HR-policy H.1 Version 4.1 Konfidentialitetsgrad: 24 oktober 2018 Upprättad av: HR-chef Fastställd av: Styrelsen i Landshypotek Bank
Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 1.1 Mål och syfte... 2 2 Grundläggande värderingar... 2 3 Områden som belyses i policyn... 2 3.1 Medarbetarens ansvar... 3 3.2 Chefens ansvar... 3 3.3 Rekrytering, lämplighetsprövning och anställning av närstående/nära relation 4 3.3.1 Lämplighetsprövning... 5 3.3.2 Anställning av närstående eller uppkomst av nära relation... 5 3.4 Kompetensutveckling, prestation och lärande... 5 3.5 Arbetsmiljö, samverkan och kommunikation... 6 3.6 Mångfald, likabehandling och jämställdhet... 6 3.7 Friskvård... 7 3.8 Rehabilitering... 7 3.9 Tystnadsplikt... 8 4 Versionshistorik... 9 Sida 1 (9)
1 Inledning 1.1 Mål och syfte HR-policyn (policyn) syftar till att beskriva Landshypotek Banks (bankens) grundläggande värderingar, mål och aktiviteter för att attrahera, behålla och utveckla medarbetare. Policyn ska bidra till att banken ska vara en attraktiv arbetsplats med engagerade och kompetenta medarbetare vilket är en förutsättning för att banken ska uppnå sina mål. Det är viktigt att det finns en samsyn inom banken vad gäller medarbetarfrågor. I policyn redogörs för olika mål gällande medarbetarfrågor. Policyn beskriver värderingar och förhållningssätt i relationerna på arbetsplatsen och till de människor medarbetarna möter i arbetet. Respektive chef ansvarar för att intentionerna i policyn följs och att den blir väl känd hos medarbetarna. Medarbetarna måste ständigt vara beredda att ifrågasätta, förnya och utveckla vår organisation till nytta för bankens medlemmar, kunder och andra intressenter. HR-policyn visar vad arbetsgivaren vill belysa för att utveckla en framgångsrik verksamhet och bidrar till: att stimulera till arbetsglädje, effektivitet och kontinuerlig utveckling, att stödja alla medarbetares delaktighet, engagemang och vilja att ta ansvar, att banken blir en attraktiv arbetsplats med öppenhet och mångfald. 2 Grundläggande värderingar Banken utgår från en grundsyn om alla människors lika värde och att banken har rättvisa förhållanden mellan individer och grupper. Ingen ska diskrimineras på grund av etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, ålder, kön, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck. 3 Områden som belyses i policyn Medarbetarens ansvar Chefens ansvar Rekrytering, lämplighetsprövning och anställning av närstående/nära relation Kompetensutveckling, prestation och lärande Arbetsmiljö, samverkan och kommunikation Sida 2 (9)
Mångfald och likabehandling Friskvård Rehabilitering Avslut av anställning Tystnadsplikt 3.1 Medarbetarens ansvar Att vara anställd på banken innebär både rättigheter och skyldigheter. Det finns följande krav på bankens medarbetare: att ta egna initiativ och ansvar för arbetsuppgifternas utförande och resultat, att dela med sig av sina kunskaper och bidra till en öppen stämning, att vara väl förtrogen med bankens mål och arbeta resultatinriktat för att dessa ska uppnås, att hålla sig informerad om gällande och nytillkommande interna och externa regelverk, att följa vid var tid gällande regelverk, att utveckla sin kompetens, att inom ramen för sin anställning leva efter bankens medarbetarskapsprinciper, att företräda banken utåt och aktivt bidra till den samlade kommunikationen. Följande förväntningar har banken på medarbetarna: att ställa krav på handlingsutrymme och befogenheter för att arbetsuppgifterna ska kunna utföras korrekt och effektivt, att vid frånvaro hålla sig à jour med vad som pågår inom banken, att ta ansvar för att påverka bankens utveckling genom ständiga förbättringar. 3.2 Chefens ansvar Chef på banken ska, vid sidan av vad som gäller för övriga medarbetare, utifrån den strategi och verksamhetsplan som banken valt att genomföra skapa förutsättningar för medarbetare att agera och prestera samt arbeta målinriktat för att organisationen ska präglas av arbetsglädje, effektivitet och kontinuerlig utveckling. Detta innebär bland annat att chefen ska: Sida 3 (9)
uppnå mål och resultat inom sitt funktionsansvar men också verka för att mål och resultat uppnås på en övergripande nivå, klargöra krav och förväntningar på medarbetaren samt bedöma medarbetarens prestation, säkerställa att medarbetare följer vid var tid gällande regelverk, förmedla arbetsinsatser i relation till verksamhetens mål samt ge återkoppling på utfört arbete och prestation, ansvara för kommunikationsaktiviteter och att aktiviteterna bidrar till en positiv samlad och starkare bild av banken, inom ramen för sin anställning bedriva ett ledarskap i enlighet med bankens ledarskapsprinciper, årligen eller oftare vid behov säkerställa att medarbetarnas befattningsbeskrivningar är uppdaterade och HR-avdelningen tillhanda för arkivering, ge sina medarbetare den information de behöver i det dagliga arbetet och se till att de är väl informerade om bankens övergripande verksamhet. Chefen förväntas vara en god förebild samt stimulera till ansvar och engagemang hos sina medarbetare. Övriga förväntningar är att chefen: inspirerar till kompetensutveckling utifrån bankens strategier, verksamhetsplaner och mål, skapar delaktighet, kommunicerar ärligt och rakt även i svåra situationer, är nytänkande, tar vara på idéer och vågar gå före, lyssnar och inspirerar till utveckling av arbetssätt och förbättringar. 3.3 Rekrytering, lämplighetsprövning och anställning av närstående/nära relation Varje rekrytering är en investering. Banken arbetar för att ha en bred rekryteringsbas, flexibla arbetsförhållanden och individuella lösningar. Med jämn könsfördelning och med respekt för skilda erfarenheter, varierat kunnande och olika tillvägagångssätt skapas fler och bättre lösningar som gynnar den utveckling banken vill uppnå. Vid rekrytering: görs en kravprofil för att rekrytera rätt medarbetare som även har förutsättningar att möta framtida krav och förväntningar, annonseras alla lediga tjänster internt, tillvaratas olikheter utifrån ett mångfald- och likabehandlingsperspektiv. Sida 4 (9)
3.3.1 Lämplighetsprövning Som en del i bankens anställningsprocess sker en lämplighetsbedömning vilken även uppfyller kraven enligt penningtvättslagen. För medarbetare med krav på SwedSeclicens genomförs en utökad lämplighetsbedömning och för ledande befattningshavare genomförs en djupare lämplighetsbedömning. Mer information om detta kan läsas i Instruktion för lämplighetsbedömning. Utöver lämplighetsbedömning ska alla anställda redogöra för eventuella intressekonflikter och externa uppdrag som kan föreligga. 3.3.2 Anställning av närstående eller uppkomst av nära relation För att undvika eventuella intressekonflikter eller jävssituationer ska chef som önskar anställa en närstående till en medarbetare eller styrelseledamot meddela detta till HRavdelningen och få ett godkännande av HR-chef innan anställningsavtal undertecknas. Uppstår en nära relation mellan anställda är det den anställdes ansvar att informera närmaste chef om sin privata situation i detta avseende. Chefen anmäler till HRavdelningen, som utreder ärendet tillsammans med berörd chef och eventuellt fackligt ombud. Beslut om eventuell omplacering fattas av VD efter anmälan av HR-chefen. Mer information om detta kan läsas i Etikpolicy och Riktlinjer för intressekonflikter. 3.4 Kompetensutveckling, prestation och lärande Kompetensutveckling är en viktig del av kompetensförsörjningen och i bankens konkurrenskraft som stärker bankens arbetsgivarvarumärke. Kompetensutveckling ska ske kontinuerligt och ska genomföras med utgångspunkt från omvärldens krav, bankens syfte, vision, strategier och mål. Det är strategin och verksamhetsplanen som är ledande i valet av kompetensutveckling. Nyanställda ska känna sig välkomna till banken och förstå sin roll i banken. Introduktionen av nyanställda är ett viktigt verktyg för att nå detta mål. Den nyanställde ska få tillfredsställande arbetsmässig och social introduktion så att han/hon kan känna trygghet i sin roll och lättare känna sig delaktig i arbetet både inom sin egen avdelning och inom banken i stort. Introduktionen av nyanställda består dels av en verksamhetsövergripande del, dels av en del som är ett individuellt utarbetat introduktionsprogram. I samband med medarbetarsamtalen mellan chef och medarbetare tas individuella mål och kompetensutvecklingsplaner fram som sedan diskuteras och följs upp löpande. Sida 5 (9)
Uppsatta mål följs även upp i samband med det årliga lönesamtalet. Banken strävar efter en rättvis och jämställd lönesättning där kompetens och prestation ges stor vikt. Banken ska synliggöra och ta tillvara lärande som sker i det dagliga arbetet. Medarbetarna tar ansvar för sin egen utveckling och förväntas ta ansvar för sina möjligheter till lärande i olika former. 3.5 Arbetsmiljö, samverkan och kommunikation Banken ska ha en god organisatorisk, social och fysisk arbetsmiljö. Arbetsmiljön ska vara sådan att de som arbetar på banken trivs och kan utvecklas både yrkesmässigt och som individer. Medarbetare ska inte drabbas av ohälsa eller komma till skada på grund av arbetet. Genom det systematiska arbetsmiljöarbetet som bland annat sker i form av medarbetarundersökningar, medarbetarsamtal och skyddsronder undersöker banken arbetsmiljön och kan därigenom identifiera, riskbedöma, åtgärda och följa upp riskkällor. Både arbetsgivare och arbetstagare har rätt att organisera sig. Banken är ansluten till Bankinstitutens arbetsgivarorganisation och har kollektivavtal med SACO och Finansförbundet. Bankens strävan är att ha en väl fungerande samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna. Banken har en öppen kommunikation och tillåtande attityd som ger utrymme för egna initiativ. Såväl chef som medarbetare ska ha kompetens att hantera och förebygga arbetsmiljöfrågor, konflikter och kränkningar. 3.6 Mångfald och likabehandling Banken värdesätter mångfald och likabehandling och alla medarbetare ska ges samma möjligheter oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Banken arbetar med aktiva åtgärder för att upptäcka, förebygga och förhindra alla typer av trakasserier och kränkande särbehandling. Bankens verksamhet kartläggs och analyseras årligen utifrån ett diskrimineringsperspektiv. I den årliga kartläggningen dokumenteras eventuella risker och faktiska diskrimineringshändelser vartefter åtgärder planeras och följs upp. I synnerhet uppmärksammas: arbetsförhållanden/arbetsmiljö, Sida 6 (9)
förvärvsarbete och föräldraskap, trakasserier, utbildning och övrig kompetensutveckling, rekrytering och befordran, löner, bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor, könsfördelning. Alla chefer har ett ansvar för: att systematiskt arbeta för att alla medarbetare får samma rättigheter och möjligheter, att integrera mångfald- och likabehandlingsperspektivet i beslutsprocessen inom sitt verksamhetsområde, i verksamhetsstyrningen samt i uppföljning och utvärdering av resultaten. Mångfald för banken handlar om likheter och olikheter, där oberoende åsikter, sunt ifrågasättande och att nyttja olika resurser på arbetsmarknaden är några exempel. Mångfald bidrar till ökad effektivitet och kvalitet i verksamheten och ger banken ett positivt anseende bland medarbetare, kunder och i samhället. Banken värdesätter mångfald och välkomnar medarbetare ur olika grupper i samhället, av olika kön, med olika erfarenheter, med olika utbildnings- och yrkesbakgrund i den mån det är möjligt mot bakgrund av de kompetenskrav som ställs samt i olika åldersspann för att klara kompetensförsörjningen. 3.7 Friskvård Friskvård och hälsa är en personlig fråga för individen men även en angelägenhet för banken. Varje medarbetare tilldelas en ekonomisk subvention för friskvård. Banken förebygger stressrelaterad ohälsa med stöd av bland annat hälsoundersökningar och medarbetarundersökning. Bankens alla kontor är anslutna till en företagshälsovård där avrop av tjänster kan ske. Vidare finns tillgång till samtalsstöd dygnet runt. 3.8 Rehabilitering Banken håller kontakt med och bryr sig om den medarbetare som är sjuk för att underlätta återgången i arbetet så att det sker så snart som möjligt. Rehabilitering syftar till att medarbetaren ska återfå hälsa och arbetsförmåga samt kunna återgå i arbete efter sjukdom. Vid återkommande korttidsfrånvaro kan banken begära in ett förstadagsintyg från läkare eller annan instans. Rehabiliteringsutredning genomförs: vid sjukfrånvaro som förväntas vara i mer än 60 dagar, Sida 7 (9)
vid återkommande korttidsfrånvaro, då en anställd begär det. Vid rehabilitering har: medarbetaren ansvar för att medverka i sin rehabilitering, arbetsgivaren ansvar för att göra en rehabiliteringsplan, försäkringskassan ett övergripande samordningsansvar, hälso- och sjukvården ansvarar för de åtgärder som syftar till medicinsk behandling. 3.9 Avslut av anställning För banken är det av vikt att medarbetaren fortsatt har en positiv bild av banken efter sin anställning. En del i detta är att ha en fungerande och tydlig process när en medarbetare slutar sin anställning på banken för att på så vis avsluta en arbetsrelation på ett bra sätt. Medarbetare som slutar ges möjlighet att svara på en enkät med ett efterföljande avslutsamtal med HR för att få möjlighet att ge sin feedback på hur man upplevt sin anställning på banken. Banken i sin tur kan hitta förbättringspunkter och förstå omständigheterna för avslut. Varje avgående tillsvidareanställd eller visstidsanställd som arbetat sammantaget längre än sex månader erbjuds att få ett tjänstebetyg upprättat. Närmsta chef ombesörjer det praktiska såsom överlämning av arbetsuppgifter och avtackning. 3.10 Tystnadsplikt Alla anställda på banken har tystnadsplikt. Det innebär att den anställde inte får yppa för någon utomstående konfidentiell information, inklusive men inte begränsat till kundinformation och företagshemligheter, vilken medarbetaren fått kännedom om i sin anställning. Tystnadsplikten gäller även utan inskränkning efter anställningens upphörande. Sida 8 (9)
4 Versionshistorik Version Ändringsbeskrivning Ägare Uppdaterad av Datum 4.0 - Lagt till versionshistorik HR-chef Annelie von Dahn 2017-10-16-3, 3.3, 3.3.1 samt 3.3.2 Lämplighetsprövning och Anställning av närstående eller uppkomst av nära relation: -3.6 Uppdatering utifrån diskrimineringslagen som började gälla 1 januari 2017. -Några mindre textjusteringar. 4.1 - Förtydligat avsnitt 3.5 om arbetsmiljö. - Förtydligat avsnitt 3.6 kring mångfald och likabehandling. - Avsnitt 3.8 uppdaterat enligt nya rehabiliteringsregler - Avsnitt 3.9 om avslut av anställning är tillagt. HR-chef HR-chef 2018-10-24 Sida 9 (9)