Patientens övergångar Framgångsfaktorer för att identifiera och implementera arbetssätt som ökar patientsäkerheten 1
Samordning vid patientens övergångar en välkänd brist i svensk hälso- och sjukvård Samordnad vård och omsorg är lagstadgat enligt både hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen Trots detta har samordning och samverkan mellan aktörer kring patienten under lång tid utpekats som en allvarlig brist i svensk hälso- och sjukvård De senaste åren har en lång rad utredningar samt forsknings- och myndighetsrapporter visat på problemen med den bristande samordningen Källa: OECD Health Care Quality Review of Sweden 2013, OECD; SOU 2016:2 Effektiv vård; Kommunikationsbrister i vården 2014, IVO Inspektionen för vård och omsorg; Tillståndet och utvecklingen inom hälso- och sjukvård och socialtjänst 2015, Socialstyrelsen; Lumell Associates-analys 6
Det saknas en gemensam definition av både samordning och patientens övergångar Samordning Avsaknaden av en gemensam syn på vad samordning innebär är en av anledningarna till att samordningen de facto brister I denna studie används Vårdanalys definition: Ur patientens perspektiv är vården och omsorgen samordnad när alla aktiviteter aktivt organiseras som en väl fungerande helhet ur hens perspektiv och där hen ges möjlighet att, efter förmåga och preferenser, delta som en aktiv medskapare. Källa: Samordnad vård och omsorg 2016, Vårdanalys Övergångar Beskrivs oftast ur ett system- eller vårdgivarperspektiv Avser en överlämning av det medicinska ansvaret för en patient mellan en vårdenhet, vårdnivå eller huvudman I denna studie utgår vi från patientens perspektiv och de övergångar som patienten upplever sker i vårdkedjan Med denna definition kan patientens övergångar inom hälso- och sjukvården delas in i tre huvudsakliga kategorier: Inom en vårdgivare Mellan vårdgivare Mellan huvudmän 7
Det finns flera viktiga utmaningar vid patientens övergångar Utmaningar Bristande patientmedverkan Bristande informationsöverföring Bristande läkemedelsinformation Finansieringssystem som minskar förutsättningarna för en god övergång Bristande ledarskap och styrning Bristande kunskap om vad samordning innebär Konsekvenser om utmaningarna ej hanteras En försämrad upplevelse för patienten och närstående Sämre medicinsk kvalitet och patientsäkerhetsrisker Ökade kostnader, bla pga att behandlingar eller undersökningar behöver upprepas i onödan Att ett stort ansvar läggs på patienten och dess närstående Källa: Systematiskt patientsäkerhetsarbete - En sammanställning från landstings- och länsledningsbesök 2015, SKL; Samordnad vård och omsorg 2016, Vårdanalys; Öppna jämförelser 2016 - Vård och omsorg om äldre, SKL; Lumell Associates-analys 8
För att möta utmaningarna har ett flertal nationella satsningar genomförts och metoder utvecklats EXEMPEL PÅ SATSNINGAR EXEMPEL PÅ ARBETSSÄTT OCH METODER EXEMPEL PÅ MER SYSTEMÖVERGRIPANDE MODELLER Källa: Utförare kundval hemtjänst 160916 2016, Stockholms stad; Kunskapsguiden.se; Meddelandeblad Nr 9/2012, Socialstyrelsen; Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård 2015, SOU; Ambulant bedömning 2013, Region Halland; Breddinförande av Ambulant Bedömning >18 år i Vårdval Halland 2017, Region Halland; Äldresatsningen: Fyra år med fokus på de mest sjuka äldre 2014, Regeringskansliet; På väg mot en säkrare vård - Patientsäkerhetssatsningen 2011-2014, SKL; PRIO psykisk ohälsa plan för riktade insatser inom området psykisk ohälsa 2012 2016, Regeringskansliet; Statens psykiatrisatsning 2007-2011 slutrapport 2012, Statskontoret; Insatser för att förbättra vården för personer med kroniska sjukdomar m.m. 2017, Regeringskansliet; http://www.visamregionorebro.se/; http://www.narsjukvarden.se/, SIP-kollen; Webbkollen; Socialstyrelsen SOSFS 2012:9 (M) Föreskrifter; Närvården i västra Skaraborg 2013, HCM; Förvaltningsuppdrag 2017, Region Skåne; Utvärderingsrapport Hälsostaden, Region Skåne; SVEA Sammanhållen vård genom enhetliga arbetssätt 2016, HSF 9
Två viktiga orsaker till den långsamma utvecklingen Implementering av arbetssätt i verksamheterna och övergången från små piloter till breddinförande går långsamt Spridning av lokalt framgångsrika exempel till andra verksamheter eller regioner går långsamt Källa: Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård 2015, SOU; Sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre 2015, SKL; Utvärdering av överenskommelsen mellan regeringen och SKL 2015, Statskontoret 12
Sammanfattning av framgångsfaktorer 1 Välj arbetssätt utifrån identifierade behov 5 Främja ett gemensamt ansvarstagande hos alla involverade 2 Synliggör nyttan med förändrade arbetssätt 6 Säkerställ ändamålsenligt stöd till verksamheterna 3 Skapa förutsättningar för kontinuerlig förbättring 7 Följ upp och kommunicera resultat 4 Tydliggör prioriteringar, målsättning och plan 19
1 Välj arbetssätt utifrån identifierade behov VIKTIGA AKTIVITETER Utgå från patienternas behov och lokala förutsättningar vid sökandet efter nya arbetssätt Utnyttja befintliga kanaler för att identifiera relevanta arbetssätt Samla in förbättringsförslag från patienter, närstående och medarbetare Dra lärdomar från dem som tidigare implementerat arbetssättet CITAT FRÅN INTERVJUER Vissa saker blir trendiga och implementeras utan att man har tänkt efter tillräckligt kring hur man kan få arbetssättet att passa hos oss? Det leder till att man antingen inte får någon följsamhet alls, eller så kör man fast och kommer ingen vart. Implementeringsexpert, SKL Var öppen för idéer från patienterna, vad vill de ha? Lyssna även på studenter de har nya, fräscha ögon. Verksamhetschef, utvecklingsenhet 20
2 Synliggör nyttan med förändrade arbetssätt VIKTIGA AKTIVITETER Genomför en behovsanalys för den utmaning som arbetssättet ska möta Beskriv nyttan med det nya arbetssättet utifrån tre perspektiv: patientnytta, ekonomisk nytta och nytta för professionerna Möjliggör för patienten att efterfråga arbetssättet av sin vårdgivare CITAT FRÅN INTERVJUER De som gör jobbet måste se behovet. Varför ändra sitt arbetssätt om man inte vet varför man bör göra det? Implementeringsexpert, svensk myndighet Man kan inte bara belysa patientnyttan, utan måste även ta upp professionsnyttan och det ekonomiska caset. Implementeringsexpert, SKL 21
3 Skapa förutsättningar för kontinuerlig förbättring VIKTIGA AKTIVITETER Säkerställ organisatoriska förutsättningar för ett kontinuerligt förbättringsarbete Utbilda och följ upp chefer och medarbetare i förändringsledning och förbättringskunskap CITAT FRÅN INTERVJUER Det spelar ingen roll hur bra arbetssättet är om inte förändringsberedskapen är tillräckligt utvecklad. Verksamhetsutvecklare Främja en kultur av kontinuerlig förbättring Ledarna behöver skapa en trygghet i förändringen nu jobbar vi så här, men mycket kommer att förändras. Vara trygg genom tydlighet. Enhetschef, mellanstor kommun 22
4 Tydliggör prioriteringar, målsättning och plan VIKTIGA AKTIVITETER Kommunicera gemensamma prioriteringar och målsättningar Skapa en tydlig och realistisk tidplan och budget för samtliga faser i implementeringen CITAT FRÅN INTERVJUER Om det inte är tydligt från chefernas sida att förändringen är högt prioriterad, kommer man att arbeta utifrån ett här och nu -fokus istället. Verksamhetschef, stort landsting Man behöver ha en plan för breddinförande på plats redan från början. Sen kan man alltid justera den längs med vägen. Chef kvalitetsutveckling och verksamhetsstöd, stort landsting 23
5 Främja ett gemensamt ansvarstagande hos alla involverade VIKTIGA AKTIVITETER Använd samverkansforum på olika nivåer Anpassa och utveckla arbetssättet lokalt genom att involvera slutanvändare och patienter Inkludera representanter från de olika aktörerna samt patienter i styr- och projektgrupper CITAT FRÅN INTERVJUER Förstå och få respekt för varandras arbete, känna till vad de andra gör och deras uppdrag Det är ofta okunskap kring varandras arbete som försvårar - då skyller man på varann. Verksamhetschef, litet landsting Om inte vi får möjlighet att testa modellen efter våra förutsättningar och i vår verksamhet kommer det bli svårt att implementera den fullt ut. Läkare, stort akutsjukhus 24
6 Säkerställ ändamålsenligt stöd till verksamheterna VIKTIGA AKTIVITETER Utforma metodstöd i lättillgängliga och spridningsbara format Säkerställ att IT-system stödjer implementering av arbetssättet Säkerställ att ekonomiska incitament stödjer implementering av arbetssättet Komplettera den befintliga linjeorganisationen med andra roller för att ge expert- respektive processtöd för samtliga faser i implementeringen CITAT FRÅN INTERVJUER Vi lägger ofta på nya arbetsuppgifter utan att ta bort gamla. Då behövs det ett stöd att hålla i handen för att det inte ska bli övermäktigt någon som håller i trådarna och ser till att man går i rätt riktning och inte fokuserar på fel saker. Verksamhetschef, stort landsting Ur kunskapssynpunkt är det bra om det finns någon till hands som kan svara på frågor och följa upp. Överläkare, universitetssjukhus 25
7 Säkerställ ändamålsenligt stöd till verksamheterna VIKTIGA AKTIVITETER Utforma och förankra uppföljningsindikatorer med verksamheterna CITAT FRÅN INTERVJUER Uppföljningen är A och O - om ingen efterfrågar det du gör kommer ingen att göra det. Forskare, svenskt universitet Samla in data centralt och återkoppla med frekvens, format och innehåll som möjliggör en effektiv resultatdialog Lyft fram goda exempel och fira framgångar Man måste bryta ner resultaten på lokal nivå. Vår kommundel, stadsdel, vårdcentral Verksamhetschef, stort landsting 26
Checklistor har utformats som stöd till verksamheterna Exempel på frågor per framgångsfaktor som du som landstings- eller kommunledning bör ställa dig 1 Strukturerad metodik för att identifiera nya arbetssätt 2 3 4 Kunskap om behov och nytta med förändring Organisation som främjar kontinuerlig förbättring Tydlig prioritering, målsättning och plan Känner vi till vilka lokala förutsättningar som finns för att kunna möta utmaningar kring våra patienters övergångar? Arbetar vi aktivt och kontinuerligt för att identifiera relevanta arbetssätt genom nätverk, media, nyhetsbrev, konferenser mm? Har vi genomfört en behovsanalys för den utmaning arbetssättet ska möta? Har vi etablerat en gemensam bild i organisationen av utmaningen som ska åtgärdas? Har vi kommunicerat nyttan med det nya arbetssättet till organisationen, utifrån patientnytta, ekonomisk nytta och nytta för professionen? 5 6 Samverkan och delaktighet hos alla involverade Stöttar vi befintliga samverkansforum med finansiella eller personella resurser? Deltar representanter från de olika aktörerna och patienter i styr- och projektgrupper? Expert- och Exempel på frågor per processtöd framgångsfaktor till som du verksamheterna som verksamhetsledning bör ställa dig Ger vi något centralt expert- och/eller processledningsstöd till verksamheterna? 1 7 5 Har vi etablerat nätverksstrukturer Känner för vi kontinuerligt till vilka utmaningar lärande våra i organisationen? patienter har vid deras övergångar? Har vi säkerställt att det inte Har finns vi några gett vår ekonomiska personal och incitament våra patienter som motverkar möjlighet att bidra till utformning av Strukturerad Har vi kommunicerat tydligt Känner till organisationen vi till våra lokala att ständiga förutsättningar förbättringar att är kunna en möta utmaningar System som kring implementering Samverkan och och användning arbetssättet? metodik för att av arbetssättet? hög prioritet? våra patienters övergångar? stödjer Har delaktighet vi säkerställt hos att IT-system Använder stödjer vi implementering existerande forum och användning för att skapa av samverkan och delaktighet hos alla identifiera nya Arbetar vi aktivt och kontinuerligt för att identifiera relevanta implementering arbetssätt genom arbetssättet? alla involverade involverade? Utbildar arbetssätt och följer vi upp chefer och medarbetare i förändringsledning och nätverk, media, nyhetsbrev, konferenser mm? Deltar vi i någon av utvecklingsarbetets projekt- eller styrgrupper? förbättringskunskap? Har vi dragit lärdomar från dem som tidigare implementerat arbetssättet? Har vi skapat förutsättningar för en kultur som tillåter att personalen misslyckas Exempel på frågor per framgångsfaktor som du i sitt förändringsarbete? 2 6 Har vi en gemensam bild av utmaningen som ska åtgärdas? Säkerställer vi att kan ta emot centralt expert- och processtöd under de olika Kunskap om Ser vi som att det finns en nytta medarbetare för våra patienter, vår ekonomi och/eller våra 8 bör Expertställa och faserna digav implementeringen? Har behov vi tydligt och kommunicerat nytta medarbetare gemensamma med prioriteringar, det nya arbetssättet? riktningen och Har processtöd uppföljningsindikatorer till tagits fram, och är dessa väl förankrade med målsättningen? med förändring Har vi 1 möjliggjort för patienten att efterfråga arbetssättet av Uppföljning oss? och verksamheterna? 5 Känner jag till vilka behov av Har vi tagit fram och kommunicerat en tydlig och realistisk tidplan och budget kommunikation nya arbetssätt av mina patienter Möjliggör har? uppföljningen en effektiv resultatdialog med verksamheterna? Deltar jag i arbetet med att anpassa och utveckla arbetssättet lokalt? Strukturerad Känner jag till vilka lokala förutsättningar för samtliga faser i implementeringen? resultat som finns för Lyfter att kunna vi fram möta goda exempel och bra Samverkan resultat av och implementeringen? Deltar jag aktivt i olika forum för samverkan och dialog kring implementeringen? metodik för att utmaningar kring mina patienters övergångar? delaktighet hos identifiera nya 3 Arbetar jag och mina kollegor aktivt och kontinuerligt för 7 att identifiera relevanta alla involverade arbetssätt Organisation som Deltar vi i nätverk för lärande och arbetssätt samverkan genom med nätverk, andra verksamheter? media, nyhetsbrev, konferenser mm? Har vi säkerställt att IT-system stödjer implementering och användning av Skapar vi förutsättningar för en kultur av ständig förbättring som även tillåter System som främjar arbetssättet? misslyckanden på vår arbetsplats? stödjer 6 kontinuerlig ARBETSMATERIAL Använder vi det metodstöd som Tar finns jag tillgängligt? emot 45 externt expert- och processtöd på ett bra sätt? Utbildar och följer vi upp medarbetare i förändringsledning och implementering förbättring Har vi Expert- tagit fram och ytterligare metodstöd om det behövs? förbättringskunskap? processtöd till 2 Förstår jag varför det är viktigt att implementera det nya arbetssättet? verksamheterna Kunskap om Kommer mina patienter att få det bättre med det nya arbetssättet? 4 Kommunicerar behov och vi nytta den gemensamma prioriteringen, riktningen och 8 Har vi förankrat uppföljningsindikatorerna med organisationen? Tydlig prioritering, målsättningen med förändring tydligt? Uppföljning och Använder vi både egen och centralt tillgänglig statistik för en konstruktiv målsättning och Har vi en tydlig och realistisk tidplan och budget för samtliga faser i 7 kommunikation av resultatdialog både i vår verksamhet Har jag och gjort med min den röst högre hörd ledningen? angående min syn på hur nuvarande IT-stöd skulle plan implementeringen? resultat Lyfter System vi fram goda som exempel och kunna bra resultat utvecklas i vår för verksamhet? att stödja arbetssättet? stödjer Använder jag mig av ev. nya funktioner i IT-systemen kopplat till det nya 3 Tänker jag aktivt på potentiella förbättringar i mitt dagliga arbete? implementering arbetssättet? Organisation som Använder jag mig av de kanaler som finns för att sprida mina idéer och lära mig Vet jag var jag hittar metodstöd någonstans, och hur jag använder det? främjar mer kring utmaningar och potentiella förbättringar? kontinuerlig 46 förbättring 4 Tydlig prioritering, målsättning och plan Förstår jag den gemensamma prioriteringen, riktningen och målsättningen? 8 Uppföljning och kommunikation av resultat Förstår jag hur de utvalda uppföljningsindikatorerna är tänkta att visa på resultatet av implementeringen? Har jag gjort min röst hörd angående hur jag tycker att resultatet av implementeringen bör följas upp? 47 Checklistor med frågor är framtagna för att ytterligare konkretisera hur landstings- och kommunledning, verksamhetsledning respektive medarbetare bör arbeta med framgångsfaktorerna Frågorna är lämpliga att gå igenom både inför, under och efter implementering Observera att frågorna, precis som framgångsfaktorerna, inte gör anspråk på att vara heltäckande 28
29