TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2017-03-13 SN 2017/0140.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Lustgården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Lustgården gjordes av socialnämnden 2016-11-30. Verksamheten verkställer beslut på Daglig verksamhet enligt LSS och Dagverksamhet enligt SoL och bedrivs i lantlig miljö. Lustgården ger intrycket av en mycket välfungerande verksamhet med genuin känsla och omsorg för deltagarnas intresse och behov. Verksamheten har åtgärdat förbättringsområden sedan föregående kvalitetsuppföljning och gjort särskilt ansats i metod för den enskildes inflytande och delaktighet. Kommunen har bett verksamheten se över vissa områden som fortfarande kan förbättras vilket Lustgården har besvarat med åtgärder i en handlingsplan. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Kvalitetsuppföljning Handlingsplan Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller 2014-09-30 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Lustgården i Lövshult Lövshult 157, 388 93 Ljungbyholm Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Enskild firma Föreståndare/verksamhetsansvarig Lena Karlsson Telefon 0480-52087 lovhultgarden@telia.com Hemsida http://lustgardenilovshult.com/ Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet i lantlig miljö Antal omsorgstagare i verksamheten 11 inskrivna brukare. 6 personer är där alla dagar, 5 personer är där delar av vecka. Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn, Verksamhetschef insatser funktionsnedsättning Niklas Hermansson. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Lena Karlsson och Thomas Karlsson. Datum för kvalitetsuppföljningen 2016-11-30 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Vid kvalitetsuppföljningen av Lustgården fick kvalitetsgranskarna intrycket av en mycket välfungerande verksamhet med genuin känsla och omsorg för deltagarnas intresse och behov. Verksamheten tillämpar genomförandeplan och social dokumentation på ett adekvat sätt. Verksamheten har utvecklat en egen rutin med individuella utvecklingsplaner för deltagarna som uppdateras var sjätte månad. Dessa utvecklingsplaner är ett bra verktyg att använda sig av för att ombesörja deltagarnas delaktighet i genomförandeplanerna. Detta eftersom Lustgården liksom andra verksamheter beskriver problematik i att fylla i genomförandeplan tillsammans med brukare och svårighet i att få svar på för direkta frågor. Kvalitetsgranskarna ber om lov att sprida mallen som gott exempel. Verksamheten har gjort ansats att åtgärda förbättringsområden sedan föregående kvalitetsuppföljning. Vissa områden kvarstår dock och kvalitetsgranskarna ger tips och råd att komma vidare med dessa enligt nedan: Förbättringsområden Tidigare har verksamheten rekommenderats att skaffa sig en större kännedom om vilka föreskrifter som reglerar verksamheten. Vid kvalitetsuppföljningen visade företrädarna exempel på dokumentation och rutiner men uttryckte en osäkerhet kring hur de ska förhålla sig till och använda sig av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Kvalitetsgranskarna informerade därför om att socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd kring ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är ett dokument som bör och kan användas som en checklista. För att få en utförligare beskrivning och instruktioner finns en tillhörande handbok. Föreskrifter och allmänna råd: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/ Handbok: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 Genom att använda sig av dessa publikationer kan verksamheten försäkra sig om att följer regelverk och riktlinjer. Med detta kan de också tillskriva sig ett kvalitetsledningssystem vilket ingår som krav i avtalet. Som ett exempel har verksamheten idag ingen skriftlig rutin för synpunkts och klagomålshantering. Verksamheten förklarar att deltagarna vänder sig med synpunkter till företrädarna direkt som då också tar itu med synpunkter och önskemål direkt. I handboken framgår dock skillnad på synpunkt och klagomål och hur dessa behöver utredas. Om en utredning resulterar i att det rör sig om en avvikelse så ska det hanteras på ett visst sätt. En rutin är till för att säkerhetsställa detta. Handboken tydliggör att
3 (8) Processer och rutiner ska användas för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Bedöm vilka processer och rutiner som behövs för detta. Oberservera att om krav finns i andra författningar på att ha vissa rutiner så gäller dessa även fortsättningsvis. (Exempelvis Lex Sara). Fastställ processerna och rutinerna. Utifrån ovanstående, råds verksamheten göra en sådan bedömning. Föregående uppföljning påtalade kvalitetsgranskarna vinsterna med att systematiskt gå igenom kompetensutvecklingsbehov föreslagsvis genom individuella kompetensplaner. Frågan lyftes även denna kvalitetsuppföljning utifrån att verksamheten i sin handlingsplan angett att de genomför kompetensutvecklingsplaner i samband med att utbildning/ föreläsning av intresse blir tillgänglig. Det sker alltså inte någon inventering av behov först. Vad gäller grundkompetens så fokuserar verksamheten på personlig lämplighet såsom att klara de olika uppgifterna på gården och att ha ett genuint intresse för/ och gott bemötande för deltagarna. Kvalitetsutvecklarna tipsar därför verksamheten om socialstyrelsens webbaserade kunskapsportal Kunskapsguiden som tillhandahåller webbutbildningar. www.kunskapsguiden.se Formaten underlättar tidsmässigt då webbutbildningarna genomförs i egen takt och utifrån egna förutsättningar. Kvalitetsgranskarna kommer också att sammanställa länktips på informationskanaler och nyhetsbrev och skicka ut till intresserade verksamheter. Företrädarna för Lustgården vill gärna ta del av detta. Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, vilket innebär den 10 januari 2017. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs.
4 (8) Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning, tillstånd, tidigare kvalitetsuppföljning samt avtal. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Meningsfull sysselsättning i stimulerande miljö med närhet till djur och natur. Verksamheten bedrivs på landet och brukaren ska ingå i en gemeneskap och ha ansvarsområden. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Fritidsassistent, fritidsledarutbildning, handikappridning samt 29 års yrkeserfarenhet med målgruppen. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Att personal är allsidig kunskap och erfarenhet av gårds-och djurskötsel samtidigt som man har ett professionellt förhållningssätt och ett gott bemötande gentemot brukarna. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Verksamheten uppdaterar kompetensutvecklingsplaner när lämplig utbildning/ föreläsning blir tillgänglig. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Kommentar: Kvalitetsgranskarna tipsar om Kunskapsguiden. Se Förbättringsområden. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Nej. Alla i personalen delar på ansvaret med kontakten med brukarna. Den
5 (8) sociala dokumentationen sköts av Lena. Verksamheten är så liten att inget av vikt kring en brukare riskerar att förbises uppger Lena och Tomas. Har enheten en ansvarsförsäkring? Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Lena och Tomas arbetar heltid, Eva Wahlin har sjukersättning och arbetar ca 3-3,5 timmar ti-to. Verksamheten kan för närvarande inte anställa fler eftersom samtliga deltagarplatser inte är fyllda. Hur många personer är anställda? Tre Hur många personer har arbetat minst ett år? Tre. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Genomförandeplan finns för varje brukare. Det är tydligt vid granskning att dessa revideras och följs upp kontinuerligt. Minst var sjätte månad har personalen ett utvecklingssamtal enligt en skriftlig mall med varje brukare. Frågorna berör trivsel, önskemål samt uppfattning om: aktiviteter, mat, resor, medbestämmande mm. Genomförandeplanen revideras i samband med och utifrån vad som kommer fram i utvecklingssamtalet. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja i låst kassaskåp. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ej aktuellt
6 (8) Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Ej aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. I utvecklingssamtalet som hålls var sjätte månad dokumenteras brukarens synpunkter och önskemål. Det finns dock ingen skriftlig rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Verksamheten uppger att de kan se eventuellt återkommande mönster genom den synpunktshantering de redan har. Mycket tack vare att de är en sådan liten arbetsgrupp som alla har mycket god insyn i vardera deltagares situation och utvecklingsplan. De anser därför inte att det finns behov av Analys på gruppnivå. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Det finns angivet i den enskildes sociala dokumentation vilken HSLpersonal som är aktuell. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja, sammankopplade larm. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? 2014-10-13. Thomas är dock f.d. brandman och genomför själv kontroll av brandvarnare och brandsläckare regelbundet.
7 (8) Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Regelbundna möten hålls (arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Inga särskilda möten hålls utöver de möten som sker tre gånger per dag i samband med frukost, lunch och fika. Det är möjligt för den som vill (avser DV) att delta i enhetens dagliga verksamhet 40 timmar per vecka Enligt tidigare uppföljning: Ja uppger verksamhetsföreträdarna. Verksamheten pågår dock i nuläget må-to 08.30-14.15, fr 08.30-13.15. Deltagarna åker buss och färdtjänst. Tomas kör i minibuss till och från bussen. Tiderna i verksamheten uppges vara anpassade efter busstiderna samt efter brukarnas önskemål om att inte komma hem senare än brukare på andra dagliga verksamheter. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Frågan ställdes inte. Finns det minst 2 handikappvänliga hästar och ytterligare två tamdjursarter? Frågan ställdes inte, men företrädarna uppgav att de har fyra hästar. Två större och två mindre. Det fanns utöver detta flera tamdjursorter. Enheten är öppen utöver fyra veckor på sommaren och helgdagar? Frågan ställdes inte. Kan enheten (så långt det är möjligt) erbjuda kost utifrån individens önskemål utifrån hälso- etniska eller religiösa skäl? Frågan ställdes inte. Självbestämmande och integritet Enheten (avser DV) har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Kommentar: I de individuella utvecklingsplanerna ligger dock fokus på deltagarnas mål vilket kan se mycket olika ut. Detta återspeglar väl den del i avtalet som behandlar meningsfull sysselsättning.
8 (8) Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Nej inte annat än de kontinuerliga utvecklingssamtalen. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Företrädarna beskriver svårighet i att föra dialog med såväl beslutsfattare som boenden. De önskar kunna föra öppen kontakt för deltagarnas bästa (dock med hänsyn till deltagarnas integritet) och att till exempel bli kontaktade om något särskilt har hänt som de behöver veta om för att möta deltagaren på bästa sätt. De upplever emellertid stort motstånd i detta. Kommentar: Kvalitetsgranskarna tar med sig denna synpunkt för att från sin sida verka för en förbättrad relation och dialog. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Lite kontakter finns med Slussen, vilket fungerar bra. Hur fungerar samverkan med särskola? (Praktik särskoleelever). Frågan ställdes inte denna gång. Men det framgår i verksamhetsberättelse att verksamheten haft praktikant från Särskola. Har det varit aktuellt med samverkan kring SIP alt. Individuell plan enligt LSS 10? Frågan ställdes inte. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Frågan ställdes inte. Har någon brukare varit frånvarande mer än en månad? Frågan ställdes inte. Har enheten anlitat någon underleverantör? Frågan ställdes inte. Har enheten något kvalitetsledningssystem? Verksamheten visar pärm med innehåll som efterfrågas i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Förträdarna uttrycker det emellertid som svårt att tolka de anvisningar som finns i denna. Kommentar: Företrädarna beskriver hur föreskriften med allmänna råd kan tillämpas med hjälp av handbok. Se Förbättringsområden. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Inga övriga synpunkter.