NAVI (Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration) 23 maj 2018

NAVI (Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning 23 maj 2018 Sid Justering... 3 37 Integrations- och mångfaldsstipendium 2018... 4 38 Utmärkelse för mångfald i arbetslivet 2018... 6 39 Svar på remiss - Strategi för jämställdhetsintegrering... 8 40 Utökad attesträtt för yrkesvuxmedel... 11 41 Uppföljning av användningen av schablonmedel för nyanlända, påminnelse... 12 42 Delårsrapport Januari - April 2018... 16 43 Intern kontrollplan 2018 - delrapport 1... 17 44 Slutredovisning - anställda tolkar... 19 45 Revidering av delegeringsordning... 23 46 Val av ny ersättare i arbetsutskottet efter Maria Lilja (L)... 24 47 Redovisning av delegationsbeslut samt anmälningsärenden, maj 2018... 25 48 Förvaltningen informerar... 28 49 Delegation av beslutanderätt upphandling av nytt verksamhetssystem... 29 Övrigt... 30

2018-05-23 1 Tid Kl. 13.00 15.50 Ajournering, kl 13.20-13.23 Plats Kommunhuset, rum 654A (Busbacken) Beslutande Christiane Rüdiger (V) ordförande Christina Nordenö (S) v ordförande Stefan Eriksson (S) Caroline Sundström (S) Magnus Haak (S) Habib Effati (M) Viktoria Jansson (M) Fáten Nilsson (L) Jäv 44 Magnus Bylund (MP) Olga Nordlund (SD) Tjänstgörande ersättare Sameer Lafta (S) Priscilda Helenius Dominic Nordenberg (L) Ersätter Helena Gudasic (S). Jäv 44. Ersätter Sameer Lafta (S), 44 Ersätter Fáten Nilsson (L), 44 Närvarande ersättare Priscilda Helenius (S) 37 43, 45 49 Michael Sjödin (S) Elisabeth Gisslin Burman (M) Dominic Nordenberg (L) 37 43, 45 49 Ronja Strid (KD) Ove Skalin (SD) Övriga Anders Sjölander, 39, 42-44, 48 Kerstin Nordensson, 42, 48 David Lindqvist, 49 Peter Timståhl, 40 42 Markus Juth Saleh Dirawi, 37 38 Maria Westerlund, 42 Åsa Westerlund, 39 Anncharlotte Bylén T.f. förvaltningsdirektör T.f. förvaltningsdirektör Verksamhetschef Arbetsmarknadstorg Förvaltningsekonom Nämndsekreterare Integrationssamordnare HR-strateg Utredare Personalrepresentant

2018-05-23 2 Protokollet omfattar 37-49 Justeras onsdag 2018-05-30 Christiane Rüdiger (V) Ordförande Markus Juth Sekreterare Habib Effati (M) Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med och integration) Justeringsdatum Anslagsdatum 2018-05-23 2018-05-30 2018-05-31 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) och hos Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2018-06-15 Markus Juth

2018-05-23 3 Justering Utöver ordföranden ska Habib Effati (M) justera dagens protokoll. Ersättare är Viktoria Jansson (M).

2018-05-23 4 37 Integrations- och mångfaldsstipendium 2018 (NAVI-2018-00034) Beslut Nämnden beslutar att som mottagare av 2018 års Integrations- och mångfaldsstipendium tilldela Asylkommittén i Sundsvalls kommun. -------------------- Reservation Olga Nordlund (SD) reserverar sig mot beslutet. -------------------- Ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2001-04-23 att instifta ett årligt integrations- och mångfaldsstipendium på 10 000 kr att utdelas på nationaldagen. Syftet med priset är att uppmuntra dem som engagerar sig, belöna och uppmärksamma nytänkande och goda exempel i integrations- och mångfaldsarbetet samt inspirera och stimulera fler att arbeta för ett integrerat Sundsvall. Stipendiet för 2018 har annonserats i lokalpress samt på kommunens hemsida. Det har kommit in sex nomineringar/förslag på kandidater till förvaltningen. Förslag på mottagare av 2018 års Integrations- och mångfaldsstipendium Förvaltningen föreslår Nämnden att 2018 års Integrations- och mångfaldsstipendium utdelas till Asylkommittén i Sundsvalls kommun. Beslutets motivering Sundsvalls Asylkommittés verksamhet kännetecknas av ett förhållnings- och arbetssätt som grundar sig på värme, nyfikenhet, förmågan att se varje människans behov och respekt för alla människors lika värde. Det är människans behov som ska vara i fokus och hon ska mötas med kärlek och respekt.

2018-05-23 5 Sundsvalls asylkommitté förenar många krafter och är både direkt och indirekt ett stort stöd för utsatta asylsökande oavsett deras ålder, tillhörighet, religiös och kulturell bakgrund, och öppnar möjligheter för människorna vi inte ser. Överläggning Saleh Dirawi redovisar ärendet. Viktoria Jansson (M) bifaller förvaltningens förslag och bifogar en protokollsanteckning: För oss är det viktigt att poängtera att detta stipendium inte tilldelas personer eller organisationer som gömmer illegala flyktingar. Nämnden godkänner att protokollsanteckningen bifogas. Olga Nordlund (SD) yrkar avslag på förvaltningens förslag. Propositionsordning Ordföranden finner att det finns två förslag till beslut; dels förvaltningens förslag att utse Asylkommittén i Sundsvalls kommun till 2018 års mottagare av Integrations- och Mångfaldsstipendiet och dels Olga Nordlunds (SD) avslagsyrkande. Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Olga Norlund (SD) reserverar sig mot beslutet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2018-05-16.

2018-05-23 6 38 Utmärkelse för mångfald i arbetslivet 2018 (NAVI-2018-00035) Beslut Nämnden beslutar att tilldela SCA Ortviken 2018 års Utmärkelse för mångfald i arbetslivet. Ärendet Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration beslutade 2008-02-27 att instifta en särskild utmärkelse för mångfald i arbetslivet att utdelas på nationaldagen. Syftet med en utmärkelse är att kommunen vill uppmärksamma bra och inspirerande mångfaldsarbete inom svenskt arbetsliv. Det är viktigt att understryka att utmärkelsen är ett erkännande och ett uppmärksammande av ett utmärkt och inspirerande mångfaldsarbete inom arbetslivet. Utmärkelsen för 2018 har annonserats i lokalpress samt på kommunens hemsida. Förvaltningen har fått in fem olika förslag på kandidater. Förslag på mottagare av 2018 års Utmärkelse för mångfald i arbetslivet Förvaltningen föreslår nämnden att 2018 års Uutmärkelse för mångfald i arbetslivet tilldelas SCA Ortviken. Beslutets motivering SCA Ortviken har visat prov på samhällsengagemang för att främja närvaron av mångfald och inkludering inom den egna organisationen samt i Sundsvalls kommun. Detta var bl.a. påtagligt i samband med företagets engagemang i Språkvän som syftar till att förebygga fördomar och underlätta nyanländas integration i det svenska samhället. SCA Ortviken har genom sitt agerande visat hur det är möjligt att sammankoppla mångfaldsarbetet med ett affärsmässigt och socialt engagemang.

2018-05-23 7 Genom att överlämna utmärkelsen för arbete med mångfald i arbetslivet vill NAVI (Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration) uppmärksamma och uppmuntra SCA Ortviken engagemang och framsynthet i mångfaldsarbetet. Överläggning Saleh Dirawi redovisar ärendet. Efter överläggning gör nämnden en ajournering, kl 13.20-13.23. Magnus Haak (S) yrkar att SCA Ortviken tilldelas 2018 års pris för Utmärkelse för mångfald i arbetslivet. Propositionsordning Ordföranden finner att det finns två förslag till beslut; dels förvaltningens förslag att utse Ulrika Westin, VD och Jeanette Lind, Sales manager, Quality Hotel Sundsvall, till 2018 års mottagare av Utmärkelse för mångfald i arbetslivet, dels Magnus Haaks (S) förslagsyrkande. Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt Magnus Haaks (S) förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2018-05-16.

2018-05-23 8 39 Svar på remiss - Strategi för jämställdhetsintegrering (NAVI-2018-00027) Beslut Nämnden beslutar att godkänna förvaltningens remissvar som sitt eget, samt att överlämna remissvaret till kommunstyrelsen för fortsatt handläggning. Ärendet Kommunstyrelsen har 2018-03-20 skickat förslag till Strategi för jämställdhetsintegrering på remiss till Navi och önskade synpunkter om strategin som helhet, synpunkter på strategins mål, indikatorer och utvecklingsarbetets struktur, övriga medskick samt förslag på hur kommunfullmäktige ska besluta i ärendet. Strategin överlämnades till förvaltningens ledningsgrupp 2018-03-27. Strategin har även diskuterats med andra kollegor inom förvaltningen för synpunkter. Bakgrund Kommunfullmäktige i Sundsvall beslutade 2016-09-26 att underteckna den europeiska jämställdhetsdeklarationen CEMR (The Council of European Municipalities and Regions) vilken uppmanar Europas kommuner och regioner att offentligt ta ställning för principen att jämställdhet ska råda mellan män och kvinnor. Kommunen har därmed förbundit sig att integrera jämställdhetsperspektivet i alla verksamheter och att inom två år från undertecknandet upprätta en handlingsplan för arbetet med jämställdhetsintegrering. Kommunfullmäktige fattar beslut om handlingsplanen 2018-09-24. Förslaget till strategi för jämställdhetsintegrering utgår från att Sundsvalls kommun ska uppnå målet för den svenska jämställdhetspolitiken; att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sina egna liv samtidigt som kommunen uppfyller de åtaganden som gjorts genom att underteckna CEMR. Målet är att Sundsvalls kommun, senast år 2021 har säkerställt att alla verksamheter arbetar systematiskt för; Likvärdig verksamhet, service och bemötande - Likvärdig myndighetsutövning

2018-05-23 9 - Likvärdig fördelning av resurser - Likvärdig fördelning av makt och inflytande till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Överväganden Förslaget till Strategi för jämställdhetsintegrering är genomtänkt och visar hur den är kopplad till Sveriges jämställdhetspolitiska mål och andra styrande dokument. Utifrån förslaget till strategi är det inte helt klart vad processledarens roll, ansvar och mandat är. I förslaget föreslås att processägaren ska ha en central roll i förvaltningsledningen. Är processägaren densamma som processledaren? Förvaltningen anser inte att det i en kommunövergripande strategi är lämpligt att på detta sätt bestämma hur förvaltningarna organiserar sitt arbete. Förvaltningens bedömning är att det är en verkställighetsfråga. Under punkten 4.2.3 sägs att Alla medarbetare.behöver ha grundläggande kunskap medan det i punkten 4.1 presenteras som ett skall-krav att hålla jämställdhetsperspektivet levande. Skall-kravet bör även omfatta alla medarbetare beträffande kunskap om jämställdhet i utvecklingsarbetet. Mål, indikatorer och utvecklingsarbetets struktur Målet är tydligt och väl beskrivet. Indikatorer finns angivna och metoder och arbetssätt är beskrivna utifrån kategorier. Positivt är att det ges exempel på metoder och var man finner metodstöd. Utvecklingsarbetets struktur är välgrundat och bygger på JämStöd Utredning om stöd för jämställdhetsintegrering i staten SOU 2007:15. Övriga synpunkter Förvaltningen är medvetna om att det i dagsläget finns två juridiska kön i Sverige, kvinna och man. Det är ändå olyckligt om kommunen i styrande dokument använder bekönade målformuleringar. Detta kan upplevas diskriminerande av personer som är icke binära. Det kan också bidra till att personal endast tänker på de i dag befintliga två juridiska könen och då bidrar till att konservera fördomar och inskränkthet. I vissa fall kan det också vara klumpigt att använda sig av t.ex. kvinnor och män istället för inkluderande termer som elever, deltagare etc. Klarspråksperspektivet får i detta sammanhang inte glömmas bort.

2018-05-23 10 Förvaltningen är positivt inställda till strategin för jämställdhetsintegrering som ger ett systematiskt arbetssätt att tillämpa för alla nivåer i hela kommunen, men om denna strategi ska genomföras fullt ut så kommer det att kräva både tid och resurs. Redan idag är ledtiderna mycket korta när det gäller uppföljningen i samband med delårs- och årsrapporter. Förvaltningens bedömning är att nämnder och förvaltningar måste få mer tid om analyser, ur olika perspektiv, ska kunna göras med någon form av kvalitet. Överläggning Åsa Westerlund och Anders Sjölander redovisar ärendet. Olga Nordlund (SD) bifogar följande protokollsanteckning, som nämnden godkänner: Eftersom strategin bygger på CEMRdeklarationen så yrkar Sverigedemokraterna på att remissyttrandet kompletteras med följande: Att strategin kompletteras med diskrimineringsgrunderna "politisk eller annan uppfattning". Beslutsunderlag Protokollsutdrag Navi:s arbetsutskott 2018-05-08, 23. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-05-02.

2018-05-23 11 40 Utökad attesträtt för yrkesvuxmedel (NAVI-2018-00039) Beslut Nämnden beslutar att ge förvaltningsdirektör rätt att attestera yrkesvuxmedel upp till 9,999 milj kr. Ärendet Enligt NAVI:s delegeringsordning har förvaltningsdirektör rätt att attestera för värde upp till 25 prisbasbelopp. Favi administrerar fr. o.m 2018 fördelningen av statsbidrag för regionalt yrkesvux. Totalt uppgår yrkesvuxmedlen för 2018 till nästan 32 milj kr för regionen (Sundsvall, Timrå, Härnösand, Ånge). För att kunna hantera utbetalningar och fakturor av yrkesvuxmedlen behövs en attesträtt högre än 25 prisbasbelopp. Överläggning Peter Timståhl redovisar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-05-15.

2018-05-23 12 41 Uppföljning av användningen av schablonmedel för nyanlända, påminnelse (NAVI-2018-00030) Beslut Nämnden beslutar att godkänna förvaltningens redovisning angående hur schablonmedlen har fördelats, att uppmana Kommunstyrelsen att justera fördelningen av schablonersättning inför 2019 med hänsyn till de förändringar staten gjort i ersättningen, samt att överlämna redovisningen till kommunstyrelsen. Ärendet Nämnderna ska redovisa hur de tilldelade medlen har använts. Nämnderna ska göra löpande uppföljning och en redovisning ska lämnas till kommunstyrelsen i samband med årsredovisning. Kommunstyrelsen utvärderar de svar som lämnas, och kan i samband med detta ändra eller ta fram nya punkter som nämnderna ska redovisa. Kommunstyrelsen ska också göra en översyn av fördelningsmodellen under år 2018, enligt punkt 7 i riktlinjerna. Förvaltningen uppmanas därför att komma med synpunkter på den nuvarande fördelningen av schablonbidraget och ge eventuella förslag till förändringar. Nämndernas svar kommer att ligga till grund för kommunstyrelsens översyn av fördelningen inför 2019. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 19 december 2016, 250, att fastställa riktlinjer för fördelning av den statliga schablonersättningen för mottagande av vissa nyanlända, enligt kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktige beslutade också den 25 januari 2016, 7, vid behandlingen av Integrationsberedningens slutrapport, att ge kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma till kommunfullmäktige med ett förslag på fördelningsmodell av den statliga schablonersättningen i Integrationsberedningens anda. Kommunfullmäktige beslutade uppdra till kommunstyrelsen att årligen följa upp användandet av schablonmedlen.

2018-05-23 13 Kommunen får ersättning med ett schablonbelopp som fastställs varje år. Schablonbeloppet ska täcka kostnader för etableringsinsatser för nyanlända personer som till exempel: mottagande och praktisk hjälp vid bosättning särskilda introduktionsinsatser eller merkostnader i skola, förskola, fritidshem och barnomsorg med mera utbildning i svenska för invandrare anpassad kommunal vuxenutbildning för nyanlända som omfattas av förordningen om etableringsinsatser samhällsorientering tolk andra kommunala insatser för att underlätta etablering i samhället vissa kostnader för ekonomiskt bistånd och administration. Schablonbelopp för 2018 är 133 200 kr för en person som inte fyllt 65 år och 80 300 kronor för en person som har fyllt 65 år. Ersättningen betalas ut med delbelopp under en tvåårsperiod. Ärendets tidigare handläggning En första översyn av modellen görs under år 2018. Förvaltningens överväganden Utifrån ovan nämnda punkter så har flyktingschablonen hos NAVI mer konkret använts till sju tjänster inom flyktingmottagningen. Dessa personer arbetar med bosättning av anvisade och kvotflyktingar. Med bosättning avses praktisk hjälp i bostaden och ärenden kring bosättning. I viss mån även bostadsanskaffning i samarbete med Drakfastigheter, som har huvudansvaret för den uppgiften. Vidare arbetar de anställda med att tillhandahålla råd och stöd till samtliga nyanlända individer som är mottagna i kommunen. Det kan röra sig om både familjer och enskilda. Informationsinsatser till nyanlända både gruppvis och enskilt bedrivs. Informationsinsatser görs även till de som arbetar med och för målgruppen i syfte att underlätta och förbättra etableringen i samhället. Även informationsinsatser i bostadsområden görs. För att underlätta etableringen för nyanlända i kommunen bedrivs en operativ samordning av insatser, internt och externt. Även samverkan med andra förvaltningar där vår personal är involverad då det gäller etableringsinsatser för nyanlända, exempelvis Gärdeskoj med Kultur-

2018-05-23 14 och fritidsförvaltningen och Bredsandsdagen med Barn- och utbildningsförvaltningen. Inom flyktingmottagningen bedrivs också en Språkvänsverksamhet som är ett uppdrag från nämnden som från starten 2015 hittills matchat ihop cirka 700 personer. 1,5 tjänster arbetar med detta uppdrag. Samverkan sker även med idéburna organisationer kring integrationsarbetet. En Mångfaldsdag anordnas en gång per år med föreläsare som belyser frågor kring integration och mångfald. Under Nationaldagen uppmärksammas de nyanlända som erhållit medborgarskap med festligheter och två stipendier delas ut. Det ena för utmärkelse för mångfald i arbetslivet och det andra är ett integrations- och mångfaldsstipendium på 10 000 kr. Enligt lag bedrivs mycket av vårt arbete via tolk vilket bekostas av schablonmedlen. Schablonen har också använts för att finansiera yrkesplattformar inom ramen för Crea. Deltagarna får där kombinera teori, praktik och språkinlärning för att närma sig arbetsmarknaden. Målgruppen är lågutbildade nyanlända. De nyanlända har aktualiserats inom ramen för etableringen, men även personer som varit längre tid i Sverige har deltagit. Flyktingschablonen har främst täckt personalkostnader. Schablonen går också till att delfinansiera undervisningen inom Sfi. Efter det att kommunfullmäktige beslutade att fastställa riktlinjer för fördelning av schablonersättningen för mottagande av vissa nyanlända har staten beslutat att kommunernas ersättning för utbildningsplikten ska ingå i schablonersättningen. Det innebär att kommunstyrelsen behöver förändra sin fördelning av ersättning inför 2019. Ekonomi NAVI fick 49,95 % (20,4 milj kr) av de pengar som schablonen gav 2017, totalt 41milj kr i kommunen. Navi fördelade pengarna enligt nedan: SFI 51 % Flyktingmottagande 19 % Crea 9 % Samhällsorienteringen 7 %

2018-05-23 15 Språkvän 1 % Lokalkostnader avseende SFI 8 % Lokalkostnader avseende Flyktingmottagande 5 % Förvaltningen har inget att anmärka på den nuvarande modellen. Överläggning Peter Timståhl redovisar ärendet. Habib Effati (M) föreslår att förvaltningen informerar nämnden hur man jobbar med matchningen av språkvänner. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Navi:s arbetsutskott 2018-05-08, 27. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-04-20.

2018-05-23 16 42 Delårsrapport Januari - April 2018 (NAVI-2018-00008) Beslut Nämnden beslutar att godkänna upprättad delårsrapport, samt att godkänna en budgetering på SFI gällande kvällsundervisning på 1 milj kr. Ärendet Delårsrapporten Januari - April 2018 för NAVI innehåller en verksamhetsanalys och en ekonomisk analys. Prognosen visar +3 milj kr på helårsbasis. Det är KomiJobb, Crea och Hälsopiloten som tillsammans står för överskottet. När Mål- och resursplan 2018 godkändes så budgeterades inte medel gällande kvällsundervisningen på SFI som samordnas av MIROI och Hermods. Det är 1 milj kr som behöver budgeteras upp. Överläggning Peter Timståhl, Anders Sjölander, Kerstin Nordensson och Maria Westerlund redovisar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Navi:s arbetsutskott 2018-05-08, 25. Tjänsteskrivelse, 2018-05-02. Uppföljning av beslut Förvaltningen följer upp ekonomin månadsvis. Nämnden får en månadsrapportering åtta gånger per år. Därutöver tillkommer två delårsrapporter, en i april och en i augusti, samt ett bokslut.

2018-05-23 17 43 Intern kontrollplan 2018 - delrapport 1 (NAVI-2017-00072) Beslut Nämnden beslutar att godkänna förvaltningens delrapport. Ärendet Delrapport utifrån uppföljning av nämndens interna kontrollplan för 2017. Bakgrund Nämnden har fattat beslut om en intern kontrollplan för 2018. Uppföljning av denna ska redovisas för nämnden i samband med delårsrapporter och årsredovisning. I planen för 2018 ingår att följa upp: - Registreringsrutiner - Chefsbyten - Flyktingmottagning - tillgång till bostäder - Rutiner som säkerställer uppföljning och rapportering av fattade beslut Ärendets tidigare handläggning Beslut om intern kontrollplan i januari 2018. Förvaltningens överväganden Förvaltningen har utifrån den interna kontrollplanen påbörjat att utföra de kontrollmoment som finns angivna i planen. Denna kontroll visar följande. Registreringsrutiner Stickprov görs av registrering av deltagare och elever. Ett mer omfattande arbete pågår med att kvalitetssäkra registrering av deltagare i arbetsmarknadsåtgärder. Detta arbete är också nödvändigt i och med införandet av den nya Dataskyddsförordningen (GDPR). Under hösten kommer Vuxenutbildningen genomföra ett byte av elevadministrativt system. Detta innebär en ökad risk för felaktigheter. I genomförandeprojektet vidtas åtgärder för att minimera denna risk. Chefsbyten Två nya tillförordnade förvaltningsdirektörer är på plats sedan mars

2018-05-23 18 2018. Åtgärder har vidtagits för att säkerställa att inga arbetsuppgifter faller mellan stolarna. Hittills har inga större avvikelser inträffat. Flyktingmottagning - tillgång till bostäder Hittills i år följs den planering som finns. Rutiner som säkerställer uppföljning och rapportering av fattade beslut Kontrollen är inte påbörjad. En större genomgång av fattade beslut planeras i början av hösten. Överläggning Anders Sjölander redovisar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Navi:s arbetsutskott 2018-05-08, 26. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-04-26. Uppföljning av beslut Förnyad uppföljning i samband med delårsrapport 2.

2018-05-23 19 44 Slutredovisning - anställda tolkar (NAVI-2016-00077) Beslut Nämnden beslutar att godkänna förvaltningens slutredovisning, samt att godkänna förvaltningens förslag till rutiner för anställning av tolkar. ------------------ Jäv Sameer Lafta (S) och Fáten Nilsson (L) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. ------------------ Ärendet Slutredovisning av försöksverksamheten med anställda tolkar med förslag på fortsatta rutiner för anställning av tolkar. Bakgrund I Navi:s Mål- och resursplan 2016 satte nämnden som mål att andelen tillsvidareanställda i förvaltningen ska öka. Nämnden beslutade också att förvaltningen skulle göra en översyn av organisationen på Tolkservice samt se över möjligheten att anställa tolkar i de mest frekventa språken. Navi tog därefter beslut, 2016-10-19, 101, att fyra tolkar skulle anställas som ett pilotprojekt under tiden 2017-04-01 till 2018-03-31. Nämnden beslutade 2018-01-31 att ge förvaltningen i uppdrag att titta på flexiblare arbetstider för tolkarna och efter projekttidens utgång ge en slutredovisning med bl.a. en beskrivning på arbetsuppgifter för tolkarna vid sidan av deras ordinarie arbetsuppdrag. Överväganden Förvaltningen har under ett års tid anställt tolkar för de mest frekventa språken, totalt fyra tolkar. Tidigare har tolkarna varit uppdragstagare eller haft eget företag. Förvaltningen har kontinuerligt under året följt försöksverksamheten och rapporterat till nämnden vid ett par tillfällen. I denna slutredovisning diskuteras försöksverksam-

2018-05-23 20 heten utifrån ekonomi, anställningsformer och lokalisering. Utifrån detta har förvaltningen tagit fram ett förslag på framtida rutiner för anställning av tolkar. För närvarande är det endast två tolkar anställda. En tolk har slutat på grund av utlandsflytt. En annan tolk har gått tillbaka till att vara uppdragstagare. Anledningen till detta är framförallt friare arbetstider. Ekonomi Förvaltningen har räknat på hur ekonomin för tolkverksamheten påverkats av att anställa tolkar istället för att använda sig av uppdragstagare. Beräkningen har gjorts på det år som vi haft tolkar anställda i en försöksverksamhet. Merkostnaden per tolk beräknas vara cirka 114 000 kronor per år. År (tkr) Lön+personalomkostnader *Övriga kostnader Totalt *Anställd tolk 467 48 515 Uppdragstagare 401 401 Skillnad Anställd tolk kontra uppdragstagare/år 114 * Anställd tolk: ingår även semesterersättning * Övriga kostnader: Lokal, utbildning, dator, program och mobilkostnader. Eftersom förvaltningen bedriver tolkverksamhet även utanför den kommunala verksamheten och därmed konkurrerar med privata tolkförmedlingar är det viktigt att verksamheten inte skattemedelsfinansieras. Om de anställda tolkarna utför uppdrag åt andra delar av förvaltningen ska inte tolkverksamheten bära kostnaderna, utan de kostnaderna ska gå på den verksamhet de utför arbetsuppgifter åt. Detta kan tillexempel göras med hjälp av internfakturering. Under första kvartalet har 2018 har uppdragen för hela tolkförmedlingen nästan halverats jämfört med första kvartalet 2017. Första kvartalet 2017 var det 6647 uppdrag och 2018 3637 uppdrag. Utifrån dagens storlek på verksamheten så kan förvaltningen ha tre anställda tolkar utan att verksamheten behöver finansieras med skattemedel. Fortsätter uppdragen att minska kan det dock medföra att verksamheten inte kan bära kostnaderna för tre anställda tolkar.

2018-05-23 21 Kompletterande arbetsuppgifter Tolkuppdragen är inte helt jämnt fördelade över tid. Antalet uppdrag varierar också utifrån språk. De anställda tolkarna behöver därför kunna komplettera tolkuppdraget med ytterligare arbetsuppgifter för att komma upp i 100 procent sysselsättning över året. Tolkarnas kompletterande arbetsuppgifter behöver vara uppdrag som inte är i behov av att lösas direkt och som kan bli liggande, då huvuduppdraget är tolkning. Ett uppdrag som kräver att man är tillgänglig ganska så omgående. Eftersom tolkarna är anställda som tolkar vill förvaltningen använda dem till tolkning även för uppdrag som kommer in sent. De arbetsuppgifter som förvaltningen ser att de anställda tolkarna skulle kunna fylla ut sina tjänster med och som inte skulle kollidera med deras yrke som tolkar är att: Bistå språkvänsverksamheten när det gäller infoträffar, matchning och mingelträffar. Receptionsarbete vid behov. Bistå med översättningar. Bistå med språklig kompetens då det gäller att skapa marknadsföringsmaterial. Assistera vid Nationaldagen då vi firar nya svenskars medborgarskap i Stadshuset. Assistera vid Mångfaldsdagen både då det gäller utskick och inbjudningar och vid själva arrangemanget. Bistå med närvaro och kompetens då det gäller övriga etableringsinsatser. Även övriga delar av Favi har uttryckt ett behov av att få hjälp med vissa översättningsarbeten. Andra uppdrag som diskuterats är språkstödjare och samhällskommunikatör. Det är olämpligt för tolkarna att arbeta som språkstödjare då detta kan komma att strida mot god tolketik om de som språkstödjare bygger upp en personlig relation till personer som de därefter träffar i en tolksituation. Vad gäller Samhällsorienteringen så skulle tolkarna eventuellt kunna bli inbjudna till Samhällsorienteringen för intervjuer eller liknande men det är svårt att gå in och arbeta som samhällskommunikatörer då de skulle bli upplåsta till schemalagda tider och i och med det bli hindrade att utföra tolkuppdrag. Det finns även i detta fall en risk att bygga upp personliga relationer som skulle förhindra tolkarna att ta tolkuppdrag. Förslag på framtida rutiner för anställning av tolkar Utifrån att nämnden önskar att förvaltningen ska ha anställda tolkar

2018-05-23 22 så föreslår förvaltningen att följande ska gälla: - Tolkverksamheten ska även i framtiden vara självfinansierad. - Om det ekonomiska utrymmet medger ska tolkar anställas. - De tolkar som anställs ska i huvudsak arbeta med tolkuppdrag. - Tolkuppdragen kan kompletteras med andra arbetsuppgifter för att fylla ut arbetstiden. - Utifrån vilka språk som efterfrågas kan tolkar komma att sägas upp på grund av arbetsbrist, samtidigt som andra tolkar anställs. Överläggning Anders Sjölander redovisar ärendet. Beslutsunderlag Protokollsutdrag Navi:s arbetsutskott 2018-05-08, 24. Tjänsteskrivelse med bilaga, 2018-05-03. Uppföljning av beslut Följs upp vid ordinarie uppföljningstillfällen.

2018-05-23 23 45 Revidering av delegeringsordning (NAVI-2018-00037) Beslut Nämnden beslutar att delegera till verksamhetschefen för Integration att skriva under deltagarredovisningar för ESF-projektet Baspaket: Språk och Integration. Ärendet I samband med att NAVI besvarade kommunrevisorernas granskning av delegeringsordningen (2018-04-25, 33) beslutade även nämnden att, utifrån revisorernas synpunkter, godkänna förvaltningens förslag till ändringar av delegeringsordningen. I efterhand har det uppdagats att det finns ingen delegation från NAVI för påskrifter av deltagarredovisningar för ESF-projektet Baspaket: Språk och Integration. Förvaltningen begär att NAVI ger verksamhetschefen för Integration den beslutsrätten i syfte att få en snabbare handläggning av projektredovisningarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2018-05-07. Uppföljning av beslut Delegeringsbesluten redovisas till nämnden.

2018-05-23 24 46 Val av ny ersättare i arbetsutskottet efter Maria Lilja (L) (NAVI-2018-00010) Beslut att till ny ersättare i arbetsutskottet efter Maria Lilja (L) välja Dominic Nordenberg (L), samt att sända beslutet till koncernstaben för notering i förtroendemannaregistret. Ärendet Kommunfullmäktige beviljade 2018-04-23, 89, Maria Liljas (L) avsägelse som ersättare i NAVI och i arbetsutskottet. NAVI har att besluta om en ny ersättare för (L) till arbetsutskottet. Beslutsunderlag Protokoll kommunfullmäktige 2018-04-23, 89.

2018-05-23 25 47 Redovisning av delegationsbeslut samt anmälningsärenden, maj 2018 (NAVI-2018-00005) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbesluten. Ärendet Vid varje nämndssammanträde redovisas de beslut som har tagits på delegation. Besluten finns att ta del av på förvaltningen. Beslut Antal beslut Delegat Beslut om anställning av personal avseende åtgärdsanställning (punkt nr 1.1) 8 = nyanställningar 7 = förlängning Eva Lindroos Beslut om anställning av obehörig lärare längre än 6 månader (dock högst ett år). Punkt nr 1.2 1 Karin Wahlqvist Beslut om tjänstledighet av personliga skäl vid t.o.m. 6 månader (punkt nr 3.6) 1 Karin Wahlqvist Beslut om tjänstledighet av personliga skäl vid t.o.m. 6 månader (punkt nr 3.6) 1 Jennie Sjögren

2018-05-23 26 Beslut om att den sökande ska tas emot till utbildningen (20:14). Punkt nr 9.6. Enligt bifogad fil Jennie Sjögren Beslut om att den sökande ska antas till utbildningen (20:23). Punkt nr 9.7. Enligt bifogad fil Jennie Sjögren Beslut om lönebidrag (punkt nr 8.1) 5 Anders Sjölander Framställning eller yttrande i ärenden som ej är av principiell art eller av större ekonomisk betydelse (punkt nr 10.1) 4 Markus Juth Anmälningsärenden Protokoll - Kommunfullmäktige 2018-04-23, 89. Valärenden. - Kommunfullmäktige 2018-04-23, 105. Översyn av ansvarsområdena för Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden och Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration (NAVI). - Personalnämnden 2018-03-28, 16. Koncernstaben - Information 2018-04-19. Natur- och friluftsplan färdigställd. Länsstyrelsen Västernorrland - Informationsbrev om länsstyrelsens uppdrag avseende utsatta EU/EES medborgare, 2018-05-09. Arbetsmarknadsdepartementet - Remiss Ett ordnat mottagande gemensamt ansvar för snabb

2018-05-23 27 etablering eller återvändande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med bilagor, 2018-05-14.

2018-05-23 28 48 Förvaltningen informerar Kerstin Nordensson informerar följande: - Barn- och fritidsutbildning blir till en lärlingsform med satsning 20 platser med start i augusti. - Ansökan om statsbidrag för att starta lärcentrum i kommunal vuxenutbildning, efter ett beslut från nämndn. Förvaltningen bedömer att statsbidrag för drift av verksamheten behöver inte sökas. Anders Sjölander informerar följande: - Förvaltningens ansökan till AMIF avskrivs eftersom beställningsbemyndigande saknas från regeringen och således kan inte Funktionen för fonder behandla nya ansökningar för 2018. - Redovining av statistik för Extra tjänster och Komijobb. Favi har 27 st Extra tjänster och 28 st Komijobb per 2018-05-21.

2018-05-23 29 49 Delegation av beslutanderätt upphandling av nytt verksamhetssystem (NAVI-2018-00042) Beslut Nämnden beslutar att ge upphandlingschef Göran Bodén att för nämndens räkning besluta om tilldelning samt teckna avtal med den vinnande leverantören i upphandlingen av nytt verksamhetssystem för Favi. Ärendet Favi har idag ett avtal kring verksamhetssystemet Procapita och avtalet med leverantören Tieto utgår 2019-12-31. Förutom Favi används även verksamhetssystemet av socialtjänsten och av Avdelningen för Kollektivtrafik och Tillgänglighet på Stadsbyggnadskontoret. Upphandlingsprojektet har pågått sedan ett antal år tillbaka och är nu i sitt slutskede. Det nya avtalet som ska tecknas sträcker sig över 13 år. Då verksamhetssystemet berör flera verksamheter inom flera förvaltningar föreslås att Sundsvalls kommuns upphandlingschef Göran Bodén får för nämndens räkning besluta om tilldelning samt teckna avtal med den vinnande leverantören. Överläggning David Lindqvist redovisar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Uppföljning Nämnden kommer att delges om tilldelning fattats och om avtal tecknats samt resultatet av upphandlingen efter genomförda förhandlingar.

2018-05-23 30 Övrigt Habib Effati (M) frågar om det möjligheter att koppla in Science Park tillsammans med Komvux. Ordföranden bjuder hem nämndledamöterna på middag efter sammanträdet 2018-06-20. Anmälan bör göras om man kommer eller inte. Ordföranden informerar också om Leena Utterströms nya arbetsuppgifter på koncernstaben. Viktoria Jansson (M) önskar att nämnden får en redovisning av utbildningsplikten. Kerstin Nordensson informerar att en sådan information kommer att komma till nämnden. Till nästa nämndssammanträde blir det bl.a. information om reglerna kring mötesarvoden och reseersättningar. Peter Timståhl informerar kring den sålda skotaren vid servicegruppen. Stefan Eriksson (S) har ett önskemål att nämnden får rapportering om sålda egendomar och lösöre.