PM RFI Request for information 1 (8) Dnr 2010/1431 2011-06-08 Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium
2 (8) Innehåll Inledning... 3 Administrativa bestämmelser... 3 Kort beskrivning av Riksgälden... 4 Bakgrund... 5 Målbild... 6 Funktioner i ett framtida system... 7
3 (8) Inledning Riksgälden inbjuder härmed till inlämning av förslag (RFI svar) avseende ett IT-stöd för dokument- och ärendehantering med integrerat diarium. Syftet med denna RFI är att få underlag till att bedöma om det på marknaden finns produkter som uppfyller de behov Riksgälden har. Detta är inte en avropsförfrågan utan ett led i en förstudie inför ett eventuellt avrop under ramavtalet Licensförsörjning 2010. Riksgälden behöver inför en eventuell förnyad konkurrensutsättning få en bättre bild av vilka typer av lösningar som finns på marknaden. Presentationen kommer således att sakna betydelse i en eventuell framtida utvärdering av olika leverantörers anbud. Administrativa bestämmelser All dokumentation i detta ärende önskas vara på svenska. Vi önskar att frågorna besvaras så kortfattat som möjligt utom på de ställen där det finns en uppmaning att beskriva. Svar på RFI Svar på denna RFI skall skickas elektroniskt till riksgalden@riksgalden.se, märkt RFI-svar Dnr: 2010/1431, i fältet för subject/ämne i e-posten, senast den 30 juni 2011. Information beträffande denna RFI Om det i denna RFI finns oklarheter eller ofullständigheter tar Riksgälden tacksamt emot ert förslag på förbättring, så att svaren blir så fullständiga som möjligt. För att tillhandahålla samma information till alla parter skall frågor rörande denna RFI vara skriftliga. Frågorna skall ställas med e-post till nedanstående e-postadress fram till och med den 22 juni 2011. Svar, uppdateringar och förtydligande kommer att ske löpande via e-post under denna period till berörda parter. Sekretess Som huvudregel är handlingar inkomna till Riksgälden allmänna handlingar. Uppgifter kan dock, om förutsättningarna är uppfyllda, vara föremål för sekretess. Detta regleras av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förbehåll och ansvarsfrihet Denna RFI utgör inget åtagande från Riksgälden sida, dvs. Riksgälden förbinder sig inte att genomföra ett avrop efter det att RFI:n har genomförts. Riksgälden är på inget sätt skyldig att ersätta RFI-mottagaren för de kostnader som uppstår i samband med framställandet av RFI-svar. Kontaktpersoner All korrespondens angående denna RFI skall ske på svenska och adresseras till riksgälden@riksgälden.se märkt med RFI-svar dnr: 2010/1431. Kontaktpersoner på myndigheten är: Helena Eriksson och Anneli Hedman
4 (8) Kort beskrivning av Riksgälden Riksgäldens organisation Organisationen bygger på fem affärsavdelningar och sex stödavdelningar. Totalt har Riksgälden 170 anställda som alla är lokaliserade på Norrlandsgatan, Stockholm. Enligt Kammarkollegiets avropsunderlag så är Riksgälden en mellanstor organisation. Riksgäldens uppdrag Riksgälden är statens centrala finansförvaltning. I det uppdraget ingår att: vara statens internbank ta upp lån och förvalta statsskulden ge statliga garantier och krediter Riksgälden har också uppdrag som syftar till att främja konsumentskyddet och stabiliteten i det finansiella systemet genom att: ansvara för insättningsgarantin och investerarskyddet hantera statligt stöd till banker Statens internbank Som statens internbank har Riksgälden effektiva lösningar för betalningar till och från de statliga myndigheterna. Riksgälden hjälper också myndigheterna med lån och placeringar av anslagsmedel. Statsskuldsförvaltning Riksgälden ser till att staten alltid kan fullgöra sina betalningar. Om staten över tiden betalar ut mer pengar än den får in, tar man upp nya lån för att täcka det underskott som uppstår i statsbudgeten. Då ökar statsskulden. När det är överskott i budgeten betalar Riksgälden av lån och statsskulden minskar. Men oavsett om det är under- eller överskott behöver man låna för att finansiera återbetalningen av gamla lån som förfaller. Riksgälden lånar framför
5 (8) allt genom att sälja olika typer av obligationer och statsskuldväxlar till investerare, men erbjuder också sparprodukter för privatpersoner och företag. Garantier och krediter Att ställa ut statliga garantier och ge krediter som riksdagen beslutar om är en annan uppgift inom finansförvaltningen. Riksgälden bedömer kreditrisken i det aktuella projektet och tar ut en avgift för den. På lång sikt ska avgifterna täcka kostnaderna för verksamheten. Insättningsgaranti och investerarskydd Insättningsgarantin och investerarskyddet är viktiga för konsumentskyddet på finansmarknaden. Insättningsgarantin innebär att sparare får ersättning av staten om en bank skulle gå i konkurs. Investerarskyddet gäller för värdepapper och pengar som banker och värdepappersbolag hanterar. Bankstöd I tider av kris kan solida banker få stöd i form av garantier, lån eller kapitaltillskott. Riksgälden kan även ta över en bank som hotas av konkurs om konkursen skulle kunna leda till en allvarlig störning i det finansiella systemet. Riksgäldens huvudprocesser Riksgälden bedriver sedan en tid ett arbete med att processorientera verksamheten. Förändringen består i att planering, utförande och uppföljning av verksamheten i högre utsträckning ska avse arbetsflöden snarare än organisatoriska enheter. Målet är en processorienterad linjeorganisation där likartade arbetsuppgifter även fortsättningsvis hanteras inom avdelningarna, men där ansvar och målstyrning överskrider avdelningsgränserna och en tydlig helhetssyn präglar både kort- och långsiktiga mål. Under 2011 kommer Riksgälden påbörja jobbet med att ändra sin arkivredovisning enligt Riksarkivets nya föreskrifter RA-FS 2008:4 om verksamhetsanpassad arkivredovisning. Bakgrund Riksgälden använder i dagsläget diarieföringssystemet AlpIM. Systemets funktion och användning är begränsad; det saknas funktioner för ärende- och dokumenthantering. Riksarkivets nya föreskrifter anger att man ska kunna hantera elektroniska handlingar i deras ursprungsformat. Det är i dagsläget inte möjligt. Vidare föreskriver Riksarkivets föreskrifter att system som hanterar allmänna handlingar ska uppfylla särskilda internationella standarder vilket Riksgäldens nuvarande system inte heller gör. Eftersom det finns många funktioner som moderna e-förvaltningslösningar stödjer som skulle kunna stödja och effektivisera det dagliga arbetet, genomför Riksgälden en förstudie för att skaffa sig en bild av vilka alternativa lösningar som finns på marknaden i dag. Den ursprungliga planen var att avropa tjänster från ramavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster. Då Riksgälden är en beredskapsmyndighet med krav på hög säkerhet har man emellertid nu tagit beslut att inte avropa tjänst.
6 (8) Myndigheten hanterar till skillnad från många andra myndigheter inte ärenden av masskaraktär. Utmärkande för många av ärendena på Riksgälden är istället att de sträcker sig över långa tidsperioder och kan innehålla många handlingar. Riksgälden har idag ett snitt på 2500 ärenden/år. Men i ett framtida IT-stöd förväntas mängden ärenden bli större. Den nuvarande avsaknaden av ett dokument- och ärendehanteringssystem gör att det är svårt att uppskatta hur stora volymer det rör sig om. Dessutom finns en stor och ständigt växande mängd arbetsmaterial och lagrat på den gemensamma filkatalogen. Alla dokument har en tillhörighet i Riksgäldens processer och ärenden men till följd av avsaknaden av ett dokument- och ärendehanteringssystem finns ingen automatik eller formell systematik genom vilken ett dokument (som inte är diariefört) kan kopplas till ett visst ärende. En ytterligare konsekvens är att det är svårare att överblicka och upptäcka om det finns dokument i ett visst ärende som borde vara diarieförda men inte är det. Målbild Riksgälden har behov av ett modernt standardsystem för dokument- och ärendehantering som tar höjd för e-förvaltningens framtida utveckling med e-tjänster, automatiserade flöden och webbpublicering. Lösningen är tänkt att kunna hantera dokument och ärenden under hela deras livscykel, från att dokument skapas, eller inkommer tills de ska slutarkiveras eller gallras. Oavsett hur informationen inkommer, via mejl, e-tjänst eller brev, ska den tas omhand av en registrator eller handläggare och registreras med metadata som kopplar den till myndighetens verksamhetsbaserade dokumentstruktur. Flödet ska styras så att handlingar i huvudsak ska vara digitala, så länge de inte kräver underskrift eller av något annat skäl passar bättre i analog form. Diariet ska utgöra huvudnavet för allmänna handlingar och övriga affärssystem som hanterar sådana ska med hjälp av integration hämta och lämna information i det nya systemet. I flera flöden av den typen skulle det vara att föredra att affärssystemen levererade information kontinuerligt till diariet så att information som ska arkiveras finns på en plats och att vid uppdateringar av affärssystem är bevarandefrågan redan avklarad. Riksgäldens information i lösningen får inte vara beroende av systemet eller tvärt om. Viktigt för användarna och organisationen är enkelhet, användarvänlighet, säkerhet, integrationer mot befintliga affärssystem och bra sökfunktioner. Målet är ett stegvist införande. I första hand prioriteras diariefunktionen av dokument- och ärendehanteringssystemet efterföljd av att medarbetarna introduceras och börjar jobba med sina egna dokument i systemet. Därefter ska funktioner för integration, e-arkivering/system för bevarande, workflow och publicering ses över och successivt införas. Diarium Verksamheten behöver stöd för att förenkla diarieföring av inkommande, utgående och upprättade handlingar. Verksamheten ska kunna diarieföra mejl och bilagor utan att skriva ut dem. Lösningen ska ha bra sökfunktioner för att enkelt för verksamheten att återsöka dokument och ärenden eftersom det är den största nyttan för organisationen. I det bör finnas ett bra stöd för korsreferenser. Vidare krävs behörighetsstyrning via roller och ett bra stöd för sekretess- och PUL- markering.
7 (8) Dokumenthantering Riksgälden är en dokumenttung organisation. Mycket av de nuvarande arbetssätten och den övergripande informationen till anställda bygger på information samlad i dokument som är svåra att hitta. En ny lösning ska vara ett bra alternativ till filkatalogerna med stöd för versionshantering av dokument samt lagring av alla organisationens dokument inte bara de som är diarieförda. Lösningen ska också ha funktioner för dokumentmallar och automatisk återanvändning av metadata. Lösningen ska stödja Riksgäldens informationsklassning av dokument. Integration mot Riksgäldens affärssystem Ett dokument- och ärende hanteringssystem med tillhörande e-arkiv med potential för integration mot Riksgäldens affärssystem ger möjligheten att lösa problem med bevarande och gallring. Det kommer också att ge en ramintegration och metadata för affärssystemen att förhålla sig till. Målbilden är att all information i ett ärende hålls samman av diariet. Affärssystemen ställer av information kontinuerligt till respektive ärende. Viss information passar inte i dokument- och ärendehanteringslösningen utan ställs av till e-arkivet direkt. Allt hålls samman av metadata och Riksgäldens arkivredovisning. Funktioner i ett framtida system De huvudfunktioner som systemet bör stödja är: Diarieföring Ärenderegistrering Metadatafångst - i enlighet med ISO 15894 och MoReq2 Sökning av ärende och dokument Rapportuttag Sekretessmarkering PUL-markering Stöd för klassificeringsstruktur utifrån verksamhetsbaserad arkivredovisning Inleverans (möjlig integration mot andra system) Utleverans (export till andra system som arkivredovisningssystem, e-arkiv/system för bevarande) Konvertering till PDF-A/TIFF/ XML (eller det format som Riksarkivet förordar för bevarande) Publicering Dokumenthantering Inskanning/import Låsning av dokument Statushantering Versionshantering
8 (8) Informationsklassning Åtkomstkontroll Behörighetskontroll Hantering av handlingar utanför ärenden Ärendehantering Gruppering av dokument och annan relevant information Koppling till annat ärende Utse ärendeansvarig (organisation/roll/befattning/person) Uppföljning av status Att göra - lista Signalering om bevakningsdatum Gallring Funktionalitet för gallring Meddelande om när gallring ska ske (gallringsfrist upphör) Allmänt Överskådlig presentation på skärmen när man söker efter ett ärende Lösningen ska kunna ta emot allmänna handlingar skapade av e-tjänster Integrationer mot andra system Integration Riksgäldens webbplatser och intranät Ett lättanvänt användargränssnitt för skapande av dokument E-postssystem Riksgäldens affärs- och verksamhetssystem Lagkrav och föreskrifter Många krav på en framtida lösning kommer från de krav som ställs på en statlig myndighet utifrån lagar, förordningar och föreskrifter. Främst kan nämnas Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, PSI- direktivet, ISO standard för informationssäkerhet, Riksarkivets föreskrifter och andra särskilda förvaltningsrättsliga regleringar (t.ex. JK-lista, avgiftsförordning, m.m.) För att underlätta informationsutbyte och möjliggöra för framtida arkivleveranser till Riksarkivet bör Riksgälden också förhålla sig till standarder på området.