1 (2) TJÄNSTESKRIVELSE 2015-10-14 Kultur- och fritidskontoret Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplaner 2015 - rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan Dnr 15/32 Sammanfattning av ärendet Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en plan internkontroll 2015. Från och med 2013 gör nämnden kontroller endast inom områdena dokument- och ärendehantering, arkivering av räkenskapsinformation, samt utbetalning av föreningsbidrag. Resultat av gjord kontroll framgår av bifogad sammanställning av blankettredovisning, 3 bilagor samt redovisning av granskade föreningsutbetalningar. Inga avvikelser har identifierats efter granskning enligt internkontrollplan. Kommunstyrelsekontorets granskning som omfattar hela kommunen har inte funnit något att anmärka på avseende arkivering av räkenskapsinformation som avser kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Granskning av utbetalning av föreningsbidrag visar att alla i det slumpmässiga urvalet är gjorda med särskilt beslut eller fastställd regel som grund. Betalningarna har gjorts till adress eller konto, som tillhör angiven mottagare av bidraget. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2015-10-14. Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2015, med 3 bilagor. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendets hantering innebär inga direkta ekonomiska konsekvenser eller behov av finansiering. Södertälje kommun Stadskansliet 151 89 Södertälje Organisationsnr: 212000-0159 www.sodertalje.se Besöksadress: Campusgatan 26 Växel: 08-523 010 00
Tjänsteskrivelse l 2015-10-07 1 Södertälje kommun l Kultur- och fritidskontoret 2 (2) Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: Rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan 2015 överlämnas till kommunstyrelsen. Staffan J Kultur- och fritidschef Mikael Wiehager Verksamhetscontroller Handläggare: Axel Christensson Nämndsekreterare S tadskansliet Telefon (direkt): 08-523 020 50 E-post: axel.christensson@sodettalje.se Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Akten
Kultur- och fritidskontoret Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2015 Innehåll Bilaga 1 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2015 Bilaga 2 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsmaterial 2015 Bilaga 3 Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015
Bilaga 1 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ registrator Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Chefen för kontoret September Totalt 10 inkommande och 10 utgående e-postmeddelande, fördelade över 2 slumpvis utvalda befattningshavare, har granskats. Inga avvikelser har uppdagats 1
Riskbedömning för dokument och ärendehantering Sannolika fel som kan uppstå Låg 1 Post som ska registreras blir inte registrerad Medel Hög Konse kvens X K+ Konsekvenserna/effekterna indelas i nivåerna: Allvarliga Kännbara +, dvs mer än kännbar men mindre än allvarlig Kännbara Kännbara -, dvs mindre än kännbar men mer än lindrig Lindriga 2
Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadministration Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Särskilt utsedd på resp kontor där räkenskapsinformation finns. Årlig kontroll av att dokumenthanteringsplanen motsvarar behoven. Chefen för kontoret September Både Redovisning och Ekonomisupport och Kulturoch fritidsnämnden har godkända dokumenthanteringsplaner. Arkivering av räkenskapsinformation Att arkivering sker enligt dokumenthanteringsplanen Enligt ovan samt stadsarkivet Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man på sina egna kontor endast har räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Chefen för kontoret September Redovisning och Ekonomisupport har genomfört granskning på centralt arkiv. Kultur- och fritidsnämnden har genomfört granskning av att man följer dokumenthanteringsplanen. Bilaga 2 1
Riskbedömning arkivering av räkenskapsinformation Arkivering av räkenskapsinformation regleras i arkivlagen, i lagen om kommunal redovisning och i arkivreglementet för Södertälje kommun. Sannolika fel som kan uppstå Låg Medel Hög 1 Räkenskapsinformation förkommer A 2 Räkenskapsinformation bevaras inte i sin ursprungliga form 3 Räkenskapsinformation förvaras så att återsökning försvåras 4 Räkenskapsinformation förvaras i olämpliga lokaler* 5 Gallringsregler finns inte eller uppdateras inte 6 Räkenskaper levereras inte enligt dokumenthanteringsplan *skyddsrum i stadsarkivets lokaler på Campus Telge. Konse kvens K+ K+ K K L 2
Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015 Bilaga 3 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Kommunstyrelsens kontor redovisning. 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober Inga avvikelser noterade. Granskningsunderlag som bilaga. Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober Inga avvikelser noterade. Granskningsunderlag som bilaga. 1
Riskbedömning för utbetalning av föreningsbidrag Sannolika fel som kan uppstå Låg 1 Utbetalning sker inte till rätt X adressat/konto 2 Utbetalning saknar grund i form av X beslut eller regel Medel Hög Konsekv ens K K Konsekvenserna/effekterna indelas i nivåerna: Allvarliga Kännbara +, dvs mer än kännbar men mindre än allvarlig Kännbara Kännbara -, dvs mindre än kännbar men mer än lindrig Lindriga 2
Förening Belopp Plusgiro Utbetalt Anteckning S:Jacobs Scoutförening 10 000 246272-9 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Svenska Hundklubben 5 000 130905-3 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Filmstudio 5 000 547955-5 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Operan 30 000 257907-6 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Sya Förening 27 500 4950047-3 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Syrianska Fotbollclubb 38 228 858849-8 20150306 Aktivitetsbidrag ht-14 Telge United Fotbollsförening 10 844 503759-3 20150306 Aktivitetsbidrag ht-14 Hölö-Mörkö Idrottsförening 25 725 285785-2 20150306 Aktivitetsbidrag ht-14 Järna Gymnastikförening 1 674 325324-2 20150306 Aktivitetsbidrag ht-14 Södertälje Teateramatörer 25 000 583811-5 20150617 Arrangemansbidrag Södertälje Musical Studio 9 000 763079-1 20150727 Arrangemangsbidrag ABF 1 093 563 270853-5 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Nuboko Aikidoklubb 1 448 4933638-1 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15 PRO Östra 12 785 622645-0 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Vårdinge Hembygdsförening 7 500 493078-0 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Södertörns Blåbandsförening 150 000 387234-8 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Södertälje Rugbyklubb 9 111 337172-1 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15 Fotbollsgemenskapen 15 609 573110-4 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15 Södertälje Sportklubb 150 681 614278-0 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15 Förening Belopp Bankonto/Bankgiro Utbetalt Anteckning Järna Konstnärsförening 5 000 535-1424 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Föreningen Sörmlandsleden 31 000 7328230 20150306 Del 1 av 2 bidrag enligt avtal Stiftelsen Saltskog Gård 60 000 662-1700 20150511 Stimulansbidrag Södertälje Basketbollklubb 118 216 270-7180 20150511 Aktivitetsbidrag ht-14 Bervikspensionärernas Kamratförening 6 110 1729049 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Bethnahrin Kulturcentrum 2 500 1114169 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal S:Afrem Suryoyo Scoutkår 5 000 586-6900 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Jazire Familjeförening 22 500 608-2820 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Kallfors Golfklubb 8 895 5252-4683 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15 Somaliska Förening i Södertälje 7 500 172-2479 20150909 Del 2 av 2 bidrag enligt avtal Telge United IF 9 048 858145618 20150909 Aktivitetsbidrag vt-15