TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) 2018-10-04 KLK 2018/235 Handläggare Kommunjurist Magnus Gjerstad Kansliavdelningen Kommunfullmäktige Magnus.Gjerstad@hassleholm.se Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att med godkännande lägga omsorgsnämndens yttrande över revisionsrapporten till handlingarna. Revisorerna i Hässleholms kommun har gett Ernst & Young i uppdrag att granska ändamålsenligheten i omsorgsnämndens styrning och uppföljning av hemtjänsten. Den sammanfattande bedömningen i rapporten är att omsorgsnämnden i allt väsentligt bedriver en ändamålsenlig verksamhet för hemtjänsten. Nämnden bör dock stärka uppfyllnadsgraden för de målsättningar som har bäring för effektiviteten inom hemtjänsten. Likaså bedöms utförandegraden vara låg. Omsorgsnämnden har yttrat sig över rapporten. Kommunledningskontoret Elisabeth Aidemark Avdelningschef Magnus Gjerstad Kommunjurist Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) 2018-04-16 OF 2018/245 Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Annika.Andersson@hassleholm.se Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta enligt följande: Omsorgsnämnden godkänner omsorgschefens förslag på svar på de iakttagelser och rekommendationer som redovisats efter granskning av hemtjänsten och översänder dessa till revisorerna EY har på uppdrag av revisorerna i Hässleholm kommun granskat ändamålsenligheten i omsorgsnämndens styrning och uppföljning av hemtjänsten. Den sammanfattande bedömningen i granskningsrapporten är att omsorgsnämnden i allt väsentlighet bedriver en ändamålsenlig verksamhet av hemtjänsten. Nämnden bör dock stärka uppfyllnadsgraden för de målsättningar som har bäring för effektiviteten i hemtjänsten. Likaså bedöms utförandegraden vara låg. Revisorerna önskar omsorgsnämndens skriftliga svar på de iakttagelser och de rekommendationer som framförts senast 2018-06-21. Ingen påverkan. Ingen påverkan. Ingen påverkan. Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Information lämnas vid förvaltningsövergripande samverkansmöte 28 maj. Ingen påverkan. 1. Rapport, Granskning av hemtjänsten, daterad 2108-03-08 2. Förslag på yttrande till revisorerna Revisorerna Kommunstyrelsen Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef Ingela Nilsson Verksamhetschef hemtjänst JAV
YTTRANDE 1(3) 2018-04-16 OF 2018/245-3 Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen 0451-26 87 01 Annika.Andersson@hassleholm.se Det är glädjande att den sammanfattande bedömningen som lämnas är att omsorgsnämnden i allt väsentligt bedriver en ändamålsenlig verksamhet för hemtjänsten. Sedan EY senaste granskning av hemtjänsten (2012) och extern genomförd genomlysning av Jan-Inge Hansson Konsult AB (2016) har ett omfattande systematiskt förbättringsarbete bedrivits inom bland annat hemtjänsten. Nedan lämnas kommentarer till de rekommendationer som lämnats efter granskningen. Rekommendationerna har sin utgångspunkt i en rad iakttagelser som förvaltningen inte ser skäl att kommentera ytterligare. Säkerställa följsamhet i produktivitetsmätningar i syfte att påvisa förändringar över tid. Att kunna följa verksamhetens produktivitet över tid är önskvärt. Det är, av olika skäl, ibland nödvändigt att göra förändringar i både system och resursfördelningsmodeller som gör det svårt att få jämförbara mätetal över tid. En övergång till digital hantering och resursfördelning efter utförd tid innebär ökade möjligheter att följa verksamhetens utveckling. Målsättningen är att nuvarande digital hantering ska skapa bättre förutsättningar till påvisa förändringar över tid. Den oro som kan finnas är driftsavbrott och handhavandefel. Undersöka orsakerna till de låga resultaten i förhållande till målsättningar för personalkontinuitet, nyttjandegrad och frisknärvaro, samt vidta nödvändiga åtgärder för att höja uppfyllnadsgraden. Sjukfrånvaron i hemtjänsten redovisas i granskningen för delåret 2017 och var för perioden 9,3 %. För hela året redovisades en sjukfrånvaro på 9,6 % sjukfrånvaro. Orsakerna till sjukfrånvaro är komplex och det är ofta svårt att se direkta samband som är arbetsrelaterade. Verksamhetetsområdet har tagit fram en rutin för att aktivt arbeta med de faktorer som arbetsgivaren kan påverka. Rutinen har
2(3) implementerats i hela förvaltningen. Enligt SKL:s rapport Sjukfrånvaro i kommuner och landsting vad är problemet? anges påverkande omständigheter som exempelvis försäkringskassans arbetssätt, arbetsmarknadssituationen, hälso- och sjukvårdens arbete med sjukskrivningar m.m. En hög personalkontinuitet är ett kvalitetsmått som balanserar mot/ med ekonomi. Vid personals eller brukares frånvaro sker förändringar i planeringen som kan innebära att den planerade kontinuiteten faller. Då det är stort fokus på hög produktivitet och att hålla budgeten prioriteras kontinuiteten ned i dessa fall. För 2017 var genomsnittet i riket avseende kontinuitet 15 personer och är det mål-tal som är fastställt för hemtjänsten i Hässleholm kommun för 2018. Verksamheten arbetar kontinuerligt för att förbättra planeringen och därmed nyttjande graden. Viktigt att ha med sig är att det endast är ett och ett halvt år sedan alla enheter fullt ut planerar digitalt. De som planerar är vårdpersonal som visat intresse för uppgiften. Diskussioner förs om planerarens roll ska fastställas som en egen yrkesroll med tillhörande arbetsbeskrivning för att möjliggöra rekrytering av eftersökt kompetens. Bedömningen är att mål-talet 70% nyttjande grad är högt ställt och frågan är om det är ett realistiskt mål-tal för alla enheter. Att vidta åtgärder i syfte att höja utförandegraden. Alla uppföljningar som sker i verksamheten syftar till att medvetandegöra resultat, både för den egna enheten men även i förhållande till andra. Uppföljningen visar vilka områden vi behöver förbättra. Diskussionerna i samband med uppföljning är viktig då det ger gruppen en möjlighet att dela erfarenheter. Enhetscheferna har för 2018 varit delaktiga i att sätta mål för den egna enheten gällande nyttjandegrad och utförandegrad. Övergången till utförd tid, januari 2016, innebar en förändring för alla medarbetare i verksamheten. Det lönar sig inte längre att skynda sig mellan insatserna. Med utförd tid som resursfördelning är det viktigt att man, i möjligaste mån, stannar den planerade tiden hos brukaren. Det är en synvända som tar tid att förändra. Något som också påverkar den utförda tiden är avböjda och inställda besök. Vi arbetar aktivt med att minska dessa genom information till personal, brukare närstående. Andra faktorer som påverkar nyttjandegrad och utförandegrad, där verksamheten inte själv har någon påverkan, är antal brukare som är på sjukhus och växelvård. Det är också av stor vikt att de beslut som fattas av myndighetsenheten är tydliga och motsvarar brukarens behov. Vi arbetar kontinuerligt för att förbättra verksamheten utifrån våra förutsättningar. Ett prioriterat arbete har varit att ta tillvara på personalens
3(3) kompetens på bästa sätt, vilket så klart också är starkt kopplat till personal- och kompetensförsörjningsutmaningar. Det har till exempel medfört att tekniska förvaltningen numer tvättar till brukare som beviljas tvätt, att omsorgsnämnden beslutat att upphandla insatsen inköp samt pågående pilotprojekt med kyld mat där det är Samhall som ansvarar för leveransen till brukarna. Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef Ingela Nilsson Verksamhetschef ordinärt boende