Information om hantering av intern miljörevision 5 KS

Information om hantering av intern miljörevision 5 KS 2015.127 3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-11-30 203 Information om hantering av intern miljörevision (KS 2015.127) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendebeskrivning Intern revision av kommunens miljöledningssystem identifierade brister i förhållande till kraven i standarden ISO 14001:2015. Flera av dessa avvikelser åtgärdas på sikt om miljö går in som ett perspektiv i ordinarie processer och arbetssätt, vilket är ambitionen. Centrala åtgärder i nuläget är kommunikation kring miljöfrågor med medarbetarna i olika delar av verksamheten, samt tydlighet kring att miljöfrågor och miljöledning knyter an till kommunens ordinarie styrmodell. Kommunen behöver utveckla kopplingen mellan miljömål och kommunplanen, samt styrning av uppföljning och nyckeltal. Krav i miljöledningsstandarden kan få generella konsekvenser för styrmodell och arbetssätt. Kommunen bör hantera dessa så att de ger bredare nytta för verksamheten där miljö blir ett integrerat perspektiv. Till exempel kan det gälla utveckling av arbetssätt för riskanalys och lagefterlevnadskontroll. Certifieringsrevision är planerad till december-februari. Därefter sker avvikelsehantering på nytt preliminärt under februari-mars. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Information om hantering av intern miljörevision 2. Miljörevisionsrapport intern 2017 m hantering 171113 Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-11-13 DNR KS 2015.127 ANN WAHLSTRÖM SID 1/2 MILJÖSTRATEG TFN 08-5878 6372 ANN.WAHLSTROM@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Information om hantering av intern miljörevision Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Intern revision av kommunens miljöledningssystem identifierade brister i förhållande till kraven i standarden ISO 14001:2015. Flera av dessa avvikelser åtgärdas på sikt om miljö går in som ett perspektiv i ordinarie processer och arbetssätt, vilket är ambitionen. Centrala åtgärder i nuläget är kommunikation kring miljöfrågor med medarbetarna i olika delar av verksamheten, samt tydlighet kring att miljöfrågor och miljöledning knyter an till kommunens ordinarie styrmodell. Kommunen behöver utveckla kopplingen mellan miljömål och kommunplanen, samt styrning av uppföljning och nyckeltal. Krav i miljöledningsstandarden kan få generella konsekvenser för styrmodell och arbetssätt. Kommunen bör hantera dessa så att de ger bredare nytta för verksamheten där miljö blir ett integrerat perspektiv. Till exempel kan det gälla utveckling av arbetssätt för riskanalys och lagefterlevnadskontroll. Certifieringsrevision är planerad till december-februari. Därefter sker avvikelsehantering på nytt preliminärt under februari-mars. Åtgärder inför certifiering av kommunens miljöledningssystem Intern revision av kommunens miljöledningssystem genomfördes under september, som ett led i att certifieras enligt miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Revisionsrapporten delgavs förvaltningarna och åtgärder för att släcka avvikelser beslutades av tjänstemannaledningen den 9 november. Viktiga åtgärder med sikte på certifieringen är: - Ta upp miljöfrågor på arbetsplatsträffar med stöd av en gemensam presentation i syfte att höja medvetenheten kring kommunens miljöarbete. - Tydliggöra miljö som del av kommunplanens mål om hållbar utveckling i samband med nämndernas antagande av verksamhetsplaner, samt åskådliggöra sambandet i Stratsys i syfte att förtydliga den röda tråden i målstyrningen. - Förtydliga och kommunicera hur kommunen följer upp miljömål och -aktiviteter 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 5

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2017-11-13 DNR KS 2015.127 SID 2/2 bland annat via miljöredovisning, samt utveckla nyckeltal i syfte att styra och dokumentera hur mätning och uppföljning sker. - Undersöka möjligheterna att inkludera miljö som ett perspektiv i befintliga riskanalyser och/eller utveckla generella arbetssätt för riskanalys, samt att miljöombuden gör en så kallad SWOT-analys om kommunens miljöarbete i syfte att åtgärda brister i analys av risker och möjligheter. - Upprätta rutin/arbetssätt och utnyttja internkontrollen för lagefterlevnadskontroll i syfte att säkerställa att kommunen efterlever miljölagstiftning. Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Emelie Hallin Stabschef Ska expedieras till Akten 6

Rapport från intern miljörevision 2017 Område Policy Miljöaspekter Lagar och intressentkrav Mål och handlingsplaner Rutiner och Roller och ansvar Utbildning och kompetens Leverantörer Mätning och uppföljning Dokumentation Kommunikation Ledningens genomgång Revision genomförd Omdöme Bra Godkänt Vissa brister Vissa brister Vissa brister Godkänt Stora brister Bra Stora brister Godkänt Godkänt Vissa brister Intervjuade personer (ej namn, endast avdelning samt befattning) och och Kommentar till ledningens genomgång 2017-11-06/Ann Wahlström Fokus på färgmarkerade avvikelser (utom nr 19). Revisorns avvikelser överensstämmer med egna slutsatser och en del åtgärder för att släcka avvikelserna är planerade eller redan genomförda. Ambitionen är att arbeta in miljö i ordinarie processer och arbetssätt, vilket på sikt kan åtgärda avvikelser och observationer. I flera fall kan det räcka med att förtydliga och kommunicera hur miljöledning kopplar in i ordinarie styrningsmodell. Miljöledningsstandarden innebär dock krav som kan få generella konsekvenser, om miljöledning ska inkorporeras i styrmodellen. Det är viktigt att vi identifierar hur vi utvecklar arbetet gentemot dessa krav och vilka funktioner som ansvarar. Revisorer: Rebecca Karlsson, VEGA AB Datum: 170823-170929 Omfattning: Miljöledningssystemet ISO 14001:2015, Vallentuna kommun Sammanfattade omdöme: Internrevisionen har flutit på väldigt bra och samtliga inblandade har varit mycket tillmötesgående. Intervjuer har genomförts i sällskap med Vallentuna kommuns miljöstrateg. Vallentuna kommun har ambitioner om ökat fokus på miljöfrågor i sin verksamhet, men kommunens miljöarbete har inte riktigt lyckats kommunicerats ut i verksamheten. Medvetenheten om kommunens miljöambitioner, satsningar och inriktningar är relativt låg bland medarbetarna. En miljöutbildning har erbjudits till medarbetarna (Miljökörkortet) för att öka medvetenhet och kompetens, men denna har haft ett relativt litet fokus på just Vallentuna kommuns miljöarbete. Det förekommer även en del brister i Vallentuna kommuns arbete kopplat till mätning och uppföljning av kommunens miljöprestanda. Idag förkommer ingen tydlig styrning kring hur utvärdering av prestanda ska genomföras. Rebecca Karlsson, 2017-10-02 Uppgifter från revisor Förslag till hantering av Vallentuna kommun Nr Reviderat mot område Del av Resultat verksamhet Inköp och upphandling presenteras som en betydande miljöaspekt på Vallentuna kommuns intranät och vid underrubriken som benämns "Inköp och upphandling" i miljöaspektregistret. Samtliga miljöaspekter som kopplats till området inköp och upphandling i miljöaspektregistret har dock bedömts som Ej betydande. Gradering Kommentar eller förslag på åtgärd avvikelse/ observation Observation Tydliggör hur Inköp och upphandling har bedömts som betydande för Vallentuna kommun. Var konsekvent med den metod som valts ut för bedömning av miljöaspekternas betydelse. 1 Miljöaspekter 2 Miljöaspekter Vallentuna kommun har inte fastställt åtföljande Observation Säkerställ att miljöpåverkan har fastställts miljöpåverkan till samtliga miljöaspekter som har listats i för samtliga identifierade miljöaspekter, miljöaspektregistret. Detta är en förutsättningen för att kunna samt att dess väsentlighet för Vallentuna avgöra om aspekten är betydande eller inte. Standarden kommun (Betydande/ Ej betydande) ställer som krav i punkt 6.1.2 att organisationen ska dokumenterats. upprätthålla dokumenterad information rörande miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan. 3 Mål och handlingsplaner Ett utav Vallentuna kommuns övergripande miljömål är: "Osorterat avfall och farliga kemikalier ska minska". Under internrevisionen framkom det att vissa verksamheter/avdelningar inte har tillgång till fraktioner för att kunna sortera verksamhetens avfall, samt att avfallshanteringen på vissa platser fungerar mindre bra. Ansvarig för genomförande Åtgärd Motivering kring upphandlingens samlade betydelse. Komplettering med miljöpåverkan kopplat till miljöaspekt i registret. Observation För att kunna uppnå det övergripande Förvaltningschef samt målet om att minska osorterat avfall bör SBF:s kommunen säkerställa att samtliga fastighetsavdelning verksamheter har rätt förutsättningar för att kunna arbeta mot uppsatt mål. 7 Underlätta för chefer att ordna källsortering lokalt. Beställningsstöd och driftsrutin. Avsätta budgetmedel. Ev. kommentar. Deadline Åtgärdat datum 2017-10-27 Framgår i viss mån i miljöplanen som ska revideras framgent. 2017-10-27 2018-06-30

4 Utbildning och kompetens Ett flertal utav medarbetarna känner inte till Vallentuna kommuns miljöarbete. De känner inte till att det finns ett miljöledningssystem och pratar väldigt sällan eller aldrig om miljö på sin avdelning. De känner därmed inte heller till att det finns varken en miljöpolicy eller betydande miljöaspekter. Detta medför att Vallentuna kommun inte uppfyller punkt 7.3 i standarden som behandlar medvetenhet. Enligt punkt 7.3 ska det säkerställas att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om miljöpolicy, betydande miljöaspekter, sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem samt konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet. Stor avvikelse Säkerställ att samtliga personer som arbetar inom eller åt Vallentuna kommun har tillräckligt stor medvetenhet om kommunens miljöledningssystem. Detta kan exempelvis uppfyllas genom att låta samtliga berörda gå en kortare webbutbildning (förslagsvis i form utav en video) som presenterar Vallentuna kommuns miljöarbete och visar på hur deltagaren i sitt arbeta kan bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem. Chefer Kommunledning/förvalt ningschefer Miljöombud och Adressera miljöfrågor i verksamhetsplanering, vid arbetsplatsträff eller VP-möten. In i löpande egenkontroll på Socialförvaltningen. Ta fram PPT till stöd för chefer. Ta upp miljö på målstyrningsdag och förtydliga i målstyrningsmodell (?). Kommunicera goda exempel från verksamheten på Intranätet, miljösatsningar eller enklare tips. Miljökörkortet omfattande, kommunspecifika delar "drunknade". Viktigt att övergripande utbildning och kommunikation kring miljö är relevant för medarbetarna. Miljöfrågor behöver på ett relevant sätt ingå i ordinarie verksamhetsplanering etc. 2018-01-31 Löpande 2017-11-06 5 Mål och handlingsplaner Det saknas en röd tråd i målstrukturen och en tydlig förklaring över hur de tre övergripande miljömålen är kopplade till de nämndspecifika målen och de aktiviteter som tagits fram för respektive avdelning. Eftersom de tre övergripande miljömålen inte bryts ner till relevanta funktioner och nivåer blir det svårt för Vallentuna kommun att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa gemensamma mål. Liten avvikelse Tydliggör kopplingen mellan Vallentuna kommuns tre övergripande miljömål och de aktiviteter som tagits fram inom miljöområdet (målstrukturen) för att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa. Ekonomi-/kvalitetschef med stöd av miljöstrateg Förvaltningschef med stöd av Tydliggöra miljö som del av kommunplanens mål om hållbar utveckling i samband med nämndernas antagande av verksamhetsplaner. Åskådliggöra sambandet i Stratsys. Tydliggöra samband i genomförandeplaner. Kopplingsmöjligheter i stratsys saknas? På sikt revidera miljöplanen och anpassa den efter styrmodell och förvaltningarnas verksamheter. Det kan även skapas förvirring över vilka som är kommunens miljömål om detta inte är tydligt. Under intervjuerna framkom det att olika personer hänvisar till olika mål då frågan om kommunens miljömål togs upp. Chefer Överväga "miljömål" i varje medarbetares individuella utvecklingsplan (IUP). 6 Rutiner och Det finns få skriftliga rutiner/ som stöttar Observation Ett flertal utav medarbetarna anser att det skulle underlätta om det fanns skriftliga rutiner över hur exempelvis avfallshantering och kemikaliehantering ska ske. miljöarbetet i de olika förvaltningarna. Det saknas exempelvis styrning kring avfallshantering och kemikaliehantering, vilket har efterfrågats utav vissa medarbetare under internrevisionstillfället. Vänligen se punkt 8.1 i standarden för mer information kring vad standarden ställer för krav kring detta. Då Vallentuna kommun har ett stort antal medarbetare och då personalomsättningen är relativt hög på vissa avdelningar kan det med fördel skapas tydligare styrning i form av rutiner/ för de områden som kommunen anser vara extra viktiga/centrala i miljöarbetet. Chefer SBF:s fastighetsavdelning. Rutin för kemikaliehantering. Anvisningar för sopsortering vid källsorteringsutrustning och/eller i soprum. Rutin för kemikaliehantering är under beredning. Fungerar bra där källsortering sker. Löpande Samordnad hantering av sorterat avfall och främst (Standarden ställer inte krav på 2018-06-30 farlig avfall från kommunens anläggningar. Alternativt skriftliga rutiner (detta är riktlinjer/rutin för medarbetares transport av farligt uttryckligen förtydligat), utan på avfall. "processer" och "dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig".) 7 Kommunikation Kommunikationen av miljöfrågor brister i lägre led. Kommunikation kopplat till miljöområdet sker framförallt genom Vallentuna kommuns intranät och via mail. Många utav de medarbetare som arbetar längre ner i verksamheten sitter dock väldigt sällan vid en dator. Observation Säkerställ att kommunikationen hänger med hela vägen ner i organisationen och att kommunikationskanalerna är anpassade till målgruppen. Enligt punkt 7.4.2 i standarden ska organisationen bland annat i lämplig omfattning kommunicera inom organisationens nivåer och funktioner, information som är relevant för miljöledningssystemet, inklusive ändringar av miljöledningssystemet. Se avvikelse nr 4. 8

8 Utbildning och kompetens Majoriteten av medarbetarna har tagit Miljökörkortet som använts som verktyg för att öka kompetensen i miljöfrågor inom kommunen. Utbildningsverktyget och dess innehåll har tyvärr tagits emot negativt av ett flertal medarbetare. De anser att utbildningen var tung och omfattande, och tog lång tid att genomföra. Tyvärr känner flertalet av de intervjuade att de inte haft någon nytta utav den kunskap de erhållit via Observation Ett förslag kan vara att ta fram en enklare variant av miljöutbildning (som delvis redan har påbörjats) där fokus ligger mer på Vallentuna kommuns miljöarbete och vad medarbetarna kan göra för att bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem. Se även förslag på åtgärd till avvikelse nr 4. utbildningen i sitt dagliga arbete. Genom intervjuerna framkom det även att medvetenheten om just Vallentuna kommuns miljöarbete inte har haft så stort fokus i utbildningen i förhållande till det totala innehållet. Åtgärdat plus se avvikelse nr 4. Tre varianter av utbildning erbjuds: Miljökörkortet, Miljökörkortet light och gruppföreläsning. Chef avgör vilken variant som är lämplig. Miljöutbildning ingår i introduktionen av nyanställda. 2017-09-01 9 Risker och möjligheter 10 Mätning och uppföljning Vallentuna kommun har identifierat möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, men har inte identifierat risker kopplat till miljöaspekter. Under revisionstillfället har det inte heller framkommit att någon analys över risker och möjligheter kopplat till bindande krav och andra frågor och krav har genomförts. Enligt punkt 6.1.1 i standarden ska organisationen bland annat avgöra risker och möjligheter rörande organisationens miljöaspekter, bindande krav och andra frågor och krav som identifierats. Miljöarbetet fokuseras mestadels på nutid och styrning saknas därmed för övervakning, mätning och utvärdering av miljöprestandan. Det finns exempelvis ingen styrning/rutin för hur, när och av vem miljöaspekterna och bindande krav ska följas upp. Liten avvikelse Genomför en heltäckande analys över Vallentuna kommuns risker och möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, bindande krav och övriga identifierade frågor. Stor avvikelse Skapa rutiner och arbetssätt som beskriver hur mätning och uppföljning ska genomföras. Säkerställ därefter att resultatet av mätning och uppföljning dokumenteras i lämplig utsträckning. Kvalitetschef? och och SWOT-workshop med miljöombud. Ev. SWOTövning med kommunledningsgruppen 27 nov. Förtydliga olika befintliga processer där analys av risker och möjligheter sker, t.ex. konsekvensanalyser id verksamhetsförändringar och i själva verksamheten (ex. MKB), risk- och sårbarhetsanalys, internkontroll etc. Undersöka möjligheterna att på sikt inkludera miljö som ett perspektiv i befintliga riskanalyser och/eller utveckla arbetssätt för riskanalys generellt i verksamhetsplanering. Inventera befintlig uppföljning och tydliggör hur miljömålen kan följas upp i nuläget. Miljöredovisning. 2017-12-31 2018-06-30 Behöver stämma med hur vi generellt arbetar med nyckeltal/indikatorer inom kommunen. 2018-02-?? 2017-10-31 I punkt 9.1.1 presenterar standarden bland annat att organisationen ska fastställa vad som behöver övervakas och mätas, vilka metoder som behövs och när övervakning och mätning ska utföras. Dessa saknas i dagsläget för Vallentuna kommun. Ta fram lathund/rutin för att förtydliga hur vi arbetar med uppföljning. Ekonomi- Utveckla nyckeltal, vad som ska mätas och vem som /kvalitetschef/kommunc är ansvarig för upföljning som ska ingå i ontroller (?) med stöd tertialuppföljning. av miljöstrateg samt förvaltningschef/- controller (?) med stöd av 11 Roller och ansvar Merparten utav medarbetarna är positivt inställda till en utökad satsning på miljöarbetet. Flera Positiv observation förbättringsförslag/åtgärder framkom under intervjuerna gällande hur de skulle kunna arbeta mer miljövänligt och tänka mer på miljö i sitt dagliga arbete. 9

12 Lagar och intressentkrav Det har inte genomförts någon lagefterlevnadskontroll av miljölagarna och det finns ingen kontroll inplanerad. Det saknas även en fastställd frekvens över hur ofta lagefterlevnadskontroll ska genomföras samt ansvarig person. Detta behöver genomföras för att leva upp till punkt 9.1.2 i standarden. Stor avvikelse Säkerställ att en efterlevnadskontroll av bindande krav genomförs, att resultatet av kontrollen dokumenteras och att frekvensen fastställs. Kommuncontroller med stöd av miljöstrateg? Genomföra lagefterlevnadskontroll som kompletterar internrevisionen, med hjälp av miljöombuden. Arbeta in lagefterlevnadskontroll i internkontroll. Ta fram rutin för lagefterlevnadskontroll och förtydliga de processer där lagefterlevnadskontroll sker/kan ske ex. Socialförvaltningens avtalsuppföljning. I nuläget fokus på lagstiftning som rör vår direkta miljöpåverkan (mycket begränsat). Vi ska generellt följa lagstiftning och säkerställa detta genom kontroll av lagefterlevnad. 2017-12-31 med stöd av samordnare och ombud Revidera laglistan och förtydliga relevans/ansvar för vilka verksamheter. 13 Ledningens genomgång Vallentuna kommun har ännu inte haft ledningens Observation Säkerställ att ledningens genomgång genomgång. Detta är dock inplanerat att genomföras under genomförs som planerat. oktober månad. Ledningens genomgång kommer delas in i två steg. Först genomförs ledningens genomgång inom respektive förvaltning. Därefter hålls högsta ledningens genomgång. Kommundirektör Kommundirektör efter beredning av miljöstrateg Genomför kommunledningens genomgång. Tydliggör vad som är ledningens genomgång. Samla (länkar till) protokoll från ledningsgruppsmöten som tagit upp frågor relatierat till miljöledningssystemet. Fastställa rutin/arbetsssätt för ledningens genomgång. Planerat 6 nov. Genomgång delvis genomförd: kommunledningens möte 5 sept med lägesgenomgång av miljöledningssystemet, samt förvaltningarnas chefsgrupper har under okt diskuterat revisionsresultaten. 2017-11-06 2018-03-31 Förslag finns men behöver utvecklas och beredas i syfte att miljöledning ska vara integrerat i ordinarie ledningsarbete. 14 Roller och ansvar Det förekommer vissa oklarheter i ansvarsfördelning för miljöledningssystemet. Observation Tydliggör ansvarsfördelningen över miljöledningssystemets olika delar. Idag finns en övergripande beskrivning av miljöorganisationen i miljöplanen, men en mer detaljerad beskrivning kan med fördel tas fram för att tydliggöra de olika rollernas ansvar. Säkerställ även att ansvarsfördelningen kommuniceras ut till berörda personer. Förvaltningschefer Diskutera roller inom miljönätverket. Revidera Miljöplan. Förtydliga chefers ansvar, i enlighet med ordinarie verksamhet. 2017-11-15 2018-03-31 15 Mätning och uppföljning Det råder en viss osäkerhet kring hur avvikelser och förbättringsförslag ska rapporteras in och hanteras. Det finns en sida på intranätet som kallas "Rapportera tillbud och arbetsskador" där det finns möjlighet att rapportera in avvikelser som rör miljöarbetet. Denna möjlighet verkar dock inte vara känd bland medarbetarna. Observation Fastställ vilken metod som ska användas för rapportering av avvikelser och förbättringsförslag som rör miljöarbetet och kommunicera ut detta till samtliga berörda. Om inrapporteringsverktyget på intranätet ska användas bör sidan "Rapportera tillbud och arbetsskador" förslagsvis döpas om för att tydliggöra att sidan inte bara syftar till rapporteringar gällande arbetsmiljö. Utveckla arbetssätt och för avvikelser och förbättringsförslag och kommunicera via Intranät m.m. Ändra text om KIA på Intranätet. 2017-10-30 Säkerställ även att det vidtas åtgärder för att hantera och korrigera rapporterade avvikelser. 10

16 Mål och handlingsplaner 17 Mål och handlingsplaner Enligt punkt 6.2.1 b ska miljömålen (om det är praktiskt möjligt) vara mätbara. Detta bör Vallentuna kommun ha i åtanke vid fortsatt arbete med miljömålen. Mätbara miljömål underlättar framförallt uppföljningen och Vallentuna kommun kan få en tydligare bild av hur de aktiviteter som genomförts har bidragit till kommunens övergripande miljömål. Stratsys har av ett flertal intervjuade personer presenterats som ett bra och tydligt verktyg för hantering av kommunens mål. De flesta har haft bra koll på hur tilldelade aktiviteter ska hanteras och är regelbundet inne och arbetar i verktyget. Förbättringsför slag Positiv observation 18 Rutiner och I Vallentuna kommuns presentationsslinga står det på sida 3 att det finns rutiner och till varje punkt i ledningssystemet (enligt en lista som visas innehållande Observation Säkerställ att hänvisade rutiner och fastställs och implementerats, alternativt uppdatera presentationsslingan. bland annat Miljöaspekter & intressentkravsanalys och Lagar & intressentkrav). Det finns dock väldigt få och rutiner som är implementerade i miljöledningssystemet kopplat till dessa delar. Revidera presentationsslingan och informationen på Intranätet. Ta fram informationsmaterial och lathund som beskriver hur vi arbetar med miljöledningssystemets olika delar och hur de kopplar till vår ordinarie processer. Kopplar till avvikelse nr 4. Standarden ställer inte krav på 2017-12-31 skriftliga rutiner (detta är uttryckligen förtydligat), utan på 2017-12-31 "processer" och "dokumenterad information i den omfattning som är nödvändig". Vi behöver både generellt arbeta för och kommunicera att/hur miljö kommer in i befintliga/ordinarie processer och arbetssätt. 19 Miljöaspekter Det förekommer att vissa förvaltningar har separata miljöaspektregister, som inte finns publicerade, tillgängliga Liten avvikelse för medarbetarna eller är känt för andra inom kommunen. Dessa har under internrevisionen tolkats som väldigt fristående och inte sammankopplade med det gemensamma miljöaspektregistret. Säkerställ att det finns ett gemensamt arbetssätt för hur förvaltningarna identifierar och sammanställer sina miljöaspekter och hur dessa kommuniceras och presenteras i det gemensamma miljöaspektregistret. tillsammans med Tydliggör att kommunen i nuläget har ett gemensamt miljöaspektregister, återfinns på Intranätet. 2017-10-09 20 Miljöaspekter Då förvaltningarna skiljer sig mycket åt bör varje förvaltning ha separata miljöaspektregister. Detta för att få en komplett och heltäckande analys över Vallentuna kommuns miljöpåverkan. Det gäller dock att metoden för hur dessa miljöaspektregister tas fram och används är tydlig. Observation Förslagsvis tas en rutin fram som styr att varje förvaltning tar fram sina separata miljöaspekter utifrån beslutad metod. Vallentuna kommun sammanställer därefter förslagsvis förvaltningarnas betydande miljöaspekter i kommunens gemensamma miljöaspektregister. tillsammans med Utveckla arbetssätt för förvaltningsspecifik miljöutredning. 21 Rutiner och Överlag har medarbetarna goda kunskaper inom agerande vid potentiell brand och aktuella uppsamlingsplatser är väl kommunicerade i verksamheten. Positiv observation 22 Utbildning och kompetens Miljöarbetet och arbetssätten skiljer sig idag en del åt mellan förvaltningarna och förvaltningarna känns ganska isolerad från varandra. Vallentuna kommun skulle med fördel kunna samarbeta mer över förvaltningsgränserna för att utveckla ett gemensamt arbetssätt och för att samla in idéer och erfarenhet från varandra. Förbättringsför Detta har delvis påbörjats genom den slag samlade grupp av och miljöstrateg som skapats, vilket kan bidra mycket positivt till Vallentuna kommuns fortsatta miljöarbete. 23 Rutiner och Galgbac Genom de platsbesök som genomförts framkom det att ken & säkerhetsdatablad i vissa fall saknas eller inte enkelt kan Vallentu hittas till de kemikalier som avdelningen förvarar. Det na påträffades även olåsta skåp i kemisalarna på Vallentuna gymnasi gymnasium. um Observation Säkerställ att säkerhetsdatablad finns tillgängliga för samtliga kemikalier som hanteras inom kommunen. Fastighetschef Rektor Vallentuna gymnasium Tillgängliggör säkerhetsdatablad. På gymnasiet behöver dialog ske med friskola som hyr in sig i lokalerna. 24 Rutiner och Galgbac ken Utrymningsskylar saknas inne på kontoret på Galgbacken. Dessa var nedplockade och låg samlade i en hög i det stora arbetsrummet. Enligt AFS 2009:2 80 ska skyltar och andra vägledande markeringar för utrymning finnas, om det inte är uppenbart att de inte behövs. Observation Säkerställ att skyltas sätts upp, om det inte anses vara uppenbart att det inte behövs. Ingen åtgärd. Högen med utrymningsskyltar är nya skyltar som personalen sätter upp i andra fastigheter då behov uppkommer. Galgbacken är en envåningsbyggnad med 11