1(11) Gem Servicenämnden IS/IT Plats och tid: IS/IT-enheten, 2015-11-20 kl. 09:00 Beslutande: Mikael Thalin (C) Orsa Peter Egardt (S) Älvdalen Lennart Sohlberg (S) Mora, ersättare för Anna Hed (C) Mora Övriga deltagare: Matthias Grahn, IS/IT-chef Therese Lars, sekreterare Utses att justera: Justeringens plats och tid: Underskrifter: Lennart Sohlberg Therese Lars, Sekreterare Mikael Thalin, Ordförande Lennart Sohlberg, Justerare ANSLAG/BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Paragraf 17-24 Organ: Gemensam servicenämnd IS/IT Överklagningstid: 2015-11-26 - - 2015-12-16 Anslaget sätts upp: 2015-11-25 Anslaget tas ner: 2015-12-17 Förvaringsplats för protokollet: IS/IT-enheten Underskrift
2(11) Innehållsförteckning Förslag till revidering av reglemente och avtal för gemensamma servicenämnden IS/IT Investeringsäskande 2017 4 Sammanträdesplan 2016 6 Uppföljning internkontrollplan 2015 7 Internkontrollplan 2016 8 Informationsärenden 9 Delegationsbeslut 10 Delgivningar 11 3
3(11) 17 MK GIS/IT 2015/00017-2 Förslag till revidering av reglemente och avtal för gemensamma servicenämnden IS/IT Beslut Den gemensamma servicenämnden föreslår kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna att anta förslag till revidering av reglemente och samverkansavtal för gemensamma servicenämnden för IS/IT. Sammanfattning av ärendet I syfte att få likartade reglementen och avtal för samtliga gemensamma nämnder har utredare Ove Axelsson på kommunledningskontoret i Mora, på uppdrag av kommunledningarna i de tre samverkande kommunerna, upprättat förslag till nytt reglemente och avtal. Ändringarna framgår i dokumenten där det som tagits bort, ändrats eller flyttats är överstruket och ny text är kursiv. Ändringarna innebär ingen förändring i innehåll utan är redaktionella eller innehåller förtydliganden. Planen är att kommunfullmäktige ska kunna ta beslut i december och att förändringarna träder i kraft 2016-01-01. Beslutsunderlag Förslag till revidering av reglemente och avtal för gemensamma servicenämnden IS/IT från kommunledningskontoret i Mora, daterad 2015-09-18. Förslag till beslut Den gemensamma servicenämnden föreslår kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna att anta förslag till revidering av reglemente och samverkansavtal för gemensamma servicenämnden för IS/IT. Sändlista Kommunfullmäktige Mora kommun Kommunfullmäktige Orsa kommun Kommunfullmäktige Älvdalens kommun
4(11) 18 MK GIS/IT 2015/00022-1 Investeringsäskande 2017 Beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner förslaget till investeringsäskande 2017 på 5 200 tkr. Servicenämnden önskar att IS/IT-enheten förtydligar vilka investeringar som avses när det gäller större volymförändringar påkallat av verksamheten det vill säga vilka investeringar som belastar verksamheterna och vilka investeringar som belastar IS/ITenheten. Sammanfattning av ärendet Investeringsäskanden 2017 tar utgångspunkt i två övergripande områden utvecklingsmedel samt renodlade tekniska investeringsområden. Äskandet baseras på hur mycket verksamheten har haft behov av tidigare samt även tagit hänsyn till teknikskiften samt underhåll av befintlig teknik. Inom investeringsäskandet inkluderas inte ej beslutade investeringsmedel som kan behövas för att möta större volymförändringar påkallat av verksamheten. Utvecklingsmedel KGS Investeringar inom KGS omfattar investeringar som avser utveckling av övergripande tekniska plattformar för verksamheterna. Kommande investeringsområden inom detta är bland annat utveckling och infrastruktur för e-tjänster. Uttag ur dessa investeringsmedel beslutas av VP-rådet och/eller den gemensamma servicenämnden. Utvecklingsmedel drift Investeringsområdet täcker in fortsatt investering i automatisering och teknik för att öka tillgängligheten till support, hantering av klienter, läsplattor och annan teknisk utrustning. Investeringarna syftar till att kunna möta ett ökat supportbehov med bibehållen drift- och supportorganisation. Infrastruktur nätverk Den kommunala verksamhetens behov av infrastruktur i form av nätverk ökar årligen. Investeringar krävs för att underhålla befintlig miljö samt utökning av kapacitet. Infrastruktur server, lagring och backup Investeringsområdet innefattar underhåll av befintlig miljö samt projektkostnader för övergång till molntjänster. Säkerhet Investeringar krävs för att upprätthålla IT-säkerhetsområdet, baserat på ITsäkerhetsgenomgång från 2015 samt på kommunernas informationssäkerhetsarbete.
5(11) Investeringsområde Avskr.tid Tkr Utvecklingsmedel KGS 5 1 000 Utvecklingsmedel Drift 3 1 000 Infrastruktur Nätverk 5 1 500 Infrastruktur Server, lagring, backup 3 1 500 Säkerhet 3 200 Summa 5 200 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-02 Förslag till beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner förslaget till investeringsäskande 2017 på 5 200 tkr. Sändlista Ekonomichefen i Mora
6(11) 19 MK GIS/IT 2015/00023-1 Sammanträdesplan 2016 Beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner nedan förslag till sammanträdesplan för 2016. Sammanfattning av ärendet Den gemensamma servicenämndens möten föreslås ligga på fredagar kl 9.00, om inget annat anges i kallelsen. Upprättat förslag har tagit hänsyn till Moras kommunplanprocess samt det som görs gällande i det reviderade samverkansavtalet. Datum: 11 mars Bokslut 2015 11 maj (onsdag) Nämndplan 2017, tjänstekatalog 2017 och VUP 1 2016 12 augusti (kl 13) VUP 2 2016 (23 september) (Ev. extramöte för revidering av nämndplan och budget) 28 oktober Investeringsäskande 2018, sammanträdesplan 2017, uppföljning internkontroll 2016, plan internkontroll 2017 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-04 Förslag till beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner förslag till sammanträdesplan för 2016. Sändlista Ledamöter i den gemensamma servicenämnden.
7(11) 20 MK GIS/IT 2015/00006-3 Uppföljning internkontrollplan 2015 Beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplan 2015. Sammanfattning av ärendet Uppföljning av internkontrollplan 2015 har genomförts genom stickprov. Avvikelser noterats inom två kontrollmoment där åtgärder för att hantera kontrollmoment Kompetenshöjande åtgärder har påbörjats medan avvikelse avseende Korrekt behörighet kommer att planeras upp. I kontrollmomentet Avtalstrohet ramavtal hittades inga avvikelser. Beslutsunderlag Uppföljning IK 2015, daterad 2015-11-13 Förslag till beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplan 2015. Sändlista
8(11) 21 MK GIS/IT 2015/00025-2 Internkontrollplan 2016 Beslut Den gemensamma servicenämnden antar förslag till internkontrollplan 2016. Sammanfattning av ärendet Enligt det av fullmäktige antagna reglementet för internkontroll ska styrelse, nämnder och bolag varje år anta en internkontrollplan. Reglementet fastslår att internkontrollplaner ska fastställas senast under januari månad det år planen avser. Förslaget till internkontrollplan för 2016 innehåller två kontrollmoment vilka lyfts vidare från 2015 års internkontrollplan. Inom dessa två kontrollmoment har avvikelser noterats och åtgärder har påbörjats i ett fall och i det andra fallet kommer åtgärder att planeras. Beslutsunderlag Förslag till Internkontrollplan 2016, daterad 2015-11-13 Förslag till beslut Den gemensamma servicenämnden antar förslag till internkontrollplan 2016. Sändlista
9(11) 22 Informationsärenden Budgetuppföljning Om man tar hänsyn till förutbetalda kostnader och upplupna intäkter så lämnar IS/ITenheten ett positivt ekonomiskt resultat på 826,5 tkr. Av dessa ska 536 tkr räknas av som Orsa och Älvdalen har förbetalt för sin del av utbetalt avgångsvederlag, vilket ger ett faktiskt resultat på 290 tkr. IS/IT-enhetens årsprognos är mycket osäker på grund av kommande licensavräkning. Information om nya licensavtal avseende Microsoft Office 365 IS/IT-enheten har via sin nya återförsäljare av Microsoftlicenser tecknat två nya avtal ett för skol- och kulturverksamheterna och ett för de kommunala bolagen i Mora, Orsa och Älvdalen. Skolavtalet innebar en sänkning av licenspriset med 28 %. Återstår att teckna är ett Enterprise-avtal där resterande verksamheters licenser regleras, detta avtal skall vara färdigt till årsskiftet. Just nu pågår ett arbete för att ta fram underlag så att kommunerna går in på rätt nivå avseende antal licenser.
10(11) 23 Delegationsbeslut 1. Visstidsanställning IT-tekniker N.M. 151001-151031 2. Anskaffning Microsoft Office365-licenser för skol-och kulturpersonal samt elever 3. Visstidsanställning IT-tekniker N.M. 151101-151231 4. Visstidsanställning processutvecklare A.S. 151101-151231 Dnr MK GIS/IT 2015/00020-1 Dnr MK GIS/IT 2015/00021-2 Dnr MK GIS/IT 2015/00020-2 Dnr MK GIS/IT 2015/00024-1
11(11) 24 Delgivningar 1. Protokollsutdrag Mora kommuns delårsrapport och verksamhetsuppföljningsprognos 2, dnr MK KS 2015/00428-1 2. Protokollsutdrag Sammanträdesplan för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2016, dnr MK KS 2015/00451-