Närvarande Vid protokollet Elisabet Ahlberg, dekanus, ordförande Ann-Christin Thor, fakultetsdirektör Ullika Lundgren, fakultetens miljösamordnare Henrik Tallgren 1 Mötets öppnande Dekanus öppnar mötet och hälsar alla välkomna. 2 Mötesformalia Dekanus beslutar utse Ann-Christin Thor att jämte ordföranden justera protokollet. 3 Dagordning Dekanus beslutar fastställa den föreslagna dagordningen. 4 Uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar Extern miljörevision november 2010 resulterade i två avvikelser: Geovetarcentrum: Handlingsplanen saknar utpekade ansvariga för miljömålen. Besökta institutioner: Implementeringen av miljöledningssystemet bland personal/forskare/studenter varierar kraftigt. Kritik från fakultetens miljösamordnare över revisorns agerande under revisionen har resulterat i att han ersätts av en annan under den externa revisionen april 2011 (gäller andra fakulteter). Resultat från intern miljörevision 3 maj 2011 omfattande Fysik, Matematik, Zoologi, CMB samt Kulturvård i Mariestad 6 maj. I bilagor till protokoll från 2011-03-22 redovisades följande: 1. Riktlinjer för avlopp från laborativ forskning och undervisning vid Sven Lovén centrum Tjärnö. 2. Två incidenter med kvicksilverutsläpp vid Båda avvikelserna är åtgärdade. Resultat från intern miljörevision meddelades ledningen i maj 2011. 1 (4)
4 forts. fysik och kemi 2010: Dekanus uppdrog 2011-03-22 åt miljösamordnaren att undersöka möjligheterna till samordning med arbetsmiljösystemet för rapporteringen av tillbuden. Diskussion 2011-03-22 om hur GMO-avfall ska omhändertas i Botanhuset, oklart regelverk. Jordbruksverket ska senare dit för information. Sammanställning av lagefterlevnad 2011 ska göras i april 2011 för samtliga fakulteter. Energimätning vid fakultetskansliet startar 1 april. Start för energiprojekt vid Sven Lovén centrum för marina vetenskaper, Kristineberg inventering har gjorts av miljöenheten. Dekanus beslutade 2011-03-22 att miljösamordnaren ska sammanställa statistik över energianvändningen vid SLC, Kristineberg, och presentera resultatet för ledningen i maj 2011. Cykeluthyrningen i Göteborg, Styr och Ställ, placerar med all sannolikhet en eller flera stationer vid Medicinareberget efter miljörådets förslag. Miljöenheten arbetar med att få Styr och Ställ kopplat till GU-kortet. Eventuella behov av en ledningens genomgång av miljöledningssystemet i september diskuterades: resultat interna revisioner, lagefterlevnad, halvårsuppföljning av miljömålsarbetet, uppföljning av specifika projekt. Dekanus beslutade 2011-03-22 att det inte behövs möte för ledningens genomgång i september. Möjlighet till distanskonferenser finns nu vid fakultetskansliet och Lovéncentret (Tjärnö och Miljösamordnaren medverkar i en universitetsgemensam projektgrupp för införskaffande av incident- och avvikelsehanteringssystem gemensamt för miljö-, arbetsmiljö och säkerhet. Regler för hantering av GMO-avfall har utarbetats vid Botanhuset. Resultat av lagefterlevnadskontrollen meddelades ledningen i maj 2011-05-24. Utrustning har installerats, men det finns oklarheter i leverans av mätdata. Ej åtgärdat eftersom detta sammanföll med att Akademiska Hus gjorde en total energiöversyn vid Kristineberg. Miljöenheten vid GU fortsätter driva frågan. genomförs årligen i april/maj. Detta möte i september p g a byte av fakultetsledning. 2 (4)
4 forts. Kristineberg) samt i Botanhuset. Förslag 2011-03-22 att även Kulturvårds enhet i Mariestad skaffar konferensanläggning diskuterades. Diskuterades att utge priser för bästa masteruppsats och bästa avhandling inom området miljö- och hållbar utveckling. Fakultetens miljösamordnare bör följa upp hur anskaffandet av konferensanläggning fortskrider. t är fortfarande under diskussion. 5 Genomgång av revisionsrapporter och avvikelser från interna och externa revisioner Miljösamordnaren redogör för rapport och avvikelser: avvikelser från extern miljörevision november 2011 är åtgärdade. Avvikelser från intern miljörevision maj 2012 är åtgärdade. Återkommande avvikelser rör förvaring av gifter. Miljösamordnaren arbetar med att informera institutionerna om detta. 6 Efterlevnad av miljölagar och andra miljökrav Checklista med lagefterlevnad 2012-03-19 har tillställts ledningen. En återkommande avvikelse är att många anställda ej känner till att exempelvis miljötaxi är ett miljökrav för statligt anställda. Miljösamordnaren informerar samtliga medarbetare om detta. 7 Status för korrigerande och förebyggande åtgärder Miljösamordnaren rapporterar om: - ett laboratoriemöte vid Sven Lovén centrum 2012-09-21 i syfte att säkra kunskap om hur lab-ansvariga bör introducera studenter/doktorander till lab-arbete. - deltagande i ny universitetsgemensam laboratoriesäkerhetsutbildning med start 2012-09- 26. Denna kan komma att bli obligatorisk för alla som arbetar i laboratorier vid GU. - deltagande i projektgrupp för universitetsgemensamt incident- och avvikelsehanteringssy- 3 (4)
stem - deltagande i referensgrupp för nytt fartyg. 8 I vilken grad miljömål har uppnåtts och handlingsplaner genomförts? Genomgång av miljöredovisning för 2011 gjordes 2012-03-13. Redovisning av miljöledningsarbetet bör redovisas på prefektråder från och med år 2013. 9 Frågor som väckts av externa intressenter Miljösamordnaren meddelar att många frågor ställs om organisation av miljöledningsarbetet utifrån universitetets omorganisation 10 Eventuella behov av ändringar i policy, miljömål, ändrade förutsättningar och åtaganden om ständig förbättring samt övriga delar av miljöledningssystemet Miljörådet har meddelat att de vill fortsätta med fakultetsegna mål och institutionsspecifika handlingsplaner fr. o. m 2013. Dessa planer bör införlivas i institutionernas verksamhetsplaner. Organisation av miljöledningssystemet vid behov av ändringar i miljöhandboken? Rutin för Roller, ansvar och befogenheter bör ses över då arbetsordning förändrats. Antecknas Miljösamordnaren uppdras att presentera förslag till revidering av Rutin för roller, ansvar och befogenheter för ledning och prefektråd, varefter dekanus fastställer det reviderade förslaget. 11 Resurser för miljöledningsarbetet i stort Det är oförändrat behov av resurser. Dekanus uppdrar åt miljösamordnaren att under hösten klargöra behovet av miljösamordnare på institution för 4 (4)
prefekterna vid ett prefektrådsmöte. 12 Resurser för specifika satsningar Inga specifika satsningar planeras. 13 Mötets avslutande Dekanus avslutar mötet. Vid protokollet Ordförande Justeras Henrik Tallgren Elisabet Ahlberg Ann-Christin Thor 5 (4)