Övergripande handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa vid miljöförvaltningen - 2018
Inledning Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverket Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete reglerar arbetsgivarens skyldigheter. Detta inkluderar att systematiskt planera, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö för alla medarbetare uppnås. I detta arbete ingår att undersöka verksamheten ur ett arbetsmiljöperspektiv, riskbedöma den, genomföra de åtgärder som enligt riskanalysen behöver genomföras och att kontrollera att genomförda åtgärder har haft önskvärd effekt (se figur 1). Figur 1. Illustration av systematiskt arbetsmiljöarbete som sker inom ramen för samverkan och enligt arbetsmiljölagen. Systematiskt arbetsmiljöarbete Att arbeta systematiskt med arbetsmiljön handlar om att i verksamhetens dagliga arbete fatta beslut och genomföra åtgärder så att medarbetaren har en god och säker arbetsplats. Samverkan I arbetsmiljöarbetet är delaktighet och samverkan enligt samverkansavtalet en förutsättning. Det är chefen som har ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen och medarbetare är engagerade, delaktiga och tar ansvar för att medverka till att skapa en god arbetsmiljö. En annan viktig del i samverkansavtalet är att parterna ska bevara och utveckla förtroendefulla, konstruktiva relationer med respekt för arbetsgivarens och de fackliga organisationernas olika roller och arbetsförutsättningar. Dokumentet Systematiska arbetsmiljöarbetet vid Miljöförvaltningen beskriver hur det är organiserat vid miljöförvaltningen. Finns under styrande dokument /personal/ arbetsmiljö/övergripande styrning. Förutsättningar och underlag till plan för arbetsmiljö och hälsa 2018 Detta dokument som är miljöförvaltningens plan för arbetsmiljö och hälsa tar sin utgångspunkt i de mål och uppdrag som finns i Göteborgs stads budget för 2018: Arbetsmiljöarbetet ska inriktas på att främja hälsa och förebygga ohälsa, även psykosocial. Friskvård är en viktig faktor för att sänka sjuktalen och för att staden ska fortsatt ska vara en attraktiv arbetsgivare. Invånare och anställda ska uppfatta staden som en attraktiv arbetsplats med rättvisa och trygga arbetsvillkor. Personalen ska vara delaktig och ha inflytande över sin egen arbetssituation och öppenhet ska råda. 2
Miljö- och klimatnämndens inriktningsdokument som säger att Miljöförvaltningen ska vara en omtyckt och attraktiv arbetsplats där medarbetarna trivs och utvecklas Stadens som även är förvaltningens Medarbetare och arbetsmiljöpolicy säger vidare att: Göteborgs Stad har som arbetsgivare huvudansvaret för arbetsmiljön. Vi är alla delaktiga i att skapa arbetsplatser som genomsyras av respekt, jämställdhet, medinflytande, arbetsglädje och utveckling. Vi medverkar till en säker och hälsofrämjande arbetsmiljö och vi har en viktig roll i att motverka diskriminering och trakasserier. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en självklar och integrerad del av våra verksamheter. En god arbetsmiljö är en förutsättning för väl fungerande arbetsplatser. Den innebär också att vi får bra förutsättningar att vilja och kunna arbeta ett helt yrkesliv. Vi som är medarbetare bidrar till en god arbetsmiljö och tar ansvar för vår hälsa och säkerhet i arbetet. Vardagen är viktig vi är varandras arbetsmiljö. Vi som också är chefer ansvarar för en god och säker arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv samt skapar förutsättningar för detta Till grund för att identifiera de aktiviteter som ska genomföras enligt miljöförvaltnings plan för arbetsmiljö och hälsa ligger: resultatet från medarbetarenkäten förvaltningsövergripande riskbedömning på arbetsmiljöområdet avdelningarnas arbetsmiljöronder förvaltningens uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Aktiviteterna i miljöförvaltnings plan för arbetsmiljö och hälsa De aktiviteter som ska genomföras under 2018 presenteras i tabell 1. Uppföljning av miljöförvaltnings plan för arbetsmiljö och hälsa 2018 Uppföljning av planen kommer att ske i FSG samband med uppföljningsrapport 1, 2 och 3 samt årsrapport för 2018. Andra uppföljningar som kommer att ske i FSG Andra uppföljningar som kommer att ske i FSG inkluderar: Analys av resultatet från medarbetarenkäten 2017 som förväntas presenteras i mars 2018 Förvaltningsövergripande riskbedömning på arbetsmiljöområdet 2018 som förväntas vara klar i april Avdelningarnas arbetsmiljöronder som ska vara klara juni 2018 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet som också ska vara klart juni 2018 3
Tabell 1 Aktiviteter som ska genomföras under 2018 Område Aktivitet Ansvarig Uppföljning Uppföljning av miljöförvaltnings plan för arbetsmiljö och hälsa Uppföljningar av planens aktiviteter Uppföljning av följande nyckeltal: - Arbetsskador och tillbud - Personalomsättning - Sjukfrånvaro - Frisknärvaro Uppföljning av företagshälsovård och personalvårdsprogram - skriftlig rapport Systematiskt arbetsmiljöarbetekontroll och utvärdering av rutiner och riktlinjer Uppföljning av flextid Redovisning av flextidssaldon på en övergripande nivå -avdelningen utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med chefer och skyddsombud enligt särskild utvärderingsmall U2 Förvaltningens interna säkerhetsarbete Årlig uppföljning av förvaltningens interna säkerhetsarbete i form av en riskbedömning. Vi bedömer hur vi står i nuläget ur ett antal olika aspekter exempel avseende fysisk säkerhet och personsäkerhet? Detta kombineras med övningar under året med löpande uppföljning. EC V-stöd U 2 Översyn av förvaltningens arbetsmiljöprocess -avdelningen kvalitetssäkrar processen och uppdaterar dokument och Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Miljöförvaltningen U3
Område Aktivitet Ansvarig Uppföljning Organisatorisk tillit Fortsatt arbete med Vad, hur och kulturen i olika former för att säkerställa att medarbetarna vet vad vi ska göra och hur det ska genomföras, det vill säga att de har den information som de behöver angående förvaltningens uppdrag, vision, verksamhetsmål, strategiska utvecklingsmål, styrning och ledning av förvaltningen, utmaningar som behöver hanteras, pågående utvecklingsarbete, etc. Detta för att öka delaktighet och främja dialog med medarbetarna. Direktör Fortsatt arbete också med att ta fram uppföljningsbara verksamhetsmål för alla verksamheter inom förvaltningen, samt ta fram arbetssätt och rutiner för hur dessa ska följas upp. Detta för att ännu tydligare peka vad vårt arbete ska leda fram till. Förbättrad kommunikation mellan ledning och medarbetare genom ökad transparens och regelbunden information i olika medier. Det handlar om öppna minnesanteckningar från ledningsgruppsmöten, presentationer på torsdagsfikor, regelbundna ledningsbrev, som några exempel. Resultatet av medarbetarenkäten och resultaten från de frågor som vi ställer löpande med &frankly- appen analyseras löpande. Denna analys ligger till grund för att identifiera behov för fortsatt utveckling av våra arbetssätt. Detta för att främja ökad effekt och nytta av vårt arbete samtidigt som det skapar ännu bättre möjligheter för medarbetarna att genomföra sitt arbete framgångsrikt och ha en god arbetsmiljö. Oplanerad frånvaro samt ohälsa Implementera miljötillsyns frånvarorutin för hela förvaltningen som syftar till att minska stress hos både de som är sjuka och de som är i tjänst. Sjuknärvaro bör kunna minskas genom att arbeta med verksamhetsmål och till dem kopplade prestationsmål på individnivå. Dessa måste dock vara individanpassade, regelbundet följas upp och justeras vid behov, samt tydligt kopplas till individuella handlingsplaner om så behövs. 2
Område Aktiviteter Ansvarig Uppföljning Planerings- och uppföljningsprocessen Utveckla metoderna för verksamhetsplaneringen inklusive det ekonomiska budgetarbetet samt uppföljningsarbetet. Arbetet ska nyttja det staden genomsamma planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. Utgångspunkt är reglementet, stadens budget och nämndens inriktningsdokument som sammantaget leder fram till nämndens budget. Som bilagor till budgeten finns planer för livsmedelskontroll, miljötillsyn, miljöövervakning, arbetsmiljö och likabehandling. Verksamhetsplaneringen tar sedan utgångspunkt i budget med bilagor och resulterar i en övergripande verksamhetsplan för hela förvaltningen, samt detaljerade verksamhetsplaner ner till medarbetarnivå. Uppföljning sker sedan omvänt, det vill säga utifrån arbetet som genomförts av respektive medarbetare upp till en aggregerad nivå som presenteras för politikerna. Förbättrade metoder för att få detta att fungera är under utarbetande och testning. Kommer behöva förfinas under 2018.. Biträdande direktör Inomhusklimat Utreda hur inomhusklimatet kan förbättras ytterligare. Detta görs i samband med kommande ombyggnad inför ABA - frågan ingår i vårt lokalprogram som beskriver vår kravspecifikation. EC V-stöd Transporter som sker i tjänst Säkerställa att medarbetarna har den kunskap som behövs vid olika resor i tjänst genom aktivt deltagande i de utbildningar som staden anordnar V -stöd EC Skyddsutrustning och arbetskläder Ta fram en förvaltningsövergripande riktlinje för skyddsutrustning och arbetskläder med hjälp av den utredning som genomfördes 2016. Hitta former för ett effektivt system att hantera skyddsutrustning och arbetskläder, omklädning och dusch. Detta görs i samband med kommande ombyggnad inför ABA - frågan ingår i vårt lokalprogram som beskriver vår kravspecifikation. EC V-stöd U1 3
Område Aktiviteter Ansvarig Uppföljning Ledarskap Fortsätt kompetensutveckling av cheferna med gott ledarskap i fokus. Detta genom olika aktiviteter i hela chefsgruppen, som workshops, utbildning och praktiskt arbete tillsammans. Speciella fokusområden under 2018 är ökad kompetens inom rekrytering och introduktion av nya medarbetare, systematisk kompetensutveckling av medarbetare samt individanpassat ledarskap med medarbetarsamtal och lönesamtal, men framförallt med styrning och ledning i vardagen. Direktör Cheferna genomför en analys av resultatet av medarbetarenkäten och på resultatet från de frågor som vi ställer löpande med &frankly- appen. Denna analys ligger till grund för fortsatt utveckling av våra arbetssätt för att öka effekt och nytta av vårt arbete samtidigt som det skapar ökad möjlighet för medarbetarna att göra ett bra arbete och ha en god arbetsmiljö. Introduktion med hög kvalitet av eventuella nya chefer Medarbetarskap Friskvård och hälsofrämjande Genom det fortsatta arbete med Vad, hur och kulturen arbetar vi vidare med att ytterligare förstärka grunden för ett gemensamt synsätt, samt en kultur som kan vägleda oss i det dagliga arbetet och därmed hur vi ska agera i olika sammanhang Målet är ett arbetssätt som bygger på våra förhållningsätt, där vårt agerande och våra beslut grundar sig på att vi vet uppdraget, känner till visionen och de strategiska målen, använder förhållningssätten, har ett normmedvetet ledarskap i kombination med vår expertkunskap, styrdokument och policyer. Förvaltningen ger ett frisvårdsbidrag på 1200 kr per person Förvaltningen ger bidrag till Idrottsföreningen Direktör Årliga utbildningar och repetition av utbildning i första hjälpen (L-ABC) och Vuxen-HLR med hjärtstartare och luftvägsstopp Anonymt samtalsstöd till medarbetare via SOS personalstöd fem gånger per person 4
Ergonom genomgång i grupp med hjälp av företagshälsovården. Nyanställda samt medarbetare med behov av allmän genomgång få grundläggande kunskaper i ergonomi. Område Aktiviteter Ansvarig Uppföljning Medarbetarnas möjlighet att påverka arbetet Cheferna arbetar med att tydliggöra verksamhetsmålen och bryta ned dem till prestationsmål på individnivå. Arbetsbelastning, återhämtning, balans arbete och resten av livet, följs upp i medarbetarsamtal, medarbetarenkäter och i &frankly-appen Ta fram en rutin kring för den digitala arbetsmiljön Arbetsmiljö kunskap hos chefer och medarbetare Säkerställa att medarbetarna har tillräcklig kunskap om lagar, regler, föreskrifter samt lokala rutiner. Vad som är tillräcklig kunskap beror på uppdrag och ansvarsområde Säkerställa att cheferna har tillräcklig kunskap om lagar, regler, föreskrifter samt lokala rutiner. Vad som är tillräcklig kunskap beror på uppdrag och ansvarsområde Direktör Fördjupningsutbildning av chefer tillsammans med skyddsombud i arbetsmiljö och samverkan Våld & hot och otillåten påverkan Avdelningarna tar kontinuerligt upp frågor som rör våld, hot och otillåten påverkan i det dagliga arbetet och gör vid behov anpassningar i den egna verksamheten Kränkningar och trakasserier Det ordnas en bokcirkel för nya medarbetare för att gemensamt läsa och diskutera Alex Tillys bok i ämnet. Detta för att få en grundförståelse som gör att medarbetarna kan hantera svåra situationer som uppstår vid tillsyn och kontroll. Arbetet med Vad, hur och kulturen syftar också till att medarbetarna ska lära känna varandra och framförallt få en ökad förståelse för våra olika roller på förvaltningen. Detta förväntas leda till en större respekt mellan medarbetarna, och mellan medarbetare och chefer vilket bör leda till minskning i antalet kränkningar och trakasserier inom förvaltningen. 5
Varje avdelning arbetar med frågan anpassat efter den egna verksamheten när det gäller kränkningar och trakasserier som sker utanför förvaltningen. 6