett projekt eller så kan den som planerar ett projekt besöka rådgivarnas kontor. Det är bäst att kontakta finansiären, dvs. Leaderaktionsgruppen eller NTM-centralen, i inledningsskedet av förberedelsearbetet så att projektet leds in på rätt spår. Flera prioriterade områden kan väljas och finansiärerna har sinsemellan avtalade finansieringsriktlinjer som påverkar finansieringen av respektive projekt. 3.1 Projektplanens innehåll Projektplanen är det viktigaste dokumentet för ett projekt och därför är det viktigt att utarbeta planen med stor omsorg. I projektplanen beskrivs bland annat utgångsläget för projektet, projektets åtgärder och de mål som eftersträvas med åtgärderna. En godkänd projektplan ska följas. I praktiken sker emellertid inte framstegen alltid så som man har planerat i förväg. Under projektets gång kan projektplanen ändras. Om projektet har en styrgrupp ska denna behandla ändringsansökan. Huvudfinansiären ska behandla ändringsansökan innan ändringarna genomförs. Projektplanen kan vara fritt formulerad, men det ställs vissa minimikrav på planen: Åtminstone följande ska framgå av projektplanen eller dess bilagor: 1. Beskrivning av den sökanden: bland annat organisation, verksamhet och ekonomisk situation. 2. Projektets målgrupp, innehåll och mål. Målen preciseras till konkreta resultat så att utfallet kan följas upp. 3. Projekttid och åtgärder samt hur åtgärderna genomförs (kommer det till exempel att anställas personal, användas köpta tjänster etc.). L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 7

Vad ska göras? Varför? När? Hur? Var? Vem utför? 4. De samarbetspartner som deltar i genomförandet av projektet tillsammans med sökanden och deras uppgifter och ansvar i projektet. 5. Kostnadsförslag där kostnaderna är specificerade per kostnadsslag. 6. Finansieringsplan där även eventuella intäkter av projektet beaktas. 7. Information om projektets framsteg och resultat. Om ett projekt avser byggande behövs förutom projektplanen följande uppgifter: 1. Huvudritningar 2. Specialritningar som påverkar byggets kostnadsförslag. Hit hör till exempel VVS- och elplaner. 3. Byggnadsbeskrivning 4. Kostnadsförslag I projektplanens innehåll finns närmare information till exempel om ifyllnadsanvisningar för ansökningsblanketter. Det är alltid bäst att diskutera de uppgifter som behövs för projektplanen och omfattningen på byggnadsplanerna med den aktör hos vilken man har för avsikt att söka finansiering. En Leader-aktionsgrupp kan till exempel ha egna prioriteringar som är viktiga att beakta i projektplanen. Detta framgår oftast även av respektive grupps webbplats. 3.2 Innehållet i projektplanen mer i detalj En projektplan bör skrivas så praktiskt att även en person som inte är insatt kan läsa planen och förstå vad som ska utföras genom projektet och hur pengarna används. I en välgjord projektplan finns tydliga svar på följande frågor: Med vilka resurser? Vad nytt tillför projektet? I början av detta avsnitt beskrevs vad som åtminstone måste ingå i en projektplan. Nedan beskrivs dessa minimikrav. Projektets namn Projektet bör helst få ett kort men beskrivande namn. Namnet används bland annat i projektets tidningsannonser och i dokument. Ett slående namn kan i bästa fall redan i sig väcka intresse för projektet. Projektsökande OBSERVERA Sökanden svarar bland annat för att målen uppfylls, för användningen och uppföljningen av medlen och för rapporteringen. Sökanden är ansvarig även om projektet har en avlönad projektledare. Namn och kontaktinformation Kort beskrivning av sökandens verksamhet Om sökanden är en förening ska föreningens stadgar bifogas ansökan. I projektplanen beskrivs dessutom vilka funktioner föreningen har haft i praktiken. Med beskrivning av organisationen avses till exempel att ange hur många medlemmar föreningens styrelse och föreningen har, vem som är ordförande och om föreningen eventuellt har några anställda. Sökandens ekonomiska situation framgår av bokslutsuppgifterna och dessa ska bifogas. Ändå kan det vara bra att nämna något om ekonomin även i detta sammanhang. 8 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

EXEMPEL Projektsökanden är Byaföreningen i Mallby rf, Landskapsvägen 2, 22222 MALLBY. Mallby ligger i Verksam kommun 25 kilometer från kommuncentrum. Byn har 250 permanent bosatta invånare och cirka 100 fritidsbostäder. Byns landskap präglas av Vackersjö och en stor del av bosättningen finns längs sjöns stränder. Byn saknar aktiv skola och byns närmare 20 barn i årskurserna 1 6 transporteras med skolbuss till byskolan i grannbyn och ungdomarna i årskurserna 7 9 till kommuncentrum. Byarådet i Mallby grundades år 1992 och blev registrerad förening år 2002, Byaföreningen i Mallby rf. Föreningen har 200 medlemmar, som utgörs av både fast boende och fritidsboende. Föreningens styrelse består av sex medlemmar. Ordförande är Erik Exempel. Föreningens medlemsavgift är 10 euro per medlem eller 20 euro per familj. Verksamhetens medelpunkt är den tidigare byskolan, som köptes av kommunen för användning som byagård år 2008. Föreningen ordnar årligen ett flertal rekreationsevenemang och utflykter. Det största evenemanget är Sommarhålligång i Mallby, som arrangerar i juli under bästa semestertid. Det är ett tvådagars veckoslutsarrangemang som innehåller både program och torgförsäljning av lokala produkter. Föreningens ekonomi är i tämligen gott skick och det årliga bokslutet har alltid varit positivt. Anskaffningen av byagården har emellertid medfört nya ekonomiska förpliktelser. Ekonomin klarar av projektet, men för att garantera en smidig projektstart ansöker föreningen om ett förskottsbelopp för projektet. Projektets bakgrund Här beskrivs utgångsläget. Var idén har sitt ursprung och vilket problem som skulle kunna lösas med hjälp av projektet. Beskriv även om något redan har gjorts för att åtgärda problemet. Beskriv hur projektet har förberetts och vilka personer som har deltagit i förberedelsearbetet. Det är viktigt att visa varför projektet är viktigt och vilken nytta projektets genomförande har. Projekttid Här anges projektets start- och slutdatum. Projekttiden varierar beroende på innehåll och mål från några månader till ett par, tre år. Den maximala projekttiden är i regel tre år, men av särskilda skäl får projekttiden uppgå till maximalt fem år. Projektet ska genoföras under den tid för genomförandet som har fastsällts i stödbeslutet. Av detta följer att tidsmässigt måste kostnaderna uppstå under tiden för genomförande. Även de semesterpenningar, semesterlöner eller - ersättningar som uppstår i samband med ett projekt eller en åtgärd men som betalas ut senare och separat kan sökas för utbetalning, är stödberättigande EXEMPEL En projektledare har anställts till och med 31.10. Projektets sluttidpunkt bör fastställas till 1 3 månader senare, eftersom projektledaren sannolikt ger upphov till exempelvis telefonkostnader fram till anställningens slut, och i sådana fall kommer fakturan först när anställningen har upphört. Statsrådets förordning om stödjande av projektverksamhet på landsbygden 829/2007, 47 : Alla betalningar som investeringen eller åtgärden föranleder ska ha erlagts innan ansökan om utbetalning av den sista stödposten görs. (25.9.2008/617) L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 9

OBSERVERA Inga åtgärder i projektet får inledas förrän projektet har anhängiggjorts. Med anhängiggörande avses att den undertecknade projektansökningen anländer till den finansiär hos vilken stödet söks. Kostnader som uppkommer före anhängiggörandet är inte stödberättigande. Undantag! Planeringskostnader för byggprojekt godkänns. Projektets mål och resultat Vad nytt och vilka förbättringar åstadkoms med projektet? Tydliga och realistiska mål som kan preciseras till sådana konkreta resultat vilkas utfall kan följas upp eller mätas. Vid en allmännyttig investering som innebär byggande eller anskaffning av något permanent beskriver man hur dessa ska utnyttjas i fortsättningen och vem som är innehavaren. Åtminstone vid större investeringar (till exempel en gemensam samlingslokal för en by) bör man även beräkna underhållskostnaderna för de kommande åren för att visa den långsiktiga ekonomiska hållbarheten. Om syftet med ett projekt är att starta ny verksamhet beskriver man hur det är tänkt att verksamheten ska fortsätta och drivas när projektfinansieringen upphör. Vilka åtgärder vidtas i projektet för att garantera den fortsatta verksamheten? EXEMPEL Det kvalitativa målet för ett utbildningsprojekt riktat till byautvecklare är ökade kunskaper. När utbildningen avslutas fyller deltagarna i ett feedbackformulär. På blanketten utvärderar de om deras kunskap om olika finansieringskällor har ökat, om de har lärt sig nya grupparbetsmetoder, om deras kunskap om skötseln av ekonomin i föreningen har förbättrats etc. Målet för ett projekt som avser renovering av ett byahus är att få fler bybor och fritidsboende att delta i verksamheten. På listan över talkoarbete kryssar man för fast boende/ fritidsboende och deltar för första gången i bytalko. Genomförande av projektet Här beskrivs de praktiska åtgärderna, det arbete e.d. som utförs för att nå målen och vem som utför detta. Behövs avlönad arbetskraft och för hur lång tid? Observera vid anställningar att om en arbetstagare anställs i över ett år ska platsen ledigförklaras offentligt om inte arbetstagaren tidigare har varit fast anställd hos sökanden. Om projektet avser byggande ska man beskriva om arbetet utförs som talkoarbete eller om arbetet köps. Vilka förnödenhetsinköp måste göras? Kommer evenemang, temadagar eller mot svarande att anordnas inom projektet, var ska dessa hållas och hur sker marknadsföringen? Kommer man att resa? Målen för ett projekt kan även vara kvalitativa, till exempel förbättring av trivseln eller ökade kunskaper, och dessa kan vara svåra att mäta. Även i detta fall bör man överväga hur uppfyllandet av målen ska fastställas när projektets resultat och genomförande utvärderas. 1 0 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Planerade uppgifter, arbeten eller andra konkreta attribut som beskriver innehållet anges konkret och inte på generell nivå. Till exempel marknadsföringen utvecklas är inte en tillräcklig beskrivning av en åtgärd, men en fyrsidig broschyr planeras beskriver vad som ska utföras. Helst bör det upprättas en tidplan för åtgärderna åtminstone på årsnivå om projektet sträcker sig över flera kalenderår. Ju närmare praktiskt genomförande beskrivningen av åtgärderna är, desto enklare är upprättandet av kostnadsförslaget. Vid utbildningsprojekt inkluderas en utbildningsplan i projektplanens åtgärder. Målgrupp för ett projekt De aktörer till vilka projektets verksamhet riktar sig eller de som drar nytta av projektet fastställs och man beskriver grunden för valet av målgrupp. EXEMPEL En byaförening har ett projekt med målsättningen att locka nya invånare till byn. En målgrupp för projektet är tomtägare som eventuellt säljer byggplatser. Dessutom utgör potentiella fasta bosatta och fritidsboende en målgrupp. Verksamhetsområdet för ett projekt måste alltid beskrivas i projektplanen. I rapporteringen redogörs för kommunikationen av projektet till valda målgrupper och kommunikationens framsteg. Projektets samarbetspartner Deltar andra aktörer än sökanden i det praktiska genomförandet av projektet? De aktörer med vilka ett samarbete avtalas redan under planeringsstadiet namnges och man beskriver vad detta innebär i praktiken för respektive aktör. Samarbetet kan innebära att en aktör deltar i talkoarbete, ger experthjälp, betalar en del av den privata finansieringsandelen eller utför någon del av projektet i sin helhet. Avtal eller protokoll som gäller samarbete bör helst bifogas projektansökan. OBSERVERA I vissa fall är det ändamålsenligt att ett projekt har ytterligare en genomförare förutom sökanden. Då kan delar av stödet överföras till den andra genomförande aktören för vissa åtgärder. Om avsikten är att överföra stöd är det förnuftigt att direkt i början av planeringen kontakta Närings-, trafik- och miljöcentralen eller Leader-aktionsgruppen och be om råd för struktureringen av projektet. Rapportering av projekt En kommunikationsplan bör helst upprättas för ett projekt redan i planeringsskedet. I kommunikationsplanen definieras målgrupperna, kommunikationsverktygen och metoderna för den externa och interna kommunikationen. Kostnadsförslag för projektet Om ett projekt är noggrant planerat underlättas upprättandet av kostnadsförslaget. Det är bäst att anteckna alla utgifter som enligt uppskattning uppkommer i projektet och sedan fördela dem per kostnadsslag och kalenderår. Kostnadsförslaget för projektplanen upprättas mer specificerat än ansökningsblanketten. Kostnaderna ska vara skäliga och stå i rimlig proportion till den nytta som projektet medför. Grunderna för beräkningen av kostnaderna ska framgå tydligt: till exempel månadslönens storlek, specificering av resekostnader osv. Månadslönen får inte överstiga den lön som betalas inom kommunsektorn för motsvarande arbetsuppgifter. Om möbler eller annan utrustning köps i projektet ska de helst upptas i en förteckning, där man anger de produkter som köps samt antalet och priset per produkt, till exempel 3 matbord á 600 euro, totalt 1 800 euro. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 1 1

Om en sökande organisation önskar hänföra egna interna kostnader till projektet, dvs. omkostnader, måste dessa utgöras av extra kostnader som orsakas av projektet. En utredning av fördelningsgrunderna för kostnaderna ska bifogas. Innehållet i projektansökningsblankettens kostnadsslag beskrivs närmare i ett eget kapitel. OBSERVERA Kostnaderna anges exklusive moms. Om sökanden inte får återbäring av moms anges kostnaderna inklusive moms. Vid köpta tjänster och inköp som överstiger 10 000 euro ska anbud alltid begäras in från åtminstone tre leverantörer. (Statsrådets förordning om stödjande av projektverksamhet på landsbygden 829/2007, 38 : ska den som ansöker om stöd på ett ändamålsenligt sätt begära ett tillräckligt antal anbud för att bedöma kostnadernas skälighet ) Skäligheten i kostnader vid upphandlingar på 2 000 10 000 euro påvisas genom att utreda den prisnivå som är normal på orten till exempel genom en rundringning. Rundringningens resultat och urvalsgrunden antecknas i en promemoria. Dokumenteringen är avgörande! Om avsikten är att göra utlandsresor inom ramen för ett projekt ska de anges och motiveras särskilt noggrant redan i projektplanen, och kostnaderna för resorna ska tas upp som en separat post i kostnadsförslaget. Utbetalningen av stödet kan beroende på projektet sökas i några månaders poster, till exempel fyra gånger per år. Behandlingen av betalningsansökan tar sin tid, och sökanden bör ha egna medel eller lånemedel för att projektet ska kunna genomföras smidigt under perioden mellan utbetalningarna. Om projektet beräknas ge inkomster ska dessa ingå i finansieringsplanen. Det är viktigt att på förhand fundera över vad som ska göras om det beviljas mindre stöd än det sökta. OBSERVERA Finansieringen består av ett offentligt stöd och privat finansiering. Finansieringsandelarna ska realiseras enligt den godkända finansieringsplanen. Om andelen privat finansiering har fast ställts till 10 procent ska även den privata finansieringen uppgå till 10 procent av de faktiska kostnaderna under projekttiden. Om man inte får fram det nödvändiga privata finansieringsbeloppet, utan det blir för lågt, minskas den offentliga finansieringen i motsvarande mån. Motsvarande gäller vid kommunal finansiering: om sådan inte beviljas i tillräcklig omfattning minskas det övriga offentliga stödet. Om det uppstår problem vid genomförandet av finansieringsrelationerna är det alltid bäst att projektaktören kontaktar finansiären om detta. Finansieringsplan för projektet Beskriv vad den privata finansieringsandelen består av och hur mellanfinansieringen ska ordnas. Stödprocenten varierar från projekt till projekt. Det är bäst att kontrollera stödprocenten hos den aktör där man avser att söka finansieringen. Privat finansiering behövs alltid för att betala kostnaderna innan betalningsansökan lämnas in och stöd betalas ut. Dessutom behövs mellanfinansiering eftersom stödet betalas i efterhand mot kvitton. Datum och underskrifter Den som undertecknar projektplanen ska ha officiell namnteckningsrätt för det sökande samfundet. Undertecknarna i en förening fastställs i stadgarna och undertecknarna i en kommun i reglementet. För föreningar bör man kontrollera att aktuella uppgifter om undertecknare har meddelats till föreningsregistret. 1 2 H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

3.3 Kostnader som ingår i kostnadsslagen I ifyllnadsanvisningarna för ansökningsblanketterna beskrivs innehållet i kostnadsslagen närmare. Bland bilageblanketterna till betalningsansökan finns rapporteringsblanketter per kostnadsslag, dvs. arbetsjournal, inrikes och utrikes reseräkning samt fördelningsgrunderna för kostnaderna. Blanketterna finns på webbplatsen Blankettjänst på adressen http://lomake.mmm.fi. Lönekostnader och arvoden I lönekostnaderna ingår lönekostnaderna inklusive lagstadgade lönebikostnader för de personer som anställs i projektet. I lönekostnaderna inräknas bland annat semesterpenning, semesterlön och semesterersättning. Naturaförmåner är inte stödberättigande. Statsrådets förordning om stödjande av projektverksamhet på landsbygden 829/2007, 51 : I fråga om semesterpenning som hör till lönekostnaderna får utbetalning av den sista posten av stödet sökas inom en månad från det att semesterpenningen senast skall betalas på basis av anställningen i fråga. Statsrådets förordning om stödjande av projektverksamhet på landsbygden 829/2007 (25.9.2008/617), 51 : Till den del det ingår godtagbara lönekostnader i projektet ska i fråga om semesterpenning, semesterlön och semesterersättning utbetalning av den sista stödposten sökas inom en månad från det att semesterpenningen, semesterlönen eller semesterersättningen senast ska betalas på basis av anställningen i fråga. Här föreligger en skillnad enligt tidpunkten för stödansökan. Om en arbetstagare anställs i ett projekt för åtminstone ett år ska platsen ledigförklaras om inte platsen tillsätts med en fast anställd i sökandens organisation. Med arvode avses ersättning för en arbetsinsats av engångskaraktär inklusive tillhörande lagstadgade bikostnader. Arvoden kan betalas till exempel för deltagande i styrgruppens möten om detta har beaktats i projektplanen. Om deltagandet som medlem i en styrgrupp är en del av en myndighets tjänsteutövning kan inte kostnaderna för del tagandet vara projektkostnader. Löner och arvoden ska vara rimliga. Med rimliga avses de belopp som betalas för motsvarande uppgifter eller möten i de kommuner inom vars område projektet genomförs. Köpta tjänster Med köpta tjänster avses tjänster som köps av utom stående experter. Sådana är till exempel konsultarvoden, bokföringstjänster och utbildningstjänster. Hyror Hyreskostnader kan uppkomma till exempel när arbetslokal, maskiner och anläggningar samt mötesoch utbildningslokaler hyrs. De ska specificeras i kostnadsförslaget. Leasingkostnader godkänns om maskinen eller utrustningen inte övergår i sökandens ägo. Räntor, finansieringskostnader eller provisioner är inte godtagbara leasingkostnader. Inrikes resekostnader Rese- och inkvarteringskostnader samt dagpenning som uppkommer vid resor enligt projektplanen är godtagbara kostnader. Resekostnaderna godkänns enligt statens resereglemente. Huvudregeln är att det billigaste färdmedlet används för resan. Resekostnader är kilometerkostnader vid resor med egen bil, tåg-, flyg- och bussbiljetter samt taxi kostnader. Parkeringsavgifter godkänns till exempel när en egen bil parkeras vid en flygplats under en arbetsresa. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r H a n d b o k e n f ö r p r o j e k t a k t ö r e r 1 3