Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2015 160201 Karin Linge Verksamhetschef Elevhälsans medicinska del Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting (reviderad 2013-11-19
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Sammanställning och analys 8 Samverkan med patienter och närstående 8 Resultat 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 10 2
Sammanfattning Under verksamhetsåret 2015 har följande åtgärder vidtagits för att öka patientsäkerheten: Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering, hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter. Medicinsk elevhälsapersonal har deltagit vid nationella kongresser med fortbildning och kompetensutveckling (skolsköterskekongress, skolläkarkongress och ledningskonferens för elevhälsapersonal) Samverkansmöten med BUP. Utvecklingsdagar för alla skolsköterskor och skolläkaren. Ständigt pågående aktivt arbete för att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet involverande både skolsköterskor och skolläkare/verksamhetschef. Inrapportering av risker, tillbud och händelser enligt gällande avvikelserutin. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolhälsovården i Kalmar kommun arbetar fortlöpande för att upprätthålla en så hög grad av patientsäkerhet som möjligt. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker elimineras genom tidig identifiering och förebyggande arbete. För att minimera risken för vårdskada är det viktigt att bemanningen är fullgod och att personalen har den kompetens som krävs för att bedriva en säker vård. Arbetsmiljön måste vara tillfredställande och det måste finnas tid för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att: Skolsköterska finns tillgänglig på alla skolor och att dessa har ansvar för ett rimligt antal elever, ca 500 elever per heltidstjänst enligt Kalmar kommuns riktlinjer. Personalen har den kompetens som krävs och ges möjlighet till utbildning och kompetensutveckling. Riktlinjer och rutiner följs genom systematisk egenkontroll. En fungerande avvikelserapportering finns och att den leder till åtgärder som sedan följs upp. 3
Under 2015 hade verksamheten som mål att fortsätta kvalitetsarbetet med fokus på följande punkter: Arbeta med att säkerställa att medicinsk elevhälsapersonal finns tillgänglig på alla skolor genom att påpeka när brist uppstår. Egenkontroll-utveckla arbetet med journalgranskning. Slutföra arbetet med att införa väntelista i datajournal Uppföljning av vaccinationsrutiner Intern samverkan-förbättrad samverkan internt t ex genom ökad närvaro av elevhälsans olika professioner vid elevhälsateam på enheterna Extern samverkan-förbättrat samverkan externt med fokus på samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och ungdomsnämnden, Kalmar kommun är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ansvarar för att verksamhetschef för elevhälsans medicinska del utses. Verksamhetschef Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del är skolläkare Karin Linge. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens och för att de får kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla denna. Verksamhetschefen har i detta arbete stöd av samordnande skolsköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Legitimerad sjukvårdspersonal har ett eget ansvar för att arbetet de gör utförs med god kvalité, enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, och med hög patientsäkerhet. Varje medarbetare är skyldig att identifiera avvikelser och risker i verksamheten och att rapportera dessa. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Systematiskt kvalitetsarbete Elevhälsans medicinska del har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anpassat efter socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2011:9). Barn- och ungdomsförvaltningen är ISO-certifierad och elevhälsans medicinska del omfattas därmed av interna och externa revisioner inom ramen för denna kvalitetscertifiering. 4
Datajournalsystemet PMO genomgår fortlöpande kvalitetsförbättringar i syfte att förbättra säkerheten. En gång per månad görs även loggkontroller där man kontrollerar öppnade journaler och samkör dessa med behörighet på de aktuella enheterna. Det finns en utarbetad rutin för avvikelserapportering. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som sammanställer dessa en gång per månad och fattar beslut om eventuell åtgärd. En gång per månad träffas samtliga skolsköterskor och skolläkaren på ett gemensamt yrkesnätverksmöte. Vid detta möte sker fortbildning och erfarenhetsutbyte i syfte att öka kvalitet och säkerhet i verksamheten. Yrkesnätverksmötet har en stående punkt för information om inkomna avvikelserapporter. I anslutning till denna punkt förs diskussion kring åtgärder för ökad patientsäkerhet. Det finns en utarbetad rutin för anmälan av skada/olycksfall/tillbud barn/elev och dessa uppgifter sammanställs årligen. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll medicinskteknisk utrustning har utförts enligt gällande rutin. Inrapportering till vaccinationsregister har genomförts. Kontroll av hur stor andel elever som utnyttjar möjligheten att ha ett hälsosamtal med skolsköterska har genomförts. Journalgranskning har genomförts där varje skolsköterska tillsammans med en kollega har granskat avidentifierade journalanteckningar med avseende på kvalité och innehåll. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under 2015 har flera insatser gjorts för att öka patientsäkerheten och ytterligare höja kvalitén i verksamheten. Yrkesnätverksmöten och utvecklingsdagar Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har anordnats en gång i månaden. I samband med dessa möten har utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner genomförts. Dessutom har löpande utvärdering av verksamheten skett. Denna innefattar avvikelserapportering och 5
hantering av inkomna synpunkter (från egen personal, övrig skolpersonal, elever, vårdnadshavare och andra intressenter). Under året har också utvecklingsdagar anordnats där alla skolsköterskor och skolläkaren genomgick utbildning i Först hjälpen till psykisk hälsa, med inriktning mot ungdomar. Denna utbildning arrangeras av NASP(Nationellt centrum för suicidforskning och prevention av psykisk ohälsa) vid Karolinska Institutet. Utbildning inom bland annat följande områden har också anordnats under året: SIG-socialtjänstens program mot kriminalitet bland ungdomar Socialtjänstens utredningsprocess och stöd till familjer Barnkonventionen Första hjälpen till psykisk hälsa Ortopedi Språkutvecklande arbetssätt inom specialpedagogiken Deltagande i kurser och konferenser Samtliga skolsköterskor inom organisationen har deltagit i Skolsköterskeföreningens årliga skolsköterskekongress. Syftet med detta är att säkerställa att skolsköterskorna bibehåller och utvecklar sin kompetens då det är en mycket viktig faktor för att kunna bedriva ett patientsäkert arbete. Skolläkaren har deltagit i Skolläkarföreningens årliga konferens Skolläkardagarna och har därmed fått möjlighet att inhämta aktuell information avseende elevhälsa och skolhälsovård, medicinska forskningsresultat, organisatoriska frågor och lagstiftning. Skolläkare och samordnande skolsköterska har också deltagit i nationell ledningskonferens med fokus på ledningsfrågor inom elevhälsa och skolhälsovård. Delar av skolsköterskegruppen har deltagit i lokala konferenser med olika innehåll bland annat om mansrollen och våld bland unga, ungdomar i kris i samband med brott, ungas utsatthet på nätet och könsstympning. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan Elevhälsateam där skolans personal och elevhälsans personal gemensamt identifierar elever som är i behov av elevhälsans insatser s.k. utökade EHT Samordning av insatser inom elevhälsan Information om nya elever på skolorna så att dessa får ta del av elevhälsans rutinmässiga insatser som görs i hälsofrämjande och förebyggande syfte Regelbundna möten mellan skolläkare och skolpsykolog Regelbundna möten med all central elevhälsapersonal och förvaltningens administrative chef 6
Extern samverkan Fungerande rutin för remittering till annan vårdgivare när behov av detta finns Regelbundna möten med externa samverkansparter såsom BHV, ungdomsmottagning, socialtjänst, primärvård, sjukhuskliniker m fl. Regelbundna möten med barn- och ungdomspsykiatrin där övergripande samverkansfrågor diskuteras och där även specifika elevärenden kan tas upp. Skolläkarens deltagande vid barn- och ungdomsklinikens utbildningsmöte en gång per vecka. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rapportering av risker och händelser Det finns rutiner för hur elevhälsans medicinska personal går till väga för att rapportera risksituationer och avvikelser inom verksamheten. Genomgång av inkomna risk- och avvikelserapporter sker veckovis så att akuta åtgärder kan vidtas vid behov. Inkomna rapporter analyseras och sammanställs av verksamhetschefen tillsammans med samordnande skolsköterska veckovis. Genomgång och analys av de aktuella risk- och avvikelserapporterna sker också vid regelbundna yrkesnätverksmöten en gång per månad. Verksamhetschefen vidtar lämplig åtgärd beroende på avvikelsens karaktär och gör vid behov anmälan enligt Lex Maria. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Under året har 13 avvikelserapporter inkommit till verksamhetschefen. Dessa har hanterats enligt den rutin för avvikelserapportering som gäller. Ingen av avvikelserapporterna har föranlett anmälan enligt Lex Maria. Fyra rapporter rör journalföring och dokumentation Fyra rapporter rör samverkan, vårdkedja och informationsöverföring Två rapporter rör vaccinationsarbetet Två rapporter rör tekniska frågor En rapport rör hälsosamtalet Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har ett system för att ta till vara klagomål, beröm och synpunkter. Inkomna klagomål och synpunkter gällande verksamheten sammanställs och behandlas löpande en gång i månaden vid Ledningens genomgång. Inga klagomål eller synpunkter har under året nått verksamhetschefen. Verksamheten har inte heller tagit emot några klagomål eller synpunkter från Patientnämnden eller Inspektionen för vård och omsorg(ivo). Sammanställning och analys 7
SOSFS 2011:9, 5 kap. 6, 7 kap.2 Avvikelserapporteringen omfattar både risker och händelser. Det finns en strukturerad plan för hur dessa hanteras och följs upp. Sammanställning av avvikelserapporterna sker i patientsäkerhetsberättelsen. Under verksamhetsåret har inga klagomål eller synpunkter på verksamheten framkommit via det system som vårdgivaren har för detta, från Patientnämnd eller från IVO. 13 avvikelserapporter har inkommit under året vilket är färre än föregående verksamhetsår. Samtliga avvikelserapporter har hanterats enligt de rutiner som finns för detta. Föregående verksamhetsår berörde en stor andel av rapporterna datajournalsystemet. I år finns inga rapporter gällande detta trots att det under året funnits brister i systemet. En ny upphandling av driftansvar för journalsystemet har genomförts och databasen kommer att överföras under innevarande verksamhetsår. Upphandlingen och implementeringen av driften har varit en långdragen process. Bedömningen är att det varit en underrapportering av driftstörningar i datajournalsystemet då de som drabbats av detta varit medvetna om att denna process pågått. Förhoppningen är att driftssäkerheten och kvalitén i systemet kommer att öka i och med den förändrade driftsformen. Fyra rapporter berör journalföring och dokumentation. Det handlar om felaktig eller utebliven dokumentation bland annat rörande vaccinationer. I samtliga fall har den felaktiga eller uteblivna dokumentationen inträffat tidigare och under året upptäckts. I den nya vaccinationsrutin som under verksamhetsåret följts upp finns klara riktlinjer för dokumentation. Fyra rapporter berör samverkan, vårdkedja och informationsöverföring. Någon tydlig analys av dessa är svår att göra då det rör sig om vitt skilda händelser. Övriga rapporter berör tekniska frågor i två fall, vaccination i två fall och hälsosamtal i ett fall. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans bedriver frivillig vård och samtycke från elev och vårdnadshavare är en förutsättning för insatser. Elever har rätt att själva söka elevhälsans personal och kontakt tas med vårdnadshavare i de fall där man bedömer att detta är lämpligt eller nödvändigt. Eleverna informeras om att skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har tystnadsplikt och om vad detta innebär. De får också information om att tystnadsplikten kan brytas i vissa situationer t ex vid misstanke om att barn far illa. Information till och samverkan med elever och vårdnadshavare är en viktig del av elevhälsans arbete. Information skall vara anpassad efter elevens behov, ålder, kunskap och situation och kan t ex beröra följande områden: Beskrivning av elevhälsans medicinska del(roll och uppdrag) 8
Information inför vaccinering Information inför hälsobesök och inför eventuell uppföljning av hälsobesök Information om vidtagna åtgärder vid symtom eller skada Det är viktigt att elevhälsans personal uppmärksammar faktorer som kan medföra svårigheter i informationsöverföringen t ex behov av tolk. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Beskriv vilka resultat som har uppnåtts. Strukturmått Skolsköterska har funnits tillgänglig på alla skolor under verksamhetsåret. Antalet elever per skolsköterska avviker inte i alltför stor utsträckning från de riktlinjer som finns. Elevhälsans medicinska personal har deltagit utbildningsinsatser och utvecklingsarbete i planerad utsträckning. Avvikelserapportering har fungerat tillfredsställande och har lett till adekvata åtgärder. Processmått Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har genomförts enligt planering med verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser för kompetensökning. Utvecklingsdagar med fokus på Första hjälpen vid psykisk ohälsa hos ungdomar har genomförts. Egenkontroll genom strukturerad journalgranskning har genomförts. Nya vaccinationsrutiner har följts upp och utvärderats. Arbetet med att förbättra intern samverkan genom s.k. utökade EHT har fortsatt. Arbetet med att förbättra extern samverkan har fortsatt genom regelbunden kontakt med bl a BUP, BHV, Barn- och ungdomskliniken och Barn- och ungdomshälsan Avvikelserapportering har skett enligt gällande rutin och rapporteringen har följts av analys och åtgärd i syfte att minimera risk för vårdskada att förbättra patientsäkerheten och att öka verksamhetens kvalité. Samtliga skolsköterskor har deltagit i nationell skolsköterskekongress. Skolläkaren har deltagit i Skolläkarföreningens årliga kongress. Skolläkaren och samordnande skolsköterskan har deltagit i nationell ledningskonferens. Resultatmått 13 avvikelserapporter har inkommit. De rapporterade händelserna har analyserats, bedömts och re- levanta åtgärder har vidtagits. 9
Inga av händelserna har lett till allvarlig vårdskada. Detta visar att systemet för rapportering av risker och händelser är välfungerande och leder till åtgärder som förbättrar patientsäkerheten. Inga klagomål har inkommit från IVO eller Patientnämnd Inga allvarliga vårdskador har inträffat och inga Lex Maria anmälningar har gjorts. Elevhälsapersonalen har fått tillgång till utbildning och innehar den kompetens som krävs för att bedriva en patientsäker verksamhet. Bemanningssituationen har varit god. Måluppfyllelse Elevhälsans medicinska del har under året bedrivit en god och säker vård i enlighet med de mål som satts upp det vill säga att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja eleverna mot utbildningens mål. Övergripande mål och strategier för kommande år Elevhälsans uppdrag och mål är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Under kommande år kommer kvalitetsarbetet att fortsätta med fokus på följande punkter: Säkerställa att medicinsk elevhälsapersonal finns tillgänglig enligt kommunens riktlinje 500 elever per heltidsarbetande skolsköterska. En översyn av detta kommer att bli nödvändig då elevantalet i kommunen stiger och skolsköterskornas och skolläkarens arbetsuppgifter förändrats och utökats i och med tillskottet av många nyanlända elever. Arbete med kvalitetssäkring av verksamheten genom fördjupad genomgång av Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats och verksamhetens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats är ett nyligen reviderat dokument utarbetat av Svenska skolläkarföreningen, Riksföreningen för skolsköterskor, representanter från barnhälsovården, Socialstyrelsen och Statens folkhälsoinstitut. Dokumentet fungerar som stöd för utveckling av elevhälsans medicinska insats. Arbete med att utarbeta vägledningsdokument för hantering inom elevhälsan av flickor som utsatts för eller riskerar att bli utsatta för könsstympning Fortsatt arbete med att förbättra samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken genom regelbundna samverkansmöten. 10