PROTOKOLL Nr 1/2007 1 (10) Sammanträde Samordningsförbundet HjoTiBorg Tid Plats Närvarande Fullmäktigesalen, Karlsborg kommun Claes Jägevall Tibro kommun ordförande Kjell Sjölund Karlsborgs kommun Catrin Hulmarker Hjo kommun f r om 5 Björn Ohlsson Försäkringskassan Christer Janson Länsarbetsnämnden Agneta Kinnander Länsarbetsnämnden Anitha Welander Västra Götalandsregionen Tomas Rosenlundh Arbetsförmedlingen 1 Sammanträdet öppnas Kommunstyrelsens ordförande i Karlsborgs kommun, Kjell Sjölund, hälsade alla välkomna till dagens konstituerande sammanträde och förklarade sammanträdet för öppnat. 2 Val av ordförande för sammanträdet Claes Jägevall valdes till ordförande för sammanträdet. 3 Val av sekreterare Tomas Rosenlundh valdes till sekreterare för sammanträdet. 4 Val av justerare till dagens protokoll Kjell Sjölund och ordförande för sammanträdet justerar dagens protokoll.
PROTOKOLL Nr 1/2007 2 (10) 5 Genomgång av förbundsordningen för Samordningsförbundet HjoTiBorg Förbundets ändamål och syfte finns beskrivet i förbundsordningens 4 och beskriver att förbundet inom Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner skall svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan försäkringskassa, länsarbetsnämnd, region och kommunerna i syfte att underlätta en effektiv resursanvändning. De samordnade resurserna skall användas för samordnade bedömningar och insatser i syfte att den enskilde skall uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. I 5 stadgas om styrelsens sammansättning. Ordförandeskapet är rullande och styrelsen utser ordförande och vice ordförande för en period om ett år. I 6 återfinns förbundets uppgifter. En första grov kartläggning har gjorts i den förstudie som föregått bildandet av samordningsförbundet och där en grupp särskilt nämns ungdomar som inte kommer in på arbetsmarknaden. Behoven finns men nu krävs en noggrannare probleminventering för att säkerställa vad det är som behöver göras i första skedet. I 10 fastställs hur bl.a. förbundets protokoll skall anslås på den officiella anslagstavlan hos respektive ingående kommun och Västra Götalandsregionen. Protokollen från förbundets sammanträde kommer dessutom att gå ut via e-post till ledamöterna i styrelsen. När det gäller budget och upprättande av beslöt styrelsen att teckna ett avtal med Västra Götalandsregionen, Administrativt Centrum att svara för all ekonomisk hantering åt förbundet. Administrativt Centrum ansvarar vidare för framtagandet av de rapporter och årsredovisning som krävs enligt stadgarna. Ersättningen till ledamöterna enligt 18 fastslår att förbundet skall följa Västra Götalandsregionens arvodesprinciper. För sammanträde under 4 timmar inklusive restid utgår ett arvode på f.n. 547 SEK och för sammanträde utöver 4 timmar utgår en ersättning på f.n. 1 094 SEK.
PROTOKOLL Nr 1/2007 3 (10) Reseersättning till förbundets statliga medlemmar utgår enligt Västra Götalandsregionens arvodesprinciper. Styrelsen beslöt efter föredragningen att anta förbundsstadgarna. 6 Genomgång av särskild turordning ledamöter Samordningsförbundet HjoTiBorg Den kommunala representationen till samordningsförbundet har tidigare antagits av Arbetsmarknadsnämnden HjoTiBorg 2006-12-14. Principen bygger på att kommunerna har en gemensam ordinarie representant med två valda ersättare. Mandatperioden är fördelad mellan de ingående kommunerna där Tibro kommun innehar den ordinarie platsen under 2007, Karlsborg kommun 2008, Hjo kommun 2009 och slutligen Tibro kommun 2010. Revisionen tillgår på det sättet att kommunerna utser en gemensam revisor. Hjo kommun utser revisor för 2007, Karlsborgs kommun ansvarar för 2008 och Tibro kommun ansvarar slutligen för 2009. Styrelsen beslöt att fastställa turordningslista. Bilaga 1 till protokollet. 7 Val av ordförande för en tid av nio månader Claes Jägevall, Tibro kommun, valdes till förbundets ordförande för verksamhetsåret 2007. 8 Val av vice ordförande för en tid av nio månader Christer Janson, Länsarbetsnämnden, valdes till förbundets vice ordförande för verksamhetsåret 2007. 9 Fastställande av redan tidigare valda ersättare till Samordningsförbundet HjoTiBorg Hjo kommun kommer att komplettera det val som är gjort genom att utse en ersättare till Catrin Hulmarker. I övrigt hänvisas till bilaga 2 till detta protokoll.
PROTOKOLL Nr 1/2007 4 (10) Styrelsen beslöt att fastställa listan över de val som tidigare gjorts till samordningsförbundet. Gällande Tibro kommuns valda ledamöter gäller de under förutsättning att Tibro kommuns fullmäktige fastställer kommunstyrelsens förslag. 10 Budget för verksamhetsåret 2007 Förbundets budget för detta första år omsluter 1 350 000 SEK. Under detta första brutna verksamhetsår står Fk och Af för 675 000 SEK, VGR tillskjuter 337 500 SEK, Hjo kommun 114 750 SEK, 34 % av VGR: s insats, Tibro 135 742 SEK, 40,22 % av VGR: s insats och slutligen Karlsborg kommun 86 974 SEK, 25,77 % av VGR: s insats. Under 2008 är förbundets ekonomi beräknat till 1 800 000 SEK men beräkningarna utgår ifrån att statens del utgör ca 5 % av sjukskrivningskostnaderna för kommunerna vilket gör att den exakta budgeten för nästa år ej kan anges. Beslöts att fastställa budgeten med följande beräknade fasta kostnader för verksamheten: - kostnad för inhyrd personal på 179 000 SEK baserat på en 40 % tjänstgöringsgrad. Administrativa kostnader inkluderande lokalhyra för inhyrd personal, datautrustning samt telefonkostnader 22 644 SEK - Sammanträdeskostnader inkluderande arvode och reseersättningar 50 000 SEK - administrativa kostnader i anslutning till hanteringen av förbundets ekonomi 19 800 SEK - Operativ verksamhet ca 1 078 000 SEK Styrelsen beslöt att fastställa budgeten för verksamhetsåret 2007 enligt lagt förslag. 11 Anställning/inhyrning av personal att leda arbetet inom förbundet enligt styrelsens anvisningar Styrelsen beslöt att till tjänsten som ansvarig tjänsteman direktförorda 490430-8956 Tomas Rosenlundh. Tjänstgöringsgrad 40 % av en heltid och tjänsten hyrs in av Arbetsförmedlingen i Skövde och faktureras förbundet kvartalsvis. Anställningstid 2007-04-01 till 2007-12-31 i första hand med möjlighet till årsvis förlängning. Anställningsvillkor och kontraktsskrivning
PROTOKOLL Nr 1/2007 5 (10) kommer att ske vid sammanträde med förbundets arbetsutskott den 23 april 2007. 12 Beslut om lokalisering av verkställande tjänsteman Styrelsen beslöt att lokalisera förbundets tjänsteman till Badhusgatan 29 i Skövde. Förbundets postadress blir därför Box 405, 541 28 Skövde. Besöksadress är Badhusgatan 29. Förbundets verkställande tjänsteman kommer att upprätta hyreskontrakt, datakontrakt samt telefonkontrakt för de tjänster han hyr för att inrätta kontoret på Badhusgatan 29. 13 Val av firmatecknare och attestant för en tid av nio månader Beslöts att ordförande Claes Jägevall och Tomas Rosenlundh i förening är firmatecknare och attestant för en tid av nio månader 14 Lokal beredningsgrupp Utgångspunkten är som tidigare beskrivits i den förstudie som gjorts inför bildandet av samordningsförbundet, att den lokala samrådsgruppen skall utgöra den lokala beredningsgruppen. Intentionen är att vidareutveckla den samverkan som redan finns inom kommunerna. Den gamla basen som finns i de tre kommunerna skall utnyttjas men kompletteras av en medverkan från socialcheferna i de tre kommunerna. I samverkansgruppen skall socialcheferna från socialförvaltningen ingå, från Västra Götalandsregion skall primärvård och öppen psykiatrin vara representerade, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Styrelsen uppdrog åt Tomas Rosenlundh att sammankalla gruppen och starta arbetet med att få fram en fungerande beredningsgrupp till Samordningsförbundet inom LSG.
PROTOKOLL Nr 1/2007 6 (10) 15 Inrättande av ett arbetsutskott Arbetsutskottet inrättades. I arbetsutskottet ingår ordförande, vice ordförande samt verkställande tjänsteman. Första sammanträdesdag för arbetsutskottet fastställdes till den 23 april 2007 klockan 13.00. Platsen blir Badhusgatan 29 i Skövde. 16 Ansökan om organisationsnummer hos SCB Styrelsen uppdrog åt Tomas Rosenlundh att inlämna en ansökan till SCB att registrera ett organisationsnummer för Samordningsförbundet HjoTiBorg. 17 Tecknande av avtal om ekonomiadministrativ service Styrelsen beslöt att teckna ett avtal om ekonomiadministrativ service hos Administrativt Centrum, Västra Götalandsregionen. Avtalet biläggs detta protokoll. Kostnad per år 24 000 SEK samt del i ekonomisystemet 2 400 SEK per år. 18 Bemyndigande till Administrativt Centrum att ansvara för Samordningsförbundets utbetalningar Styrelsen beslöt att bemyndiga två personer i förening från Administrativt Centrum att sköta våra utbetalningar. De bemyndigande personerna är: Karin Nyström, 820529-5507, Administrativt Centrum, Regionens Hus, 405 44 Göteborg Tommy Andersson, 561215-5712, Regionens Hus, 462 80 Vänersborg samt Bengt Adolfsson, 600921-4898, Regionens Hus, Box 764, 451 26 Uddevalla som ersättare till ovanstående personer.
PROTOKOLL Nr 1/2007 7 (10) 19 Beslut om upprättande av bankkonto hos Nordea Styrelsen beslöt att ansöka om att upprätta ett konto i Nordea avseende Internetbanken och GiroVisionen. En maximal utbetalning per dag fastställdes till 100 000 SEK. Ansökan kompletteras med utdraget ovan om bemyndigande att sköta förbundets utbetalningar. Kostnaden för kontot grundar sig på det avtal Nordea har med Västra Götalandsregionen f.n. 940 SEK/år. 20 Information om kommande gemensamma kompetensutvecklingsdagar för styrelsen Den 13 april 2007 är det en utbildningsdag för nytillträdda styrelseledamöter på Bohusgården i Uddevalla. Deltagande från styrelsen blir Catrin Hulmarker, Christer Janson, Anitha Welander samt Tomas Rosenlundh. Den 23 maj inbjuds styrelsen, samordnare, projektledare, chefsgrupper till en dag om erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande på Burgårdens konferenscenter i Göteborg. Deltagande blir Christer Janson, Björn Ohlsson, Anitha Welander samt Tomas Rosenlundh. Den 24 maj 2007 är det en utvecklingsdag för ordförande, vice ordförande, verkställande tjänstemän och revisorerna i Göteborg. Deltagande från styrelsen blir Claes Jägevall samt Tomas Rosenlundh. Inbjudan kommer skickas till Samordningsförbundet revisor. Övriga ledamöter som kan delta i någon av ovanstående aktiviteter anmäler sitt deltagande till Tomas Rosenlundh.
PROTOKOLL Nr 1/2007 8 (10) 21 Sammanträdesdagar första halvåret 2007 Arbetsutskottet sammanträder den 23 april 2007 klockan 13.00. Styrelsen sammanträder den 29 maj klockan 14.00. Plats och lokal: Badhusgatan 29 i Skövde. Räkna med 2 timmars sammanträdestid för båda aktiviteterna. Styrelsen uppdrog åt Kjell Sjölund att synkronisera med och komma med förslag till sammanträdesdagar, ställt i relation till de sammanträden som kommunalråden har inom samverkan mellan Hjo, Tibro och Karlsborg kommuner. Vitsen är att förlägga sammanträden till de tillfällen där kommunalråden för de tre kommunerna redan är samlade så att tidsvinsten kan tas tillvara. 22 Övriga frågor Uppdrogs åt Tomas Rosenlundh att undersöka villkoren för den ersättning som utgår till ordförande respektive vice ordförande i den mening att ersättningen går att kombinera till en ledamot som redan har en ersättning som politiker på lokal nivå. Björn Ohlsson från Försäkringskassan informerade om den omorganisation som Försäkringskassan står inför. Inför året står man inför en 25% nedskärning av förvaltningsanslaget och samtidigt omorganiserar man sig så att man i landet kommer ha fyra telefonkundtjänster, varav en i Lidköping, som till sin uppgift skall möjliggöra för medborgarna att få handläggning av sitt ärende direkt via telefon. Till det kommer att det i varje kommun skall finnas en mötesplats för tidsbokade besök mellan den enskilde medborgaren och Försäkringskassan. Samverkan och samlokalisering med andra myndigheter skall vidareutvecklas och i närområdet har Försäkringskassan en gemensam lokalsamverkan med Af. Specialistkontor med utredande tjänstemän kommer inrättas på ett flertal ställen i landet varav en förläggs till Skövde som för övrigt blir huvudkontoret för Försäkringskassan i delregionen Skövde.
PROTOKOLL Nr 1/2007 9 (10) Slutligen kommer 10 15 nationella produktionscenter att inrättas i landet. Produktionscentrats uppgifter är att ansvara för stora utbetalningar av bidrag typ barnbidrag, föräldrapenning och varje center kan innebära upp till ett 100 tal arbetstillfällen. Den lokala ledningen förordar en lokalisering till Skövde men lokaliseringen av dessa är inte beslutade än men kommer att beslutas av styrelsen för Försäkringskassan i slutet av april 2007. Christer Janson från Länsarbetsnämnden lämnade därefter en information om det förändringsarbete som pågår inom Arbetsmarknadsverket. Från årsskiftet 2008 blir verket en myndighet för hela landet och myndighetens namn kommer vara Arbetsförmedlingen. Verket ombildas så att Arbetsförmedlingen leds av en generaldirektör med tre marknadschefer med placering i Stockholm. Sverige delas in i 60 80 arbetsmarknadsområden som i sin tur bygger på hur pendlingsmönster ser ut i landet och i varje arbetsmarknadsområde inrättas ett arbetsförmedlingskontor som är centralkontor i arbetsmarknadsområdet. Kontoret leds av en områdeschef. Inom arbetsmarknadsområdet inrättas därefter ett antal lokalkontor som leds av en lokalkontorschef. I Västra Götalands län kommer ett 10-tal arbetsmarknadsområde att inrättas. I varje kommun skall sedan Arbetsförmedlingen vara representerade, gärna i samverkan med andra myndigheter. Upphandling, personaladministration, lokalfrågor och övriga specialistfunktioner leds direkt från huvudkontoret i Stockholm. Beslut om den nya organisationen fattas vid AMS styrelse den 22 april 2007.
0) 23 Sammanträdet avslutades Då inga fler frågor förelåg tackade ordförande för visat intresse och förklarade sammanträdet för avslutat. Vid protokollet Tomas Rosenlundh Justerat Claes Jägevall Kjell Sjölund