Tid och plats Beslutande Ledamöter Växjö Boule Arena, Bollgatan, Växjö, klockan 14:00 15:07 Eva Johansson (C), Ordförande Rose-Marie Holmqvist (S), vice ordförande Lena Wibroe (M), 2:e vice ordförande Cenneth Quick (M) Magnus Stenbenke (L) Pontus Samuelsson (S) Cecilia Lundin Danielsson (S) Marko Kosonen (S) Michael Sjöö (S) Håkan Frizén (V) Ellen Franzén (-) Beslutande ersättare Övriga närvarande Ersättare Glenn Nilsson (M), ersätter Andreas Lindström (M) Anders Jeppsson (M), ersätter Kent- Inge Henrixon (M) Göran Danielsson (S), ersätter Jonatan Rundqvist (MP) Maria Alvarez Serrano (S), ersätter Ricardo Chavez (KD) Ellen Sjömålen (S) Alije Kera (S) 45 47 punkt 2, 47 punkt 4 52 Maria Svartberg (V) Tjänstepersoner Tomas Ekelius, förvaltningschef Anna-Karin Axelsson, Tf. förvaltningschef Nedim Ramic, förvaltningssekreterare Jessica Råhlin, fritidschef Ann-Sofie Nylander, administrativ chef Alexandra Stiernspetz, verksamhetsutvecklare 45 47 punkt 2 1 (18)
Justering Justerare Rose-Marie Holmqvist (S) Plats och tid Kultur- och fritidsförvaltningen, Västergatan 15 den 31 maj klockan 10:00 10:30 Justerade paragrafer 45-52 Anmärkning Ärende 7, 51 utgår från dagordningen. Underskrifter Sekreterare Nedim Ramic Ordförande Eva Johansson (C) Justerare Rose-Marie Holmqvist (S) 2 (18)
Bevis om anslag av protokoll kultur- och fritidsnämndens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag 2018-05-31 Anslaget tas ner 2018-06-22 Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen, Västergatan 15 Växjö Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Nedim Ramic 3 (18)
Förteckning över kultur- och fritidsnämndens ärenden den 23 maj 2018 45 Dnr 60 Val av justeringsperson... 5 46 Dnr 65 Allmänhetens frågestund... 6 47 Dnr 2018-00003 Informationsärenden... 7 48 Dnr 2018-00001 Redovisning av delegeringsbeslut... 9 49 Dnr 2018-00002 Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018... 10 50 Dnr 2018-00063 Beslut om dataskyddsombud enligt ny dataskyddsförordning, GDPR... 11 51 Dnr 2018-00052 Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby... 17 52 Dnr 17 Övrigt... 18 4 (18)
45 Dnr 60 Val av justeringsperson s beslut Rose-Marie Holmqvist (S) utses att justera dagens protokoll. 5 (18)
46 Dnr 65 Allmänhetens frågestund s beslut Allmänheten ställer inga frågor. anser frågestunden vara genomförd. 6 (18)
47 Dnr 2018-00003 Informationsärenden s beslut noterar följande information till protokollet: 1. Ny förvaltningschef presenterar sig Kultur- och fritidsförvaltningens nya förvaltningschef, Tomas Ekelius presenterar sig för kultur- och fritidsnämnden. 2. Presentation av nya fristadsförfattaren Den nya fristadsförfattaren Maha Nasser presenterar sig för kulturoch fritidsnämnden. 3. Information från tf. förvaltningschefen Tf. förvaltningschefen informerar om nyttjanderättsavtalet för föreningarna. Tf. förvaltningschefen informerar om projektet engage och Araby folkfest. Folkfesten var lyckad med många besökare. Tf. förvaltningschefen informerar om vårstad och nationaldagsfirandet. Delegationen för livgardets dragonmusikkår var på plats för att titta på platserna där de ska rida och uppträda. Planeringen inför scensommar 2018 är i full gång. Biblioteket har börjat satsa på e-sporten. Dem kommer ordna ett e- sportläger och under hösten starta en e-sportklubb. 4. Information från fritidsavdelningen Fritidschefen informerar om studiebesöket från mölndal. Fritidschefen informerar om föreläsningen på araby park arena kring hedersrelaterat förtryck och våld. Fritidschefen informerar om att sponsringspolicyn har tagits av kommunstyrelsen. 7 (18)
Fritidschefen informerar om simsatsningen inom kommunen och föreningarnas skulder. 5. Ordförandens information Ordföranden informerar om konferensen kulturens roll i en föränderlig värld. Ordföranden informerar om konstverket Pissed Elin. 8 (18)
48 Dnr 2018-00001 Redovisning av delegeringsbeslut s beslut godkänner redovisningen av följande delegeringsbeslut: KF 1. 2018 LB 5. 2018 KFN 5. 2018 (fritid) KFN 23. 2018 (kultur) Bakgrund har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden, vice ordföranden och tjänstepersoner enligt en av kultur- och fritidsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som fattas av en delegat ska redovisas på kultur- och fritidsnämndens närmaste efterföljande sammanträde. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar i skrivelsen den 17 maj att delegeringsbeslut är fattade i följande ärenden: Personalärenden. Lotteritillstånd. Utbetalning av bidrag. 9 (18)
49 Dnr 2018-00002 Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018 s beslut godkänner den fördjupade prognosen för 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Bakgrund redovisar i skrivelse det ekonomiska utfallet för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag 2018-05-09 41. Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall till och med april för kulturoch fritidsnämnden. s tjänsteskrivelse 2018-05-03. 10 (18)
50 Dnr 2018-00063 Beslut om dataskyddsombud enligt ny dataskyddsförordning, GDPR s beslut 1. Nämnden/styrelsen utser Marcus Holmqvist till dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679 (GDPR), för nämndens/styrelsens personuppgiftsbehandling från och med 25 maj 2018. 2. Nämnden/styrelsen noterar att Nedim Ramic uppdrag som personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PuL) upphör 25 maj 2018. 3. Nämnden/styrelsen ger förvaltningschefen/vd i uppdrag att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. 4. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 5. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att lämna yttrande till förvaltningsrätt och besluta om överklagande gällande utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 6. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att teckna personuppgiftsbiträdesavtal till förvaltningschefen (eller annan tjänsteperson) /VD. 7. Förvaltning/bolag ska regelbundet rapportera till nämnden/styrelsen om arbetet med behandlingen av personuppgifter. 8. Paragraferna förklaras omedelbart justerade. (Observera att nämndens delegationsordning ska ändras enligt beslut i punkterna 4-6) 11 (18)
Bakgrund Europeiska unionen (EU) har beslutat om en ny förordning som innehåller regler för hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och kallas dataskyddsförordningen eller GDPR. Förordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen (PuL) i Sverige. Mycket i dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i nuvarande personuppgiftslag. På samma sätt som idag får man till exempel behandla personuppgifter med stöd av samtycke från de registrerade, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Om det är fråga om uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning eller religiös tro ställs särskilda krav. Viktiga nyheter: - Konsekvensbedömning ska göras vid ny personuppgiftsbehandling. - Säkerhetsincident ska anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar. - Dataskyddsombud ska tillsättas av myndigheter och andra dataskyddsansvariga som behandlar känsliga personuppgifter. - Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. - Regeln i PuL om förenklad behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, den så kallade missbruksregeln, försvinner. - Myndigheten och andra dataskyddsansvariga har ansvar för att se till att förordningens regler följs (ansvarsskyldighet). - Den registrerade ska kunna få personuppgifter som man själv lämnat överförda till en annan tjänst - dataportabilitet. Dataskyddsförordningen gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Den gäller när den personuppgiftsansvarige själv bestämmer över behandlingen. Men även när ett personuppgiftsbiträde utför behandlingen på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Inom Växjö kommun är nämnder och styrelser personuppgiftsansvariga inom sina områden. Exempel på personuppgiftsbiträden är leverantörer av datasystem. 12 (18)
Liksom idag har den registrerade rätt att en gång om året begära ut registerutdrag där det framgår vilka uppgifter som är registrerade hos den personuppgiftsansvariga. Mer uppgifter om den nya dataskyddsförordningen finns på Datainspektionens hemsida https://www.datainspektionen.se/lagar-ochregler/eus-dataskyddsreform/ Dataskyddsförordningen inom Växjö kommun Inom Växjö kommun pågår ett arbete som ska säkerställa att kommunen uppfyller de krav som den nya dataskyddsförordningen ställer. Arbetet leds av personal från kommunledningsförvaltningen, men alla nämnder och styrelser är involverade eftersom den nya dataskyddsförordningen berör alla kommunens verksamheter. Nämnden/styrelsen är personuppgiftsansvarig för sitt område och måste enligt den nya dataskyddsförordningen utse ett dataskyddsombud (förkortat DPO efter engelskans Data Protection Officer). Även om Växjö kommun efter införandet av dataskyddsförordningen kommer att ha ett centralt placerat dataskyddsombud, kommer kommunens förvaltningar/bolag att ha kvar arbetsuppgifter som gäller personuppgiftsbehandling. Dataskyddsombudet kommer också att behöva ha en kontaktperson på varje förvaltning/bolag, till exempel om det inträffar dataincidenter som måste rapporteras. Exempel på arbetsuppgifter som kommer att ligga kvar på förvaltning/bolag är handläggning av begäran om registerutdrag, det vill säga när en enskild begär att få ut alla personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne. En begäran om registerutdrag innebär att alla datasystem och register måste gås igenom och att en kopia ska skrivas ut på alla dokument som personen förekommer i. Dataskyddsombudet kommer att ha en förteckning över alla behandlingar av personuppgifter som förekommer i koncernen i till exempel verksamhetssystem. Sökning i varje system måste dock ske ute på förvaltningar och bolag. Innan utlämnandet måste också en genomgång göras av om det finns uppgifter som inte kan lämnas ut av sekretesskäl eller av annan anledning. Dataskyddsförordningen ger den registrerade bara rätt att få ut registrerade uppgifter om sig själv och mindre barn som han eller hon är vårdnadshavare för. Uppgifter om andra personer i dokumenten kan därför behöva strykas innan utlämnandet. Hänsyn måste också tas till regler om sekretess i 13 (18)
offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som kan vara tillämpliga. Inom socialtjänstens område gäller i regel inte sekretess mot personen själv, men det kan finnas uppgifter om andra personer som inte får lämnas ut. Enligt dataskyddsförordningen har den registrerade i vissa fall rätt att få sina uppgifter rättade, raderade eller blockerade och få skadestånd om personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen. Vid enklare rättningar, som att fel namn har använts, behöver förvaltningen enkelt kunna göra rättningen. Möjligheten att få personuppgifter rättade är en del av den registrerades rättigheter, men det förekommer att personer vill ha uppgifter ändrade som de inte har rätt att få rättade. I de fallen har den registrerade rätt att få ett överklagningsbart beslut. Enligt dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvarige (i det här fallet nämnden/styrelsen) föra en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som den ansvarar för, så kallad registerförteckning. Förteckningen kommer att behöva uppdateras regelbundet. Nämnden/styrelsen ska som personuppgiftsansvarig teckna avtal med sina personuppgiftsbiträden, det vill säga de som förvaltningen anlitar för att behandla personuppgifter för nämndens räkning, till exempel leverantörer av datasystem. När det gäller enskilda utförare som använder kommunens datasystem, är förhållandet det omvända. Utförarna är personuppgiftsansvariga för sin behandling av personuppgifter och kommunen är personuppgiftsbiträde. Även i dessa fall ska ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. Personuppgiftsbiträdesavtalen kan komma att uppdateras löpande. Även nya avtal kan tillkomma. Sammanfattning Den nya dataskyddsförordningen eller GDPR (förkortning av engelskans General Data Protection Regulation) börjar gälla 25 maj 2018. Förordningen ersätter personuppgiftslagen (PuL). Dataskyddsförordningen är en uppdatering av personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen innebär också en skärpning av kraven på att skydda personuppgifter i det nya digitala samhället. Bland annat införs möjligheten att utdöma ekonomiska sanktioner mot personuppgiftsansvariga som bryter mot dataskyddsförordningens regler. För att lagen ska uppfyllas måste nämnd/styrelse fatta ett antal formella beslut före lagens ikraftträdande. Detta redovisas under bedömning. 14 (18)
Bedömning I och med införandet av den nya dataskyddsförordningen måste nämnden/styrelsen fatta några formella beslut. Nämnden/styrelsen måste formellt godkänna/utse ett dataskyddsombud. Kommunledningsförvaltningen kommer att rekrytera ett centralt dataskyddsombud för alla nämnder och styrelser inom Växjö kommun. Inledningsvis kommer säkerhetschefen Marcus Holmqvist att inneha denna befattning. Nämnden/styrelsen föreslås ge förvaltningschefen/vd i uppgift att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. Nämnden/styrelsen föreslås delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter samt överklagande av sådana beslut till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Formellt sett är nämnden/styrelsen, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvarig för både registerförteckningen och personuppgiftsbiträdesavtalen. För en smidig hantering föreslås nämnden besluta att delegera ansvaret för registerförteckningen och tecknandet av personuppgiftsbiträdesavtalen till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Den beslutade delegationen ska läggas som tillägg i nämndens delegationsordning. Som personuppgiftsansvarig behöver nämnden/styrelsen få information om hur arbetet med behandlingen av personuppgifter fungerar. Förvaltning/bolag föreslås därför regelbundet rapportera till nämnd/styrelse. Beslutet att utse dataskyddsombud ska anmäla till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Blankett finns på https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordninge n/skyldigheter-for-de-som-behandlarpersonuppgifter/dataskyddsombud/informera-om-att-ni-har-ettdataskyddsombud/ Beslutsunderlag s arbetsutskotts förslag 2018-05-09 42. s tjänsteskrivelse 2018-05-03. 15 (18)
Beslutet skickas till För åtgärd Förvaltningschef/VD För kännedom Dataskyddsombudet Nuvarande PuL-ombud Datainspektionen (särskild blankett) 16 (18)
51 Dnr 2018-00052 Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby s beslut Ärendet utgår från dagordningen. 17 (18)
52 Dnr 17 Övrigt Lena Wibroe (M) frågar om kultur i omsorgen. Tf. förvaltningschefen svarar. Cecilia Lundin Danielsson (S) frågar om den nya simhallen. Ordföranden svarar. 18 (18)