Kallelse Föredragningslista Hållbarhetsberedning 1(1) 2017-05-30 Sammanträde Håll barhets beredning Plats och tid Stadshuset, Kompassen kl. 13:00 torsdagen den 08 juni 2017 Ordförande sekreterare Gunilla Magnusson Annica Åberg Föredragningslista Föredragande l. Upprop samt val av justerande Dnr KS 275075 2. Information från förprövningsgruppen Dnr KS 278277 3. Lägesrapport fordonsgruppen Dnr KS 283893 4. Information om strandstädning Dnr KS 285818 5. Avveckling av EMAS och övergång tiiiiso 14001 6. Lägesrapport över arbetet med ny översiktsplan Dnr KS 284364 7. Utmaningar för ett hållbart Västra Götaland -förslag till regionalt åtgärdsprogram för miljömålen 2017-2020 Dnr KS 2017/00236 Hans Johansson, kl. 13 :00-13:30 Jörgen Storm, kl. 13 :30-14:00 Sofia Ström, kl. 14:00-14:30 Birgitte Johansson, kl. 14:45-15 :15 Cecilia Trolin, kl. 15 :15-15 :25 Birgitte Johansson, kl. 15:25-15:40 8. Länsstyrelsens remiss av regional handlingsplan för klimatanpassning i Birgitte Johansson, Västra Götalands län 2018-2020 kl. 15 :40-15:55 Dnr KS 2017/00307 9. Meddelanden och rapporter Dnr KS 279429 15:55-16:00 Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.
1(5) Handläggare Miljöstrateg Birgitte Johansson Telefon 0522-69 73 58 birgitte.johansson@uddevalla.se Avveckla EMAS och övergå tiiiiso 14001 Sammanfattning Uddevalla kommun blev 2004 Sveriges första EMAS-registrerade kommun. EMAS är ett miljöledningssystem som har utvecklats av EU och är baserat på ISO 1400 l. IS014001 är en internationellt accepterad standard och är den mest använda i världen. Den utgör grunden i ett miljöledningssystem. Den viktigaste skillnaden mellan ISO 1400 l och EMAS, är EMAS krav på offentlig miljöredovisning, uppföljning av miljöprestanda med specifika nyckeltal Skälet till att kommunen valde EMAS är kravet på en offentlig miljöredovisning, som granskas och godkänns av en extern konsult. Det ger en öppenhet och trovärdighet för miljöarbetet Uddevalla kommun har genom certifieringen av EMAS blivit förebild för andra kommuner i Sverige. Ä ven internationellt har kommunen blivit känd som en EMAS kommun. En fråga som har dykt upp under den senaste tiden är om kommunen ska avveckla EMAS och gå över till enbart IS01400lcertifiering. Skälet till detta är bland annat kommunens utveckling inom hållbarhetsarbetet och samverkan och samordning med kommunala bolag, stiftelse med bland annat önskan om en gemensam hållbarhetsredovisning. EMAS- kraven för hur en miljöredovisning ska utformas, är reglerat och gör det svårt att inkludera annat än kommunens egen verksamhet inom miljö. En helt ny ISO 14001, kom 2015, som stödjer en mer strategisk och processinriktat arbetsätt och har fokus på hållbar utveckling. För att behålla EMAS måste kommunen implementera den nya IS014001:2015 senaste september 2018, eftersom IS014001 är basen i EMAS. För att möta kommunens utveckling inom hållbarhetsarbetet är förslaget att kommunen avvecklar EMAS och övergår till att bli ISO 1400 l certifierad. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen kommunledningskontoret Förslag till beslut Hållbarhetsberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att avveckla EMAS att ISO-certifiera hela kommunens verksamhet
2(5) Ärendebeskrivning Bakgrund till miljöledningssystem 1999 antog riksdagen 15 miljökvalitetsmål och 2005 antogs ett 16:e mål. Miljömålen har antagits för att vi till nästa generation ska ha löst de stora miljöproblemen. Det betyder att alla viktiga åtgärder i Sverige ska vara genomförda till år 2020 (2050 då det gäller klimatmålet). Dessa mål är vägledande för en hållbar samhällsutveckling. I Uddevalla kommun har man sedan 1994 drivit ett aktivt Agenda 21-arbete för en hållbar utveckling bland kommunens medborgare, organisationer, företag och offentlig verksamhet. En utredning genomfördes under 1999 som mynnade ut i beslut (KF 1999/ 332.80) om att införa miljöledningssystem för den kommunala verksamheten. Syftet var att integrera de nationella miljökvalitetsmålen i ordinarie verksamhet utifrån kommunens vision och ambition om ett ekologiskt hållbart samhälle. En grundläggande utbildning i miljökunskap för över 2000 personer genomfördes. Dessutom utbildas ca 200 personer med verksamhetsansvar på olika nivåer för att få en djupare kunskap för miljö och miljöledningssystem, med målsättning att miljö ska vara en integrerad och naturlig del i ordinarie verksamhet samt ingå i verksamhetsutveckling och styrkort Delaktighet och att tillsammans skapar ett hållbart Uddevalla var ledorden. Arbetet gick något långsammare än planerat, men 2004 i december blev Uddevalla Sveriges första EMAS-registrerade kommun. Varför EMAS? Miljöledningssystem är ett verktyg för effektivt organisera och styra miljöarbetet i sin organisation. Det går ut på att skapa ordning och reda i miljöarbetet Miljöledningssystemet säkerställer också, genom krav på ständig förbättring, att organisationens miljöpåverkan stadigt minskar. Miljöledningssystem kan certiiieras enligt ex. ISO 14001 eller EMAS av en ackrediterad och godkänd kontrollant. EMAS är en förkortning av Eco Management and Audit Scheme, som på svenska översätts med EU' s miljöstyrnings-och miljörevisionsordning. EMAS är en frivillig BU-förordning, som har utvecklats av EU och är baserat på ISO 14001, men ställer något högre krav. Den viktigaste skillnaden är krav på offentlig miljöredovisning, uppföljning av miljöprestanda, lagefterlevnad samt anställdas delaktighet. Skälet till att kommunen valde EMAS är kravet på en offentlig miljöredovisning, som granskas och godkänns av en extern konsult. Det ger en öppenhet och trovärdighet för miljöarbetet Resultat Uddevalla kommun har genom certifieringen av EMAS blivit förebild för andra kommuner i Sverige. Även internationellt har kommunen blivit känd som en EMAS kommun. Bland annat har kommunen presenterat sitt arbete på ett EU-möte i samband med certifieringen och besök från bland annat Tyskland och Danmark. Det har också lett till en hög medvetenhet och ansvar för att arbeta med miljömålen och att det har integrerats i kommunens styr- och ledningsmodell Årligen har miljöarbetet granskats
3(5) av en oberoende extern miljörevisor som har godkänt att miljöförbättringar har skett och att kommunen över tid har minskat sin miljöpåverkan. Ändrade förutsättningar i EMAS I december 2016 gjorde EU kommissionen en granskning av hur ackrediterade kontrollanter och Swedac (kontrollmyndigheten i Sverige) tolkade kraven i EMASförordningen. De kom fram till att den tolkning som Sverige har tillämpat inte stämde med EMAS-förordningen grundkrav. Tidigare har revision skett genom stickprov på ett begränsat antal arbetsplatser på varje förvaltning. Enligt EMAS-förordningen ska samtliga fysiska arbetsplatser besökas under en treårsperiod. Detta gäller både intern och extern miljörevision. Det kommer att medför en kraftfull ökad kostnad för kommunen. Det kommer även att innebära en tung arbetsbelastning för kommunens verksamhet att hålla igång intern och extern revision på samtliga arbetsplatser. Miljönyttan för att kontrollera arbetsplatserna på detta sätt, är svårt att bedöma. Erfarenheten är att liknande arbetsplatser oftast arbetar med EMAS på samma sätt, eftersom det styrs av politiska besluten. Naturvårdsverket är Sveriges representant för EMAS i EU och har tagit upp tolkningsfrågan med EU kommissionen för EMAS. Kommissionen håller på att se över an vändarguiden (där denna tolkning ingå) för eventuell ändring inom vissa typer av organisationer och verksamheter. Användarguiden skulle vara klar i början av 2017. Tidsplanen har skjutits fram till i början av hösten 2017. Vid senaste uppgradering EMAS förordningen skärptes kraven i miljöredovisningen. Utvalda kärnindikatorer (nyckeltal) skulle redovisas specifik med bestämd grunddata, som inte stämmer så väl med offentlig verksamhet. Kritik som finns, är att systemets utveckling har anpassats mer till producerande verksamhet. Kraven i miljöredovisning begränsar eller försvårar möjligheten att inkludera kommunala bolagen. Kraven försvårar en hållbarhetsredovisning för kommunen. Många kommuner idag redovisar hållbarhetsarbetet, som inkluderar förutom ekologiska aspekten, även den sociala och ekonomiska. Helt ny 15014001:2015 ISO 1400 l är en internationellt accepterad standard och är den mest använda i världen. Den utgör grunden i ett miljöledningssystem. Första ISO 1400 l kom 1997 revideras 2004. En helt ny utgåva av ISO 14001 kom 2015. I den har både struktur och innehåll ändrats. Det är numera samma grundstruktur som andra ledningssystem har (kvalitet ISO 9001 och arbetsmiljö ISO 45001). Med den nya versionen av ISO 14001 vill man tydligare integrera miljöperspektivet i organisationens strategiska inriktning samt öka fokus på faktiska miljöförbättringar. Förändringar innebär följande; Förutsättningar - Det krävs att organisationen tar reda på vilka interna och externa frågor eller villkor det är som kan påverka möjligheterna för miljöledningssystemet att åstadkomma önskade resultat. Ledarskap- Kraven på högsta ledningen har skärpts betydligt. Nu räcker det inte att den enbart ser till att vissa miljöanknutna aktiviteter görs; det fordras ett direkt
4(5) DnrKS 2017/00356 engagemang i miljöledningssystemet från högsta ledningen, som också blir ansvarig för resultatet och allt kan inte delegeras till andra. Riskbaserat tänkande- Risker och möjligheter kan antingen i positiv eller i negativ riktning påverka miljöledningssystemets förmåga att åstadkomma det önskade resultatet. Organisationen måste kunna visa att den fastställt vilka risker och möjligheter som finns, bedömt dem och vid behov genomfö1i lämpliga åtgärder. Kommunikation och dokumenterad information - Effektiv kommunikation internt och med intressenter är av stor betydelse för ett verkningsfullt miljöledningssystem. Det är helt nödvändigt att den information som lämnas stämmer överens med den som kommer fram inom miljöledningssystemet Förbättrad miljöprestanda - I den nya versionen ISO 1400 l :2015 är man tydligare med att syftet med miljöledningssystemet är att uppnå förbättrad miljöprestanda eller minskad miljöpåverkan om man så vill. Önskad utveckling i kommunen En önskad utveckling är att öka samverkan och samordning med kommunala bolag och stiftelse och se helheten över det miljöarbete som sker. För att detta ska vara möjligt enligt EMAS måste bolag och stiftelse ingå i nuvarande certifierng. Idag är Uddevalla Energi och Uddevallahem ISO 14001 certifierade. Utvecklingen bland kommunerna idag är att ha en övergripande hållbarhetsredovisning Den ambitionen har även Uddevalla kommun att ta fram en hållbarhetsredovisning där bolag och stiftelse ingår. Eftersom EMAS har tydliga redovisningskrav, som granskas och godkänns av externa miljörevisorer, begränsas möjligheterna hur kommunen önskar utforma en sådan övergripande hållbarhetsredovisning. Inom kommunens organisation övergår man mer och mer till ett processorinterat arbetssätt. Främsta uppgiften med processorienterat arbetssätt är att driva förbättringsarbete i ett medborgare/näringslivs perspektiv. Ofta krävs samverkan över organisations gränser. Nya ISO 1400 l: 2015 stödjer den utvecklingen. Nuläget För att behålla EMAS-registeringen måste kommunen innan den 15 september 2018 implementerat den nya ISO 14001:2015, eftersom ISO 14001 utgör grunden i EMAS. Mycket av arbetet har påbörjats, men för att komma vidare behövs konsultstöd för att göra en GAP-analys. GAP-analys innebär en jämförelse av nuläget gentemot de nya krav som finns i ISO 1400 l :2015. Syftet är att få fram en handlingsplan för vad som måste göras. En handlingsplan ger stöd för det fortsatta arbetet med implementering av ISO 1400 l :2015. Val inför framtiden En fråga som har dykt upp under den senaste tiden är om kommunen ska avveckla EMAS och gå över till enbart ISO 1400 l certifiering. Vilka kan konsekvensera bli om kommunen avslutar EMAS? Idag är EMAS ett starkt varumärke för kommunen, trots att väldigt få känner till vad det är. ISO 1400 l certifiering innebär att miljöarbetet fortgår
5(5) som det gör idag, med krav på ledningsansvar för miljöarbetet genom miljömål och miljöförbättringar. Det kan öka fokus på miljömål och miljöaspekter, istället för ledningssystemet. Förenklar också möjligheten att samordna med andra systematiska arbetssätt, såsom exempelvis kvalite, arbetsmiljö och brandskydd. Nästa steg En GAP-analys behöver genomföras i början av hösten 2017 för att få fram en handlingsplan inför övergång till ISO 1400 l :2015. Detta krävs oavsett vilken val som görs, behålla EMAS eller övergå till enbart ISO 1400 l. Om valet blir att avveckla EMAS och övergå till ISO 14001 krävs det ett fullmäktigebeslut Kostnader för en GAP-analys är ca l 00 000 kr samt kostnader för arbetstid och genomföranden av handlingsplanen för samtliga förvaltningar. Om valet blir avveckla EMAS och övergå till ISO 14001 certifiering är kostnaden den samma som tidigare för extern miljörevision och bygger på antalet timmar för revisionen och upphandlingsavtalet Det som är avgörande om kommunen ska behålla EMAS, är EU kommissionens ändringar i användarguiden för EMAS, som fortfarande inte har fastställts. Men för att möta kommunens utveckling inom hållbarhetsarbetet är förslaget att kommunen avecklar EMAS och övergår till att bli ISO 1400 l certifierad. Peter Larsson Kommundirektör Birgitte Johansson Miljöstrateg Expediera till