TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Åsa Bejvall 2015-01-21 KS 2014/0248 0480-45 01 11 Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets årsrapport 2014 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets förslag till årsrapport 2014. Bakgrund Kommunledningskontoret har tagit fram bifogat förslag till årsrapport för verksamheten 2014. Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Utfallet för kontoret är en nettokostnad på 186 654,5 tkr jämfört med en budgetram på 187 602,0 tkr. Resultatet är alltså 947,5 tkr bättre än budget. Exploateringsverksamheten vars budget är en nettointäkt på 30 000,0 tkr ger ett utfall på 25 765,8 tkr, vilket är 4 234,2 tkr lägre än budgeterat. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de detaljerade mål, aktiviteter och uppdrag som kontoret arbetat med under året för att stödja kommunfullmäktiges övergripande mål i budget 2014 och ekonomisk planering 2015-2016. Åsa Bejvall Controller Annette Andersson Förvaltningschef Bilagor -Kommunledningskontorets årsrapport 2014 -Bilaga 1 Uppföljning av kommunledningskontorets detaljerade mål, aktiviteter och uppdrag 2014 Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 asa.bejvall@kalmar.se
Kommunledningskontoret Årsrapport 2014
Innehåll INLEDNING... 3 VIKTIGA HÄNDELSER OCH ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 ORGANISATIONS- OCH PERSONALFÖRÄNDRINGAR... 3 JÄMFÖRANDE STATISTIK... 3 VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEMET... 4 ÄNNU BÄTTRE OCH SOCIAL HÅLLBARHET... 4 KOMPETENSUTVECKLING... 4 ARBETSMILJÖ OCH FRISKVÅRD... 4 INTERN KONTROLL... 5 POLITISK VERKSAMHET... 5 ADMINISTRATION OCH STÖD... 6 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDENS KANSLI... 7 NÄRINGSLIV OCH ARBETSMARKNAD... 7 INFRASTRUKTUR OCH SKYDD... 8 RESULTATREDOVISNING OCH ANALYS... 10 DRIFTREDOVISNING... 10 INVESTERINGAR... 11 MÅL OCH MÅLUPPFÖLJNING... 12 DETALJERADE MÅL... 12 AKTIVITETER... 12 UPPDRAG... 12 PERSONAL... 12 JÄMFÖRELSER... 12 STRATEGISKA FRAMTIDSFRÅGOR... 13 MEDARBETARE OCH KOMPETENSUTVECKLING... 13 POLITISK VERKSAMHET... 14 ADMINISTRATION OCH STÖD... 14 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDENS KANSLI... 14 NÄRINGSLIV OCH ARBETSMARKNAD... 15 INFRASTRUKTUR OCH SKYDD... 15 RISKANALYS... 16 BILAGA 1 - UPPFÖLJNING AV KOMMUNLEDNINGSKONTORETS DETALJERADE MÅL, UPPDRAG OCH AKTIVITETER 2014... 16 2
Inledning Årsrapporten är det sista steget i kommunledningskontorets budget- och uppföljningsprocess. Här summeras verksamheten under det gångna året, med dess viktiga händelser och ändrade förutsättningar. Det ekonomiska utfallet presenteras och avvikelser mot budgeten analyseras. Det sker en jämförelse över tiden av hur resurserna använts och viktiga framtidsfrågor för kontoret lyfts fram. Kontoret har brutit ned de övergripande budgetmålen inom de prioriterade områdena Attraktiva Kalmar och Den hållbara kommunen (socialt, ekologiskt och ekonomiskt) i detaljerade mål för den egna verksamheten och beskrivit tidsplan, aktiviteter, mätning och ansvarig för respektive mål. Uppföljningen av arbetet med målen redovisas i bilaga 1 Uppföljning av kommunledningskontorets detaljerade mål, uppdrag och aktiviteter 2014. Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Organisations- och personalförändringar Efter organisationsförändringen som verkställdes den 1 januari 2013 har ytterligare förändringar skett på kontoret. En ny kommunikationsenhet har bildats och under våren rekryterades en kommunikationschef. Kontaktcenter som tidigare organisatoriskt tillhörde serviceförvaltningen flyttades under 2014 över till kommunikationsenheten. Brandkåren har flyttats från serviceförvaltningen till kommunledningskontoret vilket innebär att kontoret nu består av åtta enheter. Ett antal medarbetare flyttades dessutom från projekt- och exploateringsenheten till samhällsbyggnadskontoret. Det skedde som ett led i att förtydliga ansvaret för kommunens planarbete. I och med rekryteringen av en ny samhällsbyggnadschef gick den tidigare chefen över till kommunledningskontoret och har arbetat med olika planfrågor och med andra uppdrag. Stadsarkitekten tillika enhetschefen för projekt- och exploateringsenheten anställdes av samhällsbyggnadskontoret den 1 december 2014 och en ny enhetschef rekryterades. Under 2014 slutade kommundirektören och ställföreträdande kommundirektören har sedan dess upprätthållit både denna tjänst och tjänsten som förvaltningschef för kommunledningskontoret. Kommunhälsan har haft en vakant företagsläkartjänst. På grund av det mycket svåra rekryteringsläget har de anlitat en pensionerad FHV-läkare på konsulttimmar för specifika och avgränsade uppgifter, såsom lagstadgade hälsoundersökningar. En av våra ekonomihandläggare har gått i pension under året. För att svara på frågan om tjänsten ska återbesättas eller inte har en utredning genomförts. Utredningen har visat att tjänsten ska återbesättas men att inriktningen för det dagliga ekonomiarbetet behöver förändras. Då kravverksamheten läggs ut på entreprenad ges utrymme för att förstärka arbetet med systemförvaltning och löpande redovisning. För denna nya inriktning återbesätts tjänsten med en ekonom. Kommunikationsenheten rekryterade under 2014 nya medarbetare och alla förvaltningar har numera en utsedd kommunikatör som de i första hand kontaktar för att lösa sina kommunikationsbehov. Jämförande statistik Sedan 2005 har SCB genomfört en medborgarundersökning i Kalmar kommun där medborgarna får tycka till om kommunen och kommunens verksamheter. Medborgarna har satt betyg på tre områden Nöjd-region-index omfattar frågor om kommunen som en plats att bo och leva på Nöjd-medborgar-index omfattar frågor om kommunens olika verksamheter Nöjd inflytande-index omfattar frågor om möjligheten till inflytande i kommunen För samtliga tre huvudområden har medborgarna gett kommunen ett högre betyg än genomsnittet. Hela 60 procent av medborgarna kan starkt rekommendera vänner och bekanta att flytta till kommunen. Faktorer som trygghet, utbildningsmöjligheter och fritidsmöjligheter är förslag på prioriteringar för att nå ett ännu bättre resultat. För sju av de tretton verksamheter som mäts inom nöjd-medborgarindex får kom- 3
munen högre betyg än genomsnittet. Endast för en verksamhet; idrotts- och motionsanläggningar får kommunen lägre betyg. Kalmarborna vill vara med och påverka politiska beslut. Här finns möjligheter till förbättringar även om vi sett till genomsnittet ligger bra till även här. 2014 var femte året som Kalmar kommun deltog i Sveriges Kommuner och Landstings mätning Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Kalmar visade även vid denna mätning ett gott resultat och stod sig bra bland de 230 kommuner som deltog. 75 % av måtten visade att Kalmar kommun är bättre eller mycket bättre än medel bland deltagande kommuner och vi hade förbättrat oss inom flera områden. Till exempel har antalet brukare som är ganska eller mycket nöjda med hemtjänsten ökat. Likaså har andelen medborgare som tar kontakt med kommunen via telefon och får ett direkt svar på en enkel fråga också ökat. Men det finns också några områden där vi behöver genomföra förbättringar. Verksamhetsledningssystemet Arbetet med kommunens verksamhetsledningssystem har fortsatt under året och systemet utvecklas alltmer. Genom systemet säkerställer vi kvaliteten både inåt och utåt och arbetar med ständiga förbättringar. Under året upphandlades ett nytt certifieringsföretag. Det är den instans som granskar vårt kvalitets- och miljöarbete för att säkerställa att kommunen uppfyller de krav som finns i ISO-standarderna för kvalitet och miljö. Under året genomfördes både interna och externa revisioner som också driver utvecklingsarbetet framåt. Ett stort arbete har genomförts för att förändra och förbättra budgetprocessen inklusive de mål och uppdrag som ingår där. Detta arbete kommer att fortsätta även kommande år. Ännu bättre och social hållbarhet 2014 fanns det en miljon kronor avsatt för Ännu bättre. Sex ansökningar inkom och förvaltningschefsgruppen beslutade att bifalla två av dessa. Från och med 2014 avsatte kommunfullmäktige också en miljon kronor för socialt hållbara projekt gällande förebyggande arbete och tidiga insatser för barn, unga eller de som står långt från arbetsmarknaden. En ansökan inkom men beviljades inte. Administrationen av Ännu bättre och pengarna för social hållbarhet samordnas av kommunledningskontoret. Det finns även en fond för forskning, utveckling och tillväxt som omfattar en miljon kronor. Kompetensutveckling Under året genomfördes ytterligare ett ledarförsörjningsprogram med 18 deltagare. Under chefens dag deltog cirka 220 av kommunens chefer och under december månad genomfördes för cirka 200 chefer utbildningar i lönepolitik och lönesättning. Kommunens arbete med att upprätthålla och vidareutveckla de anställdas datakompetens fortsatte genom ett antal internutbildningar. Internutbildningar erbjöds även som tidigare inom många andra utbildningsområden. Arbetsmiljö och friskvård 2014 var det åter dags för medarbetarenkäten som är en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är ett underlag för att kartlägga, bedöma och åtgärda förbättringsområden i den psykosociala arbetsmiljön. Enkäten vänder sig till samtliga förvaltningar, Kalmarsundsregionens renhållare och de flesta bolag. 4 051 anställda besvarade enkäten vilket innebär en svarsfrekvens på 76 %. Utfallet för kommunledningskontoret visar att medarbetarna har en mycket hög arbetsmotivation och att man upplever att man har ett meningsfullt uppdrag. De största utvecklingsområdena är arbetsbelastning och att tydliggöra mål. Det togs ett gemensamt beslut gällande friskvård för att få enhetliga regler för kommunens anställda vilket innebär att friskvårdstimmar och friskvårdsbidrag togs bort och ersätts med nya insatser 2015. Ett offensivt arbete gjordes för att nå personer med återkommande oklar korttidssjukfrånvaro för att erbjuda dessa hälsosamtal. Samtliga anställda på kommunledningskontoret erbjöds under 2014 ett individuellt hälsosamtal. I samtalet ingick både provtagning och frågor gällande trivsel, stress med mera. Under året genomfördes också för första gången en kommungemensam julfest för alla anställda i Kalmar kommun. 4
Intern kontroll Kommunledningskontoret har genomfört den internrevision som är ett led i ISO-certifieringen. Inga allvarliga brister identifierades. Kontoret har också granskats av kommunens revisorer avseende den interna kontrollen inom fakturahanteringen, personalsystemet samt inom Brandkårens verksamhetsområde. Några utvecklingsområden identifierades men inga allvarliga brister förutom sådana som kan hänföras till byggnaden som utgör huvudbrandstation. Dessa löses när den nya brandstationen är byggd. Politisk verksamhet Flera anställda på kontoret var under året involverade i de tre valen som genomfördes. Det gäller både förberedelser, arbetet under valdagen och med efterarbetet. Ett omfattande administrativt arbete var också alla val som skulle genomföras till nämnder, styrelser, stiftelser med mera. Kansli- och omvärldsenheten har ansvarat för kallelser, protokoll och expediering vid sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, arbetsutskottet och planutskottet. Totalt under året har 64 sammanträden genomförts med dessa instanser vilket resulterat i 689 olika paragrafer. Dessutom har enheten samma ansvar när det gäller den kommuncentrala samverkansgruppen och kommunledningskontorets samverkansgrupp. Under 2014 genomfördes sammanlagt 17 möten vilket resulterade i 151 paragrafer. Under året inrättades en planberedning och ett planutskott som en följd av en genomlysning av den fysiska planeringen och samtidigt förtydligades ansvaret för planfrågorna. Investeringsbudgeten knöts närmare planberedningen och ordförandeskapet för beredningen flyttades i slutet av året från kommundirektören till samhällsbyggnadschefen. Kommunstyrelsens delegationsordning uppdaterades och uppdateringarna rörde främst delegationen kring upphandlingar. Behovet av att anpassa kostnadsläget och på sikt nå de finansiella målen framgick tydligt under året. Som en följd av detta påbörjades projektet Stabil ekonomi. Projektet ska säkerställa att effektiviseringsförslag som berör flera förvaltningar samordnas och en översyn ska också ske av dagens resursfördelningssystem. För att på sikt klara ekonomin fastställdes dessutom att varje nämnd måste spara en procent av sin nettodriftbudgetram årligen 2015-2017. Under hösten 2014 presenterade frivilligsamordnaren sin slutrapport och projektanställningen avslutades i och med detta. Uppdraget var att få igång och implementera frivilligarbetet i hela Kalmar kommun. Underlaget för en handlingsplan mot barnfattigdom med beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser gick fram för politiskt beslut under hösten. Välfärdsbokslutet som ger en överblick över och mäter hur människors tillgång på välfärd utvecklas tas fram en gång per mandatperiod. Det nya välfärdsbokslutet arbetades fram under 2014 och kommer att presenteras i början av 2015. Kalmar kommuns uppmärksammade jämställdhetsarbete fortsatte under året och ett jämställdhetsprogram för 2014-2020 antogs av kommunfullmäktige liksom en policy för könsuppdelad statistik. Under året genomförde ansvarig social strateg fem JGL-kurser (Jämställdhet Göra Lära) och deltog även med sin kompetens i ett biståndsprojekt i Turkiet. En av de tre sociala strategerna gick i pension våren 2014 och tjänsten återbesattes inte. Dessa arbetsuppgifter fördelades istället på de två kvarvarande sociala strategerna. Ett av dessa områden var integration och under senare delen av 2014 påbörjades arbetet med att få igång ett integrationsråd i Kalmar kommun. Både pensionärsrådet och tillgänglighetsrådet har träffats enligt planering och förberedelser, samordning och sekreterarskap av dessa råd ansvarar också de två sociala strategerna för. Arbetet för att Kalmar ska bli en HBTQ-vänligare kommun pågår. En policy och handlingsplan för kommunens fortsatta arbete inom området blir klar 2015. En serie öppna frukostmöten utifrån HBTQ och olika teman har genomförts och arbetet för en pridefestival har påbörjats. Inom ekologisk hållbarhet fortsatte arbetet med bland annat Klimatsamverkan, Östersjöinitiativet, Vattengruppen, Miljöteknikforum och Kalmarsundskommissionen. Kommunen var under Almedalen medarrangörer för Östersjöveckan med ett stort antal besökare. Arbetet med beteendepåverkan för energieffektivisering ledde till framtagandet av EnergiSmartLådan för skolor. En pilotstudie för att hitta möjligheter till ruttoptimering inom serviceförvaltningen, omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen avslutades och erfarenheterna kommer att användas i det fortsatta arbetet för fossilbränslefri kommun 2030. Kon- 5
toret ingick i det länsövergripande projektet om webbmötesteknik för att minska resandet och även detta arbete fortsätter. En mötes- och resepolicy arbetades fram som ersätter kommunens rese- och transportpolicy från 2007. Ett förslag till klimatkompensationssystem för kommunens egna fossila flyg- och bilresor togs också fram och beslutades i maj månad av kommunfullmäktige. Arbetet med att utveckla den gemensamma elbilspoolen för Kalmar kommun, Kalmar Energi AB och Kalmar Länsmuseum fortsatte också under året. Ett utkast till klimatanpassningsplan, inklusive översvämningskartor, är framtaget och överlämnat till samhällsbyggnadskontoret för slutförande. Administration och stöd Kansli- och omvärldsenheten har fortsatt arbetet med dokument- och ärendehanteringssystemet (Public 360). Bland annat har ett antal så kallade SmartAss tagits fram för att underlätta framför allt för sällananvändarna. Efter ett beslut i länets kommunchefsgrupp startade ett länsgemensamt projekt E-arkiv Kalmar län. Projektet kommer att presentera en slutrapport under april 2015 med förslag till hur länets kommuner kan gå vidare mot en E-arkivlösning. Kommunarkivet är trångbodda och har därför behov av att flytta på sikt. Dessutom har länsstyrelsen, som ska flytta in i Riskvarnen 2016, aviserat att de gärna vill överta även kommunarkivets lokaler. Under året tog länsstyrelsen ett initiativ när det gäller samverkan kring ett gemensamt Arkivcentrum mellan bland annat länsstyrelsen, landstinget och kommunen. En arbetsgrupp tillsattes för frågan och resultatet av detta arbete kommer att slutredovisas under 2015. Kommunhälsan arbetar med hälsoutveckling i form av hälsosamtal som följs upp med Livsstilsprojektet sedan några år. Den ökande efterfrågan på hälsosamtal har mötts genom att i vakant tjänsteutrymme för hälsoutvecklare visstidsanställa en erfaren företagssköterska. Denna visstidsanställning är förlängd under 2015. Kommunhälsan har under året haft 57 avstämningsmöten (129 st 2013) med försäkringskassan. Kommunhälsan har också medverkat vid 305 rehabiliteringsmöten. En internutbildning i konsultationsmetodik har genomförts för hela arbetslaget. Personalenheten har varit involverad då det har gjorts vissa förändringar av kommunledningskontorets organisation samt deltagit som personalkonsult i flera strategiska rekryteringar. Enheten har under 2014 utbildat två medarbetare som handledare inom konceptet Utvecklande ledarskap och arbetar med utveckling och genomförande av vårt ledarutvecklingsprogram. I och med detta har kommunen egna interna handledare och vi blir därmed mindre beroende av externa konsulter. Personalenheten planerar och genomför en stor andel utbildningar varje år. I hög utsträckning används egna kompetenta handledare och föreläsare vilket är mycket uppskattat. I årets medarbetarenkät anger 96 % av medarbetarna att man har god kompetens för det arbete man ska utföra. 80 % anger att kunskaperna tas tillvara på ett bra sätt och att vi delar med oss av kunskap till varandra. Detta ger en fingervisning om att det finns mer att hämta hos medarbetarna och vi kommer framöver att undersöka om det finns fler intresserade handledare bland kommunens anställda. Under 2014 har det bedrivits utvecklingsarbete med anledning av upphandlingen av personalsystem. Nya funktioner har sjösatts för att ytterligare förenkla administration av personal och löner. Ett kursdokumentationsverktyg har även driftsatts som kommer att ge bättre struktur i planering, genomförande, dokumentation och uppföljning av kompetensutveckling. Under året har även upphandling av ekonomisystem slutförts. Nuvarande leverantör fick förnyat förtroende till lägre kostnad. Utvecklingsarbete har gjorts med sikte på införande av en ny miljö i Hypergene under 2015 med ökad funktionalitet och användbarhet. Anpassningar till aktuell organisation och verksamhetsplan har gjorts. Nya kopplingar till verksamhetssystem inom skola och barnsomsorg (Procapita) samt hantering av synpunkter och tillbud (Streamflow) har tillkommit. Uppdatering av reglemente samt plan för intern kontroll och riskhantering har påbörjats under året. Detta arbete beräknas vara färdigt under första halvåret 2015. Den nya kommunikationsavdelningens arbete har under året varit fokuserat på att utveckla nya arbetsrutiner och metoder för enheten. En inventering av utvecklingsbehov har gjorts som slår fast att en ny kom- 6
munikationsplattform, både teoretisk och praktisk, ska tas fram. Det innebär i praktiken en revidering av kommunikationspolicy och strategi, utarbetande av nya strategier för bland annat sociala medier samt igångsättande av projekt för nytt intranät och extern webbplats. Vidare har ett system för att bättre serva medier införskaffats. Systemet tas i bruk i början av 2015. Kontaktcenter har under året fortsatt att utveckla sin verksamhet. Några exempel är kommunens synpunktshantering och hantering av båtplatser. Beslut om att från och med årsskiftet upphöra med kontanthantering togs, av säkerhetsmässiga skäl, under hösten. Överförmyndarnämndens kansli Att allt fler personer i samhället behöver hjälpinsatser av olika slag har märkts tydligt inom överförmyndarnämndens verksamhet även under 2014. Det har därmed varit ett stort tryck på överförmyndarnämndens kansli. Den utåtriktade verksamheten i form av föreläsningar och information till allmänheten bidrar också till att fler personer efterfrågar hjälpinsatser. Nämndens ärenden fortsätter också att bli alltmer komplicerade vilket ställer stora krav inte bara på överförmyndarnämndens kansli utan även på de gode männen och förvaltarna. Under året som gått har ett nära samarbete bedrivits med LSS socialpsykiatrin, med de personliga ombuden liksom med boendesamordnaren inom omsorgsförvaltningen. Under 2014 utreddes frågan om förutsättningarna för en gemensam organisation med Mörbylånga kommun och Borgholms kommun kring överförmyndarverksamheten. Kommunfullmäktige i respektive kommun har behandlat frågan och fattat beslut om att från och med den 1 januari 2016 ska samverkan ske genom en gemensam tjänstemannaorganisation placerad i Kalmar. Under 2014 arbetades det även med att hitta nya lokaler åt överförmyndarnämndens kansli och i början av 2015 kommer verksamheten att flytta till de lokaler som Science Park lämnar på Smålandsgatan. Näringsliv och arbetsmarknad I Svenskt Näringslivs kommunranking av företagsklimatet backade Kalmar kommun nio placeringar i jämförelse med 2013. Kalmar kommun ligger nu på plats 149, vilket betyder att kommunen har en bit kvar för att nå målet att vara bland de 100 bästa. Näringslivsenheten har under året blivit bättre på att berätta för näringslivet om det som händer i kommunen och om de insatser och åtgärder som görs för att förbättra just företagsklimatet. Under 2015 ska vi bli ännu bättre på att lyssna och föra dialog med näringslivet, bland annat genom fortsatta företagsbesök tillsammans med den politiska ledningen, ett aktivt näringslivsråd och de Topp 100-möten som genomförs ett par gånger om året. Förutsättningarna för att öka vår tillgänglighet och synlighet har förbättrats, då enheten under hösten 2014 har förstärkts med ytterligare en företagslots (halvtidstjänst). Under 2014 har vi också fortsatt samarbetet med ALMI Företagspartner när det gäller starta eget-kurser. Exempel på andra aktiviteter som har skett under 2014 för att stimulera företagande är samarbetet med Ung Företagsamhet och Mitt Företag, en mässa där drygt 100 lokala mindre företag fick chans att få inspiration. Dessutom har Franchisetorget varit på besök för att informera om möjligheterna till att bli franchisetagare i Kalmar. Dessa samarbeten, liksom de med Connect Sydost och Kalmarsund Promotion med flera, fortsätter under 2015. Magasinet Kalmar har under 2014 för första gången distribuerats till några tusen potentiella hemvändare. Syftet är att väcka intresse för Kalmar och locka till inflyttning. Under året har vi även lanserat ett nyhetsbrev, tillsammans med Oskarshamns och Mönsterås kommuner, som ska locka till inflyttning. Målet med satsningen är att öka intresset för Kalmarsundsregionen och informera om de fördelar som finns med att bo vid Kalmarsund. Lika viktigt som det är att attrahera nya invånare är det att få de som redan tagit steget att flytta hit att trivas och stanna. Som ett led i detta arbete har vi under 2014 bjudit in till regelbundna inflyttarträffar. Linnéuniversitetet (LNU) är en väldigt viktig motor för den regionala utvecklingen. Under året har bland annat en samverkansdag genomförts, med syfte att föra LNU och näringslivet närmare varandra. Utökad dialog och kommunikation har skapats mellan LNU, kåren Linnéstudenterna och kommunen i olika frå- 7
gor som rör kommunen, universitetet och studenterna. Universitetsstrategen har också organiserat och planerat processen och jurymötet i samband med utdelande av årets Linnéstipendium. Landsbygdens utveckling är också en viktig del av kontorets arbete då nästan en fjärdedel av kommunens invånare bor utanför staden. Även under 2014 var Kalmar kommun en av de tretton kommuner som blivit beviljade medel från Tillväxtverket för att särskilt belysa vikten av tillgång till service som tillväxtfaktor. Under 2014 prioriterades arbetet med att stärka servicen på landsbygden och utveckla metoder för en hållbar samhällsutveckling i hela kommunen. Arbetet fortsätter även under 2015 och då enhetens landsbygdsutvecklare nu är tillsvidareanställd kan arbetet med landsbygdsutvecklingen bli mer långsiktigt. Under 2014 implementerades Ramp i ordinarie verksamhet, som ett resultat av det framgångsrika arbetet som har bedrivits. Ramps syfte är att få individer som står utanför arbetsmarknaden att komma närmare arbetsmarknaden genom nya samverkansformer mellan kommunala och statliga myndigheter. Avtal har under året slutits med Arbetsförmedlingen för de ungdomar som ingår i Ramp. Detta innebär att vi har fått ersättning för det arbete som utförts av våra handläggare. Arbetet med de traditionella arbetsmarknadsåtgärderna har inneburit att vi under 2014 kunnat öka våra anställningar och det till en lägre kostnad. En av förklaringarna är att antalet nystartsjobb är färre än under 2013. Arbetet med att växla personer från försörjningsstöd till anställningar har varit mycket framgångsrikt under året. Totalt har 85 personer gått från helt eller delvis försörjningsstöd till anställning. Under 2014 hade enheten 490 personer anställda i någon form av arbetsmarknadspolitisk åtgärd. 45 personer hade kortare praktikperioder. Satsningen på sommarlovsföretagare fortsätter tillsammans med Ung Företagsamhet i Kalmar län. Under 2014 fullföljde 292 ungdomar tre veckors praktik och sex ungdomar provade att driva företag. Uppdraget kring SFI, Svenska För Invandrare, och dess utveckling har under 2014 varit prioriterat inom integrationsarbetet. Detta arbete följs upp och prioriteras även under 2015. En jobbsafari, inkluderande bland annat studiebesök hos olika företag och organisationer, har under året anordnats för flyktingar som kommit till Kalmar kommun. Året som har gått har präglats av ett ökat tryck i flyktingmottagandet och har ändrat förutsättningarna för Invandrarservice. Flyktingsituationen är idag den värsta sedan andra världskriget. Under 2014 tog Kalmar kommun emot ca 300 flyktingar, varav 125 anvisade. Överenskommelsen med Länsstyrelsen på 210 flyktingar, varav 97 anvisade, har överskridits och det beror främst på att många bosätter sig själva genom EBO-systemet. Mottagandet kommer att öka under 2015. Under 2014 har cirka 1 200 vuxna läst på gymnasial nivå via Kunskapsnavet, varav cirka 85 procent har läst yrkesinriktade kurser, till exempel inom bygg, vård och omsorg samt storkök. Under året deltog 93 vuxna i lärlingsutbildningar på gymnasial nivå. Efterhand får fler vuxna möjlighet att delta i lärlingsutbildningar, där merparten av lärandet är förlagt till arbetsplatser, till exempel storkök, bageri, måleri och VVS. Den tvååriga vård- och omsorgsutbildningen MIO (Mångfald I Omsorgen) har avslutats under hösten, med gott resultat. Sammanlagt fullföljde 16 personer utbildningen. Yrkessvenskläraren som anställts inom ramen för Yrkesspåret SFI fyller en viktig funktion genom att erbjuda träning i svenska för invandrarelever kopplat till deras gymnasiala yrkesutbildning. Infrastruktur och skydd Projekt- och exploateringsenheten leder projektet Etablering av det stadsintegrerade Linnéuniversitetet, exempelvis med lokaliseringen för universitetet i Ölandshamnen. I direkt koppling till detta pågår även planering av en hotelletablering vid stationsområdet och utredning av resecentrum. Andra stora utvecklingsprojekt är Fredrikskans, Norra Kvarnholmen inklusive Brandvakten och Forellen samt Kulturcentrum på Tullslätten. Under 2014 har arbetet också innefattat följande projekt som också kommer att fortsätta 2015: Genomförandet av bostäder i kvarteret Gesällen, Lindsdal (Majavallen och Fjölebro) samt försäljning av tomter för verksamheter, ca 40 detaljplaner, bl.a. vid Folkets Park och Norrlidens centrum, 8
försäljning av villatomter i Fjölebro, Trekanten, norra Ljungbyholm, Rockneby, Jakobsberg (västra Smedby) och Snättebro (Läckeby), att få fram attraktiva villatomter till kommunens tomtkö, tomtförsäljning för verksamhetsändamål i Flygstaden, Fjölebro, Berga industriområde, Svaneberg, Svensknabben och Mosekrog. Projekt- och exploateringsenheten har under 2014 ansvarat för planering av infrastruktur på en strategisk nivå. Från och med 2015 flyttas denna resurs över till samhällsbyggnadskontoret, tillsammans med stadsarkitekt och plansamordnare. Arbetet med att ta fram en trafikstrategi som ska tydliggöra vad kommunen vill och hur kommunen ska utveckla en hållbar trafiksituation i Kalmar på längre sikt pågår. Kommunen har täta kontakter med KLT för att gemensamt utveckla kollektivtrafiken samt med t.ex. Trafikverket och Regionförbundet i en rad gemensamma projekt avseende regional utveckling och satsningar på infrastruktur. En rad utredningar har gjorts eller är under framtagande, t.ex. en lokal analys av resvaneundersökningen från 2012, åtgärdsvalsstudie för väg 592 Rockneby Revsudden samt en konsekvensanalys av den ökade tågtrafiken genom Kalmar. Markundersökningar och saneringar har genomförts främst i samband med detaljplaner, exploateringar och fastighetsöverlåtelser men även inom de områden som innebär mycket hög risk för hälsa och miljö, riskklass I (t.ex. Vassmolösa ångsåg och deponi Tegelviken). Syftet är att få en bättre bild av markförhållanden i de områden som ska exploateras. Ett strategiskt arbete med förorenad mark och grundvatten har påbörjats för att säkerställa ett miljömässigt och ekonomiskt hållbart arbete med kommunens fastigheter. Brandkårens verksamhet under 2014 har präglats av ganska normala förhållanden inom såväl det förebyggande området som det operativa (räddningstjänst). Detta innebär att några större dramatiska händelser inte har inträffat som inneburit extraordinära insatser. Däremot lider verksamheten stort av att det planerade nybygget av huvudbrandstation ännu inte kommit igång. Det är av synnerlig vikt att bygget kommer igång tidigt 2015 för att klara nu gällande säkerhetskrav på Brandkårens verksamhet. 9
Resultatredovisning och analys Kommunledningskontoret redovisar ett överskott mot budget på 947,5 tkr. Den senaste prognosen per oktober redovisade ett överskott på 1 550 tkr. Den största skillnaden mot tidigare redovisad prognos redovisar exploateringsverksamheten som inte lyckades komma upp i budgeterade intäkter på 30 000 tkr utan redovisar ett underskott på 4 234 tkr. Övriga enheter redovisar i de flesta fall större överskott än i den senaste prognosen vilket gör att den totala avvikelsen mot prognosen inte är så stor. Driftredovisning DRIFTREDOVISNING 2014 (tkr) Budget Utfall Avvikelse Koncernledning 16 099,0 17 424,8-1 325,8 Kansli- och omvärldsenhet 39 851,0 35 383,4 4 467,6 Ekonomienhet 35 495,0 35 433,8 61,2 Personalenhet 16 154,0 16 523,7-369,7 Kommunhälsan 8 759,0 8 048,5 710,5 Näringslivs- och arbetsmarknadsenhet 44 097,0 40 952,3 3 144,7 Projekt- och exploateringsenhet 9 164,0 12 013,3-2 849,3 Kommunikationsenhet 6 450,0 5 865,9 584,1 Brandkår 41 533,0 40 774,7 758,3 Summa driftresultat 217 602,0 212 420,3 5 181,7 Exploateringsverksamhet -30 000,0-25 765,8-4 234,2 Resultat inklusive exploateringsverksamhet 187 602,0 186 654,5 947,5 Koncernledningen redovisar ett underskott på 1 325,8 tkr vilket till största delen kan härledas till kommundirektörens lön de kommande 21 månaderna vilket uppgår till ca 2 500 tkr. Därutöver har ITkostnaderna överstigit budget med ca 700 tkr. Konsultkostnader överstiger också budget där bidraget till kultur- och fritidsförvaltningens ljusfestival på 200 tkr står för den största delen. Dessa underskott kompenseras av att Ännu bättre projekten lämnar ett överskott på 1 000 tkr liksom fonderna för social hållbarhet samt forskning och utveckling med 1750 tkr. Kansli- och omvärldsenheten redovisar ett överskott på 4 467,6 tkr vilket bland annat är hänförligt till att strategerna inte varit fullt bemannade beroende på föräldraledigheter, sjukskrivningar och pensionsavgångar. Därmed har inte heller alla verksamhetspengar används. Dessutom har det under året uppstått även andra vakanser, valet förbrukade inte hela sin budget och arvodena till politikerna var lägre än budgeterat. Överskottet för ekonomienheten uppgår till 61,2 tkr jämfört mot budget. Avvikelser inom enheten är att bidraget till Destination Kalmar översteg budget med 300 tkr medan kravverksamheten genererade 340 tkr mer i intäkter än budgeterat. Personalenheten redovisar ett underskott på 369,7 tkr vilket framförallt beror på att enheten haft inledande kostnader för införandet av funktioner i personalsystemet i och med upphandlingen. Införandekostnaderna beräknas totalt till ca 700 tkr varav 423 tkr har belastat 2014. Kommunhälsan redovisar ett överskott på 710,5 tkr. Enheten har haft en läkartjänst vakant under året som endast delvis ersatts med konsult samt att intäkterna varit högre än budgeterat. Näringsliv- och arbetsmarknadsenhetens överskott fördelar sig på näringslivsverksamheten 127 tkr, arbetsmarknadsverksamheten 930 tkr samt invandrarservice 2 030 tkr. Arbetsmarknadsverksamheten har varit sparsamma och haft mindre kostnader än beräknat. Invandrarservice har erhållit prestationsbaserad 10
ersättning från Migrationsverket för att de tagit emot fler än beslutat samt att de varit duktiga på att hitta bostäder till de invandrare som placerats här. Projekt- och exploateringsenhetens underskott på 2 849,3 tkr är hänförligt till att VA-utbyggnaden i Kåremo blev 2 077 tkr dyrare än budgeterat samt att kostnaderna för utredning av olika miljöprojekt på ca 800 tkr inte var budgeterade. Kommunikationsenheten har inte varit fullt bemannade på kontaktcenter vilket gör att enheten redovisar ett överskott på 584,1 tkr. Brandkåren har haft en omfattande utbildningsverksamhet under året vilket bidragit till högre intäkter än budgeterat. Verksamheten under 2014 har präglats av ganska normala förhållanden och några större dramatiska händelser har inte inträffat som inneburit extraordinära kostnader. Investeringar Kommunledningskontorets investeringar överstiger budgeterat belopp med 6 673 tkr. De största avvikelserna är Kommuninvest som inte var budgeterat samt att markförvärven varit högre än budgeterat. Brandkåren och investeringarna i hamnen har varit lägre än budgeterat. Kontoret har bland annat investerat i en storbildsskrivare, en beredskapsbil och diverse andra fordon. Exploateringsverksamhetens största investeringar under 2014 har varit i Norra kajen Varvsholmen, Ölandshamnen samt i stationsområdet och i parkering kvarteret Ugglan. Därutöver finns en rad mindre projekt där investeringar gjorts. INVESTERINGSREDOVISNING Budget Utfall Avvikelse 2014 (tkr) Samlingsanslag KLK 200 296-96 Brandkår 3 400 1 732 1 669 Kommuninvest mm 9 331-9 331 Hamnverksamhet 4 000 1 551 2 449 Markförvärv 3 920 6 708-2 895 Exploateringsverksamhet 49 176 47 751 1 424 Nettoinvesteringar 60 696 67 369-6 673 11
Mål och måluppföljning Detaljerade mål Av de 13 övergripande mål som kommunledningskontoret kan vara med och påverka, har vi brutit ner två till detaljerade mål. Övriga mål har arbetats med genom definierade aktiviter. De två detaljerade målen beskriver att Kalmar kommun ska ha ett av Sveriges bästa kontaktcenter samt att öka cyklandet på kommunledningskontoret. Båda dessa mål uppfylldes under 2014. Aktiviteter I kommunledningskontorets handlingsplaner för att uppnå målen fanns 59 aktiviteter planerade under året. 50 styck vilket motsvarar 85 % av dessa har bedömts som helt genomförda. Nio aktiviteter är inte helt genomförda. Av dessa har fyra ett färdigdatum som är ligger under 2015 eller 2016. Som orsaken till att resterande aktiviteter inte färdigställts noteras bland annat sjukdom och resursbrist. Aktiviteter Ej Påbörjat Påbörjat Genomförd Totalt Antal 1 8 50 59 Andel 1% 14% 85% 100% Uppdrag Under året har kontoret arbetat med 16 uppdrag. Av dessa har 13 avslutats (81%). De tre kvarvarande uppdragen planeras vara avslutade under första kvartalet 2015. Uppdrag Ej Påbörjat Påbörjat Genomförd Totalt Antal 0 3 13 16 Andel 0% 19% 81% 100% För en uppföljning av varje enskilt detaljerat mål och aktivitet hänvisas till bilaga 1 Uppföljning av kommunledningskontorets detaljerade mål, uppdrag och aktiviteter 2014. Personal På kommunledningskontoret fanns den sista december 190 tillsvidareanställda varav 86 kvinnor (45 %) och 104 män (55 %). 30 personer hade tidsbegränsade anställningar, varav 22 kvinnor och 8 män. Medelåldern på förvaltningen var 49 år. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden var 97 %, förvaltningen har inte någon som ofrivilligt arbetar deltid. Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid per november 2014 var 3,6 % (3,1 % för männen och 4,1 % för kvinnorna). Jämförelser Inom kommunledningskontorets verksamhetsområden finns inte någon statistik som möjliggör jämförelser med andra kommuner. Istället presenteras en jämförelse över tiden avseende kontorets verksamhetsområden. Det kan konstateras att kontorets kärnverksamhet som är central administration och stöd till kommunledning, förvaltningar och bolag står för en relativt konstant del av budgetramen. Minskningen på ca 20 000 tkr mellan åren 2011 och 2012 beror på att IT-verksamheten som då låg på KLK blev intäktsfinansierad 2012. Även övriga verksamheter ligger relativt konstanta över tiden om vi bortser från infrastruktur och skydd. Förändringarna i kostnader inom detta område beror till stor del på organisationsförändringar. År 2011 och 2012 ingick kollektivtrafiken inom området men flyttades 2013 till landstinget. Från 2014 ingår Brandkåren i kommunledningskontoret och därav är kostnaden nästan i nivå med tidigare. 12
100000 Kostnad per verksamhetsområde 80000 60000 40000 20000 0-20000 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014-40000 Strategiska framtidsfrågor Kommunens ekonomi kommer att vara en mycket viktig strategisk fråga under 2015 men även under de närmaste därpå följande åren. Kommunledningskontoret behöver göra en egen besparing på cirka 2 miljoner kronor 2015. Dessutom kommer kontoret, som en del i sin övergripande roll, att arbeta nära övriga förvaltningar när det gäller att få en stabil ekonomi under kommande år. Medarbetare och kompetensutveckling Under 2015 kommer vi att fortsätta arbetet med att skapa en organisationskultur där medarbetarna kan känna en samhörighet trots att vi inom kontoret arbetar med mycket olika uppgifter och inom ett brett verksamhetsområde. Hälsofrämjande arbete för att sänka sjukfrånvaron är ett fokusområde både av humanitära och ekonomiska skäl, liksom perspektivet attraktiv arbetsgivare. Därför anställs en friskvårdssamordnare under 2015 och en Hälsopolicy ska tas fram för att stödja förvaltningarna och cheferna i det hälsofrämjande arbetet. Kommunhälsan strävar efter att ytterligare utveckla det hälsofrämjande och förebyggande arbetet kopplat till arbetsmiljön och att hålla högsta kvalitet i den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Det konsultativa stödet till chefer och medarbetare behöver komma in så tidigt som möjligt för att stärka hälsa och förhindra arbetsrelaterad ohälsa. I detta område efterfrågas psykologresurs allt mer på både individ, grupp och organisationsnivå. Medarbetarenkäten 2014 visar att det finns utvecklingspotential när det gäller chefs- och ledarskapet i kommunen. För att kunna möta dessa utvecklingsbehov tar vi fram en strategisk plan för ledarutveckling som siktar mot 2030. Målsättningen är att 2016 bedriva merparten av vår ledarutveckling med interna konsulter/handledare. Framöver fortsätter arbetet med att initiera och driva processerna för att utöka vårt externa nätverk för erfarenhetsutbyte med andra organisationer såsom Landstinget i Kalmar län, andra kommuner (framförallt Lidingö kommun samt våra jämförelsekommuner i 3KHV-nätverket), Linneuniversitetet samt Regionförbundet. Andra ledarutvecklingsområden som kommer att vara fokus på under de närmsta åren är: Kompetensbaserad rekrytering, lönekriterier för chefskap samt hur kommunen bäst stödjer de chefer som av olika anledningar behöver avsluta sitt chefskap. Detta sammanfattas i vår kommande strategiska plan för ledarutveckling som ska ge perspektiv mot 2030. 13
Sveriges Kommuner och Landsting satsar centralt och Kalmar kommun lokalt på Sveriges Viktigaste Jobb (SVJ) att göra de viktiga jobben i kommunen mer kända och att öka attraktionskraften hos oss som arbetsgivare. Rekryterings- och kompetensfrågorna fortsätter att vara centrala. Under 2015 kommer vi att börja arbeta med att tydliggöra och samordna aktiviteter inom området Attraktiv arbetsgivare. I arbetet involveras personalnätverket, kommunikationsenheten och universitetsstrategen. Ett samarbete med Arbetsförmedlingen behöver inledas för att göra våra villkor och yrken än mer kända hos arbetsförmedlare. Politisk verksamhet Investeringsarbetet kräver, precis som tidigare, ett nära och gott samarbete mellan serviceförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet. Med tanke på ekonomin kommer även investeringarna att vara ett viktigt område under de kommande åren. Här ska behovet av underhåll och nya investeringar balanseras gentemot kravet på den stabila ekonomin. Att både gasa och bromsa samtidigt blir därför ledordet även framöver och den absolut stora utmaningen. Detta ska ske parallellt som kraven på oss ökar både när det gäller fortsatta satsningar på Kalmar som besöksoch evenemangsstad, på ökat bostadsbyggande, på fortsatt hög kvalitet i vår verksamhet, på fortsatta miljösatsningar och så vidare. En annan mycket viktig insats är hur vi lyckas inom integrationsområdet. Här måste gemensamma krafttag tas under de kommande åren för att säkerställa en framgångsrik integration. Det integrationsråd som kommer att starta under 2015 är en del i denna satsning. Administration och stöd Upplevelsen av Kalmar kommun som en attraktiv arbetsgivare är avgörande för att säkra framtida rekryteringsbehov och kompetensförsörjning. Organisationsformer för administration och personalfrågor kommer att ses över som en del i arbetet med stabil ekonomi. Kontoret behöver bli bättre på att möta de förväntningar som kommunledning, förvaltningar och bolag har beträffande utveckling och förnyelse av ekonomistyrningen. För att tillgodose detta, inom befintlig budgetram, måste nuvarande processer, stöd och system effektiviseras. Kommunfullmäktige beslutade i budget för 2015 att koncernövergripande utreda förutsättningar för och effekter av att koncentrera administrativa stödfunktioner. Rimlig förväntan på denna utredning är att möjliga effektiviseringar presenteras för den samlade ekonomiadministrationen. Det finns ett behov av investeringar i kommunens digitala kanaler. Ett nytt system för intranät och extern webb behöver upphandlas och en ny plattform skapas där även frågan om e-tjänster och e-myndighet måste få utrymme. Det finns också ett behov av att revidera kommunens grafiska profil för att bättre möta och jacka i platsvarumärkets profil. Detta förutsätter även ett djupare samarbete med Destination Kalmar. Ett sådant arbete påbörjades under 2014. En annan strategisk framtidsfråga är frågan om E-arkiv. Ett E-arkiv säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen och tillgängligheten till information. Det är en fråga som vi måste hantera inom en snar framtid och den kommer att kräva både administrativa och ekonomiska resurser. En lokalmässig förflyttning av kommunarkivet, oavsett om det blir ett gemensamt Arkivcentrum eller inte, kommer också att föra med sig extra kostnader då det är ett mycket omfattande arbete att flytta ett arkiv. Överförmyndarnämndens kansli Överförmyndarnämndens verksamhet är ett område som redan idag har stora krav på sig. Genom en lagändring från och med januari 2015 kommer det att ställas än högre krav på verksamheten bland annat då uppgifter överförs från staten samtidigt som inga nya tjänster tillsätts. Därutöver behöver arbetet påbörjas för att införliva Borgholm och Mörbylånga kommuns verksamheter som enligt fullmäktige beslut i respektive kommun ska ingå från och med 2016. 14
Näringsliv och arbetsmarknad En sammanslagning av arbetsmarknadsverksamheten, Invandrarservice och Kunskapsnavet förbereds. Bakgrunden till detta är en politisk viljeinriktning att samla de olika avdelningarna till en gemensam lokal i syfte att underlätta samarbete, effektivisera arbetet och få en väg in för de kommuninvånare som berörs av dessa verksamheter. Många kommuner i landet står inför liknande organisationsförändringar. Ett omfattande och prioriterat område att arbeta med under 2015 är Studentstaden Kalmar. Dialog har påbörjats med Växjö kommun för att undersöka möjligheterna att tillsammans ansöka om att bli Årets Studentstad Kalmar/Växjö. Att bli en bra studentstad blir en bra konkurrensfördel för Linnéuniversitetet vid rekrytering av studenter. De är en väldigt viktig resurs för näringslivet, inte minst när det gäller framtidens kompetensförsörjning. Arbetsmarknadsverksamheten kommer under 2015 att fortsätta ha sitt fokus på personer som står till arbetsmarknadens förfogande och samtidigt uppbär försörjningsstöd. Det kommer att krävas en hög beredskap och flexibilitet inför de förändringar som kommer att ske inom arbetsmarknadspolitiken. Förslag finns att under 2015 höja överenskommelsen med Länsstyrelsen om flyktingmottagande till ett planeringstal om 320-370 flyktingar, varav 170 ska tas emot på anvisning från Arbetsförmedlingen och/eller Migrationsverket. Den stora utmaningen blir att införskaffa bostäder. I det längre perspektivet handlar utmaningarna om försörjning, utbildningsplatser och ett kvalitativt bra mottagande för barn och ungdomar. Förstärkning i arbetsstyrkan planeras under 2015 för att möta de ökade kraven. På Kunskapsnavet kommer ett av fokusområdena att vara att skapa fler lärlingsutbildningsplatser. En lärlingssamordnare har anställts för att arbeta med detta. Lärandet framöver kommer till stor del att ske i nära samverkan med arbetslivet. Det ställer stora krav på att kvalitetssäkra det arbetsplatsförlagda lärandet. Infrastruktur och skydd Under 2014 har mycket fokus lagts på den nya fysiska planeringsprocessen som trädde i kraft vid årsskiftet. Mycket arbete återstår med att få ordning på alla processer och resurser, vilket kommer att fortsätta under 2015. Ett nytt projektledningsverktyg ska under 2015 upphandlas och implementeras i flera av kommunens förvaltningar och bolag. Antalet projekt har ökat mycket de senaste åren. Projekten är stora och komplicerade vilket medför att kraven på att i större utsträckning kommunicera, föra dialoger och nå ut till medborgarna i de olika projekten ökar. Detta medför ökade omkostnader samt större krav på att utveckla och skapa nya planeringsoch beslutsunderlag samt ett ökat behov av förbättrad uppföljning av resurser, både personella och ekonomiska. De kommande åren är det ett flertal stora exploateringsprojekt med försäljning av kommunal mark som ska slutföras. Upphandlingen av den nya brandstationen överklagades två gånger under 2014. När byggnationen väl kommer igång blir det också startskottet för en effektiv räddningsorganisation inför framtiden. En utredning av lagregleringen avseende kommunens sotningsansvar kommer troligen till stånd under 2015 vilket kan innebära att kommunens ansvar för sotningsverksamheten upphör. Däremot kommer sannolikt ansvaret för brandskyddskontrollen att kvarstå. Avtalet med Kalmar Sotning och Ventilation AB går ut den 1 april 2016 och då måste säkerligen en upphandling göras såvitt inte kommunen avser att sköta brandskyddskontrollen i egen regi. Under 2016 förväntas den nationella alarmeringen över nödnumret 112 övergå från SOS Alarms AB:s ansvar till en statlig myndighet. Vad detta får för konsekvenser för landets kommuner är oklart. Sannolikt endast små förändringar. Ett nytt avtal gällande deltidsanställd räddningspersonal (RIB) kommer troligtvis inom en snar framtid. Det mest sannolika är att kostnaderna då, för denna typ av operativ personal, kommer att öka. Under 2015 skall såväl handlingsprogram för förebyggande verksamhet som för räddningstjänst tas fram. Utöver detta skall ny risk och sårbarhetsanalys (RSA) arbetas fram. 15
Förutsatt att ny huvudbrandstation blir klar senast under 2016 så bedöms Brandkåren klara de närmaste decenniernas förväntade uppgifter på ett både säkert, kvalitativt bra sätt samt vara kostnadseffektiv. Några stora nya investeringar utöver redan kända bedöms inte bli aktuella under de närmaste tio åren. Ansträngningarna att samverka inom skydd och säkerhetsområdet med grannkommunerna i södra länet måste fortgå. Åläggs kommunerna att öka sin försvarsplanering utifrån en nationellt ökad hotbild förutsätts dessa ökade uppgifter fullt ut finansieras av statsmedel. Riskanalys De risker som identifierats i kontorets verksamhet kan till största delen hänföras till externa risker i form av förändringar i lagar och förordningar samt landets ekonomiska utveckling. Dessa risker är samtliga svåra att påverka. Vi ser också en del risker inom våra egna interna processer. Sveriges ekonomiska utveckling påverkar skatteunderlaget och därmed också kommunens skatteintäkter. Kommunledningskontorets verksamheter är i stora delar beroende av skatteintäkter vilket också påverkar omfattningen av den verksamhet som bedrivs. Andra verksamheter är beroende av de bidrag som Arbetsförmedlingen, Migrationsverket och Skolverket delar ut till olika verksamheter. Storleken på bidragen beror på beslut i riksdagen. En verksamhetsrisk som identifierats är utvecklingen av antalet mottagna invandrare. Det är väsentligt att kommunen lyckas med att utbilda och vara behjälplig med att finna arbete för att inte storleken på försörjningsstöd ska öka i stor omfattning. Det är också viktigt att vi kan bistå med ett kvalitativt bra mottagande. Inom det administrativa området finns det alltid en risk, främst i den finansiella rapporteringen. Om räkenskaperna inte är rättvisande eller tillförlitliga kan detta leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Detta gäller även andra beslutsunderlag som tas fram på kontoret som underlag till politikernas beslut. Kommunledningskontorets verksamhet är i hög grad beroende av kompetenta medarbetare. Det är viktigt att kommunen framstår som en attraktiv arbetsgivare för att behålla dessa kompetenta medarbetare och attrahera nya. Vissa av våra uppgifter är beroende av en specifik anställds kompetens vilket är sårbart vid frånvaro eller om personen skulle sluta. En annan form av risk som vi ser är utmaningen att behålla den goda service och tillgänglighet som kontoret och kontaktcenter har i dag och som kommer att efterfrågas i ännu större omfattning i och med behoven och kraven på nya sätt att kontakta kommunen. Bilaga 1 - Uppföljning av kommunledningskontorets detaljerade mål, aktiviteter och uppdrag 2014 16