PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPLAN FÖR SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET I KARLEBY OCH KRONOBY 2015 2017

PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPLAN FÖR SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET I KARLEBY OCH KRONOBY 2015 2017 1

Innehåll 1. INLEDNING 4 2. SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET I KARLEBY OCH KRONOBY 4 2.1 Social- och hälsovårdsväsendets verksamhetsbetingelser 4 2.2 Social- och handikappservice 5 2.3. Äldreomsorg 5 3. UTGÅNGSPUNKTER FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET 6 3.1 Centrala begrepp för patient- och klientsäkerheten 6 3.1.1 Patient- och klientsäkerhetskultur 7 3.1. 2 Säker vård 8 3.1.3 Säker läkemedelsbehandling 8 3.1. 4 Säkra produkter och säker utrustning 8 3.1.5 Säker fysisk miljö 9 3.2 Lagstiftningen som grund för patient- och klientsäkerhetsplanen 9 4. PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPOLICYN FÖR SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET 10 4.1 Patient- och klientsäkerheten inom social- och hälsovårdsväsendet 10 4.1.1 Mål för patient- och klientsäkerheten 11 4.1.2 Klient- och patientsäkerheten som ett led i kvalitetsledningen och riskhanteringen 12 4.1.3 Lärdom av riskhändelser och förutseende arbete i fråga om risker 12 4.1.4 Värden och tillvägagångssätt som stödjer en öppen säkerhetskultur 12 4.1.5 Patientens och de närståendes delaktighet 13 4.1.6 Information och informationsutbyte 13 5. ANSVAR OCH UPPGIFTER INOM PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSSYSTEMET 14 5.1 Patient- och klientsäkerhetssystemets verksamhet 14 5.1.1 Social- och hälsovårdsnämnden 15 5.1.2. Social- och hälsovårdsdirektören 15 5.1.3 Medlemmarna i arbetsgruppen för patient- och klientsäkerheten inom social- och hälsovårdsväsendet och deras uppgifter 15 5.1.4 Ansvar och uppgifter för cheferna för resultatenheterna 16 5.1.5 Arbetstagarnas ansvar och uppgifter 16 2

6. METODER FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN 17 6.1 Systemet HaiPro 17 6.2 Plan för läkemedelsbehandling 17 6.3 Register över produkter och utrustning 17 6.4 Introduktion och rekrytering 18 6.5 Kontinuerligt kvalitetsledningsarbete 19 6.6 Enhetlig dokumentationspraxis 19 6.7 Information 19 6.8 Kompetensutveckling 19 6.9 Social- och patientombudsmannens rapporter och övrig respons 20 6.10 Brand- och räddningsplan 20 6.11 Riskhantering 21 6.12 Infektionsbekämpning 21 3

1. INLEDNING Den första finländska patientsäkerhetsstrategin gavs ut den 29 januari 2009 genom försorg av social- och hälsovårdsministeriet och gällde 2009 2013. Tack vare strategin har patientsäkerheten lyfts fram som ett centralt mål inom social- och hälsovården. De centrala målen för strategin är att patienten eller klienten deltar i förbättrandet av patientsäkerheten, att patientsäkerheten hanteras genom förutseende arbete och erfarenhet, att riskmoment rapporteras och att vi lär oss av dem, att patientsäkerheten beaktas i forskningen och undervisningen inom hälso- och sjukvården och att patientsäkerheten främjas systematiskt och med tillräckliga resurser. I 8 i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) behandlas kvalitet och patientsäkerhet. Enligt lagen ska verksamheten inom hälso- och sjukvården baseras på evidens, god vårdpraxis och goda rutiner. Den ska dessutom vara högkvalitativ och säker och bedrivas på behörigt sätt. Enligt lagen ska en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården göra upp en plan för hur patientsäkerheten tillgodoses och för kvalitetsledningen. Främjandet av patientsäkerheten ska i tillämpliga delar utföras i samarbete med socialvårdstjänsterna. Den första patient- och klientsäkerhetsplanen för social- och hälsovårdsväsendet i Karleby och Kronoby godkändes av social- och hälsovårdsnämnden 11/2011. Planen gjordes upp i samarbete med social- och handikappservicen, äldreomsorgen och hälsovårdstjänsterna. En arbetsgrupp har tillsatts för klient- och patientsäkerheten. Den består av företrädare för de olika sektorerna och svarar för översynen av planen. 2. SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET I KARLEBY OCH KRONOBY 2.1 Social- och hälsovårdsväsendets verksamhetsbetingelser Social- och hälsovårdsväsendet ska hjälpa och stödja kommuninvånarna att klara av sociala och hälsorelaterade risker och ekonomiska svårigheter genom förebyggande åtgärder och genom att tillhandahålla behovsenliga och mångsidiga tjänster. Karleby stad tillhandahåller också socialoch hälsovårdstjänsterna i Kronoby kommun, med undantag av tjänsterna inom småbarnsfostran, utifrån en s.k. värdkommunsmodell. Social- och hälsovårdsnämnden är det högsta organet inom social- och hälsovårdsväsendet. Social- och hälsovårdsväsendet delas in i följande fyra resultatområden: - Social- och hälsovårdsväsendets servicecentral (förvaltning) - Social- och handikappservice - Äldreomsorg - Hälsovårdstjänster Social- och hälsovårdsväsendets servicecentral leds av social- och hälsovårdsdirektören. De tre övriga resultatområdena leds av servicedirektörer. Resultatområdena indelas i resultatenheter som består av olika verksamhetsenheter. 4

Social- och hälsovårdsväsendet har 1 090 ordinarie anställda. Antalet anställda inom äldreomsorgen uppgår till 530,8, antalet anställda inom resultatområdet för hälsovårdstjänster uppgår till 380 och antalet anställda inom resultatområdet för social- och handikappservice uppgår till 179,4 personer. 2.2 Social- och handikappservice Till uppgiftsområdet hör tjänster, förmåner och bidrag inom socialt arbete, barnskydd, missbrukarvård, hemservice för barnfamiljer, utkomststöd, handikappservice, familjerådgivning och utlänningsverksamhet i enlighet med socialvårdslagen och separata lagar. Resultatområdet delas in i följande resultatenheter: - Familjeservice - Utkomstskydd - Handikappservice - Specialservice - Enheterna i Kronoby 2.3. Äldreomsorg Resultatområdet för äldreomsorgen svarar i enlighet med socialvårdslagen för institutionsvårds- och omsorgstjänster, boende- och stödtjänster, hemvård (omfattar hemservice enligt socialvårdslagen och hemsjukvård enligt folkhälsolagen) och stöd för närståendevård för de äldre. Resultatområdet delas in i följande resultatenheter: - Institutionsvård och serviceboende - Hemvård - Äldreomsorg/Kronoby - Stödtjänster inom äldreomsorg Resultatområdet för hälsovårdstjänsterna svarar för ordnandet av hälsovårdstjänster i enlighet med folkhälsolagen genom att främja och upprätthålla befolkningens hälsa, minska hälsoriskerna, påverka levnadssätten och miljön och producera hälsovårdstjänster. Till resultatområdet för hälsovårdstjänsterna hör också att samordna den specialiserade sjukvården. Resultatområdet för hälsovårdstjänsterna fungerar som undervisnings-hvc och till tjänsterna och befattningarna hör således undervisningsskyldighet. Resultatområdet delas in i följande resultatenheter: - Öppenvård - Hälsocentralssjukhus - Hälsocentralens stödtjänster - Mun- och tandvård 5

3. UTGÅNGSPUNKTER FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET 3.1 Centrala begrepp för patient- och klientsäkerheten Patient- och klientsäkerheten omfattar de principer och funktioner för individerna, arbetsplatserna och organisationerna vilka ska garantera säkerheten i vården och skydda patienten och klienten mot skador. Patient- och klientsäkerheten innebär ur patientens och klientens synvinkel att patienten och klienten får nödvändig och rätt vård som orsakar minsta möjliga negativa verkningar. Patient- och klientsäkerheten omfattar säkerhet i vården, vid läkemedelsbehandlingar och vid användningen av produkter och utrustning. Patient- och klientsäkerheten ingår också som ett led i hälso- och sjukvårdens kvalitet. Patient- och klientsäkerheten utgör grunden för hälso- och sjukvårdens kvalitet. Den tillämpas även inom socialvårdstjänsterna för att garantera klienten säkerhet och en säker behandling av ärenden. Säker vård sätts in på rätt sätt och i rätt tid och den utnyttjar befintliga resurser på bästa möjliga sätt. Inom en säker vård används effektiva metoder så att patienten eller klienten inte förorsakas onödig skada. Främjandet av patient- och klientsäkerheten är också en kostnadseffektiv verksamhet och har långsiktiga verkningar. Patient- och klientsäkerheten delas in i följande tre delområden: säker vård, säker läkemedelsbehandling och säker utrustning. (Figur 1). 6

FIGUR 1. Terminologi för patient- och klientsäkerheten (Avelin & Lepola, 2008,10). 3.1.1 Patient- och klientsäkerhetskultur Inom social- och hälsovården innebär säkerhetskulturen att individerna och organisationen ständigt handlar på ett sätt som garanterar att patienterna och klienterna får säker vård. Patient- och klientsäkerhetskulturen inkluderar systematisk praxis som främjar säkerheten i vården av patienterna och klienterna inklusive ledarskap, värderingar och attityder som stödjer denna. Till patient- och klientsäkerhetskulturen hör riskbedömning, förebyggande och korrigerande åtgärder samt kontinuerlig utveckling av verksamheten. Genom att stärka säkerhetskulturen minskas eventuella risker i anslutning till vården och skador som patienterna förorsakas i samband med vården. Detta förutsätter ett gemensamt ansvar. 7

3.1. 2 Säker vård Till säkerheten i vården hör säkra vårdmetoder och säker vård. I fråga om säkra vårdmetoder uppmärksammar man olika olägenheter som vårdmetoderna orsakar patienterna eller klienterna. Säker vård innefattar i sin tur alla potentiella avvikelser i vårdprocessen. 3.1.3 Säker läkemedelsbehandling Säkerheten som relateras till läkemedel och läkemedelsbehandling är central vid utvecklingen av patient- och klientsäkerheten. En säker läkemedelsbehandling består av två delområden. Det första är läkemedelssäkerhet som koncentrerar sig på läkemedlens farmakologiska egenskaper och biverkningar. Det andra är s.k. medicineringssäkerhet med vilken avses användningen av läkemedel och utförandet av läkemedelsbehandlingar. Medicinavvikelser räknas till den här gruppen. 3.1. 4 Säkra produkter och säker utrustning Lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård förpliktar verksamhetsenheterna för social- och hälsovården att ha en förteckning över produkter som verksamhetsenheten besitter eller som har införts i en patient. Produkter och utrustning för hälso- och sjukvård är instrument, apparater, anordningar, programvara, material och andra produkter eller annan utrustning som används separat eller i kombinationer som används av både yrkesmässiga användare och konsumenter och patienter. Exempel på produkter och utrustning för hälso- och sjukvård: kanyler, sprutor och sårvårdsprodukter utrustning och tillbehör för första hjälpen feber- och blodtrycksmätare kondomer och graviditetstest glasögon, kontaktlinser och hörapparater tandimplantat och tandvårdsinstrument pacemaker och ledproteser sjukhussängar, rullstolar och rollatorer kirurgiska instrument och operationsinstrument anordningar och monitorer för patientövervakning system och program som används vid undersökningar och behandlingar bildtagnings- och strålbehandlingsutrustning. I praktiken fungerar ett register över produkterna och utrustningen som den förteckning som aves i lagen. En enhet ska ha en förteckning med uppgifter om de produkter och den utrustning som den använder. Enligt lagen ska i kontrollsystemet även registreras för spårbarheten nödvändiga uppgifter om problem vid användningen av produkterna och problem som produkterna orsakat patientvården. På enheterna ska utses ansvariga personer för användningen och servicen av produkterna. Med tanke på spårbarheten ska i registret skrivas in identifikationsuppgifter om produkten, var produkten finns fysiskt sett och tidpunkten för ibruktagandet och upphandlingen. Med tanke på riskhanteringen är det viktigt att veta vilka tillbehör som har installerats, användningen av produkterna som en del av ett system, eventuella ändringar som har gjorts av produkterna, servicehistoria och uppdateringar samt bruksanvisningar för en säker användning av produkterna och var bruksanvisningarna finns. 8

Enligt lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård ska verksamhetsenheterna ha en ansvarig person som svarar för att lagen i fråga och de bestämmelser och föreskrifter som utfärdats med stöd av den följs. De yrkesmässiga användarna vilka avses i lagen, d.v.s. de anställda på enheterna, svarar för en säker användning av anordningarna i enlighet med bruksanvisningarna. Dessutom är varje användare skyldig att göra en anmälan om en observerad risksituation som orsakar en risk för användaren eller klienten eller patienten. 3.1.5 Säker fysisk miljö Till den fysiska vård- och servicemiljön hör läget, miljöns tillstånd och form, arrangemang av lokalerna och deras inredning och anblick och den atmosfär som de här faktorerna medverkar till. Säkerheten i den fysiska miljön omfattar brandsäkerhet och allmän fastighetssäkerhet. Säkerheten påverkas även av arkitektoniska element, såsom belysning, väggar, golv, fönster, möbler, föremål och material samt proportionerna mellan dem och deras inbördes ordning. Till den fysiska vård- och servicemiljön hör också temperatur, olika slags vårdanordningar, hjälpmedel och larmsystem (passerkontroll, bevakning, kameraövervakning). 3.2 Lagstiftningen som grund för patient- och klientsäkerhetsplanen Enligt den nya hälso- och sjukvårdslagen ska en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården göra upp en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses. Planen ska göras upp i samråd med socialväsendet. Organisationens ledning svarar för att det görs upp en patient- och klientsäkerhetsplan. I planen iakttas lagstiftningen, rikstäckande rekommendationer, god vårdpraxis och de mål som ställs upp i den nationella patientsäkerhetsstrategin samt de rekommendationer som Europeiska kommissionen gett om patient- och klientsäkerhet. Innehållet i patient- och klientsäkerhetsplanen ska basera sig på social- och hälsovårdsministeriets förordning om utarbetande av en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses. Patient- och klientsäkerhetsplanen ska kontinuerligt utvecklas på grundval av organisationens behov och i samband med att lagarna och rekommendationerna ändras. Planen ska vara förståelig och styra det praktiska arbetet. De frågor som ska tas upp i patient- och klientsäkerhetsplanen beskrivs kortfattat i figur 2. 9

FIGUR 2. Patient- och klientsäkerhetsplanen enligt förordningen. I EU har patientsäkerheten varit på tapeten bland annat i kommissionens högnivågrupp som behandlar hälso- och sjukvårdstjänster. Dessutom gav EU-kommissionen i slutet av 2008 ett förslag till rekommendation om patientsäkerhet och förebyggande och kontroll av vårdrelaterade infektioner. WHO har inlett programmet World Alliance for Patient safety. Kvalitetsgrupper inom OECD och Nordiska ministerrådet tar fram indikatorer för uppföljning av patientsäkerheten. 4. PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPOLICYN FÖR SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET 4.1 Patient- och klientsäkerheten inom social- och hälsovårdsväsendet Patient- och klientsäkerhetspolicyn ställer krav på de principer och funktioner som organisationerna ska fastställa och verkställa internt. Ledningen för social- och hälsovårdsväsendet förbinder sig att iaktta de principer som främjar patient- och klientsäkerheten och förutsätter detsamma även av alla yrkesutbildade personer som är verksamma inom ansvarsområdet. 10

Enligt de värden som gäller för social- och hälsovårdsväsendet i Karleby och Kronoby är det viktigt att främja befolkningens hälsa och välbefinnande och tillhandahålla högklassiga tjänster. Arbetet styrs av principerna om jämlikhet, rättvisa och förtroendefullhet. Patient- och klientsäkerheten ska lyftas fram som en viktig delfaktor som stödjer värdehierarkin för social- och hälsovårdsväsendet. Via utvecklingen av patient- och klientsäkerheten höjs kvaliteten på tjänsterna och genom att förutse riskhändelser kan antalet riskfaktorer bli färre. Patient- och klientsäkerhetspolicyn omfattar de principer och funktioner som har till syfte att trygga en säker vård samt skydda patienten mot skador. Patient- och klientsäkerheten baserar sig på förebyggande riskhantering och kontroller av säkerheten. Det här omfattar identifiering av eventuella patient- och klientsäkerhetsrisker, åtgärder som förebygger risksituationer, åtgärder som skyddar mot identifierade risker och ett kontinuerligt arbete som syftar till att utveckla verksamheten. I patient- och klientsäkerhetspolicyn beskrivs de principer som används för att hantera och främja patientsäkerhet. Målet med patient- och klientsäkerhetspolicyn är att systematiskt och planenligt utveckla patient- och klientsäkerheten och arbetet utförs i form av ett samarbete inom hela social- och hälsovårdssektorn. Patient- och klientsäkerheten är en gemensam angelägenhet. Patient- och klientsäkerheten beaktas vid ekonomiplaneringen och beslutsfattandet och vid den övriga utvärderingen och utvecklingen av verksamheten. Patient- och klientsäkerheten beaktas också vid planeringen av förändringar och man vidtar föregripande åtgärder för att undanröja och förebygga faktorer som äventyrar patient- och klientsäkerheten. Patient- och klientsäkerheten beaktas även när strategin görs upp och indikatorerna för den fastställs. 4.1.1 Mål för patient- och klientsäkerheten Visionen för den finländska patientsäkerhetsstrategin är en säker och effektiv vård. Patientsäkerheten har via patientsäkerhetsstrategin lyfts fram som ett centralt mål inom socialoch hälsovården. Målen enligt strategin är att: - patientsäkerheten främjas systematiskt - tilläckliga resurser reserveras för arbetet med patientsäkerheten - patienten deltar i förbättrandet av patientsäkerheten - riskmoment rapporteras, vi lär oss av dem och patientsäkerheten hanteras genom förutseende arbete - patientsäkerhetskompetensen förbättras. En vård som är säker för patienten och klienten utnyttjar befintliga resurser på bästa möjliga sätt och sätts in på rätt sätt och i rätt tid. Inom en säker vård används effektiva metoder så att patienten eller klienten inte förorsakas onödig skada. Främjandet av patient- och klientsäkerheten är också en kostnadseffektiv verksamhet och har långsiktiga verkningar. Det effektivaste sättet att främja patient- och klientsäkerheten är att flytta uppmärksamheten från enskilda anställdas misstag till att utvärdera de olägenheter som patienterna har orsakats och funktionsdugligheten hos serviceprocesserna och att utveckla vårdprocesserna. 11

4.1.2 Klient- och patientsäkerheten som ett led i kvalitetsledningen och riskhanteringen Klient- och patientsäkerheten ska ingå som ett led i den övergripande kvalitetsledningen och riskhanteringen inom en organisation. Den övergripande kvalitetsledningen och riskhanteringen förutsätter klara handlingssätt och strukturer med hjälp av vilka säkerhetsrisker bedöms och hanteras. I strukturen ingår officiella roller och ansvarsområden i anslutning till patient- och klientsäkerheten och de måste vara tydligt definierade och beskrivna. Patient- och klientsäkerheten bör följas utifrån fastställda indikatorer och mål. Riskerna för patientoch klientsäkerheten utvärderas systematiskt på arbetsenheterna. Arbetsmiljön, processerna och åtgärdsanvisningarna utvecklas kontinuerligt och utvecklingsåtgärderna och effekten följs. En kontinuerlig utveckling av processerna och informationsutbytet är centrala medel för att reducera säkerhetsriskerna och möjligheten att göra misstag. Enhetliga förfaringssätt tryggar hanteringen av identifierade säkerhetsrisker och en tillräcklig informationsförmedling mellan alla de parter som deltar i vården. 4.1.3 Lärdom av riskhändelser och förutseende arbete i fråga om risker Det är viktigt att man drar lärdom av riskhändelser, negativa händelser och säkerhetsrisker som förekommit i vården för att kunna utveckla patient- och klientsäkerheten. Riskhändelserna bör ses som en möjlighet till lärdom och informationen om dem bör utnyttjas för att utveckla verksamheten på verksamhetsenheterna och inom hela organisationen. Vid behandlingen av avvikelser och riskhändelser bör man koncentrera sig både på de faktorer som bidrog till händelsen och på att utveckla organisationen och anvisningarna. Det är så man främjar en utveckling av en öppen säkerhetskultur och skapar en grund för en undanröjning av risker som döljer sig i systemet för att undvika liknande händelser i framtiden. Uppgifter om riskhändelserna insamlas systematiskt och man drar nytta av uppgifterna vid utvecklingen av patient- och klientsäkerheten. Anmälningar om riskhändelser och vårdavvikelser baserar sig på frivillighet och det bör vara möjligt att göra en anmälan anonymt. Alla anställda har möjlighet att lämna in en anmälan om en negativ händelse eller en riskhändelse (Haipro). Anmälningarna behandlas konfidentiellt och utan att skuldbelägga de personer som medverkade i situationen. Allvarliga negativa händelser behandlas utgående från särskilt överenskomna förfaringssätt med beaktande av principen om icke-skuldbeläggande och att medverkande ges stöd även efter händelserna. 4.1.4 Värden och tillvägagångssätt som stödjer en öppen säkerhetskultur Till öppenhet hör att be om ursäkt och redogöra för de händelser som har lett till en negativ händelse. Interaktionen mellan patienterna, deras närstående och personalen inom hälso- och sjukvården bör karaktäriseras av öppenhet. 12

När en negativ händelse har inträffat bör det här öppet berättas för patienten. Dessutom bör händelsen och eventuella följder gås igenom med patienten. En ursäkt främjar öppenheten. Eftervården vid en negativ händelse utgör en betydelsefull del av patientsäkerhetssystemet. Målet är att återställa patientens eller klientens förtroende för social- och hälsovårdssystemet. 4.1.5 Patientens och de närståendes delaktighet Patientsäkerheten bör främjas i samråd med patienten genom att lyssna på patienten. Patienter och anhöriga har en viktig roll att spela när det gäller att säkerställa effekt och säkerhet. Patienten bör ges förståelig information om sjukdomen, behandlingen och förväntade resultat samt de risker som är förknippade med behandlingen. Om en anhörig deltar i vården, bör han eller hon också få handledning i en säker användning av hjälpmedel och produkter i vården. 4.1.6 Information och informationsutbyte En förutsättning för att man ska kunna dra lärdom av riskhändelser är att information sprids öppet och aktivt. Behandlingen av riskhändelserna bör ske regelbundet och följa anvisningarna. Regelbunden respons till personalen förmedlar att man är engagerad i att utveckla patient- och klientsäkerheten och främja en aktiv rapportering av riskhändelser. Personalen bör regelbundet ges information om hur patient- och klientsäkerheten har utvecklats i organisationen och på arbetsenheten och om det aktuella läget. Personalen bör också informeras om aktuella ärenden som anknyter till patient- och klientsäkerheten samt identifierade säkerhetsrisker. Dessutom bör man lyfta fram anvisningar och rekommendationer om främjandet av patient- och klientsäkerheten. Vid spridning av information bör man dra nytta av den information som fås internt via den egna organisationen samt via nationella och internationella informationskällor. Personalen bör ha möjlighet att ge utvecklingsförslag för att främja patient- och klientsäkerheten och att framföra brister som yppat sig i verksamheten. Information om läget i fråga om patient- och klientsäkerheten bör ges personalen, patienterna och klienterna exempelvis via ett patientsäkerhetsmeddelande som ges ut regelbundet eller via webbsidorna. Riktlinjer för informationsutbytet om frågor som anknyter till patient- och klientsäkerheten mellan den specialiserade sjukvården och primärvården kommer att dras upp genom försorg av arbetsgrupperna för patient- och klientsäkerheten. Social- och hälsovårdsväsendet kommer också att samarbeta med läroanstalterna i fråga om patient- och klientsäkerheten. I introduktionen av nya arbetstagare och handledningen av studerande ingår ett avsnitt om klient- och patientsäkerhet. 13

5. ANSVAR OCH UPPGIFTER INOM PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSSYSTEMET 5.1 Patient- och klientsäkerhetssystemets verksamhet Patient- och klientsäkerhetssystemet inom social- och hälsovårdsväsendet i Karleby har till uppgift att främja och utveckla patient- och klientsäkerheten och ordna och informera om kurser i anslutning till patient- och klientsäkerheten. De olika nivåerna inom patient- och klientsäkerhetssystemet sköter för sin del även om uppföljningen och analysen av och rapporteringen om patient- och klientsäkerhetshändelser. Till chefernas uppgifter hör att se till att den praxis som anknyter till hanteringen av patient- och klientsäkerhetsrisker är klart beskriven och att personalen har förutsättningar att tillämpa den. Arbetsprocesserna bör vara lättförståeliga och den information som behövs i det dagliga arbetet bör vara lätt tillgänglig. Var och en som deltar i vården av patienter ansvarar även för egen del för patientsäkerheten. Patientoch klientsäkerheten är en gemensam angelägenhet. Patient- och klientsäkerheten beaktas i personalplaneringen på så vis att antalet anställda är tillräckligt för att det ska kunna tillhandahållas goda tjänster. Vid planeringen av resurserna bör man också vara förberedd på undantagsförhållanden. De personer som samordnar patient- och klientsäkerheten bör ha reserverats tillräckliga resurser för att bedriva och utveckla den. Varje yrkesutbildad person ska ha den utbildning och kompetens som uppgiften kräver samt tillräckliga kunskaper och färdigheter att utföra arbetet säkert och väl. Det är arbetsgivarens skyldighet att säkerställa att varje anställd ges introduktion i arbetsuppgifterna och användningen av produkterna. Arbetsgivaren ska även se till att fortbildningsskyldigheten uppfylls. De anställda bör få tillräckligt med undervisning om patient- och klientsäkerheten beroende på arbetsuppgifterna och befattningsbeskrivningen så att patient- och klientsäkerhetstänkandet kan omsättas i den dagliga verksamheten. Alla anställda inom social- och hälsovårdsväsendet ska regelbundet genomgå en webbaserad utbildning om klient- och patientsäkerhet. Utvecklandet av arbetsmiljön utgör en väsentlig del av det arbete vars syfte är att utveckla patientsäkerheten. Faktorer som äventyrar patient- och klientsäkerheten i arbetsmiljön ska i mån av möjlighet avlägsnas aktivt. Dessutom bör man trygga säkerheten för både patienterna och personalen. De produkter som används på arbetsenheten ska vara funktionsdugliga och nödvändiga produkter ska finnas till buds. I organisationsschemat nedan redogörs för olika nivåer inom patient- och klientsäkerhetssystemet och för uppgifter som de olika nivåerna och de ansvariga personerna har. 14

I N F O R M A T I O N PATIENT OCH KLIENT SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSNÄMND SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSDIREKTÖR ARBETSGRUPP FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET HVC-LÄKARE DIREKTÖR/ SERVICECHEF FÖR VÅRD- ARBETET PÅ HÄLSO- CENTRALEN KOORDINATORER FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHET OCH HAIPRO SOCIAL- OCH PATIENT- OMBUDS- MAN KVALITETS- OCH UTVECKLINGS- CHEF ARBETSGRUPP FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN INOM SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDET P A T I E N T S Ä K E R H E T ENHETSCHEFER SOCIAL- OCH HANDIKAPPSERVICE ENHETSCHEFER A HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER PERSONAL ENHETSCHEFER ÄLDREOMSORG FIGUR 3. Organisationsschema för patient- och klientsäkerheten inom social- och hälsovårdsväsendet. 5.1.1 Social- och hälsovårdsnämnden Social- och hälsovårdsnämnden har den högsta beslutanderätten inom patient- och klientsäkerhetssystemet. Till nämndens uppgifter hör att godkänna patient- och klientsäkerhetsplanen och se till att det reserveras tillräckliga resurser för att vårdtjänsterna som tillhandahålls patienterna och klienterna ska vara säkra. 5.1.2. Social- och hälsovårdsdirektören Social- och hälsovårdsdirektören som lyder under social- och hälsovårdsnämnden har helhetsansvaret för patient- och klientsäkerhetssystemet. Till dennes uppgifter hör att se till att definitionerna av ansvarsområdena i anslutning till säkerheten och kvaliteten är tydliga. Social- och hälsovårdsdirektören ska också säkerställa att varje organ och ansvarig person inom patient- och klientsäkerhetsorganisationen har förutsättningar och tillräckliga resurser för att sköta sina uppgifter. 5.1.3 Medlemmarna i arbetsgruppen för patient- och klientsäkerheten inom social- och hälsovårdsväsendet och deras uppgifter Till arbetsgruppen för patient- och klientsäkerhet vilken lyder under social- och hälsovårdsdirektören hör: 15

- Direktören för vårdarbetet på hälsocentralen (ordförande) och servicechefen för vårdarbetet - Kvalitets- och utvecklingschefen - En hvc-läkare (medicinsk expert) - Social- och patientombudsmannen (företrädare för klienterna och patienterna) - En företrädare för Kronoby Koordinatorerna för patient- och klientsäkerheten och för HaiPro inom de olika sektorerna: - Social- och handikappservice - Hälsovårdstjänster - Äldreomsorg Den huvudsakliga uppgiften för arbetsgruppen för patient- och klientsäkerheten är att utveckla, styra, följa och utvärdera patient- och klientsäkerheten. Arbetsgruppen har också hand om ordnandet av kurser i patient- och klientsäkerhet, den allmänna informationen och rapporteringen, översynen av patient- och klientsäkerhetsplanen och uppdateringen av webbsidorna. Koordinatorerna för patient- och klientsäkerheten och för Haipro svarar för uppföljningen och utvecklingen av patient- och klientsäkerheten inom resultatområdet. De ser till att systemet Haipro används aktivt och har hand om upprätthållandet och uppdateringen av sidorna på intranet. Till deras uppgifter hör också att regelbundet rapportera om ärenden som gäller patient- och klientsäkerheten till ledningsgruppen för respektive resultatområde i samband med delårsrapporterna och verksamhetsberättelserna. Arbetsgruppen för klient- och patientsäkerheten sammanträder regelbundet. Arbetsgruppen ansvarar för översynerna av klient- och patientsäkerhetsplanen. 5.1.4 Ansvar och uppgifter för cheferna för resultatenheterna Cheferna för resultatenheterna (avdelningsskötare/serviceförman) svarar för patient- och klientsäkerheten och dess utveckling på den egna enheten. De är sakkunniga i frågor som gäller patient- och klientsäkerheten på den egna arbetsenheten och strävar aktivt efter att utveckla patientoch klientsäkerhetskulturen på den. Till uppgifterna hör att aktivt delta i processerna för uppföljning, utvärdering och utveckling av patient- och klientsäkerheten internt på arbetsenheten. Cheferna för resultatenheterna informerar om ärenden som gäller patient- och klientsäkerheten och tar upp Haiproanmälningarna vid möten som hålls på arbetsenheterna varje månad. Cheferna för resultatenheterna vidtar nödvändiga utvecklingsåtgärder. Chefen informerar de anställda på sin enhet om möjligheten att använda patientapplikationen i HaiPro. 5.1.5 Arbetstagarnas ansvar och uppgifter Det hör till alla anställdas skyldigheter att främja och utveckla patient- och klientsäkerheten. Om en anställd lägger märke till negativa händelser eller riskhändelser i patient- eller klientarbetet, bör han eller hon göra en HaiPro-anmälan om dem. Till de direkta uppgifterna hör också åtgärder för att undanröja riskhändelser och förebygga att de upprepas. De anställda bör alltid omedelbart göra en 16

anmälan om allvarliga negativa händelser också till chefen. Personalen bör på ett öppet sätt tala om negativa händelser för klienten eller patienten och gå igenom de eventuella konsekvenserna med honom eller henne. De anställda handleder patienterna och klienterna vid behov i att använda patientapplikationen i HaiPro. 6. METODER FÖR PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN 6.1 Systemet HaiPro Enheterna inom social- och hälsovårdsväsendet har tagit i bruk programmet Haipro för att personalen ska kunna anmäla negativa händelser och riskhändelser anonymt. Systemet HaiPro kan användas av såväl anställda som klienter/patienter. Alla anställda ska kunna göra en anmälan och behandlingen av anmälningarna ska följa anvisningarna och ske systematiskt. Anmälda riskhändelser ska gås igenom regelbundet på möten på enheterna och på ledningsgruppens möten. På grundval av anmälningarna ska man göra upp utvecklingsplaner med hjälp av vilka man kan förhindra att samma fel görs på nytt. Via programmet Haipro har social- och hälsovårdsväsendet samarbetat med den specialiserade sjukvården i fråga om patient- och klientsäkerheten. HaiPro-anmälan hittas på social- och hälsovårdsväsendets intranet och där finns också tilläggsinformation i anslutning till systemet. Ansvariga personer för systemet HaiPro är de personer som har utsetts till koordinatorer för patient- och klientsäkerheten och för HaiPro. Länk till HaiPro-blankett/social- och hälsovårdsväsendets intranet: HAIPRO anmälan Länk till HaiPro-blankett för patienter: https://www.awanic.fi/haipro/62/potilasilmoitus/potilasilmoitus.asp?kieli=swe 6.2 Plan för läkemedelsbehandling Varje enhet har en egen plan för läkemedelsbehandling i syfte att främja säker läkemedelsbehandling. Planen för läkemedelsbehandling ska ses över regelbundet. Med hjälp av planen för läkemedelsbehandling förenhetligas praxisen i anslutning till hanteringen av läkemedel. Den ger även personalen anvisningar om hur den ska agera i situationer som anknyter till läkemedelsbehandlingar. Planen för läkemedelsbehandling finns på enheterna och i social- och hälsovårdsväsendets Tietopakki. För planen för läkemedelsbehandling svarar chefen för enheten. Länk till planen för läkemedelsbehandling/tietopakki: http://sotesp1/laakehoito/handbook/laakehoitosuunnitelma_koko_tk.doc 6.3 Register över produkter och utrustning Enheterna ska ha ett register över produkterna och utrustningen och för dem ska det ha utsetts en ansvarig person. Produkterna och utrustningen ska förses med markeringar som är 17

nödvändiga för uppspårning och identifikation. Ett tidsenligt register över produkterna och utrustningen av vilket framgår kalibreringar och genomförd service stödjer att produkterna och utrustningen är säkra. Registret över produkter och utrustning finns på social- och hälsovårdsväsendets intranet under ikonen som avser service av produkter och utrustning. För registret svarar den som är chef för enheten och den som har utsetts till ansvarig person för produkterna. Länk till registret/karleby stads intranet (ikon nere till höger): Karleby stad: Social- och hälsovårdsväsendet Riskhändelser som orsakats av användningen av produkter och utrustning inom hälso- och sjukvården ska rapporteras till Valvira så snabbt som möjligt. Allvarliga riskhändelser ska rapporteras inom tio dagar efter det att användaren eller tillverkaren har fått kännedom om händelsen. Tillbud ska rapporteras inom 30 dagar. Länk till rapport om riskhändelse/valvira: Valvira användarens rapport om riskhändelse 6.4 Introduktion och rekrytering Arbetsplatserna vid Karleby stad har tagit i bruk en introduktionsplan för att säkerställa att ny personal lär sig arbetet snabbt och systematiskt. En god introduktion förbättrar patient- och klientsäkerheten och förebygger riskhändelser orsakade av okunskap. Introduktionsplanen för en enhet finns i Tietopakki. Till god introduktionspraxis hör också en utvärdering av introduktionen och utifrån den kan praxisen kontinuerligt utvecklas. Introduktionsplanen och introduktionspärmen ska ses över regelbundet. De enheter som handleder studerande följer dessutom rekommendationerna om god praxis för handledning av studerande. Rekommendationer hjälper den studerande och handledaren att genomgå och klara av perioden för inlärning i arbetet och att lära sig hur arbetsenheten fungerar. Via respons på handledningen av studerande kan handledningen av studerande utvecklas ur den studerandes, lärarens och handledarens synvinkel. Länk till responsenkät för studerande/handledare: http://www.kokkola.fi/palvelut/sosiaali_ja_terveyspalvelut/opiskelijat_ja_tutkimustoimint/fi_fi /opiskelijat_ja_tutkimustoiminta/ Enhetschefen bör se till att de anställda som rekryteras har tillräckliga yrkesfärdigheter för arbetsuppgiften. I introduktionen ingår också ett avsnitt om patient- och klientsäkerhet. Länk/ Tietopakki/03 personal/introduktion: http://sotesp1/handbookjulkaisu/default.aspx Länk/Säkerhet/Patient- och klientsäkerhet/introduktion i patient- och klientsäkerhet: http://sotesp1/turvallisuus/default.aspx 18

6.5 Kontinuerligt kvalitetsledningsarbete Enheterna kommer att utföra kontinuerligt kvalitetsledningsarbete enligt årsklockan för kvalitetsledning. Kvaliteten följs via bl.a. interna och externa auditeringar. Med hjälp av de rapporter och utvecklingsrekommendationer som erhålls förbättrar man också patient- och klientsäkerheten. Kvalitets- och utvecklingschefen svarar för kvalitetsarbetet i fråga om socialoch hälsovårdsväsendet. Länk/verksamhetshandbok/tietopakki: http://sotesp1/handbookjulkaisu/default.aspx 6.6 Enhetlig dokumentationspraxis Enhetlig dokumentationspraxis minskar riskerna som äventyrar säkerheten i vården. Då varje anställd dokumenterar överenskomna uppgifter på överenskomna ställen är det lättare att hitta information. Dokumentationen ska följa vårdprocessmodellen och namnet på den som har dokumenterat uppgifterna och tidpunkten för dokumentationen ska framgå av journalhandlingarna. Enheterna ska ha egna anvisningar om dokumentationen. Länk/Tietopakki/anvisningar om Effica/dokumentationsanvisningar: http://sotesp1/toimintaohjeet/default.aspx I syfte att utveckla dokumentationen på hälsocentralen utförs genom försorg av cheferna en auditering av dokumentationen två gånger om året. Vid utvärderingen drar man nytta av de kriterier som har ställt upp för dokumentationen. Länk/anvisning om auditering av dokumentation: http://sotesp1/toimintaohjeet/default.aspx 6.7 Information Informationskanaler för organisationens gemensamma ärenden är e-post, social- och hälsovårdsväsendets meddelanden, Pikku-tynnyri, anslagstavlorna, webbsidorna och Tietopakki. Länk/Intranet: Karleby stad: Social- och hälsovårdsväsendet Länk/Tietopakki: http://sotesp1/default.aspx I anslutning till informationen ska enheterna ha fungerande mötespraxis för att informationsutbytet ska löpa. Över möten förs promemorior som ska vara tillgängliga för alla som hör till arbetsgemenskapen. Länk till kvalitetshandboken/05 promemorior och meddelanden: http://sotesp1/handbookjulkaisu/default.aspx 6.8 Kompetensutveckling Alla enheter ska ha en utbildningsplan som baserar sig på enhetens behov och organisationens gemensamma utbildningsplan. Genom utbildning upprätthålls personalens yrkesfärdigheter 19

vilket leder till att patient- och klientsäkerheten blir bättre. Omfattningen av fortbildning ska årligen uppfylla de rekommenderade kraven. Deltagandet i utbildning följs via HRMprogrammet. Länk HRM: HRM Desktop Nivån på personalens kompetensnivå följs också med hjälp av kompetenskartläggningar. De görs regelbundet och på basis av de brister som kommer fram via dem vidtas nödvändiga utvecklingsåtgärder på enheterna. Cheferna för enheterna svarar för att det görs kompetenskartläggningar. För att utveckla personalens patientsäkerhetskompetens ordnas det utbildning. Länk till webbaserade kurser: https://www.kokkola.fi/intra/intra/sosiaali_ja_terveystoimi/verkkokoulutukset/fi_fi/granite/ 6.9 Social- och patientombudsmannens rapporter och övrig respons Patientombudsmannens årliga rapporter ger en bra bild av antalet vårdfel och riskhändelser. Tack vare rapporterna kan man ingripa mot de omständigheter som har kommit fram och utveckla patient- och klientsäkerheten i verksamheten. Social- och patientombudsman, 044 725 0598/ sosiaaliasiamies@centria.fi Länk/klientens och patientens rättigheter: http://www.kokkola.fi/palvelut/sosiaali_ja_terveyspalvelut/asiakkaan_ja_potilaan_oikeud et/sv_se/ Respons från klienter och patienter är den snabbaste kanalen för information om eventuella problem i samband med vården. På arbetsenheterna finns det möjlighet att lämna klientrespons. Länk/elektronisk klientrespons: http://www.kokkola.fi/palvelut/sosiaali_ja_terveyspalvelut/asiakaspalaute/sv_se/sahkoinen_pa laute/ 6.10 Brand- och räddningsplan Enheterna ska ha tidsenliga brand- och räddningsplaner. Inspektioner av brandsäkerheten ska vara utförda. Varje anställd är ansvarig att ingripa mot eventuella problem som försämrar brandsäkerheten genom att t.ex. underrätta den tekniska personalen om söndriga nödutgångslampor och hålla nödutgångarna fria från överflödiga hinder och saker. Brandövningar ska hållas för att personalen ska lära sig att t.ex. utrymma lokaler. Personalen bör regelbundet gå igenom evakueringsanvisningarna och handlingsmodellen vid en eldsvåda eller annan riskhändelse för att vänja sig vid hur man ska gå tillväga. Personalen ska också ha giltiga prestationer från kurserna i första hjälpen, förstahandssläckning och återupplivning. 20

Länk/Tietopakki/säkerhet: http://sotesp1/turvallisuus/default.aspx 6.11 Riskhantering Inom social- och hälsovårdsväsendet har det tillsatts en arbetsgrupp för säkerhet och riskhantering. Arbetsenheterna ska ha gjort en tidsenlig riskkartläggning på grundval av vilken man strävar efter att förebygga potentiella olycksfall och riskhändelser. 6.12 Infektionsbekämpning Organisationen har tidsenliga anvisningar om behandlingen av infektioner och alla ska ha tillgång till anvisningarna. I problemsituationer som är relaterade till infektioner tas kontakt med hygienskötaren (avdelningsskötaren på avdelning 2, tfn 044 730 7619). Länk/Tietopakki/infektionsbekämpning: http://sotesp1/infektioden_torjunta/default.aspx 21