Resultatvärdemetoden och Projektekonomi

Resultatvärdemetoden och Projektekonomi KTH 2008-09-19, PMP (sven@antvik.se) 1 Resultatvärdemetoden Earned Value Management 140 120 100 80 60 40 20 0 Planerad tidsåtgång Försening ( trend ) Planerad kostnad 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Fördyring ( trend ) Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde EK-trend RV-trend 2 1

Olika typer av mål för projekt Effektmål Projektmål Etappmål Etappmål Start 3 Civilingenjör, Civilekonom, Övlt.,Tekn. lic. PMP -certifierad, IPMA First Assessor Anställd 1973-2004 Egen rörelse 2004- Projektledning, forskning Konsult, författare, forskn. Svenskt Projektforum, PMI, Projektakademien 4 2

1 Varför styra projektekonomi? Ett projekts vinst påverkar företagets vinst Ju större projektvinster desto större företagsvinst Ju större företagsvinst desto större företagsvärde (och tryggare arbetstillfällen) Beställaren påverkas av leverantörens problem Beställaren kan därför ställa krav på leverantörens projektstyrning i anbudsinfordran och avtal 5 Varför måste beställaren styra projektets ekonomi? Några tidningsrubriker från dagspress: "Banverket glömde inflationen, nu saknas 40 Mkr". "Gullmarsfärja blev 94 mkr dyrare än beräknat". Fördyring 300%, känd teknik! 520 Mkr för att rusta bad" (Eriksdalsbadet). Fördyring 130% på ett år, känd teknik! "Bergrum med skenande kostnad" (Johannes brandcentral). Fördyring 58%! "Hötorgsskrapa dyrare än beräknat" Fördyring 52%, projektlängd 21 mån! 6 3

Här ska byggas för tio miljarder. Jag undrar vad det kommer att kosta. Från teckning av Staffan Lindén i en RRV-rapport från 1994 7 Vägbyggen skjuts upp De byggen som vi ska göra från 2008 har vi skjutit på framtiden. Det kan bli förskjutningar på flera år Att skjuta fram sträckan Hjulsta-Ulriksdal får också konsekvenser för andra samhällssatsningar som till exempel att bygga bostäder. En av orsakerna till att myndigheterna gått igenom sina utbyggnadsplaner är att byggkostnaderna skenat iväg de senaste åren. 2007-04-03 Dagens Nyheter 8 4

Tunneln kan inte vara klar till 2012 I dag byggs ungefär fyra meter tunnel per dag. Enligt planen ska det vara åtta meter. Infrastrukturminister Åsa Torstensson är mycket orolig för de förseningar och fördyringar som tunnelbygget på nytt hamnat i. Man vet ju inte om det stoppar med det. Vad det innebär i tid och kostnader har jag inga exakta siffror på nu, säger hon och hoppas få dem senare i år. 2007-08-14 Dagens Nyheter 9 Hägglunds: Vår värsta kris någonsin Ingenjörerna fick inte ordning på elektroniken i nya CV90 Men nu klarar Hägglunds inte av att leverera. Det handlar om programvarufunktioner och samfunktionalitet mellan programmen. De tekniska utmaningarna har varit större än vad vi trott. Extrapersonal kallades in, semestrar skrinlades och övertid beordrades. 2007-08-15 Ny teknik 10 5

Dreamliners debut dröjer Premiärflygningen med Boeings nya trafikflygplan 787 Dreamliner kan bli försenad. Företaget hinner inte få med alla elektriska kontrollsystem att tala med varandra i tid. 2007-08-15 Ny teknik 11 Sedan besluten om att bygga Galileo fattades har kostnadsprognosen för projektet skenat från 8 till 33 miljarder kronor. Från början visade Galileo-projektet lönsamhet. Men förseningar, kostnadsökningar och ökad konkurrens har gjort att projektet i dag ser ut att gå med kraftig förlust. Galileo satellitprojekt inom Europa Debattartikel Ny teknik 2007-08-15 12 6

Kostnader för vägbyggen ökar med flera miljarder. Kostnader skenar för vägbyggen Stockholms vägprojekt blir allt dyrare Hög nota för spruckna kalkyler Norra länken behöver ytterligare 600 miljoner Citybanan blir mer än dubbelt så dyr Svenska Dagbladet 2007-09-01 13 Projekt i börsbolag exempel ur en halvårsrapport från augusti 2002 I Norge blev i kvartalet omsättningen 150 (155) MSEK och resultatet blev -67 (0) MSEK. I detta resultat ingår reservering för ett större projekt. Projektet har under kvartalet gått in i ett test- och leveransskede. Reserveringen uppgår till 70 MSEK. Ref: WM-data, Delårsrapport 1:a halvåret 2002 Avser ett projekt med extern beställare till leverantören WM-data Kunde detta presenterats tidigare? 14 7

Fiaskot kostar 300 miljoner Nu är landstingets it-projekt nedlagt Stockholms läns landstings projekt för en gemensam vårddokumentation är nedlagt. Av de stolta målen blev det nästan ingenting kvar. Ref: Computer Sweden 2008-02-27, första sidan 15 GAO s Basic Characterisitcs of Credible Cost Estimates Clear identification of task Broad participation in preparing estimates Availability of valid data Standardized structure for the estimate Provision for program uncertainties Recognition of inflation Recognition of excluded costs Independent review of estimates Revision of estimates for significant program changes Ref: GAO-07-1134SP Cost Assessment Guide 16 8

St Luke on project economy Suppose one of you wants to build a tower. Will he first not sit down and estimate the cost to see if he has enough money to complete it (St Luke 14:28) 17 Pacioli (1494) on business control Three things are needed by anyone who wishes to carry on business carefully: 1 Cash and/or credit 2 A good accountant 3 Proper internal control 18 9

Basic requirements on a project control system "There are a number of ways to plan, schedule, track, and control multiple projects within an organization. The key to success is to have a coherent, integrated, consistent system for doing this, and to make sure that everyone is using the same system." Dr Russell D. Archibald: "Managing High technology programs and projects ; chapter "Multiproject management" 19 Resultatvärdemetoden Hela projektet i en bild 140 120 100 80 60 40 20 0 Planerad tidsåtgång Försening ( trend ) Planerad kostnad 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Fördyring ( trend ) Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde EK-trend RV-trend 20 10

Samverkan i projekt Under- Leverantör Beställare leverantör Företagsledning Projektledning Utförare Figur 3.1 Samverkan på olika nivåer mellan olika aktörer Projekt ledning och metoder, SIS Förlag AB 21 Olika tidsperspektiv JAS 39 ur program- projekt-och bokslutsperspektiv 1 39B serie Delserie 3 Program 50 år ( - ) 39B utveckling 39B studier/pdf Delserie 2 39-102 Beslut Ds2 D elserie 1 0 Första flygning 39A utveckling Beslut utv+ds1 PDF JAS 39 39-1 Studier A20/B3LA/SK38 74 76 78 80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 00 02 04 06 08 10 74 = 1974-07 Bokslut 1 år LAGKRAV Projekt 20 år ( - ) 22 11

Olika tidshorisont vid redovisning - projekt går ofta över budgetårsskiften Projekt 1 Projekt 2 Projekt X Projekt 3 Projekt 4 Projektredovisning (Frivillig, men obligatorisk för JAS-projektet) År 0 År 1 År 2 År 3 År X Traditionell Årsredovisning (Obligatorisk enl lag) 23 Praktisk användning av Resultatvärdesmetoden Earned Value för överskådlig projektöversikt Nyckeltal (tid och ekonomi) för tidig varning Checklista före projektstart - Vad ska vi göra? Nuläge : När blir vi klara? / Vad kostar det? Internationella standarder för Earned Value 24 12

Projektekonomi och redovisning RRV rapport JAS 1996:27 RRV fick försvarsministerns uppdrag att granska JAS-projektet. RRV gav i sin tur forskare vid HHS i Umeå, i uppdrag att granska de projektadministrativa förutsättningarna för JAS-projektets genomförande. RRV rapport var positiv till FMV uppföljning och styrning. Positivt om FMV Earned Value - användning: Earned Value-analysen gav FMV ett grepp om projektets utveckling redan under ett tidigt skede av projektet. Från industrins sida har man påpekat att FMV på flera punkter hade ett bättre samlat grepp om tid, ekonomi och teknik än vad man hade inom industrin. 25 1 Hur Earned Value kan ge enkel och överskådlig projektöversikt Earned Value kan ge god grund för styrning Fastställa MÅL, tidplan, budget FÖRKALKYL Verklig kostnad EFTERKALKYL Earned Value (Nytt!!!) RESULTATVÄRDE Resultatvärde (intjänat värde, leveransvärde) Tekniska resultat värderade med förkalkylerad kostnad 26 13

Utdrag ur tal av Dr Paul Kaminski (Under Secretary of Defense i USA, oktober 1995). Let me explain what the term Earned Value Management Process means to me. It means that whenever the Department puts public funds at risk on large cost-based contracts - either cost-type or fixed-price incentive contracts - a process exists to manage those resources wisely. Let me repeat -- I expect public funds to be managed wisely. The key word is managed. Not accounted for, monitored or reported, but managed... 27 Earned Value Management (EVM) EVM syftar till att översiktligt i en enda bild sammanfatta projektet ur ett helhetsperspektiv EVM syftar till integrerad styrning med avseende på projektets Teknik, Tid och Ekonomi. 28 14

EVM över tiden EVM visar i jämförbara termer historik från projektstart, aktuellt läge-avvikelser, nyckeltal & trender framåtblick till projektets färdigställande med beräknad slutkostnad och beräknad sluttidpunkt 29 Tio steg för integrerad projektstyrning MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE 1. MÅL (KRAVSPEC) Krav/önskemål på funktion/kvalitet/ /slutprestation 3. ORGANISA- TIONSSTRUK- TUR (OBS) 2. PRODUKTSTRUKTUR (WBS) 4. ANSVARSMATRIS MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE KSEK 7. EFTERKALKYL Kostnadsutfall - i löpande prisnivå - i jämförbar prisnivå 8. PRESTATION Utförd del av det som planerats Löpande utfall Förkalkyl Jämförbart utfall NU TID Vilka händelser/aktiviteter/milstolpar är genomförda helt eller delvis? 5. TID Planerade aktiviteter/ händelser/ milstolpar KSEK 6. FÖRKALKYL Planerad kostnad för verksamhet enligt ovan TID KSEK 9. RESULTAT Värde uppnått resultat (= Utförd prestation värdesatt enligt förkalkyl/plan/budget) 10. ANALYS Nuläge o trender Problem/möjligheter Beslut och åtgärder Tidskillnad? Tidkvot? Kostnadsskillnad? Kostnadskvot? NU TID Slutprognos - TID? - KOSTNAD?? (EV_REV6.PRE/SA/SOW/95-03-26) sid 1 TID (EV_REV6.PRE/SA/SOW/95-03-26) sid 2 30 15

1 Projektmål 2 Omfattning (WBS) 3 Organisationsstruktur 4 Ansvarsmatris 5 Tidplaner 6 Förkalkyl (budget) 31 7 Ekonomiskt utfall 8 Utförda prestationer 9 Värdet av utförda prestationer 10 Analys av nuläge och trender 32 16

De 10 stegen - Steg 1-6 Stegen 1-6 är grundläggande De skall göras innan projekt startas. Vanligt misstag börja med steg 3. Många misslyckade projekt kan tillskrivas brister i genomförandet av stegen 1-6. 33 DE 10 STEGEN - MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE 1. MÅL (KRAVSPEC) Krav/önskem nskemål l påp 2. PRODUKTSTRUKTUR 2. (WBS) funktion/kvalitet/ /slutprestation 3. ORGANISA- TIONSSTRUKTUR (OBS) ANSVARSMATRIS 4. ANSVARSMATRIS 34 17

Steg 2 Omfattning (WBS = Work Breakdown Structure) 35 Projektstruktur (WBS) Definiera projektet i projektstruktur (WBS) (WBS = Work Breakdown Structure) En projektstruktur för teknik, tid och ekonomi Risk att sammanblanda projektstruktur (WBS) med organisationsstruktur (OBS) Om olika projektmedverkande och projekt-ledningen har varsina (olika) WBS uppstår kaos (Globerson 1994) (översättning från engelska). 36 18

Figur 8.2 Grafisk presentation av arbetsstruktur 1 Körkort 1.1 Körkortstillstånd 1.2 Övningskörning 1.3 Teoriutbildning 1.4 Riskutbildning 1.5 Prov för Vägverket Figur 8.2 Grafisk presentation av arbetsstrukturen för projekt körkort Projekt ledning och metoder, SIS Förlag AB 37 Figur 8.3 Förfinad arbetsstruktur för projekt körkort 1 Körkort 1.1 Körkortstillstånd 1.2 Övningskörning 1.3 Teoriutbildning 1.4 Riskutbildning 1.5 Prov för Vägverket 1.6 Ledning och administration 1.5.1 Teoriprov 1.5.2 Körprov Figur 8.3 Förfinad arbetsstruktur för projekt körkort Projekt ledning och metoder, SIS Förlag AB 38 19

Projektstruktur Exempel med numrering (WBS-element) Hela byggnaden 10000 Byggnadens våningsplan 12000 Våningarnas olika rum 12200 Rummens olika delar 12230»Golvets olika delar 12232 39 40 20

Projektstruktur. Exempel 41 Exempel: Jfr föregående bild: MsDsUs = 18 02 01 42 21

Figur 9-4: Princip för skapande av ansvarsmatris WBS Projekt Organisation Arbets Arbetspaket paket Aktiviteter Figur 9.4 Princip för skapande av ansvarsmatris Projekt ledning och metoder, SIS Förlag AB 43 DE 10 STEGEN - MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE 5. TID Planerade aktiviteter/ händelser/ milstolpar TID KSEK 6. FÖRKALKYL Planerad kostnad för verksamhet enligt ovan (EV_REV6.PRE/SA/SOW/95-03-26) sid 1 TID 44 22

Blocknät Riskutb. 5 0,5 Körkortstillstånd 1 2 2 Övn-kör Del 1 1,5 Övn-kör Del 2 3 1,5 7 0,5 Körprov Osäkerheter 9 0,5 Teoriutbildn. Teoriprov 4 2 6 0,5 Ledn. & Admin. 8 5,5 Ur Antvik & Sjöholm: Projekt ledning och metoder, SIS Förlag 45 20000 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Tidsfördelad budget Jan Feb Mar Apr Maj Jun Ur Antvik & Sjöholm: Projekt ledning och metoder, SIS Förlag Osäkerheter Projektledning Prov vägverket Riskutbildning Teoriutbildning Övningkörning Tillstånd 46 23

1-4. Definiera arbetet ATT UPPRÄTTA FÖRKALKYL ÄR EN ITERATIV FLERSTEGSPROCESS Definition TOTAL BUDGET MR 5. Tidplanera 6. Budgetera 15 100 40 60 25 30 30 Tid Ekonomi MSEK FÖRKALKYL ( PM BASELINE) TID 47 Earned Value med enkelt exempel Gräva dike Teknik: 1000 meter (1 m bredd resp. djup) Tid: 10 dagar Ekonomi: 100 KSEK (d.v.s. 100 SEK/m) Vi skall analysera läget efter 3 dagar med användning av Earned Value! När blir vi klara och till vilken kostnad? 48 24

Exempel Gräva dike - Förkalkyl FK = 100 KSEK för 1000 m dike på 10 dagar (100 SEK/m) 120 100 80 60 40 Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde 20 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 49 Uppföljning Hur långt har vi kommit? Foto: 50 25

DE 10 STEGEN - MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE KSEK 7. EFTERKALKYL Kostnadsutfall - i löpande prisnivå - i jämförbar prisnivå Löpande utfall NU Förkalkyl Jämförbart utfall TID OBS TVÄRTOM vid omräkning till LÖPANDE 8. PRESTATION Utförd del av det som planerats Vilka händelser/aktiviteter/milstolpar är genomförda helt eller delvis? 51 WBS-element Jan Feb Mar Apr Maj Jun 1.1 Körkortstillstånd 1.2 Övningskörning 1.3 Teoriutbildning 1.4 Riskutbildning 1.5 Prov för Vägverket 1.5.1 Kunsk.-prov (teori) 1.5.2 Körprov 1.6 Ledning och adm. 1.7 Osäkerheter Nutidslinje 52 26

DE 10 STEGEN - MÅL- och RESULTATSTYRNING med EARNED VALUE KSEK 9. RESULTAT Värde uppnått resultat (= Utförd prestation värdesatt enligt förkalkyl/plan/budget) NU TID 10. ANALYS Nuläge o trender Problem/möjligheter Beslut och åtgärder Tidskillnad? Tidkvot? Kostnadsskillnad? Kostnadskvot? Slutprognos - TID? - KOSTNAD?? (EV_REV6.PRE/SA/SOW/95-03-26) sid 2 53 Steg 9 Värdet av utförda prestationer 54 27

Förkalkyl Efterkalkyl Hur erhålls Resultatvärdet? - Från förkalkylen - Från bokföringen Resultatvärde - Genom att värdera utfört arbete med förkalkylerad kostnad Alternativt kan Resultatvärdet beräknas approximativt genom att ta aktuellt tidsläge relativt tidplan och gå in i förkalkylen Exempel: Vid 4 veckors försening tar man förkalkylens värde 4 veckor tidigare 55 Gräva dike - efter dag 3 Förkalkyl 30 KSEK (blå) Efterkalkyl 25 KSEK (röd) Resultatvärde 20 KSEK (grön) Grävt 200 m dike á 100 SEK/m 100 KSEK/m är á pris enligt förkalkyl 200 m * 100 SEK/m = 20.000 SEK = 20 KSEK 56 28

Gräva dike - efter dag 3 FK = 30 KSEK, EK = 25 KSEK, RV = 20 KSEK (200 m á 100 SEK/m = 20 KSEK) 120 100 80 60 40 Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde 20 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 57 2 Nyckeltalen för tid och ekonommi som ger dig tidiga varningssignaler Tidsnyckeltal resp. Kostnadsnyckeltal Dessa nyckeltal används för att göra senaste trendframskrivning till sluttid och slutkostnad. Erfarenheten säger att de nyckeltal man har 15-20 % inne i projektet vanligen förblir oförändrade (eller försämras) Har man missat i bedömning i närtid har man nog inte gjort bättre bedömning längre fram 58 29

Nyckeltal för Tid och Ekonomi Tidsnyckeltal = Förkalkyl / Resultatvärde > 1 innebär försening Kostnadsnyckeltal = Efterkalkyl/Resultatvärde > 1 innebär fördyring Anm: Inverterade nyckeltal vanliga i engelsk litteratur. Kolla!!! 59 Gräva dike - Nyckeltal Tidsskillnad = 30-20 = 10 KSEK Kostnadsskillnad = 25-20 = 5 KSEK Tidsnyckeltal = 30 / 20 = 1,50 Kostnadsnyckeltal= 25 / 20 = 1,25 60 30

Gräva dike efter 3 dagar - 1 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 2 20 3 30 61 Gräva dike efter 3 dagar 2 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 2 20 3 30 62 31

Gräva dike efter 3 dagar - 3 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 3,3 1,6 1,50 1,25 2 20 3 30 63 Gräva dike efter 3 dagar - 4 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 3,3 1,6 1,50 1,25 2 20 16,7 13,3 3 30 64 32

Gräva dike efter 3 dagar 5 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 3,3 1,6 1,50 1,25 2 20 16,7 13,3 6,7 3,4 1,50 1,25 3 30 65 Gräva dike efter 3 dagar - 6 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 3,3 1,6 1,50 1,25 2 20 16,7 13,3 6,7 3,4 1,50 1,25 3 30 25 20 66 33

Gräva dike efter 3 dagar - 7 t FK EK RV Tdiff Kdiff TN KN (FK-RV) (EK-RV) FK/RV EK/RV 0 0 0 0 1 10 8,3 6,7 3,3 1,6 1,50 1,25 2 20 16,7 13,3 6,7 3,4 1,50 1,25 3 30 25 20 10 5 1,50 1,25 67 Gräva dike - Nyckeltal Tid = FK/RV=30/20=1,50; Kostnad = EK/RV=25/20=1,25 120 100 80 60 40 20 0 Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde FK = 30 Tidsnyckeltal = 30 / 20 = 1,50 EK = 25 Kostnadsnyckeltal = 25 / 20 = 1,25 RV = 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 68 34

3 Checklista före projektstart - Vad ska vi göra och har mitt företag bra rutiner? Hur klarar mitt företag de 10 stegen? Använd lämpligen de 10 stegen som checklista fär projektprocessen Stopp vid första oklarhet De 8 första frågorna anger förutsättningar för att kunna tillämpa Earned Value 69 Integrerad projektstyrning? Projektstrukturen är grundläggande Ekonomisystem för linje - projekt Externredovisning - Lagkrav Internredovisning - Inga lagkrav Styrning av projektekonomi ställer krav som inte alltid (sällan???) uppfylls Hur styra utan styrsystem? 70 35

Resultat Tid Ekonomi Figur 8.1 Arbetsstrukturen Projekt ledning och metoder, SIS Förlag 71 Arbetsstruktur exempel integration omfattning tid - ekonomi 1 Körkort 1.1 Tillstånd 1.2 Körning 1.3 Teori 1.4 Riskträning 1.5 Prov 1.6 Projektledning 1.7 Osäkerhet 1 jan - - 28 feb 1 mar - - 31 maj 1 mar - - 30 apr 16 apr - - 30 apr 15 apr - - 15 jun 1 jan - - 15 jun 15 jun - - 30 jun 500 kr 10000 kr 2000 kr 1000 kr 1500 kr 1000 kr 2500 kr 72 36

Varför WBS? Gemensam bas för vidare planering Redskap för lagbyggande Grund för Resultatvärdemetoden (Earned Value Management) 73 10 frågor - Fråga 1-6 1 Vad skall göras i stora drag? 2 Vad skall göras mer i detalj? 3 Vilka skall göra det? 4 Vad görs av vem? 5 När det skall det göras? 6 Hur mycket planeras det kosta? 74 37

10 frågor - Fråga 7-10 7 Hur kan vi regelbundet göra efterkalkyler för projektet och dess olika delar? 8 Hur kan vi regelbundet notera tekniska resultat och progress för projektets delar? 9 Hur kan vi regelbundet beräkna resultatvärdet? 10 Hur kan vi regelbundet beräkna avvikelser i tid/kostnad nyckeltal & sluttid/slutkostnad? 75 4 Från Nuläge till När blir vi klara? och Vad kostar det? Om nuvarande TRENDER fortsätter: När blir vi klara? Sluttid = planerad tid * tidsnyckeltal = 10 dagar * 1,5 = 15 dagar Vad kostar det att bli klara? Slutkostnad = planerad kostnad * kostnadsnyckeltal = 100 KSEK * 1,25 = 125 KSEK 76 38

Steg 10 Analys av nuläge och trender 77 Gräva dike - Trender till slutet Sluttid: 15 dagar (5 senare) Slutkostnad: 125 KSEK (25 dyrare) 140 120 100 80 60 40 20 Försening ( trend ) Fördyring ( trend ) Förkalkyl Efterkalkyl Resultatvärde EK-trend RV-trend 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 78 39

Gräva dike - Trender till slutet Redan efter 3 dagar pekade trenden för sluttid resp. slutkostnad mot försening och fördyring Börja med projektledningen från början Vill Du vara en ledare eller en åskådare? Jämför med ordspråket: Det är lättare att stämma i bäcken än i ån 79 Hur redovisa vid bokslut? 1 Projektets kostnader enbart? 2 Enligt 1 ovan samt värdering av resultat? 3 Enligt 1 och 2 ovan samt värdering av genomförande till projektets färdigställande? 80 40

Hur redovisa projektet vid bokslut? Redovisning av projektekonomi Den ekonomiska redovisningen av projekt måste också värdera projektets resultat i nuläget samt vid behov reservera för framtida merkostnader Avtal mellan beställare och leverantör avgörande T.ex. Fast pris eller Löpande räkning 81 Hur redovisa projektet vid bokslut? Olika projekt redovisas olika i redovisningen Kundorderprojekt Investeringsprojekt Internfinansierad produktutveckling m. m. Beställarens redovisning Leverantörens redovisning 82 41

Hur redovisa projektet vid bokslut? Resultatvärdemetoden är viktig för värdering av projektets läge samt trendframskrivning för reservationer 83 Fördelar med Earned Value Grund för ledning: MÅL - RESULTAT Tidig nytta genom förberedelser (stegen 1-6) Integration av Teknik - Tid - Ekonomi Slutresultat tidigt i centrum Framförhållning i stället för överraskning Begripligt direktörsspråk Förbättrade analysmöjligheter Kvalitetssäkring av interna system för styrning 84 42

Nackdelar (?) med Earned Value Åtaganden måste definieras från början-ovilja? Ekonomisystemet klarar inte Earned Value Svårare att dölja sanningen (chef/kund/sig själv) Svårare att tro på mirakel Riskerar utebliven belöning (tantiem/bonus) Svårt att med öppna ögon låta bli att ta beslut Tidig varning kräver åtgärd (förlustreservation) 85 Standarder för EVM m.m. Nationella standarder BS 6079 Storbritannien (1:2002, 2:2000, 3:2000) ANSI - EIA 748 USA (2002) AS 4817 Australien (2006) OMB A-11 (part 7) i USA för federala investeringar OMB = Office of Management and Budget Earned Value Management - APM Guideline for the UK EVM i USA för styrning av försvarsprojekt US DOD 5000-2.R (EVM) MIL-HDBK-881 (WBS) 86 43

Litteratur mm om Earned Value Fleming-Koppelman: Earned Value Project Management Humphreys: Project Management UsingEarnedValue Kemps: Project Performance Measurement Webb: UsingEarnedValue Antvik & Philipson: Resultatvärdemetoden en introduktion Antvik: Styrning av stora projekt, KTH Antvik & Sjöholm: Projekt ledning och metoder Internet: www.acq.osd.mil/pm, www.cpm-pmi.org 87 Några viktiga punkter För största nytta måste Earned Value förstås, efterfrågas och användas av LEDNINGEN för projektet / företaget Prognos med sluttid och slutkostnad i centrum Samma struktur för Omfattning, Tid och Ekonomi För- och efterkalkyl i jämförbara termer Prognos med sluttid och slutkostnad i centrum Stor förbättringspotential på många håll Kan underlätta kommunikation: Beställare - Leverantör 88 44

Åter till den inledande frågan: Kunde detta presenterats tidigare? Vad anser ni? Ja? Nej? Vet ej? 89 Projekt i börsbolag Hur gick det till slut? 1(3) Ref: Bokslutskommuniké för räkenskapsåret 2002, 2003-02-07 8:34 Utvecklingsprojektet hos norska Skattedirektoratet kommer att omstruktureras och då de ekonomiska konsekvenserna inte kan slutligt konstateras, har WM-Data reserverat totalt 420 MSEK, varav 350 MSEK under fjärde kvartalet. 90 45

Projekt i börsbolag Hur gick det till slut? 2(3) Ref: WM-data delårsrapport 1 januari 31 mars 2003, 2003-05-07 I mars nåddes en överenskommelse med norska Skattedirektoratet om konsekvenserna av hävningen av avtalet rörande utvecklingen av ett nytt skatteindrivningssystem. 91 Projekt i börsbolag Hur gick det till slut? 3(3) Ref: WM-data delårsrapport 1 januari 31 mars 2003, 2003-05-07 Överenskommelsen innebär att alla mellanhavanden med Skattedirektoratet är reglerade och att WM-data under första kvartalet återfört 90 MSEK av den reservering som gjordes i årsbokslutet 2002. 92 46

Projekt i börsbolag Skanska ref Dagens Industri 2003-07-12, sid 13 Rubrik i Dagens Industri: Skanskas rötägg i USA kostade 260 Mkr Skanska gör nedskrivningar som påverkar resultatet med 260 Mkr i andra kvartalet (dvs. 2:a kvartalet 2003) Sedan en tid tillbaka gör vi en tuffare riskbedömning för nya projekt och vi genomför även uppföljningar och tittar igenom våra befintliga projekt. Hur gjorde man tidigare??? 93 Sarbanes-Oxley Act Certification of periodic financial reports Each periodic report containing financial statements.. shall be accompanied by a written statement by the chief executive officer and the chief financial officer of the issuer Content The statement required... and that the information contained in the periodic report fairly presents the financial condition and results of operations of the issuer Criminal penalties (för felaktigt intygande) Knowing - Böter max $ 1 miljon eller 10 års fängelse eller bådadera Willfully - Böter max $ 5 miljoner eller 20 års fängelse eller bådadera 94 47

OMB Circular A-11 (July 2004) Part 7 Planning, Budgeting, Acquisition, And Management and Capital Assets EVM är en integrerad del av den federala budgetprocessen i USA Budgetutvärdering omfattar 10 olika områden, bl a Performance Based Management System (EVMS ANSI/EIA-748) Project (Investment) and Funding Plan Provide a performance curve graph plotting BCWS, BCWP and ACWP on a monthly basis from the inception of this phase or segment/module through the latest report 95 OMB Scorecard Original 2001 Baseline Evaluation 96 48

OMB 31 dec 2005 97 OMB Scorecard Scorecard 30 juni 2008 98 49

Några avslutande frågor Beställarens efterfrågan med i anbudsinfordran? Ledningens efterfrågan? Hur ser styrsystemet ut? Hur tillvaratas tidigare projekterfarenheter? Rutiner och styrsystem för projektstyrning: Den kanske största utmaningen? Hur svarar vi på de tio frågorna? Utbildning av projektledare & medverkande? 99 50