SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida I (24) Plats och tid Odd Fellow-huset,, klockan 13.30-16.30 Beslutat Frida Gårdmo (L) Bengt E Carlsson (S) Sanda Bosnjak (M) Mathias Thorberg (KD) Jan Borg (S) Niklas Klaar (S) Ordförande Vice ordförande Ledamot Ledamot Ersättare för Evelina Olsson (S) Ledamot Övriga närvarande Eva Hanzen Mias Karlsson Peter Åkesson Carl-Johan Larsson Kurre Carlson (L) Emilia Nilsson F örvaltningschef Enhetschef anläggningar Bibliotekschef Sekreterare Barn- och utbildningsnämnden Tjejjouren Vilda Justerare Justeringens plats och tid Bengt E Carlsson (S) Kultur- och fritidskontoret 2017-12-21 11.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 154-174 Ordförande Justerare Tranås Kommun 573 82 Tranås www.tranas.se tfn 0140-681 oo (växel) fax 0140-176 50 kultur-fri tid @tranas.se
SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 2(24) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet 2017-12- 18 2017-12- 22 2018-01-10 Underskrift Carl-Johan Larsson, sekreterare ffj
ltj. ' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sam m ant rädesdatu m Sida 3(24) In nehå llsförteckni ng 154 Motet oppnas --- --- ---------- --- ----- -------- ------------------- ----------------------------4 155 Val av justerare samt tidpunkt för justering ------------------------------------------ 5 156 Fastställande av föredragningslista ---- ----------------- - ------------------------- 6 157 Förvaltningschefen informerar------------------------------------------------ ---- 7 158 Enhetscheferna informerar----------------------------- --------------------------------- -8 159 Granskning detaljplan Arena Tran ås -------------------- --------------- -----------9 160 Medborgarförslag om frisbeegolf ------------------------ ------------------- ----- 10 161 Kvalitetskontrollplan 2018 för kultur- och fritidsförvaltningen ------------- -- 11 162 Granskning kvalitetskontrollplan 2017 ---------------------------- - ------------- 12 163 Skrivelse angående finansiering av frisbeegolfbana i Östanåparken - ----- --- 13 164 Summering av inkomna synpunkter och förbättringsförslag ---------------------- 14 165 Redovisning - utbetalade investeringsbidrag 2017 ---------------------------------- 15 166 Inbjudan till nätverksdag om digitalisering, digital delaktighet och demokrat i 16 167 Delegationsärende - beviljade projektmedel för integrationsverksamhet ----- 17 168 Ekonomisk rapport ---------------------------------------- -------- ----------------------- 18 169 Ej avslutade ärenden ------------------------------------------------------------------- 19 170 Rapporter från kontaktpolitiker ------------------------------ -- ----- - 20 171 Rapporter --------------------------------------------------------------------------------- 21 172 Anmälningsärenden -------------------- - -- -------------------------------------- 22 173 Övriga frågor - Hättescenen ------ ---- ------ -- --------------------------------------- 23 174 Mötet avslutas ---------------------------------------- ---------------------------------- 24 Justerares sign ff)
m. ' SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 4(24) Tjejjouren Vilda. Emilia Nilsson berättar om tjejjouren Vildas verksamhet. Tjejjouren har funnits sedan 2014. Sedan förra året har jouren två anställda, en på 50 procent och en på 75 procent. Verksamheten drivs också av ideella krafter. Tjejjouren vänder sig till flickor och unga kvinnor som är i behov av hjälp eller stöttning. Verksamheten består av två delar. Den ena är stödverksamhet. Den består till exempel av en ch som är öppen flera dagar i veckan. Stöd ges också via mail, telefon och sociala medier. Tjejjouren kan också följa med som stöd vid till exempel polisbesök. I chen hanteras många olika ämnen. Det kan vara mobbning, personer som känner sig ensamma, våldtäkt, incest eller självmordstankar. Chen är öppen för personer från hela landet. Tjejjourens andra del är utåtriktad verksamhet. Varje vecka besöker de Junkaremålsskolan, Ängarydsskolan och Stenbocksskolan i Boxholm. Här möter de elever och svarar på frågor och ordnar till exempel quiz. Tjejjouren tillhör riksorganisationen för kvinnojourer och tjejjourer i Sverige, ROKS. Avtackning och förvaltningen avtackar avgående ordförande Frida Gårdmo (L). 154 Mötet öppnas Ordförande Frida Gårdmo (L) hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(24) 155 Val av justerare samt tidpunkt för justering beslutar utse Bengt E Carlsson (S), jämte ordförande justera protokollet. justeringen sker den 21 december klockan 11.00 på kultur- och fritidskontoret. 1( Utd ragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(24) 156 Fastställande av föredragningslista beslutar fastställa utsänd föredragningslista. ~. - 7 c7 Utdragsbest:yrkande
m. ) SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(24) 157 Förvaltningschefen informerar beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna informationen till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningschef Eva Hanzen berättar det framöver kommer finnas en stående punkt på dagordningen där förvaltningschefen eller enhetscheferna informerar arbetsutskott och nämnd om aktuella frågor eller förändringar i förvaltningen. Under dagens möte informerar förvaltningschefen om hon sedan en tid tillbaka har flyttat sin arbetsplats från Eriksbergs museum till stadshuset. Hon berättar också just nu pågår bland annat arbete med summera årets integrationsfrämjande verksamhet för satsa på mer riktade satsningar nästa år.
m '. 0 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(24) 158 Enhetscheferna informerar beslutar lägga informationen till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna informationen till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande Anläggningschef Mias Karlsson redogör för aktuella händelser på fritid- och anläggningssidan. Han informerar om större verksamhetsaktiviteter samt om föreningsträffar och aktuell utbildning för personalen. Bibliotekschef Peter Åkesson berättar om arbetet med verksamhetsberättelsen där han lyfter fram läsgungorna som ett exempel från året. Han berättar om bibliotekets socialt inkluderande arbete. Bibliotekschefen informerar också om läsplorna är igång och han tipsar om ett legoevent som äger rum 3 januari på biblioteket samt Götabiblioteken håller på arbeta fram en ny hemsida och en ny grafisk profil. Claes Sjökvist deltar i en träff på Spira i Jönköping angående musikcafeserien och kan inte närvara på dagens nämndmöte. Istället redogör förvaltningschefen för aktuella frågor på kulturavdelningen. Arbetet med utsmyckningen i en rondell på Bredstorp pågår samt Göran T Karlssons skulptur som ska ingå i utsmyckning Storgatan. Vid nämndens januarimöte kommer nämnden få se en modell av utsmyckningen.
m. ' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(24) 159 Granskning detaliplan Arena Tranås Dnr FN65/17 beslutar godkänna förslaget till detaljplan för Grusåsen 3 del 3 och del av Ekmarksberg 1:1. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut godkänna förslaget till detaljplan för Grusåsen 3 del 3 och del av Ekmarksberg 1:1. Beslut skickas till: Bygg- och miljönämnden Syftet med planen är skapa möjligheter för bygga till befintlig idrottshall från 1963 med en större evenemangshall för idrott och kultur, skolmatsal, restaurang och utbildningslokaler. Bygg- och miljönämnden har konstaterat detaljplanen inte har någon betydande miljöpåverkan. Eftersom detaljplanen utgör förutsättning för ARENA ska kunna uppföras ställer sig kultur- och fri tidsförvaltningen positiv till planen. Behovet av en utbyggnad har påtalats sedan 2004-5 och behovet av tillgänglighetsanpassa befintlig hall har påtalats sedan ca 20 år tillbaka. Utifrån kultur- och fritidsperspektivet kan nämnas Tranås idag inte har någon idrottshall i fullmått (Mjölby har tre, Eksjö en, osv) och inte heller någon för större kulturevenemang anpassad hall, varför behovet kan beskrivas som högst önskvärt prioritera. Utd ragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida I 0(24) Avdelning A: kommunstyrelse- och kommunfullmäktigeärenden 160 Medborgarförslag om frisbeegolf Dnr FN 184/17 beslutar anse medborgarförslag besvarat. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut anse medborgarförslag besvarat. Beslut skickas till: Kommunfullmäktige, Helena Strandgren Kommunfullmäktige beslutade 2017-10-03 överlämna medborgarförslag från Helena Strandgren om anlägga en frisbeegolfbana (9 eller 18 korg) förslagsvis på Nämndemanstomten, Ekmarksbergsparken, bakom simhallen eller på annan plats i kommunen. Frisbeegolf är dessutom en billig sport. Motivering av beslut Kultur- och fritidsförvaltningen ställer sig positiv till föreslaget om en frisbeegolfbana. En arbetsgrupp med representanter från Kultur och Fritid och samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med sammanställa den medborgardialog som förts om Östanåparken, ett av förslagen är anlägga en frisbeegolfbana bland många andra förslag. Kultur och fritidsförvaltningen föreslår invänta arbetsgruppens arbete och plan för Östanåparken. Justerares sign
m. ' KOMM UN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 161 Kvalitetskontrollplan 2018 för kultur- och fritidsförvaltningen Sida 11 (24) Dnr FN201/17 beslutar anta kvalitetskontrollplan 2018 för kultur- och fritidsförvaltningen. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut anta kvalitetskontrollplan 2018 för kultur- och fritidsförvaltningen. Beslut skickas till: Kommunstyrelsen, diariet ska varje år anta en särskild plan, en kvalitetskontrollplan, för granskningen av nämndens verksamhet. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till kvalitetskontrollplan för 2018 för kultur- och fritidsförvaltningen. Motivering av beslut Kommunfullmäktige antog 2008-03-31 Reglemente för intern kvalitetskontroll. Av reglementet framgår det nämnden har skyldighet kontinuerligt följa upp den interna kvalitetskontrollen av nämndens verksamhet. Varje år ska nämnden anta en plan för granskningen och uppföljningen av verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till kvalitetskontrollplan för 2018. Se bilaga. I förslaget framgår det vad som ska granskas under 2018, vilka regler och anvisningar som är aktuella, vem som ansvarar för granskningen samt när granskningen ska rapporteras. Utd rags bestyrkande
m. ' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(24) Avdelning B: Kultur- och fritidsnämndsärenden 162 Granskning kvalitetskontrollplan 2017 Dnr FN202/17 beslutar med godkännande lägga rapporten till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Beslut skickas till: kultur- och fritidsförvaltningen, diariet Enligt "Reglemente för intern kvalitetskontroll" är kultur- och fritidsnämnden skyldig löpande följa upp kvalitetskontrollen av nämndens verksamhet. En särskild plan, kvalitetskontrollplan, ska varje år antas. Av planen ska det framgå vad som ska granskas och följas upp. Förvaltningens kvalitetskontroll ska sedan redovisas för nämnden. Motivering av beslut antog 2016-12-19 kvalitetskontrollplan 2017. En granskning utifrån planen har genomförts och redovisas i rapporten Granskning kvalitetskontrollplan 2017. Se bilaga. Följande redovisas i rapporten: delegationsordningen, dokumenthantering, beslutsuppföljning av nämndbeslut, jämlikhet/mångfald, tillgänglighetsarbete, uppföljning av måluppfyllelse samt medarbetar- och lönesamtal.
m. " SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 163 Skrivelse angående finansiering av frisbeegolfbana i Östanåparken Sida 13(24) DnrFN111/17 beslutar anse skrivelsen som besvarad. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut anse skrivelsen som besvarad. Beslut skickas till: Hugo Wåhlberg Förslagsställaren har tidigare föreslagit en frisbeegolfbana bör anläggas i Östanåparken vilket förvaltningen ställt sig positiv till och tillsammans med konsult tagit fram ett förslag på. Nio korgar kommer köpas in under 2017 för placeras ut under våren 2018. Förslagsställaren vill nu komplettera sitt tidigare förslag med erbjuda sina tjänster i form av kontraktera ett antal sponsorer mot provision. Motivering av beslut Förvaltningen kommer som framkommer ovan finansiera nio korgar med investeringsmedel avsa för 'aktivitetspunkter tätort' men kan tänka sig anlägga ytterligare banor i framtiden varför förslagsställaren kan komma kontaktas vid senare tillfälle. fn
m. ' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 164 Summering av inkomna synpunkter och förbättringsförslag Sida 14(24) Dnr FN203/17 beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beslut skickas till: diariet, kultur- och fritidsförvaltningen Under 2017 öppnades möjligheten för kommuninvånare och besökare lämna synpunkter och ställa frågor till Tranås kommun via hemsidan tranas.se. Förvaltningen har sammanställt synpunkterna som kommit in till kultur- och fritidsförvaltningen. Motivering av beslut Via hemsidan tranas.se kan kommuninvånare via ene-tjänst lämna synpunkter och förbättringsförslag till Tranås kommun. Ärendena fördelas sedan vidare till rätt verksamhet. Ärendena registreras i ledningssystemet och hanteras därefter på liknande sätt. Målet är en gång om året summera och redovisa inkomna synpunkter och förbättringsförslag för kultur- och fritidsnämnden. Två ärenden har kommit in till kultur- och fritidsförvaltningen under den aktuella perioden. Se bilaga. Båda synpunkterna har snabbt behandlats och åtgärdats. ~ I I Utdrngsbesty,kaade
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 165 Redovisning - utbetalade investeringsbidrag 2017 Sida 15(24) Dnr FN208/17 beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beslut skickas till: Diariet, kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningen rapporterar vilka investeringsbidrag som hittills betalats ut under 2017. Se bilaga. Justerares sign Utd ragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(24) 166 Inbjudan till nätverksdag om digitalisering, digital delaktighet och demokrati Dnr FN204/17 beslutar de som är intresserade av delta på nätverksdagen hör av sig till nämndsekreteraren så snart som möjligt eller senast 12 januari. s arbetsutskott beslutade överlämna informationen till nämnden. Beslut skickas till: kultur- och fritidsförvaltningen Torsdagen den 1 februari 2018 anordnar Motala bibliotek, tillsammans med Linköpings universitet och Regionbibliotek Östergötland, en nätverksdag med tema Digitalisering för alla! Nätverksdagen riktar sig till tjänstemän och politiker, på kommunal eller regional nivå och är intresserad av digitalisering och digital delaktighet. En inbjudan har gått ut till Kultur & Fritid.
~ LtJ SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 16 7 Delegationsärende - beviljade projektmedel för integrationsverksamhet Sida 17(24) Dnr FN209/17 beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. s arbetsutskott beslutade överlämna ärendet till kultur- och fritidsnämnden utan eget yttrande. Förvaltningens förslag till beslut med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beslut skickas till: kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningen rapporterar följande bidrag har beviljats enligt fastställd delegationsordning: Projektmedel för integrationsverksamhet 2017-11-17 Tranås volley, Integration på matcher och inom föreningen, 15 ooo kronor. 2017-11- 17 NätEk, julfest med mera, 15 ooo kronor. Justerares sign
SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 18(24) 168 Ekonomisk rapport Dnr FN240/17 beslutar med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Förslag till beslut Ordförande Frida Gårdmo (L) yrkar med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Förvaltningschef Eva Hanzen redogör för den ekonomiska rapporten för månaderna januari-november 2017. Riktvärdet för perioden ligger på 91,7 procent. Förvaltningens utfall för de aktuella månaderna är 85 procent. Det kommer komma till en del kostnader i december men prognosen är fortfarande ett positivt resultat för helåret på cirka 700 ooo kronor. En anledning till det positiva resultatet är det överskott på 2,7 miljoner kronor som förvaltningen fick ta med sig från 2016. Justerares sign Utdrags bestyrkande
SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 19(24) 169 Ej avslutade ärenden Dnr FN241/17 beslutar med godkännande lägga rapporten till handlingarna samt ärendena Skrivelse angående finansiering av frisbeegolfbana, FN111-17, samt Medborgarförslag om frisbeegolf, FN184-17, kan strykas ur listan i och med dagens nämndmöte. Förslag till beslut Ordförande Frida Gårdmo (L) yrkar med godkännande lägga rapporten till handlingarna samt ärendena Skrivelse angående finansiering av frisbeegolfbana, FN111-17, samt Medborgarförslag om frisbeegolf, FN184-17, kan strykas ur listan i och med dagens nämndmöte. Förvaltningen har sammanställt listor på inkomna ärenden som utreds men ännu inte har avgjorts av nämnden. Se bilaga.
m. ) SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 170 Rapporter från kontaktpolitiker Sida 20(24) Dnr FN242/17 beslutar med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Förslag till beslut Ordförande Frida Gårdmo (L) yrkar med godkännande lägga rapporten till handlingarna.. Frida Gårdmo (L) redogör för en träff med Länsstyrelsen i Jönköpings län. Kultur och Fritid deltog tillsammans med park- och griftegård, byggoch miljöavdelningen samt representanter från Aneby kommun. Syftet var diskutera den gröna handlingsplanen som sammanställts av bland annat länsstyrelsen. Handlingsplanen är ute på remiss. Länsstyrelsen besökte Tranås för diskutera innehåll och svara på frågor. Diskussionen handlade bland annat om grön infrastruktur, friluftsliv, miljömål och gröna korridorer.
m. ' 171 Rapporter SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21 (24) Dnr FN207 /17 beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. Följande rapporter redovisas: a) Rapport - Nätverksträff administrativt stöd till föreningslivet och fritid för funktionshindrade. Se bilaga b) Rapport - Höstlovet 2017. Se bilaga c) Rapport - Stoerydshallen. Se bilaga d) Rapport -Trivselvärd badplatser 2017. Se bilaga e) Rapport - redovisning Musik som integration, integrationsprojekt. Se bilaga f) Rapport - redovisning fotbollsturnering och konsert, integrationsprojekt. Se bilaga g) Rapport - Kulturfesten 2017. Se bilaga
SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 22(24) 172 Anmälningsärenden Dnr FN206/17 Anmäldes och lades till handlingarna: a) s protokoll 2017-11-27 b) Kultur - och fritidsnämndens arbetsutskotts protokoll 2017-11-27. c) Kultur - och fritidsnämndens arbetsutskott. Beslut 174. 2017-11-27, Kultivera ansöker om integrationsmedel för 2018. d) Avtal mellan Tranås AIF Hockey och Kultur & fritid angående reklam på ismaskin placerad i ishallen på Bredstorp. Diarienummer: FN197-17 e) Bygg- och miljönämnden. M-2016-681. 2017-10-31. Beslut gällande bulleråtgärder på fastigheten Ängaryd 4:1. Diarienummer: FN185-17 f) Kommunstyrelsen. ST239-17. 2017-11-07. Beslut gällande hyrestaxa för Epics lokaler. FN21-17 Justerares sign
~ l:j SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 173 Övriga frågor - Hättescenen Sida 23(24) Dnr FN210/17 beslutar med godkännande lägga informationen till handlingarna. Niklas Klaar (S) ställer en fråga angående utescenen i Hätte. Används den och i vilken omfning? Kultur- och ungdomssekreterare Claes Sjökvist rapporterar den i nuläget inte används i någon större utsträckning men det finns möjlighet låna scenen. För några år sedan flyttades friluftskonserterna från Hätte in till stadshusscenen eftersom flera besökare upplevde det lättare ta sig dit. Förvaltningschef Eva Hanzen redogör för de historiska turerna kring Hätte och det finns ett beslut om man inte får hägna in Hättescenen och inte ta betalt för evenemang på scenen. Anläggningschef Mias Karlsson informerar man tog bort trägolvet framför scenen för något år sedan eftersom det var i så dåligt skick. Förvaltningen tar med sig frågan för vidare diskussion.
m. ' 174 Mötet avslutas SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 24(24) Ordförande Frida Gårdmo (L) förklarar mötet avslutat. Justerares sign ff1 (~