STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 5 Februari 2011 DNR 364-07/2012 Granskningspromemoria 2011 MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN REVISIONSKONTORET 2012-02-7 Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga området... 1 2.1.2 Klagomålshantering... 2 2.1.3 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt... 3 2.2 Grundläggande granskning... 3 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 3 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser och verksamhetsmässiga resultat... 4 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6 2.2.4 Uppföljning av tidigare års granskning... 8
STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 19 maj 2011. Vid planeringsmötet den 9 juni 2011, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Micasa Fastigheter i Stockholm AB. På samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2011-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 6 oktober 2011. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 7 februari 2012. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga området Under år 2010 genomförde revisionskontoret granskningar inom det förtroendekänsliga området, bland annat granskades representation, kontokortsanvändning, resor och bisysslor. Under år 2011 har granskningen inom samma område fortsatt vad gäller ersättningar utöver ordinarie månadslön. Granskningen syftar till att bedöma om bolagets riktlinjer och beslutsordning har följts och om det finns fungerande dokumenterade rutiner och kontroller samt om uppföljningar avseende löner genomförs. En granskning har skett av bolagets ersättningar utöver lön under perioden juli 2010 juni 2011. Genom en analytisk granskning av datafiler har ett urval av lönearter, exempelvis regelbundna övertidsersättningar, engångsersättningar mm, tagits fram. Därefter har substansgranskning skett av de utvalda ersättningarna. Iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Under granskningsperioden har bolaget haft få ersättningar utöver ordinarie lön. De ersättningar som har granskats är avgångsvederlag, mer- och övertid och vissa engångsbelopp. Bolagets löneadministration bygger på att de månadsavlönade själva
STADSREVISIONEN 2(8) ansöker/ registrerar sin frånvaro och ersättningar utöver lön etc. i ett försystem, där också cheferna godkänner och attesterar underlaget till löneposten. De granskade underlagen visar att löneavtal och bolagets riktlinjer i all väsentligt har följts och att löneposterna har attesterats på ett korrekt sätt. Dock har revisionskontoret noterat att bolagets delegations- och attestordning behöver kompletteras med uppgift om vem som ska attestera avgångsvederlag. Med utgångspunkt från granskningen bedömer revisionskontoret att den interna kontrollen är tillräcklig avseende avgångsvederlag, mer- och övertid och engångsbelopp. I samband med granskningen framkom att bolagets systemförvaltning av lönesystemet är personberoende. För närvarande finns bolagets kunskaper om avtal och behörighet att ändra avtalsvillkor i lönesystemet hos personalchefen. Funktionen avseende systemförvaltning bör tydliggöras och dokumenteras. 2.1.2 Klagomålshantering Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget hanterar klagomål och synpunkter. I stadens kvalitetsstrategi ingår en systematisk hantering av förbättringsförslag, synpunkter och klagomål från invånare och brukare. Alla nämnder och bolag ska ha rutiner för att ta emot dessa och i sitt förbättringsarbete använda synpunkter på verksamheten. Granskningen syftar till att bedöma hanteringen av klagomål och synpunkter sker på ett för bolaget tillfredsställande sätt. Iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Kontaktinformation finns på bolagets hemsida. Det finns dock ingen särskild hänvisning om hur allmänheten kan lämna klagomål och synpunkter. Bolaget har under året utarbetat en dokumenterad rutin för hantering av klagomål och synpunkter. Ett stickprov av ärenden från diariet visade att efterlevnaden av rutinen inte var helt tillfredsställande. I diariet saknades exempelvis bekräftelse till mottagaren på att ärenden hade inkommit. Vidare har svarstiderna ibland varit längre än vad som anges i rutinen och åtgärder kan ha vidtagits utan att information om detta hade registrerats i diariet. Klagomålen sammanställs inte. Bolagets hantering av klagomål och synpunkter kan förbättras. Ytterligare information om rutinen bör ges till berörda. Vidare bör bolaget kontrollera att rutinen ef-
STADSREVISIONEN 3(8) terlevs. Sammanställningar av klagomål och synpunkter bör upprättas och årligen delges styrelsen. 2.1.3 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt Stadsrevisionen har granskat den interna kontrollen i byggprojekt och entreprenader vid Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Granskningen har också omfattat trafikoch renhållningsnämnden och Fastighetsnämnden. Granskningsresultatet har redovisats i en särskild revisionsrapport (rapport 8 oktober 2011). Revisionskontoret anser att bolagets interna kontroll i byggprocessen kan utvecklas, bl.a. vad gäller riskanalyser, seriositetskontroll och kontroller i entreprenadgenomförandet samt förebyggande arbete avseende skydd mot mutor. Bolaget har yttrat sig över rapporten. Yttrandet har anmälts för styrelsen 23 februari 2012. Av yttrandet (2012-01-03) framgår att bolaget från 2012 kommer att se till att även byggprocessen omfattas av bolagets internkontrollarbete. Bolaget klargör också i sitt yttrande hur entreprenörens krav på ersättning för ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) skall handläggas. Bolaget avser att i samband med uppdatering av sina investeringsrutiner förtydliga vikten av att godkända ÄTA-punkter protokollförs. 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har i samband med beslut om verksamhetsplan, fastställt en internkontrollplan för år 2011. En sammanfattning av iakttagelser redovisas nedan. Bolaget har i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat 12 generella riskområden och vad som kännetecknar god intern kontroll inom respektive område. Någon systematisk värdering av riskområdena utifrån bolagets verksamhet har inte genomförts. Av de 12 områdena har endast två kontrollområden, inköp av varor och fakturahantering, valts ut för särskild granskning i internkontrollplanen. Styrelsen har under år 2011 inte tagit del av resultatet från denna granskning. Bolagsledningen har dock för avsikt att rapportera uppföljningen av internkontrollplanen efter avslutad granskning till styrelsen.
STADSREVISIONEN 4(8) Revisionskontorets bedömning är att bolagets rutiner för uppföljning av den interna kontrollen inte är helt tillräcklig. När det gäller riskbedömningen är de identifierade verksamhetsområdena för få och de verksamhets- och ekonomiska riskerna har inte värderats på ett systematiskt sätt. Vidare bör internkontrollplanen innehålla flera kontrollmoment. Revisionskontoret noterar dock att bolaget i sin riskbedömning och internkontrollplan för år 2012, har tagit hänsyn till dessa påpekanden. Bland annat innehåller den nya planen flera granskningsaktiviteter. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser och verksamhetsmässiga resultat Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2011; mnkr KcS reviderad budget 1) Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -146-140 -166-137 1) Stockholms Stadshus AB beslut, 2011-06-13, att justera resultatnivån med - 5 mnkr avseende ombyggnad av del av kvarteret Svalrocken 17, f d Långbrobergs servicehus till trygghetsboende. Resultatet efter finansnetto blev -137 mnkr, vilket är 9 mnkr lägre än budget. Bolagets kostnader inkl finansiella kostnader uppgår till 1083 mnkr och intäkterna till 946 mnkr. Kostnaderna för drift och underhåll har minskat till 743 mnkr varav 265 mnkr är planerat underhåll. Enligt bolaget har vissa underhållsprojekt utgått eller senarelagts. Kostnader för flytspackelssanering i en fastighet har tillkommit under året. Avvikelsen mellan bokslut och prognos T2 avseende resultatet, uppgår till 29 mnkr (20 % av budgeten). Enligt bolaget blev kostnader för media och snöröjning mindre än vad som beräknades i prognos T2. Investeringar 2011; mnkr Bolagets reviderade Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 520 1) 500 483 447 1) Stockholms Stadshus AB beslut, 2011-06-13, att justera investeringsramen med 20 mnkr avseende ombyggnad av del av kvarteret Svalrocken 17 till trygghetsboende. Bruttoinvesteringarna uppgår till 447 mnkr, vilket är 53 mnkr lägre än budget. Avvikelsen beror i huvudsak på att ombyggnationen av en vårdfastighet avbröts, då tilltänkt hyresgäst hoppade av förhyrningen.
STADSREVISIONEN 5(8) Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag anger årsmål för sina indikatorer. Rapporteringen av målen och måluppfyllelsen sker i stadens planerings- och uppföljningsverktyg ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Sammanfattande iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Bolaget omfattas av 25 indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret har notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Nedan redovisas större avvikelser från indikatorernas målvärden. Under målet Stockholms livsmiljö ska vara hållbar, finns flera indikatorer var av en mäter andelen äldreboenden i staden med godkänd ventilationskontroll och god inomhusmiljö. Bolagets mätning visar ett värde på 41,6 % och når inte upp till målvärdet 90 %. Förklaring till avvikelsen har inte kommenterats i redovisningen. Men beror enligt bolaget på att mätvärdet 41,6 % visar andelen fastigheter som har kontrollerats under året d.v.s. inte bara fastigheter inom äldreomsorgen. Bolaget kommer att ta fram ett nytt värde. Under ett av bolagets mål att tillhandahålla välskötta och trygga bostäder för stadens äldre och personer med funktionsnedsättning, däribland LSS-boenden finns en indikator som mäter kundnöjdhet. Årets utfall är 75,1% och bolaget når därmed inte målvärdet som är 80 %. Förklaring till avvikelsen har inte kommenterats i redovisningen men beror enligt bolaget på ett lågt delvärde för snöröjningen. Bolagets ekonomiska prognosarbete kan förbättras. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar.
STADSREVISIONEN 6(8) Dock har inte vissa mål och indikatorer som inte når målvärdena kommenterats i redovisningen. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiv har följts upp särskilt. Ägardirektivet att tillhandahålla trygghetsboenden Bolaget fick i samband med budget 2010 uppdraget av fullmäktige att tillhandahålla stadens nya boendeform, trygghetsboenden. I enlighet med fattade beslut ska 10 servicehus omvandlas till trygghetsboenden under en fyraårsperiod. Under år 2010-2011 har inflyttning skett i trygghetsboenden i Skärholmen och Norrmalm. I Skarpnäck beräknas inflyttning ske under första halvåret 2012. För ytterligare två servicehus påbörjades ombyggnad till trygghetsboende under år 2011. Omvandlingen av servicehus till trygghetsboenden har förskjutits i tiden i linje med kommunfullmäktiges äldreplan. I oktober hemställde styrelsen till fullmäktige om att få ändra ett trygghetsboende till seniorboende. Enligt bolaget kommer ärendet att behandlas i kommunfullmäktige i samband med treårsbudgeten. Trygghetsboendena innebär stora utmaningar för Micasa bland annat ekonomiska, då t ex gemensamhetsytor mm inte betalas av de boende. Planeringen av trygghetsboenden har tagit längre tid än vad som ursprungligen beräknades. Enligt bolaget kan samarbetet med stadsdelsnämnderna utvecklas och kommer bland annat att ta initiativ till en förbättrad samordning. Bolaget kommer också att förstärka sin organisation för att klara dessa uppgifter. Studentbostäder (ägardirektivet att bidra till mångfald och utveckling av boendeformer) Under år 2011 har 46 studentlägenheter iordningställts i två fastigheter. Micasa har nu ca 300 temporärt ombildade studentlägenheter i stadsdelarna Kista, Rinkeby, Skärholmen, Midsommarkransen och Bromma. Lägenheterna förmedlas genom Stockholms Stads Bostadsförmedling. I kommunfullmäktiges budget för år 2012 finns nu ett särskilt ägardirektiv att fortlöpande se över möjligheten att skapa studentlägenheter i vakanta äldreboenden. Bolaget planerar för att färdigställa och hyra ut ytterligare ca 250 studentlägenheter det kommande året. Flertalet av dessa lägenheter kommer att finnas i ytterstadsdelarna.
STADSREVISIONEN 7(8) Ägardirektivet att arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring fastigheterna. Micasa har även under år 2011 förbättrat tillgängligheten och tryggheten kring boendet. Arbetet med att avhjälpa anmärkningar enligt tillgänglighetsinventeringen påbörjades år 2010. Vidare har bolaget tagit fram ett klassificeringssystem där fastigheterna bedöms efter olika kriterier för rörelsehinder, syn och hörsel. Sådan klassificering har skett vid fem av bolagets fastigheter. Ett flertal gårdar har byggts om och rustats upp. Bolaget har också förbättrat utemiljöer vid tio fastigheter, bland annat genom utbyten av soffor och papperskorgar. Bolaget har också upprättat brandskyddsdokumentation och brandcellsritningar för elva fastigheter. Ägardirektivet att arbeta kontinuerligt med åtgärder som bidrar till energieffektivisering Mot bakgrund av den föråldrade tekniken i många av Micasas fastigheter var energianvändningen mycket hög, varför bolaget beslöt att påbörja arbetet med energieffektivisering. Under år 2008 upphandlades en entreprenör som genomförde en kartläggning för att minska energianvändningen. Bolagets energieffektiviseringsprojekt har därefter pågått i egen regi under perioden 2009-2011. Projektet har nu avslutats och avrapporterats till bolagets styrelse. Målet med projektet var att i jämfört med 2007 års värden minska energianvändningen med 30 % i de fastigheter som åtgärdades. Bolaget bedömer att målet har uppnåtts. Åtgärderna har främst handlat om att byta ventilationssystem och undercentraler. Även ett antal bergvärme- och solenergianläggningar har installerats. Bolaget har investerat 256 mnkr i projektet. I hela Micasas fastighetsbestånd var målet att minska energianvändningen med 15 % jämfört med år 2007. Enligt Energiprojektet slutrapport uppskattas bolagets genomsnittliga energianvändning till en minskning med 17 %, jämfört med år 2007. Arbetet med att spara energi fortsätter. Bland annat införs ett energiledningssystem och ett statistikprogram har upphandlats, då bolaget har för avsikt att certifiera sig. Vidare planeras under en treårsperiod, att i 18 fastigheter byta oljeeldning och direktverkande el till mer miljövänliga alternativ. I samband med underhåll och ombyggnader genomförs också andra åtgärder t ex byte av ventilationssystem, nya armaturer och tilläggsisolering av tak och väggar.
STADSREVISIONEN 8(8) Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade direktiven och uppdragen. 2.2.4 Uppföljning av tidigare års granskning Den granskning som år 2010 genomfördes av hanteringen av bolagets resor resulterade i att bolaget rekommenderades att införa en blankett för dokumentation av beslut om studieresor. Bolaget har ännu inte genomfört revisorernas rekommendation. Under år 2010 granskades bolagets tillämpning av offentlighetsprincipen. Bolaget bedömdes ha i allt väsentligt ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. Dock rekommenderades bland annat att användarstödet i form av lathundar förkortades och förenklades. Bolaget har ännu inte genomfört en sådan översyn men har vid personalmöten informerat alla medarbetare om offentlighet och sekretess. Vidare har bolaget infört ankomststämpling av alla inkommande pappershandlingar. Under senare delen av år 2010 granskade revisionskontoret hur några av stadens byggnadsförvaltande nämnder och styrelser arbetar med energieffektivisering (Hållbar energianvändning, revisionsrapport 2, oktober 2010). Bolaget ingick i granskningen. I rapporten bedöms Micasa inte ha en fullt tillfredsställande styrning och kontroll av arbetet med energieffektivisering. Förbättringsmöjligheter finns bland annat inom övervakning, mätning och uppföljning. I bolagets yttrande över rapporten, 2011-02-22, redovisas att utvecklingsinsatser pågår för att förbättra styrning, kontroll och uppföljning av energieffektivisering. Bland annat har Micasa upphandlat ett energistatistikprogram, där fjärravlästa mätvärden kan tas fram. Vidare har mål för bolagets energieffektivitetsprojekt tagits fram och framtagande av metoder för uppföljning av energianvändningen inom övervakning och mätning har prioriterats under år 2011. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Annelie Wikland Certifierad kommunal revisor