Nulägesanalys 2015 Förvaltning/Bolag
Innehållsförteckning Beskrivning av verksamheten... 5 Verksamhetsidé/Uppdrag... 5 Dem som organisationen är till för och deras behov och förväntningar... 5 Konkurrenssituation... 5 Verksamhetens processtruktur... 6 Organisations- och ledningsstruktur... 6 Medarbetare... 6 Leverantörer och samarbetspartners... 7 Anläggningar och deras ändamål... 7 Strategiska drivkrafter... 8 Vision... 8 Förhållningssätt... 8 Viktiga framgångsfaktorer... 9 Styrande dokument... 10 KF:s budget alternativt Nämndens budget/styrelsens affärsplan... 10 Nämndens/styrelsens inriktningsdokument... 10 Reglemente/Ägardirektiv... 10 Mål och uppdrag från ovanliggande chefsnivå... 10 Övriga styrdokument och riktlinjer... 11 Föregående års slutsatser... 12 SWOT- analys... 13 Sammanställning av SWOT-analysen... 14 Prioritering av utvecklingsfrågor... 15 Nulägesanalys 2015 2(15)
VARFÖR gör vi en nulägesanalys När vi tillsammans funderar över frågeställningarna i nulägesanalysen skapar vi en gemensam bild av vår verksamhet tydliggör vi hur vår organisation fungerar och vad vi behöver bli bättre på får vi en viktig faktabaserad utgångspunkt för att kunna styra och skapa en systematisk verksamhetsutveckling får vi hjälp att prioritera vilka utvecklingsfrågor vi ska ta med i förslag till budget respektive verksamhetsplaneringen både på kort och lång sikt Utvecklingsfrågor kan delas in i tre tidshorisonter. Dels de frågor vi behöver hantera omgående, de frågor som vi lägger in i nästa års verksamhetsplan och dels de frågor vi lägger in i en mer långsiktig plan. Genom att integrera jämlikhetsperspektivet i nulägesanalysen och föra in det i verksamhetsplaneringen finns goda förutsättningar att leva upp till kraven på likvärdig service. Kravet på likabehandlingsplaner på samtliga enheter kan därmed anses vara uppfyllt. VAD innehåller nulägesanalysen Nulägesanalysen svarar på frågorna: Vilka är vi? Vad styrs vi av? Vad drivs vi av? Vad behöver vi förbättra och när? Nulägesanalysen består av sex delar. För varje rubrik finns frågor om vad som finns och fungerar samt vad som behöver utvecklas och när. 1. En del som beskriver vår verksamhet, vad den ska åstadkomma och för vem samt andra viktiga förutsättningar. 2. En del om viktiga drivkrafter som stimulerar och utmanar oss i vårt arbete. 3. Ett avsnitt där vi gör en genomgång av våra styrande dokument. 4. En granskning av föregående års resultat och slutsatser. 5. En SWOT analys där vi sammanställer de slutsatser som vi kommit fram till om vad vi är bra på och vad vi behöver förbättra inom vår egen verksamhet samt vad vi behöver beakta i vår omvärld. 6. Slutligen ett avsnitt där prioriterar vad vi ska lägga extra tid och resurser på i nästkommande års budget/verksamhetsplan och vad vi bör genomföra omgående samt vad vi ska planera för på längre sikt. HUR gör vi nulägesanalysen På förvaltnings-/bolagsledningsnivå bör nulägesanalysen kompletteras med en omvärldsanalys. Frågorna i nulägesanalysen besvaras utifrån hur det ser ut i nuläget. Det finns många underlag som kan användas till exempel tillbudsrapportering, revisionsrapporter, tillsynsrapporter, inspektioner, synpunktssammanställningar, internkontrollen, enkätresultat, kompetensförsörjningsplaner med mera. För nästan varje rubrik finns frågeställningar som hjälper till att se om det finns behov av förbättring och utveckling och när. Vi kan välja när det är lämpligt att lägga in förbättringsarbetet. Antingen placerar vi arbetet i nästkommande års verksamhetsplan eller så tar vi oss an frågan omgående eller lägger den i en långsiktig plan. Vi väljer själva i vilken ordning vi gör vår beskrivning. Det finns en koppling mellan de övriga rubrikerna som kan underlätta vår analys om de hanteras enligt rekommenderad arbetsgång nedan. Rekommenderad arbetsgång: Inled med att klargöra förra årets resultat och slutsatser. Granska vad som står i styrdokumenten som ett underlag för arbetet med verksamhetsidén. Nulägesanalys 2015 3(15)
Fortsätt med verksamhetsidén och därefter dem vi är till för och deras behov och förväntningar. Därefter tar vi fram en vision eller förhåller oss till en befintlig. Sedan identifierar vi framgångsfaktorerna och använder dem tillsammans med visionen som ledstjärnor i vårt arbete. Efter det kartlägger och beskriver vi våra processer. Därefter reflekterar vi över våra förhållningssätt. Nu kan vi beskriva medarbetarna och deras kompetens. Sedan kan vi fortsätta i valfri ordning med att beskriva konkurrenssituationen, organisation och ledningsstruktur, leverantörer och samarbetspartner samt anläggningar och deras ändamål. När alla frågor som är relevanta för oss är besvarade sammanställer vi våra slutsatser i en SWOT analys. Till slut prioriterar vi våra viktigaste utvecklingsbehov och sorterar dem i tidsordning. De som genomförs snarast, de som förläggs till nästa års budget/verksamhetsplan och de som bör genomföras på längre sikt. Har man en gång gjort nulägesanalysen är grunden klar och förändras inte så mycket utan nästkommande års nulägesanalys blir en uppdatering/revidering utifrån det aktuella läget. Nulägesanalys 2015 4(15)
Beskrivning av verksamheten Verksamhetsidé/Uppdrag Gör: Beskriv kortfattat vad verksamheten gör, vilka tjänster som erbjuds, varför den finns till och för vilka den finns till, utifrån styrdokument och uppdragshandling. Ange också om verksamheten har en särskild profil eller inriktning. Stöd: Ta hjälp av vad som står i styrdokumenten. Fundera över! Har vi en väl känd, accepterad och dokumenterad verksamhetsidé? Är den enkel och lätt att kommunicera, utgår den från nyttan för dem vi är till för och de behov verksamheten ska tillgodose? Underlättar en gemensam verksamhetsidé styrningen? Är vi nöjda med vår verksamhetsidé? Behöver den utvecklas och tas med till nästa års verksamhetsplan eller ska vi förbättra omgående? Ta med slutsatserna till SWOTen. Dem som organisationen är till för och deras behov och förväntningar Gör: Kartlägg och beskriv vilka verksamheten finns till för. Dela in dem ni är till för i målgrupper/kategorier. Specificera vilka behov och rättigheter respektive grupp har. Syftet är att fånga de olika behov och rättigheter som verksamheten ska tillgodose, så att alla som tar del av tjänsten är nöjda. Synliggör eventuella grupper som inte nyttjar verksamheten på ett likvärdigt sätt idag. Stöd: Ta hjälp av verksamhetsidén/uppdraget och av vad som står i styrdokumenten och det stödmaterial för jämlikhetsintegrering som finns i Rappet. Fundera över! Är vi nöjda med vår kartläggning? Har vi en tydlig indelning så att vi kan tillgodose de olika behoven hos dem vi är till för utifrån ett jämställdhets- och jämlikhetsperspektiv?* Ska arbetet tas med till nästa års verksamhetsplan eller ska vi förbättra omgående? Ta med slutsatserna till SWOTen. Konkurrenssituation Gör: Beskriv hur konkurrenssituationen ser ut. Finns det verksamheter i vår omgivning, offentliga eller privata som påverkar oss. Fundera över! Har vi gjort klart för oss vilken eventuell konkurrens som finns? Har vi en plan för hur vi ska hantera den? Behöver vi ta fram en plan genast eller ska den tas med till nästa års verksamhetsplan eller ska frågan avvakta? Ta med slutsatserna till SWOTen. Nulägesanalys 2015 5(15)
Verksamhetens processtruktur Gör: Redogör för verksamhetens huvudprocesser med tillhörande stödprocesser med en övergripande processkarta. Huvudprocesserna ska utgå från grunduppdraget att tillgodose målgruppens behov och rättigheter. Beskriv de olika processerna och vem de är till för. Syftet är att alla inom verksamheten ha en enad bild och förståelse av uppdraget. Stöd: Ta hjälp av beskrivningen av verksamhetsidén/uppdraget, texten om dem vi är till för och deras behov och förväntningar samt av styrdokumenten. Fundera över! Förtydligar processbeskrivningen vårt uppdrag? Ska processarbetet tas med till nästa års verksamhetsplan eller ska vi börja omgående? Ska vi eventuellt lägga en plan på flera års sikt? Ta med slutsatserna till SWOTen. Organisations- och ledningsstruktur Gör: Beskriv er organisation med ett organisationsschema. Syftet är att alla inom verksamheten ska förstå hur verksamheten är organiserad. Medarbetare Gör: Beskriv medarbetarna i antal, utbildning, yrkeskategorier, fördelat på kön, ålder, etnicitet, språkkunskaper och andra relevanta fakta bland annat med hjälp av personalnyckeltal. Exempel på personalnyckeltal är antal tillsvidareanställda och visstidsanställda medarbetare, sjukfrånvaro, resultatet från medarbetarenkät. Utöver personalnyckeltal är det relevant att se vilka kompetenskritiska områden som identifierats i de kommunövergripande kompetensförsörjningsplanerna. Syftet är att synliggöra och analysera medarbetares förutsättningar att göra ett bra jobb. Målet är att medarbetarna på bästa sätt ska kunna möta behoven hos dem de är till för. Stöd: Ta hjälp av verksamhetsidén och beskrivningen om dem vi är till för och deras behov och förväntningar, våra processer, visionen, framgångsfaktorerna och förhållningssätten. Använd de kommunövergripande kompetensförsörjningsplanerna och ta hjälp av nulägesbeskrivning med HR-perspektiv och stöddokument personalnyckeltal i kompetensförsörjningsprocessen. Fundera över! Har vi en bra överblick över våra medarbetares förutsättningar att göra ett bra jobb. Exempelvis, är medarbetarna engagerade, vet de sitt uppdrag, har de en god arbetsmiljö och goda arbetsvillkor. Har vi beaktat jämställdhets- och jämlikhetsperspektivet* i sammansättningen av arbetsgruppen? Har vi rätt kompetens för att klara jämlikt bemötande, kommunikation och myndighetsutövning? Behöver vår beskrivning utvecklas och tas med till nästa års verksamhetsplan, ska vi förbättra omgående eller göra en plan på flera års sikt? Ta med slutsatserna till SWOTen. Nulägesanalys 2015 6(15)
Leverantörer och samarbetspartners Gör: Redogör för vilka som är verksamhetens viktigaste leverantörer och samarbetsparters. Syftet är att tydliggöra om vi har ett gott samarbete som gagnar vår verksamhet och dem vi är till för. Fundera över! Har vi en klar bild över våra leverantörer och samarbetspartner? Fungerar samarbetet för allas bästa? Bidrar leverantörer och samarbetspartners till eller motverkar de att vi levererar jämställd och jämlik verksamhet/service* till dem vi är till för? Behöver detta utvecklas och tas med till nästa års verksamhets-/utvecklingsplan, ska vi förbättra omgående eller göra en plan på flera års sikt? Ta med slutsatserna till SWOTen Anläggningar och deras ändamål Gör: Beskriv verksamhetens viktigaste anläggningar, deras ändamål samt om de är tillgänglighetsanpassade. Syftet är att få en gemensam bild över lokalerna och dess användningsområden och om det finns potential för förbättringar. Fundera över! Behöver lokalerna förbättras? Behöver vi se över hur vi använder våra lokaler/anläggningar så att de bättre främjar vår verksamhet, våra medarbetare och dem de är till för. Hindrar lokalerna och placeringen styrnigen av verksamheten? Är våra lokaler och faciliteter inkluderande eller exkluderande utifrån ett jämställdhets- jämlikhetsperspektiv?* Ska frågan tas med till nästkommande års budget/verksamhetsplan, ska vi förbättra omgående eller göra en plan på flera års sikt? Ta med slutsatserna till SWOTen Nulägesanalys 2015 7(15)
Strategiska drivkrafter Vision Gör: Beskriv den vision som vi ska sträva mot. Om det finns en övergripande vision för förvaltningen/bolaget så ska denna beskrivas. Eventuellt kan visionen anpassas till den egna verksamheten. Syftet är att visionen ska utgöra en utmaning genom att skapa drivkraft, engagemang och vilja hos alla att sträva framåt. Stöd: Ta hjälp av verksamhetsidén, styrdokumenten och dem vi är till för och deras behov och förväntningar samt framgångsfaktorer. Fundera över! Är visionen känd och accepterad av alla inom organisationen? Håller vi visionen levande? Främjar visionen en jämställd och jämlik service?* Är vi nöjda med vår vision? Behöver den utvecklas och tas med till nästa års verksamhets- /utvecklingsplan eller ska vi arbeta med den omgående? Ta med slutsatserna till SWOTen. Förhållningssätt Vi har fyra förhållningssätt som gäller alla medarbetare i Göteborgs Stads förvaltningar och bolag och som är en utfästelse gentemot dem vi är till för: Vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för Vi har ett demokratiskt samhällsuppdrag reglerat i lag. Vi sätter göteborgarnas behov och rättigheter i centrum. Likabehandlingsprincipen ska gälla oavsett göteborgarens bakgrund eller stadsdel. Vi bryr oss Vi sätter oss in i göteborgarens livssituation, engagerar oss i göteborgaren och i vårt uppdrag. Vi är aktiva och tar ansvar för det vi gör. Vi informerar internt och framförallt externt till göteborgaren. Vi arbetar tillsammans Människan har sammansatta behov och rättigheter vilket kräver helhetssyn men också att vi samarbetar med andra aktörer för att på bästa sätt svara mot göteborgarens alla behov och rättigheter. Det ska också vara självklart att dem vi är till för är med, påverkar och samskapar. Vi tänker nytt Samhället och människorna förändras. Våra etablerade lösningar räcker inte alltid till. Därför är utveckling en ständig närvarande fråga i verksamheten. Vi ska hitta nya lösningar inom ramen för de resurser och de uppdrag vi har. Nytänkande är inte att göra saker svårare men kräver öppenhet och utrymme för olikheter. Gör: Beskriv hur stadens fyra förhållningssätt tolkas och blir verklighet i vår verksamhet. Fundera över! Har vi tolkat och omsatt stadens förhållningssätt till vårt uppdrag och vår verklighet både i beteende och i arbetssätt? Är vi nöjda med vår tolkning? Är förhållningssätten en självklar del för alla i vårt vardagsarbete? Påverkar förhållningssätten vår styrning? Arbetar vi för att säkra en jämställd och jämlik service till dem vi är till för? Behöver förhållningssätten utvecklas och tas med till nästa års verksamhets-/utvecklingsplan eller ska vi arbeta med dem omgående? Ta med slutsatserna till SWOTen. Nulägesanalys 2015 8(15)
Viktiga framgångsfaktorer Gör: Lista framgångsfaktorerna och fördela dem i perspektiv i tabellen nedan. Syftet är att säkra att vi får med alla delar av vår verksamhet. Ta även faktorer som leder till en jämställd och jämlik service.* I styrningen är det framgångsrikt att fokusera på det som driver verksamheten åt rätt håll och inte enbart på brister. Stöd: En framgångsfaktor svarar på frågan: Vad är det egentligen som gör att vi lyckas i vår verksamhet, att vi når målen, vad vi måste vara bra på. Det är framgångsfaktorerna som driver utvecklingen åt rätt håll på ett tydligt och påtagligt sätt. Framgångsfaktorer tar vi fram genom att: Ta reda på vad som står i styrdokumenten Ta reda på vad de vi är till för har för synpunkter, behov och förväntningar Använda vår egen erfarenhet och kompetens Framgångsfaktorerna svarar på: Vad som är viktigt för att de vi är till för är nöjda Vad som är viktigt för att medarbetarna ska kunna tillgodose behoven hos dem vi är till för Vad som är viktigt för att processerna ska fungera för att behov och rättigheter hos de vi är till för tillgodoses Vad som är viktigt för att vi ska använda våra resurser på ett effektivt sätt och med största nytta för dem vi är till för Fundera över! Beskriver framgångsfaktorerna vad som gör verksamheten framgångsrik? Beskriver de vad som är viktigt att ha koll på och styra efter? Ska arbetet med framgångsfaktorer tas med till nästa års verksamhetsplan eller ska vi börja omgående? Ta med slutsatserna till SWOTen. Använd även framgångsfaktorerna som underlag för SWOTen. De vi är till för Medarbetare Ekonomi Processer Nulägesanalys 2015 9(15)
Styrande dokument KF:s budget alternativt Nämndens budget/styrelsens affärsplan Beskriv vad i budgeten/affärsplanen som organisationen särskilt ska beakta. Nämndens/styrelsens inriktningsdokument Avser förvaltnings- och bolagsledningsnivån Gör: Beskriv vilka mål och inriktningar som nämnden/bolagsstyrelsen har prioriterat att förvaltningen/bolaget ska fokusera på i sitt förslag till budget/affärsplan för nästkommande år. Stöd: Vi som arbetar i Rappet lägger in eller hämtar nämndens mål och uppdrag i planeringsvyn Bygg Plan. Fundera över! Har vi inkluderat jämställdhets- jämlikhetsperspektivet* i förslag till budget/affärsplan? Ta med slutsatserna till SWOTen. *Jämställdhets- jämlikhetsperspektivet: kön, etnicitet, sexuell läggning, religion och annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck och ålder samt andra faktorer såsom socioekonomisk bakgrund. Reglemente/Ägardirektiv Avser i första hand förvaltnings- och bolagsledningsnivån Gör: Identifiera de frågor/områden som är viktiga att beakta för utveckling och planering inför nästkommande år. Beskriv vad i reglemente/ägardirektiv som påverkar den egna verksamhetens grunduppdrag (kärnverksamhet). Fundera över! Har vi inkluderat jämställdhets- och jämlikhetsperspektivet*. Ta med slutsatserna till SWOTen. *Jämställdhets- jämlikhetsperspektivet: kön, etnicitet, sexuell läggning, religion och annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck och ålder samt andra faktorer såsom socioekonomisk bakgrund. Mål och uppdrag från ovanliggande chefsnivå Avser verksamhetens ledningsnivåer Gör: Beskriv vilka mål och uppdrag vi fått från ovanliggande chefsnivå att styra och planera för inför nästkommande år. Stöd: Vi som arbetar i Rappet kan hämta vilka mål, strategier och uppdrag som avses i planeringsvyn Bygg Plan. Fundera över! Har vi inkluderat jämställdhets- jämlikhetsperspektivet?* Ta med slutsatserna till SWOTen *Jämställdhets- jämlikhetsperspektivet: kön, etnicitet, sexuell läggning, religion och annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck och ålder samt andra Nulägesanalys 2015 10(15)
faktorer såsom socioekonomisk bakgrund. Övriga styrdokument och riktlinjer Gör: Ange vilka andra styrande dokument av vikt som finns för planeringen. Det kan vara både nationella och lokala styrande dokument. Identifiera de frågor som är viktiga för styrning och planering av verksamhetsutvecklingen både på kort och på lång sikt. Stöd: Med övriga styrdokument avses de dokument som har en direkt koppling till verksamhetens grunduppdrag såsom lagar, förordningar, nationella jämställdhetspolitiska mål, diskrimineringslagen, kommungemensamma planer och riktlinjer samt förvaltningens/bolagets egna styrande dokument. Fundera över! Hur förhåller vi oss till och använder vi våra styrdokument? Har vi inkluderat jämställdhets- jämlikhetsperspektivet?* Ta med slutsatserna till SWOTen *Jämställdhets- jämlikhetsperspektivet: kön, etnicitet, sexuell läggning, religion och annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck och ålder samt andra faktorer såsom socioekonomisk bakgrund. Nulägesanalys 2015 11(15)
Föregående års slutsatser Gör: Sammanfatta föregående års resultat och slutsatser från uppföljning av den egna verksamhetens uppdrag. Sammanställ och analysera det som framkommit om er verksamhet i tillbudsrapportering, revisionsrapporter, tillsynsrapporter, inspektioner, synpunktssammanställningar, internkontrollen, enkäter etc. Fundera över! Har vi använt oss av alla uppföljningar, utvärderingar och resultat för att få en samlad bild över föregående års resultat? Har vi gjort en samlad analys av dessa och har vi dragit slutsatser av den samlade analysen? Visar föregående års resultat och analys att vi har säkerställt en jämställd och jämlik service?* Ta med slutsatserna till SWOTen. *Jämställdhets- jämlikhetsperspektivet: kön, etnicitet, sexuell läggning, religion och annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck och ålder samt andra faktorer såsom socioekonomisk bakgrund. Nulägesanalys 2015 12(15)
SWOT- analys Gör: Sammanställ verksamhetens interna styrkor och svagheter samt externa faktorer som kan skapa möjligheter eller utgöra hot med utgångspunkt bland annat från den information som tagits fram i övriga avsnitt. Med interna faktorer menas det som vi kan påverka inom förvaltningen/verksamheten. Externa faktorer är omständigheter som vi behöver beakta i vår planering men vi äger dem inte själva. Analysen görs i varje perspektiv men fokus bör ligga på kundperspektivet. Analysen ligger till grund för prioritering av de utvecklingsfrågor som vi behöver arbeta vidare med och beakta i budget/verksamhetsplaneringen på kort och lång sikt. Fundera över! Hur ska vi göra för att behålla och förbättra våra styrkor? Hur ska vi göra för att minimera/eliminera våra svagheter? Hur ska vi göra för att ta tillvara våra möjligheter? Hur ska vi göra för att förebygga och neutralisera riskerna/hoten? Vilka frågor ska vi prioritera på lång sikt (flera år), på ett års sikt och på kort sikt i det dagliga arbetet? Är det fler faktorer än vad som framkommit under avsnitten ovan som vi behöver beakta i SWOT analysen? Tänk särskilt på framgångsfaktorerna. Har vi särskilt analyserat hur interna svagheter utifrån jämställdhets- och jämlikhetsperspektivet* och socioekonomisk bakgrund påverkar måluppfyllelsen/kvaliteten? De vi är till för Styrkor Svagheter Hot Möjligheter Verksamhetens processer Styrkor Svagheter Hot Möjligheter Nulägesanalys 2015 13(15)
Medarbetare Styrkor Svagheter Hot Möjligheter Ekonomi Styrkor Svagheter Hot Möjligheter Sammanställning av SWOT-analysen Nulägesanalys 2015 14(15)
Prioritering av utvecklingsfrågor Gör: Sammanställningen från SWOT-analysen utgör underlag för att kunna prioritera vilka frågor och under vilken tidshorisont som frågorna ska omhändertas. Prioritera de frågor där vi behöver Förbättra måluppfyllelse/resultat Lägga extra resurser Lägga extra fokus De prioriterade utvecklingsfrågorna ska omhändertas i nästkommande års budget/verksamhetsplan. Övriga frågor kan antingen genomföras snarast eller på längre sikt. Fundera över! Är antalet prioriterade utvecklingsfrågor rimligt för att kunna uppnå önskvärda resultat? Har vi i vår prioritering beaktat målet om en jämställd och jämlik verksamhet/service?* Till verksamhetsplanering i Rappet: De prioriterade utvecklingsfrågorna läggs in i planeringsvyn Bygg plan i Rappet som verksamhetens mål/utvecklingsfråga och markeras Ja till budget/verksamhetsplan. Utvecklingsfrågor med tydlig koppling till ett mål från ovanliggande nivå kan istället läggas in som en aktivitet för att nå högre måluppfyllelse. Övriga identifierade frågor kan läggas in i Rappet för att följas upp och åtgärdas snarast eller på längre sikt. De markeras då Nej till budget/verksamhetsplan. Nulägesanalys 2015 15(15)