2 (5) 3. Återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende Förvaltningschef TF KS Kanslichef,

Transkript

1 1 (5) Kallelse till kommunstyrelsens arbetsutskott Tisdagen den 23 maj 2017, kl. 08:30 Stadshuset, sammanträdesrum 2 I tur att justera: Ersättare: Tid och plats för justering: Mats Sturesson Hans-Göran Hansson Kommunledningskontoret Föredragningslista Uppdateringen avser ärende 6 och 16. Ärenden Föredragande Till Förvaltningschef ON, Kanslichef KS Bitr. förvaltningchef KLK, förvaltningschef TF KF Protokollsjustering 1. Kvalité i särskilt boende - rekommendation från SKL Handlingar KLK tjänsteskrivelse ON protokoll OF tjänsteskrivelse Meddelande från SKL:s styrelse Rekommendationer för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre 2. Förtida avträde av hyresavtal Trädhuset Hovdala Handlingar KLK tjänsteskrivelse TN protokoll

2 2 (5) 3. Återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende Förvaltningschef TF KS Kanslichef, förvaltningschef TF KF Ekonomichef KS Handlingar KLK tjänsteskrivelse TN protokoll Indexreglerad avgift för handläggning av grävtillstånd Handlingar KLK tjänsteskrivelse TN protokoll Föreningsbidrag Västra Torups byastuga Handlingar KLK tjänsteskrivelse Upphandling av Klienter och tillhörande utrustning Delegation Upphandlings- KS chef Handlingar KLK tjänsteskrivelse E-arkiv 2018 Handlingar KLK tjänsteskrivelse Utredning: e-arkiv 2018 Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsordning Kommunstyrelsens arbetsutskott Kanslichef KF

3 3 (5) 8. Revidering av kommunstyrelsens reglemente Kanslichef KF Handlingar KLK tjänsteskrivelse Förslag till reglemente för kommunstyrelsen Gällande reglemente för kommunstyrelsen SKL Reglemente för styrelsen och övriga nämnder 9. Revidering av byggnadsnämndens reglemente Handlingar Kanslichef, Förvaltningschef SBK KF Kanslichef KF Kanslichef KF KLK tjänsteskrivelse Kommunledningskontorets förslag till reviderat reglemente BN protokoll SBK tjänsteutlåtande Bilaga 1. Nytt reglemente för byggnadsnämnden Bilaga 2. Reglemente för byggnadsnämnden med förändringar i rött Planhierarkin 10. Taxa för tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer Handlingar KLK tjänsteskrivelse MN protokoll MK tjänsteskrivelse Valkretsindelning för Hässleholms kommun Handlingar KLK tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens arbetsutskott

4 4 (5) 12. Redovisning av kommunfullmäktige beslutade uppdrag avseende förslag till åtgärder för att nå det finansiella målet om en procent senast 2018 Ekonomichef KF Bitr. förvaltningschef KLK KF Redovisning av kommunfullmäktige Bitr. beslutade uppdrag avseende viss kommunal förvaltningsdrift och service ska läggas ut på entreprenad chef KLK KF Handlingar KLK tjänsteskrivelse Redovisning av uppdrag kring omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i Hässleholms kommun, oktober 2014 Redovisning av uppdrag kring genomlysning av samtliga nämnder (exklusive omsorgsnämnden), juni Redovisning av kommunfullmäktige beslutade uppdrag avseende mat/måltider ska utvecklas inom skola, vård och omsorg Handlingar KLK tjänsteskrivelse Handlingar KLK tjänsteskrivelse Utredning om simhallsdrift på entreprenad 15. Uppdrag till omsorgsnämnden med anledning av införande av Lagen om valfrihet (LOV) Handlingar KLK tjänsteskrivelse ON protokoll OF tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens arbetsutskott Kanslichef KS

5 5 (5) 16. Motion om ny politisk organisation Kanslichef Handlingar Ordförandeförslag Juridiskt utlåtande av förslag till ny politisk organisation Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Reglemente för omsorgsnämnden Reglemente för socialnämnden Reglemente för tekniska nämnden Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden Krisledningsnämndens reglemente Reglemente för kommunstyrelsen Regler för ersättning till kommunalt förtroendevalda Kommunstyrelsens arbetsutskott Pär Palmgren (M) Ordförande Kommunstyrelsens arbetsutskott Louise Davidsson Sekreterare KF

6 TJÄNSTESKRIVELSE 1(6) Datum Diarienummer KLK 2017/353 Kommunstyrelsen Handläggare Kanslichef Elisabeth Aidemark Kansliavdelningen KLK Kvalité i särskilt boende - rekommendation från SKL Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) förslag, anta rekommendationerna för att stärka och utveckla kvalitén på särskilda boenden för äldre. Sammanfattning För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram en rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Rekommendationen till kommunerna i syfte att stärka och utveckla kvalitén omfattar följande punkter.1. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter 4. Ledarskap. Beskrivning av ärendet Omsorgsnämnden har genom beslut , 31 föreslagit kommunstyrelsen att anta Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) rekommendationer för att stärka och utveckla kvalitén på särskilda boenden för äldre. Omsorgsförvaltningen anför följande som stöd till beslutet. Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

7 2 (6) Bakgrunden till rekommendationerna är att regeringen våren 2016 avslog socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram en rekommendation. Rekommendationen är framtagen för att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre. I rekommendationen anges fyra områden som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet för att stärka och utveckla kvalitén. De fyra områdena redovisas nedan, den kursiva texten är SKL skrivning: 1. Koll på läget Det ska göras individuella bedömningar kring enskilda behov av omsorg och tillsyn på natten som vägs samman med förutsättningarna på respektive särskilda boende. Ledningen behöver i större utsträckning ta reda på hur personalen bedriver arbetet under natten. Nuläge Hässleholm kommun Kommunfullmäktige har beslutat om en successiv utökning av antalet enhetschefer inom omsorgsförvaltningen. Efter hand som antalet enhetschefer inom särskilt boende utökas kommer möjligheterna att ha ett ökat fokus på hur verksamheten fungerar nattetid. För ordinärt boende har ledningen nyligen beslutat att nattpatrullerna ska organiseras under en enhetschef. Det finns anledning att överväga om denna enhetschef även ska vara arbetsledare för sjuksköterskorna som arbetar på natten. Vid införande av LOV (Lagen om valfrihetssystem) behöver omsorgsnämnden överväga om ansvaret för insatser nattetid ska ligga kvar på egen regis verksamhet. Om så blir fallet, är omsorgschefens bedömning att frågan kommer att aktualiseras. Inom ordinärt boende pågår ett arbete för att säkerställa ett gemensamt arbetssätt för att säkerställa en god planering och hög grad av delaktighet hos brukare. Erfarenheter från detta arbete kan troligen i viss utsträckning vara användbart även inom särskilt boende. 2. Planera utifrån individens behov Den enskildes behov av omsorg och tillsyn nattetid behöver tydligt uppmärksammas i genomförandeplanen. I planeringen bör det uppmärksammas på vilket sätt välfärdsteknik kan användas för tillsyn och trygghet. Bemanningen och schemaläggning bör vara flexibel utifrån behoven. JAV

8 3 (6) Omsorgsnämnden har beslutat att resursfördelningsmodellen för särskilt boende ska revideras. Omsorgschefen bedömer att en resursfördelning i större utsträckning bör utgå ifrån brukarnas behov av vård och omsorg. Då omsorgsnämnden köper en plats hos privat vårdgivare avgörs dygnspriset av brukarens omsorgsbehov, en liknande modell bör övervägas inom egen regi. Målsättningen är biståndshandläggarna ska tydliggöra beslutet om särskilt boende med en uppdragsbeskrivning på samma sätt som kommer att införas inom ordinärt boende. Förvaltningen arbetar med att säkerställa att alla brukare har en aktuell genomförande plan och under 2017 kommer innehållet att kvalitetssäkras. Här ser verksamhetschefen att det har stor betydelse att dag och nattpersonalen möts vid gemensamma arbetsplatsträffar för att säkerställa att genomförandeplanen beskriver brukarens behov över hela dygnet. 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Digitala lösningar kan tillgodose den enskildes integritet, behov av trygghet och samtidigt möjliggöra att personal nyttjas på bästa sätt. Strategin behöver exempelvis omfatta områden som infrastruktur, informationssäkerhet, juridik, finansiering, standardisering och former för samverkan med andra kommuner. Strategin bör beslutas av kommunstyrelsen och kan exempelvis innehålla: Politisk viljeinriktning Värdegrunder och förhållningssätt för arbetet Handlingsplan med konkreta åtgärder för att den politiska viljeinriktningen ska nås Fastställda mål på olika nivåer och i olika verksamheter i organisationen Hur strategin förhåller sig till alternativa utförare Hur samverkan med andra kommuner, alternativa utförare, leverantörer och invånare ska etableras För att öka takten i införandet av nya arbetssätt i äldreomsorgen behöver strategin kompletteras med mer verksamhetsnära handlingsplaner. För att utveckla och införa nya arbetssätt behövs även kompetensutvecklande insatser för alla berörda medarbetare. Nuläge Hässleholm kommun Kommunledningen (IT-styrgrupp) har påbörjat arbetet med att ta fram ett förslag till digital strategi utifrån ovan nämnda kriterier. Bedömningen är att digitaliseringsfrågan inom omsorgsnämndens verksamheter måste knytas till detta arbete, den kan inte bara drivas av förvaltningen själv. Huruvida frågan om samverkan kring digitalisering ska lyftas inom ramen för Skåne Nordost samarbetet bör diskuteras i kommunens IT-styrgrupp. I omsorgsnämndens verksamhetsplan finns upptaget att en digitaliseringsplan ska fastställas samt att förvaltningen ska bevaka utvecklingen av välfärdsteknologi. JAV

9 4 (6) Frågan om behovet av att utse en digitaliseringsgrupp finns med i omsorgsnämndens handlingsplan (punkt 5) som upprättades efter extern genomlysning våren Frågan är lyft av omsorgsnämndens ordförande till referensgruppen och handlingsplanen är redovisad till kommunstyrelsen. I internbudgeten för 2017 har omsorgsnämnden avsatt 2 mnkr i driftsbudgeten för välfärdsteknologisatsningar och ytterligare 0,5 mnkr i investeringsbudgeten. Inom särskilt boende finns idag möjlighet att erbjuda olika former av individuella larm, t ex larmmatta och positionssändare. Beslut om individuella larm fattas av omvårdnadsansvarig sjuksköterska i samråd med enhetschef och brukarens kontaktperson. Inför beslut krävs ett samtycke från den enskilde. Möjligheter till denna typ av individuella larmen har stor betydelse för att värna den enskildes integritet. I förvaltningens hälso- och sjukvårdshandbok finns riktlinjer för frihetsbegränsande åtgärder. En successiv installation av så kallade hotellås sker inom särskilt boende. Låsen skyddar obehörig att gå in i fel lägenhet, samtidig som den boende kommer ut och in ur sin lägenhet utan åtgärd. I nuläget finns lås installerade i 90 av de cirka 500 lägenheter. Vid situationer med utåtagerande beteende vid t ex demenssjukdom har låsen varit värdefulla. Kommunens säkerhetschef har involverats i frågan. I ordinärt boende erbjuds brukare som beviljas tillsyn nattetid, e-tillsyn via kamera. På avtalade tider loggar personalen in på surfplatta för att genomföra e-tillsynen. Erfarenheterna hitintills är positiva. Personal som utför e-tillsynen tycker att det fungerar bra. De upplever att det ibland till och med kan vara enklare att se hur brukaren mår, jämfört med om man står i ett mörkt rum. Många brukare upplever nattillsyn via kamera som mindre integritetskränkande och skrämmande än att få besök av personal i sovrummet när man sover och då riskerar att väckas. Framöver bör e-tillsyn även kunna erbjudas inom särskilt boende. Det bör övervägas om tillsyn via kamera alltid skall vara förstahandsalternativ vid beslut om tillsyn på natten. Ett första led är att säkerställa tillgången på accesspunkter på alla enheter, vilket kommer att vara en förutsättning för e-tillsyn. Accesspunkterna är nödvändiga för att utveckla dokumentationsmöjligheterna. Verksamhetschefen lyfter behovet av att kunna dokumentera digitalt hemma hos brukaren, t ex för digital signering vid överlämnande av läkemedel. Även Regionens läkare efterfrågar vid hembesök tillgången till WiFi för att få tillgång till patientjournalen. 4. Ledarskap Ledarskapet inom särskilt boende för äldre behöver stärkas för att förändringsarbetet med att identifiera och införa nya arbetssätt tillsammans med ökad teknikanvändning ska kunna genomföras. Det handlar då inte enbart om den närmaste chefen på äldreboendet utan även om att förvaltningsledningen tar ett aktivt ansvar för förbättrings- och kvalitetsarbetet. Kommunerna bör också säkerställa att det finns tillgång till arbetsledning nattetid. JAV

10 5 (6) Nuläge Hässleholm kommun I flerårsplanen som fastställdes av KF ligger totalt 8,3 mnkr i utökad budgetram för att stärka ledarskapet inom omsorgsförvaltningen. För särskilt boende innebär det en ökning med 6 enhetschefer, varav 2 tillsätts under Utökningen av enhetschefer förväntas bidra till ett mer närvarande ledarskap för personalen och då självklart även nattpersonalen. Förvaltningen kommer även att införa enhetschef i beredskap. Införande av enhetschef i beredskap förväntas leda till minskad stressen hos enhetscheferna eftersom man inte behöver känna att man ska finnas tillgänglig för personalen dygnet runt. Samtidigt tryggas arbetsmiljön för de medarbetare som finns i tjänst genom att det finns arbetsledning att ringa vid behov. Tillgången till arbetsledning förväntas även påverka en bättre hantering behov av åtgärder utifrån ett brukarperspektiv. Hässleholm kommun arbetar för närvarande aktivt med ledarskapsfrågan med målsättningen att kvalitetssäkra introduktionen av nya chefer, uppslagsbok som stöd i arbetet, bas- och fördjupningsutbildning, forum för dialog samt möjlighet till inspiration. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare De fyra rekommendationerna bedöms få positiva konsekvenser för brukarna. Barnperspektivet Bedöms positivt. Miljökonsekvenser Föreligger inte behov av tillämpning. Facklig samverkan Omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse har varit föremål för förvaltningsövergripande samverkan i mars Ekonomiska konsekvenser Förslag till beslut leder inte automatiskt till kostnader, utan specifika åtgärder behöver kostnadsberäknas och budgeteras efter hand. Sändlista: IT-styrgrupp (IT-chef) Omsorgsförvaltning JAV

11 6 (6) Kansliavdelningen KLK Elisabeth Aidemark Charlotte Nygren Bonnier Kanslichef Bitr. förvaltningschef JAV

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer / Hässleholms kommun Omsorgsnämnden 31 Särskilt boende, kvalitet i särskilt boende rekommendation SKL. Beslut Omsorgsnämndens beslutar att föreslå kommunstyrelsen att besluta följande: Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) förslag, anta rekommendationerna för att stärka och utveckla kvaliten på särskilda boenden för äldre. Sammanfattning För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska flnnas tillgänglig dygnet runt. För att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Rekommendationen till kommunerna i syfte att stärka och utveckla kvaliten omfattar följande punkter. l. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter 4. Ledarskap Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden föreslå kommunstyrelsen att besluta följande: Omsorgsnämn den Justering -??):iy ' ('''y Utdraget bestyrkes 7(20)

13 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer / Hässleholms kommun Omsorgsnämnden Forts 31 Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SK.L) förslag anta rekommendationerna för att stärka och utveckla kvaliten på särskilda boenden för äldre. Sänt till: Kommunstyrelsen Omsorgsnämn den Justering Utdraget bestyrkes 8(20)

14 1(5) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen Diarienummer 2017/ Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Särskilt boende, rekommendationer för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden föreslå kommunstyrelsen att besluta följande: Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) förslag anta rekommendationerna för att stärka och utveckla kvalitén på särskilda boende för äldre. Sammanfattning För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Rekommendationen till kommunerna i syfte att stärka och utveckla kvalitén omfattar följande punkter.1. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter 4. Ledarskap Beskrivning av ärendet För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram en rekommendation, bilaga 1. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Omsorgsförvaltningen Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: Telefax: E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

15 2(5) Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. Rekommendationen är framtagen för att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre. I rekommendationen anges fyra områden som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet för att stärka och utveckla kvalitén. De fyra områdena redovisas nedan, den kursiva texten är SKL skrivning: 1. Koll på läget Det ska göras individuella bedömningar kring enskilda behov av omsorg och tillsyn på natten som vägs samman med förutsättningarna på respektive särskilda boende. Ledningen behöver i större utsträckning ta reda på hur personalen bedriver arbetet under natten. Nuläge Hässleholm kommun Kommunfullmäktige har beslutat om en successiv utökning av antalet enhetschefer inom omsorgsförvaltningen. Efter hand som antalet enhetschefer inom särskilt boende utökas kommer möjligheterna att ha ett ökat fokus på hur verksamheten fungerar nattetid. För ordinärt boende har ledningen nyligen beslutat att nattpatrullerna ska organiseras under en enhetschef. Det finns anledning att överväga om denna enhetschef även ska vara arbetsledare för sjuksköterskorna som arbetar på natten. Vid införande av LOV (Lagen om valfrihetssystem) behöver omsorgsnämnden överväga om ansvaret för insatser nattetid ska ligga kvar på egen regis verksamhet. Om så blir fallet, är omsorgschefens bedömning att frågan kommer att aktualiseras. Inom ordinärt boende på går ett arbete för att säkerställa ett gemensamt arbetssätt för att säkerställa en god planering och hög grad av delaktighet hos brukare. Erfarenheter från detta arbete kan troligen i viss utsträckning vara användbart även inom särskilt boende. 2. Planera utifrån individens behov Den enskildes behov av omsorg och tillsyn nattetid behöver tydligt uppmärksammas i genomförandeplanen. I planeringen bör det uppmärksammas på vilket sätt välfärdsteknik kan användas för tillsyn och trygghet. Bemanningen och schemaläggning bör vara flexibel utifrån behoven. Nuläge Hässleholm kommun Omsorgsnämnden har beslutat att resursfördelningsmodellen för särskilt boende ska revideras. Omsorgschefen bedömer att en resursfördelning i större utsträckning bör utgå ifrån brukarnas behov av vård och omsorg. Då omsorgsnämnden köper en plats hos privat vårdgivare avgörs dygnspriset av brukarens omsorgsbehov, en liknande modell bör övervägas inom egen regi.

16 3(5) Målsättningen är biståndshandläggarna ska tydliggöra beslutet om särskilt boende med en uppdragsbeskrivning på samma sätt som kommer att införas inom ordinärt boende. Förvaltningen arbetar med att säkerställa att alla brukare har en aktuell genomförande plan och under 2017 kommer innehållet att kvalitetssäkras. Här ser verksamhetschefen att det har stor betydelse att dag och nattpersonalen möts vid gemensamma arbetsplatsträffar för att säkerställa att genomförandeplanen beskriver brukarens behov över hela dygnet. 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Digitala lösningar kan tillgodose den enskildes integritet, behov av trygghet och samtidigt möjliggöra att personal nyttjas på bästa sätt. Strategin behöver exempelvis omfatta områden som infrastruktur, informationssäkerhet, juridik, finansiering, standardisering och former för samverkan med andra kommuner. Strategin bör beslutas av kommunstyrelsen och kan exempelvis innehålla: Politisk viljeinriktning Värdegrunder och förhållningssätt för arbetet Handlingsplan med konkreta åtgärder för att den politiska viljeinriktningen ska nås Fastställda mål på olika nivåer och i olika verksamheter i organisationen Hur strategin förhåller sig till alternativa utförare Hur samverkan med andra kommuner, alternativa utförare, leverantörer och invånare ska etableras För att öka takten i införandet av nya arbetssätt i äldreomsorgen behöver strategin kompletteras med mer verksamhetsnära handlingsplaner. För att utveckla och införa nya arbetssätt behövs även kompetensutvecklande insatser för alla berörda medarbetare. Nuläge Hässleholm kommun Kommunledningen (IT-styrgrupp) har påbörjat arbetet med att ta fram ett förslag till digital strategi utifrån ovan nämnda kriterier. Bedömningen är att digitaliseringsfrågan inom omsorgsnämndens verksamheter måste knytas till detta arbete, den kan inte bara drivas av förvaltningen själv. Huruvida frågan om samverkan kring digitalisering ska lyftas inom ramen för Skåne Nordost samarbetet bör diskuteras i kommunens IT-styrgrupp. I omsorgsnämndens verksamhetsplan finns upptaget att en digitaliseringsplan ska fastställas (Hp 42) samt att förvaltningen ska bevaka utvecklingen av välfärdsteknologi (Hp 43). Frågan om behovet av att utse en digitaliseringsgrupp finns med i omsorgsnämndens handlingsplan (punkt 5) som upprättades efter extern genomlysning våren Frågan är lyft av omsorgsnämndens ordförande till referensgruppen och handlingsplanen är redovisad till kommunstyrelsen.

17 4(5) I internbudgeten för 2017 har omsorgsnämnden avsatt 2 mnkr i driftsbudgeten för välfärdsteknologisatsningar och ytterligare 0,5 mnkr i investeringsbudgeten. Inom särskilt boende finns idag möjlighet att erbjuda olika former av individuella larm, t ex larmmatta och positionssändare. Beslut om individuella larm fattas av omvårdnadsansvarig sjuksköterska i samråd med enhetschef och brukarens kontaktperson. Inför beslut krävs ett samtycke från den enskilde. Möjligheter till denna typ av individuella larmen har stor betydelse för att värna den enskildes integritet. I förvaltningens hälso- och sjukvårdshandbok finns riktlinjer för frihetsbegränsande åtgärder. En successiv installation av så kallade hotellås sker inom särskilt boende. Låsen skyddar obehörig att gå in i fel lägenhet, samtidig som den boende kommer ut och in ur sin lägenhet utan åtgärd. I nuläget finns lås installerade i 90 av de cirka 500 lägenheter. Vid situationer med utåtagerande beteende vid t ex demenssjukdom har låsen varit värdefulla. Kommunens säkerhetschef har involverats i frågan. I ordinärt boende erbjuds brukare som beviljas tillsyn nattetid, e-tillsyn via kamera. På avtalade tider loggar personalen in på surfplatta för att genomföra etillsynen. Erfarenheterna hitintills är positiva. Personal som utför e-tillsynen tycker att det fungerar bra. De upplever att det ibland till och med kan vara enklare att se hur brukaren mår, jämfört med om man står i ett mörkt rum. Många brukare upplever nattillsyn via kamera som mindre integritetskränkande och skrämmande än att få besök av personal i sovrummet när man sover och då riskerar att väckas. Framöver bör e-tillsyn även kunna erbjudas inom särskilt boende. Det bör övervägas om tillsyn via kamera alltid skall vara förstahandsalternativ vid beslut om tillsyn på natten. Ett första led är att säkerställa tillgången på accesspunkter på alla enheter, vilket kommer att vara en förutsättning för e-tillsyn. Accesspunkterna är nödvändiga för att utveckla dokumentationsmöjligheterna. Verksamhetschefen lyfter behovet av att kunna dokumentera digitalt hemma hos brukaren, t ex för digital signering vid överlämnande av läkemedel. Även Regionens läkare efterfrågar vid hembesök tillgången till WiFi för att få tillgång till patientjournalen. 4. Ledarskap Ledarskapet inom särskilt boende för äldre behöver stärkas för att förändringsarbetet med att identifiera och införa nya arbetssätt tillsammans med ökad teknikanvändning ska kunna genomföras. Det handlar då inte enbart om den närmaste chefen på äldreboendet utan även om att förvaltningsledningen tar ett aktivt ansvar för förbättrings- och kvalitetsarbetet. Kommunerna bör också säkerställa att det finns tillgång till arbetsledning nattetid. Nuläge Hässleholm kommun I flerårsplanen som fastställdes av KF ligger totalt 8,3 mnkr i utökad budgetram för att stärka ledarskapet inom omsorgsförvaltningen. För särskilt boende innebär det en ökning med 6 enhetschefer, varav 2 tillsätts under Utökningen av enhetschefer förväntas bidra till ett mer närvarande ledarskap för personalen och då självklart även nattpersonalen.

18 5(5) Förvaltningen kommer även att införa enhetschef i beredskap. Införande av enhetschef i beredskap förväntas leda till minskad stressen hos enhetscheferna eftersom man inte behöver känna att man ska finnas tillgänglig för personalen dygnet runt. Samtidigt tryggas arbetsmiljön för de medarbetare som finns i tjänst genom att det finns arbetsledning att ringa vid behov. Tillgången till arbetsledning förväntas även påverka en bättre hantering behov av åtgärder utifrån ett brukarperspektiv. Hässleholm kommun arbetar för närvarande aktivt med ledarskapsfrågan med målsättningen att kvalitetssäkra introduktionen av nya chefer, uppslagsbok som stöd i arbetet, bas- och fördjupningsutbildning, forum för dialog samt möjlighet till inspiration. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare De fyra rekommendationerna bedöms få positiva konsekvenser för brukarna. Barnperspektivet Bedöms positivit. Miljökonsekvenser Ej aktuellt. Facklig samverkan Information om tjänsteskrivelsen ges vid förvaltningsövergripande samverkan 20 mars. Ekonomiska konsekvenser Förslag till beslut leder inte automatiskt till kostnader, utan specifika åtgärder behöver kostnadsberäknas och budgeteras efter hand. Bilagor 1. Meddelande från SKL:s styrelse 2. Rekommendationer för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre Sändlista: Kommunstyrelsen Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef

19 MEDDELANDE FRÅN STYRELSEN NR X Vårt ärendenr: 17/ Kommunstyrelserna Meddelande från styrelsen - Kvalitet i särskilt boende Ärendenr: 16/04652 Förbundsstyrelsens beslut Styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har vid sammanträde den 20 januari 2017 beslutat att rekommendera Sveriges 290 kommuner att fatta beslut att anta rekommendationen i syfte att stärka utveckling och kvalitet på särskilda boenden för äldre nattetid. att i en skrivelse informera kommunerna om rekommendationen Sammanfattning För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att stödja kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Rekommendationen till kommunerna i syfte att stärka och utveckla kvalitén omfattar följande punkter. 1. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel , Fax: info@skl.se, Org nr: ,

20 09/ 4. Ledarskap SKL kommer under 2017 att ge stöd till landets kommuner avseende tillämpningen av rekommendationen. Följande stödinsatser planeras: Identifiera, dokumentera och sprida goda exempel Länsgemensamma dialoger Workshops Webbsändningar riktade till baspersonalen och chefer. Ta fram underlag för upphandling av välfärdsteknik Rekommendationen redovisas i bilaga 1. Sveriges Kommuner och Landsting Lena Micko Ordförande

21 PM Vårt dnr: 16/ (12) Vård och Omsorg Greger Bengtsson KVALITET I SÄRSKILT BOENDE Rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre Agneta Ivåker Greger Bengtsson Åsa Furén-Thulin Sektionen för Vård och Omsorg Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) December 2016 Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel , Fax: Org nr: , info@skl.se,

22 Vårt dnr: 16/04652 Innehållsförteckning Rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre... 1 Inledning... 3 En värdig vård för de äldsta... 3 Rekommendationen ett verktyg för kvalitetsarbete... 3 Syfte, mål och målgrupp... 3 Implementering i dialog med kommuner och andra intressenter... 4 Ansvarsfördelning och gällande rätt... 4 Ansvarsfördelning och kvalitet... 4 Lagrum särskilda boenden... 4 Ändring av socialtjänstförordningen Utgångspunkter... 6 Vikten av individuell behovsbedömning... 6 Boendemiljön... 7 Bemanning... 7 Digitalisering och nya arbetssätt... 7 Digitalisering en strategisk fråga för hela kommunen... 8 Natten påverkas av dagens aktiviteter... 9 Chefen och ledarskapets betydelse... 9 Rekommendation...10 Koll på läget Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Ledarskap Implementering (12)

23 Vårt dnr: 16/04652 Inledning En värdig vård för de äldsta Vi står idag inför en befolkning som blir allt äldre och antalet personer i stort behov av vård och omsorg kommer att öka kraftigt. Att åldras behöver inte i sig betyda funktionsnedsättning, en 75 åring idag har bättre funktionsförmåga än för 30 år sedan, men samhället måste ändå rusta för att en större andel av befolkningen är mycket gamla personer. En betydande del av dessa äldre behöver bo på särskilt boende. De utgör några av samhällets mest sköra och behövande individer. Att säkerställa en god, värdig och för individen anpassad vård och omsorg för dem tillhör därmed en av samhällets allra viktigaste uppgifter. Medarbetarna på landets äldreboenden är den enskilt viktigaste faktorn för att kunna ge en god kvalité för de äldre. Det är därför viktigt att medarbetarnas kunskap och drivkraft tas tillvara i arbetet med att förbättra omsorg och tillsyn nattetid för särskilda boenden. Rekommendationen ett verktyg för kvalitetsarbete För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Socialstyrelsens uppdrag med föreskrifterna var att säkerställa en trygg och individanpassad omsorg samt försäkra sig om att det på särskilda boenden för äldre skulle finnas personal dygnet runt som utan dröjsmål kunde hjälpa de äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att ytterligare stötta kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Syfte, mål och målgrupp Målgrupp för rekommendationen är kommunerna i rollen som uppdragsgivare och arbetsgivare samt alternativa utförare i tillämpliga delar. De områden som 3 (12)

24 Vårt dnr: 16/04652 uppmärksammas är digitalisering, arbetsmetoder och bemanning. SKL noterar särskilt att det finns en viktig utvecklingspotential vad gäller välfärdsteknik. Implementering i dialog med kommuner och andra intressenter Några av framgångsfaktorerna för rekommendationen är att den bygger på en förståelse för de förutsättningar som finns i landets kommuner. I arbetet med rekommendationen har SKL därför fört en dialog med socialchefer, äldreboendechefer och undersköterskor. Sammantaget har ett 60-tal kommuner medverkat. Dessutom har dialog förts med brukarorganisationer, fackliga organisationer och regionala representanter. För att göra rekommendationen till verklighet krävs ett gediget förankringsarbete. Här kommer SKL att medverka till spridning av rekommendationen i dialog med kommunerna. Ansvarsfördelning och gällande rätt Ansvarsfördelning och kvalitet Varje kommun ska ha en fungerande socialtjänst med ansvar för bland annat äldreomsorgsfrågor. Kommunen och dess ledning har det yttersta ansvaret för att äldre i kommunen får det stöd och den hjälp de behöver. Inom varje kommun är det socialnämnden som har ansvaret för verksamhet riktad till behövande oavsett utförare. Det framgår av socialtjänstlagen att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För att uppnå god kvalitet krävs rättssäkerhet, den enskildes medinflytande och insyn, respekt för den enskildes integritet och ett professionellt bemötande. Den enskilde ska känna sig trygg i mötet med socialtjänsten och det stöd han eller hon får. För att uppnå god kvalitet behöver verksamheten använda sig av ett genomtänkt arbetssätt. Det förutsätter att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet samt får ett bra stöd och rätt förutsättningar att utföra ett arbete av god kvalitet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Syftet med ledningssystemet är att uppnå god kvalitet inom vård och omsorg genom att verksamheterna uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar, föreskrifter och allmänna råd. Ledningssystemet ska användas för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter och allmänna råd hur det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas (SOSFS 2011:9) Lagrum särskilda boenden Det lagrum som reglerar socialtjänsten och äldreomsorgens särskilda boenden är de grundläggande bestämmelserna om integritet, självbestämmande och god kvalitet. De återfinns i 1 kap. 1, 3 kap. 3, 4 kap. 1 samt 5 kap. 5 socialtjänstlagen 4 (12)

25 Vårt dnr: 16/04652 (2001:453). Bestämmelserna i 5 kap. 4 samma lag om att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att de får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund) har också betydelse. Socialstyrelsen föreskrift om dokumentation (SOSFS 2014:5) gäller även särskilda boenden för äldre. Ändring av socialtjänstförordningen 2016 Socialtjänstförordningen är sedan den 15 april 2016 förändrad. I förordningen har regeringen förtydligat kommunernas ansvar kring bemanningen nattetid i särskilt boende för äldre. Ändringen av socialtjänstförordningen (2001:937) lyder enligt följande: I en sådan särskild boendeform som avses i 5 kap. 5 socialtjänstlagen (2001:453) ska det, utifrån den enskildes aktuella behov, finnas tillgång till personal dygnet runt som utan dröjsmål kan uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp. Den boende ska ges det stöd och den hjälp som behövs till skydd för liv, personlig säkerhet eller hälsa. I kommentarerna framkommer att syftet med lydelsen utifrån den enskildes aktuella behov är att tydliggöra att utgångspunkten för det föreslagna tillägget är den enskildes medicinska och sociala behov. Vidare skriver man i kommentarerna att: Kravet på tillgång till personal villkoras med andra ord utifrån den enskildes förutsättningar samt behov av stöd och hjälp. Socialnämnden kan till exempel placera äldre i en så kallad servicelägenhet med trygghetslarm. Vidare förtydligas att de äldre som placeras i exempelvis demensboenden och behöver dygnet runt vård ska tillförsäkras detta. Finns behov av närvarande personal på boendet ska det finnas. Socialnämnden kan fortsatt anpassa tillgången till personal i förhållande till de äldres olika behov i ett boende, där en enskild person kan vara i behov av mer stöd och hjälp än en annan. Genom att utgå från den enskildes behov, undviks en reglering som innebär att alla de särskilda boendena på ett generellt och preciserat vis ska ha tillgång till personal dygnet runt med en viss personalstyrka. Tillägget av begreppet aktuella ger socialnämnden ett incitament att göra en kontinuerlig anpassning av stöd och hjälp utifrån den enskildes behov. Av detta följer att personalen ska uppmärksamma den äldres behov av stöd och hjälp samt vid behov förändra tillgången till personal. 5 (12)

26 Vårt dnr: 16/ (12) Förordningen reglerar inte på vilket sätt personal kan uppmärksamma att en boende har behov av hjälp och därför kan den som bedriver ett särskilt boende själv bedöma på vilket sätt tekniskt stöd kan vara lämpligt. Det är viktigt att tekniskt stöd används på ett sådant sätt att det inte är till nackdel för den enskilde. Vad säger Inspektionen för vård och omsorg (IVO)? Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har tagit fram ett bedömningsstöd för tillsyn vid särskilt boende för äldre. Det bedömningsstöd som IVO idag använder är inte fullt ut anpassat till ändringen i socialtjänstförordningen som rör särskilt boende. Det bedömningsstödet är nu under omarbetning och kommer, som SKL uppfattar det, inte vara i konflikt med dessa rekommendationer Bedömningen betonar individualisering och de faktorer IVO lyfter fram är att det ska finnas tillräckligt med personal för planerade och oplanerade insatser. IVO bedömer att personalbehovet även påverkas av: Lokalernas utformning Individens behov Låsta dörrar (begränsningsåtgärder) Tekniska lösningar Samtycke Integritet Utgångspunkter I denna rekommendation gör SKL en sammanvägd analys och bedömning utifrån lagstiftning, IVO: s bedömningsstöd vid tillsyn samt de iakttagelser som gjorts vid kommunbesök och de samtal som genomförts med företrädare, brukarorganisationer och medarbetare. Vikten av individuell behovsbedömning Den individuella behovsbedömningen är grunden för hur vården och omsorgen planeras och genomförs. Bedömning av behov kan göras av biståndshandläggare, enhetschef, ett team bestående av flera yrkeskategorier, och av baspersonal i aktuella situationer. Bemanning efter behov ansvarar enhetschefen för, men ytterst fördelar socialnämnden och kommunstyrelsen resurserna. De 60 kommuner som SKL haft kontakt med inom ramen för arbetet med rekommendationen har olika lösningar för individuella överenskommelser.

27 Vårt dnr: 16/ (12) Arbetssätten utgår från individens behov och påverkas även av tillgång till välfärdsteknik. Vid nedsatt beslutsförmåga/funktionsnedsättning blir frågan komplex och kräver en genomarbetad metodik där anhöriga är en viktig aktör Tillsyn nattetid innebär också risk för att störa nattsömnen och skapa oro. Socialtjänstlagens intentioner är att individen så långt som möjligt ska få behålla sin integritet och självständighet. Det är därför viktigt att göra individuella överenskommelser kring omsorg och tillsyn nattetid med de som kan ge sitt samtycke, samt hitta metoder för att utröna hur de med begränsade möjligheter till samtycke kan medverka till planeringen av tillsynen. Boendemiljön Lokalernas utformning kan stärka eller minska möjligheterna till överblick över situationen för de boende. Det påverkar vården och omsorgen nattetid då bemanningen är lägre i förhållande till dagen. Bristande lokaliteter kan kompenseras genom användning av tekniska hjälpmedel och/eller förstärkt bemanning. Vid ny- och ombyggnation är det av stor vikt att hänsyn tas till möjligheter till god överblick. Bemanning Socialtjänstförordningen anger att personal utan dröjsmål ska uppmärksamma behov av hjälp och ge hjälp till äldre på särskilt boende. Att uppmärksamma behov utan dröjsmål kan, som framgår i socialtjänstförordningen, göras med såväl teknik som utökad bemanning. När behov av stöd och hjälp har uppmärksammats ska det tillgodoses. Hur och hur snabbt detta ska ske måste utgå från den enskildes behov av stöd och hjälp. Bemanningen nattetid bör därför vara anpassad för att så effektivt och flexibelt som möjligt möta detta behov, exempelvis genom ett anpassningsbart schema. Det är en viktig förutsättning för att få en både kostnadseffektiv och kvalitativ verksamhet. Andra viktiga faktorer att ta hänsyn till vid bemanning är möjligheten för personalen att arbeta heltid, och ge medarbetarna sådana förutsättningar att de klarar att arbeta utifrån de äldres aktuella behov, vilka kan skifta över tid. Det kan betyda att personal ska kunna ställa om och arbeta på flera olika arbetsplatser i relation till det aktuella vård- och omsorgsbehov som finns. Digitalisering och nya arbetssätt Digitaliseringen medger helt nya möjligheter att förändra arbetssätt och i större utsträckning ta vara på den äldres egna förmågor och förutsättningar. Inte minst kan digitala lösningar användas på särskilda boenden för att öka trygghet, självständighet och digital delaktighet. Exempel på detta är digitala trygghetslarm, sensorer för att uppmärksamma behov, nattkameror och olika former av kommunikationshjälpmedel. En viktig fråga är hur arbetssätt och metoder kan möjliggöra att även personer med nedsatt

28 Vårt dnr: 16/04652 beslutsförmåga får del av välfärdsteknik. De positiva effekter som kan uppnås med välfärdsteknik måste komma även denna grupp till del. Flera kommuner har utvecklat användningen av välfärdsteknikens möjligheter men det finns ett behov av att öka takten för att ge nya möjligheter att tillgodose människors behov av individuella lösningar. Samtidigt som digitaliseringen ger stora möjligheter ställs stora krav på att kommunen tänker igenom användandet bland annat utifrån följande faktorer: Gällande lagstiftning, föreskrifter och praxis, exempelvis personuppgiftslagen (PUL), bestämmelser om dokumentation enligt SOSFS 2014:15 och Datainspektionens krav. Informationssäkerhet Samtycke och beslutsförmåga Integritet Infrastruktur Upphandling Drift, förvaltning och support Kvalitetssäkring Delaktighet hos brukare och anhöriga Medarbetares förutsättningar, arbetsförhållanden och digital kompetens Information, kommunikation och utbildning Jämlikhet och jämställdhet Digitalisering en strategisk fråga för hela kommunen Frågor om digitalisering kan inte endast hanteras separat inom en kommuns olika verksamhetsområden utan behöver i stor grad samordnas. Det finns framför allt ett behov för kommunen att kraftsamla kring kommungemensamma grundläggande förutsättningar som underlättar verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Det handlar bland annat om att på en övergripande kommunnivå ta ansvar för ledning och styrning kring gemensam infrastruktur i form av bredband. I dagsläget är det exempelvis många särskilda boenden som helt saknar den nödvändiga tekniska infrastrukturen som behövs för att digitaliseringens möjligheter ska kunna realiseras. Därutöver finns även mycket att vinna på en ökad samverkan mellan kommuner inte minst vad gäller områden som infrastruktur, juridik, upphandling, standarder för informationssäkerhet och arkitekturprinciper för en sammanhållen digital offentlig förvaltning. SKL:s styrelse beslutade i november 2016 om en Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling i kommuner och landsting som ger stöd i detta arbete. 8 (12)

29 Vårt dnr: 16/ (12) Natten påverkas av dagens aktiviteter Hur natten blir påverkas av dagens aktiviteter och vice versa. God mat, ett meningsfullt socialt innehåll och möjlighet till utevistelse med fysisk aktivitet under dagen bidrar till en god nattsömn. En god nattsömn ger å andra sidan ork till dagens aktiviteter och kan minska behov av sömn dagtid. Här krävs en helhetssyn och gemensam planering anpassat utifrån den enskildes behov och önskemål. Det är inte givet att en lösning fungerar för alla. I många kommuner är det rutin att personalen tittar till den äldre ett par gånger nattetid för att säkerställa att hen sover och att inget oväntat inträffat. Men att någon tittar in nattetid kan även vara störande. En ostörd miljö utan onödiga besök, medverkar till en bättre nattsömn och kan minska behov av medicinering. Nattsömnen påverkas positivt av evidensbaserade arbetssätt. Optimal medicinsk behandling vid hjärtsvikt, diabetes och smärta är exempel på viktiga insatser. Läkemedelsgenomgångar där individuell justering av personens hela läkemedelsbehandling görs bidrar till bästa möjliga hälsa och leder dessutom till en låg användning av sömnmedel och lugnande medel. Systematiskt arbete när personen har beteendemässiga och psykiska symptom vid demens bidrar också till minskad oro och bättre nattsömn. Andra viktiga områden att beakta är att undvika lång nattfasta och säkerhetsställa god munhygien. Chefen och ledarskapets betydelse Särskilda boenden är en verksamhet som ställer stora krav på ledarskapet. Verksamheten omsätter betydande ekonomiska värden och bedrivs dygnet runt. Att leda verksamheten handlar både om att ge en god omvårdnad till personer som behöver omfattande vård och omsorg och att leda flera personalkategorier utifrån olika lagrum och kulturer. Verksamheten måste också kunna attrahera och behålla medarbetare samtidigt som man förnyar arbetssätt, inför välfärdsteknik och möter en ny generation av äldre med ökade krav på individualiserad hjälp. Ett närvarande och kompentent ledarskap är en nyckelfråga för att klara av omställningen. En utmaning är att natten präglas av självständigt arbete, ofta utan just närvarande ledarskap. Nattpersonal har av naturliga skäl inte möjlighet att träffa sin chef lika ofta som dagpersonalen. Kommunerna uppger att det finns ett behov av att planeringen och genomförandet av nattens arbete blir än mer transparent. Schemaläggning har stor betydelse för möjligheten att bemanna efter behov. Om detta ska kunna bli verklighet behöver nattpersonalens situation och schemaläggning belysas och adresseras.

30 Vårt dnr: 16/ (12) Rekommendation SKL rekommenderar kommunerna att stärka och utveckla kvalitén enligt följande fyra nedanstående punkter. Koll på läget Socialtjänsten behöver göra individuella bedömningar kring enskilda behov av omsorg och tillsyn på natten. Resultatet måste vägas samman med de förutsättningar som finns i förhållande till lokaler och teknik på respektive särskilt boende. Ledningen behöver i större utsträckning ta reda på hur personalen bedriver arbetet under natten. Detta kan ske genom kontinuerlig dialog och möten med medarbetare. Planera utifrån individens behov Verksamheten behöver säkerställa att respektive individs behov av omsorg och tillsyn nattetid tillgodoses. Det är idag ovanligt att de individuella behoven finns uppmärksammade i genomförandeplaner eller att det finns enskilda överenskommelser hur den äldre vill ha sin omsorg och tillsyn på natten. En planering behöver genomföras med den äldre och den äldres anhöriga vad gäller omsorgsinsatser och tillsyn. Planeringen dokumenteras i genomförandeplanen och behöver följas upp kontinuerligt. Av erfarenhet vet vi att äldres behov förändras både vad gäller sjukdomar och oro Vid planeringen bör särskilt uppmärksammas på vilket sätt välfärdsteknik kan användas för tillsyn och trygghet. När verksamheten utvecklat rutiner för att försäkra sig om en större kunskap kring de individuella behoven måste hänsyn också tas till att behovet skiftar över tid. Det kräver också arbetssätt med en flexibel bemanning och schemaläggning. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Socialtjänstförordningen ger utrymme för kommunerna att själva välja hur individens behov ska kunna tillgodoses, och hur digitala lösningar kan vara en del av det. Digitala lösningar ska tillgodose den enskildes integritet, behov av trygghet och samtidigt möjliggöra att personal nyttjas på bästa sätt.

31 Vårt dnr: 16/ (12) Kommunen bör utarbeta en övergripande strategi som på ett tydligt sätt visar hur digitaliseringens möjligheter ska tas tillvara. Strategin behöver exempelvis omfatta områden som infrastruktur, informationssäkerhet, juridik, finansiering, standardisering och former för samverkan med andra kommuner. Strategin bör beslutas av kommunstyrelsen och kan exempelvis innehålla: Politisk viljeinriktning Värdegrunder och förhållningssätt för arbetet Handlingsplan med konkreta åtgärder för att den politiska viljeinriktningen ska nås Fastställda mål på olika nivåer och i olika verksamheter i organisationen Hur strategin förhåller sig till alternativa utförare Hur samverkan med andra kommuner, alternativa utförare, leverantörer och invånare ska etableras För att öka takten i införandet av nya arbetssätt i äldreomsorgen behöver strategin kompletteras med mer verksamhetsnära handlingsplaner som stöttar verksamheten i valet av bästa möjliga lösning i förhållande till arbetsmetoder, arbetsmiljö samt brukarnas förmågor och behov av medbestämmande, självständighet och trygghet. För att framgångsrikt kunna utveckla och införa nya arbetssätt behövs även kompetensutvecklande insatser för alla berörda medarbetare. Det behövs även för att användningen av digitala lösningar ska ligga i linje med tillsynsmyndigheternas krav samt för att det ska bli en fråga för kommunens högsta ledning att ta hänsyn till i kommande verksamhets- och budgetplanering. Rätt använd ger digitala lösningar möjligheter för att utveckla verksamhetens kvalitet samtidigt som det ökande behoven hos en åldrande befolkning bättre kan tillgodoses. Ledarskap Ledarskapet inom särskilt boende för äldre behöver stärkas för att förändringsarbetet med att identifiera och införa nya arbetssätt tillsammans med ökad teknikanvändning ska kunna genomföras. Det handlar då inte enbart om den närmaste chefen på äldreboendet utan även om att förvaltningsledningen tar ett aktivt ansvar för förbättrings- och kvalitetsarbetet. Kommunerna bör också säkerställa att det finns tillgång till arbetsledning nattetid. En nyckelfråga är flexibilitet i bemanning för att kunna möta äldres behov som förändras över tid. Kommunledningen behöver stödja, medverka och följa utvecklingsarbetet då förväntat ökad teknikanvändning påverkar rutiner, organisering och arbetskultur.

32 Vårt dnr: 16/04652 Implementering SKL kommer under 2017 att ge stöd till landets kommuner avseende tillämpningen av rekommendationen. Följande stödinsatser planeras: Identifiera, dokumentera och sprida goda exempel Länsgemensamma dialoger Workshops Webbsändningar riktade till baspersonalen och chefer. Ta fram underlag för upphandling av välfärdsteknik 12 (12)

33 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/416 Kommunfullmäktige Handläggare Bitr. förvaltningschef Charlotte Nygren-Bonnier Kommunledningskontoret Förtida avträde av hyresavtal Trädhuset Hovdala Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Godkänna tekniska nämndens utredning och lägga den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet med motiveringen att tekniska nämnden ska utreda möjligheten att häva ingånget avtal med Hässleholms Industribyggnads AB (HIBAB). Kent Johannesson, VD HIBAB, har lämnat ett bud till tekniska förvaltningens hyresfövaltare, på kronor för ett förtida avträde per den 1/ Detta motsvarar hyressumman för återstoden av hyrestiden (4 årshyror). Tekniska nämnden har beslutat att överlämna ovanstående återrapportering till kommunfullmäktige. Kommunledningskontoret har samrått med den politiska ledningen och föreslår att kommunfullmäktige godkänner tekniska nämndens utredning och lägger den till handingarna. Facklig samverkan Bedöms inte vara aktuellt. Ekonomiska konsekvenser Ett förtida avträde från hyresavtalet innebär en kostnad på kronor per den 1/ Detta motsvarar hyressumman för återstoden av hyrestiden (4 årshyror). Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret506 Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

34 2 (2) Bilagor Protokoll Tekniska nämnden Tjänsteskrivelse tekniska förvaltningen Sändlista: Tekniska nämnden HIBAB Kommunledningskontoret Charlotte Nygren-Bonnier Bitr. förvaltningschef JAV

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Datum Hässleholms kommun Tekniska nämnden 43 Utredning gällande förtida avträde av hyresavtal Trädhuset Hovdala Beslut lämna nedanstående återrapportering till kommunfullmäktige. Bakgrund Beslutsförslag lämna nedanstående återrapportering till kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutar den 16 november 2016, 237, att föreslå Kommunfullmäktige att godkänna redovisningen av Trädhuset samt en fortsatt drift i egen regi och att fullfölja tecknat hyreskontrakt mellan Tekniska förvaltningen och Hässleholms Industribyggnads AB. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet med motiveringen att tekniska nämnden ska utreda möjligheten att häva ingånget avtal med Hässleholms Industribyggnads AB. Förutsättning för förtida avträde Kent Johannesson, VD för Hässleholms Industrifastighetsbolag AB, har lämnat ett bud till tekniska förvaltningens hyresförvaltare, på kronor för ett förtida avträde per den 1/ Detta motsvarar hyressumman för återstoden av hyrestiden (4 årshyror). Bilaga: H yresavtal Sändlista: tekniska nämnden, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige Tekniska nämnden Justering ;!?E Utdraget bestyrkes 18(22)

36 HYRESKONTRAKT Nr: 6.:...4.;.:5..:.5..::..00.:...1:;... 2~- FÖR LOKAL Undertecknande parter ha r denna dag träffat följande hyresavtal. Hyre svärd Hyresgäst Kryss i ruta innebär att den dä refter följande texten gäller Namn: Personnr{orgnr: Hässleholms Industribyggnads AB Namn: Personnr/orgnr: Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen Aviseringsadress: Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen, Fastighetsavdelningen, stadshuset, Hässleholm Lok a lens adress m.m Kommun: Fastighetsbeteckning : Hässleholm Trädhus, del av Tormestorp 5:31 Gata. Trappor/hus: l Lokalens nr: Dalleröd, Hovdala Naturomräde Lokalens användning Lokalen med tillhorande utrymmen hyrs ut for attanvandas t1ll Konferensverksamhet, utställningar O Användningsändamålet har narmar e angetts 1 b1fogad specifikation. Lokalens skick Bilaga: Lokalen hyrs ut i befinthgt skick. O En besknvn1ng av lo kalensskick vid detta kont rakts tecknande samt uppgift om vem som på t1lltradesdagen' torekommande fa ll ska ha ombesbrjt och bekostat delsåtgärdandel av brister, dels overenskomna and ringar framgår av b fogat besiktnings och åtgärdsprotokoll Lokalens storlek och omfattning Areatyp Plan ca m Plan Areatyp 1 Huvudbyggnad Sophus/förräd Altandeck Entrespäng B1laga: cam 2 l Om i kont raktet angiven area avviker från faktisk area medför avv1kelsen mte rätt för hyresgästen t ill återbetalning eller sänkning av hyran respektive hyresvarden rätt till högre hyra. [g! Omfattningen av den forhyr da lokalen framgår av b1fogade ntning(ar). Hyrestid [g! Tillfart för b 1l for 1 [g! Plats for och urlast n ng skylt O PI ats for skyltskåp/ t8j Parkenngsplats(er) O Garageplats(er) automat för l Från och med den: Uppsägning av detta kon trakt ska ske skrifthgen minst Indexklausul Kronor [g! år O m~n ader per 3r exklusive nedan markerade t illagg [g! Andr1ng av ovan ang ven hyra sker 1enlighet med bifogad indexklausul Tillhanda Hyresvarden t ill handahåller/ombesbrjer hålla nde av o ch betalning för el, [g! El [g! va [g! Värme j O Fastighetsskatt ingår i hyran. [g! Varmvatten O Kyla Bilaga: s Bilaga: 6 [g! Ventilatlon Betalning : El [g! Hyresgasten har eget abonnemang. va O Hyresgasten har eget abo nnemang. Värme O Hyresgasten har eget abonnemang. Varmvatten O Hyresgästen har eget abonnemang, Kyla O Hyresgasten har eget abonnemang. Ventilatlon O Hyresgästen betalar 1enlighet med bifogad O Ingår i hyran. driftskostnadsklausul. O Hyresgasten betalar 1enlighet med bifogad O Ingår i hyran. driftskostnadsklausul, O Hyresgästen betalar i enlighet med bifogad O Ingår i hyran. driftskostnadsklausul. O Hyresgasten betalar' enlighet med bifogad O Ingår i hyran. dnftskostnadsklausul. O Hyresgästen betalar 1enl1ghet med bifogad O Ingår 1hyran. d r if t skosinadsklausul. O Hyresgästen betalar i enlighet med bifogad driftskostnadsklausul. Faltigh euägarna Sveriges formulär upprättat 2008 i samråd med SABO, Svensk Handel och Visit a. Rev idera t och Eftertryck förbjuds. o bd(ar) månader fö re den avtalade hyrestidens utgång. Fastighetsskatt [g! Fastighetsskatt ersätt 51 enl1ghet med b1fogad fastighetsskatt eklausul va, värme, varmvatten, kyla och ventilation för l annat fall ar kon t raktet fcir varje gång förlängt med Hyra - -- bll(ar) 3-4 Till och med den Uppsägningstid/ Förlängningstid Bilaga: O Ingår i hyran. Bdaga: Bilaga: Bilaga: B laga: Bilaga: Bilaga: Sign l!\...-

37 Sid2(4 ) HYRESKONTRAKT FÖR LOKAL Nr: 6:...4;.::Sc:.S..::.OO:...l:...-:2... Undertecknande parter har denna dag träffat följ ande hyresavtal. Mätare Om hyresgästen ska ha eget abonnemang enligt ovan och matare saknas ut förs och bekostas installationen av erforderliga mätare av O hyresvärden Avfalls hantering Kryss i ruta innebär att den därefter fö lja n de texten gäller O hyresgästen l den omfattni ng hyresvärden är skyldig att dels tillhandahålla utrymme för lagring av avfall, dels ordna borttransport av avfall är hyresgästen skyldig att placera avfall i avsett kärl på avsedd plats liksom att utan kompensation medverka ti ll den ytterligarekällsortering som hyresvärden kan komma att besluta. Härutöver gäll er följande: ~Hyresgästen ska svara för och bekosta borttransport av avfall som härrör från den verksamhet som hyresgästen bed river i lokalen (dock &Ii g ge det h f' esoäi den ett tillhe.. defl&l le eofellskii l od' t1 f01 du Ii g t e ofelisat i P" illic). Hyresgästen förbinder sig att med ren hållningsentreprenö r teckna o ch vidmakthålla kontrakt om borttransport av avfal l. O Hyresvärden samordnar borttransport av avfall fö r flera hyresgästers verksamhet i fastigheten. Hyresgästen ska som tillägg till hyran t ill hyresvärden betala ersättning för hyresgästens andel av kostnaden för borttransporten. Lokalens andel av denna kost nad ska anses vara procent. Hyrestillagget u ppgår vid detta kont rakts tecknande till kronor per år. O Kostnaden för borttranspo rt av avfall som hårrör från den verksamhet som hyresgästen bedriver i lokalen ingår l hyran. O Annan reglenng enligt bilaga Bilaga: Trappstädning O ingår i hyran ~ ombesöfjs och bekostas av hyresgästen O annan reglering enligt bilaga Bilaga: Snöröjning och s andning O ingår hyran ~ ombesöfjs och bekostas av hyresgästen O annan reglering enligt bilaga Bilaga: Ofö rutsedda kostnader Skulle efter kontraktets tecknande oförutsedda kostnadsökningar uppkomma för fastig heten på grund av a) införande eller höjning av särskild för fastig heten utgående skatt, avgift eller pålaga som riksdag, regering, kommun eller myndighet kan komma attbeslut a om, eller b) generella ombyggnadsåtgärder eller liknande på fastig heten som inte enbart avser lokalen och som hyresvärden ar skyldig att utföra till fö ljd av beslut av riksdag, regering, kommun ell er mynd ighet ska hyresgästen med verkan från inträdd kostnadsökning betala ersättning till hyresvärden för den på lokalen b elöpande andelen av de n totala årliga kostnadsökningen fö r fastigheten. Lokalen s andel ska anses vara 100 procent. Har andelen inte angetts utgörs denna av hyresg ästens hyra (exkl eventuell m oms) l fö rhållande till de i fastigheten vid t idpunkten för kostnadsökn ingen utgående lo kalh yrorna (exkl eventuell moms). För lo kal som inte är uthyrd g örs därvid en uppskattning av marknadshyran for lokalen. Med skatt enligt a) ovan avses int e moms och fastighetsskatt i den mån ersätt m ng för denna betalas l enl ghet med överenskommelse. Med oförutsedda kostnader menas sådana kostnader som vid kontraktets ingående inte beslutats av de under a) och b) angivna Instanserna. Ersättningen betalas enligt nedanstående regler om hyrans betal ning. Mervärdesskatt (moms) Hyresgästens moms plikt Hyre s v~rdens momsp likt ~ Hyresgasten ska bedriva momspliktig verksamhet l lokalen. O Hyresgästen ska inte b edriva momspliktig verksamhet i lokalen. ~Fastighetsägaren/hyresvärden är skattskyldig t ll moms för uthyrning av lokalen. Hyresgästen ska utöver hyran erlägga Vid varje tillfälle gållande moms. O Om fastighetsägaren/hyresvärden valj er att bli skattskyldigtill moms för uthyrn ng av lokalen ska hyresgasten utöver hy ran erlägga vid varje tillfäll e gällande moms. Momsen, som ska betalas samtidigt med hyran, beräknas på ang ivet hyresbelopp jämte, enligt vid varje tid punkt gallande regler for moms p å hyran, på i förekommande fall enligt hyreskon traktet utgående tillägg och andra ersätt n ingar. Om hyresvärden till följd av hyresgästens självständiga agerande-såsom exempelvis upplåt else av lokalen helt eller d elvis i andra h and (även upplåtelse till eget bolag), eller överlåtelse-blir jämkningsskyldig för moms enligt bestämmelserna 1 mervärdesskattelag en, ska hyresgästen fu llt ut ersätta hyresvarden för dennes förlorade avdragsrätt. Hyresgästen ska vidare utge ersätt ni ng för den kostnadsökn.ng so m fö ljer av hyresvärdens förlorade avdragsrätt för ingående mo ms på driftskostnader som up pstår genom h yresgästens agerande. Hyrans betalning Hyran betalas utan anfordran i förskott senast sista vardagen före varje O kalendermånadsbörjan PlusGiro nr: BankGiro n r: ~kalenderkvartal s början genom insättning på Riinta, beta l ningspåminnelse Vid försenad hyresbetalning ska hyresgästen betala dels ränta enligt rantelagen, dels ersättning för skriftlig betalningspåminnelse enligt lagstiftningen om ersättning for inkassokostnader m.m. Miljöp~verkan Hyresgästen ska före tillträdet inhämta erforderliga tillstånd för den verksamhet för vilken lokalen upp l~ts. Verksamhete n ska bednvas på ett sådant sätt att den uppfyller vid varje tidpunkt gällande miljölagstiftning och övriga föreskrifter för miljön. Hyresgästens ansvar for m iljöpåverkan gäller även efter kontraktets upph örandeoch preskriberas inte enligt bestämmelserna 12 kap. 6 1 jordabalken. O För ytterligare bestämmelser avseende mi ljöfarlig verksamhet, se bifogad miljöklausul O Parterna har t räffat en överenskommelse om att m inska fast ighetens och lokalens miljöpåverkan, se grön bilaga. Bilaga: Bilaga: Byggvarudeklaratione r Om hyresgästen i enlig h et med bestämmelser l detta kont rakt eller i annat fa ll utför underhålls, förbättrings eller ändringsarbeten avseende lokalen ska hyresgästen för hyresvärden i god tid före arbetets utföra ndeförete byggvaru deklarat ioner-i den mån sådana fi n ns utarbetade fö r de produkter och material som ska tillföras lokalen. Revisions besiktningar Om det vid en av myndighet påkallad revisi onsbes ktning av installationer såsom el- eller sprinkleranordningar konstateras fel och brister i hyresgästen tillhö rig installation, ska hyresgästen på egen bekostnad utföra begärda åtgärder inom den tid myn d gheten har föreskrivit. Om hyresgästen inom nämnda t id inte har åtgärdat fel och blister har hyresvärden rätt att på hyresgästens bekostnad utföra sådana åtgärde r som myndi gh eten har föreskrivit. Till g ii nglighet till vissa utrymmen Hyresgästen an svarar för att tillträde t ill sådana utrymmen som hyresvärden eller någon som f o reträder hyresvärden eller som personal från energi bolag, va-bo lag, telekombolag eller motsvarande måste ha tillgång till fö r skötsel och drift av fast igheten inte hin dras genom förhållanden i hyresgästens verksamhet. l Fastighetsägo mo Sveriges foimulärnb.l u pprättat 1oo8 i samrid med SABO, Svensk Hondel och Visita. Reviderat 1012 och 10>~ - 1Sig9 eftertryck förbjuds. l (\ Sign LA- l

38 HYRESKONTRAKT FÖR LOKAL Nr: Kryss i ruta innebär att den därefter följa nd e texten gäller Undertecknande parter har denna dag träffat följande hyresavtal. PBL avgifte r Om hyre59ästen utan erfo rderligt bygg lov, annat lov eller tollst3nd vodt ar androngar olokalen och hyresvärden till foljd av detta enligt reglerna ' plan- och bygglagen (PB L) t vongas utge byggsanktionsavg ift eller vite, ska hyre59asten to l l hyresvarden betala ersättning med motsvarande belopp. Brandskydd C8J Parternas skyldigheter gentemot varandra i anledning av lagstif tningen om skydd mo t olyckor regleras obifogad l Bolag a: brandskyddskla usul. Myndighetskrav m.m. Inredning O Hyresvärden C8J Hyre>gästen ska p3 eget ansvar och egen bekostnad svara for de åtgärder som mynd ighet, domstol eller forsaknogsbolag med stod a v nu gållande eller framtida lagstiftning eller avtal fr.o.m. tillträdesdag en kan komma att kräva fo r lokalens nyttjande fcir avsedd anvåndn ing. Hyre>gästen ska samråda med hyresvärden Innan åtgä rde r vodtas. Lokalen uthyrs O utan sarskild för verksamheten avsedd on redning Underhåll 13 a-c C8J med sarskild för verksamheten avsedd inrednon g enl bolaga O Hyresvä rden ska utföra oc h bekosta erforderl igt underhåll Hyresgåsten svarar dock for av lo kalen och av hyresvärden sarskild for verksamheten tollhandahållen on redn ing C8J Hyresgasten ska utibra och bekosta erforderl ogi underhåll Bolaga: O en l b ilaga Hyresgast ens underhållsskyld ighet omfattar därutöve r dels av ytskikt på golv, väggar oc h tak, dels av onred nong som hyresvarde n sarskilt till handahåller for verksamheten. O en l b ilaga O Annan fö rdelning av underhållsansvaret, se bo laga. 14 Bilaga: Bilaga: 31 Bolaga: Om hyresgästen åsidosätter sin underhållsskyldighet enligt ovan och on t e onom skähg tod vodtar rättelse efter skriftlog uppmaning ha r hyresvärde n rätt att fu llgöra skyidogheten på hyresgasten s bekostnad. Skötsel, drift och ä ndringsarbeten Om ont e annat överenskommits ska hyresvarden of a rekommande fall ombesoqa skötsel, droft och u nder h~ll av all man na och gemensamma utrymmen. C8J Annan overenskammelse avseende allmånna och ge mensa mma ut rymmen Bolaga: 31 Hyresgästen får ont e u tan hyresva rd ens skriftliga godkan n ande, i lokalen eller annars ono m fast ogheten, utfor a inrednings- och/eller onstallatoo ns- eller and ro ng sarbeten som d irekt berör barande bygg nadsdelar eller fö r ( ast oghet ens fu nktio n viktiga an läggnongar eller onstallat ooner såsom el, va och ventilation. lnstallattoner såsom spronklerhuvuden och anordnongar for venti lation får on te av hyresgästen byggas<n oinrednong så att effekten av sådana anord n ng ar forsam ras. Hyresgästen ska vid utforande av 1nredn ingsarbeten se till att funktionen hos radi atorer och and ra uppvärmni ngs.-.nordntngar ' lit va<enthgt behålls. Ledningar för te lefoni och datakommunikation O Hyresvarden C8J Hyresgåsten bekostar erforderltg drag nongav ledningar för telefoni o ch datakommu nikatoon från den anslutno n gspu nkt operator en anger till de stållen olokalen som hyresgästen osam råd med hyresvärden väljer. O Annan förd el nong av ansva ret for telefoni och datakom munlkat ion, se bilaga. Skyltar, markis er m.m.! Bilaga: Hyresgasten har efter samråd med hyresvarden ratt att såtta upp för verksamheten sedvanlig skylt, under forut sättning att hyresvärden int e har befogad anledn ong att vågra samtycke och att hyre>gasten har inhamtat erforderliga tollstånd av berorda myndigheter. Övn ga anordnongar såsom ma rkiser och anten ner får inte sättas upp utan hyresvärdens tillstånd. Vid avflyttnin g ska hyresgästen åte rställ a h usfasaden ogod tagbart skoc k. Vtd mera omfattande fasti ghetsunderhåll såsom fasad reno verong ska hyresgästen på egen bekostnad och utan e rsåttnong nedmontera och åter uppmontera skyltar och andra ano rd ningar som hyresgästen satt u pp p å b yggnaden. Hyresvarden fo rb onder sig att ont e satta upp automate r och skyltskåp på yttervaggarna till de n av hyresgästen forhyrda lokalen utan hyresgästens medgiva nde samt medger hyresgäste n företrädesrätt at t uppsått a automater och skyltskåp på if rågava rande vaggar. l O Hyresgasten förbinder sig att fö lja bifogat skyl tp rog ram. Bolaga: Försäkringar Det åligger hyresvarden att teckna och vidmakthålla sedvan lig f astighetsf<i rsakrong a vseende den fastog het inom vilken den förh yrda lokale n är belägen. Hyresgästen ar skyldig alt teckna och vidmakthålla fö retagsforsäkring for den verksamhet som bedrovs i lokalen. Såval hyresvärdens som hyresgastens forsakro ng ska omf atta skada orsakad av t redje man. Yttre åve rkan O Hyresvärden t8j Hyresgasten ska svara for skador p å grund av åver kan på tilllokalen t ollhörande fonster, skyltfönster, skyl tar samt entre och a nd ra dörra r eller portar som leder till eller f rån lokalen. l samtliga fall omfattar ansvaret även karmar, bågar och foder. Låsa oordninga r O Hy resvärden t8j Hyresgästen ska u t rusta lokalerna med sådana lås- och stoldskyddsanordno ngar som kravs fo r hyre>gastens fbretagsförsakrong. Nedsättning av hyra Avtalat skick m.m sedvanligt underhåll Hyresgäste n har inte ra tt t ofl nedsättning av hyran för tid då hyresvärden låter utföra arbete för att sätta lokalen i avtalat skock ell er annat ar bete som sarskolt anges o detta kontrakt med tollhorande bilagor. O Nedsattning av hy ran för hinder ell er me n i nyt tjanderatten till fbijd av att hyresvarden låter utföra sedvanligt u nde rhåll av lokale n eller fastogheten o bvrogt utgår enlogt hyreslagens reg ler. C8J Hyresgästen har inte rätt till n edsättn ong a v hyran for hinder eller men onyttjanderä tten till följd av att hyresvärden låt er u tföra sedvanligt underhåll av lokalen eller fast ogheten oovngt. Det ålogger dock hyresvarden att ogod t od underrätta hyre59ästen o m arbetets art och omfattnong samt när o ch under vilken tid ar betet ska utföras. O Parterna ar overensom att ratten t Il nedsattnon g av hyran nar hyresvarden låter ut fö ra sedvanligt u nderl åfl av lokalen eller fastog heten oövrigt ska reg leras enligt sarskol d bilaga. ~ { Fastighetsägarna Sveriges formulär nb. 2 up prättat 2008 i samråd med SABO, Svensk Handel oth Vi sita. Reviderat 2012 och rgn ~f\ Eftertryck förbju ds. l B olaga: t9" )-1_ l

39 HYRESKONTRAKT FÖR LOKAL Nr: 6::..<1;.:;5..:.5..:.00;_1_.-2 Kryss i ruta innebär att den därefter följande texten g äller Undertecknande parter har denna dag träffat följ ande hyresavtal. Återställande vid avflyttning Senast vid hyresförhållandets upphorande ska hyre59ästen, om inte annan överenskommelse har träffats, ha bortfört sin egendom och återstalit lokalen i godtagbart skick. O Annan överenskommelse o m bortforande och återställande enligt bo laga. Bilaga: Parterna är eniga om att senast sosta dagen av hyresförhållandetgemensamt genomföra besiktnong av lokalen. Om t ill följd av hyre59åstens åtgärder- vidtagna med eller utan hyresvardens medgivande - lokalen vid avflyttning innehåller material, som onte särskilt overenskommits att hyresvärden svarar fö r, ska hyresgästen avlägsna materialet eller ersätta hyresvården dennes kostnader för kvittbl ivnong såsom förekommande avfallsskatt, t ransport och avgift för deponering eller motsvarande. Force majeure säkerhet Hyresvärden fritar sig från skyldighet att fu llgöra sin del av kontraktet och från skyldighet att betala skadestånd om hyresvärdens åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kost nad kan fu llgöraspå grund av krig eller upplopp, på grund av sådan arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, explosion eller ingrepp av offentlig myndighet som hyresvarden inte råder över och inte heller kun nat förutse. lämna säkerhet for sona forploktelser enligt detta kontrakt genom Hyresgasten ska t ill hyresvarden senast den O borgen ställd av O bankgaranti intill ett belopp om O annan säkerhet oform av Bolaga: Om avtalad säkerhet inte lämnats senast vid föreskriven tidpunkt är detta kontrakt förfallet, om hyresvärden före tillträdet så påfordrar. Personuppgifts lage n O Information till hyre59äst om behandling av personup pgift och skrift ligt samtycke, se bifogad Särs kilda bestämmelser Hg o mbesörjer och bekostar all drift avseend e byggnader, altandecl<, entrespäng, intilliggande mark och markanläggning i a n s lutning till objektet, se b ilaga att pä egen bekostnad och efter Bolaga: Hg Bilaga: Bilaga: Trädh uset har egen vattenbrunn. Hyran höjs e nligt Indexbilagan m en dock a lltid m ed m inst Bolaga: varje arsskifte fr.o.m Till d etta hyreskontrakt hör bilaga övriga villkor, se bilaga 31. Bolaga: 3, 4, 5, 6, 13 a-c, 14 och 31. B laga: Detta kontrakt, som inte utan särskilt medg ovande f år Inskrivas, har up prättat s i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagot var sitt. Tidigare kont rakt mellan parterna avseende denna lokal upphör att gällafr.o.m. detta kontrakts ikraftträdan de. Ort/datum : Ort/datum: Häs s leholm 't'b o -+ Hässleholm Hyresvärdens namn: \ l *' t'lt...-d L Hyre59ästens namn: Hässle ho lms Industribyggnads AB Hässle holms Kommun, Tekniska Förvaltningen \ <:K~crt7~~J~u~~ Nar nförtydliga~: O Firmatecknare Q.Ombud enligt " ~re/ombud): fullmakt \j N amkö~~y~gande: Ke n t JohannesSOA U oderskrift rätt ha r eget e l-abo n nemang i form av e n unde r m ätare. 3% vid Överlåtelse 31. Hg äger Bolag a: Hv godkännande att med egna myndighetstillsu\nd anpassa lokalen för verksamheten. Underskrift Bilaga: personuppgiftsklausul (Gäller on te när hyresgästen är en juridisk person.) s O Firmat ecknare O Omb ud enl igt ful lmakt ~(!'\ ;f' Ovanstående hyreskontrakt överlåts fr.o.m. den Frånträdande hyresgäst (namn): Namnteckning (frå nträdande hyresgäst): O Firmatecknare O Omb ud enligt Ti llträdande hyresgåst (namn): Personnr/orgnr Namnteckning (t illträdande hyresgäst): D Firmatecknare D Ombud enligt fullmakt Hyresvärdens godkännande fu llmakt Namnförtydligande (fråntr adande hyre59äst): Namnförtydligande (tillträdande hyre59äst) Hyresvärden godkänner överläteisen Ort/datum: Namnteckn ing (firmatecknare/ombud): D Firmatecknare O Ombud enligt full makt Hyresvardens namn: Namnförtydligande (hyresvärd/fi rmat ecknare): Fast ighetsägarna Sve riges formulär128.2 upprättat 2008 i samrad med SABO, Svensk Handel och Vi sita. Reviderit 2012 o ch z ou,. Eftertryck förbjuds.

40 r 1 Hyreskontrakt , bilaga 3 / / l l ' l ,.. :... \... ~..._ hj....:; m ~ [.; ll ~: ~ TORMEST&'* l 50 0m 1:10000 Il :....:

41 lly_g g l o v s h a n d l i n g \ \ p.4j \ \ \ 9 situationsplan Skala 1:

42 VI ~ ~m;~,i."o( '"~\ ~'l:,("l.~ \SO\,(IM!G ~~ ~fel~~\~l.~:l1spalll VZ "U LIGI:iMfO[ P.v!( l ~~~is~~~g V) uk~jlr~g n ugcia!'io! ~~~ froiifjhiii Vlo ~~~~G~PAAtl 1tU1., yij. ligga:[(~ L ::~trtr~iq,~l H: lri(ja)ji)(p,a.h(l I '<..., CD (J) 'A o :J..., ro ~ (J) ~ ()l ()l o o -l. l BY~ HÅ, f r-t---t _l. o l l UULAS... _.,..Jt,.,.:. ~ ~ ~'*'*'...,_..,.u-...: N

43 Sid 1(2) INDEXKLAUSUL FÖR LOKAL Avser l Hyre ~ gäst Klausul.. ft er fct K<ryss 1 ruta mne ar att d en dare OlJan d e texten g a er Fastoghet~beteckni ng: Hyreskontrakt nr: Hyresvärd 5 Bilaga nr: Trädhus. del av Tormestorp 5:31 Namn: Personnr/orgnr: Hässleholms Industribyggnads AB Namn: Personnr/orgnr: Hässleholms kommun. Tekniska Förvaltningen. Fastighetsavdelningen 'Sverc. Bashyra enlogt denna klausul utgörs av ] o %av det hyresbelopp som ha r angetts i kontraktet, dvs. 665'-686-, kronor. %av de fasta hyrestillägg som har angetts i en till kontraktet fogad drtftskostnadsk lausul (se bilaga dvs.. ), kronor. -4k- 5-~"t:Summa bashyra.60& kronor per är. Under hyrestiden ska med hänsyn toll förandnngarna 1 konsumentprisindex (totalindex med 1980 som basår) tillägg to Il hyresbeloppet tillsammans med fasta hyrestillägg utgå med en viss procent av bashyran enlogt de grunder som anges i det följande. -För hyresavtal som börjar löpa någon gång under tiden /6 anses bashyran anpassad to ll ondextalet för oktober månad året onnan. -För hyresavtal som börjar löpa någon gång under tiden 1/7-31/12 anses bashyran i stället anpassad till indext alet för oktober månad under samma tid. -I ndextalet för den oktobermånad t ill vilken bashyran enlogt ovan ansesanpassad utgör bastal säv oda onte annat avtalats enligt följande genom angivande av år. Annat overenskom met bast al, närniogen indextalet för oktober månad år -2G.1S -- (, fr l ' >l Skulle indextalet någon påföljandeoktobermånad ha stigot i forhållande t ill bastal et, ska t illägg utgå med det p rocent tal varmed indextalet ändrats i förhål lande t ill bastal et. l fortsättningen ska tillägg utgå i förhållande t illondexändrtngarna, varvid hyresförändringen beräknas på basis av den procentuella förändrongen mellan bastalet och ondextalet för respektive oktobermånad. Utgående hyra ska dock aldrig sättas lägre än det i kontraktet angovna hyresbeloppet to llsammans med fasta hyrestillägg enhgt ovan. Hyresändringen sker alltid fr.o.m. den 1januari efter det att oktoberindex föranlett omräkning. På sodan Uoderskrift 2 ontagna anvisnongar gäller för denna ondexklausul. Ort/datum: Ort/datum: Hässleholm 2016-C!. Hässleholm Dl.. OJ.. c ;r- Hyresvärdens namn: Hyresgästens namn: Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms kommun,tekniska Förvaltningen \ l \ c ><~C;"K"\t:;~l~ Nan nförtydligan de: \... KentJohannesson1...t / O Formatecknare "'~"',L lp~mbud enligt (f; m"k'""'"mbod), fullmakt \ O Firmatecknare O Ombud enlogt f ullmakt Namnrrtv,dl i gand~, 1~.-,.l~) '-.J J 3\ ~ -t Hyresvardens egen notering om bastal : Fastighetsägarna Sveriges formu lä r 6F upprättat 2008 i samråd med SABO, Svensk Handel och Sveriges Hotell och Restaurangföretaga re. Eftertryck förbjuds.

44 INDEXKLAUSUL FÖR LOKA L Bilaga nr: 5 Anvisningar för indexuppräkning av hyra för lokal Bashyran Om hela eller v ss andel av det ' kontraktet ang vna hyresbeloppet tillsammansmed fasta hyrestillägg ska utgöra bashyra a r en fö rhandlingsfråga och kan bero på hyresvillkoren i övngt (såsom exempelvts hyrans storlek samt vilka ö vriga forpltktelser som åvilar hyresgäste n). Bastalet Indextalet for den oktobermånad til l vilken bashyran anses anpassad utgcir bastalet såv d a inte annat anges genom angivande av å r (se bestämmel>ern a på sidan 1). Jämforelse mellan tndextalen ska ske så snart årets oktoberindex har bhvtt kånt. De senaste åren har oktober11'dex bl v t kant m t Ilen av november. Beräkning av indextillägget t) Berakna sktllnad en mellan aktuellt oktobenndex och bastal et. 2) Om skillnaden är poslttv, dtvtderas den fra mräknade skillnaden med bastal et. J) Tillägget s storlek beraknas genom at t denna kvot multtphceras med bashyran. Exempel Beräkntng av tndextll lägg for år 2008 Bashyran antasvara 100 ooo kr/å r och anpassad till konsumentpristndex (K PI) for oktober 2005, som är 28 2,4 (bast alet). Okto be n ndex för år 2007 är 293, Beräkna skillnaden mellan tndext alet 293,85 och 282,4. Sktll naden ar pos t v och uppgår till 11, Dtvtdera 11,45 med 28 1,4 och mu lttpltcera kvoten (utan avr undn ng) med bashyran 100 ooo kr. Resultatet bltr 4 054,53 kr och utgcir indextillagget för år 2008 enl igt klausulen. Alternattv: Om KPI for oktober stället skulle ha va nt lagre än bastalet 18:z,4, t.ex. 282,0, skulle sktllnaden mellan 282,0 och bastalet 282,4 ha b itvii negat tv lnget tndex tlllagg skulle då utgå. Det 1 kon t raktet ang vna hyresbeloppet t lisammansmed fasta hyrestillagg skulle galla.

45 FASTIGHETSSKATTEKLAUSUL S id 1 ( 2) FÖR LOKAL 6 Bilaga nr: Kryss 1 ruta mnebä r att den därefterföljande text e n gäller Avser Hyreskontrakt nr: lfas!lghetsbeteckni ng: Trädhus, del av Tormestorp 5:31 Hyresvä rd Namn: Personnr/orgnr: Hässleholms Industribyggnads A B Namn: Personnr/orgnr: Hässleholms kommun, Tekni ska Förvaltningen, Fastighetsavdelningen Hyres g äst Kla usul Tilläm p ligt alternativ markeras med kryss i ru ta och ifyll a n d e av nöd vänd iga up p gift er. l den mån de delar av fastigheten som utgörs av lokaler bior eller är skattepliktig t1ll fastighetsskatt ska hyresgästen samt1d 1gt med hyran 1111 hy resvärden betala ersättning för skatten enligt markerat alternativ. [g] Hyresgäst en ska utöver i avtalet ang1vet hyresbelopp årligen betala ersättn1ng för sin andel av vid varje 100 tillfälle utgående fastighetsskatt för lokaler. Hyresgästens andel ska anses vara procent. Enligt de regler som gäller v1d alltalets tecknande u tgör ersättnmgen vid hyrestidens början kronor per år. 0 Ersättntng som för den andel av fastighetsskatten som belöper på lokalen ingår i det hyresbelopp som har angetts 1hyresavtalet och utgör vid avtalets tecknande kronor. Lokalensandel av fastighetsskatten för lokaler ska ansesvara procent. Hyresgasten ska betala ersättnmg för sin andel av, efter avtalets tecknande, m träff ad e ändrmgar (oavsett skälet till dessa) av fastighetsskatten för lokaler 1den mån skatten överstiger den hyran mgående ersättningen för f ast1ghetsskatten. Skull e fastighet sskatten minska eller up phöra så att hyresgästens andel av ersättningen u nderstiger den ersättning som en ligt ovan 1ngår i d en i avtalet angiv na hyran ska hyran likväl utgå med mm st ursprungligt belopp. S51unda medför i avtalet förekommande and ra klausuler (t.ex. index) att det totala hyresbeloppet hyresgästen betalar är eller kan vara högre än den i avtalet angivna hyressu(ylman. Hyresgästensovan angivna andel som skavara oförändrad under hyrest1den har beräknats enligt följande : Fastighetsskatten beräknas på den procentuella lokalytan som hyreskontraktet utgör i förhållande till den totala uthyrningsbara ytan i fastigheten (Trädhuset). På sidan 2 1ntagna anvisn1ngar gäller för avtalet. Underskrift Ort/datum: Ort/datum: Hässleholm C>(, o 7 Hässleholm ~ t O;-. Hyresvärdens namn: Hyresgästens namn : Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms kommun. Tekniska Förvaltningen t \. Naf3rteckn?: c rmat1,' Kur- - '-1_...A ' f i. ~ narf/ombud): i!' N an n förtydligande\ j KentJohannessdn~ \J!\L\_L~ l QFirmatecknare r-ti \ 'J 1~ Ombud enligt fu llmakt O Firmatecknare O Ombud enligt fullmakt Namnförtyd ligande: 1-{,,~ ~ J ~Mt,j\ Fastighetsäga rna Sveriges formulär nr 78 up prättat 1995 och reviderat2011. Punkt 2 i Anvisningar reviderad 1997 Eftertryck förbj uds.

46 FASTIGHETSSKATTEKLAUSUL FÖ R LO KAL Sid Bilaga nr: 2 (2) 6 Anvisningar 1. Klausulen är utformad 1JUni 1995, dvs före den tidpunkt (normalt den 1 januan 1996) från v1lken fastighetsskatt gäller for lokaler. Klausulen har därför en lydelse som g or att den kan inforas ' avtal som tecknas mnan skatt utgår li ksom ' avtal som leeknas na r skatt fakt1skt utgår. 2. Ersåtlmngen ska kompensera for okade kostnader 1 forvaltnmgen oavsett vem som fakt skt ar skattskyldig. skattskyldog ar fast ighetsägare/hyresvärd. Om handelsbolag är fast ghetsagare/ hyresvard var enligt t d gare regler delagarna skattskyld ga. Tillägget skulle g vetv s ändå betalas till hy resvärden. Efter den ljanuan 1997 är dåremot handelsbolag som agareskattskyld g t ill fastighetsskatt. 3 Enligt 19 hyreslagen ska hyran - med några undan t ag - vara t dl beloppet best åm d hyres;,vtalet. Om hyrest den är bestämd och m inst tre år gäller dessutom forbehåll om att hyran ska utgå med belopp som bestäms enli gt en "annan beraknmgsgrund", l ex mdexreglenng. Det 1nnebär också att hyrest den måste vara bestämd och m1nst tre år för alt hyresvärden ska kunna ta ut kompensat on for fastighetsskatt med ett belopp som kan vanera allt efter som skatten ändras. V1dare måste berakn ngsgrunden vara angiven 1 avtalet. Klausulen forutsatter darför att parterna anger hur slor andel av skatten hyresgästen ska betala ersättn1ng for. Enhgt de regler som gäller v1d denna klausuls utarbetande utgår skatten en v1ss procent av taxenngsvardet for lokaler (både mark och byggnader). Uppg ften finns redov sad på taxenngsbeskedet. Hyresgästens andel av skatten för lokalen kan bestammas som forhållandet mellan den area hyresgästen hyr och uthyrn ngsbar lokalarea ' fastigheten eller som förhållandet mellan hyresgästenshyra och de totala lokalhyrorna 1 fast gheten. Det bl r en forhan dlingsfråga v1lket beräkningssatt parterna väljer Även andra beråkn ngsgr under kan användas. For enkelhetens sku ll bor dock hyresgästens andel vara oförändrad under hyrest den och darmed oberoende av bl a hur skatten fortsattn ngsv s kan komma att beräknas och eventuella forandnngar uthyrn ngslåget. Det år lampligt att på darfor avsett ställe ange hu r lokalens andel har beraknats. Skulle uppg ift om detta nte fyllas 1 ska det dock nte medfora att overenskommelsen bill ogilt1g. På en fastighet kan finnas olika byggnader med olika värdeår o ch olika typer av taxer ingsenhet (småhusenhet, hyreshusenhet,.ndustnenhet och specialenhet). Den skatt - for vilken hyresgästen ska b etala ersättning - ska endast avse den byggnad där lokalen är belägen. Med byggnad avses normalt varje byggn adskropp. Behövliga uppgifter kan hämtas från den underrättelse om beslut om allmän fast ghetstaxenng som skattemynd gheten skickat till fasti g h ets<~garen. Den fast ghetsagare som har problem med att beräkna hyresgästens andel bör ta kon t akt med s n fast ghetsåqarefören ng för at t fil hjälp. Fyll hyresgastens andel ' 4 Klausulen Innehåller två al t ernat v. l det forst a utgår ersattn ng för skatt en som ett til lägg "v d s1dan" om det ' avtalet ang1vna hyresbeloppet. Forsv nner skatten forsv10ner t illägget automatiskt. Det andra alternativet forutsätter att parterna enas om en v1ss hyra van bl a 1ngår ersättning för den v1d tillfället gäl lande skatten. Skul le skatten hojas oavsett skälet härt ll (t ex höjd skattesats, okat taxeringsvärde m m ) ska hyresgästen dock betala ersättning för den okade kostnaden. Skulle skatten fbrsv nna återgår hyran till ursprungsbeloppet, dvs den overenskomna hyran (som Inkluderar ersatt n ~ng för den n ledningsvis gällande skatt en som upphört). Givetvis ska hyresgästen alltjämt betala andra torekom mande t1llagg såsom för ndexforändnngar, ändrade branslekostnader osv. 5 l den mån hyresgästen ska betala tillagg for f ast1ghetsskatt bor t illägget redov sas separat på hyresav n. 6. Markera med kryss vil ket alternat v som val Js. l det valda alternat ivet anges hyresgästens andel samt aktu ellt belopp. Ange vidare hu r hyresgästens andel beräknats.

47 BRANDSKYDDSKLAUSUL Sid 1(1) FÖR LOKA LHYRESAVTAL Avs er Hyresvärd Hy resgäst Kla usul 13 a. Bilaga nr: Hyreskontrakt nr: l Trädhus, del av Tormestorp 5:31 F ast tghetsbeteckntng: Namn : Personnr/orgnr: Hässleholms Industribyggnads AB Namn : Personnr/orgnr: Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen, Fastighetskontoret Om denna klausul skulle strida mot bestämmelse i huvudavtalet gäller' första hand denna klausul. Fördeinto g av ansvar för tekniska brandskyddsåtgärder Hyresvärden ansvarar på egen bekostnad för ano rdnan de, mstallation och underhåll av allt tekn skt brandskydd som är hänforhgttill fast igh etens allmänna funktion. Hyresvärden ansvarar vidare för attlokalen vid hyrestidens början uppfyller det krav på b randskydd som för avsedd användntng av lokalen fö ljer av gällande regler. Hyresgästen ansvarar på egen bekostnad för anordnande, installation och underhåll av det tekniska brand skydd som efter hyresltdens borjan kan komma att krävas för den verksamhet for vilken lokalen ar up plåten. Hyresgästen iir skyld g att fo rtlöpan de kontrollera funktionen av allt 1 lokalen befintligt tekntskt brandskydd och på eg en bekostnad vidta nödvänd ga service- och under hållsåtgarder, oavsett vem som har försett lokalen med en anordni ng eller utrust ning. Hyresgastens service och under hållsskyldighet omfattar doc k tn te spnnkleranordningar som hyresvärden har installerat i lokalen. Parterna förbinder sig, var och en for sin del, att se t ill att räddnmgsvägar, utrymn mgsvägar, sprinkleranordmngar och andra brandskyddsanordningar vtd vaqe ltdpunkt håll s fna frå n h ind rande föremål samt att genomföringar som görs i brandcell förses m ed varakti ga brandtätnmgar. Part är skyldig att ersätta all skada som är en följd av brister 1 utru stning eller anordntng som parten har installerat eller som i an na t fall har inträffat på g rund av bristfälligt utförd åt gard av parten eller som har uppkommittill föl jd av att parten tn te har ut fort en åtgard som han har varit skyldig at t vidta. Annan reglering av ansvaret för brandskyddsåtgärder än ovanstående gäller endast om detta särsktll overenskommtts. Systematiskt brandskyddsarbete m.m. Partena är medvetna om sitt ansvar fö r att ett tillfredsställande brandskydd upprätthålls' fastigheten och' lokalen och for btnder stg att fonlöpande vtdta, förutom de tekniska åtgärder som reglerats i det foregåen de, även de ory nisaloriska åtgärder som behövs för att m n ska risken för brand och fö r att htndra eller begränsa skador till följd av brand. Parterna ska samräd a med varandra innan mer omfattande ätgärder vidtas. Part ska vid are pä begäran av den andre parten lämna den information om fastigheten respekttve verksamheten som parten behöver fö r att kunna fullg öra sitt åtagande enligt denna klausu l och st n a skyld gheter enligt lagstiftningen om skydd mot olyckor. Part är dessu tom skyldig att en gång om året bereda den and re parten ttllfälle att få ta del av doku mentatt on och u ppfoljning av p artens syst ematiska brandskydd sarbete. Redogörelse för brandskyddet (kryss i ruta tnnebär att den däref ter följande texten gäller) Lokalen [81 omfattasav kravet på sknft lig redogörelse för brandskyddet enligt lagst iftningen om skydd mot olyckor. Hyresgästen respektive hyresvärden förb tnder sig härmed att på begäran av den andre lämna de uppgifter som de nnebeho verfor att kunna fullgora s n redogörelseskyldtghet. D omfattas m t e av kravet på skriftl ig red ogörelse för brandskyddet enligt lagstt ftnmgen om skydd mot olyckor. Ändnngar avseende fast ig heten eller i hyresgästens verksamhet som mnebär att lokalen kommer att om f att as av redogörelseskyldtghet en ska genast anmälas till hyresgästen respektive hyresvärden. Part ska darefter på b egäran av den andre parten lämna de uppgtfter som denne behöver for att kunna fullgöra sin redogörelseskyldig het. Denna klau sul har upprättats' två ltkalydande exemplar, av vilka parterna har tagit var s tt. U nderskrift Ort/datum: Ort/datu m: Hässleholm O t.:.> C f Hässleholm l ""Ö.:.. Hyresvärdens namn: Hyresgästens namn: Hässleholms Industribyggnad s AB Hässleholms kommun. Tekn iska Förvaltningen \ \ Firmatecknare 1 (\\.l\..~~ ""\D h orn budenligt Na~~'l:knin~~irmate~~ arg /o ~mbud): 'KL~ 1 \..( Namn för tydligand e: 1 "-J ( KentJohannesson Fastighet sägarna Sverige s fo rmulä r nr 6 8 u pprättat i juni Res t aurangföretaga re. Eftertryck förbjuds. 'V 2005 ~ullmakt l Nao"n J ' ; ksing (firmatecknare/ombud ): / L----- D Firmatecknare D Ombud enligt fullmakt N~mn {örtydligande: fl_ ~~ ~./e'\.),.._, och revidera t i december 1005 i samråd med Svensk Hand e l och Sveriges Hotell- o ch

48 Sid 1 (1) BILAGA TILL KLAUSUL OM BRANDSKYDD l Ansvarsförde ninc av brand s kyddsåtgärderm.m Avser Hyreskont r akt nr: F ast1ghetsbeteckning: Ansvarför åtgärde r 13 b Bila ga nr: Trädhus. del av Tormestorp 5:31 Hyresvarden (hv)och hyresgästen (hg) har v1d 1nventenng av brandsxydd~tgarder 1lokalen kommit overensom f<iijande ansvarsfordelmng : Tekniska brands kyddsåtgärder Del av fasti g het Utrymmngsvagar Utanfor u thyrnmgsenhet Ansvarig Inom u t hyrn1ngsenhet B r andceller Hg Runt uthyrnmgsenhet Inom uthyrn1ngsenhet Nodbelysmng Hg Ut anfor uthyrningsenhet Inom uthyrnmgsenhet Dorrar 1brandcellsgrans Hg Runt uthyrnmgsenhet Inom uthyrnmgsenhet Dorrar 1utrymn1ngsvagar Hg Runt uthyrn1ngsenhet Brand- och ut rymn1ngslarm Slackn1ngssystem Inom uthyrn1ngsenhet Hg Inom fast1ghet Hg Utanfor uthyrnmgsenhet Inom uthyrnmgsenhet BrandgasventilatiOn Inom fast1ghet Skydd mot brand och brandgas spndn 1ng v1a vent1la11onssystem Inom fas!lghet Raddn1ngsvägar Inom f ast1ghet S t 1garledn1ngar Inom fast 1ghet Hg Hg Brandskydd av barande stomme Skydd mot brandspndnrng t1ll närlrggande byggnad Inom fast1 ghet Brandtåtnrngar Utanfor uthyr n1ngsenhet Inom u thyrn1ngsenhet Y tsk1kts brandklass Hg Utanfor uthyrn1ngsenhet Inom uthyrningsenhet Hg Utrymnrng fast rg het Hg Organisatoriska brandskyddsåtgärder Ovn1ngar Hg Instruktioner och rut1ner Hg Insatsplan Kontrollplaner och dokumentenng Då Hg hyr hela objektet åligger det Hg att ta hela det totala ansvar för de tekniska Hg brand-skyddsåtgärder som krävs för verksamheten. Underskrift Ort /datum: Ort/datum: Hässleholm (1fo c ~ Hässleholm J(, u "'1-- Hyresvärdens namn: Hyresgästens namn: Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms kommun. Tekniska Förvaltningen l N am~ 1).- \ t tt''t"t;qb,(~lf-~~ -1 Namnlortyd lr gande: \.._ KentJohannesson l J O Firmatecknare D Ombud enlrgt 7 N y_:::::mb'd> ful lmakt O Fi rmatecknare O Ombud enl1gt fullmakt Nam~~rtydl 1gan5!e: "'"'~ ' ' Fastighetsagarna Sven ges formula r nr 6g, upp rattat av Fa s ttg hetsagarna Svertge Revtderat Eftertryck for bjuds J\.

49 Sid 1 TILLÄGG Förklaring til gränsdragningsfista 13 b Bilaga nr: (2 ) 13 c. Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg. Avser Hyreskontrakt nr: Hyresvärd Hyresgäst(er) Tillägg Namn: Fasti gh etsbeteckning: I Trädhus, del av Tormestorp 5:31 Per son nr/orgnr: Hässleholms Industribyggnads AB Namn: Personnr/Orgnr: Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen N amn: Personnr/Orgnr: Utrymningsvägar: Med utrymningsväg menas inte bara utgång till det fria utan även speciellt utformade korridorer, trapphus etc. som leder frän den aktuella lokalen till anvisad säker plats i detr fria eller till annan säker flyktplats som räknas som utrymningsväg. Hv svarar för fria utrymningsvägar utanför lokalen. Hg svarar för fria utrymningsvägar inom förhyrd lokalyta. Brandceller: Med brandceller menas utrymme i byggnad, avskilt pä sådant sätt att en brand därifrän inte kan sprida sig till annat utrymme i byggnaden under en viss tid. Tid är bestämd med hänsyn till byggnadens ändamäl och höjd. Hv svarar för brandceller utanför lokalen. Hg svarar för brandceller inom förhyrd lokalyta. Nödbelysning: Med nödbelysning avses sädan belysning som förses med ström via reservkraftaggregat eller med batterier. Dessa tänds automatiskt vid strömavbrott. Nödbelysning ska finnas som markering av var utrymningsvägar finns. Hv svarar för fungerande nödbelysning utanför lokalen. Hg svarar för fungerande nödbelysning inom förhyrd lokalyta. Dörrar i brancellsgräns: Dörr som avgränsar en brandcell måste vara stängd eller uppställd på magnet som släpper vid brand. De fär inte vara uppställda med kilar eller pä annat sätt uppställda. Hv svarar för dörrar i brandcellsgräns utanför lokalen. Hg svarar för dörrar i brandcellsgräns inom förhyrd lokalyta. Dörrar i utrymningsvägar: Se till att allla dörrar kan öppnas inifrän utan nycklar eller andra verktyg. Samt att de är utmärkta på ett rätt sätt. Hv svarar för dörrar i utrymningsvägar utanför lokalen. Hg svarar för dörrar i utrymningsvägar inom förhyrd lokalyta. Brand- och utrymningslarm: Brand- och utrymningslarm är avsett att elektriskt päverkas av olika fenomen vid brand så att larm avges. Automatiskt brandlarm kompletteras lämpligen med ett utrymningslarm som varslar personerna i byggnaden. Hv svarar för brand- och utrymningslarm inom fastigheten. Hg svarar för eget larm inom förhyrd lokalyta, om detta finns och är installerat va Hg alt. i de fall Hg svarar för befintligt larm enligt gällande hyresvillkor. Släckningssystem: Se till att den släckningsutrustning som finns i lokalen kontrolleras av behörig person med rätt intervaller. Hv svarar för kontroll av släckutrustning utanför lokalen. Hg svarar för kontroll av släckutrustning inom förhyrd lokalyta. (Gäller handbrandsläckare, dock ej fasta brandposter). Brandgasventilation: Brandgasventilation avser utsläpp av värme, rök och andra brandgaser i det fria. Detta för att underlätta brandsläckning och utrymning samt för att minska brandgasspridning inom byggnaden. Genom detta vill man ocksä minska brandpliverkan på bärande och avsklijande byggnadsdelar. Brandgasventilering kan dels ske genom rökluckor och termisk stigkraft och dels genom mekanisk ventilation i form av brandgasftäktar. Hv svarar för kontroll av fungerande brandgasventilation inom fastigheten. Faslighetsägarna Sveriges formulärför tinigg till hyresavtal att användas tillsammans med Fastighetsäg arnas övriga kontrakt sfonnu lär.

50 Sid TILLÄGG Förklaring t~ gränsdragningslista 13 b Bilaga nr: 1 (2)! 3 C: Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg. Skydd mot brand- och brandgasspridning via ventilationssystem: Hv svarar för kontroll av skydd mot brand- och brandgasspridning inom fastigheten. Hg svarar för kontroll av skydd mot brand- och brandgasspridning via ventilationssystem om det av denne finns eget installerat ventilationssystem inom förhyrd lokalyta. Räddningsväga r: Om inte kommunens vägar räcker till för att ge åtkomlighet för räddningstjänsten ska så kallade räddningsvägar uppföras kring byggnaden så att räddningsfordon kan användas för exempelvis fönsterutrymning. Hv svarar för eventuella utrymningsvägar inom fastighetens omräde. stigarledningar: stigarledningar är en rörinstallation i exempelvis trapphus avsedd för räddningstjä nstens vattentillförsel i höga byggnader. Hv svarar för kontroll av stigarledningar inom fastigheten. Brandskydd av bärande stomme: Se brandgasventilation. Hv svarar för kontroll av branskydd mot bärande stomme inom fastigheten. Skydd mot brandspridning till närliggande byggnad: Hv svarar för kontroll av skydd mot brandspridning till närliggnade byggnad. Brandtätningar: Görs ingrepp eller hältagning i en brandcellsgräns mäste detta brandtätas. Hv svarar för brandtätningar utanför lokalen. Hg svarar för brandtätningar inom förhyrd lokalyta. Ytskikts brandklass: Se till att de ytskikt som används uppfyller de krav som ställs. Hv svarar för ytskikts brandklass utanför lokalen. Hg svarar för ytskikts brandklass inom förhyrd lokalyta. Övningar: Brandövning skall hällas för att bland annat träna pä utrymning. Hv svarar för brandövningar inom fastigheten. Detta kan innebära att Hg blir berörd. Hg svarar för brandövningar rörande sin verksamhet. Instruktioner och rutiner: Rutiner skall upprättas för att genomföra aktuella kontroller av brandskyddet inom sina respektive ansvarsområde. Kontrollplaner och dokumentering: Underlag för de kontroller som skall göras samt dokumentation för verksam hetens Systematiska BrandskyddsArbete (SBA). Hv och Hg upprättar detta inom sina respektive ansvarsområden. Underskrift Ort/datu m : Ort/dat um: Hässleholm 201'6- t t" t :t- Hässleholm t ), Hyresvärdens namn : Hyresgästens namn: Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen \.~~r;:~ ~'"''=\t'~,:~~tj N~ m n för ty d ligllnd "::_ Kent Johannesson? D Formatecknare Namntecknlng(flrrnatecknare/ombud): f- D ombud enligt full makt /1~- J r-lam nförtyd ligand e: ~-~ - J J\,. "- Fast ighetsa garn a Sverig es Form ulå rför tillilgg till hyresavtal att an vä ndas tillsammans med fastigh et s~garn as övriga kon t raktsformvlär. O Formatecknare D ombud enligt full makt

51 Sid 1 TILLÄGG Inrednngsbilaga Bilaga nr: ( 1 l 14 Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg. Avser Hyreskontrakt nr: Fastoghetsbetecknong: I Hyresvärd Hyresgäst(er) Tormestorp 5:31, del av. Namn: Personnr/Orgnr: Hässleholms Industribyggnads AB Namn: Personnr/Orgnr. Hässleholms Kommun, Tekniska Förvaltningen Namn: Tillägg Person nr/orgnr: lokalen uthyrs med särskild för verksamheten avsedd inredning enl. denna bilag. Följande inredning tillhandahäller hyresvärden: Konferenslokalen: 12 st Fällbord Quickly, Lammhult Björk/krom 1200 x st Karmstol Picco 316A, Martela Björk/krom/svart klädsel. l st Skrivtavla 1950 x 1100, konferensmöbel Enjoy, Abstracta. Svartbetsad/silverpro. 1 st Högskåp 300 x 1100 x 188, konferensmöbel Enjoy, Abstracta. Svartbetsad/silverpro. Underskåp 1100 x 380 x 335, konferensmöbel Enjoy, Abstracta. Svar tbetsad/ silverpro. 1 st Serveringslokalen: 5 st Bord Centrum 1650, Materia. Björk/krom d= st Stol 7:an, Fritz Hansen. Svart lasyr/ krom (stapelbar). Kapprum/ entre: 3 st Rockhängare Tree, Swedese. Svartbetsad, väggmonterad. 2 st Bänk Myriad, Miljöexpo. Björk/svart, 1200 x 400, h=450. Förvaring: l st Bordsvagn (till Quickly), Lammhult 1430 läng x bordets bredd. l st stolkärra (2 hjul), Lammhult (Skall passa till Piccostolen). Hyresgästen ansvarar till fullo för ovanstående inredning. Underhäll, nyanskaffning/kompletteringar ombesörjs och bekostas av Hg. Underskrift Ort/datum: Ort/datum: Hässleholm O b t- Hässleholm "'t- O :_ Hyresvärdens namn: Hyresgästens namn: Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms Kommun, Tekniska Förvaltningen r Na-' t 't>,_ \ tqknon~fir~t'1~ ~ arf/ombud): ~~- ( A.._. Namnförtydligand~ Kent Johannesson -tl'l O Firmatecknare OFirmatecknare ~Qt\.t0i~ u o mbudenlig t l fullmakt \ D o m bud enligt fu llmakt Na;,nfört ydligande: H~~~4 'Svtn~;.~, Fastighetsä garna Sveriges Formu lärför tillägg till hyresavtal att användas tillsammans med Fastighetsägarnas övriga ko nt rikt sformulär.

52 _l ~ r e_d_j}j 11._g s_f _Q_r s_i a g 2006 Re v Karmstol Picco 316 A, Martela Björk/krom/svart klädsel (Comfort 0050 Gabriel) 25 st ä ca 279 1:- Konferensmöbel Enjoy, Abstracta Svartbels/silverpro 1 st skrivtavla 1950x11 00 å ca 8370:1 st högskåp 300x1100x188 ä ca 5175 :1 st underskåp 1100x380x335 ä ca 6990:- Kpr/entre Servering Bordsvagn (till Quickly), Lammhults 1430 lång x bo rdets bredd 1 st å ca 3754:Stolkärra (2 hjul), Lam mhults (OBS! Dubbelkolla att den passar till Piccostolen) 1st a ca 1800:-.l A l Bord Centrum 1650, Materia Björk/krom, d= st ä ca 4680:- 05 Förvarin g Konfe rens Fällbord Ouickly, Lammhulls Björk/krom. 1200x st ä ca 3943: Stol?:an, Fritz Hansen Svart lasyr/ krom stapelbar 25 st å ca 2159:- Rockhängare Tree, Swedese Svartbetsad, v2ggmonterad 3 st å ca 2020:- Bänk Myriad, Miljöexpo Björk/svart, 1200x400, h=450 2 st å ca 2990:- 1tl

53 Sid TILLÄGG Särsktla bestämmelser Bilaga nr: 1(2 l 31 Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg. Avser Hyreskontrakt nr: Fastighetsbeteckn ing: Hyresvärd Namn: Hässleholms Industribyggnadas AB Hyresgäst(er) Namn: Person nr/orgnr: l Trädhus, del av Tormestorp 5:31 Person nr/orgnr: Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen Namn: Person nr/orgnr: Tillägg El: El tillhandahälls under hyrestiden av hyresvärden till självkostnadspris. Avläsningar av el-undermätare i servicebyggnaden görs kontinuerligt av Hv. DRIFT- OCH UNDERHÅLLSANSVAR: Förkortningar som används nedan avser: Hg =Hyresgästen, Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen Hv =Hyresvärden, Hässleholms Industribyggnads AB Om inget annat framgår av hyreskontraktet gäller att Hg ansvar för all drift och underhäll av inredning, utrustning, installation och markanläggning som specifikt krävs för den verksamhet Hg bedriver. Allt övrigt underhäll av obj ektet ansvarar Hv för om inget annat anges i hyreskontraktet. Hv ansvarar dock inte för skador som uppkommer p.g.a. avbrott eller störningar i larm- och mediaanläggning om dessa störningar rimligen inte kunnats förutsetts. Ej heller ansvarar Hv för de störningar som Hg drabbas av dä fastigheten underhålls. För kylinstallationer som lyder under köldmediakungörelsen, ansvarar Hg för att denna installation sköts och rapporteras enligt gällande bestämmelser. EXEMPEL PÄ INREDNING, l.itru5tning, INSTAUATION SAMT MARKJNSTALLATION SOM HG ANSVARAR FÖR, OMBESÖRJER OCH BEKOSTAR. l.itv. ANLÄGGNINGAR/l.ITRUSTNINGAR: Ex. vattenprover och slamtömning. SKYLTN. IN/l.ITVÄNDIGT: INREDNING OCH MÖBLER: TEXTILMATTOR: Brunn och infiltrationsanläggning, med tillhörande installationer. Avser all skyltning. Inbegriper även flaggor samt ljusanordningar för skyltning. Underhäll av tillhandahällen inredning. Nyanskaffning/kompletteringar. Avser endast löslagda mattor. AV-UTRUSTNING: Inkluderar all utrustning säsom projektor, paneler, tavellister, krokar m.m. gäller även nyanskaffning av desamma. BRANDSKYDDSUTRUSTNING/BRANDLARM: Avser alla handbrandsläckare, brandfiltar, ev. bårar m.m. d.v.s. alllös utrustning som inte är inbyggd i fastigheten. Hg avtalar med 505-alarm, för direktlarm till Räddningstjänsten. BRANOCELLSGRÄNSER/l.ITRYMNINGSVÄGAR: gods inte ställs upp intill fasader. KUMATPÄVERKANDE INSTALLATIONER: verksamheten. Fastighetsägarn~ Sveriges Hälla utrymningsvägar fria. inkluderar också att aktivt styra sä Avser värme-, befuktning- eller kylanläggning som krävs p.g.a. Formulärfö r t illägg till hyresavtal att användas till sammans med F~stighetsägarnas Ovriga ko ntraktsformu lär.

54 Sid TILLÄGG Särskila bestämmelser Bilaga nr: 2(2 ) 31 Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg. VENTilATION: Avser all ventilation som ingår i verksamhetens allmänventi lation. Filterbyte då så krävs. lagstadgad OVK-kontroll genomförs inom angivna tidsramar. BELYSNING: Avser all objektsanpassad platsbelysning samt ljuskällor (lysrör, glödlampor, etc) i in och utvändig allmänbelysning. STÄDNING/RENHÅLLNING: Avser regelbunden städning, ink!. fönsterputsning (även glasade räcken), samt bortforsling av emballage och restprodukter. All sophantering måste minst följa de sorteringskrav kommunen ställer och helst skall sophantering ske utifrän ett fungerande kretslopp. Rengöring av spång och däckskonstruktioner, t.ex. löv och algpäväxt. Vid bristande skötsel bekostar Hg utbyte av skadat material. Renhällning inkluderar också tömning och rengöring av tankar, behållare, avskiljare, brunnar etc. Vattenprover skall utföras. Rensning av hängrännor och takytor. TELESIGNAL (SVAGSTRÖMSANLÄGGNING): Avser all utrustning och kabelmatning lillljud- och bildanläggning, datakommunikation, tidur, inbrottslarm, brandlarm, ringsignaler etc. LÅS OCH LÅSANORDNINGA.R: Avser alla läsanordningar (även kortnycklar) inom hyrd lokal samt alllåsning som krävs av försäkringsbolag utöver skalskydd. LÅSNING/BEVAKNING: Avser ansvar för läsning av fastighetens skalskydd samt nyckelhantering och nyckelförvaring på betryggande sätt. Vid förlorad nyckel som ligger i systemet ansvarar Hg för den åtgärd som krävs för att äterställa läsningsklass vilket kan innebära helt nytt lässystem. Hg avtalar med bevakningsbolag. MYNDIGHETSBESIKTNING: Närvara vid besiktningstillfällen. SNÖRÖJNING/ISBEKÄMPNING: Avser snöröjning/isbekämpning av angöringsplatser, gängstråk (spång), entre- och däcksplaner, som normalt inte kan snöröjas med maskin. SKADOR, ONORMALT SLITAGE: Avser åverkan, påkörningsskador, onormalt slitage, brister p.g.a. felaktiga städrutiner, skadegörelse etc. Hg har skyldighet att äterställa eller ersätta uppkommen skada. Underskrift Ort/dat um: Ort/d atum: Hässleholm 'Ck' c:...~ Hässleholm j Hyresvårdens namn: Hyresgastens namn: Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholms kommun, Tekniska Förvaltningen l ( \ N am teckni( g( \ ir.omat~~\are/ombud):,.. ~\.l t\ k Nam~förtydli gande: Kent Johannesson ( O Formatecknare. cl((\\,~:j--~#oombudenlo9t J 1 fullmakt NamntllCknong(formatecknare/ombud): v-' l / l 'J ~~----- Namnförtydligande: )..;Il k :, / -"'" J. fastighetsägarna Sveriges Formulär för tillägg till hyresavtal att användas t illsammans med Fastighetsägarnas övriga kontraktsformulår. O Firmatecknare D ombu d enlogt fultmakt

55 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/422 Kommunstyrelsen Handläggare Bitr. förvaltningschef Charlotte Nygren-Bonnier Kommunledningskontoret Återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att godkänna tekniska förvaltningens återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende samt lägga den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade , 199 att tekniska nämnden senast i maj 2017 återrapporterar till kommunstyrelsen hur arbetet fortskrider avseende nytt särskilt boende. Tekniska nämnden beslutade att lämna följande yttrande till kommunstyrelsen och att tillstyrka tekniska förvaltningens återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende. Yttrande från tekniska nämnden: Bakgrund Omsorgsnämnden redovisar i sitt planeringsdokument för strategisk boendeplanering inom äldreomsorgen, per , ett behov av ytterligare 51 platser fram till 2022 och 87 platser fram till 2030 i Hässleholms tätort. Behovet avser en utökning från 2014 års nivå. Tillbyggnad 20 platser Tekniska förvaltningen, omsorgsförvaltningen och Kunskapsporten håller just nu på att slutföra en förstudie om tillbyggnad av äldreboendet Ekegården. Förstudien omfattar dels anpassning och tillbyggnad av personalutrymme, sammanträdesrum och kontorslokaler, vilket omsorgsnämnden vid flera tillfällen tillstyrkt ett behov av, och dels tillbyggnad med ytterligare 20 lägenheter. Tidsprognosen är att lämna Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

56 2 (2) förslag för beslut till kommunfullmäktig under hösten Givet att nödvändiga beslut tas antas därefter ett slutligt färdigställande vara klart under Nybyggnation 60 platser Tekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningen har tillsammans med företrädare för lokala pensionärsorganisationer och intresseföreningar besökt nybyggda äldreboende i Ljungby och i Landskrona. Därtill har möte hållits i syfte att fånga behov, utbyta erfarenheter och ta vara på goda synpunkter inför planeringen av ett nytt äldreboende. Arbetet har resulterat i inledande förslag om funktion, dimensionering och lokalisering. Detta har sedan kommunicerats till kommunens mark- och exploateringsavdelning samt stadsbyggnadskontor. För närvarande pågår utredning om lämplig lokalisering och framtagande av detaljplan. När slutlig lokalisering bestämts följer projektering och entreprenadarbete. En tidsprognos för färdigställande är i detta läge extremt svårt att sätta, då flera avgörande beslut behöver fattas. Med en högst optimistisk tidsplan kan ett färdigställande möjligen vara klart under En mer realistisk tidsplan sträcker sig till mitten av 2020-talet. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Bedöms som positivt. Facklig samverkan Bedöms inte vara aktuellt i nuläget. Ekonomiska konsekvenser I nuläget är inga kostnadsberäkningar genomförda. Bilagor Tekniska nämndens protokoll Tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Sändlista: Omsorgsnämnden Tekniska nämnden Kommunledningskontoret Charlotte Nygren-Bonnier Bitr. förvaltningschef JAV

57 SAM:MANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Datum Hässleholms kommun Tekniska nämnden 45 o Aterrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende. Beslut lätnna följande yttrande till kommunstyrelsen och att tillstyrka tekniska förvaltningens återrappo rtering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete för att etablera ett nytt särskilt boende. Bakgrund Beslutsförslag lämna fö ljande yttrande till konununstyrelsen och att tillstyrka tekniska förvaltningens återrapportering av omsorgsnämndens och tekniska nämndens arbete fö r att etablera ett nytt särskilt boende. Beskrivning av ärendet Konununstyrelsen beslutade , $ 199 att tekniska nämnden senast i maj återrapporterar till kommunstyrelsen hur arbetet fortskrider avseende nytt särskilt boende. Denna skrivelse är ett svar på detta uppdrag. O msorgsnämnden redovisar i sitt planeringsdokument för strategisk boendeplanering inom äldreomsorgen, per , ett behov av ytterligare 51 platser fram till 2022 och 87 platser fram till 2030 i Hässleholms tätort. Behovet avser en utökning från 2014 års nivå. Tillbyggnad 20 platser Tekniska nämnden Utdraget bestyrkes 21 (22)

58 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Datum Hässleholms kommun Tekniska nämnden Tekniska förvaltningen, omsorgsförvaltningen och Kunskapsporten håller just nu på att slutföra en förstuelie om tillbyggnad av äldreboendet Ekegårdcn. Förstuelien omfattar dels anpassning och tillbyggnad av personalutrymme, sammanträdesrum och kontorslokaler, vilket om sorgsnämnden vid flera tillfållen tillstyrkt ett behov av, och dels tillbyggnad med ytterligare 20 lägenheter. Tidsprognosen är att lämna förslag för beslut till K ommunfullmäktig under hösten Givet att nödvändiga beslut tas antas därefter ett slutligt fåreligställande vara klart under Nybyggnation 60 platser Tekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningen har tillsammans med företrädare för lokala pensionärsorganisationer och intresseföreningar besökt nybyggda äldreboende i Ljungby och i Landskrona. Därtill har möte hållits i syfte att fånga behov, utbyta erfarenheter och ta vara på goda synpunkter inför planeringen av ett nytt äldreboende. Arbetet har resulterat i inledande förslag om funktion, climensionering och lokalisering. D etta har sedan konununicerats till Komn1unens Mark- och exploateringsavdelning samt Stadsbyggnadskontor. Förnärvarande pågår utredning o m lämplig lokalisering och framtagande av detaljplan. När slutlig lokalisering bestämts följer projektering och entreprenadarbete. E n tidsprognos för fårdigställande är i detta läge extremt svårt att sätta, då flera avgörande beslut behöver fattas. Med en högst optimistisk tidsplan kan ett fåreligställande möjligen vara klart under En mer realistisk tidsplan sträcker sig till mitten av 2020-talet. Sändlista : kommunstyrelsen, tekniska nämnden Tekniska nämnden Utdraget bestyrkes 22(22)

59 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Diarienummer KLK 2017/326 Kommunfullmäktige Handläggare Kanslichef Elisabeth Aidemark Kansliavdelningen KLK Indexreglerad avgift för handläggning av grävtillstånd Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: 1. Indexreglerad avgift införs gällande handläggning av grävtillstånd. 2. Avgiften utgörs av ett grundbelopp på kr/tillstånd. 3. Grundbeloppet indexregleras enligt KPI-index med oktober månad 2016 som basmånad. 4. Avgiften börjar gälla från och med det datum kommunfullmäktiges beslut justerats. Sammanfattning Med stöd av 8 kap 3 b-c kommunallagen föreslås att en avgift uppgående till 1500 kr per tillstånd införs för handläggning av grävtillstånd. Beskrivning av ärendet Tekniska nämnden har genom beslut , 32 föreslagit kommunfullmäktige att besluta om att införa en avgift för handläggning av grävtillstånd. Med stöd av kommunallagen 8 kap 3 b-c, kan kommunen besluta om att avgifter ska tas ut för tjänster och nyttigheter som kommunen tillhandahåller. I samband med avgiftsuttaget måste den kommunalrättsliga självkostnadsprincipen beaktas. Principen innebär att en kommun inte får ta ut kostnader som är högre än de som svarar mot kostnaden för tjänsten och nyttigheten. Till stöd för sitt förslag om införande av avgift för handläggning av grävtillstånd anför tekniska förvaltningen följande. Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

60 2 (3) Under de senaste 5 åren har cirka grävtillståndsansökningar årligen kommit till tekniska förvaltningen. Handläggningstiden är cirka 5 timmar per grävtillstånd. Tre handläggare berörs då de hanterar olika delar inom grävtillstånden. För att handlägga grävtillstånd krävs: kontroll på plats av ansökta grävsträckningar inom kommunal mark kontroll att befintligt markavtal efterföljs, alternativt teckna markavtal om sådant ej finns kontroll och godkännande av trafikanordningsplan skriftligen meddela sökande att grävtillståndet beviljats alternativt att kompletterande uppgifter ska lämnas eller att föreslagen sträckningen ej godkänts och nytt sträckningsförslag ska lämnas Merparten av tillfrågade kommuner i Skåne tar ut grävtillståndsavgift. Flertalet tar ut en grävtillståndsavgift i spannet mellan kr kr per tillstånd. Ett fåtal kommuner har istället för avgift ett vitesföreläggande vid grävning utan tillstånd, vitesspannet ligger mellan kr kr. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Förslaget innebär att kostnaden för hantering av grävtillstånd i större utsträckning får bäras av sökanden. Barnperspektivet Bedöms inte föreligga behov av tillämpning. Miljökonsekvenser Bedöms inte föreligga behov av tillämpning. Facklig samverkan Bedöms inte föreligga behov av tillämpning. Ekonomiska konsekvenser Införande av en avgift för handläggning av grävtillstånd innebär att kommunen kan säkerställa att tillräckliga resurser finns för tillståndsgivning. Sändlista: Tekniska nämnden Kfs JAV

61 3 (3) Kansliavdelningen KLK Elisabeth Aidemark Charlotte Nygren Bonnier Kanslichef Bitr. förvaltningschef JAV

62 SAWviANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Datum Hässleholms kommun Tekniska nämnden 32 Avgift gällande handläggning av grävtillstånd Beslut föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta införa indexreglerad avgift gällande handläggning av grävtillstånd. avgiften utgör ett grundbelopp av kr/ tillstånd. grundbeloppet indexregleras enligt J<PI-index med oktober månad 2016 som b asm ånad. avgiften börjar gälla fr.o.m. det datum kommunfullmäktiges beslut ju sterats. Bakgrund Beslutsförslag föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta införa indexreglerad avgift gällande handläggning av grävtillstånd. avgiften utgör ett grundbelopp av kr/ tillstånd. grundbelop pet indexregleras enligt KPI-index med oktober månad 2016 som basmån ad. avgiften börjar gälla fr. o.m. det datum kommunfullmäktiges b eslut justerats. Beskrivning av ärendet Tekniska nämnden Justering Utdraget bestyrkes 15(20)

63 SAM1v1ANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Datum Hässleholms kommun Tekniska nämnden Under de senaste S åren har ca 300-3SO grävtillståndsansökningar årligen kommit till tekniska förvaltningen. Handläggningstiden är ca S timmar per grävtillstånd. Tre handläggare berörs då det hanterar olika delar inom grävtillstånden. F ör att handlägga grävtillstånd krävs: kontroll på plats av ansökta grävsträckningar inom kommunal mark kontroll att befintligt markavt al efterföljs, alternativt teckna markavtal o m sådant ej ftnns kontroll och godkännande av traftkanordningsplan skriftligen meddela sökande att grävtillståndet beviljats alternativt att kompletterande uppgifter ska lämnas eller att föreslagen sträckningen ej godkänts och nytt sträckningsförslag ska lämnas Merparten av tillfrågade ko mmuner i Skåne tar ut grävtillståndsavgift Flertalet tar ut en grävtillståndsa, gift i spannet mellan kr kr/ tillstånd. Ett fåtal kommuner har istället fö r avgift ett vitesföreläggande \rid grävning utan tillstånd, vitesspannet ligger mellan kr - 2S 000 kr. Sä nd lista : tekniska nämnden, kommunstyrelsen Tekniska nämnden Justering Utdraget bestyrkes 16(20)

64 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/432 Kommunstyrelsen Handläggare Ekonomichef Eva-Lotta Svensson Ekonomiavdelningen KLK Föreningsbidrag Västra Torups byastuga Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att bidrag till Västra Torups Byastuga beviljas med kronor i årsanslag och kronor i särskilt anslag. Finansiering sker från kommunledningskontorets anslag för bidrag till bygdegårdsföreningar. Beskrivning av ärendet I kommunfullmäktiges beslut om budget, mål och prioriteringar överfördes bidragsmedel avseende Västra Torups byastuga till kommunledningskontoret från fritidsnämnden. Tyvärr hade Byalaget i Västra Torup som har hand om Västra Torups byastuga inte fått tillräcklig information om att en ansökan skulle skickas till kommunledningskontoret. Därför fanns Västra Torups byastuga inte med i det underlag för föreningsbidrag 2017 för kommunstyrelsens verksamheter som kommunstyrelsen ska besluta om den 3 maj Ekonomiavdelningen har kontaktat föreningen och de har lämnat in en ansökan där de totalt ansöker om kronor. Ekonomiavdelningens förslag är att de tilldelas ett årsanslag på kr och ett särskilt anslag på kr. Sändlista: Byalaget i Västra Torup Ekonomiavdelningen Kommunledningskontoret Charlotte Nygren Bonnier Bitr förvaltningschef Anders Ekström Tf Ekonomichef Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

65 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/482 Kommunstyrelsen Handläggare Upphandlingschef Rikard Muth Kommunledningskontoret Ekonomiavdelningen Upphandling av Klienter och tillhörande utrustning Delegation Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå följande beslut: Delegation ges till Kommunstyrelsens ordförande att fatta beslut i förnyad komurrensutsättning på Kammarkollegiets ramavtal (Dnr ) av Klienter och tillhörande utrustning. Sammanfattning Nuvarande avtal med Dustin Sverige AB löper ut Avtalet grundar sig på en förnyad konkurrensutsättning på Kammarkollegiets tidigare ramavtal. Kammarkollegiet genomförde en ny upphandling som varit överprövad sedan april Det har länge varit osäkert om när ramavtalet kan tecknas och en förnyad konkurrensutsättning inom det kommande ramavtal skulle kunna ske. Det finns ett stort behov av att få ett nytt avtal på plats så fort som möjligt och är anledningen till beslut i upphandlingen delegeras till Kommunstyrelsens ordförande. Bedömt värde för en avtalsperiod på fyra (4) år är ca miljoner kronor. Beskrivning av ärendet Nuvarande avtal löper ut som grundade sig på en förnyad konkurrensutsättning på Kammarkollegiets ramavtal. Kammarkollegiet genomförde en ny upphandling (Dnr ), vilken varit överprövad sedan april Det har länge varit osäkert om när ramavtalet kan tecknas och en förnyad konkurrensutsättning inom det kommande ramavtal skulle kunna ske. Kammarkollegiet bedömer att de kan teckna avtal inom någon vecka. Förnärvarande undersöks möjligheten att samordna den förnyade konkurrensutsättningen med Kristianstad och förberedelser görs för att kunna gå ut en förnyad konkurrensutsättning så snart ramavtalet är tecknat. Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen Postadress:, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

66 2(2) Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Säkerställa så leveranser av dator klienter och tillbehör kan ske med minimalt avbrott. Barnperspektivet Delar av sortimentet riktar sig till skolor och förskolor med uppdaterad kravställning utifrån ett barnperspektiv. Miljökonsekvenser Uppdaterad kravställning gentemot nuvarande avtal. Facklig samverkan Ej relevant. Ekonomiska konsekvenser Svår bedömt. Samarbetet med Kristianstad kommun ger volymfördelar vilket medför att bra priser säkerställs. Kommunledningskontoret Rikard Muth Upphandlingschef

67 TJÄNSTESKRIVELSE 1(7) Datum Diarienummer KLK 2017/51 Kommunfullmäktige Handläggare Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Kansliavdelningen KLK e-arkiv 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Hässleholms kommun inträder i kommunalförbundet Sydarkivera fr.o.m Hässleholms kommun antar förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera i sin helhet inklusive bilagor. Kommunfullmäktige utser en ledamot och en ersättare till förbundsfullmäktige. Sammanfattning Under 2014 genomfördes en förstudie om e-arkiv inom Skåne Nordost. Förstudiens styrgrupp rekommenderade En större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion. Detta gjorde styrgruppen med motiveringen att e-arkiv är en alldeles för stor och viktig fråga för enskilda kommuner och Skåne Nordost att hantera. Under 2015 arbetade earkivarbetsgruppen vidare med frågan och kom fram till att det enda konkreta alternativet då var ett medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera. Under våren 2016 skrev Hässleholms kommun på en avsiktsförklaring om att gå med i kommunalförbundet Sydarkivera för att lösa kommunens behov av långsiktigt bevarande av digitala allmänna handlingar, e-arkiv. Genom medlemskapet får kommunen tillgång till teknisk infrastruktur och den kunskap som behövs för att införa ett e-arkiv. Ett av huvudsyftena med e-arkiv, precis som med ett pappersarkiv, är att säkra informationsförsörjningen över tid. Det gäller både gentemot allmänheten och mot de kommunala verksamheterna. En snabb och säker dokumenthantering bidrar till att stärka förtroendet mellan kommun och allmänhet, andra myndigheter och näringsliv. Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

68 2 (7) Att ansluta till Sydarkivera innebär att ansluta till en organisation som redan är färdig, dessutom har förbundet en teknisk plattform på plats som medlemmarna har börjat leverera digitalt arkivmaterial till. Ett medlemskap innebär att Hässleholms kommun överlämnar arkivmyndighetskapet för de handlingar som skapas digitalt till Sydarkivera (se bilaga: Utredning: e-arkiv s. 27). En ekonomisk konsekvens av ett medlemskap i Sydarkivera innebär att Hässleholms kommun kommer att betala en årlig medlemsavgift baserad på invånarantal. För 2018 har medlemsavgiften fastslagits till kr/år. Det tillkommer en anslutningsavgift på kr. Vill Hässleholms kommun ha en lösning på e-arkivsfrågan och en möjlighet att leverera material till ett e-arkiv 2018 återstår bara ett alternativ, nämligen att Hässleholms kommun ansluter sig till kommunalförbundet Sydarkivera från och med 1 januari Kommunalförbundet Sydarkivera rekommenderar att de ledamöter som utses till att representera Hässleholms kommun i förbundsfullmäktige är kommunalråd. Beskrivning av ärendet E-arkivet kommer att bidra till ökad tillgång till information, både internt och externt, vilket i sin tur stärker kommuninvånarnas demokratiska rättigheter. Under 2014 genomfördes en förstudie om e-arkiv inom Skåne Nordost. Förstudiens styrgrupp rekommenderade En större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion. Detta gjorde styrgruppen med motiveringen att e-arkiv är en alldeles för stor och viktig fråga för enskilda kommuner och Skåne Nordost att hantera. E-arkiv kräver en stor ekonomisk insats för både inköp, drift, och integrering av system samt tillkommande personalkostnader för att förvalta e-arkivet. Under 2015 arbetade earkivarbetsgruppen vidare med frågan och kom fram till att det enda konkreta alternativet då var ett medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera. Under våren 2016 skrev Hässleholms kommun på en avsiktsförklaring om att gå med i kommunalförbundet Sydarkivera för att lösa kommunens behov av långsiktigt bevarande av digitala allmänna handlingar, e-arkiv. Genom medlemskapet får kommunen tillgång till teknisk infrastruktur och den kunskap som behövs för att införa ett e-arkiv. Av Skåne Nordostkommunerna har Bromölla, Höör, Osby och Östra Göinge valt att ansluta sig till Sydarkivera från den 1 januari Flera andra kommuner är på gång in i Sydarkivera 2018: Eslöv, Åtvidaberg, Vadstena, Borgholm och Vellinge. Information är en av de viktigaste strategiska tillgångarna för en organisation och därför är det viktigt att medvetandegöra vilka konsekvenserna blir av att inte införa ett system för digitalt långtidsbevarande. Vad händer om man avstår från att införa JAV

69 3 (7) en lösning för att ta hand om den digitala informationen som finns i verksamhetssystem? Den övergripande risken med att inte införa ett digitalt slutarkiv är att Hässleholms kommun inte klara av de juridiska krav som läggs på kommunen enligt arkivlagen och offentlighetslagstiftningen. De senaste årens utveckling inom digital informationshantering har fört med sig att mycket information som ska bevaras ligger i förvaltningarnas verksamhetssystem. När dessa system slutar användas behöver informationen arkiveras, om inte digitalt så analogt. Att skriva ut ett verksamhetssystem från digitalt format till papper är arbetstidskrävande och dyrt, och dessutom så tappar man också möjligheten att återsöka och sammanställa informationen. Riksarkivet rekommenderar att informationen ska bevaras på det medium som den skapats så långt det går eftersom ett byte av lagringsmedium är att jämställa med gallring i och med att information kan gå förlorad. Om det inte finns något e-arkiv och man inte skriver ut det som ska bevaras på papper blir det ingen arkivering av information som borde bevaras. Detta leder till informationsförlust som i sin tur kan ge allvarliga konsekvenser, inte bara för kulturarvet utan även för privatpersoner. Till exempel saknas informationen om hur en anställd har arbetat så kan det leda till att personen i fråga inte fråga inte får den pension den har rätt till. Vi har gjort en analys angående Hässleholms kommuns behov av e-arkiv. Den visar tydligt att kommunen har ett behov av e-arkiv, och framför ett slutarkiv. Till exempel har omsorgen ett akutbehov av slutarkiv. Från och med ska alla HSL-journaler1 bevaras (tidigare har man bevarat ett urval av dessa journaler för forskning, nämligen journaler för personer födda den 5:e, 15:e eller 25:e varje månad). Detta kommer att göra att tillväxten av pappershandlingar kommer att öka markant och i snabb takt. Omsorgsförvaltningen och kommunarkivet håller på att diskutera fram hur detta skulle kunna hanteras genom att man övergår till en allt mer digital hantering, men för att detta ska vara möjligt krävs att det finns ett digitalt slutarkiv. Även resterande förvaltningarna, framför allt Stadsbyggnads-, Miljö-, Tekniska-, Barn och utbildnings- och Kommunledningskontorets förvaltningar har uttryckt ett mer eller mindre akut behov av ett digitalt slutarkiv för att fullt ut kunna övergå till en helt digital ärendekedja. Kommunen kommer dessutom skapa stor nytta med ett e-arkiv genom att man med detta: säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen ger ökad tillgänglighet till information minskar de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering kan avveckla gamla verksamhetssystem Journaler som skapas i samband med insatser utifrån Hälso- och sjukvårdslagen inom äldreomsorgen. 1 JAV

70 4 (7) ger en förutsättning för att Hässleholms kommun nu och i framtiden ska kunna leva upp till de lagar och regler som gäller informationshantering och informationsförsörjning frigör resurser i förvaltningarna som istället kan läggas på kärnverksamheten Två viktiga saker att påpeka när det gäller nyttokalkyler för e-arkiv är att de flesta organisationer redan betalar alla dessa kostnader men att de inte syns. Utifrån beräkningsmodellen från Eskilstuna, Strängnäs och Enköpings förstudie skulle Hässleholm kommun under 2016 kunnat spara tid motsvarande ca kr vid helt digital ärendehantering inklusive e-arkiv. Utgår vi istället från Gävles räkneexempel uppgår Hässleholms kommuns nyttor till ett värde av kr/år. Dessa exempel är lågt räknade i och med att det enbart är 10 % av de svårberäknade nyttorna, som består av icke-nödvändig analog hantering av digitalt material. I närtid kommer kostnaderna troligtvis bli högre är de besparingar som kan göras bland annat genom att kostnaden som kommunen på sikt slipper investera i är en ny lokal för arkivering av pappershandlingar. Vår egen förstudie 2014, samt andra förstudier som har gjorts i bland annat Skåne, Kronoberg-Blekinge och Kalmar visar att en kommun i Hässleholms storlek har svårt att lösa e-arkivfrågan själva. Då återstår bara ett fåtal alternativ, 1 gå med i Sydarkivera, 2 Gå med i Scanarkiv, eller 3 lösa det i egen regi. I tabellen nedan redogörs konsekvenserna av de olika alternativen. Arkivmyndighet Finns det i dagsläget någon organisation som förvaltar e-arkivet? Finns det i dagsläget någon teknisk lösning? Kan e-arkivet ta emot leverans 2018? Samlokalisering/ deponering av analogt arkivmaterial Mellanarkiv Medlemsavgift JAV Sydarkivera Scanarkiv Egen regi Delad eller ta över helt Ja Tar över helt Kvar i kommunen Nej Nej Ja Nej Nej Ja Nej Nej Inte aktuellt, men kan köpas till som tjänst Ingår i medlemskapet Inte aktuellt Kan köpas till som tjänst Ingår i medlemskapet kr/år kr/år efter att kr Finns redan för P360º och AGS kommer att inhandlas för stadbyggnads- och miljökontoren. -

71 5 (7) Anslutningsavgift Införandeprojekt Licens + drift kr går tillbaka till kommunen i deponiavgift kr Ingår Ingår Leveranskostnader Ingår i medlemsavgiften Personal Oförändrat (samma kostnader som nu för befintlig personal/verks amhet cirka kr). Nuvarande personal (även utanför arkivet) får del av utbildningsinsa tser och kompetenslyft samt stöd från Sydarkiveras expertis. Omkring kr5/system. Oklart om det ingår i medlemsavgiften Scanarkiv tar över personal + kostnader i den omfattning de anser rimligt. Minskad personalstyrka på plats i Hässleholm, vilket kan leda till längre ledtid för både interna och externa förfrågningar. Samt att Hässleholms kommun tappar kunskap inom arkiv, informationshante ring och dokumentstyrning kr kr/år Omkring kr6/system Minsta möjliga bemanning innebär minst 3 nyanställda ( kr/år): Programmerare/ utvecklare kr/år Informationsäkerhetsansavarig /verksamhetsutvec klare kr/år Arkivassisten kr/år Det är inte helt rättvist att ställa Scanarkiv och Sydarkivera mot varandra i och med att Scanarkiv i dagsläget bara är en pappersprodukt i form av en pågående förstudie. Många frågetecken kvarstår om hur organisationen kring e-arkivet ska se ut och vilken teknisk lösning man tänker sig. Dessutom satsar Scanarkiv i första hand på mellanarkiv. Som man kan se i tabellen ovan är den stora osäkerhetsfaktorn när det gäller detta område leveranskostnaderna. Dessa kan variera mycket beroende dels på systemens Lidingö kunde pressa priset tack vare stort kunnande inom organisationen. köpte e-arkiv som tjänst och slipper därmed licenskostnaden och dessutom kunde de pressa priset tack vare stort kunnande inom organisationen. 4 Jönköpings läns kommuner. 5 Genomsnitt utifrån uppgifter från Helsingborg, Malmö, Mölndal och Stockholm. 6 Genomsnitt utifrån uppgifter från Helsingborg, Malmö, Mölndal och Stockholm. 2 3 Lidingö JAV

72 6 (7) komplexitet och hur mycket konsulthjälp man måste ha för att få ut informationen ur verksamhetssystemen. Sydarkivera tar på sig kostnaden för leveranser vilket ger en trygghet till medlemskommunerna. Tabellen visar tydligt att det blir billigare för Hässleholms kommun att betala medlemsavgift till något av kommunalförbunden än att lösa e-arkivsfrågan i egen regi. Bara personalkostnaden för minsta möjliga bemanning som behövs nyrekryteras för att förvalta e-arkivet är högre än medlemsavgifterna. Därutöver tillkommer kostnader för själva bevarandesystemet (den tekniska lösningen för earkivet), drift samt leveransprojekten. Att ansluta till Sydarkivera innebär att ansluta till en organisation som redan är färdig, dessutom har förbundet en teknisk plattform på plats som medlemmarna har börjat leverera digitalt arkivmaterial till. Kommunalförbundet har också en samlad kompentens som är svår att matcha. Inom Sydarkivera finns expertis på flera områden: arkiv, e-arkiv, informationssäkerhet. Det råder brist på dessa kompetenser nationellt och är därmed svåra att rekrytera. Sydarkivera har en bevarandeplattform på plats, kunnig personal som förvaltar och utvecklar den. Sydarkiveras lösning är samma som används av både svenska och norska riksarkiven. När det gäller Sydarkivera så finns det en trygghet i den beprövade plattformen. Dessutom är det ett system med öppen källkod vilket innebär att de inte blir beroende av någon leverantör. Sydarkivera har skapat ett starkt skydd till liten peng genom stor kunskap som gjort att man har kunnat pressat priset på hård och mjukvara dels för själva bevarandeplattformen och dels i leveransprojekten. Ett medlemskap i Sydarkivera innebär att Hässleholms kommun överlämnar arkivmyndighetskapet för de handlingar som skapas digitalt till Sydarkivera (se bilaga: Utredning: e-arkiv s. 27). Vill Hässleholms kommun ha en lösning på e-arkivsfrågan och en möjlighet att leverera material till ett e-arkiv 2018 i så fall återstår bara ett alternativ, nämligen att Hässleholms kommun ansluter sig till kommunalförbundet Sydarkivera från och med 1 januari Barnperspektivet Några stora direkta konsekvenser för barn innebär inte införandet av e-arkiv. Viss information kan bli enklare att söka och ta del av. Miljökonsekvenser Minskad användning av papper och mindre klimatpåverkan i och med minskade transporter av pappershandlingar. Facklig samverkan De fackliga företrädarna informerades om Sydarkivera vid förvaltningssamverkansmöte 10/ inför undertecknadet av avsiktsförklaringen som skrev under i mars JAV

73 7 (7) Ekonomiska konsekvenser Det finns medel avsatt i budget för e-arkiv från och med 2018 och framåt. Ett medlemskap i Sydarkivera innebär att Hässleholms kommun kommer att betala en årlig medlemsavgift baserad på invånarantal, för 2018 har medlemsavgiften fastslagits till kr/år. Det tillkommer en anslutningsavgift på kr. Personalkostnaden för kommunarkivet blir oförändrad (samma kostnader som nu för befintlig personal/verksamhet cirka kr). Väljer vi att inte gå med i Sydarkivera utan satsar på en lösning i egen regi blir kostnadsbilden svår att förutse i och med att det finns så många osäkerhetsfaktorer. Men vi kan se att bara personalkostnaden för att bemanna e-arkivet med minsta möjliga nyrekrytering skulle öka för arkivet med kr/år. Därtill kommer kostnader för inköp av e-arkivsystem inklusive införandeprojekt på mellan kr, licens och drift för kr/år och återkommande leveranskostnader på kr/system beroende på systemens komplexitet och datamängd. Bilagor Utredning: e-arkiv 2018 Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundsordning Sändlista: Kommunalförbundet Sydarkivera Samtliga nämnder och bolag Kansliavdelningen KLK Charlotte Nygren-Bonnier Emilia Bergvall Odhner Bitr Förvaltningschef Arkivarie Elisabeth Aidemark Kanslichef JAV

74 UTREDNING Hässleholms kommun 1(40) Datum Diarienummer KLK2017 /5 1 Kommunfullmäktige Handläggare Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Kommunledningskontoret Kansliavdelningen emilia. odhner@hassleholm. se e-arkiv 2018 Kommunledningskontoret l Kansliavdelningen Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

75 2(40) Innehåll e-arkiv e-arkiv Bakgrund Konsekvenser av att inte införa e-arkiv Nyttor med e-arkiv Kostnadsbesparingar Sammanfattning nyttor Öppna data Behovsanslys Hässleholms kommun Mellanarkiv Omvärldsanalys Förstudier i Skåne Att köpa e-arkiv som produkt eller tjänst Medlemskap i Sydarkivera E-arkivorganisation i egen drift E-arkiv i Hässleholms kommun Arkivmyndighet Kostnader i samband med e-arkiv Rekommendation för e-arkiv Bilaga 1: Kostnadsbesparing i tid Bilaga 2: Nyttokalkyl... 36

76 3(40) e-arkiv 2018 Under våren 2016 skrev Hässleholms kommun på en avsiktsförklaring om att gå med i kommunalförbundet Sydarkivera för att lösa kommunens behov av långsiktigt bevarande av digitala allmänna handlingar, e-arkiv. På grund av att det inte fanns utrymme i budget för 2017 så stannade anslutningsprocessen av. Ett behov av e-arkiv märks tydligt nu när kommunen mer och mer övergår till en helt digital ärendekedja. Det finns medel avsatt för e-arkiv 2018, och därför vill kansliavdelningen aktualisera e-arkivsfrågan. 1. Bakgrund Under 2014 genomfördes en förstudie om e-arkiv inom Skåne Nordost kommunerna samt Höör. Förstudiens styrgrupp rekommenderade En större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion. Detta gjorde styrgruppen med motiveringen att e-arkiv är en alldeles för stor och viktig fråga för enskilda kommuner och Skåne Nordost att hantera. E-arkiv kräver en stor ekonomisk insats för både inköp, drift, och integrering av system samt tillkommande personalkostnader för att förvalta e-arkivet. Under 2015 arbetade earkivarbetsgruppen vidare med frågan och kom fram till att det enda konkreta alternativet då var ett medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera. Av Skåne Nordostkommunerna har Bromölla, Höör, Osby och Östra Göinge valt att ansluta sig till Sydarkivera från den 1 januari Flera andra kommuner är på gång in i Sydarkivera 2018: Eslöv, Åtvidaberg, Vadstena, Borgholm och Vellinge. 2. Konsekvenser av att inte införa e-arkiv I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att ta tillvara digitaliseringens möjligheter fullt ut är det nödvändigt att införa en hållbar digital informationshantering. Hässleholms kommun arbetar idag till stora delar med en digital ärendehantering men när den digitala informationen som ska bevaras arkiveras sker det fortfarande i pappersform. För att nå ett helt digitalt flöde, t.ex. från det att en ansökan kommer in till arkivering av ärendet, krävs tillgång till ett e-arkiv. E-arkivet ska ses som en viktig och nödvändig del i utvecklingen av e-förvaltningen och e-samhället. Information är en av de viktigaste strategiska tillgångarna för en organisation och därför är det viktigt att medvetandegöra vilka konsekvenserna blir av att inte införa ett system för digitalt långtidsbevarande. Vad händer om man avstår från att införa en lösning för att ta hand om den digitala informationen som finns i verksamhetssystem? Den övergripande risken med att inte införa ett digitalt slutarkiv är att Hässleholms kommun inte klara av de juridiska krav som läggs på kommunen enligt arkivlagen och offentlighetslagstiftningen. Dessutom är risken att förvaltningarna tvingas till kostsamma lösningar för att konvertera digital information till analoga format som är möjliga att arkivera, eller att de tvingas köpa egna lokala lösningar för digitalt bevarande. De senaste årens utveckling inom digital informationshantering har fört med sig att mycket information som ska bevaras ligger i förvaltningarnas verksamhetssystem. När dessa system slutar användas behöver informationen

77 4(40) arkiveras, om inte digitalt så analogt. Att skriva ut ett verksamhetssystem från digitalt format till papper är arbetstidskrävande och dyrt, och dessutom så tappar man också möjligheten att återsöka och sammanställa informationen. Riksarkivet rekommenderar att informationen ska bevaras på det medium som den skapats så långt det går, eftersom ett byte av lagringsmedium är att jämställa med gallring i och med att information kan gå förlorad. Om det inte finns något e-arkiv och man inte skriver ut det som ska bevaras på papper blir det ingen arkivering av information som borde bevaras. Detta leder till informationsförlust som i sin tur kan ge allvarliga konsekvenser, inte bara för kulturarvet utan även för privatpersoner. Till exempel om det saknas informationen om hur en anställd har arbetat så kan det leda till att personen i fråga inte fråga inte får den pension den har rätt till. SKL har konstaterat att en hållbar digital informationshantering måste komma högre upp på prioriteringslistan för att inte offentlig information ska gå förlorad.1 Dessutom är många verksamhetssystem så som ByggR (bygglovshantering) och PMO (skolhälsojournaler mm) byggda för att på olika sätt behandla information, inte specifikt att lagra den. Det finns en risk att systemen blir långsammare om de aldrig töms eller rensas på information. Förvaring i arkiveringsmodulen/mellanarkiv i ett verksamhetssystem är inte arkivering i egentlig mening utan att jämföra med förvaring i ett närarkiv. Kommunen kommer på sikt att få ökade kostnader för licenser och driftskostnader för system som blivit föråldrade. På sikt försvinner kunskaper och kompentens och dessutom upphör supporten av systemen. Om bevarandeinformationen istället överförs till ett e-arkiv kan systemen stängas ner. Kravställning vid utveckling och upphandling av IT-tjänster och verksamhetssystem försvåras då man inte kan beskriva den elektroniska informationen och hur den ska hanteras vid gallring, avställning, leverans till och bevarande i e-arkivet. Att inte heller gallra information som ska gallras betyder ökade kostnader för lagringsutrymme, och kan i vissa fall bryta mot lagen. 3. Nyttor med e-arkiv Ett av huvudsyftena med e-arkiv, precis som med ett pappersarkiv, är att säkra informationsförsörjningen över tid. Det gäller både gentemot allmänheten och mot de kommunala verksamheterna. En snabb och säker dokumenthantering bidrar till att stärka förtroendet mellan kommun och allmänhet, andra myndigheter och näringsliv. För de enskilda kommunala verksamheterna kommer hanteringen och åtkomsten av handlingar att förenklas, vilket är en nödvändighet för en säker handläggning och för att kunna fatta välgrundade beslut. De nyttor som lyfts fram är gemensam säker långsiktig informationskälla och en bättre överblick över information. Dessutom får man en minskad arbetstid för pappershantering samt effektivare och enklare bevarande. Genom digitala handlingar minskar också tillväxten i pappersarkivet vilket ger en indirekt besparing i att man inte behöver öka lokalytorna för arkivering. De största nyttorna kommer man dock att se i form av en effektivare förvaltning samtidigt 1 SKL rapport Framgång med e-arkiv

78 5(40) som den långsiktiga digitala informationsförsörjningen säkerställs. Dessutom kommer e-arkivet att bidra till ökad tillgång till information, både internt och externt, vilket i sin tur stärker kommuninvånarnas demokratiska rättigheter. När man undersöker nyttorna och de positiva effekterna med e-arkiv så är det inte rimligt att ställa det mot dagens läge eftersom e-arkiv är en nödvändighet för att vi som kommun ska kunna uppfylla de lagar som finns på området, bland annat offentlighetsprincipen och arkivlagen. 3.1 Kostnadsbesparingar En viktig aspekt är att succesivt minska kostnaderna för den manuella hanteringen av handlingar. Att fysiskt leta efter pappershandlingar, ta kopia på dem och skicka dem tar mycket tid i anspråk. Också den interna hanteringen av leveranser till arkivet är resurskrävande. Dessutom tillkommer en kostnad för arkivboxar och aktomslag (se kapitel 3.2 samt bilaga 1 och 2). Med ett e-arkiv behöver man på sikt inte investera i nya arkivlokaler då inflödet av pappershandlingar minskar efter hand med en digital hantering. Hässleholms kommun har en del gallringsbara handlingar i arkiven och hanteringen av dem är resurskrävande. Destruering av sekretesshandlingar måste ske under sådana förutsättningar att man kan garantera att handlingarna verkligen förstörs. Ett e-arkiv kan i förlängningen därmed leda till att arkivarierna slipper lägga tid på manuell gallring och kan därmed disponera sin tid bättre mer effektivt. Detsamma gäller för arkivredogörarna ute på förvaltningarna som hanterar sina förvaltningars gallringsbara material. En del av de ovan nämnda besparingarna är svåra att sätta en prislapp på. Till exempel är tidsbesparing inget som syns i verksamheternas budget. Det handlar även om framtida besparingar vars exakta storlek inte går att uppskatta idag, exempelvis behovet av nya arkivlokaler. I samband med Skåne Nordosts förstudie 2014 drog projektets arbetsgrupp lärdom av vad andra kommuner har gjort tidigare. Främst utifrån förstudierna från Eskilstuna, Strängnäs och Enköping,2 Stockholm stad3 och Gävleborg4. Nyttor vid digital ärendehantering I Eskilstuna, Strängnäs och Enköpings förstudie räknades det genom en workshop ut att kommuner kan spara 5,5 minuter/handling om man inför en digital ärendehantering med ett digitalt slutarkiv, e-arkiv. Utifrån denna uppgift skulle Eskilstuna som har ca handlingar spara ca kr/år, Strängnäs med sin handlingar ca kr/år och Enköping med sina handlingar spara ca kr/år.5 Tyvärr har det inte gått att få fram hur många handlingar som hanteras inom Skåne Nordost per år. Vi utgår ifrån att kommunerna sparar minst lika mycket tid per ärende (i realiteten borde kommunerna spara ännu mer tid i och med att det ofta ingår mer än en handling i 2 Förstudie e-arkiv - Eskilstuna, Strängnäs, Enköping Framtidens Arkiv Förstudie 2013, Gävle Kommun. 5 Förstudie e-arkiv - Eskilstuna, Strängnäs, Enköping s.3)

79 6(40) ett ärende.). Beräkningen baseras på information från Hässleholm kommun som under 2016 hade ca ärenden, vilket innebär att kommunen lade ner 1525 timmar på de ärendena, handläggning och beslut inte inräknade(se bilaga 1). Antal ärenden Tid/ärende Kostnad Utan e-arkiv ärenden 6 min.* ärenden = kr 1525 timmar Med e-arkiv ärenden 0,5 min. * ärenden kr = 127 timmar Hässleholms kommun hade under 2016 sparat tid motsvarande ca kr. Siffrorna är inte helt jämförbara med dem i Eskilstuna, Strängnäs och Enköping, men det ger en uppfattning om att det finns tid och pengar att spara. I förstudien från 2014 gjordes även en mer omfattande beräkning som tar upp fler delar än ärendehanteringen baserat på Gävles beräkningsmodell. 6 Denna modell är nu uppdaterad med Hässleholms siffror för 2016 (se bilaga 2). Gävles beräkningsmodell utgår dels från andra förstudier (Stockholm stad samt Eskilstuna, Strängnäs och Enköping) och dels från egna studier. De egna studierna utgjordes av intervjuer med exempelvis registratorer, samt jobbskuggning av dem för att ta fram en bas för beräkningen av tidsåtgång. Gävle jämförde även snittärenden per system internt och med andra kommuner av ungefär samma storlek7. Gävles förstudie kom fram till totalsumman 190 kr/ärende för arkivering av handlingar. Då omfattas kostnad för arbetstid, material och lokalhyra fördelat på antal ärenden som arkiveras. I Skåne Nordosts räkneexempel har det använts det faktiska antalet ärenden som registrerades 2016 i diariet samt verksamhetssystemen hos stadsbyggnads- och miljöförvaltningarna samt räddningstjänsten och Hässleholm Miljö AB i Hässleholms kommun. Beräkningen visar att Kostnad i onödig hantering vid 100 % fysisk hantering för Hässleholms del uppgår till kr (se bilaga 2). Potentiella kostnadsbesparingar vid minskning av icke-nödvändig ärendehantering Hässleholm Kostnad/ ärende Antal ärenden Total kostnad 10 % 190 kr kr kr Det rör sig om icke-nödvändig analog hantering av ärenden som skapas och hanteras digitalt. Den här siffran inkluderar arkiveringskostnaden för ärenden. 6 Framtidens Arkiv Förstudie 2013, Gävle Kommun. 7 Enligt mejlkonversatation Andreas Rönnqvist, Gävle kommun,

80 7(40) Dessa kvalitativa nyttor är svåra att realisera och därför har man i Gävle valt att bara tillgodoräkna sig 10 % dessa, eftersom att en stor del av effektiviseringen troligtvis kommer att gå till andra arbetsuppgifter samt ökad kvalité på arbetet. Besparingen för Hässleholms kommun uppgår då till kr/år (se bilaga 2). Nyttor p.g.a. kortare ledtider En annan viktig del är att e-arkivet kan ge kortare ledtider. Med ett fullt fungerande e-arkiv förkortas ledtiderna för återsökning av ärenden, vilket resulterar i att handläggningen av ärenden och utlämnandet tar mindre tid. Utifrån Gävles beräkningsmodell borde Hässleholms kommun kunna skapa nytta av ett värde på kr för minskade ledtider. Detta är rent arbetstidsrelaterade nyttor, utöver det skapar kortare ledtider även nöjdare allmänhet. Allmänheten förväntas bli mer positiv till kommunen om de känner att kommen har en effektiv förvaltning och att man därför får vänta kortare tid för att få ut de handlingar man begär ut.8 Nyttor genom verksamhetsutveckling och förbättrad skadehantering I Gävles förstudie räknades även med två områden som i beräkningsmodellen heter verksamhetsutveckling och skadehantering/badwille. Badwillkostnad beräknas baserat på vad det kostar att garanterat nå en medborgare med en reklamsatsning. Detta kan variera beroende på marknadens kostnader. Antalet arkiverade ärenden som skadats på något sätt har tagits fram genom kontakt med arkivarierna och registratorerna och bör kunna anses vara ganska generella över hela Sverige.9 Med de här delarna skulle exempelvis Hässleholms kommuns nyttor uppgå till kr/år. 3.2 Sammanfattning nyttor Förstudiens arbetsgrupp har valt att räkna på ett alternativ där man har väljer bort de delar som anses för osäkra (badwill-, rekryteringskostnad samt minskade kostnader för sjukskrivningar). Hässleholms kommuns nyttor uppgår då till ett värde av kr/år. Dessa exempel är lågt räknade i och med att det enbart är 10 % av de svårberäknade nyttorna, som består av icke-nödvändig analog hantering av digitalt material. Två viktiga saker att påpeka när det gäller nyttokalkyler för e-arkiv är att de flesta organisationer redan betalar alla dessa kostnader men de syns inte. Den andra är att de stora vinsterna finns i avställandet av gamla system och effektivare tidsanvändning.10 Avställande av gamla system är enligt flera andra förstudier de största besparingarna vid införande av e-arkiv.11 Enligt Skåne Nordosts IT-enheter finns det idag inte så många föråldrade system som behöver avställas, detta då man är duktiga på att migrera data till nya system. Ur arkivsynpunkt finns det en risk med att migrera data från ett verksamhetssystem till ett annat i och med att en migrering nästan alltid för med sig någon form av informationsförlust eller 8 Framtidens Arkiv Förstudie 2013, Gävle Kommun. s Framtidens Arkiv Förstudie 2013, Gävle Kommun. s Enligt mejlkonversation Andreas Rönnqvist, Gävle kommun, Förstudie e-arkiv - Eskilstuna, Strängnäs, Enköping Bilaga Nyttoanalys s. 1

81 8(40) minskade sammanställningsmöjligheter. Utifrån Skåne Nordosts perspektiv är det därmed framförallt effektiviseringar med bland annat minskad icke-nödvändig manuell hantering och kvalitetssäkring som är de stora vinsterna. 3.3 Öppna data En utveckling som möjliggörs av införande av e-arkiv är öppna data. Öppna data består av stora mängder data som tidigare var svårtillgängliga, i huvudsak myndighetsinformation, och som nu på grund av PSI-direktivet12 görs mer åtkomlig för företag och allmänhet. Riksarkivet har t.ex. fått i uppdrag att inrätta och förvalta en gemensam portal för information från statliga myndigheter. Huvudsyftet med att göra informationen mer tillgänglig är att företag och allmänhet ska kunna använda den som rådata i nya digitala tjänster. EU beräknar att värdet för dessa digitala tjänster kan vara så högt som 40 miljarder Euro per år. E-arkiv är en viktig byggsten för att tillgängliggöra och hantera öppen data effektivt.13 PSI-direktivet: Myndigheter bör tillgängliggöra sina offentliga data för vidareutnyttjande, fritt eller enligt standardiserade och generösa villkor, för att bidra till ökad öppenhet i offentlig förvaltning och bättre service. 13 SKL rapport Framgång med e-arkiv s

82 UTKAST Hässleholms kommun 9(40) Datum Diarienummer KLK 201 7/51 Handläggare Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Kommunledningskontoret Kansliavdelningen Behovsanslys Hässleholms kommun Genom en enkät ställd till kommunens verksamheter har vi försökt ta reda på vilket behov av e-arkiv som m an upplever att man har ute i verksamheterna. De kommungemensamma systemen redovisas under "Kommunledningskontoret". I vilka verksamhetssystem skapar och hanterar ni allmänna handlingar? Arbetsmarknad och kompetensutveckling Barn och utbildningsförvaltningen Hur mycket information som ska bevaras ftnns idag bara lagrat digitalt (inte utskrivet på papper)? Och hur lång tid och vilken arbetsinstats uppskattar ni att det skulle ta att skriva ut och arkivera det som bara ftnns digitalt? Procapita Finns det gamla system som bara h ålls vid liv för att ni ska kunna komma åt informationen i dem? Planerar ni att byta verksamhetssystem inom de närmaste 3 åren? Nej Winess övergår till Public 360 Det finns inga gamla system som är unika för barn- och utbildningsförvaltningen som endast hålls vid liv för att bevara dokumentation (om det gäller för Ja troligtvis schoolsoft Wirres s GWA Samverka.nu Wirress/ Public 360 Procapita PMO schoolsoft Det är omöjligt att värdera vilken arbetsinsats det skulle medföra att skriva ut allt som finns i verksamhetssystemen och som ska bevaras. En mycket grov bedömning Kommunledningskontoret l Kansliavdelningen Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Winess övergår till Public 360

83 10(40) Skola 24/Novaschem (kommer tillsvidare att förvaras i Public 360) är att - om all historik som finns i systemen idag skulle skrivas ut skulle det krävas minst en årsarbetare inom barn- och utbildningsförvaltningen för att löpande skriva ut och arkivera dokumentation. något kommungemensamt system måste andra kunna besvara), men det är inte osannolikt att problemet uppstår vid en framtida upphandling. Vi har allmänna handlingar i vårt verksamhetssystem FRI. Det mesta som finns i FRI är sådant som ska bevaras. Att skriva ut och arkivera detta är en orimlig uppgift. Vi har inga gamla system som hålls vid liv bara för att kunna komma åt informationen i dem. Nu med Public 360 digital ärendehantering. Lönelistor fr.o.m. 1997, skannade fakturor, rekryteringshandlingar. Arkivförteckning. Gamla webben och intranätet. Lönesystem: Capella, IFS (tittarbehörighet) Idag skriver vi ut allting på papper, vilket innebär en jättestor arbetsinsats då de flesta handlingar idag inkommer digitalt via e - post. Vi har inga andra verksamhetssystem som hålls vid liv idag. Fritidsförvaltningen Kommunledningskontoret inklusive de kommungemensamma* Winess/Public 360* Troman/Valman Visual Arkiv Wärna Wisma/Personec* Adato* Winlas* HR-supporten* Flexite* SiteVision* HR-support* Vi planerar att byta verksamhetssystem inom de närmsta tre åren. Kulturförvaltningen Miljökontoret Miljökontoret använder ECOS (leverantör Sokigo) och planerar att uppgradera till ECOS2 under årsskiftet 2017/2018. I samband Miljökontoret använder ECOS (leverantör Sokigo) och planerar att uppgradera till ECOS2 under

84 11(40) Omsorgsförvaltningen med detta kommer vi även att helt gå över till digital ärendehantering samt köpa in Sokigos AGS som mellanarkiv. Eftersom vi gör detta arbete löpande är det omöjligt att uppskatta tiden. Procapita Alla våra journaler är endast lagrade digitalt. Det är inte hanterbart att skriva ut journalerna på papper. Vi kan se att vi har ett behov av sekretess e - arkiv. Nej Vi har inte planerat att byta ut Procapita däremot ska vi byta gränssnittet i verksamhetssystemet. Förvaltningsspecifika: Viva, AlkT, Taqs(tolk-program), BOSS (Budget och skuldrådgivningen), Journal digital, ASI - net, C2 Idag finns inget som ska bevaras lagrat digitalt. Det som ska bevaras skrivs ut när ärendet är avslutat. Endast det som är gallringsbart avseende klienter lagras digitalt fram tills gallring. Tiden går inte att beräkna. Det är en avsevärd mängd handlingar som ska bevaras. Nej Helst inte (nej) Övervägandedokument registreras och skapas i vårt ärendehanteringssystem ByggR. Vi har hittills skrivit ut i papper det som ska bevaras, vilket kräver stor arbetsinsats och är tidskrävande. Sbk har stort behov av mellanarkiv, vilket planeras att införas under Handlingar som ska gallras finns till viss del endast digitalt i ByggR. Nej Nej På fastighet, projekt, exploatering, gata/trafikavdelningarna så har vi Nej Nej årsskiftet 2017/2018. Räddningstjänsten Socialförvaltningen Stadsbyggnadskontoret Handlingar till byggnadsnämden hanteras via vår digitala kallelse RXnämnd som är direkt kopplat mot, och hämtar information, från ByggR. Tekniska förvaltningen Public 360 Winess övergår till Public 360

85 12(40) ofantliga mängder information som inte finns i pappersformat. Arbetsinsatsen beräknas till en heltidsanställd under 1 år tid. Hässlehem AB Hässleholms Industribyggnads AB Hässleholm Miljö AB Hässleholms Vatten AB

86 UTREDNING Hässleholms kommun Datum Diarienummer KLK2017 /51 Handläggare Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Kommunledningskontoret Kansliavdelningen emilia. se Det som framkommer tydligt i svaren är att det finns ett stort behov av e-arkiv i Hässleholms kommun, framförallt i och med övergången till en allt mer digital ärendehantering. Det upplevs som ett problem att arkivera i papper när resten av hanteringen är digital. Det kostar tid, papper och pengar, samt hyllmeter att arkivera analogt. Det finns en stor risk att verksamheterna därmed låter bli att arkivera de allmänna handlingar som ska bevaras för vår framtid, och därmed bryter mot lagen. Miljökontoret ska under 2017 byta från ECOS till ECOS2. I samband med det ska de övergå till en helt digital ärendehantering och köpa in Sokigos AGS som mellanarkiv, eftersom ECOS2 enligt uppgift från leverantören inte uppfyller kraven på långtids bevarande. De menar att "behovet av ett vål fungerande e - arkiv å r enormt) sårskilt som kraven på en enklare1 iffektivare och öppnare digital fijrvaltning ökar." I och med att de skriver ut handlingar kontinuerligt är det svårt att uppskatta kostnaden. stadsbyggnadskontoret är en av de förvaltningarna som har kommit längst när det gäller övergången till digital ärendehantering. De anger att: "Många dokument kommer idag in i digital form. Övriga dokument som kommer in i pappersform skannas innan de registreras. Handliiggningen sker mer och mer i digital form. Vi har hittills skrivit ut i papper det som ska bevaras) vilket kriiver stor arbetsinsats och iir tidskriivande. stadsbyggnadskontoret har ett stort behov av mellanarkiv, vilket planeras att införas under Både miljö- och stadsbyggnadskontoret har behov av sina handlingar under en lång tid och kommer därför upphandla mellanarkivslösningar under Trots det har de ett behov av att kommunen skaffar ett digitalt slutarkiv, annars riskerar de att behöva skriva ut allt i alla fall i slutändan. Omsorgen: "Alla våra journaler år endast lagrade digitalt. Det år inte hanterbart att skriva ut journalerna på papper.)) Från och med så ska alla HSL-journaler14 bevaras (tidigare har man bevarat ett urval av dessa journaler för forskning, nämligen journaler för personer födda den S:e, 15:e eller 25:e varje månad). Detta kommer att göra att antalet pappershandlingar kommer att öka markant i snabb takt. Omsorgsförvaltningen och kommunarkivet håller på att diskutera hur detta skulle kunna hanteras genom att man övergår till en allt mer digital hantering, men för att detta ska vara möjligt krävs att det finns ett digitalt slutarkiv. 14 Journaler som skapas i samband med insatser utifrån Hälso- och sjukvårdslagen inom äldreomsorgen. Kommunledningskontoret l Kansliavdelningen Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

87 14(40) Tekniska förvaltningen har på fastighet-, projekt-, exploatering-, gata/trafikavdelningarna stora mängder information som inte finns i pappersform. Skulle detta behöva arkiveras på papper så beräknas arbetsinsatsen till en heltidsanställd under 1 år tid. Barn och utbildningsförvaltningen menar att: det är av mycket stor vikt för barn- och utbildningsförvaltningen att frågan om E-arkiv löses, då vi för närvarande förvarar att stort antal handlingar i verksamhetssystemen, utan utskrift på papper, som vi ska bevara enligt dokumenthanteringsplanen. Det är omöjligt att värdera vilken arbetsinsats det skulle medföra att skriva ut allt som finns i verksamhetssystemen och som ska bevaras. En mycket grov bedömning är att - om all historik som finns i systemen idag skulle skrivas ut skulle det krävas minst en årsarbetare inom barn- och utbildningsförvaltningen för att löpande skriva ut och arkivera dokumentation. Det finns inga gamla system som är unika för barn- och utbildningsförvaltningen som endast hålls vid liv för att bevara dokumentation, men de menar att det är inte osannolikt att problemet uppstår vid en framtida upphandling. Det är t ex aktuellt att upphandla lärplattform om några år (vår nuvarande är Schoolsoft och det är en öppen fråga om det skulle bli en annan efter upphandling, då det finns ett stort utbud). Om vi då inte har löst frågan om E-arkiv, dvs hur vi ska bevara de dokument i Schoolsoft som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras, uppstår frågan om vi ska köpa någon tjänst från Schoolsoft enbart för att komma åt gamla dokument. I kommunen finns det få system som hålls vid liv bara för att man ska kunna komma åt informationen i dem, men indikationen är att det troligtvis kommer bli fler inom en snar framtid när en del av dagens system kommer att bytas ut.

88 15(40) 5. Mellanarkiv Hässleholms kommun har ett stort behov av e-arkiv, framför allt ett digitalt slutarkiv. De flesta förvaltningarna och bolagen i Hässleholms kommun ska övergå till att använda Public 360 när det gäller ärendehantering och registrering av allmänna handlingar. I Public 360 finns det en mellanarkivsfunktion, stadsbyggnadskontoret och miljökontoret som står utanför Public 360 håller på att upphandla egna mellanarkivslösningar. Därmed har de akuta behoven av mellanarkiv i Hässleholms kommun avhjälpts. Frågan om mellanarkiv kan därför komma att hanteras olika på olika förvaltningar. Givetvis bör kommunarkivet vara med i diskussionerna även om det är myndigheterna som ansvarar för eventuella mellanarkivlösningar (se bild). Andra verksamhetssystem som behöver avställas på grund av rådande lagstiftning är till exempel socialförvaltningens system för personakter. Denna typ av system har inget behov av mellanarkivslösningar i och med att verksamheten inte får ha tillgång till informationen i mer än 5 år efter avslutande. 15 Den typen av verksamheter har behov av ett slutarkiv dit de kan leverera sitt material när det inte längre ska finnas i verksamheten. 6. Omvärldsanalys Frågan hur kommuner ska hantera och bevara digitala allmänna handlingar är något som har diskuterats i många sammanhang i olika konstellationer under de senaste åren. Sedan e-arkivgruppen inom Skåne Nordost tog fram sitt underlag har flera förstudier avslutats till exempel inom Skåne Nordväst och Kalmar läns kommuner och flera kommuner har kommit längre i sitt e-arkivarbete. En del kommuner har avropat system för långtidsbevarande på SKIs ramavtal antingen som tjänst eller produkt, bland annat Malmö, Helsingborg, Mölndal, Nacka, Lidingö, Jönköpings läns kommuner och Bertafemman. 6.1 Förstudier i Skåne Förstudie kring e-arkiv inom kommunerna i Skåne sydväst Förstudien kring e-arkiv inom kommunerna i Skåne sydväst var ett samarbete mellan kommunerna Burlöv, Eslöv, Kävlinge, Lomma, Skurup, Svedala och Staffanstorp. 15 Socialtjänstlagen som kräver tvingade gallring av personakter 5 år efter avslutat ärende.

89 16(40) Utifrån de aktiviteter som genomförts inom förstudien kunde de konstatera att earkivet kommer att bidra till minskade IT-kostnader samt minskade kostnader för manuell hantering och arkivering. I förstudien konstateras även att nyckeln till framgång, i dessa sammanhang, är samverkan. Efter avslutad förstudie arbetar kommunerna vidare var för sig, Eslövs kommun har t.ex. valt att skriva på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till Sydarkivera. Scanarkiv Nytt projekt för e-arkiv i Skåne initierades under Projektet har samlat 15 kommuner från Skåne till en förstudie om e-arkiv; nämligen Bjuv, Höganäs, Hörby, Klippan, Landskrona, Lund, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla, Trelleborg, Ystad, Åstorp, Ängelholm samt Örkelljunga. Förstudien kommer att pågå under 6 månader och avslutatas i juni Förstudien ska bland annat undersöka olika möjliga samverkansformer för en gemensam organisation med tillhörande e-arkiv samt undersöka vilka samverkansformer som är fördelaktiga utifrån ekonomiska, personella, juridiska, tekniska och administrativa synvinklar. För flera av kommunerna som ingår i studien så utgör den det första arbetet med e-arkiv och långsiktigt bevarande. Vi fick erbjudande om att delta, men i och med att Hässleholm redan har varit med i ett projekt och genomfört en förstudie om earkiv under 2014 där liknande frågor behandlades, så var det inte aktuellt för oss att delta. Det är ännu oklart hur en eventuell framtida organisation ska se ut, eller när den kommer att vara på plats. Det tar tid att bygga upp en organisation och knyta personer med rätt kompetens till den. Scanarkiv har ambitionen att få till en gemensam mellanarkivslösning för sina kommuner samt få till en samlokalisering av analogt material. Man vill ta över hela arkivmyndighetskapet och sammanföra även de analoga arkiven för att kunna lösgöra fler resurser och få ett mervärde. Det är upp till politiken/styrgruppen att avgöra om de ska köpa in en produkt eller utveckla en egen lösning i öppen källkod. Målet att är att få till en kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv. Först vill man få organisationen på plats sen kommer den tekniska lösningen. Förstudien kommer troligtvis hamna i samverkansform IV i SKLs rapport (se tabell s. 26) Gemensam tjänst och myndighet. Utifrån en grovkalkyl skulle Hässleholms kommun få betala en medlemsavgift på kronor (varav kronor återgår till Hässleholm som deponeringsavgift) Att köpa e-arkiv som produkt eller tjänst Det är flera kommuner som har köpt in e-arkiv antingen som produkt eller tjänst. Många av de som in har köpt in e-arkiv poängterar verksamheternas tillgång till sin information vilket gör att fokus i dessa upphandlingar ligger på olika mellanarkivslösningar och ett steg i riktning mot slutarkivering. Hur man än gör när man upphandlar en lösning så blir man leverantörsberoende vilket gör att man inte har svårt att leva upp till de krav som internationella standarderna inom området ställer på ett system för långtidsbevarande. 16 Paul Bergström projektledare för Scanarkiv, , KLK 2017/51-61

90 17(40) Helsingborg Ida Infront har tecknat avtal med Helsingborgs stad om att leverera e-arkiv som produkt. Det är ett treårigt avtal, med ett ordervärde på ca kr.17 Jämför samverkansform II i SKLs rapport (se tabell s. 26) standardsystem. Helsingborgs stad har under en längre tid arbetat med e-arkivfrågan inom ramen för samarbetet inom Skåne Nordväst, vilket nu har lett fram till ett internt projekt med uppdrag att implementera ett e-arkiv som produkt i Helsingborg. Projektet ska ansvara för den tekniska installationen och konfigureringen av det digitala arkivet. Projektet ska även bistå staden i arbete med att skapa rutiner för import av digitaliserat material samt tillhandahålla resurser för att hantera det initiala importarbetet till e-arkivet. Projektet ska säkerställa att framtida behov av ett närarkiv/mellanarkiv går att införa i samma lösning som slutarkivet. Projektet ansvarar för upphandling av produkten. E-arkivet avropas på SKLs ramavtal och installeras i stadens lokala IT-miljö. Helsingborgs stad kommer att ansvara för driften av produkten efter godkänd leverans. Under 2016 genomförs ett införandeprojekt där produkten upphandlades, implementerades och godkändes samt exporterade och arkiverade ett verksamhetssystem i e-arkivet. År 2017 ansluts Pilot 2 och Pilot 3 till e-arkiv. År 2018 avslutas projektet med överlämning av e-arkivet till förvaltande organisationen, Stadsarkivet. Kostnadsbilden är svår att definiera då den kommer att variera utifrån det antal verksamhetssystem som lagrar information som ska bevaras för all framtid. Man har utgått från att staden har 30 system som lagrar information som behöver arkiveras genererar detta en cirka kostnad på kronor. Om det blir 30 system eller inte är svårt att förutse idag. Kostnaden på cirka kronor inkluderar följande: Licenskostnad för systemet Underhåll/service av systemet (baserat på en 5 års period) Arkivering från 30 verksamhetssystem Uttag ur 30 verksamhetssystem (här går det att göra besparingar med ITutvecklings kompetens) Driftkostnad (ej inkluderad) De resurser som e-arkivprojektet ser sig behöva (notera att kostnaden ovan inte innehåller interna resurser/personalkostnader): 17 Projektledare: (löpande arbete)

91 18(40) Stadsarkivet (löpande arbete främst vid upphandling, dokumentering av anslutningsprocess, införande av systemet, anslutning av Pilotprojekt och förvaltning av systemet) IT-utveckling (löpande arbete) Pilot/Diariet (när behov uppstår) Arkivansvariga på förvaltning (när behov uppstår och då enstaka förvaltning) IT-drift (när behov uppstår) Stadsjuridiska enheten (när behov uppstår) Upphandlingsenheten (när behov uppstår) Projektkommunikatör (SLF löpande vid behov) Projektekonom (SLF löpande i projektet) Helsingborgs stadsarkiv har en helt annan grundbemanning än Hässleholms kommunarkiv. 6 arkivarier, 1 arkivsekreterare, 1 arkivpedagog samt 6 arkivassistenter. Malmö Malmö stad har köpt in ett e-arkivsystem från R2B Software, Marshal OAIS. Malmö stadsarkiv har två anställda som är vigda till e-arkivet. Enligt enhetschef Petter Björkstrand behövs för förvaltning inklusive drift: ca 1 heltidstjänst plus serverkostnad. Lite beroende på hur Stadsarkivet/motsvarande väljer att arbeta: beställare eller utförare, vem kan genomföra sökningar mm. Han menar även att licenser för själva systemet ligger på mellan per år, och att inleveranser: kostar ca /leverans (beroende på hur många timmar konsulter behövs, samt de avtal för konsultkostnader som finns). Jämför samverkansform II i SKLs rapport (se tabell s. 26) standardsystem. Nacka Nacka kommun avser att gå över till att arkivera information digitalt. Det handlar om information som finns i digital form i befintliga verksamhetssystem och i system som bara är i drift för att det inte går att arkivera informationen digitalt. Att skanna in handlingar som redan arkiverats i pappersformat ingår inte. Vinsterna med ett e-arkiv är främst att information blir enklare att söka och ta del av, samt att gamla verksamhetssystem kan avvecklas. Kommunen har en stor mängd IT-system och 30 har identifierats att vara de som primärt ska anslutas till ett e-arkiv. Anslutningen av system behöver spridas över sex år och den totala kostnaden beräknas bli ca 25 mkr. I underlaget budgeten för 2015 till 2017 anges att kommunstyrelsen avser att avsätta 10 mkr per år för bland annat införande av e-arkiv. För åren 2018 till 2021 behöver 4 mkr avsättas per år. Nacka och Värmdö kommun har ett samarbete kring införande av e-arkiv. Kommunerna kommer att göra en gemensam förnyad konkurrensutsättning. Det har skett ett gemensamt arbete med att precisera kraven. Målsättningen är att köpa samma system från samma leverantör, men att varje kommun svarar för hur driften av systemet ska ske. Jämför samverkansmodellen modell III Gemensam upphandling (se tabell s. 26).

92 19(40) Mölndal Kostnaden för att införa ett centralt e-arkiv beräknas till kr. Vidare innebär driften av systemet en årlig kostnad på kr/år. Införandet av ett centralt e-arkiv kommer innebära en besparing i arbetstid om man säkerställer att e-arkivet kan hantera och bevara de digitala bygglovshandlingar som idag förvaras på gemensam server. Inför införskaffandet av e-arkivet så har personlen utökats från en till två arkivarier. Investering: Totalt licens (serverlicens samt invånarlicens) kr ( kr). Leverantörens införandeprojekt (installation, anpassningar, utbildning, m.m.): kr. En del av anpassningarna i införandet är specifikt för Stadbyggnadsförvaltningens ändamål. Stadbyggnadsförvaltningen kommer därför att bidra med kr till införandeprojektet. Drift: Underhåll/support kr/år, interna driftskostnader kr/år, utveckling kr/år vilket ger totalt kr/år. Utöver det tillkommer kostnader för leveranser Mathias Krusell, arkivarie, menar att Vad leveranser kostar är väldigt svårt uppskatta, kostnaden att få in informationen i earkivet är ganska lätt att få en bild av men x - faktorn är framförallt hur informationen är strukturerad i verksamhetssystemet som ska leverera. Hur mycket arbete från den som byggt verksamhetssystemet måste lägga för att förstå hur informationen ska kunna exporteras osv. Det kan vara både ett fastpris på tkr eller ett utredningsarbete där det betalas per konsulttimme. Utöver det tillkommer konsultkostnader för bolag och förvaltningar när verksamhetssystem i framtiden ska integreras med e-arkivet. Jämför samverkansform II i SKLs rapport (se tabell s. 26) standardsystem. Lidingö Lidingö har anställt en e-arkivarie som ska förvalta och utveckla e-arkivet. Earkivet ägs av it-strategen och licenskostnaden tillhör systemägarrollen. Stadsarkivets kostnader för arbetet med e-arkiv fördelas på förvaltningarna genom en snurra som staden använder (de är en beställar-/utförarorganisation där arkivet befinner sig på utförarsidan). Lidingö kommun har valt att avropa ett earkiv på SKIs ramavtal. Samverkansform II i SKLs rapport (se tabell s. 26) standardsystem. Införandekostnad kr, inklusive installation av e-arkivsplattform, utbilning av 3-4 administratörer, uppsättning av tre integrationer/inläsningar av tre verksamhetssystem. Årlig kostnad kr, där ingår nyttjanderätt för 5 administratörer och 10 anslutna system. Att man kunde hålla kostnaderna nere var på grund av att man inte behövde ta hjälp av konsulter eller leverantörer eftersom kompetensen fanns inom organisationen. När det gäller anslutningarna till e-arkivet så har man bestämt att verksamheterna själva står för de kostnader som kan uppstå om det krävs insatser från deras

93 20(40) leverantörer. Likadant om det krävs support utöver avtalet eller då det blir aktuellt att släppa på fler handläggare som administratörer eller användare i och med att de då behöver beställa mer utbildning. Maria Bing, stadsarkivarie på Lidingö kommun menar att det är svårt att svara på vad framtida anslutningar kan kosta. Allt är beroende av leverantörens kunskap om arkiveringsfrågor, systemets ålder, verksamhetens kompetens och behov. Stockholms stad brukar ange kr, men i en kommun med begränsat skatteunderlaget, så är det en omöjlighet att betala så mycket per system. Därför måste de försöka få ut information genom de rapporter som oftast finns i system. Jönköpings län E-utvecklingsrådet i Jönköpings län driver ett projekt om införande av ett länsgemensamt e-arkiv för länets kommuner, där målbilden är en, gemensam, lösning för digitalt bevarande. Regionens roll blir att vara värd för e-arkivet, men kommunerna är själva arkivmyndighet. Det betyder att informationsägarskapet och det ansvar som följer av detta kommer att ligga kvar på kommunen. Detta ställer också krav på systemet att kunna hantera olika arkivmyndigheter i samma system. Man uppskattar att etableringskostnaden bör vara i storleksordningen kr och att drift- och förvaltningskostnaden (inklusive avskrivningar och underhållsavtal) bör vara i storleksordningen kr per år. Utöver detta tillkommer kostnader för att ta emot paket, vilket bedöms till i storleksordningen kr per år. Finansiering sker genom de arkiverande myndigheterna i respektive kommun, där grundprincipen är att utgå från respektive kommuns invånarantal. Lämplig avtalsperiod är fem år med fast avgift under avtalsperioden. Inleveranstjänster bekostas av respektive avställande kommun. Tanken är att tjänsten e-arkiv ska innehålla funktionerna: - Arkivsystemet (licenser, installation). - Drift av systemet (servrar, lagring, backup etc). - Förvaltning av systemet (uppdateringar, strategier för långtidslagring etc). - Resurser för att ta emot inlämnade informationspaket. - Resurser för att hantera tillgång till systemet (behörigheter etc). En partsgemensam styrgrupp ska tillsättas för att hantera förvaltning och uppföljning av samverkansavtalet. Styrgruppen har rollen som systemägare för earkivet. Styrgruppen utser systemförvaltare. Respektive kommun är arkivmyndighet och informationsägare av sin information. Kommunen är arkivmyndighet för sina arkivhandlingar. Kommunen ansvarar för sin egen arkivhantering vilket bland annat avser arkivredovisning och

94 21(40) gallringsutredningar. Kommunen svarar fullt ut för skapandet av och kostnader för skapande av levererbara arkivpaket. Kommunen förbinder sig att tillämpa de standarder som styrgruppen definierar. Jönköpings läns modell med gemensam upphandling och service utan att medlemskommunerna överlämnar arkivmyndigheten till den gemensamma organisationen finns inte med bland samverkansformer (jmf tabell s. 26) som SKL tar upp i sin rapport Framgång med e-arkiv. Detta innebär att man som medlemskommun betalar till regionen för system och förvaltning av systemet, men kommunen står för alla förfrågningar samt allt kostnader som uppstår vid leveranserna till systemet. Bertafemman Bertafemman (Sollentuna, Upplands Väsby, Järfälla, Täby och Vallentuna) avropade e-arkiv som tjänst genom SKIs ramavtal (jmf samverkansform III s. 26). Ett totalpris för uppstart och införande hamnade på kr/kommun och i den ingår engångskostnad för installation, uteveckling, integration, utbildning och konsult- och övriga kostnader som uppstår i samband med införandet fram till acceptansgodkännandet. I priset ingår även första pilotanslutningen mot verksamhetssystem. Totalpriset för anslutningsprojekt för arkivering från verksamhetssystem/datakälla utförd av leverantör på uppdrag av kommunen blev kr/kommun. I priset ingår alla engångs-, utvecklings-, integrations-, konsults-, utbildnings- och övriga kostnader. Kostnaden för installation för arkivering utförd av leverantören från verksamhetssystem/datakälla hamnade på kr/system/kommun. Man har räknat på 30 utbildningsdagar för totalt deltagare inklusive reseoch boendekostnader, förberedelsetid, framtagning av utbildningsmaterial samt överlämnande av utbildningsmaterial, vilket ger en kostnad för utbildningar på * 30 =27000 kr/kommun. Konsultresurs inklusive rese- och boendekostnad landade på kr/timme och kommunerna har räknat på att de behöver 80 timmar var, vilket ger en kostnad på kr. Eftersom de avropade en tjänst så har de inga licenskostnader eller kostnad för hårdvara. Utöver engångskostnaden har de en månadskostnad på drygt kr för att använda tjänsten samt en månadskostnad på kr per arkiv18. Sedan tillkommer kostnad för lagrad information 2 kr/gb och månad. De kr/månad innefattar ett totalpris för e-arkiv som tjänst med fritt antal användare inklusive första pilotanslutning, underhåll, support, test- och utvecklingsmiljö samt support. De kr/månad avser ett tillägg per anslutning av verksamhetsystem/datakälla, en kostnad som kommer öka i takt med att kommunen kopplar fler och fler verksamhetssystem/datorkällor till e-arkivet. Lagringskostnaden på 2 kr/gb är den kostnad som beräknas öka mest från år 1 till år 8. I lagringskostnaden ingår kostnad för trafikavgifter och backup. 18 Arkiv=verksamhetssystem som avställs.

95 22(40) Utöver kostnader för e-arkiv som tjänst tillkommer personalkostnader för de som ska förvalta, tillgängliggöra arkivet och svara på förfrågningar på materialet, samt kostnader för leveranser/exporter från verksamhetsystem. 6.3 Medlemskap i Sydarkivera Medlemskapet ger kommunen tillgång till teknisk infrastruktur och den kunskap som behövs för att införa ett e-arkiv. Ett medlemskap innebär också att Sydarkivera blir arkivmyndighet och därmed tar över ansvaret för den digitala informationen som ska bevaras. Sydarkivera ansvarar därmed för alla förfrågningar, sökningar och utlämnande av information och handlingar, samt eventuell sekretessutredning gällande det överlämnade materialet. Samverkansform IV i SKLs rapport (se tabell s. 26) Gemensam tjänst och myndighet. Vad får man om man ansluter till Sydarkivera? Att ansluta till Sydarkivera innebär att ansluta till organisation som redan är färdigt, dessutom har förbundet en teknisk plattform på plats som medlemmarna har börjat leverera digitalt arkivmaterial till. Kommunalförbundet har också en samlad kompentens som är svår att matcha. Inom Sydarkivera finns expertis på flera områden: arkiv, e-arkiv, informationssäkerhet. Det råder brist på dessa kompetenser nationellt och därmed svåra att rekrytera. Sydarkivera har en bevarandeplattform på plats, kunnig personal som förvaltar och utvecklar den. Sydarkiveras lösning är samma som används av både svenska och norska riksarkiven. När det gäller Sydarkivera så finns det en trygghet i att den beprövade plattformen. Dessutom är det ett system med öppen källkod vilket innebär att de inte blir beroende av någon leverantör. Sydarkivera har skapat ett starkt skydd till låg kostnad genom stor kunskap som gjort att man har kunnat pressa priset på hård och mjukvara dels för själva bevarandeplattformen och dels i leveransprojekten. Kostnad för medlemskap i Sydarkivera Anslutningssavgift Medlemsavgift 4 kr/invånare19 27kr/invånare/år20 Hässleholm kr kr I medlemsavgifterna ingår Sydarkiveras bastjänster (se nedan) medan anslutande tjänster kommer med en prislapp. Tillexempel på tjänster i anslutning till bastjänsterna som man kan välja att köpa till är: hjälp med informationssäkerhet, dataskyddsombud och liknande uppgifter. En engångsavgift, betalas Q för medlemskap 2018? Årsavgiften på 27 kr/invånare är baserad på Sydarkiveras nuvarande medlemsantal. Den kan komma att justeras men troligtvis kommer det inte bli dyrare än 27 kr/kommuninvånare. Medlemsavgiften betalas 4 gånger/per år, ett kvartal i förskott

96 23(40) Förbundets tjänster Målsättningen med förbundets verksamhet under den första etappen (år ) är att det ska finnas en grundplattform för e-arkiv på plats för att kunna börja ta emot löpande leveranser från och med den andra etappen (år ). Det är fem olika funktioner som ingår i förbundets bastjänster och i medlemsavgiften: 1. Leveranser avställning av information från verksamhetsystem för överlämnande till arkivsystem. Sydarkivera står för leveransutredningskostnader och de kostnader som uppkommer vid en överföring till bevarandeplattformen. Till exempel om leverantörens konsulter behöver anlitas eller andra specialister. Det som tillkommer för förbundsmedlemmarna är tid för verksamhetskunniga och systemförvaltare. 2. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildningar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. 5. Myndighetsfunktioner gallringsbeslut och riktlinjer. tillsyn, dokumenthanteringsplaner med Sydarkivera har även tagit på sig att förvalta klassificeringsstrukturen VerkSAM som Hässleholms kommun använder i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet Public E-arkivorganisation i egen drift E-arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt och inte i första hand ett it-projekt. E-arkivet, som den definieras i OAIS-modellen, är en organisation som behöver olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar, organisering, budget, lokaler, samt personal och/eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Dessutom behövs olika typer av tekniska stödsystem, e-arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst på SKIs ramavtal. Det krävs alltså system och kompetens för att hantera digital lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande oberoende av ursprungliga verksamhetssystemen Förstudierapport Kronoberg-Blekinge s. 73

97 24(40) Modell som beskriver e-arkivet Fördelar med att lösa e-arkivfrågan i egen regi är att kommunen förhoppningsvis skulle kunna få full kontroll över e-arkivet. Fast det är inte hela sanningen, köper man e-arkiv som produkt eller som tjänst så blir man beroende av leverantören. En stor utmaning med att bygga upp en egen e-arkivorganisation är att rekrytera rätt kompetenser som kan förvalta e-arkivet, eftersom det finns få personer med erfarenhet inom området. De som har erfarenheten är eftertraktade och svåra att rekrytera. Det är ett stort åtagande att ta på sig ansvaret för att bevara digitalt material för kommande generationer, det handlar inte bara om att vi ska kunna läsa informationen om tio eller femtio år. Informationen ska hållas intakt, autentiskt, spårbar och läsbar i flera hundra år framåt i tiden. De kompetenser som behövs för att driva och förvalta ett e-arkiv/system för långtidsbevarande är många: arkivarie(r) handling) bevarandestrateg (värdering av information) informationssäkerhetsexpert systemförvaltare it-tekniker (tillsyn, utbildning/rådgivning/utlämning av allmän Utöver personella resurser så krävs en del investeringar: System för bevarande/e-arkiv inköp och licenser/utvecklingskostnader

98 25(40) Serverhallar, det krävs lagringsmöjligheter på minst två skilda platser för att leva upp till krav på säkerhet. Kostnader för leveransprojekt för bland annat konsultkostnader, eventuellt både för export, paketering och import. Förstudien Kronoberg-Blekinge kom fram till att en minsta möjliga förvaltningsorganisation för ett e-arkiv är tre personer. Det behövs en person som ägnar sig åt projekt i samband med leveranser från verksamhetssystem, eller att ansluta system till e-arkivet. Det handlar om projekt som involverar både arkivet, verksamheten som vill leverera information, leverantörer och eventuella konsulter. Utöver det behövs en traditionell arkivarie som kan värdera informationen. Det vill säga avgöra vad som egentligen ska bevaras och vad som ska gallras. Arkivarien kan bestämmelser, riktlinjer och rekommendationer som gäller för informationshantering i offentlig förvaltning och hanterar också offentlighet- och sekretess, forskarservice och så vidare. Till sist behövs en mer tekniskt orienterad person. En it-arkivarie eller utvecklare som kan hantera anpassningar av arkivsystemet (XML-scheman och valideringar) och vara med vid kravställning av leveranser och utveckling av arkivsystemet.22 Det är inte rimligt att Hässleholms kommun själva ska utveckla ett system för bevarande, utan skulle vi gå vidare i egen regi så skulle vi behöva upphandla earkiv antingen som produkt eller som tjänst. SKL/SKI håller just nu på att ta fram ett nytt Ramavtal för e-arkiv. Upphandlingen syftar till att täcka kommunernas behov av e-arkivering med bred omfattning av produkter och tjänster. Genom förenklat avropsförfarande underlättas införandet, förvaltningen och utvecklingen av e-arkiv. Kommande ramavtal ersätter E-arkiv 2013 som löper ut november Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalet från 2013 gällde i tre år med option på ett år till. Avtalet kunde tecknas på åtta år med leverantörerna. Långsiktigt digitalt bevarande är fortfarande ett relativt nytt område. Det innebär att det inte finns så många väl beprövade lösningar. Vilket i sin tur innebär att det kräver specialistkompetens hos kommunen för att hantera e-arkivet. Detta gör att det är svårt för en kommun i Hässleholms storlek att knyta rätt kompetenser till sig. Det är den främsta anledningen till att styrgruppen för förstudien inom Skåne Nordost rekommenderade ett större regionalt sammabete i e-arkivfrågan. Men även om vi samarbetar eller går med i ett kommunalförbund så behöver Hässleholms kommun som deltagande organisation ha någon på hemmaplan som kan kommunens verksamhetssystem och informationshantering. I en gemensam organisation kan flera vara med och dela på de specialister som behövs för att bygga upp ett e-arkiv. Dessa gemensamma resurser kan stötta de resurser som finns på hemmaplan. Om vi skulle avropa ett eget e-arkiv från SKI Kommentus RAM-avtal för e-arkiv får man räkna med att upphandlingen är i samma klass som upphandlandet av ett dokument- och ärendehanteringssystem fast ännu mer omfattande i och med att Förstudie Kronoberg-Blekinge s ( )

99 26(40) det ska täcka hela kommunens hantering och bevarande av digitala allmänna handlingar. Dessutom måste detta i enlighet med gällande lagstiftning konkurrensutsättas med jämna mellanrum. 8. E-arkiv i Hässleholms kommun E-arkiv är en funktion för långsiktigt bevarande av elektronisk verksamhetsinformation. Funktionen kan ta emot, vårda och tillgängliggöra den bevarade informationen över tid. I funktionen ingår såväl tekniska lösningar som administrativa processer med tillhörande resurser. (Caspar Almalander, projektet E-arkiv och e-diarium)24 Att skaffa e-arkiv handlar inte bara om att upphandla ett it system. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e arkiv som teknisk lösning. Det finns olika strategier när det gäller e-arkivs arbete i landets kommuner, hur man organiserar sig och samverkar. Vilken variant man väljer beror på flera olika faktorer, dels storlek på kommunen och vilka kompetenser inom e-arkivområdet som finns inom organisationen. För Hässleholms kommun gäller fortfarande rekommendationen från förstudiens styrgrupp En större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion. Jämför med samverkansform IV Gemensam tjänst och myndighet i modellen nedan. 24 SKL rapport Framgång med e-arkiv s.13

100 27(40) Samverkansfor m Benämning I II III IV V Egen utveckling Standardsyste m Gemensam upphandling Gemensam tjänst och myndighet Serviceorganisation Beskrivning e-arkiv utvecklas och underhålls av den enskilda offentliga organisation en antingen internt eller via tredje part. Standardsystem för e-arkiv som utvecklats av en leverantör och erbjuds som en produkt eller tjänst till flera offentliga organisationer. Ett ramavtal med en eller flera leverantörer av earkiv etableras för flera offentliga organisationer. En gemensamt ägd organisation ansvarar för e arkiv i form av en digital tjänst för medlemmarna. En självständig offentlig organisation erbjuder en centraliserad digital tjänst för e-arkiv till andra offentliga organisationer. Fördelar Full autonomi Ett primärt syfte Skräddarsytt system Ekonomiska skalfördelar Testad erfarenhet och kunskap Modern teknologi Service och support Ekonomiska skalfördelar Förenklad upphandling Delade systemkrav Ekonomiska skalfördelar Specialiserad förmåga Interoperabilitet Informations - kvalitet Samverkans karaktär Begränsad samverkan Teknologi Teknologi och avtal Ekonomis ka skalfördela r Gemensa m förmåga Interoperabilitet Informatio ns- kvalitet Öppen data Teknologi, avtal och service Teknologi, kontroll och service Ansvar för standardisering Individuell offentlig organisation Leverantör Grupp av offentliga organisationer Gemensam myndighet Central myndighet Exempel Region Skåne Ale kommun SKLs ramavtal Sydarkivera Statens servicecenter4 Tabell 1. Former för samverkan inom e-arkiv. Det är flera kommuner som har köpt in e-arkiv antingen som produkt eller tjänst, men de lösningarna ska mer ses som en mellanarkivlösning och ett steg i riktning mot slutarkivering. Det Hässleholms kommun har behov av är ett slutarkiv och där ser vi Sydarkivera som den bästa lösningen. Hur man än gör när man upphandlar en lösning så blir man leverantörsberoende vilket gör att man inte kan leva upp till de krav som internationella standarderna inom området ställer på ett system för långtidsbevarande. Sydarkivera har däremot skapat en bevarande plattform utifrån det systemet som svenska och norska riksarkiven använder sig av i en öppen källkodslösning. Sydarkivera har en bevarandeplattform på plats, kunnig personal som förvaltar och utvecklar den. När det gäller Sydarkivera så finns det en trygghet i att den beprövade plattformen, dessutom är det ett system med öppen källkod vilket innebär att de inte blir beroende av en någon leverantör. 8.1 Arkivmyndighet Det har framkommit att det finns juridiska oklarheter gällande om en kommun kan ha mer än en arkivmyndighet, vilket skulle kunna bli konsekvensen av ett

101 28(40) medlemskap i Sydarkivera. Kommunalförbundet tar över arkivmyndighetskapet för digitala allmänna handlingar medan medlemskommunerna har kvar arkivmyndighetskapet för det analoga materialet. SKL har utrett huruvida en kommun kan ha två arkivmyndigheter (en för analoga handlingar och en annan för digitala handlingar) och kommit fram till att det bara kan finnas en arkivmyndighet för kommunen. Kommunalförbundet Sydarkivera är det första kommunalförbund som bildas som en gemensam arkivorganisation. Utgångspunkten har varit delad arkivmyndighetsfunktion mellan Sydarkivera (tillsyn och överlämnade elektroniska arkiv) och förbundsmedlem (överlämnade pappersarkiv). Detta koncept togs fram av arbetsgrupp och styrgrupp i projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge ( ) med juristgruppen i Kronoberg och Blekinge som referens. Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sin allmänna information fram tills att den överlämnas till en arkivmyndighet. Enligt bestämmelserna i arkivlagen så är kommunstyrelsen arkivmyndighet om inte kommunfullmäktige utser någon annan nämnd eller styrelse. Fråga om förbundsstyrelse i gemensamt kommunalförbund kan utses till arkivmyndighet utreddes grundligt. Arkivlagen ger stöd för att utse en gemensam nämnd eller förbundsstyrelse till arkivmyndighet. SKL har därefter i skrivelse till projektet Earkiv Kalmar län under 2015 pekat på att förarbetena till arkivlagen säger att en kommun endast får ha en arkivmyndighet. Arkivlagen skrevs 1990, före möjligheten att bilda kommunalförbund och gemensam nämnd fanns. Det innebär att frågan om att flera kommuner skulle utse gemensam arkivmyndighet inte diskuterades. Inte heller frågan om att dela upp myndighetsfunktioner mellan två arkivmyndigheter diskuterades. Det innebär att frågan inte är grundligt utredd. Sydarkiveras förbundsstyrelse är insatt i frågan. Politikerna i förbundsstyrelsen har lyft frågan till regeringen. Civilministern har gjort ett studiebesök hos Sydarkivera och förvaltningen har redogjort för problematiken i en skrivelse till regeringskansliet. Förhoppningen är att frågan om gemensam arkivmyndighet, och möjlighet att fördela ansvar för arkivmyndighetsfunktioner, så småningom kommer att utredas i grunden. I avvaktan på detta har Sydarkivera tagit fram två mallar för arkivreglemente: en med delad arkivmyndighet (enligt det ursprungliga konceptet) och en för att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. I slutänden är det respektive kommuns fullmäktige som fattar beslut om arkivmyndighet. Förbundsmedlemmarna har hittills gjort olika ställningstaganden. Alvesta, Karlshamn, Lessebo, Markaryd och Tingsryd har beslutat om arkivreglemente med delat ansvar. Växjö har beslutat att behålla hela arkivmyndighetsfunktionen och planerar utträda ur förbundet. Region Blekinge och Räddningstjänsten Östra Blekinge har beslutat att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Oskarshamns kommun, som anslöt till förbundet 2017, har avtalat om förvaltning av analoga arkiv som anslutande tjänst. Oskarshamns kommun överlämnar hela arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera från Några kommuner har ännu inte tagit ställning på grund av den osäkerhet som råder.

102 29(40) 8.2 Kostnader i samband med e-arkiv Det är svårt att få fram några pålitliga uppgifter om vad det skulle kosta att driva e-arkiv i egen eller gemensam drift. Att arkivera digitalt skiljer sig från arkivering av pappershandlingar på flera sätt. En stor skillnad är att man återkommande måste kontrollera och migrera den digitala informationen. Kostnaden för arkivering är därmed inte klar vid själva överlämnandet. Information måste tas om hand i alla led och mycket nytta kan skapas genom en helt digital ärendekedja. Kostnaderna för elektroniskt bevarande är därför inte så mycket de programvaror och lagringslösningar som används som kostnader för personal och konsulter. Att införa e-arkiv innebär trots det ökade kostnader för arkivsystem, leveranser av information från verksamhetssystem och den kompetens som behövs för att bygga upp, förvalta och utveckla e-arkivlösningen. Det rör sig om utgiftsposter som kommunen i utgångsläget inte har. När man inför e-arkiv så minskar samtidigt kostnader för licenser och underhåll av föråldrade system som drifts för att säkerställa åtkomst till information. På sikt kommer e-arkivet leda till minskade kostnader för konverteringar i samband med systembyten. Dessutom tänker man sig att e-arkivet kommer att innebära att man inte behöver bygga ut arkivlokalerna i samma takt som tidigare. Dessutom kommer e-arkivet skapa nyttor för kommunens verksamheter bland annat i mindre handpåläggning när det gäller registrering och arkivering samt frigöra personalresurser som kan lägga mer energi på sin kärnverksamhet. Olika e-arkivprojekt har fått fram olika siffror när det gäller kostnaden för att införa e-arkiv. Det är bland annat beroende av hur många verksamhetssystem som innehåller så kallat bevarande material som kommunen har. Helsingborgs stad räknar med att det kommer att kosta ca 8 miljoner kr att arkivera ett trettiotal system, exklusive drifts- och personalkostnader. Nacka kommun beräknar 4

103 30(40) miljoner kr per år i en 6 års period, efter införandefasen, där 60 % är personalkostnader och 40 % kostnader för licenser, drift, lagring och kostnader för att ansluta 30 system. Mölndal har estimerat att det räcker med omkring kr/år men det är exklusive anpassningar/leveranser. Förstudien Kronoberg-Blekinge (som sedan blev Sydarkivera) hat tagit fram en preliminär kalkyl för vilka kostnader som skulle kunna uppstå med utgångspunkt från att många deltagande organisationer kommer att välja att bygga en gemensam organisation för e-arkiv. De upplevde flera svårigheter eftersom de i det stadiet inte hade bestämt vad som skulle göras. En annan osäkerhetsfaktor var resultatet av SKI:s upphandling, vilken driftsform som väljs, hur mycket som blir licenskostnader och hur mycket som blir utvecklingskostnader med mera. Projekt år innebär i scenariot avgränsning av område, organisering och förberedelser. Under år 2 ska det formuleras krav och upphandlas systemstöd. År 3 införs systemet och förvaltningsorganisationen. Med utgångspunkt från de preliminära beräkningarna gjordes en fördelning av kostnaderna baserat på att samtliga organisationer deltar och att kostnaderna fördelas efter kommunstorlek (beräknad efter antalet kommuninvånare och där landstinget jämförs med största och regionförbunden med minsta kommun i respektive län).25 Vilket man senare har fördelat så att det blev en medlemsavgift på 27 kr/invånare och år. I medlemsavgiften ingår dessutom kostnaderna för leveranser vilket enligt erfarenheter från andra kommuner är det som kan bli väldigt kostnadsdrivande. 25 Förstudierapport Kronoberg-Blekinge s. 29

104 31(40) Alternativa kostnader Att det kostar pengar att införa e-arkiv är ett känt faktum. Men vad kostar det att låta bli? Om det inte finns lösningar för elektroniskt bevarande kommer det att finnas ett fortsatt behov av arkivering på papper. Det innebär fortsatt ökade kostnader för manuell hantering och arkivering. 8.3 Rekommendation för e-arkiv 2018 Vår egen förstudie 2014, samt andra förstudier som har gjort ibland Skåne, Kronoberg-Blekinge och Kalmar visar att en kommun i Hässleholms storlek har svårt att lösa e-arkivfrågan själv. I tabellen nedan redogörs konsekvenserna av de olika alternativen som finns. Sydarkivera Scanarkiv Egen regi Arkivmyndighet Delad eller ta över helt Tar över helt Kvar i kommunen Finns det i dagsläget någon organisation som förvaltar e-arkivet? Ja Nej Nej Finns det i dagsläget någon teknisk lösning? Ja Nej Nej Kan e-arkivet ta emot leverans 2018? Ja Nej Nej Samlokalisering/ deponering av analogt arkivmaterial Inte aktuellt, men kan köpas till som tjänst Ingår i Inte aktuellet medlemskapet Mellanarkiv Kan köpas till som tjänst Ingår i medlemskapet Finns redan för P360º och AGS kommer att inhandlas för stadbyggnads- och miljökontoren. Medlemsavgift kr/år kr/år efter att kr går tillbaka till kommunen i deponiavgift. - Anslutningsavgift kr kr Införandeprojekt kr Lidingö kunde pressa priset tack vare stort kunnande inom organisationen.

105 32(40) Licens + drift Ingår Ingår kr/år Leveranskostnader Ingår i medlemsavgiften Omkring kr29/system. Oklart om det ingår i medlemsavgiften Omkring kr30/system Personal Oförändrat, (samma kostnader som nu för befintlig personal/verksa mhet cirka kr). Nuvarande personal (även utanför arkivet) får del av utbildningsinsats er och kompetenslyft samt stöd från Sydarkiveras expertis. Scanarkiv tar över personal + kostnader i den omfattning de anser rimligt. Minskad personalstyrka, vilket kan leda till längre ledtid för både interna och externa förfrågningar. Samt att Hässleholms kommun tappar kunskap inom arkiv, informationshant ering och dokumentstyrnin g. Minsta möjliga bemanning innebär minst 3 nyanställda ( kr/år): Programmerare/ utvecklare kr/år Informationsäkerhetsansvarig/ verksamhetsutveckla re kr/år Arkivassistent kr/år Det är inte helt rättvist att ställa Scanarkiv och Sydarkivera mot varandra i och med att Scanarkiv i dagsläget bara är en pappersprodukt i form av en förstudie. Många frågetecken kvarstår om hur organisationen kring e-arkivet ska se ut och vilken teknisk lösning man tänker sig. Som man kan se i tabellen ovan är den stora osäkerhetsfaktorn när det gäller detta område leveranskostnaderna. Dessa kan variera mycket beroende dels på systemens komplexitet och hur mycket konsulthjälp man måste ha för att få ut informationen ur verksamhetssystemen. Sydarkivera tar på sig kostnaden för leveranser vilket ger en trygghet till medlemskommunerna. Lidingö köpte e-arkiv som tjänst och slipper därmed licenskostnaden och dessutom kunde de pressa priset tack vare stort kunnande inom organisationen. 28 Jönköpings läns kommuner. 29 Genomsnitt utifrån uppgifter från Helsingborg, Malmö, Mölndal och Stockholm. 30 Genomsnitt utifrån uppgifter från Helsingborg, Malmö, Mölndal och Stockholm. 27

106 33(40) Tabellen visar tydligt att det blir billigare för Hässleholms kommun att betala medlemsavgift till något av kommunalförbunden än att lösa e-arkivfrågan i egen regi. Bara personalkostnaden för minsta möjliga bemanning som behövs för att förvalta e-arkivet är högre än medlemsavgifterna, därutöver tillkommer kostnader för själva bevarandesystemet (den tekniska lösningen för e-arkivet), drift samt leveransprojekten. Vill Hässleholms kommun ha en lösning på e-arkivsfrågan och en möjlighet att leverera material till ett e-arkiv 2018 återstår bara ett alternativ, nämligen att Hässleholms kommun ansluter sig till kommunalförbundet Sydarkivera från och med 1 januari Kommunledningskontoret Emilia Odhner Arkivarie

107 34(40) Bilaga 1: Kostnadsbesparing i tid 31 Arbetsgång vid ärendeprocessen (verksamhet) Utan e-arkiv Med e-arkiv 1 min 0,5 min Allmän handling inkommer/upprättas - skannas/skrivs ut Handling registreras - skapa ärende - skapa dokumentkort OFÖRÄNDRAT Akt upprättas och förvaras i närarkiv - skriva ut - gå till arkivet - etikett 4 min 0 min Ärende handläggs Beslut fattas Akt rensas och kontrolleras OFÖRÄNDRAT Ärende avslutas Leverans till arkiv (depåverksamheten) Arkivmyndigheten kontaktas av verksamheten. - tidpunkt för leverans bestäms Leverans inkommer Kontrollera handling mot dokumenthanteringsplan mm. Skickar kvitto på leverans allternativt skicka tillbaka om ej ok Förteckna materialet in i arkivets verksamhetsstöd. Ställa upp i hyllor (se nedan övrigt) Tillhandahållandet 31 Nyttoanalys E-arkiv Eskilstuna/Strängnäs/Enköping 2013 OFÖRÄNDRAT

108 35(40) Överlämnande till arkivmyndigheten Utan e-arkiv Skapa innehållsförteckning Med e-arkiv OFÖRÄNDRAT Boxning (se nedan övrigt) Uttag av rapporter Verksamhet kontaktar arkivmyndigheten Övriga mindre moment som försvinner vid införande av e-arkiv, ex ställa upp i hyllor, lägga i arkivboxar. 1 min 0 min Sammanställning besparing e-arkiv De moment som uppskattas reduceras eller helt elimineras med e-arkiv är följande: Utan e-arkiv Med e-arkiv Handlingar inkommer 1 min 0,5 min Akt upprättas och förvaras i e-arkiv 4 min 0 min Övriga moment 1 min 0 min TOTALT 6 min 0,5 min Det vill säga en besparing på 5,5 minut per handling. Utöver denna besparing i tid tillkommer följande ekonomiska besparingarna som har identifierat: minskade kostnader för lokaler minskade kostnader för närarkiv (Verksamhet) minskade kostnader att skapa arkiveringslösningar i efterhand (Verksamhet) minskade kostnader för kontorsmaterial (Verksamhet) Det är viktigt att poängtera att det är svårt att göra ekonomiska uppskattningar gällande e- arkiv eftersom vi har så lite information idag om hur ett framtida earkivsystem kommer att fungera.

109 UTREDN IN G Hässleholms kommun Datum Diarienummer KLK 201 7/51 Handläggare Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Kommunledningskontoret Kansliavdelningen emilia.odhner@hassleholm.se Bilaga 2: Nyttakalkyl Ärendekostnad Tid i antal timmar som ett ärende tar Gävle Kostnad per hel timme för personal Kommentar Beräknat utefter studier Inkluderar utbildning, lokaler, verktyg, 350 kr semesterkostnader Materielkostnad per ärende Kostnad per ärende Inkluderar papper, utskrifter, mappar, arkivplats, inlämning & hantering av 15 kr arkivpersonal 190 kr 0,5 System Totalt antal digitala system i kommunen Totalt antal digitala ärenden som behöver arkiveras Kostnad i onödig hantering vid 100% fysisk hantering Hässleholm Hässleholm 0,5 0, kr kr % av systemen beräknas skapa digitalt material, 30% av detta beräknas på något sätt behöva arkiveras kr Kommunledningskontoret l Kansliavdelningen Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

110 37(40) Skadehantering Badwillkostnad per medborgare i kommunen Antal invånare i kommunen Antal arkiverade ärenden som skadas per år Enkla ärenden att återskapa Svåra ärenden att återskapa Antal ärenden som är enkla att återskapa Antal ärenden som är svåra att återskapa Kostnad att återskapa enkelt ärende Kostnad att återskapa svårt ärende Total kostnad för återskapande av förlorade ärenden Total kostnad för badwill 25 kr Beräknas utifrån en grundkostnad i reklambranschen för att nå en person på 250 kr/person samt 10% chans att negativa händelser kopplade till informationssäkerhet sker 2,5% Utifrån testade arkiv 95% Grov uppskattning 5% kr kr kr kr 600 I Gävle är behovet av nyrekryteringar cirka 7% av den totala arbetsstyrkan på 9000 årsmedarbetare kr 50% kr 40% 240 2,5% 95% 5% 362,14 19, kr kr kr Verksamhetsutveckling Antal nya medarbetare som rekryteras per år Utslagen årskostnad per administrativt anställd Kostnadsökning första året för utbildning Kostnad vid rekrytering första året Minskat nyrekryteringsbehov vid högre engagemang Minskat behov av nyrekrytering per år Utifrån brittiska studier 2,5% 95% 5% 362,14 19, kr kr

111 38(40) Minskad kostnad pga rekrytering per år Beräknad engagemangsförbättring med earkiv Beräknade positioner som hanterar ärenden Total besparing i rekrytering Totalt antal anställda inom kommunen Antal timmar mindre sjukdagar per år för 100% engagerad Engagemangsförbättring (repetitiva sysslor) Antal medarbetare som påverkas av ärendehantering Total besparing i minskad sjukskrivning kr 5% 10% kr De som arbetar med arkivering av digitala ärenden som måste bevaras fysiskt uppskattar ett högre engagemang pga minskade repetitiva sysslor. Detta understöds av de brittiska studierna I Gävle Kommun beräknas cirka 10% av arbetsstyrkan på ett sätt eller ett annat hantera ärenden som förbättras av ett earkiv % Skillnaden mellan oengagerad medarbetare och 100% engagerad medarbetare är 3,5 sjukdagar per år Uppskattad engagemangsförbättring genom att ta bort många repetitiva sysslor kr 5% 5% 10% - kr 10% - kr % 5% kr - kr Minskade ledtider Snabbare återsökning i timmar/ärende 0,4 Snabbare handläggning i timmar/ärende 0,5 Enklare utlämning i timmar/ärende 0,5 Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm 0,4 0,4 0,5 0,5 0,5 0,5

112 39(40) Ärenden som behöver återsökas 10% Ärenden som behöver handläggas 12% Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm Beräknat efter studier i både Gävle och Stockholm Ärenden som behöver utlämnas Besparing på snabbare återsökning Besparing på snabbare handläggning Besparing på enklare utlämning Total besparing på minskade ledtider 3% kr kr kr kr Avställning av bevarade system Antal system som bevaras för informationstillgång Kostnad för drift av dessa system per år Kostnad för konvertering av avställt system till bevarande Antal system per år som behöver ställas av 10 Uppskattat antal kr Beräknat efter studier i både Gävle och kr Stockholm Kostnad i snitt per system som ställs av Antal system per år som behöver konverteras för bevarande Total kostnad per år Nyttokalkyl Direkta nyttor Indirekta nyttor Svårberäknade nyttor 2 Uppskattat antal Har inte gjort någon beräkning utan kr använder Gävles som uppskattad kostnad 2 Uppskattat antal kr kr kr kr 10% 10% 12% 12% 3% kr kr kr kr 3% kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr

113 40(40) Direkt nytta Indirekt nytta Svårberäknad Total nytta per år 100% 50% 10% kr 100% 50% 10% kr 100% 50% 10% kr

114 Förbundsordning SYDARKIVERA Antaget av förbundsfullmäktige den 31 mars 2017 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt arkivsystem, råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv samt arkivmyndighetsfunktioner.

115 Antagen av samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. Innehållsförteckning 1 Namn och säte Medlemmar Ändamål Organisation Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelsen Revisorer Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden Andel i tillgångar och skulder Kostnadsfördelning, m.m Styrning, insyn, samråd m.m Budgetprocessen m.m Utträde m.m Likvidation och upplösning Tvister Arvoden Ändringar i förbundsordningen Särskilda bestämmelser

116 Förbundsordning SYDARKIVERA Förbundsordning för Kommunalförbundet SYDARKIVERA Förbundsordningen gäller från och med Namn och säte 1.1 Kommunalförbundets namn är SYDARKIVERA. 1.2 Kommunalförbundet har sitt säte i Alvesta. 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar i kommunalförbundet framgår av bilaga 1. 3 Ändamål 3.1 Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet. Kommunalförbundet ska särskilt skapa och förvalta en digital bevarandeplattform för digital information för slutarkivering och förvalta överlämnad digital information, härefter gemensamt kallat Uppdraget. Uppdraget ska fullgöras med iakttagande av vad som i kommunallagen (1991:900) stadgas om kommunalförbund med de ändringar och tillägg som framgår av denna förbundsordning. Förbundet ska fullgöra de myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente. Bastjänster 3.2 Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform samt informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter samt myndighetsutövningsuppgifter härefter kallat Bastjänster. 3.3 Inom ramen för Bastjänsterna ska kommunalförbundet, genom information, rådgivning och annat stöd underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation. Kommunalförbundet ska vidare vara förbundsmedlemmarna behjälpliga i arbetet med framtagande av informationshanteringsplaner, arkivbeskrivningar och systematiska arkivförteckningar. 3

117 3.4 Inom ramen för Bastjänsterna åligger det också kommunalförbundet att biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom området arkivering samt att genomföra utbildningsinsatser inom arkivområdet. 3.5 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna efter samråd med samtliga medlemmar fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för arkivering av förbundsmedlemmarnas information. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. 3.6 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemmarnas överlämnande av information från IT-baserade verksamhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för leverans och avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 3.7 I Bastjänsterna ingår att biträda förbundsmedlemmarna med kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av IT-baserade verksamhetssystem. 3.8 I Bastjänsterna ingår inte sådant internt arbete med förberedelser för arkivläggning som varje förbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera, exempelvis rensning och gallring. 3.9 De uppgifter som överlämnas utöver bastjänsterna regleras och finansieras i enlighet med bestämmelserna i Anslutande tjänster 3.10 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål och kan t.ex. innebära helt eller delat övertagande av analogt arkivmaterial. Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst därmed blir uppgifter för kommunalförbundet. Ersättning för särskilt överlämnade uppgifter enligt denna punkt 3.10 utgår i enlighet med punkt 10.5 nedan. 4 Organisation 4.1 Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. 4.2 För förbundsstyrelsen gäller reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 4.3 Förbundsstyrelsen får tillsätta de organ den anser behövs för fullgörande av förbundsstyrelsens uppgifter. Interimsorgan får inrättas. Delegation kan beslutas i enlighet med kommunallagens bestämmelser. 5 Förbundsfullmäktige 4

118 5.1 Antalet ledamöter i förbundsfullmäktige ska vara lika med antalet medlemmar i förbundet. För varje ledamot ska en ersättare utses. 5.2 Varje förbundsmedlem ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare. 5.3 Ordinarie fullmäktige sammankallas två gånger per år. Extra fullmäktige kan sammankallas vid behov. 5.4 Val av ledamot och ersättare ska ske i förbundsmedlems fullmäktige. 5.5 Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. 5.6 Förbundsfullmäktige väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter ordförande och två vice ordförande. Innehavare av posterna ska komma från olika kommuner. 5.7 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat fr.o.m. den 1 januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 5.8 När val sker första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 5.7 ovan, vara tiden intill slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. 5.9 I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i Förbundsfullmäktige ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas Förbundsfullmäktige äger rätt att uppdra åt förbundsstyrelsen att besluta i ärenden som det annars enligt 3 kap 9 kommunallagen ankommer på fullmäktige att besluta om och därigenom vara ställföreträdare för fullmäktige Rätt att väcka ärenden till fullmäktige har: förbundsmedlem genom respektive fullmäktige förbundsstyrelsen ledamot i förbundsfullmäktige 5.12 Förbundsfullmäktigesammanträden är offentliga Beslut i förbundsfullmäktige fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst. 6 Förbundsstyrelsen 6.1 Förbundsstyrelsen utses av förbundsfullmäktige och ska bestå av minst sju ledamöter med minst sju ersättare och maximalt 11 ledamöter och 11 ersättare. Medlemskommun som vid tidpunkten för val till kommunfullmäktige i hela landet har över invånare ska alltid ha en ledamot som fast representation i styrelsen. Förbundsstyrelsen bör ha så bred representation som möjligt. 6.2 Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare väljs för fyra år med en mandattid som gäller från och med den tidpunkt då de väljs av förbundsfullmäktige och till och med tidpunkten för 5

119 förbundsfullmäktiges nästkommande ordinarie val till förbundsstyrelse efter det val då styrelseledamoten eller ersättaren utsågs. 6.3 Förbundsmedlem som inträder under pågående mandatperiod kan få representation i förbundsstyrelsen tidigast efter nästkommande val till kommunfullmäktige i samtliga medlemskommuner. 6.4 Förbundsfullmäktige utser för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande i förbundsstyrelsen. Innehavare av dessa uppdrag ska komma från olika kommuner. I fråga om valbarhet och sättet att utse övriga ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas. 6.5 Ersättarna inträder i den turordning förbundsfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid proportionellt val inträder i stället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen (1992:339) om proportionellt valsätt. 6.6 Ärenden i förbundsstyrelsen får väckas av ledamot i förbundsstyrelsen förbundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen organ under förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen har medgivit sådan rätt 6.7 Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande eller ansvarigt kommunalråd hos förbundsmedlemmarna har alltid rätt att närvara och yttra sig vid sammanträde med förbundsstyrelsen. 6.8 Förbundsstyrelsen avgör i övrigt själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen har rätt att närvara och yttra sig vid förbundsstyrelsens sammanträden. 6.9 Förbundsstyrelsen får besluta att sammanträde med förbundsstyrelsen ska vara offentligt Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende den information och de uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalförbundet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn i enlighet med föreskrifterna i arkivlagen och av förbundsfullmäktige fastställt styrdokument Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet åt förbundet. 7 Revisorer 7.1 Kommunalförbundet ska ha tre revisorer. Gäller från och med mandatperioden För revisorerna gäller föreskrifter i reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 7.3 Förbundsfullmäktige utser revisorer från förbundsmedlemmarna. 7.4 Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i 6

120 förbundsstyrelsen. 7.5 Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisionsberättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlämnas till förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för förbundet i dess helhet. 7.6 Revisorerna i kommunalförbund är skyldiga att på begäran lämna upplysningar till de förtroendevalda revisorerna i varje kommun eller landsting som är medlem i kommunalförbundet. 8 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden 8.1 Kommunalförbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 8.2 Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas ska anslås på förbundets officiella anslagstavla och på förbundets hemsida. 9 Andel i tillgångar och skulder 9.1 Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder. Andelen utgörs av den andel av de totala avgifter som lämnats enligt paragraf 10 som respektive förbundsmedlem erlagt under kommunalförbundets tre senaste verksamhetsår. 9.2 Förbundsmedlemmarna ansvarar för täckande av eventuell uppkommande brist i enlighet med i 9.1 ovan angiven fördelningsgrund. Samma fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalförbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle komma att upplösas. 10 Kostnadsfördelning, m.m Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från förbundsmedlemmarna i enlighet med vad som nedan anges beträffande kostnader för bastjänster och ersättning för särskilt överlämnade uppgifter Kostnaderna för bastjänsterna ska fördelas mellan förbundsmedlemmarna med de summor som anges i bilaga 2 till denna förbundsordning. Förbundsmedlemmarna faktureras kvartalsvis i förskott Förbundsfullmäktige ska årligen ta ställning till medlemsavgiftens storlek med beaktande av de erfarenheter som vunnits av förbundets verksamhet avseende kostnaderna för bastjänster och arkivläggning av information från olika verksamhetssystem samt dess storlek och innehåll. Denna fråga ska hanteras i samband med överläggningar mellan förbundsmedlemmarna om kommunalförbundets budgetförutsättningar. Vid behov får fördelningsfrågan föras till beslut i samtliga förbundsmedlemmarnas fullmäktigeförsamlingar. 7

121 10.4 Den i punkterna 10.2 och 10.3 ovan bestämda kostnadsfördelningen mellan förbundsmedlemmarna ska bli föremål för justering om det inträder ny medlem i förbundet. För ny förbundsmedlem kommer en särskild engångsavgift, baserad på den inträdande kommunens invånarantal, tas ut i samband med inträde (se bilaga 2) När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter enligt punkt 3.9 ovan (Anslutande tjänster) till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen) Kommunalförbundet får uppta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad förbundsmedlemmarna särskilt har godkänt. Förbundet får inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan förbundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller, i fråga om förbundsmedlemmarnas inbördes ansvar, fördelningsregeln i punkt 10.1 ovan Kommunalförbundet får inte bilda ekonomisk förening, aktie-, handels- eller kommanditbolag eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 11 Styrning, insyn, samråd m.m Innan beslut fattas om avtal av väsentlig betydelse eller i andra frågor av större vikt eller väsentlig betydelse för förbundet ska samråd ske mellan förbundet och samtliga medlemskommuner Förbundet ska fortlöpande tillställa förbundsmedlemmarna rapporter beträffande verksamhetens ekonomi och utveckling Förbundet ska sträva efter att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom förbundets verksamhetsområde och frågor som har betydelse för förbundsmedlemmarnas samverkan i förbundet. Sådan information kan lämnas vid t.ex. årlig temadag då kommunstyrelsernas presidier och andra förtroendevalda hos förbundsmedlemmarna, samt ledande tjänstemän, ges tillfälle ta del av verksamheten hos förbundet Förbundsstyrelsen ska på begäran lämna förbundsmedlemmarnas respektive kommunstyrelse erforderligt underlag i form av yttranden och upplysningar. 12 Budgetprocessen m.m Förbundsfullmäktige ska årligen fastställa budget för kommunalförbundet inom de ekonomiska ramar och i enlighet med de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad som förbundsmedlemmarna anger som budgetförutsättningar Budgeten för nästkommande år ska fastställas av förbundsfullmäktige innan juni månads utgång Budgetarbetet ska samordnas med förbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar. 8

122 12.4 Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret och en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap. 10 i kommunallagen. Sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet ska utfärdas. 13 Utträde m.m Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från den sista dagen i den månad då uppsägning skedde. Uppsägning ska anses ha skett när det föreligger ett lagakraftvunnet beslut från den utträdande förbundsmedlemmens kommunfullmäktige angående utträde samt förbundsstyrelsen har erhållit en skriftlig uppsägning från den utträdande förbundsmedlemmen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen ska regleras i en överenskommelse. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid tiden för utträdet ur förbundet och ska utföras av kommunalförbundets vid var tid anlitade auktoriserade revisor. Överenskommelse ska träffas angående de av förbundet övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej. Denna överenskommelse avseende övertagna arkivhandlingar ska beakta gällande lagstiftning avseende kommuners arkivhandlingar, bl.a. arkivlagen (SFS 1990:782) eller sådan lag som har trätt i nämnda lags ställe. Under utträdestiden är utträdande medlem fullvärdig medlem med de begränsningar som framgår av 12. Utträdande medlem är under uppsägningstiden fortsatt skyldig att erlägga samtliga avgifter i enlighet med 10 och har rätt till alla bastjänster enligt ovan De kvarvarande medlemmarna ska efter medlems utträde vid behov anta de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet, se Likvidation och upplösning 14.1 Om förbundsmedlemmarna enhälligt beslutar om likvidation ska förbundet likvideras och dess verksamhet upphöra Likvidationen ska verkställas av förbundsstyrelsen i egenskap av likvidator Vid skifte av förbundets behållna tillgångar ska fördelningsgrunden i paragraf 10 ovan tillämpas När förbundet har trätt i likvidation, ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet får fortsättas, om det behövs för en ändamålsenlig avveckling När förbundsstyrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska förbundsstyrelsen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse över likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska också innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden. 9

123 14.6. Av förbundet övertaget arkivmaterial ska återbördas till den förbundsmedlem eller annan arkivmyndighet som förbundsmedlemmens kommunfullmäktige har beslutat. Till slutredovisningen ska fogas förbundsstyrelsens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 15 Tvister 15.1 Tvist mellan förbundet och dess medlemmar ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande. 16 Arvoden 16.1 Arvoden till ledamöter och ersättare i förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen respektive revisorer och revisorsersättare ska utgå enligt den till invånarantalet största kommunens arvodesbestämmelser, fram till dess förbundet har antagit egna arvodesbestämmelser. 17 Ändringar i förbundsordningen 17.1 Ändring av eller tillägg till förbundsordningen ska antas av förbundsfullmäktige och fastställs av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige med undantag från det som anges i 17.2 nedan. Förbundsfullmäktige har rätt att delegera frågan om antagande till förbundsstyrelsen Ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem och utträde av medlem ska inte handläggas i den ordning som beskrivs i punkt 17.1 ovan. Förbundsfullmäktige har rätt att ensam fatta beslut om ändringar och tillägg till förbundsordningen som beror på inträde av ny medlem eller utträde av medlem, t.ex. reglering av medlemmarnas respektive andel i tillgångar, skulder och kostnader som blir en direkt följd av ny medlems inträde eller medlems utträde. 18 Särskilda bestämmelser 18.1 Förbundet är bildat när förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige har antagit Förbundsordningen, dock tidigast 1 januari Förbundsfullmäktige beslutar när förbundsstyrelsen ska tillträda Faktiskt och rättsligt övertar förbundet totalansvaret enligt paragraf 3 ovan från förbundsmedlemmarna den 1 januari Annat kommunalförbund vars förbundsmedlemmar till minst hälften består av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja 10

124 förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt Aktiebolag och annan sammanslutning som till minst hälften ägs av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt

125 Bilaga 1 MEDLEMMAR I KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA ÄR: Alvesta kommun Ronneby kommun Bromölla kommun Tingsryds kommun Hässleholms kommun Växjö kommun Höörs Kommun Älmhults kommun Karlshamns kommun Östra Göinge Kommun Karlskrona kommun Region Blekinge Lessebo kommun Vadstena Ljungby kommun Borgholm Markaryds kommun Vellinge Olofströms kommun Eslöv Osby Kommun Åtvidaberg Oskarshamns kommun Hörby Vimmerby kommun 12

126 Bilaga 2 MEDLEMSAVGIFTER SYDARKIVERA Fördelning av kostnaderna för bastjänsterna ska ske utifrån invånarantalet enligt SCB:s statistik för respektive medlem per 31 december året innan avgiftsåret. Regionförbund betalar samma avgift som minsta kommun. (För landsting gäller följande: Avgiften baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området) Medlemsavgifterna finansierar endast bastjänster. Anslutande tjänster finansieras i enlighet med särskilda avtal och beslut. För 2018 är avgifterna enligt nedan och förändras vid ordinarie budgetprocess och efter anslutningsöverenskommelse. Alvesta kommun Borgholm Bromölla Eslöv Hässleholm Hörby Höör Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Osby Oskarshamn Region Blekinge Ronneby kommun Tingsryds kommun Vadstena kommun Vellinge Vimmerby Växjö kommun Åtvidaberg Älmhults kommun Östra Göinge

127 INTRÄDESAVGIFT FÖR NY MEDLEM VID SENARE TIDPUNKT ÄN Engångsavgift för ny medlem baseras på invånarantal och antalet år eller del av år efter uppstart av förbundet. Fastställande av avgiften och det antal år eller del av år som avgiften ska baseras på delegeras till förbundsstyrelsen. Avgiften får inte understiga 4 kr x antalet invånare inom kommunens verksamhetsområde (landstings inträdesavgift baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området). Vid beräkning av inträdesavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december året innan ny medlem träder in. 14

128 VERKSAMHETSPLAN DATUM DNR SARK 2016:4 Användare Mats Porsklev Verksamhetsplan 2017 Antagen av Sydarkiveras förbundsfullmäktige 19, SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget 2 SIDAN 1 (14) Växjö, Sverige

129 VERKSAMHETSPLAN DATUM DNR SARK 2016:4 HANDLÄGGARE MATS PORSKLEV Innehåll 1 INLEDNING VISION ÖVERGRIPANDE LÅNGSIKTIGA MÅL ETAPP 2 - GRUNDPLATTFORM ÖVERSIKT FUNKTIONER OCH TJÄNSTER RÅD OCH STÖD ARKIVLEVERANSER BEVARANDEPLATTFORM ANSLUTANDE TJÄNSTER... 14

130 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 3 1 Inledning Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 och är en gemensam arkivorganisation för de kommuner som bildat förbundet. Enligt Sydarkiveras förbundsordning punkten 3.5 ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa en verksamhetsplan för förbundets bastjänster. Verksamhetsplanen ska bland annat fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning. 2 Vision Sydarkivera - ett arkiv värt att lita på. Vi tror på ett papperslöst samhälle som säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar nu och för all framtid till nytta för demokratin, rättssäkerheten, forskningen och för miljön.

131 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Telefon Datum Diarienummer Version Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Sida 4 3 Övergripande långsiktiga mål Mål Arbeta för att våra medlemmar ska ha ett helt digitalt flöde avseende informationshantering och arkiv hos våra medlemmar. Medverka till samhällets omställning att bli hållbart genom att ställa krav på hållbarhet i all vår verksamhet. Sydarkivera ska vara en föregångare mot en hållbar utveckling genom att minska och minimera den egna verksamhetens påverkan på miljön. Sydarkivera ska vara en jämställd arbetsplats där frågor om jämställdhet, likabehandling och arbetsmiljö hanteras som en löpande del av verksamheten. Mått - indikatorer Lyfta frågor där det krävs förändringar i lagstiftningen för att åstadkomma helt digitalt flöde. Bistå förbundsmedlemmarna vid upphandling av nya verksamhetssystem. Förfrågningar om rådgivning ska besvaras inom 30 dagar. Sydarkiveras alla upphandlingar ska följa Miljöstyrningsrådets rekommendationer och Sveriges ekokommuners hållbarhetskriterier. Sydarkivera ska arbeta för att uppnå ett helt digitalt arbetsflöde inom den egna verksamheten. Sydarkivera ska ha goda och effektiva administrativa rutiner. Kontinuerligt arbete med uppdatering styrdokument avseende jämställdhet, likabehandling och arbetsmiljö som underlag för medarbetarsamtal. Följa upp genom fortlöpande medarbetarsamtal. Antal genomförda medarbetarsamtal. Riktlinjer, rutiner, processbeskrivningar

132 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Telefon Datum Diarienummer Version Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Sida 5 4 Etapp 2 - grundplattform Under uppstart 2015 och 2016 har förbundets verksamhet startats upp med verksamhetsutveckling, bevarandeplanering och gemensam arkivmyndighet. Inriktningen för den andra etappen är att etablera en grundplattform för långsiktigt digitalt bevarande för att börja ta emot arkivleveranser. Fokus är information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Grundplattformen innebär att det finns personal och system för att kunna hantera leveransprojekt, ta emot och kontrollera leveranser, lagra arkiverad information samt erbjuda sökning via enkelt webbgränssnitt. Idén är att Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet tar över ansvar för den information som levereras in. Det innebär att förbundsmedlemmarna får hjälp även med att pröva utlämnande och hantera förfrågningar om materialet som överlämnats. Sydarkivera tar också det fulla ansvaret för att hantera bevarande av informationen över tid Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd Förbättrad tillgänglighet Grundplattform för digitalt bevarande Gemensam arkivmyndighet Verksamhetsutveckling och bevarandeplanering

133 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Telefon Datum Diarienummer Version Ärende Budget och verksamhetsplan SARK Sida 6 5 Översikt funktioner och tjänster Sydarkiveras uppdrag utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag. Det innebär framförallt konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform. Förvaltning av gemensam plattform för långsiktigt digitalt bevarande ingår i bastjänsterna. I uppdraget ingår också råd och stöd i arkivfrågor samt att fungera som gemensam arkivmyndighet. Kostnaderna för bastjänsterna finansieras av bidrag från förbundsmedlemmarna (medlemsavgift). Förbundsmedlemmarna har möjlighet att teckna avtal om anslutande tjänster. Anslutande tjänster hanteras i separata skriftliga avtal och ersätts med full kostnadstäckning enligt självkostnadsprincipen. Figuren nedan redovisar översiktligt Sydarkiveras tjänster Vad som ingår i de olika tjänsterna redovisas i respektive kapitel. Sydarkivera Råd och stöd Arkivleveranser Arkivsystem Administration Anslutande tjänster Uttag verksamhetssystem Bevarandeplanering Planering och utveckling Analoga arkiv Oskarshamns kommun arkivredovisning Övriga leveranstyper Arkivsök Organisering och bemanning Webbarkivering Arkivförbund Sydost Informationssäkerhet i arkiv Leveransspecifikationer Labbet Informationssäkerhet Gemensam arkivmyndighet Planering och samordning Bevarandeplattform Granskning och kontroll Erfarenhetsutbyte VerkSAM

134 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 7 6 Råd och stöd 6.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 Råd- och stödfunktionens arbete syftar till att förbättra informationshantering och säkerställa långsiktigt hållbar informationsförsörjning både ute hos förbundsmedlemmarna och hos Sydarkivera. Från och med 2016 började Sydarkivera successivt ta över ansvaret som arkivmyndighet från förbundsmedlemmarna. Detta sker genom att fullmäktige fattar beslut om nytt arkivreglemente där ansvarsfördelningen preciseras. Varje förbundsmedlem beslutar själv i vilken takt och omfattning som arkivmyndighetsfunktioner överlämnas. Den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen är en viktig del för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt. Under 2017 fortsätter arbetet med att stödja förbundsmedlemmarna i processen med rådgivning och mallar. För att förenkla för förbundsmedlemmarna att förnya diarieplaner och informationshanteringsplaner förvaltar Sydarkivera gemensamma verktyg och mallar. VerkSAM Diarium klassificeringsschema/index över verksamhetsområden som kan användas som diarieplan i ärende- och dokumenthanteringssystem. VerkSAM Plan mall för informationshanteringsplan med rekommendation till säkerhetsklassning av informationsmängder och hanteringsanvisningar. Efter beslut om gallring redovisar planen vilka informationsmängder som ska gallras och vad som ska bevaras för framtiden. Utbildningar om informationshantering erbjuds anställda hos förbundsmedlemmarna under 2017 i tre nivåer. Grund lagar, roller och ansvar för administratörer, handläggare och chefer Fördjupning arkivredovisning för arkivfunktioner, arkivansvariga och arkivombud Intensiv - repetition av grunderna om ärende- och dokumenthantering Specialist skräddarsydda utbildningar för arkivarier och andra specialister inom informationshantering.

135 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Telefon Datum Diarienummer Version Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Sida 8 Under året ordnas workshopar för informationskartläggning med fokus på verksamhetsområdena Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd. Kartläggningen av verksamhetsområdet intern service kommer också att påbörjas. Resultatet av workshoparna kan användas av förbundsmedlemmarna till kravställningar vid upphandlingar och diskussioner med IT kring driftfrågor. Resultatet ger också underlag för att förbättra VerkSAM Plan. Dataförordningen ställer nya krav på verksamheterna och workshoparna ger mycket av svaren. Riktlinjer utarbetas utefter de behov som framkommer i samband med informationskartläggningen. Sydarkivera kan ge råd och stöd i olika frågor som rör informationssäkerhet. I synnerhet säkerhetskrav för förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner. För att arkiven ska gå att lita på är informationssäkerhetsarbetet viktigt både i den löpande verksamheten, hos centralarkiven och hos Sydarkivera. Tillsyn vad gäller arkivhantering inom verksamheterna Socialt och ekonomiskt stöd samt Vård och omsorg slutförs under året för de kommuner som beslutat om nytt arkivreglemente. Tillsynsområden för 2017 är Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd enligt den tillsynsplan som beslutat En översyn av tillsynsplanen planeras under året. 6.2 Mål för 2017 Mål I nära samverkan med förbundets medlemmar skapa förutsättningar för god informationshantering och arkivvård gentemot medlemmarnas medborgare och förvaltningar. Mått - indikatorer Skapa mallar, lathundar och rutiner Öka kunskapsgrad/nivå och kompetens om informationshantering och arkiv hos medlemmarna Sydarkivera ska erbjuda upphandlingsstöd i samband med att medlemmarna införskaffar nya verksamhetssystem Medlemmarna ska bli erbjudna kompetenshöjande åtgärder i form av utbildning och workshopar. Antal genomförda utbildningar och workshopar samt antal som genomgått dessa. Antal genomförda stödåtgärder.

136 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 9 7 Arkivleveranser 7.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 Sydarkivera har i uppgift att leda och samordna leveranser av digital information från förbundsmedlemmarnas verksamhetssystem till den gemensamma bevarandeplattformen. Omfattningen är information som ska bevaras för framtida generationer och som inte längre behövs i den dagliga verksamheten (det vill säga slutarkiv). För att på sikt få ner kostnaderna förknippade med arkivleveranser från verksamhetssystem behövs övergripande strategisk planering och dokumenterade processer. Målsättningen är att hantera leveranser på ett planerat sätt, men Sydarkivera måste också vara rustat för att hantera oplanerade leveranser. Prioriterade leveranser är uttag från inaktiva journalsystem. Lösning finns framtagen för uttag i form av statiska dokument från Omsorg VO/LSS och Sofia IFO. Under 2017 slutförs utredning av ProCapita, Treserva och Viva vad avser HSL, LSS och SoL Det handlar om system i drift med befintlig uttagsfunktion. Piloter genomförs för leverans av information. Lösning utarbetas för att hantera leveranser av strukturerade dokument i befintligt uttagsformat. Det vill säga en implementation av beslutad FGS paketstruktur som hanterar relationer mellan olika typer av filer. Under året etableras tjänst för webbarkivering för att regelbundet skörda förbundsmedlemmars externa webbsidor för bevarande i arkivformat (Warc) påbörjas arbetet med ytterligare en eller flera informationstyper. Vilka det blir beror bland annat på resultat av fördjupad nulägesanalys under hösten 2016 hos anslutande förbundsmedlemmar och beslut om Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Möjliga informationstyper, som det ser ut i dagsläget, är: ärende- och dokumenthanteringssystem som används inom samhällsbyggnad, överförmyndarregister, gamla bilddatabaser eller ekonomiredovisningssystem. Under året fortsätter arbetet med rekommendationer för format för digitalt bevarande av audio och videoupptagningar och ta fram riktlinjer. Därefter kommer r vi att kunna börja titta på lösning för bevarande av digitala audio- och videoupptagningar.

137 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 10 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) innebär att det finns ett öppet utbytesformat att förhålla sig till för de verksamheter som ska leverera information, mottagande arkivfunktioner samt utvecklare av olika produkter och tjänster för e-arkiv. Riksarkivets FGS-funktion ansvarar för förvaltning av framtagna FGS:er. Utveckling av nya FGS:er sker i separata projekt efter Riksarkivets vägledningar och efter beslut i Förvaltningsrådet för FGS ( Sydarkivera har meddelat intresse av att bidra med resurser i följande utvecklingsprojekt: FGS personakter och patientjournaler projektet pausat i väntan på utredning av standardiseringsläge och avgränsningar. Erbjudande om att bidra med resurser för samordning och pilot. Färdledare Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Får jag lov? - utbytesformat för bygglov som utökning till FGS ärendehantering. Förutsatt beslut om samfinansiering och bidrag. Projektansvarig är Boverket. FGS ekonomi preliminärt, möjlighet att bidra med pilot för test av uttag och mappning när utvecklingsprojekt startar. Färdledare Ekonomistyrningsverket. 7.2 Mål för 2017 Mål Ta hand om information från inaktiva verksamhetssystem och säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Genomföra leveransutredningar för att identifiera den mest kostnadseffektiva lösningen beaktat krav på kvalitet, säkerhet och hållbarhet. Skapa rutiner för löpande leveranser från aktiva verksamhetssystem inom hälsa och socialt stöd. Etablera rutiner för årlig arkivering av förbundsmedlemmars externa webbplatser. Mått - indikatorer Påbörja leveransutredningar inom sex månader från att behov identifieras. Slutföra leveransutredningar inom två år från uppstart. Genomföra minst 5-7 uttag från databaser år Minska konsultkostnader i samband med uttag, genom att bli bättre beställare och bygga upp en verktygslåda för uttag. Omvärldsbevakning för att jämföra kostnader för uttag med andra arkivorganisationer. Rutiner i samband med kontroll av leverans tillsammans med förbundsmedlemmar. Dokumentera och utvärdera arbetsflöden samt rutiner. Ta fram koncept och mallar. Genomföra 1-3 piloter när det gäller export och paketering av strukturerade dokument från befintlig uttagsfunktion. Installation och konfiguration av verktyg för webbarkivering och visning av arkiverad webb.

138 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Budget och verksamhetsplan 2017 Bevarandepolicy äldre digitalt material samt underlag för gallringsbeslut. Diarienummer Version SARK Utreda hantering av äldre digitalt material på olika typer av fysiska lagringsmedia. Datum Ärende Bidra till utveckling av förvaltningsgemensamma specifikationer FGS Telefon Sida 11 Utarbeta rutiner för att lämna ut arkiverad webb. Utvärdera de pilotinsamlingar som genomfördes Genomföra insamling av samtliga förbundsmedlemmars externa webbsidor. Utvärdera användande av beslutad FGS paketstruktur och lämna eventuella synpunkter till Riksarkivets FGS-funktion. Bidra med resurser eller delta i tester i samband med 1-3 utvecklingsprojekt. Slutföra inventering hos förbundsmedlemmar, till och med de kommuner som ansluter Påbörja inventering i de kommuner som ansluter Arbetsstationer för vanligt förekommande lagringsmedier och filtyper. Provinsamling från en utvald kommun. Testa och utvärdera programvaror för uttag och migrering. Analys och förslag till fortsatt arbete med det äldre digitala materialet. Ta fram policy och gallringsbeslut

139 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 12 8 Bevarandeplattform 8.1 Beskrivning funktionens verksamhet 2017 Sydarkivera har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. Verksamheten ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. För att bygga upp verksamheten utgår vi från OAIS-modellen som är internationell standard för arkiv. Det vill säga en verksamhet som kan ta emot alla typer av information och säkerställa att den bevaras för framtiden. För att uppnå detta mål behöver vi en bevarandeplattform som kan växa i takt med förbundsmedlemmarnas behov att överlämna arkiv. Plattformen byggs upp för att i första hand hantera information som inte längre används i den dagliga verksamheten ute hos förbundsmedlemmarna. Under året planerar vi preliminärt att testa följande verktyg i labbet: arkivredovisning, eventuella nya releaser av bevarandeplattform, valideringsverktyg konvertering Uttag/dokumentation strukturerad information (ADDML) Bevarandeplattformen produktionssätts i december Under 2017 kommer vi att behöva trimma in funktioner och rutiner för att möta ökat antal leveranser. Vi kommer att bygga ut Valvet med två datorhallar (samlokalisering) och säkra nät. Vårt fokusområde 2017 inom digitalt bevarande blir våra leveransprojekt, för att hantera prioriterade avställningar och komma igång med fortlöpande arkivering av strukturerad data. Under görs ett större omtag för att automatisera bevarandeplattformen och öppna upp applikationsgränssnitt.

140 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Telefon Datum Diarienummer Version Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 SARK Sida Mål för 2017 Mål Ta emot planerade arkivleveranser Intrimning av Bevarandeplattform Intrimning av rutiner för bevarande Införande av nya FGS:er, efterhand de beslutas och planeras att användas. Mått - indikatorer Antal mottagna leveranser Antal informationstyper Åtgärdstyper Antal åtgärder Resultat i form av besparad tid i form av manuellt arbete Resultat i form av ökad kvalité Åtgärdstyper Antal åtgärder Resultat i form av besparad tid i form av manuellt arbete Resultat i form av ökad kvalité Antalet implementerade FGS:er Införande av arkivredovisningssystem Arkivredovisningssystem infört Införande av två aktiva lagringsdepåer som speglar sitt innehåll över ett geografiskt avstånd. Lagringsdepåerna är tagna i produktion Dokumentation över processflöden för bevarandetjänsterna Kartläggning av informationsflöde och hantering. Kartläggning av roller och behörigheter

141 Dokumentansvarig Elin Jonsson Organisation Sydarkivera Ärende Budget och verksamhetsplan 2017 Telefon Datum Diarienummer Version SARK Sida 14 9 Anslutande tjänster De första anslutande tjänsterna införs Handläggningen sker i särskild ordning och finansieras enligt självkostnadsprincip. 9.1 Planerade tjänster Oskarshamns kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv. Räddningstjänsten Östra Blekinge beslutade hösten 2016 om att överlämna hela arkivmyndighetsfunktionen till Sydarkivera. Flytt planeras till 2018, överenskommelse om anslutande tjänst arbetas fram till dess. Region Blekinge överenskommelse om förvaltning av analoga arkiv är under upparbetande. Arkivförbund Sydost administration av webbplats och digitalt bevarande av webb. 9.2 Identifierat behov Behov av anslutande tjänster som hittills har identifierats i samband med fördjupade nulägesanalyser och inventeringar: Mediedatabas för registrering och förvaring av digitala foton, filmer och andra mediefiler. Digitalisera arkivförteckningar hos de förbundsmedlemmar som har manuella arkivförteckningar. Delta i samordnad upphandling av material för arkivförvaring. Delta i samordnad upphandling av arkivredovisningssystem. Hantera gallring i verksamhetssystem. Digitalisera analoga ljud- och videoupptagningar För att någon av dessa tjänster ska bli en bastjänst behövs beslut om ny förbundsordning. Ett beslut som fattas av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige efter beslut av Sydarkiveras fullmäktige.

142 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer Rev KLK 2017/442 Kommunfullmäktige Handläggare Kommunsekreterare Louise Davidsson Kommunledningskontoret Revidering av kommunstyrelsens reglemente Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar att anta reviderat reglemente för kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram ett nytt förslag till reglemente för styrelsen och övriga nämnder. Det tidigare förslaget har inte uppdaterats sedan 1992 och det har sedan dess skett ett stort antal ändringar i kommunallagen. Organisationen och arbetsformerna i kommunerna har också genomgått stora förändringar. Utifrån SKL:s förslag till reglemente har ett förslag till nytt reglemente för kommunstyrelsen i Hässleholms kommun tagits fram. Reglementet har getts en helt annan uppbyggnad än det föregående reglementet och innebär att kommunstyrelsens reglemente inleds med bestämmelser om styrelsens uppgifter innefattande ledning och styrning, uppföljning och andra, särskilda uppgifter. Därefter följer bestämmelser som är gemensamma för kommunstyrelsen och nämnderna, inklusive arbetsformer. I reglementet har ansvaret för att leda och samordna den översiktsplaneringen tagits bort eftersom detta arbete hanteras av byggnadsnämnden. Det har även lagts till ett förtydligande om att kommunstyrelsen ska leda och samordna utvecklingen av upphandlingsverksamheten och att styrelsen ansvarar för kommunövergripande upphandlingar. I avsnittet om arbetsformer regleras bland annat kommunstyrelsens presidium, som numera är ett kommunalrättsligt organ som kan ges särskilda uppgifter, som består av en ordförande, en 1:e vice ordförande och en 2:e vice ordförande. Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret506 Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

143 2 (2) Förslaget innebär främst en modernisering av nuvarande reglemente och en anpassning till gällande lagstiftning. Förändringar Av de uppgifter som enligt 2 första stycket i gällande reglemente ligger hos kommunstyrelsen har följande förändringar gjorts. - Tredje strecksatsen om den översiktliga planeringen och användningen av mark och vatten har tagits bort, som nämnts ovan. - Fjärde strecksatsen har tagits bort. Ansvaret för upprätthållandet av markberedskapen måste anses ligga hos tekniska nämnden och därmed även mark- och bostadspolitiken. Gällande bostadsförsörjningen har det lagts till i förslaget till byggnadsnämndens reglemente att nämnden ansvarar för framtagandet av riktlinjer för bostadsförsörjningen. Övriga uppgifter hittas i 3 i förslaget till reglemente eller, som är fallet med exempelvis personalpolitiken, i en egen paragraf i förslaget. Andra stycket i 2 har uteslutits för att inte skapa förvirring gentemot nämnderna. Uppgifterna ingår dock i kommunstyrelsens lednings- och uppföljningsfunktion. 6 sjätte stycket andra strecksatsen har tagits bort. Enligt nuvarande författningar om statligt stöd för bostadsförsörjning har inte kommunen längre några uppgifter. I 8 finns inte andra strecksatsen med i det nya förslaget, då det inte är något som hanteras av kommunstyrelsen eller används i kommunen. Nionde strecksatsen framgår av ekonomistyrningsprinciper i budgeten och har därför tagits bort från reglementet. Likaså den sista strecksatsen om att återsända betygshandlingar vid tjänstetillsättningar tas bort på grund av inaktualitet. Bilagor Förslag till reglemente för kommunstyrelsen Gällande reglemente för kommunstyrelsen Sändlista: Samtliga nämnder Kommunal författningssamling Kommunledningskontoret Elisabeth Aidemark, kanslichef Charlotte Nygren-Bonnier, bitr. förvaltningschef kommunledningskontoret JAV

144 Reglemente för kommunstyrelsen

145 Innehållsförteckning Kommunstyrelsens övergripande uppgifter... 1 Allmänt om styrelsens uppgifter... 1 Ledningsfunktionen och styrfunktionen... 1 Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen... 1 Kommunstyrelsens övergripande uppgifter... 1 Företag och stiftelser... 2 Kommunalförbund... 3 Ekonomi och medelsförvaltning... 3 Delegering från fullmäktige... 3 Personalpolitiken... 3 Uppföljningsfunktionen... 4 Kommunstyrelsens uppföljning... 4 Förvaltningsorganisation... 4 Särskilda uppgifter... 4 Processbehörighet... 4 Räddningstjänst... 4 Krisledning och höjd beredskap... 5 Arbetsmarknad och kompetensutveckling... 5 Arbetslöshetsnämnd... 5 Arkivmyndighet... 5 Anslagstavla och webbplats... 5 Författningssamling... 5 Uppdrag och verksamhet... 5 Organisation inom verksamhetsområdet... 5 Personalansvar... 5 Personuppgifter... 5 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige... 5 Information och samråd... 6 Arbetsformer... 6 Sammansättning... 6 Tidpunkt för sammanträden... 6

146 Kallelse... 6 Sammanträde på distans... 7 Närvarorätt... 7 Ordföranden... 7 Presidium... 8 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden... 8 Kommunalråd... 8 Förhinder... 8 Ersättares tjänstgöring... 8 Jäv, avbruten tjänstgöring... 8 Reservation... 9 Justering av protokoll... 9 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m Delgivningsmottagare... 9 Undertecknande av handlingar... 9 Utskott... 9 Närvarorätt i nämnder Diarienummer: KLK 2017/442 Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Kommunstyrelsen Giltighetsperiod: Tillsvidare Ersätter: Reglemente för kommunstyrelsen Kommunal författningssamling: A 2 Antagen: [Ange datum]

147 1 (11) Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Allmänt om styrelsens uppgifter 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Kommunstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Kommunstyrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (styrfunktion). Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion). Kommunstyrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900) (KL) och annan lagstiftning. Ledningsfunktionen och styrfunktionen Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen 2 Kommunstyrelsen utövar uppsikt över samordningen mellan nämnderna och ansvarar för beslut om gränsdragningen mellan nämndernas kompetens. Kommunstyrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 3 Kommunstyrelsen ska 1. leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, 2. göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållna annan nämnd, 3. ha hand om de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd, 4. utöva uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders beslut, 5. kontinuerligt följa verksamheten i övriga nämnder, 6. ansvara för dialogträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna. 7. upprätta förslag till program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare, 8. ha ett övergripande ansvar för interna säkerhetsfrågor i kommunen. 9. hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs,

148 2 (11) 10. ansvara för utformning och utveckling av kommunens system för intern kontroll i enlighet med vad fullmäktige särskilt beslutar, 11. bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige i enlighet med kommunallagen, 12. verkställa fullmäktiges beslut, om fullmäktige inte beslutat annat Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Kommunstyrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. Vidare ska kommunstyrelsen 13. ha hand om kommunens personaladministrativa system, ekonomisystem, dokumentoch ärendehanteringssystem, e-postsystem, IT-system, kommunikationssystem, skaderapporteringssystem, passersystem och förtroendemannaregister, 14. leda och samordna utvecklingen av kommunens övergripande IT-system, 15. leda och samordna arbetet med att effektivisera administrationen, 16. leda och samordna utvecklingen av den kommunala demokratin, 17. leda och samordna arbetet med att främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen, inklusive utvecklingen av ett gott företagsklimat, 18. ha hand om folkhälsofrågor, 19. leda och samordna utvecklingen av kommunens upphandlingsverksamhet så att kommunens ekonomiska och övriga intressen tillvaratas. Kommunstyrelsen ansvarar vidare för kommunövergripande upphandlingar, 20. vara kommunens samordnande organ i frågor om kommunens husbyggnadsverksamhet. Företag och stiftelser 4 Kommunstyrelsen ska 1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, 2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade, 3. ansvara för regelbundna möten mellan styrelsen och företagsledningarna/stiftelseledningarna, 4. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b KL är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser kommunen äger eller har intresse i,

149 3 (11) 5. årligen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, 6. svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunalförbund 5 Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Ekonomi och medelsförvaltning 6 Kommunstyrelsen ska 1. ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa av fullmäktige meddelade föreskrifter för denna. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar, 2. ha hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att - se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett, - handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. Delegering från fullmäktige 7 Kommunstyrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: 1. upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt, 2. i mål och ärenden där kommunstyrelsen för kommunens talan, med för kommunen bindande verkan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av taxor och bestämmelser inom kommunstyrelsens verksamhetsområde, 4. tillstånd att använda kommunvapnet, 5. avgivande av yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460). Kommunstyrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på kommunfullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Kommunstyrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet. Personalpolitiken 8 Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att:

150 4 (11) 1. med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, 2. förhandla å kommunens vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, 4. besluta om stridsåtgärd, 5. lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Uppföljningsfunktionen Kommunstyrelsens uppföljning 9 Kommunstyrelsen ska 1. övervaka att av fullmäktiges fastställda mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna, 2. övervaka att kommunens löpande förvaltning i övrigt sköts lagligt och ekonomiskt, 3. följa hur den interna kontrollen sköts i nämnderna, 4. två gånger per år rapportera till fullmäktige hur kommunens samtliga verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, 5. inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv, 6. före den 1 april varje år lämna fullmäktige en redovisning över de motioner som kommit in till fullmäktige till och med året innan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige. Förvaltningsorganisation 10 Under kommunstyrelsen lyder kommunledningskontoret, förvaltningen för arbetsmarknad och kompetensutveckling samt räddningstjänsten. Särskilda uppgifter Processbehörighet 11 Kommunstyrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet. Räddningstjänst 12 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens räddningstjänst och de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den nämnd som svarar för räddningstjänsten samt övergripande säkerhetsfrågor.

151 5 (11) Krisledning och höjd beredskap 13 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap (krisledningsnämnd). Krisledningsnämndens verksamhet regleras i särskilt reglemente. Arbetsmarknad och kompetensutveckling 14 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens verksamheter inom arbetsmarknadsåtgärder och utbildning för vuxna. Arbetslöshetsnämnd 15 Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen (1944:475) om arbetslöshetsnämnd. Arkivmyndighet 16 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i av fullmäktige antaget arkivreglemente. Anslagstavla och webbplats 17 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsen samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats. Författningssamling 18 Kommunstyrelsen ansvarar för att uppdatera den kommunala författningssamlingen och se till att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form. Uppdrag och verksamhet 19 Kommunstyrelsen ska följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att kommunstyrelsen ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Organisation inom verksamhetsområdet 20 Kommunstyrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 21 Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sina förvaltningar. Samtliga nämnders förvaltningschefer anställs av styrelsen. Kommunstyrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Personuppgifter 22 Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 23 Kommunstyrelsen ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Kommunstyrelsen ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem

152 6 (11) i reglemente, genom finansbemyndigande. Kommunstyrelsen ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Nämndernas redovisning lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Information och samråd 24 Kommunstyrelsen och kommunalråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Kommunstyrelsen beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Sammansättning 25 Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare. Tidpunkt för sammanträden 26 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 27 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

153 7 (11) I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 28 Kommunstyrelsen får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 10 dagar i förväg anmäla detta till styrelsens sekreterare. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans. Närvarorätt 29 Kommunstyrelsen får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i styrelsen att närvara vid sammanträde med styrelsen för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om styrelsen beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 30 Det åligger ordföranden att 1. leda styrelsens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.

154 8 (11) Presidium 31 Kommunstyrelsens presidium ska bestå av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 32 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Kommunalråd 33 Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice samt 2:e vice ordförande benämns kommunalråd. Kommunalråd ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Förhinder 34 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunledningskontorets kansliavdelning. Kansliet bör underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 35 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 36 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

155 9 (11) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Reservation 37 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 38 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 39 Kommunstyrelsen ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 40 Delgivning med kommunstyrelsen sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 41 Skrivelser, avtal och andra handlingar från kommunstyrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren eller kommunchefen eller annan under styrelsen hörande förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder en vice ordförande. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Utskott 42 Inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott och ett personalutskott. Respektive utskott ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare. Inom ett utskott väljer kommunstyrelsen för den tid styrelsen beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får kommunstyrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av kommunstyrelsen vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.

156 10 (11) Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i kommunstyrelsen avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Närvarorätt i nämnder 43 Ledamot i arbetsutskottet får närvara vid sammanträden med kommunens nämnder och delta i överläggningarna men inte i besluten. De har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Närvarorätten gäller även sammanträden med nämndsutskott.

157 11 (11) Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

158 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING A 2 Gäller från Diarienummer 2014/ Antagen: kommunfullmäktige och ändrad senast (ersätter: KF ) Reglemente för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Ledningsfunktionen 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Krisledningsnämnden utövar kommunledning vid extraordinära händelser i kommunen. Detta innebär befogenhet för krisledningsnämnden att överta ansvar för kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet och anslag. 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. utvecklingen av den kommunala demokratin personalpolitiken den översiktliga planeringen och användningen av mark och vatten mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas informationsverksamheten arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet arbetet med att effektivisera administrationen utvecklingen av IT och andra informationssystem arbetet med att främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen. Kommunstyrelsen skall vidare med uppmärksamhet följa: miljövårds- och naturvårdspolitiken och verka för en god miljö i kommunen socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård k:\hlm - klk\namnd_styr\kfs\forslag\reglemente ks doc 1(8)

159 2(8) skolväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas fritids- och kulturpolitiken och verka för en god fritids- och kulturverksamhet i kommunen energiplaneringen och verka för en god energihushållning i kommunen bevaka att en tillfredsställande räddningstjänst upprätthålls samt att brandsyn och sotning utföres. Styrfunktionen 3 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att: leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen tillvarata kommunens intresse vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunstyrelsens övriga verksamheter Ekonomisk förvaltning 4 Kommunstyrelsen skall ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter härför. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalning görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar.

160 3(8) Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att: tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. Personalpolitiken 5 Kommunstyrelsen skall ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att - med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden - besluta om stridsåtgärd - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare - lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130). Övrig förvaltning 6 Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd, civilförsvarsnämnd, beredskapsnämnd och kristidsnämnd. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrift om arkivvården finns i arkivreglementet. Kommunstyrelsen är registeransvarig för de personregister som styrelsen för i sin verksamhet och förfogar över. Kommunstyrelsen svarar för kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsen är kommunens samordnande organ i frågor om kommunens husbyggnadsverksamhet. Kommunstyrelsen har vidare hand om: - räddningstjänst och de övriga uppgifter som enligt lag skall fullgöras av den nämnd som svarar för räddningstjänsten samt härjämte övergripande säkerhetsfrågor - kommunens uppgifter enligt författningar om statligt stöd för bostadsförsörjningen

161 4(8) - sysselsättnings- och näringslivsfrågor - folkhälsofrågor - kommunens centrala informationsverksamhet - de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd. Förvaltningsorganisation 7 Under kommunstyrelsen lyder kommunledningskontoret, förvaltningen för arbetsmarknad och kompetensutveckling samt förvaltningen för räddningstjänst och säkerhetsfrågor. Delegering från kommunfullmäktige 8 Kommunstyrelsen skall besluta i följande grupper av ärenden: - vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit - ingå borgen till stöd för bostadsförsörjningen - styrelsens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt - tolkning och tillämpning av taxor och allmänna bestämmelser inom kommunstyrelsens verksamhetsområde - i sådana mål och ärenden där det ankommer på kommunstyrelsen att föra kommunens talan, på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal - avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen och även sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige - avge yttrande enligt lagen om TV-övervakning - utöva kommunens beslutanderätt i ärenden angående tillstånd att använda kommunens vapen - företa omdisponering inom nämnd från driftbudget till investeringsbudget, samt - återsända betygshandlingar vid tjänstetillsättningar.

162 5(8) Ansvar och rapporteringsskyldighet 9 Kommunstyrelsen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen skall regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Kommunstyrelsens arbetsformer Sammansättning 10 Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 11 Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 12 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

163 6(8) Inkallande av ersättare 13 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunledningskontorets kansliavdelning som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 14 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 15 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. 16 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall, om ej i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Justering av protokoll 17 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den.

164 7(8) Reservation 18 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 19 Delgivning med kommunstyrelsen sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som styrelsen bestämmer. Undertecknande av handlingar 20 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen skall undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av en vice ordförande och kontrasigneras av styrelsens sekreterare eller kommunchefen eller annan under styrelsen hörande förvaltningschef. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som skall underteckna handlingar. Ordföranden 21 Det åligger kommunstyrelsens ordförande att: - närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder samt - representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Kommunalråd och oppositionsråd 22 Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice ordförande benämns kommunalråd. Kommunstyrelsens 2:e vice ordförande benämns oppositionsråd. Kommunalråd och oppositionsråd skall ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen.

165 8(8) Utskott 23 Inom kommunstyrelsen skall finnas ett arbetsutskott och ett personalutskott. 24 Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 25 Ersättare skall närvara vid arbetsutskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av kommunstyrelsen vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 26 Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 27 De ärenden som skall avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet skall beredas av utskott om beredning behövs. Ordföranden i kommunstyrelsen eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut. Ordföranden i kommunstyrelsen avgör om beredning i utskott av visst ärende är obehövlig. Närvarorätt i nämnder 28 Ledamot i arbetsutskottet får närvara vid sammanträden med kommunens nämnder och delta i överläggningarna men inte i besluten. De har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Närvarorätten gäller även sammanträden med nämndsutskott.

166 Reglemente för styrelsen och övriga nämnder ETT UNDERLAG FÖR LOKALA BEDÖMNINGAR 1

167 REGLEMENTE FÖR STYRELSEN OCH ÖVRIGA NÄMNDER FÖRORD Detta styrelse-/nämndreglemente är en reviderad utgåva av det reglemente som gavs ut 1992 av Svenska Kommunförbundet. Detta reglemente har en annan uppbyggnad än den föregående versionen. Som bakgrund till kommentarerna till reglementet avgränsas fullmäktiges uppgifter i förhållande till styrelsen och nämnderna. Inledningen är inte avsedd att ingå i själva reglementet. Den första delen innehåller för styrelsen specifika bestämmelser (avsnitt A). Därefter kommer för styrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelser (avsnitt B). Dessa är alltså tänkta att, om inte annat anges, kunna tas in såväl i styrelsens som i nämndernas reglementen. Liksom i föregående upplaga har vi uteslutit specialbestämmelser för olika nämnder, eftersom utformningen av sådana uppvisar mycket stora lokala variationer. Vissa bestämmelser i avsnitt A är dock av intresse för nämnderna. Detta gäller 1 (nämndens uppgifter, som alltid måste anges), 7 (ekonomi och medelsförvaltning om denna ska ligga hos nämnden), 8 (om fullmäktige har delegerat uppgifter till nämnden), 9 (personalpolitik om denna är decentraliserad), 10 (uppföljning) och 11 (processbehörighet om denna enligt reglemente ska ligga hos nämnden). En viktig inskränkning är att vi inte har redovisat något särskilt reglemente för landstingsstyrelse och landstingskommunala nämnder. Orsaken till detta är att vi har ett förhållandevis litet antal landsting/regioner och att de olika landstingen/regionerna uppvisar stora organisatoriska olikheter. I stora delar kan dock bestämmelserna användas även av landstingen/regionerna. Reglementet bygger på lagstiftningens innehåll den 1 januari Stockholm i december

168 REGLEMENTE FÖR STYRELSEN/X-NÄMNDEN I X-STADS KOMMUN A. Styrelsens uppgifter Allmänt om styrelsens uppgifter 1 Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda det arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen/landstinget (styrfunktion). Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens/landstingets utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion). Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900), KL, och annan lagstiftning. Ledningsfunktionen och styrfunktionen Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen 2 Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls. Styrelsens övergripande uppgifter 3 Styrelsen ska 1. leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållna annan nämnd, 2. utöva uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders beslut, 3

169 3. ha ett övergripande ansvar för interna säkerhetsfrågor i kommunen, 4. ha hand om kommunens personaladministrativa system, ekonomisystem, dokument- och ärendesystem, e-postsystem, IT-system, kommunikationssystem, skaderapporteringssystem, passersystem och förtroendemannaregister, 5. hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs, 6. kontinuerligt följa verksamheten i övriga nämnder, 7. ansvara för utformning och utveckling av kommunens system för intern kontroll i enlighet med vad fullmäktige särskilt beslutar, 8. ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna, 9. upprätta förslag till program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare, 10. bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige i enlighet med KL, 11. verkställa fullmäktiges beslut, om fullmäktige inte beslutat annat. Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. Företag och stiftelser 4 Styrelsen ska 1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, 2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade, 3. ansvara för regelbundna möten mellan styrelsen och företagsledningarna/stiftelseledningarna, 4. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b KL är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser kommunen äger eller har intresse i, 5. årligen, senast den i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige 4

170 snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, 6. svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunalförbund 5 Styrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Ekonomi och medelsförvaltning 6 Styrelsen ska 1. ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa av fullmäktige meddelade föreskrifter för denna. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar, 2. ha hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att - underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom, - se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett, - handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden, 3. upprätta förslag till budget i enlighet med KL, 4. se till att bokföring och redovisning sker i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning, 5. upprätta årsredovisning och delårsrapport i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning, 6. i enlighet med fullmäktiges särskilda föreskrifter förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser. Delegering från fullmäktige 7 Styrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: 1. upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt, 2. på begäran av nämnd omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer, 5

171 3. utarrendera, hyra ut eller på annat sätt upplåta kommunen tillhörig fast egendom, 4. köp, försäljning, byte och avtal om fastighetsreglering, allt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt, 5. i mål och ärenden där styrelsen för kommunens talan, med för kommunen bindande verkan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, 6. tillstånd att använda kommunens vapen, 7. avgivande av yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460). Styrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet. Personalpolitiken 8 Styrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att: 1. med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, 2. förhandla å kommunens vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare; 4. besluta om stridsåtgärd, 5. lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Uppföljningsfunktionen Styrelsens uppföljning 9 Styrelsen ska 1. övervaka att av fullmäktiges fastställda kvalitetskrav, mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna, 6

172 2. övervaka att kommunens löpande förvaltning i övrigt sköts lagligt och ekonomiskt, 3. följa hur den interna kontrollen sköts i nämnderna, 4. två gånger per år rapportera till fullmäktige hur samtliga kommunens verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, 5. inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv, 6. före den 1 april varje år lämna fullmäktige en redovisning över de motioner och medborgarförslag som kommit in till fullmäktige till och med året innan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige. Särskilda uppgifter Processbehörighet 10 Styrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet. Krisledning och höjd beredskap 11 Styrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap (krisledningsnämnd). Alternativ 1: Krisledningsnämndens verksamhet regleras i särskilt reglemente. Alternativ 2: Krisledningsnämnden har rätt att överta beslutanderätt från kommunens övriga nämnder i den utsträckning som nämnden finner nödvändigt i den uppkomna krisen. Styrelsen utser ledamot till hemvärnsråd enligt hemvärnsförordningen (1997:146). Arbetslöshetsnämnd 12 Styrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen (1944:475) om arbetslöshetsnämnd. 7

173 Arkivmyndighet 13 Styrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i av fullmäktige antaget arkivreglemente. Anslagstavla och webbplats 14 Styrelsen ansvarar för kommunens anslagstavla. Styrelsen samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats. Författningssamling 15 Styrelsen ansvarar för att uppdatera den kommunala författningssamlingen och se till att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form. B. För styrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelser Uppdrag och verksamhet 16 Styrelsen och övriga nämnder ska inom sina respektive verksamhetsområden följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen/nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Organisation inom verksamhetsområdet 17 Styrelsen/nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 18 Styrelsen/nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sina förvaltningar med undantag för förvaltningschefer som anställs av styrelsen. Styrelsen och nämnderna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i detta reglemente. 8

174 Personuppgifter 19 Styrelsen/nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens/nämndens verksamhet. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 20 Styrelsen/nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem i reglemente, genom finansbemyndigande. Styrelsen/nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Nämnderna ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag. Information och samråd 21 Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Styrelsen/nämnden beslutar om formerna för samrådet. Självförvaltningsorgan 22 Nämnden får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Nämnden får uppdra åt självförvaltningsorganet att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Nämnden ska i en arbetsordning fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. 9

175 Medborgarförslag 23 Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till styrelsen/nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att styrelsen/nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Styrelsen/nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte har avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas, bör förslagsställaren underrättas. Alternativ 1: Styrelsen/nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna. men inte när beslut fattas. Alternativ 2: Styrelsen/nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet, men inte närvara när beslut fattas. Arbetsformer Tidpunkt för sammanträden 24 Styrelsen/nämnden sammanträder på dag och tid som styrelsen/nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 10

176 Kallelse 25 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. Offentliga sammanträden 26 Styrelsen/nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 27 Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Närvarorätt 28 Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid styrelsens/nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. 11

177 Härutöver får styrelsen/nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med styrelsen/nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om styrelsen/nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Sammansättning 29 Alternativ 1: Styrelsen/nämnden består av ledamöter och ersättare. Alternativ 2: Styrelsen/nämnden består av det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 30 Det åligger ordföranden att leda styrelsens/nämndens arbete och sammanträden, kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, kalla ersättare, inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen/nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen/nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Presidium 31 Styrelsens/nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. 12

178 Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 32 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Kommunalråd 33 Sedan val av styrelse/nämnd skett utser fullmäktige kommunalråd. Fullmäktige beslutar om kommunalrådens uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad. Förhinder 34 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till styrelsens/nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid aktuellt styrelsekansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 35 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 13

179 Alternativ 1: En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Alternativ 2: En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde till tjänstgöring framför annan ersättare oberoende av turordningen, om denne tjänstgör inom sitt eget parti. Alternativ 3: En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Jäv, avbruten tjänstgöring 36 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Alternativ 1: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Alternativ 2: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti. Alternativ 3: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 37 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 38 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. 14

180 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 39 Styrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 40 Delgivning med styrelsen/nämnden sker med ordföranden, (kommundirektören), förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen/nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 41 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen/nämnden ska på styrelsens/nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Styrelsen/nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av styrelsen/nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på styrelsens/nämndernas vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. Utskott 42 Inom styrelsen ska finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet ska bestå av x ledamöter och x ersättare. Styrelsen/nämnden får därutöver inrätta ytterligare utskott. Inom ett utskott väljer styrelsen/nämnden för den tid styrelsen/nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får styrelsen/nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av styrelsen/nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. 15

181 Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst. ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av styrelsen/nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller kommundirektören (kanslichefen eller en annan utsedd person?) överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Detta reglemente träder i kraft den 1 januari... 16

182 KOMMENTAR Fullmäktiges uppgifter Kommunallagen (1991:900), KL, ger de grundläggande reglerna för ansvar och beslutanderätt i en kommun. Vissa uppgifter handhas av fullmäktige, styrelsen och nämnderna enligt annan lag, författning eller enligt statlig myndighets beslut. Fullmäktiges uppgifter framgår av 3 kap. 9 KL. Fullmäktige beslutar också i andra frågor som anges i KL eller andra författningar. Detta innebär att fullmäktige bl.a. ska besluta i ärenden om planer och föreskrifter, som kommunen kan meddela enligt författning, taxor och avgifter om inte annat särskilt angivits, ramar för kommunens upplåning, övergripande kvalitetskrav på den kommunala verksamheten, hur mål, riktlinjer, verksamhet och kvalitetskrav ska följas upp, mottagande av donationer, mellankommunala avtal av övergripande karaktär och bildande av kommunalförbund och gemensam nämnd, 8. expropriation, 9. införande eller förändring av LOV-system enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, 10. program avseende privata utförare enligt 3 kap. 19 b KL, 11. kommunal verksamhet ska bedrivas i kommunalt företag, 12. konkurrensprogram och företagspolicy. Fullmäktige beslutar också om kommunalråden, deras ansvarsområden och deras benämning. Första Det här avsnittet utgör utgångspunkten för hela reglementet. Ramlagen för den kommunala verksamheten är KL med bl.a. regler om ansvar och beslutsformer. Läsaren erinras om att det vid sidan av KL finns ytterligare speciallagar som reglerar den kommunala verksamheten. Andra stycket Här behandlas fullmäktiges uppgifter. Dessa regleras i grunden i 3 kap. 9 KL. Denna paragraf är dock allmänt hållen. Den lämnar ett utrymme för fullmäktige att själv bestämma vilka olika ärendetyper som fullmäktige vill ha beslutanderätt i. Därför har här tagits in en katalog över vilka ärenden fullmäktige ska besluta i. Paragrafen är tänkt som ett förtydligande av gränsen mellan fullmäktige å ena sidan samt styrelse/nämnder å andra sidan. 17

183 3 kap 9 KL reglerar inte bara gränsen för vad som kan delegeras till nämnd med stöd av 3 kap. 10 KL och vad som tillhör fullmäktiges exklusiva beslutsområde. Den klargör tillsammans med 3 kap. 13 KL också fördelningen av beslutanderätten mellan fullmäktige och nämnderna. Av 3 kap. 13 KL följer att nämnderna har en självständig beslutanderätt inom ramen för den förvaltande verksamheten t.ex. inom egendoms- och medelsförvaltningen. Katalogen ska ses som ett exempel och måste anpassas till lokala förhållanden. Tredje stycket Begreppet kommunalråd, liksom landstingsråd och oppositionsråd definieras i 4 kap. 1 KL. Dessa förtroendevalda ska fullgöra sitt uppdrag på hel- eller deltid. Det är inte obligatoriskt att ha kommunalråd. Fullmäktige bestämmer hur många kommunalråd det ska finnas, deras ansvarsområden och deras benämning, samt utser personerna. REGLEMENTE FÖR STYRELSEN/X-NÄMNDEN I X-STADS KOMMUN Detta reglemente träder i kraft den A. Styrelsens uppgifter Allmänt om styrelsens uppgifter 1 Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens/landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda det arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen/landstinget (styrfunktion). Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens/landstingets utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion). 18

184 Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900), KL, och annan lagstiftning. Paragrafen reglerar mer översiktligt styrelsens roll och vilka olika funktioner den ska ha. Systematiken skiljer sig något åt från den som anges i KL. I reglementet får styrelsen fyra funktioner/uppgifter: ledningsfunktionen, styrfunktionen, uppföljningsfunktionen och särskilda uppgifter. Första stycket I första stycket klargörs att styrelsen ska ha helhetsansvaret för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Detta innebär inte att styrelsen har det primära verksamhetsansvaret överallt, utan att styrelsen mer har en samanhållande roll. Detta kommer till uttryck i begreppet helhetsansvar. Andra stycket Andra stycket motsvarar bestämmelsen i 6 kap. 1 första stycket KL. Styrelsen intar en särställning bland nämnderna genom att den förutsätts ha en ledande och samordnande roll. Styrelsen har att skaffa sig överblick över hela kommunförvaltningen och ska ha uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders verksamhet. KL ger dock inte styrelsen några särskilda maktmedel. Uppsikten måste i princip anses vara begränsad till en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är möjligt, se till att fullmäktige i egenskap av högsta beslutande organ ingriper. Däremot får inte styrelsen i annan nämnds ställe besluta att en viss åtgärd ska vidtas. Enligt 12 kap. 2 regeringsformen får inte heller styrelsen ingripa i annan nämnds ärende som gäller myndighetsutövning mot enskild eller som rör tillämpning av lag. Tredje stycket KL möjliggör en hög grad av målstyrning. Nämnderna är enligt 3 kap. 15 KL skyldiga att till fullmäktige redovisa hur de fullgjort sina åtaganden som lämnats till dem inom ramen för ett finansbemyndigande. Detta framgår också av 20 i reglementet. På grund av beredningstvånget ska i princip alla ärenden gå via styrelsen. Det är då naturligt att styrelsen åläggs en styrande och samordnande roll. Mot bakgrund av styrelsens viktiga roll när det gäller styrningen, är det också naturligt att det i första hand ankommer på styrelsen att ta fram styrdokument som kan antas av fullmäktige. 19

185 Fjärde stycket Detta stycke motsvarar 6 kap. 2 KL. Styrelsen ska ha ett övergripande uppföljningsansvar. Femte stycket Detta är en viktig täckbestämmelse. Förutom att den tar sikte på vissa angivna specialuppdrag klargör den att de uppgifter som inte lagts på annan nämnd ska skötas av styrelsen. Bestämmelsen är viktig att ha med för det fall att man glömt att ta upp någon uppgift i något annat reglemente. Alternativa politiska organisationer Reglementet utgår från den traditionella organisationen med styrelse och nämnder. På senare år har det blivit allt vanligare, framför allt i kommuner med litet antal invånare, att man kraftigt minskar antalet nämnder. Det mest extrema fallet är att man enbart har en styrelse med olika utskott samt en myndighetsnämnd. Denna nämnd får för det första hantera ärenden som rör tillsyn över den egna verksamheten eller ärenden där kommunen själv uppträder som part. För att avlasta styrelsen i massärenden får myndighetsnämnden också på många håll hantera individärenden. Motivet till denna alternativa organisationsform varierar. Att vitalisera fullmäktige och skapa helhetssyn nämns ofta som skäl. Ekonomiska hänsyn tas säkerligen också många gånger. Genom att i princip koncentrera all politik till styrelsen, uppnår man lättare en samsyn runt de ekonomiska prioriteringarna i kommunen. Kostnaderna för arvoden till förtroendevalda minskar också. Det finns dock nackdelar med systemet. Från demokratisk synpunkt kan riktas invändningar när det blir så få personer som engageras i den kommunala politiken. Styrelsen får ett mycket stort antal ärendetyper/ärenden att hantera, med risk att kvaliteten i handläggningen försämras. Mycket måste delegeras till utskotten, vars ledamöter kan hämtas enbart ur nämnden. Sekretessfrågor kan också bli besvärliga, eftersom en sekretesskyddad uppgift inte får utnyttjas i annan verksamhet än där den inhämtats. Myndighetsnämnden kan också, om den får funktionen som en renodlad jävsnämnd (dvs. enbart hantera ärenden enligt 3 kap. 5 KL) få ett så litet antal ärenden att kompetensen i nämnden inte kan upprätthållas. Ledningsfunktionen och styrfunktionen Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen 2 Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls. 20

186 Här regleras styrelsens övergripande ansvar för helheten i kommunen. Bestämmelsen är ett utflöde av 6 kap. 1 KL. Varje nämnd har att följa sitt reglemente och sörja för en ändamålsenlig organisation (se 3 ). I den här paragrafen åläggs styrelsen att sörja för att organisationen är ändamålsenlig på ett övergripande plan. Styrelsen ska också samordna nämndernas verksamheter och bevaka gränsdragningsfrågor mellan nämnderna. Vid behov kan styrelsen enligt 6 kap. 2 KL också behöva göra framställningar om ändringar i reglementen. Styrelsens övergripande uppgifter 3 Styrelsen ska 1. leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållen annan nämnd, 2. utöva uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders beslut, 3. ha ett övergripande ansvar för interna säkerhetsfrågor i kommunen, 4. ha hand om kommunens personaladministrativa system, ekonomisystem, dokument- och ärendesystem, e-postsystem, IT-system, kommunikationssystem, skaderapporteringssystem, passersystem och förtroendemannaregister, 5. hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs, 6. kontinuerligt följa verksamheten i övriga nämnder, 7. ansvara för utformning och utveckling av kommunens system för intern kontroll i enlighet med vad fullmäktige särskilt beslutar, 8. ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna, 9. upprätta förslag till program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare, 10. bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige i enlighet med KL, 11. verkställa fullmäktiges beslut, om fullmäktige inte beslutat annat. Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. 21

187 Första stycket Bestämmelsen är avsedd att ge styrelsen nödvändiga instrument för att kunna utöva ledningsfunktionen enligt 6 kap. 1 KL. Paragrafen ska ses som ett exempel och måste anpassas efter lokala förhållanden. Tredje punkten Vad gäller säkerhetsfrågorna tar punkten sikte på de interna/verksamhetsegna säkerhetsfrågorna. I detta ansvar ligger att identifiera risker, upprätta/kontinuerligt uppdatera risk- och sårbarhetsanalyser samt att vidta relevanta åtgärder för att eliminera eller motverka att riskerna förverkligas. Det kan innebära allt från förebyggande säkerhetsarbete till att se till att adekvat försäkringsskydd finns. Nionde punkten Punkten tar sikte på sådana program som regleras i 3 kap. 19 b KL och som ska antas av fullmäktige minst en gång per mandatperiod. Programmet ska innehålla mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. I programmet ska också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer samt övriga föreskrifter på området ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Lagen innehåller inget krav på att motsvarande program ska upprättas för verksamheter i egen regi. Det finns dock inget som hindrar detta. Andra och tredje stycket Styrelsen får här ett generellt uppdrag att besluta om hur fullmäktiges ärenden ska beredas, såvida inte fullmäktige beslutat något annat. Detta följer av 6 kap. 4 KL. Styrelsen ges också rätten att delegera beslut angående remiss av dessa ärenden till enskild förtroendevald. Detta kan vara en praktisk lösning för att påskynda beredningsprocessen. Bestämmelsen i 3 ska ses som ett utflöde av det övergripande ansvar för att samordna olika frågor i kommunen som styrelsen har. Det kan handla om viss planering av användningen av mark och vatten samt utveckling av strategiskt viktiga områden, miljö-, klimat-, mångfalds-, integrations- diskriminerings-, jämställdhetsdemokrati- och folkhälsofrågor, natur- och vattenvårdsfrågor, bostadsfrågor, energifrågor inklusive frågor om energihushållning, statistik och samhällsanalys, utvecklingen av kommunens IT-frågor och centrala informationsverksamhet, kommunens utveckling när det gäller e-tjänster (e-samhället), trafikförsörjning och infrastruktur, 22

188 utveckling av näringslivet och sysselsättning inklusive ett gott företagsklimat, regionalt, nationellt och internationellt arbete, kommunens centrala informationsverksamhet, kommunens varumärke och attraktivitet. Det primära ansvaret för de olika sakfrågorna ligger dock hos de olika nämnderna i enlighet med av fullmäktige antagna reglementen. Vi har valt att inte ta in de i detta finstilta stycke uppräknade punkterna i själva reglementstexten, eftersom detta kan skapa osäkerhet kring nämndernas ansvarsområden. Företag och stiftelser 4 Styrelsen ska 1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, 2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade, 3. ansvara för regelbundna möten mellan styrelsen och företagsledningarna/stiftelseledningarna, 4. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b KL är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser kommunen äger eller har intresse i, 5. årligen, senast den i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, 6. svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Bestämmelsen grundar sig på styrelsens uppsiktsplikt enligt 6 kap. 1, 1 a och 1 b KL. I förslaget har dock en skärpning lagts in i förhållande till KL. Det gäller fjärde punkten där styrelsen åläggs att löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b KL är uppfyllda beträffande de företag och 23

189 stiftelser kommunen äger eller har intresse i. Enligt 6 kap. 1 b KL omfattar bevakningsplikten endast aktiebolag. I detta reglemente inkluderas även handelsbolag och ekonomiska föreningar i begreppet företag. Kommunalförbund 5 Styrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. För det fall kommunen är medlem i ett kommunalförbund, ska styrelsen utöva uppsikt även över dessa, 6 kap. 1 andra stycket KL. De förstärkta reglerna om uppsikt omfattar inte kommunalförbund, se SKL:s cirkulär 12:50, som kan laddas ner på Ekonomi och medelsförvaltning 6 Styrelsen ska 1. ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa av fullmäktige meddelade föreskrifter för denna. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar, 2. ha hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att - underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom, - se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett, - handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden, 3. upprätta förslag till budget i enlighet med KL, 4. se till att bokföring och redovisning sker i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning, 5. upprätta årsredovisning och delårsrapport i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning, 6. i enlighet med fullmäktiges särskilda föreskrifter förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser. Första och andra punkten Enligt 6 kap. 4 2 p KL åligger det styrelsen att ta hand om den ekonomiska förvaltningen. Detta begrepp omfattar både medelsförvaltning och egendomsförvaltning. 24

190 När det gäller medelsförvaltningen finns särskilda regler för kommunens medelsplacering i 8 kap. 2 3 a KL. Kommunen ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Reglementsbestämmelsen är skriven utifrån den förutsättningen att styrelsen har hand om hela kommunens medelsförvaltning. Enligt 6 kap. 5 KL kan dock fullmäktige besluta att en nämnd helt eller delvis ska ha hand om sin egen medelsförvaltning. Kommunen kan t.ex. ha en fastighetsnämnd för förvaltning av kommunens fasta egendom. Väljer man en sådan lösning måste fastighetsförvaltningen undantas i styrelsens reglemente samtidigt som uppgiften i fråga anges i fastighetsnämndens reglemente. Beträffande upplåning av medel ligger givetvis alltjämt den principiella beslutanderätten på fullmäktige. Placering av medel är däremot en förvaltningsuppgift där beslutanderätten automatiskt tillkommer styrelsen. Styrelsen kan också med stöd av KL:s delegationsbestämmelser delegera beslutanderätten till exempelvis en anställd. Under ekonomisk förvaltning har även förts donationsförvaltningen. Om donator i stiftelseurkunden har föreskrivit annat om förvaltningen gäller donators föreskrifter i stället för vad som anges i reglementet. Tredje femte punkten Styrelsen ska enligt 8 kap. 6 KL före oktober månads utgång upprätta budget. Styrelsen bestämmer också när nämnderna senast ska lämna in sina budgetförslag, 8 kap. 7 KL. Det är mycket vanligt att budgetprocessen pågår under en stor del av året och att en preliminärbudget upprättas redan under sommaren. Det är då viktigt att ett definitivt budgetbeslut verkligen fattas av styrelsen under hösten, så att fullmäktige kan fastställa budgeten före november månads utgång. Det åligger också styrelsen att se till att bokföring, redovisning, delårsrapporter och årsredovisningar görs i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) utger regelbundet rekommendationer avseende uttolkning av lagen, se Sjätte punkten I den mån kommunen har medel avsatta för pensionsförpliktelser ska denna punkt finnas i reglementet. Den anknyter till 8 kap. 3 a KL. Delegering från fullmäktige 7 Styrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: 1. upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt, 25

191 2. på begäran av nämnd omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer, 3. utarrendera, hyra ut eller på annat sätt upplåta kommunen tillhörig fast egendom, 4. köp, försäljning, byte och avtal om fastighetsreglering, allt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt, 5. i mål och ärenden där styrelsen för kommunens talan, med för kommunen bindande verkan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, 6. tillstånd att använda kommunens vapen, 7. avgivande av yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460). Styrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet. Första stycket Bestämmelsen innehåller en katalog över vilka grupper av ärenden fullmäktige delegerar till styrelsen med stöd av 3 kap. 10 KL. Katalogen ska ses som ett exempel, och måste anpassas till lokala förhållanden. Fullmäktige kan exempelvis ha valt att lägga fastighetsförvaltningen på en nämnd. I dessa fall kan det vara ändamålsenligt att till styrelsen enbart delegera en del ärenden som rör fastigheter. I 3 kap. 9 KL regleras fullmäktiges beslutskompetens. Innebörden av bestämmelsen är att fullmäktige beslutar i alla ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. I inledningstexten till detta reglemente finns ett exempel på katalog över ärendetyper som ska vara förbehållna fullmäktige. Katalogen i den här paragrafen, som handlar om delegation till nämnd enligt 3 kap. 10 KL, ska inte sammanblandas med finansbemyndiganden enligt 3 kap. 12 KL. Sådana bemyndiganden kan enbart ges i samband med att beslut om budget fattas eller annars anslag beviljas. Ett finansbemyndigande bör inte tas med i reglementet. Gör man detta, blir man tvungen att ändra reglementet varje år när budgeten tas. Första punkten Det är mycket vanligt att styrelsen sköter frågor om lånefinansiering. Fullmäktige beslutar om ramen för upplåningen, varefter styrelsen verkställer fullmäktiges beslut. Bestämmelsen skiljer inte på långsiktig och kortsiktig upplåning. Bestämmelsen förutsätter att fullmäktige i budgeten eller i anslagsbeslut anger graden av lånefinansiering. Delegeringsuppdraget ska också ske inom de ramar fullmäktige angivit i riktlinjer i 26

192 treårsplanen enligt 8 kap. 5 KL och i föreskrifterna om medelsförvaltning som fullmäktige dragit upp enligt 8 kap. 3 KL. Andra punkten Om nämnd genom finansbemyndigande har beviljats ett ramanslag för en hel verksamhet, kan nämnden omdisponera medel inom ramen för fullmäktiges riktlinjer. Detta följer av 3 kap. 12 KL och tas inte in i reglementet. Det kan dock finnas behov av att ge styrelsen rätt att på fullmäktiges vägnar omdisponera redan särskilt budgeterade medel hos andra nämnder. Regeln är tänkt att användas när det krävs snabba beslut och man inte kan invänta fullmäktiges ställningstagande. Delegeringsbestämmelsen är skriven utifrån förutsättningen att fullmäktige anger beloppsramar och att omdisponeringen får ske endast inom ramen för den budgeterade verksamhetsvolymen. Åtgärderna får inte heller täcka nya verksamheter och får bara ske på begäran av nämnden. Tredje och fjärde punkten I det här exemplet har styrelsen hand om fastighetsförvaltningen i kommunen. Uppgifterna kan lika gärna ligga hos en annan nämnd. Femte punkten I mål och ärenden där styrelsen för kommunens talan, har införts en bestämmelse om att styrelsen med bindande verkan kan träffa överenskommelse om ingående av förlikning m.m. Många gånger anlitar kommunen ett rättegångsombud, se 6 kap. 6 KL. Möjligheten för ett rättegångsombud att ingå förlikning är emellertid starkt begränsad, på grund av förbudet mot extern delegation. Det är alltså styrelsen som normalt måste fatta ett formellt beslut om att godkänna förlikningen. Man bör i detta sammanhang notera att vissa nämnder enligt lag ska ha hand om vissa verksamheter. Ett exempel är socialnämnden som enligt 10 kap. 2 socialtjänstlagen (2001:453), SoL, ska föra kommunens talan. Styrelsens rätt att ingå förlikning gäller inte i dessa fall. Andra stycket I detta stycke delegeras beslut om yttranden till styrelsen. Begreppet yttrande tar sikte på exempelvis besvarande av remisser. Bestämmelsen tar inte sikte på när kommunen för talan i mål och ärenden. Detta regleras i 11. Personalpolitiken 8 Styrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att: 27

193 1. med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, 2. förhandla å kommunens vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare; 4. besluta om stridsåtgärd, 5. lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Samlad personalfunktion Paragrafen har utformats med utgångspunkt i att styrelsen ska ha hand om en för kommunen samlad personalfunktion. De i förslaget särskilt upptagna uppgifterna utgör några av de viktigaste beståndsdelarna i en sådan funktion. Första och andra punkten Till de principiella befogenheterna för styrelsen hör att beträffande samtliga kommunens arbetstagare förhandla och träffa kollektivavtal, såvida inte fullmäktige beslutat annat. Förhandlingsbefogenheten omfattar förhandlingar enligt gällande lagstiftning eller särskilda förhandlingsordningar utom förhandlingar i frågor, som avses i och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Sistnämnda typer av förhandlingar hänförs till respektive nämnds verksamhetsområde och ska föras vid den nämnden. Detta följer av 3 kap. 13 KL. Inom styrelsens verksamhetsområde avseende personalpolitiken ligger att handlägga även andra frågor än dem som vi räknat upp i förslaget. Detta framgår av ingressen till paragrafen. Det får ankomma på varje enskild kommun att avgöra vilken detaljeringsgrad som bedöms nödvändig i reglementet. Till frågor som faller inom verksamhetsområdet hör exempelvis att verka och svara för utveckling och samordning av personaladministrationen, ge råd och biträde i personalpolitiska frågor samt medverka till att statistik upprättas. Tredje punkten Här föreskrivs att det är styrelsen som avgör frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser inom det arbetsrättsliga området. Det är självfallet en lämplig ordning att kommunen tillämpar lag och kollektivavtal enhetligt så att inte olika praxis utvecklar sig på olika håll i organisationen. 28

194 Fjärde punkten Att besluta om stridsåtgärd är något som kräver noggrant övervägande. En central bedömning måste göras, så att rätt åtgärder vidtas vid rätt tidpunkt. Att besluta om stridsåtgärd är något som alltid bör ligga kvar hos styrelsen, även om kommunen valt att låta verksamhetsansvarig nämnd ansvara för den egna personalpolitiken (se nedan). Femte punkten Denna punkt tar sikte på 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter (befogenhetslagen). Detta lagrum motsvarar den tidigare s.k. kommunala delegationslagen (1954:130). Bestämmelsen flyttades år 2009 in i befogenhetslagen i samband med att man ville samla alla smålagar på ett ställe. Genom bestämmelsen kan en kommun ge SKL uppdrag att med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal eller på annat sätt reglera anställningsvillkoren för kommunens arbetstagare. Ett sådant förfaringssätt tillämpas sedan länge bland annat i fråga om att i samband med avtalsrörelserna ta emot uppsägningar av lokala kollektivavtal från arbetstagarorganisationerna samt träffa överenskommelse om prolongation av de lokala avtalen så länge förhandlingar pågår. Att ge ett sådant uppdrag till en central arbetsgivarorganisation är ett beslut av stor betydelse, där vikten av samordning inom kommunen är stor. Denna beslutanderätt bör enligt vår uppfattning därför alltid ligga hos styrelsen. Något om decentraliserad personalfunktion Om kommunen avser att låta verksamhetsansvarig nämnd sköta samtliga förhandlingsfrågor och kollektivavtalstecknandet för sina anställda, finns det i alla fall ett antal frågor, som bör vara kommungemensamma. Så förhåller det sig med frågor som till sin karaktär är av strategisk betydelse eller därför att det är praktiskt och personalpolitiskt nödvändigt att kommunen uppträder i en sammanhållen och enhetlig arbetsgivarfunktion. I vårt förslag har vi utgått från att till frågor av sistnämnda slag ska hänföras beslut om stridsåtgärder eller uppdrag som avses i 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Det kan tänkas föreligga ett intresse för kommunen att låta även andra ärenden än dem som nyss angetts falla under förevarande kategori, exempelvis frågor beträffande anställning eller lönesättning av vissa arbetstagare, omplacering och förflyttning av personal eller rörande pensioner eller avtalsförsäkringar. Väljer man denna lösning får man anpassa katalogen vad gäller styrelsen i motsvarande mån. Även i de fall kommunen avser att låta vissa verksamhetsansvariga nämnder ha ansvar för den egna personalpolitiken, medan styrelsen har hand om personalfunktionen för övriga nämnder, måste paragrafen justeras. Detta kan ske på så sätt att de nämnder 29

195 som svarar för den egna personalpolitiken uttryckligen undantas i paragrafen. Samtidigt måste befogenheterna skrivas in i nämndens reglemente. Ett annat alternativ kan vara att vissa verksamhetsansvariga nämnder har ansvar för vissa delar av den egna personalpolitiken. Detta måste på motsvarande sätt undantas i paragrafen och anges i nämndens reglemente. Styrelsens skyldighet att, enligt paragrafen i vårt förslag, leda och samordna den övergripande personalpolitiken påverkas inte av att särskild personalnämnd eller en verksamhetsansvarig nämnd har rätten att förhandla och träffa kollektivavtal beträffande löne- och anställningsvillkoren för arbetstagarna vid nämnden. När arbetsgivarbefogenheterna hos ett tidigare i kommunen befintligt centralt personalorgan överförs till en verksamhetsansvarig nämnd, uppstår frågan om förhandlingsförfarandet i sådan rättstvist, som ska handläggas enligt lagen om rättegång i arbetstvister. Då ska huvudavtalet (KHA 94) och dess bestämmelser i Kap. III om förhandling i rättstvist tillämpas. Om befogenheterna att självständigt förhandla och träffa kollektivavtal lämnas till en verksamhetsansvarig nämnd, följer därav att nämnden har befogenheten att föra lokala tvisteförhandlingar. Den verksamhetsansvariga nämnden måste anses inom sitt område ha övertagit rollen som "kommunens förhandlingsorgan" enligt nuvarande KHA. Därmed kommer en tvist som inte kunnat lösas vid en lokal förhandling att därefter upptas direkt till central förhandling om sådan förhandling påkallas. Fullmäktige kan emellertid besluta, att rätten att föra tvisteförhandlingar i rättstvister förbehålls eller sker i samråd med styrelsen eller särskild vald personalnämnd. Uppföljningsfunktionen Styrelsens uppföljning 9 Styrelsen ska 1. övervaka att av fullmäktiges fastställda kvalitetskrav, mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna, 2. övervaka att kommunens löpande förvaltning i övrigt sköts lagligt och ekonomiskt, 3. följa hur den interna kontrollen sköts i nämnderna, 4. två gånger per år rapportera till fullmäktige hur samtliga kommunens verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, 5. inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv, 30

196 6. före den 1 april varje år lämna fullmäktige en redovisning över motioner och medborgarförslag som kommit in till fullmäktige till och med året innan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige; Uppföljningen är en mycket viktig del av en verksamhet. Även här har styrelsen fått ett särskilt uppdrag. Styrelsen förutsätts utnyttja den rätt till information som 6 kap. 3 KL medger. I första och andra punkten åläggs styrelsen att på ett övergripande plan övervaka att nämnderna fullgör och följer upp sina verksamheter. I exemplet har också föreskrivits att kvalitetskraven ska följas upp. I KL finns inget krav på att fullmäktige ska ställa upp kvalitetskrav. Där talas enbart om mål och riktlinjer. I detta förslag har vi valt att även ta med kvalitetskrav. Det förutsätts alltså att fullmäktige lägger fast vad kvalitet innebär i de olika kommunala tjänsterna. Detta kan göras i de program som fullmäktige enligt 3 kap. 19 b KL måste anta för varje mandatperiod. I tredje punkten handlar det om att på ett övergripande plan följa hur den interna kontrollen fungerar. Punkten ska läsas ihop med 3. Fjärde punkten tar sikte på den återrapporteringsskyldighet som framgår av 3 kap. 15 KL. Här förutsätts att styrelsen från övriga nämnder får in rapporter, så att styrelsen kan avge en samlad rapport till fullmäktige. Detta framgår av 1 i reglementet. I punkten anges att rapportering ska ske två gånger per år. Det är vanligt att styrelsen, utöver de krav som ställs i lagen (1997:614) om kommunal redovisning, gör ytterligare ekonomisk rapportering till fullmäktige. Det kan vara bokslutsprognoser eller budgetuppföljningar. Femte punkten tar sikte på uppföljningen av verksamhet som bedrivs av privata utförare. I 3 kap b KL finns krav på att en kommun, när man lämnat över vården av en kommunal angelägenhet till en privat utförare, ska kontrollera och följa upp verksamheten. Bestämmelserna ifråga tar sikte på när verksamheter lagts ut på entreprenad (se definitionen på privat utförare i 3 kap. 18 c KL). Bestämmelserna gäller således inte enskilda huvudmän, exempelvis fristående skolor. Sjätte punkten grundar sig på 5 kap. 33 KL. Där framgår att ett medborgarförslag eller motion bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen/medborgarförslaget väcktes. Genom femte punkten säkerställer fullmäktige att man regelbundet får information om ej färdigbehandlade motioner/medborgarförslag, så att man kan ta ställning till den fortsatta hanteringen. 31

197 Särskilda uppgifter Processbehörighet 10 Styrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet. Bestämmelsen ifråga grundar sig på 6 kap. 6 KL. Styrelsen får genom bestämmelsen processbehörighet i alla mål eller ärenden, om inte någon annan nämnd exempelvis genom lag eller reglemente är utsedd att göra det. Detta följer exempelvis av 10 kap. 2 SoL (2001:453). Bestämmelsen ger också som utgångspunkt styrelsen rätt att yttra sig i mål om laglighetsprövning av fullmäktiges beslut. Detta är en praktisk lösning med hänsyn till att fullmäktige inte sammanträder så ofta. Krisledning och höjd beredskap 11 Styrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap (krisledningsnämnd). Alternativ 1: Krisledningsnämndens verksamhet regleras i särskilt reglemente. Alternativ 2: Krisledningsnämnden har rätt att överta beslutanderätt från kommunens övriga nämnder i den utsträckning som nämnden finner nödvändigt i den uppkomna krisen. Styrelsen utser ledamot till hemvärnsråd enligt hemvärnsförordningen (1997:146). Första - tredje stycket Enligt 2 kap. 2 lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska det i varje kommun finnas en krisledningsnämnd. Styrelsen är i det här reglementet utsedd att vara krisledningsnämnd. Detta innebär att styrelsen får de befogenheter och skyldigheter som följer av de två lagarna. Observera dock att även annan nämnd kan vara krisledningsnämnd. 32

198 Bland annat kan krisledningsnämnden ta över verksamhetsområden från andra nämnder vid extraordinär händelse. I vilken omfattning krisledningsnämnden ska kunna göra detta måste dock läggas fast i särskilt reglemente. I reglementet ska alltid tas in en bestämmelse som innebär att krisledningsnämnden ska sammankallas på begäran av en enskild ledamot, och att nämnden då kollegialt kan besluta att den ska träda i funktion. I annat fall är det ordföranden som fattar det beslutet.1 Det har visat sig vara svårt att i reglemente på förhand närmare ange i vilka fall styrelsen ska ha rätt att överta beslutanderätten. Det är därför vanligt att den ovan angivna alternativa skrivningen används. Fjärde stycket Enligt 11 hemvärnsförordningen (1997:146) har en kommun rätt att utse minst en ledamot i ett hemvärnsråd som organiseras inom kommunen. Denna uppgift har lagts på styrelsen. Arbetslöshetsnämnd 12 Styrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen (1944:475) om arbetslöshetsnämnd. Det ska enligt lagen (1944:475) om arbetslöshetsnämnd finnas en arbetslöshetsnämnd i varje kommun. Styrelsen är arbetslöshetsnämnd om fullmäktige inte tillsatt en särskild arbetslöshetsnämnd eller uppdragit åt annan nämnd att vara arbetslöshetsnämnd. Arkivmyndighet 13 Styrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i av fullmäktige antaget arkivreglemente. Styrelsens roll som arkivmyndighet framgår av arkivlagen (1990:782). Styrelsen är arkivmyndighet om inte fullmäktige beslutat annat. Arkivmyndigheten har även hand om de kommunala företagens arkiv. 1 2 kap. 3 lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 33

199 Anslagstavla och webbplats 14 Styrelsen ansvarar för kommunens anslagstavla. Styrelsen samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats. Första stycket Styrelsen har enligt lag ansvaret för kommunens anslagstavla.2 Ansvaret för tavlan omfattar själva driften och underhållet av den. Däremot åligger det varje nämnd att tillföra tavlan underrättelser och kungörelser av olika slag. Tavlan har alltjämt en rättslig funktion i det att klagotiden för vissa beslut är knuten till kungörelsen och att kommunala normer anses ha kommit till allmänhetens kännedom vid offentliggörandet på anslagstavlan. Se även SKL:s cirkulär 13:26 om bättre tillgång till kommunala föreskrifter som kan laddas ned på Andra stycket Styrelsen får här det övergripande ansvaret för kommunens webbplats. Det blir därefter en organisationsfråga hur man ska samordna de olika delarna av hemsidan. Författningssamling 15 Styrelsen ansvarar för att uppdatera den kommunala författningssamlingen och se till att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form. Bestämmelsen grundar sig på 3 kap. 30 KL. Där har införts ett krav på en kommunal författningssamling eller motsvarande sammanställning. Bestämmelsen i 3 kap. 30 KL gäller enbart föreskrifter. I denna reglementsbestämmelse inkluderas i begreppet dock även andra typer av dokument. Avsikten är att öka överskådligheten för medborgarna. Gällande kommunala föreskrifter ska enligt KL finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats. Genom bestämmelsen får styrelsen ett övergripande ansvar för författningssamlingen. Det åligger dock varje nämnd att inom sitt ansvarsområde meddela styrelsen vilka ändringar som ska göras, se 38 i detta reglemente. Se även SKL:s cirkulär 13:26 om bättre tillgång till kommunala föreskrifter som kan laddas ned på 2 Lag (1970:462) om vissa anslag på kommuns anslagstavla 34

200 B. För styrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelser Uppdrag och verksamhet 16 Styrelsen och övriga nämnder ska inom sina respektive verksamhetsområden följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen/nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Av 6 kap. 7 KL framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna beslutar även enligt 3 kap. 13 KL i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller annan författning ska ha hand om. De ska också enligt 3 kap. 10 KL besluta i ärenden som fullmäktige delegerat till dem, liksom bereda fullmäktiges ärenden inom sitt ansvarsområde och se till att fullmäktiges beslut verkställs. Paragrafen i reglementet är en påminnelse för nämnden om vad som gäller enligt KL. En nämnd kan också få ett uppdrag inom ramen för ett finansbemyndigande enligt 3 kap. 12 KL. Ett finansbemyndigande är ett ramanslag som fastställs antingen i samband med budget eller i samband med att annat anslag beviljas. Finansbemyndiganden brukar inte anges i reglementet, eftersom detta då skulle behöva ändras varje gång ett finansbemyndigande beslutas. Organisation inom verksamhetsområdet 17 Styrelsen/nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Paragrafen knyter mycket nära an till föregående paragraf. Nämnderna har enligt 6 kap. 7 KL ett verksamhetsansvar. Detta innebär bl.a. att organisationen måste vara tillfredsställande och ändamålsenlig. Med tanke på att KL i hög grad syftar till målstyrd verksamhet, åligger det varje nämnd att se till att organisationen möjliggör att fullmäktiges mål uppfylls. Varje nämnd måste också se till att av fullmäktige fastlagd styrmodell för verksamheten och ekonomin kan tillämpas. Enligt 3 kap. 9 KL är det dock fullmäktiges sak att på en mer övergripande nivå fastställa organisationen i kommunen. 35

201 Personalansvar 18 Styrelsen/nämnden är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av styrelsen. Styrelsen och nämnderna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i detta reglemente. Paragrafen reglerar personalansvarsfrågor. I exemplet har ansvaret för den löpande personalhanteringen lagts hos varje nämnd. Denna möjlighet följer av 3 kap. 13 KL. Hit hör också anställningsfrågor (förutom förvaltningschefen). Vissa frågor har vi dock funnit det lämpligare att koncentrera till styrelsens ansvarsområde. Detta gäller mer övergripande personalpolitiska frågor som slutande av kollektivavtal, avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare samt besluta om stridsåtgärd. Se också kommentaren till 8 i detta reglemente. Personuppgifter 19 Styrelsen/nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens/nämndens verksamhet. Enligt personuppgiftslagen (1998:204), PUL, ska det finnas en personuppgiftsansvarig som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Denna uppgift har lagts på styrelsen/nämnden. Styrelsen/nämnden har att förordna ett personuppgiftsombud som självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt (jfr. 3 PUL). Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 20 Styrelsen/nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem i reglemente, genom finansbemyndigande. Styrelsen/nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. 36

202 Nämnderna ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag. KL bygger i hög grad på målstyrd verksamhet. Fullmäktige måste få information för att se hur verksamheten förlöper i kommunen. Detta gäller såväl verksamhet som ekonomi. Detta förutsätter för styrelsens och nämndernas del en noggrann uppföljning av de egna verksamheterna. I KL och indirekt i lagen (1997:614) om kommunal redovisning finns bestämmelser om återrapportering. Denna paragraf i reglementet har till syfte att ge en helhetsbild av den redovisning som styrelsen/nämnden ska göra. Första stycket Här åläggs styrelsen/nämnden att följa upp sin verksamhet. Andra och tredje stycket Detta stycke tar sikte på dels allmän återrapportering av hur verksamheten fullgjorts, dels den återrapporteringsskyldighet som följer av 3 kap. 15 KL. Den allmänna återrapporteringen finns inte reglerad i KL, men får anses följa av det verksamhetsansvar som nämnderna har enligt 6 kap. 7 KL. Ordet uppdrag tar sikte på det materiella uppdrag nämnden fått. Rapporteringsskyldigheten omfattar med andra ord inte formella krav, som t.ex. formalia kring sammanträden. I 3 kap. 15 KL föreskrivs rapporteringsskyldighet över hur delegerade uppdrag har utförts (3 kap. 10 KL) samt uppdrag som lämnats genom finansbemyndigande (3 kap. 12 KL). I bestämmelsen anges att återrapportering ska ske två gånger per år. Många gånger kan det vara ändamålsenligt att samordna återrapporteringen enligt första stycket med de krav på delårsrapport och årsredovisning som framgår av lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Det måste dock på lokal nivå bestämmas hur återrapporteringen från respektive nämnd ska ske utöver de regler som framgår av denna lag. Av 6 framgår att det åligger styrelsen att upprätta årsredovisning och delårsrapport enligt gällande regelverk. Fjärde stycket I KL saknas bestämmelser om frekvens, volym och kvalitet på redovisningen enligt första stycket. Det åligger fullmäktige att fastställa närmare riktlinjer om detta. Enligt förarbetena3 ska rapporteringen avse en redovisning av hur fullmäktiges beslut om verksamheten som sådan har efterlevts och alltså inte någon redogörelse för hur enskilda ärenden handlagts. Redovisningen lämnas till styrelsen, som samordnar de olika nämndernas redovisningar och rapporterar till fullmäktige. Se också Prop. 1990/91:117 sid

203 I de fall man valt att ha en krympt nämndorganisation, kan man lägga beredningen av rapporteringen till fullmäktige på utskott eller på särskilt tillsatta beredningar. Femte stycket Rapporteringsskyldighet åvilar även vissa nämnder enligt speciallagstiftning. Som exempel kan nämnas 16 kap. 6 h SoL (2001:453) och 28 h lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Information och samråd 21 Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Styrelsen/nämnden beslutar om formerna för samrådet. Första stycket Paragrafen utgör ett slags påbyggnad till den rätt till information som styrelsen enligt 6 kap. 3 KL har gentemot övriga nämnder, beredningar och anställda. Här har fullmäktige föreskrivit en utvidgad informationsskyldighet för alla nämnder. Syftet med bestämmelsen är att samordningen mellan de olika nämnderna ska påskyndas, så att inte all information ska gå genom styrelsen. Orden som de behöver i sin verksamhet tar sikte på att det ska finnas en konkret anledning till varför informationen måste hämtas in. Det är alltså inte fråga om något slentrianmässigt informationslämnande. En viktig begränsning är också att sekretesskyddade uppgifter inte får lämnas ut. Detta följer av 6 kap. 5 OSL. Denna bestämmelse ålägger myndigheterna att lämna för dem tillgängliga uppgifter till varandra, under förutsättning att inte sekretess råder eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. Observera också att utskott inte har någon skyldighet att lämna information. Utskotten brukar antingen vara ett beredande organ till sin nämnd eller fatta beslut efter delegation från nämnden. Delegerad beslutsrätt brukar ofta avse individärenden, där behov av information över nämndgränserna inte föreligger. Andra stycket Detta stycke ålägger nämnderna att samråda med varandra. Även denna bestämmelse har till syfte att höja effektiviteten i kommunen. Inte heller här omfattas utskotten. 38

204 Tredje stycket Stycket är en påminnelse om den reglering av s.k. brukarsamråd, som regleras i 6 kap. 8 KL. Paragrafen i KL saknar enligt vår mening direkta rättsverkningar, varför regeln i reglementet har utformats som en bör-regel. I KL finns även andra bestämmelser om brukarsamråd. I 6 kap. 38 KL finns regler om s.k. villkorad delegering. Detta innebär att en nämnd som delegerar till anställd får uppställa villkor som innebär att de som utnyttjar nämndens tjänster ska ges tillfälle att lägga fram förslag eller yttra sig innan beslutet fattas. Föreskrifter om villkorad delegering ska tas in i delegationsordningen; inte i reglementet. Möjligheten till villkorad delegering har funnits sedan 1988, men har inte fått något större genomslag. Självförvaltningsorgan 22 Nämnden får uppdra åt ett självförvaltningsorgan att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning eller en viss institution. Nämnden får uppdra åt självförvaltningsorganet att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Nämnden ska i en arbetsordning fastställa självförvaltningsorganets uppgifter, sammansättning, arbetsformer och mandattid. Första stycket Fullmäktige utnyttjar i denna paragraf sin rätt att enligt 7 kap. 18 KL besluta att en nämnd får uppdra åt ett självförvaltningsorgan under nämnden att helt eller delvis sköta driften av en viss anläggning. Reglerna om självförvaltningsorgan tillkom år De har företrädesvis använts inom skolans område. För vidare läsning hänvisas till Kommunallagen med kommentarer och praxis, 2011, SKL Kommentus Media. I exemplet har också fullmäktige utnyttjat möjligheten att låta nämnden delegera vissa ärenden/grupper av ärenden till självförvaltningsorganet. Andra stycket Det är enligt 7 kap. 19 KL obligatoriskt för nämnden att besluta en arbetsordning för självförvaltningsorganet. I denna ska självförvaltningsorganets uppgifter anges, liksom antalet ledamöter och ersättare samt hur dessa utses. Arbetsformerna ska också läggas fast, dvs. hur kallelse ska ske, protokollföring, anmälan till nämnden etc. 39

205 Medborgarförslag 23 Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till styrelsen/nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att styrelsen/nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Styrelsen/nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas, bör förslagsställaren underrättas. Alternativ 1: Styrelsen/nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte när beslut fattas. Alternativ 2: Styrelsen/nämnden får besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet, men inte närvara när beslut fattas. Första stycket Stycket motsvarar 6 kap. 27 a första stycket i KL. Rätten för en nämnd att besluta i ärende som väckts genom medborgarförslag kräver att fullmäktige beslutat om det, se 30 i SKL:s normalförslag till arbetsordning för fullmäktige, cirkulär 11:45. Andra och tredje stycket Enligt 6 kap. 27 a KL ska styrelsen/nämnden minst en gång om året dels informera om de beslut som fattats i ärendena, dels informera om vilka ärenden som inte avgjorts inom ett år från det att ärendet väcktes i fullmäktige. Detta reglemente innebär en skärpning i förhållande till KL. Skälet härtill är att motverka att medborgarförslag glöms bort. I andra stycket åläggs styrelsen/nämnden att fortlöpande, dvs. inför varje fullmäktigesammanträde, avrapportera de ärenden i vilka beslut har fattats. Med beslut avses även avskrivningsbeslut. När det gäller ärenden i vilka beslut inte fattats inom ettårsfristen, ska dessa avrapporteras två gånger per år. Fullmäktige ska då också informeras om varför ärendet inte avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. 40

206 Fjärde och femte stycket Det är alltid av värde för förslagsställaren att hållas underrättad om hur medborgarförslaget framskrider. Genom aktuell bestämmelse ska förslagsställaren som huvudregel få veta när ärendet är färdigberett för beslut. Förslagsställaren kan ha ett intresse av att få närvara vid sammanträdet där beslut fatttas i ärendet. En sådan rätt kan ges av styrelsen/nämnden om fullmäktige medgett detta.4 Det är frivilligt för fullmäktige att medge närvaro. I förslaget till reglemente har vi valt att ta in två alternativa skrivningar när det gäller närvarorätt. I sista hand är det dock styrelsen/nämnden själv som avgör om närvaro ska tillåtas, antingen generellt eller i varje enskilt fall. Alternativ 1 innebär att förslagsställaren ges möjlighet att delta i debatten i nämnden och även att själv få yttra sig. Alternativ 2 innebär att förslagsställaren enbart har närvarorätt när ärendet behandlas. En förslagsställare kan aldrig medges rätt att delta vid beslutsfattandet. Närvarorätten kan avse såväl beslut som ingår som ett led i beredningen inför fullmäktige, som slutliga beslut som styrelsen/nämnden fattar i anledning av medborgarförslag. Arbetsformer Tidpunkt för sammanträden 24 Styrelsen/nämnden sammanträder på dag och tid som styrelsen/nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 4 6 kap. 19 a KL 41

207 Första tredje stycket Styckena motsvarar vad som framgår av 6 kap. 18 KL. En precisering har dock gjorts att en begäran om extra sammanträde ska ske skriftligen med uppgift om det som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Detta tillägg har gjorts för att motverka att extra sammanträden hålls i onödan. KL innehåller dock inget sådant krav. Ordföranden har beslutsrätten när det gäller att bestämma tiden för extra sammanträde. I reglementet föreskrivs dock en långtgående samrådsskyldighet för ordföranden med övriga ledamöter i presidiet. Om möjligt tar exempelvis sikte på att det ibland på grund av brådska inte är möjligt att avvakta samråd med alla. Fjärde och femte stycket Ordföranden har rätt att, om särskilda skäl föreligger, besluta att ett sammanträde ska ställas in eller flyttas till annan dag. Denna rätt omfattar också att avkorta ett utsatt sammanträde, t.ex. bestämma att ett flerdagssammanträde ska genomföras på en dag. Särskilda skäl kan exempelvis vara att antalet ärenden är litet. Ordförandens beslutanderätt gäller bara fram till dess att sammanträdet inletts. När väl mötet börjat är det styrelsen/nämnden som beslutar om detta. Om ett sammanträde ställs in eller flyttas ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare underrättas om beslutet. Hur underrättelsen ska ske får anpassas till rådande omständigheter. Det måste dock ske på ett ändamålsenligt sätt. Kallelse 25 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. 42

208 Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. KL innehåller inga särskilda regler om kallelser, föredragningslistor och beredning i nämnderna. I förtydligande syfte har därför några bestämmelser lagts in. Första stycket I första stycket anges ordförandens ansvar för att kallelse utfärdas. I praktiken ombesörjer normalt en anställd uppgiften på ordförandens ansvar. Om inte ordföranden kan kalla till sammanträde fullgörs uppgiften av vice ordföranden. I sista hand åvilar ansvaret ålderspresidenten. Andra stycket I andra stycket föreskrivs att kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska även skickas till alla ersättare, oavsett om dessa tjänstgör eller inte. Detta följer av 6 kap. 11 första stycket KL. Tredje stycket Här regleras hur kallelse ska ske. Det blir allt vanligare att nämnderna vill tillämpa ett system med elektroniska kallelser, varför utgångspunkten är att kallelse sker elektroniskt. Innan styrelsen/nämnden använder sig av ett sådant förfaringssätt ska fullmäktige enligt vår bedömning dock först besluta att kallelse och utskick får ske elektroniskt. Så har skett i det här exemplet. Utfallet på bedömningen av lämpligheten med elektronisk kallelse blir olika beroende på vilken nämnd reglementet rör. I nämnder med hög frekvens av sekretesskyddade uppgifter kan systemet med elektroniska kallelser vara olämpligt. En förutsättning för elektroniska kallelser är också att samtliga ledamöter och ersättare har tillgång till tillräcklig snabb uppkoppling samt i övrigt till den utrustning och teknik som behövs. De ledamöter som inte har detta måste även fortsättningsvis kunna få kallelser och handlingar skickade med vanlig post. Det får på lokal nivå bestämmas hur långt i förväg kallelsen ska skickas. Med annan förtroendevald avses en sådan förtroendevald som enligt fullmäktiges beslut enligt 4 kap. 23 KL fått en s.k. insynsplats i styrelsen/nämnden. Fjärde stycket Detta är en ventil av innebörd att en kallelse i särskilda fall får ske på annat sätt, exempelvis per telefon. 43

209 Femte stycket Stycket reglerar vilka handlingar som ska bifogas kallelsen. Det är ordförandens sak att avgöra vilka handlingar som ska vara med. Det finns alltså inget krav på att föredragningslista och ärendehandlingar bifogas. I praktiken brukar emellertid så ske. I en del fall kan mängden handlingar vara stor. Det kan då vara praktiskt att begränsa utskicket. Det kan också vara så att handlingarna till stora delar omfattas av sekretess. Då kan en viss försiktighet vara påkallad. Ett alternativ kan då vara att ledamöterna bereds tillfälle att hos kommunen ta del av beslutsunderlaget. Vid elektroniska utskick ställer sig saken annorlunda. Då är mängden handlingar inte i sig något skäl för att inte göra utskicket. Men det kan också ibland vara försvårande för ledamöterna att förbereda sig för sammanträdet om en väldigt stor mängd handlingar skickas ut. Även om skyldigheten att skicka med handlingar är utformad som en bör-regel, är handlingsfriheten i många fall begränsad för ordföranden. I ärenden som avser myndighetsutövning mot enskilda ska förvaltningslagens regler tillämpas. Detta betyder att ledamöterna kan dömas till ansvar för tjänstefel vid brister i handläggningen. Ordföranden riskerar också att ärendet bordläggs eller återremitteras till förvaltningen, med fördröjning som följd. Detta kan också få straffrättsliga konsekvenser eller föranleda JO-kritik. Ordföranden ansvarar också för att eventuellt i samråd med presidiet i övrigt ta fram en föredragningslista. Detta framgår inte av KL. Ordföranden förutsätts vara länken mellan förvaltningen och nämnden. Ordföranden har en central och viktig roll när det gäller vilka ärenden som ska tas upp. Men ytterst är det nämnden som beslutar. Inget hindrar att ett ärende väcks vid sittande bord (4 kap. 17 KL). Något beslut i ärendet behöver dock inte ske vid detta sammanträde. Offentliga sammanträden 26 Styrelsen/nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Fullmäktige ger genom denna bestämmelse sitt medgivande till att styrelsen/nämnden beslutar om offentliga sammanträden, 6 kap. 19 a KL. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess. 44

210 Sammanträde på distans 27 Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Första stycket Enligt 6 kap. 32 andra stycket KL ska fullmäktige i reglemente besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i nämndens sammanträden på distans. I första stycket anges att det ska föreligga särskilda skäl för att ett distanssammanträde ska få äga rum. Detta markerar att distanssammanträden i första hand ska vara ett komplement till sammanträden med fysisk närvaro. Det kan handla om att någon ledamot på grund av långa avstånd har svårt att komma till sammanträdet, att ett ärende brådskar, eller att föredragningslistan är så kort att den inte motiverar ett vanligt sammanträde. Regeln är utformad som en frivillig möjlighet för nämnden att besluta om sammanträden på distans. I nämnder där många uppgifter omfattas av sekretess, kommer sannolikt inte distanssammanträden förekomma lika ofta som i andra nämnder. En särskild fråga när det gäller distanssammanträden är hur man ser till att inte obehöriga kan höra vad som sägs och se det som visas på bild. I propositionen anvisas att ordföranden genom frågor till distansdeltagaren ska försäkra sig om att så inte sker.5 Kraven på lokalens beskaffenhet beror till viss del på ärendets art. En tänkbar lösning kan vara att kommunen på platser utanför centralorten låter iordningställa särskilda lokaler, där säkerhetskraven kan uppfyllas. Andra stycket Här föreskrivs att förhandsanmälan måste göras om ledamot önskar närvara på distans. Ordföranden måste få tid på sig att ta ställning till om närvaro på distans ska tillåtas, eller om ersättare ska kallas in. Av praktiska skäl föreskrivs att anmälan ska göras till kansliet. Kansliet förutsätts snabbt vidarebefordra anmälan till ordföranden. Om föredragningslistan innehåller valärende eller ärende om anställning kan närvaro på distans 5 Prop. 2013/14:5 s

211 inte tillåtas, eftersom man i dessa fall ska ha sluten omröstning vid eventuell votering (5 kap. 42 KL). Tredje stycket Här anges att styrelsen och nämnderna får besluta om närmare föreskrifter om distanssammanträden.6 En särskild fråga är huruvida närvaro på distans är möjligt även i utskott. Lagens förarbeten innehåller ingenting i ämnet. Den omständigheten att det krävs ett fullmäktigebeslut för att närvaro på distans ska få ske i nämnderna, och att närvaro på distans är ett komplement till fysisk närvaro skulle kunna anses tala mot att även utskotten omfattas av möjligheten. Å andra sidan står ingenstans i lagen att det inte är tillåtet. Nämnderna anses vidare ha en rätt att inom vissa ramar bestämma om nämndernas arbetsformer. Rättsläget får bedömas som oklart. En annan sak är att närvaro på distans inte i praktiken blir aktuell så ofta i utskotten, eftersom man i stor utsträckning hanterar individärenden. Närvarorätt 28 Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid styrelsens/nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får styrelsen/nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med styrelsen/nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om styrelsen/nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Första stycket Här regleras s.k. insynsplatser i styrelse och nämnd enligt 4 kap. 23 KL. Denna paragraf ger fullmäktige möjlighet att låta förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i en viss nämnd rätt att få delta vid nämnds sammanträde och delta vid överläggningarna, men inte i besluten. Bestämmelsen är främst avsedd för heltidssysselsatta förtroendevalda med övergripande arbetsuppgifter som saknar ordförandeupp6 Prop. 2013/14:5 s

212 drag, för minoritetsföreträdare och för ordförande i styrelsen som inte är heltidssysselsatta. Andra stycket Andra stycket ger styrelsen/nämnden möjlighet att låta andra kategorier närvara vid sammanträde med styrelsen/nämnden. Stycket har sin grund i 6 kap. 19 KL. Den som kallats enligt detta stycke får inte heller delta i besluten. Det kan i vissa ärenden även vid myndighetsutövning vara viktigt att kunna låta anställda närvara. Det kan exempelvis röra avstängningsärenden i skolan eller återkallelse av serveringstillstånd. I ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild måste nämnden vara uppmärksam på kommunikationsskyldigheten enligt förvaltningslagen. Framkommer nya uppgifter under sammanträdet kan som huvudregel ärendet inte avgöras utan att den enskilde fått yttra sig. Tredje stycket Det kan vara praktiskt att medge även vissa anställda en rätt att närvara vid sammanträdena. Det kan gälla exempelvis kommundirektör, förvaltningschef och kommunjurist. En praktisk ordning är att nämnden inför varje ny mandatperiod bestämmer omfattningen på närvarorätten. Sammansättning 29 Alternativ 1: Styrelsen/nämnden består av ledamöter och ersättare. Alternativ 2: Styrelsen/nämnden består av det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Fullmäktige bestämmer enligt 6 kap. 9 KL hur många ledamöter det ska vara i styrelsen/nämnden. I styrelsen får antalet ledamöter inte understiga fem. I övriga nämnder bestämmer fullmäktige antalet ledamöter. Färre än två ledamöter torde inte vara tillåtet. Antalet ersättare bör enligt 6 kap. 9 KL vara lika stort som antalet ledamöter. I förslaget presenteras två alternativ. Alternativ 2 bygger på att fullmäktige i separat beslut bestämmer hur många ledamöter en nämnd ska bestå av. Detta alternativ tar sikte på den möjlighet fullmäktige enligt 5 kap. 30 KL har att under de år då val av fullmäktige förrättats i hela landet, ändra såväl mandatperiod som antalet ledamöter eller ersättare i en nämnd utan föregående beredning. Man kan alltså besluta om ändrat antal ledamöter och ersättare innan man förrättar valet till nämnden. Med alternativ 2 slipper man då att ändra i själva reglementet. 47

213 Ordföranden 30 Det åligger ordföranden att leda styrelsens/nämndens arbete och sammanträden, kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, kalla ersättare, inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen/nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen/nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Första stycket Första stycket gäller generellt för styrelsen och övriga nämnder. I första punkten ges ordföranden den närmast självklara rollen att leda styrelsens/nämndens sammanträden och arbete. I denna roll ligger också en (oskriven) ordningsmakt. Ordföranden har en viktig roll att fylla mellan sammanträdena. Ordföranden ska fungera som en viktig länk mellan förvaltningen, presidiet och nämnden. Ordföranden måste hålla sig uppdaterad på vilka ärenden som är på väg upp, så att sammanträdesplanering kan genomföras. Ordföranden måste vidare hålla sig uppdaterad på innehållet i reglementet för styrelsen/nämnden. Vid författningsändringar åligger det ordföranden att verka för att reglementet blir ändamålsenligt och att nämnden tar ansvar för de frågor som lagts på nämnden. I andra punkten erinras om ordförandens skyldighet att kalla till sammanträde. Punkten är delvis en upprepning av vad som anges i I tredje punkten erinras om ordförandens skyldighet att vid behov kalla ersättare. Observera dock att även de ersättare som inte tjänstgör får närvara vid nämndernas sammanträden och ska underrättas om tid och plats för sammanträdet, 6 kap. 11 KL. I detta reglemente föreskrivs att kallelse från början ska skickas även till ersättarna 48

214 (25 ). Vid förfall underrättas ersättaren om att denne ska tjänstgöra (33 och 34 ). I förevarande punkt får ordföranden ett ansvar att formellt inkalla ersättare, dock under förutsättning att tid medges. I fjärde punkten åläggs ordföranden ett ansvar för att ärenden vid behov är beredda när de tas upp i nämnden. KL föreskriver inget krav på beredning i nämnderna. Beredningens omfattning beslutas i stället ytterst av nämnden. En viktig inskränkning i undantaget från beredning är ärenden som handläggs enligt förvaltningslagens regler eller enligt speciallagstiftning. En grundtanke bakom förvaltningslagen är den ska bidra till att myndigheterna får ett så korrekt beslutsmaterial som möjligt för sina beslut och därmed till att besluten blir riktiga i sak. Detta speglas i 7 förvaltningslagen, som anger att säkerheten inte får eftersättas. Försummas beredningen vid myndighetsutövning kan ledamöterna i nämnden fällas till ansvar för tjänstefel enligt 20 kap. 1 brottsbalken. I femte punkten åläggs ordföranden ett ansvar för att ärenden snarast tas upp vid sammanträde när ärendet är färdigberett. KL innehåller förvisso inget skyndsamhetskrav. Annorlunda förhåller det sig med ärenden där någon enskild är part och där ärendet handläggs enligt förvaltningslagen (1986:223). Enligt 7 förvaltningslagen ska sådana ärenden handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Även här kan ansvar för tjänstefel aktualiseras. I sjätte punkten läggs ett övergripande uppföljningsansvar på ordföranden. Ordföranden ska vara en sammanhållande länk mellan förvaltningen och styrelsen/nämnden, så att styrelsen/nämnden får kontroll över att besluten verkställts. Andra stycket Andra stycket gäller enbart styrelsens ordförande. Första och andra punkten är en följd av att styrelsens ledande roll och uppsiktsplikt över övriga nämnders verksamhet enligt 6 kap. 1 och 2 KL. Ordföranden är den som för styrelsens räkning mellan sammanträdena på politisk nivå ansvarar för att övergripande leda arbetet i kommunen. Uppgifterna följer av ordförandeskapet. Styrelsens ordförande brukar vara kommunalråd på heltid, men behöver inte vara det. Tredje punkten är en följd av det samordningsansvar som styrelsen har enligt 6 kap. 1 KL. I fjärde punkten ges styrelsens ordförande vissa representationsuppgifter. Som framgår av texten kan styrelsen besluta om en annan lösning. 49

215 Presidium 31 Styrelsens/nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Första stycket Begreppet presidium definieras vad gäller nämnderna i 6 kap. 15 KL. Till skillnad från vad som gäller fullmäktige, får nämndpresidier ha högst två vice ordförande. Presidiet utgör ett organ i KL:s mening. En särskild fråga rör hur ett presidium ska väljas; genom en valhandling eller en och en. Klart är att presidiet numera utgör ett organ i KL:s mening. Det är också klart att presidiet inte ska väljas proportionellt, eftersom det ingenstans i KL hänvisas till lagen (1992:339) om proportionellt valsätt när det gäller presidiet.7 Fullmäktige har även enligt 6 kap. 15 andra st. KL getts möjligheten att välja ett nytt presidium. Detta kan ske om den politiska majoriteten i fullmäktige har förändrats på ett sådant sätt att det parti som nämndens ordförande företräder inte längre ingår i den politiska majoriteten. Innebörden är att om ordföranden i nämnden företräder fel parti, ska hela presidiet väljas om, inte enbart ordföranden. Tanken är att fullmäktige genom valet ska skapa ett nytt presidium med lämplig sammansättning, varvid alla posterna ska övervägas och väljas. Om detta ska ske genom en eller flera valhandlingar är dock oklart. Förarbetena ger ingen vägledning. Andra stycket En oklarhet i lagen är vilka uppgifter presidiet i en nämnd ska ha. För fullmäktiges del anfördes i förarbetena att det fanns behov av att kunna ge fullmäktigepresidium en mer aktiv roll när det gäller t.ex. planeringen av fullmäktigearbetet och kontakterna med styrelsen. Vad gäller nämndpresidier ger lagförarbetena ingen närmare vägledning. Man tyckte att det av enhetlighetsskäl skulle framgå att ordföranden och de vice ordförandena utgör nämndens presidium. Vid fastställandet av presidiets uppgifter bör man ta i beaktande vilken arbetsfördelning man vill ha mellan presidiet och arbetsutskottet. Meningen med att definiera presidiet har inte varit att inskränka arbetsutskottets betydelse. Av intresse i sammanhanget är också att en bidragande orsak till att nämndpresidier tillskapades var att man ville möjliggöra återkallelse av nämndpresidiernas uppdrag vid ändrade majoriteter i fullmäktige. 7 Jfr 5 kap. 46 KL och 6 kap. 22 KL 50

216 I stycket beskrivs presidiets uppgifter. Av lagens förarbeten8 framgår att det för nämndernas del inte finns ett lika framträdande behov av att beskriva presidiets uppgifter. Här har presidiet tilldelats uppgiften att, om ordföranden anser det behövas, biträda ordföranden med att planera och leda nämndens sammanträden. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 32 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Första stycket Vid förfall för ordföranden, stadgar KL att vice ordförande ska träda in. Om även vice ordföranden har förfall, träder andre vice ordförande in. Första stycket reglerar situationen när ingen i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sådant. I det läget får nämnden utse annan ledamot som ersättare för presidieledamöterna. De två sista meningarna reglerar frågan om vem som ska fullgöra ordförandens uppgifter fram till dess att valet förrättats. Andra stycket Andra stycket reglerar situationen när presidieledamöterna t.ex. på grund av sjukdom inte kan fullgöra sitt uppdrag under längre tid. I det här reglementet har vi valt att reglera även vice ordförandenas frånvaro, inte bara ordförandens. För att klargöra att ordförandens ersättare inte enbart ska ta hand om själva sammanträdena, anges att ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/vice ordförandens uppgifter. En särskild fråga vid långvarigt frånfälle är arvodet. Ordföranden är ju många gånger kommunalråd med kommunalrådsarvode. Hur denna fråga ska lösas bör framgå av arvodesreglementet i kommunen. 8 Prop. 2013/14:5 sid

217 Kommunalråd 33 Sedan val av styrelse/nämnd skett utser fullmäktige kommunalråd. Fullmäktige beslutar om kommunalrådens uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad. Första stycket Kommunalråd regleras i 4 kap. 1 tredje stycket KL. Enligt lagrummet kan de även ha andra benämningar. I den här paragrafen har vi valt att enbart använda ordet kommunalråd. Det står dock kommunen fritt att benämna dem på annat sätt. Ett kommunalråd måste vara förtroendevald. Mot den bakgrunden kan inte kommunalråden utses innan de blivit invalda i fullmäktige, styrelse eller nämnd. Däremot är det ingenting som hindrar att kommunalrådet utses i direkt anslutning till att denne valts in i styrelse/nämnd. Andra stycket Det är mycket viktigt att fullmäktige bestämmer de olika kommunalrådens ansvarsområden och tjänstgöringsgrad. Tjänstgöringsgraden har i sin tur betydelse för vilket arvode kommunalrådet får. Ordet uppgifter tar sikte på att ett kommunalråd kan tilldelas mer specifika uppgifter, som t.ex. att representera kommunen. Förhinder 34 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till styrelsens/nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid styrelseaktuellt kansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Formerna för inkallande av ersättare regleras inte i KL. Det är därför viktigt att det av reglementet framgår hur det ska gå till. I reglementet föreskrivs att kallelse alltid från början ska skickas till såväl ledamöter som ersättare. Ersättaren har alltså redan fått en formell kallelse när eventuella förhinder aktualiseras. Vi har då valt att i stället kalla förfarandet med att kalla in ersättaren att denne ska underrättas om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 35 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. 52

218 En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Alternativ 1: En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Alternativ 2: En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde till tjänstgöring framför annan ersättare oberoende av turordningen, om denne tjänstgör inom sitt eget parti. Alternativ 3: En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Första stycket Enligt 6 kap. 10 KL ska fullmäktige besluta om ersättarnas tjänstgöring i nämnderna. I första stycket har tagits in en regel motsvarande den för fullmäktige, 5 kap. 12 KL. Så snart en ledamot anmält förhinder åligger det ordföranden att kalla dit en ersättare. Andra stycket Stycket motsvarar regeln i 5 kap. 14 KL och innebär att en ordinarie ledamot som inställer sig har företräde till tjänstgöring, oavsett om ersättare kallats in. Detta gäller också om ledamoten kommer för sent. Lagen anger inte närmare hur inträdet ska gå till. Det är i många fall lämpligast att inträdet sker vid närmast påföljande ärende. Annorlunda kan det förhålla sig när det gäller omfattande ärenden. Då kan det vara lämpligt att den ordinarie ledamoten omgående får inträda under ärendets handläggning. Tredje stycket I tredje stycket regleras den ordning i vilken ersättarna ska tjänstgöra. Om valet av ersättare inte skett proportionellt, ska ersättarna tjänstgöra i den av fullmäktige bestämda turordningen. Om ingen turordning är bestämd, kallas de in i den ordning de tagits upp i protokollet från fullmäktiges val. Om ersättarna utsetts genom proportionellt val, gäller särskilda regler enligt lagen om proportionellt valsätt. 53

219 Fjärde stycket Bestämmelsen har sin grund i 6 kap. 11 andra stycket KL. Fullmäktige är ålagt att besluta i vilken utsträckning ersättarna ska få delta i debatten och få sin mening antecknad till protokollet. I förarbetena till KL framgår att det för vissa nämnder kan finnas behov av avvikande bestämmelser. Det bör betyda att fullmäktige kan bestämma rättigheterna olika för ersättare i skilda nämnder. Om fullmäktige inte gett ersättarna rätt att anteckna särskild mening i protokollet, torde ordföranden ändå i ett särskilt ärende kunna medge ersättaren denna rätt. Ersättaren kan dock inte kräva detta. Femte stycket I stycket regleras situationen att en annan ersättare, som står högre på turordningslistan, inställer sig efter det att en annan ersättare börjat tjänstgöra. Regleringen bygger på att partiväxling till skillnad från i fullmäktige är tillåten. Denna partiväxling finns inbyggd i systemet, när partierna efter allmänna val ska nominera kandidater till nämnderna. Många gånger byggs koalitioner, där småpartier kan få ersättarplatser i nämnder, trots att deras eget mandat inte räcker till. Här erbjuds tre olika alternativ. Alternativ 1 motsvarar till innebörden den skrivning vi haft i vårt tidigare normalförslag till reglemente. Den ger resultatet att en ersättare som börjat tjänstgöra som absolut huvudregel ska få fortsätta tjänstgöringen, även om en annan ersättare som står högre på turordningslistan dyker upp. Det är först om det etablerade majoritetsförhållandet påverkas, som den nytillkommande ersättaren får tjänstgöra. Med detta begrepp avses det i vårt förra reglemente använda uttrycket styrkebalansen mellan partierna. På många håll finns idag inga etablerade majoritetsförhållanden. I dessa fall bör man välja något av de andra alternativen. Alternativ 2 innebär att den första ersättaren ges förtur till tjänstgöring oberoende av turordningen, dock bara om denne tjänstgör för sitt eget parti. Tjänstgör ersättaren för något annat parti, får alltså ersättaren avträda sin tjänstgöring för någon som står högre upp på turordningslistan. Alternativ 3 innebär att en ersättare som börjat tjänstgöra alltid har företräde till tjänstgöring, oberoende av om någon annan ersättare inställer sig. Fördelen med detta alternativ är att det är mycket enkelt att tillämpa. Jäv, avbruten tjänstgöring 36 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. 54

220 Alternativ 1: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Alternativ 2: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti. Alternativ 3: Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Första stycket Regeln motsvarar i stort den reglering som finns för fullmäktige i 5 kap. 13 KL. Andra stycket Om ersättare finns närvarande får en nämnd inte sammanträda med luckor även om en ersättare från annat parti eller motsatta blocket måste inkallas. För att undvika partiväxling kan man i nämnderna tillämpa ett system med växeltjänstgöring. Orden en gång i respektive alternativ innebär att rätten till växeltjänstgöring endast får utnyttjas en gång. Alternativ 1 tar sikte på att styrkebalansen påverkats och överensstämmer med den skrivning vi hade i förra utgåvan. Den skrivningen medför att den ordinarie ledamoten får växeltjänstgöra i mindre utsträckning än i alternativ 2, eftersom växeltjänstgöring enbart tillåts i de fall då styrkebalansen mellan partierna har påverkats. Detta begrepp kan vara svårtolkat i kommuner med oklara majoriteter. Alternativ 2 föreskriver att det är tillåtet för en ledamot och en ersättare att tjänstgöra växelvis, men enbart om ersättaren tillhör ett annat parti. Regeln medför att det går att växeltjänstgöra i alla situationer där ersättaren inte tillhör samma parti, oavsett om det påverkar den inbördes balansen inom blocket. Alternativ 3 motsvarar den ordning som gäller i fullmäktige. Ledamoten får inte komma tillbaka om denne avbrutit tjänstgöringen av annan orsak än jäv. Detta alternativ har fördelen att det är enkelt att tillämpa. Vilken modell som ska tillämpas blir beroende av hur den politiska kartan ser ut (oklara majoriteter och vågmästare). Reservation 37 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sek- 55

221 reteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Reservationsrätten regleras i 4 kap. 22 KL och omfattar bl.a. ledamöter och tjänstgörande ersättare i styrelsen och övriga nämnder. En förutsättning för reservationsrätt är att man deltagit i avgörandet. Lagbestämmelsen innehåller dock inget om skriftlig reservation. I förslaget har därför tagits in en kompletterande föreskrift om detta. Stycket behandlar också reservation vid s.k. omedelbar justering (se 37 ). Vid omedelbar justering föreligger beslutet i skriftlig form redan vid sammanträdet. Det är då ändamålsenligt att motiveringen till reservationen också görs i omedelbar anslutning till sammanträdet. En särskild fråga rör om ledamöter ska ha rätt att få sin mening antecknad i protokollet i form av ett särskilt yttrande. Någon sådan rätt finns inte enligt KL. Protokollet förs på ordförandens ansvar, varför denne i första hand bör bestämma om det ska tillåtas. Om det blir aktuellt med särskilt yttrande ska begäran härom göras innan sammanträdet avslutas. Yttrandet kan antingen tas in i själva protokollet eller som en bilaga. Avfattningen på 5 kap. 59 KL visar att kommunala protokoll ska vara kortfattade. Mot bakgrund härav och att långa protokoll kan bli oöverskådliga, förordar vi en restriktiv hållning till särskilda yttranden. Den rättsliga statusen på dessa är dessutom oklar. De utgör inte reservationer, utan används många gånger enbart för att utveckla en ståndpunkt, kanske t.o.m. efter ett acklamationsbeslut. Om ordförandens bedömning ifrågasätts, får nämnden ytterst avgöra om yttrandet ska tillåtas. Justering av protokoll 38 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Första stycket I fråga om nämndernas protokoll hänvisas i KL till motsvarande regler för fullmäktige (6 kap. 30 KL). I 5 kap. 61 KL föreskrivs att ett protokoll ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdesdagen på det sätt som fullmäktige bestämmer. Regler om justering bör därför tas in i varje reglemente för styrelsen och övriga nämnder. 56

222 I stycket föreslås att en ledamot, utöver ordföranden ska justera protokollet. Observera att KL inte förskriver att ordföranden ska justera protokollet. Detta har dock förutsatts i förarbetena.9 Andra stycket Stycket behandlar omedelbar justering. Detta förfarande kan tillgripas när man snabbt vill anslå bevis om justering och verkställa ett beslut. En omedelbar justering får inte leda till oklarheter om innehållet i beslutet. För att en paragraf ska kunna justeras omedelbart ska den därför redovisas skriftligt före justeringen. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 39 Styrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Genom den här bestämmelsen klargörs att respektive nämnd ansvarar för att kungörelse sker inom ramen för nämndens ansvarsområde. Nämnden ska alltså se till att kungörelse sker på kommunens anslagstavla. Därvid åligger det nämnden att underrätta styrelsen om ändringens innehåll. Det övergripande ansvaret för anslagstavlan och författningssamlingen har styrelsen, (se 15 och 16 ). Delgivningsmottagare 40 Delgivning med styrelsen/nämnden sker med ordföranden, (kommundirektören), förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen/nämnden beslutar. Av 6 kap. 31 KL följer att kommunen har frihet att reglera frågan om delgivning i reglemente eller särskilt beslut. Enligt bestämmelsen får alltid delgivning ske med ordföranden. Förslaget innebär att styrelsen/nämnden själv kan besluta om vem som ska vara behörig att ta emot delgivning. Observera att denna föreskrift är mycket viktig att ta in i reglementet. I annat fall får man enbart tillämpa 6 kap. 31 KL. Detta lämpar sig mindre väl med tanke på att delgivningar måste gå fort och smidigt. När man beslutar med vilka personer delgivning får ske måste man göra ett val. En förvaltningschef inom en nämnds område är normalt alltid lämplig att delges. Att utpeka ytterligare någon eller några personer är också bra, så att man täcker upp exem9 Prop. 1990/91:117 s

223 pelvis för semestrar. Observera dock att en föreskrift om att delgivning får ske med kommundirektören kan vara olämplig i nämnder som hanterar många sekretesskyddade uppgifter. Kommundirektören har av denna anledning satts inom parentes. Undertecknande av handlingar 41 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen/nämnden ska på styrelsens/nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser. Styrelsen/nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av styrelsen/nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på styrelsens/nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. I KL finns inte begreppet behörig firmatecknare. Begreppet firmatecknare står för en representationsrätt utåt, som inte behöver sammanfalla med beslutskompetensen hos personen ifråga. I ett kommunalt organ kan ordföranden ha getts rätt att underteckna nämndens handlingar. Samtidigt är det fortfarande nämnden som har beslutskompetensen. Ett speciellt fall är när en beslutsrätt delegerats till någon. Då kan beslutsrätt och rätten att underteckna handlingar sammanfalla.10 Första stycket Första stycket utgör huvudregeln för rätten att underteckna handlingar. Stycket tar för det första sikte på ren verkställighet av ett fullmäktigebeslut, t.ex. skriva under ett avtal, vars ordalydelse godkänts av fullmäktige. Den tar för det andra sikte på beslut som nämnden själv fattar och som resulterar i att en skrivelse eller något annat ska undertecknas. Andra stycket Här ges styrelsen/nämnden möjlighet att fatta de beslut som rör undertecknande och kontrasignering som man finner ändamålsenliga. Tredje stycket Det kan vara praktiskt att firmateckningsrätten sammanfaller med beslutskompetensen när ett beslut har fattats med stöd av delegation. Det kan med fördel anges direkt i delegationsordningen hur firmateckningen ska vara utformad. Vissa beslut kan dock 10 Madell, Avtal mellan kommuner och enskilda, s

224 vara av den karaktären att man av internkontrollskäl vill att två personer ska skriva under. Ordalydelsen ger stöd för detta förfaringssätt. Utskott 42 Inom styrelsen ska finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet ska bestå av x ledamöter och x ersättare. Styrelsen/nämnden får därutöver inrätta ytterligare utskott. Inom ett utskott väljer styrelsen/nämnden för den tid styrelsen/nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får styrelsen/nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av styrelsen/nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av styrelsen/nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller kommundirektören (kanslichefen eller en annan utsedd person) överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Av 6 kap. 20 KL följer att fullmäktige får bestämma att en nämnd ska ha ett eller flera utskott. Om fullmäktige inte bestämt något om utskott, får nämnden själv bestämma om utskott ska finnas. KL innehåller inte så många bestämmelser om utskott. Det kan därför vara bra att i någon mån reglera arbetsformerna i reglementet. När det gäller utskott måste man ta ställning till om det är fullmäktige eller respektive nämnd som ska besluta om utskott. Om fullmäktige inte tar in något om utskott i reglemente får nämnden besluta att utskott ska finnas. Begreppet utskott har reserverats för sådana organ inom nämnderna som är politiskt sammansatta. Ett utskott väljs bland ledamöterna och ersättarna i nämnden. Lagen 59

225 (1992:339) om proportionellt valsätt gäller, 6 kap. 22 KL. Ett utskott kan aldrig ges ställning som nämnd utan utskottet kan enbart svara för beredning av ärenden och fatta beslut med stöd av delegation från nämnden. Första stycket Här har fullmäktige med stöd av 6 kap. 20 första stycket KL beslutat att ett arbetsutskott ska finnas i styrelsen. Styrelsen kan alltså inte avskaffa arbetsutskottet. I övrigt har fullmäktige överlåtit till styrelse och nämnder att inrätta utskott. Det finns inga regler i KL som reglerar hur många ledamöter/ersättare det ska vara i ett utskott. Antalet ersättare behöver inte heller vara lika stort som antalet ordinarie ledamöter. Det är styrelsen/nämnden som bestämmer mandattiden för ledamöterna och ersättarna i utskottet. Ingenting hindrar dock nämnden från att återkalla uppdragen i förtid. Andra stycket Här föreskrivs att ledamöterna inom kretsen av ledamöter i utskottet ska välja en ordförande och en vice ordförande. Mandattiden bestämmer utskottet självt. Tredje stycket Här regleras den situationen att ordföranden blir förhindrad för en längre tid att fullgöra sitt uppdrag. En ersättare för denne kan då utses inom kretsen av ledamöterna. Det är viktigt att man reglerar arvodesfrågan vid längre tids bortovaro. Fjärde stycket Det finns ingen reglering kring ersättarnas närvaro i utskott. Många gånger används utskottet för att fatta beslut med stöd av delegation i ärenden där sekretesskyddade uppgifter ofta förekommer. För att inte sprida information i onödan kan det därför vara lämpligt att begränsa närvarorätten i så hög utsträckning som möjligt. Nämnden bör vid valet av ersättare tänka på att besluta en inkallelseordning. Femte stycket Om utskottets ledamöter och ersättare inte utsetts vid proportionellt val, måste fyllnadsval förrättas vid förtida avgång. Om proportionellt val ägt rum, gäller i stället turordningen enligt valsedlarna. Sjätte stycket Utskottet bestämmer vilka sammanträdestider som ska gälla. Det är också lämpligt att föra in regler om beslutförhet. Hälften av ledamöterna innebär att ledamöterna inklusive tjänstgörande ersättare ska uppgå till minst halva utskottet. Utskottet förutsätts fatta beslut i enlighet med reglerna för fullmäktige och nämnder, se 5 kap KL. 60

226 Sjunde stycket Här föreskrivs att utskottet har en beredande funktion i förhållande till nämnden. Nämnderna avgör dock ytterst själva omfattningen av beredningen. Utskottet kan också uppträda som delegat. Utskottets beslutskomptens regleras då i delegationsordningen för nämnden Sveriges Kommuner och Landsting Avdelningen för juridik 61

227 Post: Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon:

228 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2016/286 Kommunfullmäktige Handläggare Kommunsekreterare Louise Davidsson Kommunledningskontoret Revidering av byggnadsnämndens reglemente Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige antar kommunstyrelsens förslag till reviderat reglemente för byggnadsnämnden. Beskrivning av ärendet Byggnadsnämnden har genom beslut , 109, föreslagit kommunfullmäktige att besluta om förändring av byggnadsnämndens reglemente. I samma beslut begär nämnden även att kommunfullmäktige i budgetarbetet för 2017 beslutar att öka byggnadsnämndens RAM med kronor. Sedan beslutet fattades i byggnadsnämnden har nämndens begäran av tilläggsanslag blivit tillgodosett i budget för Beslutet är således inte längre aktuellt i detta hänseende utan det är endast frågan om reviderat reglemente som kvarstår. Skälen för de föreslagna ändringarna framgår av stadsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse. Kommunledningskontoret har, i samråd med förvaltningschef för stadsbyggnadskontoret, gjort vissa ändringar i byggnadsnämndens förslag, vilket bland annat innebär att vissa paragrafer flyttats om och några lagts till. Dessa förändringar har gjorts för att reglementet ska hålla samma struktur som kommunstyrelsens reglemente som följer det förslag till reglemente som Sveriges Kommuner och Landsting tagit fram. De paragrafer som lagts till är 5, 9 och 10 i kommunledningskontorets förslag. Utöver dessa mer redaktionella förändringar föreslår kommunledningskontoret att första stycket i 2 ändras enligt följande: Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret506 Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

229 2 (2) 2 Nämndens ska uppgifter är att i samverkan med övriga berörda nämnder, förvaltningar och kommunala bolag se till att: - se till att erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs, såsom d.v.s. kommuntäckande översiktsplan, fördjupade översiktsplaner och tillägg till översiktsplanen inklusive framtagande av strategier, planer och program som kan ingå i, eller vara underlag till kommunens översiktsplaner. Även om det ligger i sakens natur att byggnadsnämnden utför vissa uppgifter i samverkan med andra nämnder eller bolag kan det med byggnadsnämndens föreslagna formulering tyckas som att alla uppgifter ska utföras i samverkan och att det är ett krav från fullmäktige att så alltid ska ske. Rätten till information och samråd mellan nämnder framgår av 10. På begäran av stadsbyggnadskontoret har även ett nytt stycke lagts till i 3 efter första punkten med följande lydelse: Byggnadsnämnden har även rätt att vid antagande av detaljplan enligt första punkten besluta om utökning av VA-verksamhetsområde för vatten, spillvatten och dagvatten när detta är nödvändigt för planens genomförande. Det bör noteras att Hässleholms Vatten AB, genom sin VD Liselotte Stålhandske, har meddelat att de motsätter sig att byggnadsnämnden ges en dylik delegation. Hon framför bland annat att det är för många parametrar att ta hänsyn till när ett nytt verksamhetsområde skall inrättas och därför anses det lämpligt att fullfölja hela den politiska processen. Stadsbyggnadskontoret å andra sidan menar att tillägget är nödvändigt för att detaljplaneprocessen ska fungera på ett smidigt sätt. Utan tillägget riskerar detaljplaneärenden som följer översiktsplan och inte annars är av större betydelse att onödigt fördröjas genom att ärendet måste beslutas i kommunfullmäktige. Stadsbyggnadskontoret framför även att situationen att Hässleholms Vatten AB enligt beslut i byggnadsnämnden åläggs att bygga ut VA-ledningar är densamma som att tekniska förvaltningen enligt detaljplan åläggs att bygga ut allmän platsmark med gator, torg och parker. Bilagor Kommunledningskontorets förslag till reviderat reglemente Sändlista: Samtliga nämnder och bolag Kommunledningskontoret Elisabeth Aidemark, kanslichef Charlotte Nygren-Bonnier, bitr. förvaltningschef kommunledningskontoret JAV

230 Reglemente för byggnadsnämnden

231 Innehållsförteckning Nämndens uppgifter... 2 Allmänt om nämndens uppgifter... 2 Delegering från kommunfullmäktige... 2 Förvaltningsorganisation... 3 Uppdrag och verksamhet... 3 Organisation inom verksamhetsområdet... 3 Personalansvar... 3 Personuppgifter... 3 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige... 3 Information och samråd... 4 Arbetsformer... 4 Sammansättning... 4 Tidpunkt för sammanträden... 4 Kallelse... 4 Sammanträde på distans... 5 Närvarorätt... 5 Ordföranden... 5 Presidium... 6 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden... 6 Förhinder... 6 Ersättares tjänstgöring... 6 Jäv, avbruten tjänstgöring... 6 Reservation... 7 Justering av protokoll... 7 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m Delgivningsmottagare... 7 Undertecknande av handlingar... 7 Utskott

232 1 (8) Diarienummer: KLK 2016/286 Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: [Ange namn] Dokumentet gäller för: [Ange omfattning] Giltighetsperiod: Tillsvidare Ersätter: Kommunal författningssamling: Antagen: [Ange datum]

233 2 (8) Nämndens uppgifter Allmänt om nämndens uppgifter 1 Nämnden utför kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsverksamheten enligt plan och bygglagen. Nämnden utför också de övriga uppgifter som enligt annan lag ska utföras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsverksamheten. Nämnden utför även kommunens åtagande som kommunal lantmäterimyndighet. Nämnden svarar även för kommunens centrala statistikfunktion samt GIS och mätningstekniska verksamhet. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. 2 Nämnden ska - se till att erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs, såsom kommuntäckande och fördjupad översiktsplanering inklusive tillägg till översiktsplanen. I detta ingår även framtagande av strategier, planer och program som kan ingå i, eller vara underlag till kommunens översiktsplaner, - ansvara för att riktlinjer för bostadsförsörjningen tas fram, - se till att erforderlig detaljplaneläggning äger rum, - planera för god utformning och gestaltning av offentlig miljö, - planera och projektleda kommunala natur- och vattenvårdsprojekt, - se till att prövning sker av dispenser, samråd samt tillsyn inom strandskyddade område, - se till att kartproduktion, befolkningsstatistik och prognoser sker i den omfattning som erfordras för den samlade kommunala verksamheten, - se till att uppgifter i egenskap av kommunal lantmäterimyndighet utförs på sätt som föreskrivs i lag m.m. Delegering från kommunfullmäktige 3 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. Anta eller upphäva ny eller ändrad detaljplan a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag, och b. som i annat fall inte är av principiell betydelse eller av större vikt. Byggnadsnämndens befogenhet innefattar också rätt att förlänga eller förnya detaljplaners genomförandetid (4 kap PBL). Nämnden har däremot inte rätt att ändra eller upphäva detaljplan före genomförandetidens utgång då fastighetsägare, vars fastighet berörs, bestrider åtgärden.

234 3 (8) Byggnadsnämnden har även rätt att vid antagande av detaljplan enligt första punkten besluta om utökning av VA-verksamhetsområde för vatten, spillvatten och dagvatten när detta är nödvändigt för planens genomförande. 2. Anta eller upphäva nya eller ändrade områdesbestämmelser a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag, och b. som i annat fall inte är av principiell betydelse eller av större vikt. 3. Påkalla fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten skall kunna användas för bebyggelse på ett ändamålsenligt sätt. 4. Påkalla fastighetsbestämning såvitt gäller område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser. 5. Påkalla förrättning enligt anläggningslagen. 6. Besluta om namn på kvarter, gator, torg, parker och annan allmän platsmark enligt detaljplan samt verkställa adressättning för samhällets behov. Förvaltningsorganisation 4 Under nämnden lyder stadsbyggnadskontoret. Lantmäterimyndigheten i Hässleholms kommun är inordnad under stadsbyggnadskontoret. Uppdrag och verksamhet 5 Byggnadsnämnden ska följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Byggnadsämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i kommunsstyrelsens reglemente. Personuppgifter 8 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 9 Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet.

235 4 (8) Byggnadsämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur den har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till den i reglemente, genom finansbemyndigande. Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till den har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Nämndens redovisning lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Information och samråd 10 Nämnden ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Arbetsformer Sammansättning 11 Nämnden består av nio ledamöter och sju ersättare. Tidpunkt för sammanträden 12 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

236 5 (8) Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 14 Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tio dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Närvarorätt 15 Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 16 Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs.

237 6 (8) Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder 19 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 20 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 21 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

238 7 (8) Reservation 22 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 23 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 24 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 25 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 26 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Utskott 27 Nämnden får inrätta utskott. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Ut-skottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

239 8 (8) De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i nämnden avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut.

240 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

241 ~~~~~ SAMNIANTRÄDESPROTOKOIL 00 ~ Sammanträdesdatum Diarienummer BN Hässleholms kommun Byggnadsnämnden 109 Reglemente byggnadsnämnden Beslut Byggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott, att föreslå kommunstyrelsen, att föreslå kornmunfullmäktige följande beslut: - Kommunfullmäktige beslutar om förändring av byggnadsnämndens reglemente enligt bilaga: Reglemente flir ryggnadsnämnden Byggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott, att föreslå kommunstyrelsen, att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: - Kommunfullmäktige i budgetarbete för 2017 beslutar att öka byggnadsnämndens RAM med tkr Tre ~änster för komplettering av saknade kompetenser och resurser som kommunen behöver långsiktigt (1 800 tkr) samt projektbudget för ständigt arbete med specialistutredning till strategiska p laner och program (800 tkr). Deltar inte i beslutet Ulf Ertandsson (SD) och Lars Klees (SD) avstår från att delta i beslutet. Skäl för beslutet För att tydliggöra ansvar för framtagande av de strategiska dokumen t som bör vara underlag till och bli en del av den kommuntäckande Översiktsplanen, som när den uppdateras 2017 föreslås få namnet "Översiktsplan- Utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun" samt att snarast kunna initiera detta arbete. Byggnadsnämnden Justering / (\( ({; Utdraget bestyrkes 8(16)

242 SAlviMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer BN Hässleholms kommun Byggnadsnämnden Forts. 109 Beskrivning av ärendet Avsaknaden av viktiga styrdokument gör att byggnadsnämndens arbete blir juridiskt, fysiskt, ekonomiskt och socialt mindre hållbart samt att det tar lång tid för framtagande av nya detaljplaner med nya byggrätter samt handlägga bygglov. Det försvårar och bromsar även upp arbetet med den fördjupade översiktsplanen över Hässleholms tätort. Det är otydligt i reglementena vem som har det operativa ansvaret för att både ta fram och hålla de strategiska dokument aktuella, vilket krävs för att få en optimal och långsiktigt hållbar planering. Strategiska dokument som kan ingå i eller vara underlag till fysisk planering är strategier, planer och program för trafik, bostad- och markförsörjning, kulturmiljö, VA-utbyggnadsområden, arkitektur, grönstruktur, orts- och landskapsanalyser. Framtagande av befolkningsstatistik med prognoser, dagvattenutredningar, översvämningskartering, bullerutredningar, befolkningsprognoser med mera. Revisorernas granskning av planprocessen och tillsynen av enskilda avlopp pekar på otydlighet i reglementena. När det gäller VA-plan för Hässleholms korrunun behövs ett fortsatt utredningsarbete. Innehållet i en VA-plan behöver bestämmas och det måste klargöras var ansvaret för utförande av de olika delplanerna ska ligga. Dessutom måste befogenheter ges att leda arbetet och resurser tillskjutas (se revisorernas granskning av korrununens VA-planering). Översiktplanen är ett strategiskt dokument som kan innehålla flera av de strategiska dokument som korrununfullmäktige beslutar om då man i översiktsplanen måste förhålla sig till och pröva de olika intressena i förhållande till varandra, t.ex. trafikstrategi, riktlinjer för mark- och bostadsförsörjning, grönstruktur med mera. Hässleholms kommun går idag miste om statsbidrag för att stimulera bostadsbyggandet då korrununen inte uppfyller grundkraven om aktuell Översiktsplan samt antagna riktlinjer för bostadsförsörjningen. stadsbyggnadsko ntoret har yttrat sig i tjänsteutlåtande daterat den 9 juni Förvaltningschef Jan Karlsson föredrar ärendet. Byggnadsnämnden Justering ; (Y te Utdraget bestyrkes 9(16)

243 ,.,.,.,.,. ~ SA:tvllvi:ANTRÄDESPROTOKOLL ~ Sammanträdesdatum Diarienummer BN Hässleholms kommun Byggnadsnämnden Forts. 109 Beslutsgång S tadslryggnadskontorets besltttsfiirslag: Byggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott, att föreslå kommunstyrelsen, att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: - Kommunfullmäktige beslutar om förändring av byggnadsnämndens reglemente enligt bilaga: R eglemente fiir lryggnadsnämnden Byggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott, att föreslå kommunstyrelsen, att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: - Kommunfullmäktige i budgetarbete för 2017 beslutar att öka byggnadsnämndens RAM med tkr Tre tjänster för komplettering av saknade kompetenser och resurser som kommunen behöver långsiktigt (1 800 tkr) samt projektbudget för ständigt arbete med specialistutredning till strategiska planer och program (800 tkr). Fiirslag/ Yrkande Hans-Göran Hansson (MP) instämmer i stadsbyggnadskontorets förslag. Sänt till: Kommunfullmäktige Byggnadsnämnden Justering Utdraget bestyrkes 10(16)

244 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Diarienummer BN Handläggare Jan Karlsson Byggnadsnämnden Reglemente byggnadsnämnden Förslag till beslut Byggnadsnämnden föreslår KSAU att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar om förändring av byggnadsnämndens reglemente enligt bilaga 1: Reglemente för byggnadsnämnden: Samt: Byggnadsnämnden föreslår KSAU att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att: Kommunfullmäktige i budgetarbete för 2017 ökar byggnadsnämndens RAM med tkr: Tre tjänster för komplettering av saknade kompetenser och resurser som kommunen behöver långsiktigt (1 800 tkr) samt projektbudget för ständigt arbete med specialistutredning till strategiska planer och program (800 tkr). Skäl för det föreslagna beslutet För att tydliggöra ansvar för framtagande av de strategiska dokument som bör vara underlag till och bli en del av den kommuntäckande Översiktsplanen som när den uppdateras 2017 föreslås få namnet Översiktsplan - Utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun samt att snarast kunna initiera detta arbete. Sammanfattning Avsaknaden av viktiga styrdokument gör att byggnadsnämndens arbete blir juridiskt, fysiskt, ekonomiskt och socialt mindre hållbart samt att det tar lång tid för framtagande av nya detaljplaner med nya byggrätter samt handlägga bygglov. Det försvårar och bromsar även upp arbetet med den fördjupade översiktsplanen över Hässleholms tätort. Det är otydligt i reglementena vem som har det operativa ansvaret för att både ta fram och hålla de strategiska dokument aktuella vilket krävs för att få en optimal och långsiktigt hållbar planering. Strategiska dokument som kan ingå i eller vara underlag till fysisk planering är strategier, planer och program för trafik, bostad och markförsörjning, kulturmiljö, VA-utbyggnadsområden, arkitektur, grönstruktur, orts- och landskapsanalyser. Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

245 Framtagande av befolkningsstatistik med prognoser, dagvattenutredningar, översvämningskartering bullerutredningar, befolkningsprognoser mm. Revisorernas granskning av planprocessen och tillsynen av enskilda avlopp pekar på otydlighet i reglementena. När det gäller VA-plan för Hässleholms kommun behövs ett fortsatt utredningsarbete. Innehållet i en VA-plan behöver bestämmas och det måste klargöras var ansvaret för utförande av de olika delplanerna ska ligga. Dessutom måste befogenheter ges att leda arbetet och resurser tillskjutas. (se revisorernas granskning av kommunens VA-planering). Översiktplanen är ett strategiskt dokument som kan innehålla flera av de strategiska dokument som KF beslutar om då man i översiktsplanen måste förhålla sig till och pröva de olika intressena i förhållande till varandra, t.ex. trafikstrategi, riktlinjer för mark- och bostadsförsörjning, grönstruktur mm. Hässleholms kommun går idag miste om statsbidrag för att stimulera bostadsbyggandet då kommunen inte uppfyller grundkraven om aktuell Översiktsplan samt antagna riktlinjer för bostadsförsörjningen. Bakgrund Idag finns det en otydlighet i reglemente för byggnadsnämnden. I kommunstyrelsens reglemente står det att: I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna den översiktliga planeringen och användningen av mark och vatten I byggnadsnämndens reglemente står det att: Det åligger nämnden härvid bl.a. att tillse att - erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs - erforderlig detaljplaneläggning äger rum Det är viktigt att kommunfullmäktige tydliggör vad som ingår i fysisk planering. Revision - planprocessen Revisorernas granskning av planprocessen : Pekar på en otydlighet i reglementen där man har iakttaget att kommunstyrelsen har ansvar för att leda och samordna den översiktliga planeringen. Någon sådan styrning och samordning finns inte då man har avvecklat staben med de strateger som skulle jobba med detta. Revisorerna påpekar också att det saknas styrande dokument som ska tydliggöra kommunens strategi gällande bl.a. bostadsförsörjning, folkhälsa, trafik, miljö, dagvatten och parkering inklusive p-norm. Avsaknaden av strategiska planer, regelverk och aktualiserad översiktsplan bidrar till att framtagande av detaljplaner tar länge tid än nödvändigt. Utifrån granskningsresultat rekommenderar revisorerna: Kommunstyrelsen och byggnadsnämnden att utreda den formella ansvarsfördelningen och eventuellt föreslå förändringar till kommunsfullmäktige. Kommunstyrelsen att initiera framtagandet av strategiska planer som kan tydliggöra kommunens strategi för den översiktliga planeringen av mark. Byggnadsnämnden att ta fram rutiner för samverkan med övriga nämnder. Samt kommunstyrelsen att ta fram rutiner för kommunövergripande samverkan kring kommunens samhällsplanering. Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

246 Revision - granskning av kommunens tillsyn över enskilda avlopp Sista punkt av avsnittet iakttagelser är aktuell för Byggnadsnämnden Det är inte fastställt vilken nämnd som ansvarar för framtagande av styrning och ledning gällande planeringen av utökning av kommunens va-system. Däremot är det tydliggjort att verkställande av kommunfullmäktiges beslut om utökat verksamhetsområde för vatten och avlopp åligger Hässleholms Vatten AB. Vidare förs fram följande rekommendationer Att kommunstyrelsen tar fram förslag på ansvarsfördelning gällande kommunens planering av va-nätets utökning. Att miljönämnden tar fram en tidsplan för tillsyn av enskilda avlopp.. Att ansvarig nämnd, utifrån nuvarande situation och behov, tar fram en vaplan för Hässleholms kommun. VA-plan för Hässleholms kommun Byggnadsnämndens svar på denna remiss finns som bilaga och behandlar revisionens rekommendation om: Att ansvarig nämnd, utifrån nuvarande situation och behov, tar fram en va-plan för Hässleholms kommun. (se Bilaga) Kommunstyrelse överför arbetsuppgifter till byggnadsnämnden 2012 Kommunstyrelsen beslutade att överföra arbetsuppgifter till byggnadsnämnden som arbete med bostadsförsörjning/ -planering, stadskärnans utveckling orts och landsbygdsanalyser, vindkraftfrågor, natur- och friluftsrådet samt VA-planering enligt bl.a. lag om allmänna vattentjänster. Detta har inte följts upp med förändring i reglemente. KS beslutade även överföra ansvaret för arbete inom hållbar utveckling, miljömålsprogram samt uppföljning av kommunens klimat- och energiplan som sedan har flyttats vidare till miljönämnden. Den budget som fördes över är i första hand för natur och friluftsråd som nu byggnadsnämnden ansvarar för. Miljöstrateg och ekonomin kring klimat och enregirådgivning är överflyttad till miljönämnden. Övrig budget var korta pengar och finns inte kvar i byggnadsnämndens budget. Det innebär att byggnadsnämnden saknar resurser och har därför inte kunnat anställa behövd kompetens inom vissa av dessa områden. Vid förändring av reglemente enligt KS beslutet föreslås att det resursbehov som kommer att uppstå läggs fram till fullmäktige inför budget Kommunstyrelsens arbetsutskott överför arbetsuppgifter till byggnadsnämnden 2001 KSAU beslutade att: Överföra ansvaret för kommunens centrala statistikfunktion till byggnadsnämnden/stadsbyggnadskontoret. Detta har inte heller blivit tydliggjort i byggnadsnämndens reglemente. Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

247 Översiktsplanering Hässleholms Översiktsplan är från Enligt lag ska den aktualitets prövas under varje mandatperiod. Översiktsplanering är eller bör vara en kontinuerlig process. Översiktsplanen ska vara aktuell och spegla den politiska majoritetens uppfattning. Den bör bygga på sammanställningar, statistik och analyser av viktiga förutsättningar såsom övergripande mål, förändringar och trender i omvärlden, fysisk struktur och allmänna intressen. För en del tätorter och andra områden med komplicerade förhållanden kan planen behöva fördjupas. Har det uppkommit ett allmänt intresse som inte var så tydligt när planen upprättades kan ett tillägg göras. Citat Boverket med de tre aspekterna En översiktsplan ska enligt Boverket och plan och bygglagen ange såväl en långsiktig och övergripande utvecklingsstrategi som grunddragen i den avsedda användningen av mark- och vattenområden och vilka hänsyn som bör tas till allmänna intressen. Områden av riksintresse ska anges särskilt. Planen ska också ge vägledning för hur den byggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktplanen är ett strategiskt dokument som kan innehålla flera av de strategiska dokument som KF beslutar om då man i översiktsplanen måste förhålla sig till och pröva de olika intressena i förhållande till varandra, t.ex. trafikstrategi, riktlinjer för mark- och bostadsförsörjning, grönstruktur mm. Förlorade statliga bidrag Den 21 april fattade regeringen beslut om införandet av ett statsbidrag till kommuner för ökat bostadsbyggande. Bidraget, som är tänkt att stimulera bostadsbyggandet för de kommuner som ansöker och uppfyller villkoren, är på totalt 1,85 miljarder för Statsbidraget beräknas till 1,8 miljarder för 2017 och därefter 1,3 miljarder årligen. Statsbidraget är utformat så att kommuner har rätt att söka stöd för varje bostad som omfattas av ett startbesked från byggnadsnämnden under en tolvmånadersperiod (1 augusti 31 juli). Bidraget är oberoende av storleken på eller typ av bostad. Bidraget är uppdelat i två potter där den ena potten (pott A) på 60 procent av det totala statsbidraget (för ,1 miljarder kronor) går till de bostäder som byggs och som motsvarar ett behov av bostäder hos nyanlända i respektive kommun. Pott B består av de resterande 40 procenten (740 miljoner kronor för 2016) och kommer gå till de bostäder som byggs utöver behovet hos nyanlända. Med stödet Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

248 vill regeringen stödja kommunerna i arbetet för ökat bostadsbyggande och minska den allmänna bostadsbristen. Följande kriterier behöver en kommun uppfylla för att få ta del av statsbidraget: Att kommunen under en tolvmånadersperiod har gett startbesked som möjliggör byggande av minst en bostad. (Tolvmånadersperioden är 1 augusti föregående år och tolv månader framåt.) Att det i kommunen finns minst en nyanländ invandrare folkbokförd som fått uppehållstillstånd under en tolvmånadersperiod. (Tolvmånadersperioden är 1 juli föregående år och tolv månader framåt. Folkbokföringsadressen den 31 juli innevarande år är utgångspunkten.) Detta villkor gäller endast för en del av stödet (60 procent). Att kommunen under innevarande eller föregående mandatperiod har antagit riktlinjer för bostadsförsörjningen enligt lagen (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar. Att kommunen under innevarande eller föregående mandatperiod har antagit en ny översiktsplan eller gjort en översyn av planens aktualitet enligt 3 kap. planoch bygglagen (2010:900). Hässleholms kommun uppfyller inte de två sista kriterierna för att söka detta statsbidrag. Sverigeförhandlingen kräver mer resurser Sverigeförhandlingen med krav på ökat bostadsbyggande kommer att kräva att Hässleholms kommun har en väl fungerande organisation för fysisk planering. Att vi håller de strategiska dokumenten levande och aktuella. Det kommer att ställa ytterligare krav på byggnadsnämnden att leverera. Redan nu under våren/sommaren 2016 tar landskapsanalyserna i både staden Hässleholm och på landsbygden en stor del av planavdelningens resurser som därmed fördröjer detaljplane- och ÖP-projekten. Det är därför av yttersta vikt att kommunfullmäktige beslutar om förtydligande av vem som ska ansvara för att ta fram de strategiska dokumenten kopplade till ny Översiktsplan - Utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun. Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

249 Ekonomi budget Oavsett var i kommunens organisation arbetet med att kontinuerligt jobba med de strategiska dokumenten sker kommer det att krävas nya kompetenser och resurser. Om kommunfullmäktige beslutar om ändring i byggnadsnämndens reglemente så måste detta också följas upp i budgetarbetet för Ett antal nya arbetsuppgifter som tidigare har förväntats att tas fram i den tidigare stabsorganisationen saknas resurser både i form av kompetens och arbetskraft. Dessa resurser har delvis plockats bort från kommunledningskontoret. De förväntningar som Sverigeförhandlingen kommer att medföra kommer också att kräva ytterligare resurser för Byggnadsnämnden för att kunna leverera det som förväntas. Byggnadsnämnden äskar ökad budget från 2017 och framåt om kommunfullmäktige beslutar om förslaget till förändrat reglemente för byggnadsnämnden. Följande kompetenser behöver tillföras byggnadsnämnden: Trafikplanerare, kompletterande kompetens inom statistik/gis och VAplanering. Tre nya tjänster krävs för att genomföra dessa nya arbetsuppgifter samt hålla strategiska dokument uppdaterade. Resurser för årliga specialistutredningar som bulleranalyser, översvämningskartering, dagvattenutredningar, årliga befolkningsprognoser, scb-data, antikvariska utredningar m.fl. Budget Nya tjänster 3 * 600 tkr = tkr Specialistutredningar 800 tkr Summa tkr Stadsbyggnadskontoret Jan Karlsson Förvaltningschef Bilagor: Bilaga 1, Nytt Reglemente byggnadsnämnden Bilaga 2, Reglemente byggnadsnämnden med förändringar i rött Bilaga 3, Revisorernas granskning av planprocessen Bilaga 4, Sbk yttrande ang Revisorernas granskning av planprocessen Bilaga 5, Revisorernas granskning av VA-planering Bilaga 6, Sbk yttrande ang Revisorernas granskning av VA-planering Stadsbyggnadskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: byggnadsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Webb:

250 ww.hassleholm.se Reglemente för byggnadsnämnden Underrubrik

251 Hässleholms kommun Innehållsförteckning Hittade inga poster för innehållsförteckning. Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: [Ange namn] För revidering ansvarar: [Ange namn] För uppföljning ansvarar: [Ange namn] Dokumentet gäller för: [Ange omfattning] Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: [Ange dokumentnamn] Kommunal författningssamling: [Ange författningsförsamling] Antagen: [Ange datum] ~ Hässleholm nästa.

252 1 (6) Nämndens uppgifter Allmänt om nämndens uppgifter 1 Nämnden utför kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsverksamheten enligt plan och bygglagen. Nämnden utför också de övriga uppgifter som enligt annan lag ska utföras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsverksamheten. Nämnden utför även kommunens åtagande som kommunal lantmäterimyndighet. Nämnden svarar även för kommunens centrala statistikfunktion samt GIS och mätningstekniska verksamhet. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. 2 Nämndens uppgifter är att i samverkan med övriga berörda nämnder, förvaltningar och kommunala bolag se till att: - erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs d.v.s. kommuntäckande översiktsplan, fördjupade översiktsplaner och tillägg till översiktsplanen inklusive strategier, planer och program som kan ingå i, eller vara underlag till kommunens översiktsplaner, - erforderlig detaljplaneläggning äger rum, - planera för god utformning och gestaltning av offentlig miljö, - planera och projektleda kommunala natur- och vattenvårdsprojekt, - prövning sker av dispenser, samråd samt tillsyn inom strandskyddade område, - kartproduktion, befolkningsstatistik och prognoser sker i den omfattning som erfordras för den samlade kommunala verksamheten, - uppgifter i egenskap av kommunal lantmäterimyndighet utförs på sätt som föreskrivs i lag m.m. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i kommunsstyrelsens reglemente. Personuppgifter 5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Delegering från kommunfullmäktige 6 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. Antaga eller upphäva ny eller ändrad detaljplan a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag b. som i annat fall inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt.

253 2 (6) Byggnadsnämndens befogenhet innefattar också rätt att förlänga eller förnya detaljplaners genomförandetid (4 kap PBL). Nämnden har däremot inte rätt att ändra eller upphäva detaljplan före genomförandetidens utgång då fastighetsägare, vars fastighet berörs, bestrider åtgärden. 2. Antaga eller upphäva nya eller ändrade områdesbestämmelser a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag b. som i annat fall inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt. 3. Påkalla fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten skall kunna användas för bebyggelse på ett ändamålsenligt sätt. 4. Påkalla fastighetsbestämning såvitt gäller område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser. 5. Påkalla förrättning enligt anläggningslagen. 6. Besluta om namn på kvarter, gator, torg, parker och annan allmän platsmark enligt detaljplan samt verkställa adressättning för samhällets behov. Ansvar och rapporteringsskyldighet 7 Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden ska regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Förvaltningsorganisation 8 Under nämnden lyder stadsbyggnadskontoret. Lantmäterimyndigheten i Hässleholms kommun är inordnad i Stadsbyggnadskontoret. Arbetsformer Tidpunkt för sammanträden 9 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.

254 3 (6) Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 11 Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tio dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Närvarorätt 12 Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

255 4 (6) Sammansättning 13 Nämnden består av nio ledamöter och sju ersättare. Ordföranden 14 Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Presidium 15 Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 16 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder 17 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

256 5 (6) Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 22 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 23 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

257 6 (6) Utskott 25 Nämnden får inrätta utskott. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Ut-skottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i nämnden avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut.

258 Hässleholms kommun Hässleholms kommun stadshuset Hässleholm vx

259 ww.hassleholm.se Reglemente för byggnadsnämnden Underrubrik

260 Hässleholms kommun Innehållsförteckning Hittade inga poster för innehållsförteckning. Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: [Ange namn] För revidering ansvarar: [Ange namn] För uppföljning ansvarar: [Ange namn] Dokumentet gäller för: [Ange omfattning] Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: [Ange dokumentnamn] Kommunal författningssamling: [Ange författningsförsamling] Antagen: [Ange datum] ~ Hässleholm nästa.

261 1 (8) (Överstruken text bort, röd text nyformulering.) Nämndens verksamhetsområde uppgifter Allmänt om nnämndens uppgifter 1 Nämnden fullgör utför kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet byggnadsverksamheten och har det närmaste inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan och bygglagen. Nämnden fullgör utför också de övriga uppgifter som enligt annan lag skall fullgöras ska utföras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsväsendet byggnadsverksamheten. Nämnden utför även kommunens åtagande som kommunal lantmäterimyndighet. Nämnden svarar även för kommunens centrala statistikfunktion samt GIS och mätningstekniska verksamhet. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. Nämnden fullgör även kommunens åtagande som kommunal lantmäterimyndighet. Nämnden svarar även för - kommunens mätningstekniska verksamhet 2 Det åligger nämnden härvid bl.a. att tillse att Nämndens uppgifter är att i samverkan med övriga berörda nämnder, förvaltningar och kommunala bolag se till att: - erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs d.v.s. kommuntäckande översiktsplan, fördjupade översiktsplaner och tillägg till översiktsplanen inklusive strategier, planer och program som kan ingå i, eller vara underlag till kommunens översiktsplaner, - erforderlig detaljplaneläggning äger rum, - planera för god utformning och gestaltning av offentlig miljö, - planera och projektleda kommunala natur- och vattenvårdsprojekt, - prövning sker av dispenser, samråd samt tillsyn inom strandskyddade område, - kartproduktion, befolkningsstatistik och prognoser sker i den omfattning som erfordras för den samlade kommunala verksamheten, - uppgifter i egenskap av kommunal lantmäterimyndighet utförs på sätt som föreskrivs i lag m.m. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i kommunsstyrelsens reglemente. Personuppgifter 5 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet.

262 2 (8) Delegering från kommunfullmäktige 6 Nämnden skall ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. Antaga eller upphäva ny eller ändrad detaljplan a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag b. som i annat fall ej inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt. En förutsättning för byggnadsnämndens befogenhet är att kommunstyrelsen genom sitt arbetsutskott inte beslutar annorlunda eller att planen inte reglerar exploateringssamverkan. Byggnadsnämndens befogenhet innefattar också rätt att förlänga eller förnya detaljplaners genomförandetid (4 kap PBL). Nämnden har däremot inte rätt att ändra eller upphäva detaljplan före genomförandetidens utgång då fastighetsägare, vars fastighet berörs, bestrider åtgärden. 2. Antaga eller upphäva nya eller ändrade områdesbestämmelser a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag b. som i annat fall ej inte är av principiell beskaffenhet eller av större vikt. En förutsättning för byggnadsnämndens befogenhet är att kommunstyrelsen genom sitt arbetsutskott inte beslutar annorlunda. 3. Påkalla fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten skall kunna användas för bebyggelse på ett ändamålsenligt sätt. 4. Påkalla fastighetsbestämning såvitt gäller område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser. 5. Påkalla förrättning enligt anläggningslagen. 6. Meddela skyddsrumsbesked och vitesföreläggande jämlikt 32 resp 78 civilförsvarslagen. 7. Besluta om namn på kvarter, gator, torg, parker och annan allmän platsmark enligt detaljplan samt verkställa adressättning för samhällets behov. Ansvar och rapporteringsskyldighet 7 Nämnden skall ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden skall ska regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

263 3 (8) Förvaltningsorganisation 8 Under nämnden lyder stadsbyggnadskontoret. Lantmäterimyndigheten i Hässleholms kommun är inordnad i Stadsbyggnadskontoret. Nämndens arbetsformer Sammansättning 6 Byggnadsnämnden består av nio ledamöter och sju ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring p.g.a. jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sen ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöring en gång under ett sammanträde p.g.a. annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 10 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan deltaga i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter.

264 4 (8) Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättare fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall, om ej i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Justering av protokoll 13 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 14 Om en ledamot har reserverat sig mot beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 15 Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller under nämnden lydande förvaltningschef. Undertecknande av handlingar 16 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne av vice ordföranden, och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller av förvaltningschef.

265 5 (8) I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. Arbetsformer Tidpunkt för sammanträden 9 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 10 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 11 Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tio dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

266 6 (8) Närvarorätt 12 Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Sammansättning 13 Nämnden består av nio ledamöter och sju ersättare. Ordföranden 14 Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Presidium 15 Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 16 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

267 7 (8) Förhinder 17 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 22 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

268 8 (8) Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 23 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Utskott 25 Nämnden får inrätta utskott. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Ut-skottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i nämnden avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut.

269 Hässleholms kommun Hässleholms kommun stadshuset Hässleholm vx

270 Typ av plan (beslutsnivå) Översiktsplan (KF) Handlingsplaner för genomförande (BN, eller annan nämnd) för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad försörjningsplan för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad Mark- och bostadsförsörjningsplaner för Hässleholms kommun för Hässleholms kommun XX-strategi XX 2030 Förslag till fördjupning av översiktsplan XX 2030 för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad översvämningsplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Blå- och för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad Naturvårdsplan för Hässleholms kommun XX-plan för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad Trafikplaner Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Kulturmiljöplan XX-strategi Förslag till fördjupning av översiktsplan XX för Hässleholms stad för Hässleholms stad Förslag till VA-strategi VA-strategi Förslag till fördjupning av översiktsplan XX Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Mark- ochgrönplan bostads- Förslag till Kulturmiljöstrategi Förslag till fördjupning av översiktsplan XX för Hässleholms stad Naturvårdsstrategi för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms stad för Hässleholms kommun Förslag till fördjupning av översiktsplan Vittsjö 2030 Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Trafikplan för Hässleholms kommun Förslag till fördjupning av översiktsplan för Hässleholms stad för Hässleholms stad Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Grönplan Kulturmiljöstrategi Förslag till fördjupning av översiktsplan Hässleholms stad Ämnesspecifika handlingsplaner (BN) Fördjupning av översiktsplan (KF) Riktlinjer för bostadsförsörjning Trafikstrategi Förslag till Förslag till Naturvårdsstrategi bostadsförsörjning för Hässleholms stad och större stationsorter Grönplaner I detaljplaneringen ska kommunens tidigare strategiska ställningstaganden landa i juridiskt bindande planer för markanvändningen inom ett planområde Riktlinjer för Trafikstrategi för Hässleholms stad och större stationsorter Ämnesspecifika handlingsplaner kompletterar och fördjupar olika teman, oftast kopplat till föp:arnas geografiska avgränsning. De ämnesspecifika handlingsplanerna tar avstamp i strategidokumenten Strategidokument (KF) Grönstrategi En fördjupning av översiktsplanen tas fram för att förtydliga översiktsplanens ställningstaganden för en specifik ort. Stadsbyggnadskontoret avser att ta fram en föp för staden och samtliga större stationsorter för Hässleholms kommun Strategiska dokument förtydligar kommunens ställningstaganden på en övergripande kommunal nivå utifrån olika teman ÖP Översitksplanen är ett visions- och identitetsskapande dokument för hela kommunen och fungerar som kommunens utvecklingsplan för mark- och vattenanvändning Planrelation Kulturmiljöplaner Detaljplaner, skötselplaner, osv... Blå-/översvämningsplaner Naturvårdsplan XX-plan

271 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/403 Kommunfullmäktige Handläggare Kommunjurist Magnus Gjerstad Kansliavdelningen KLK Taxa för tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta följande. 1) Att uppdra åt miljönämnden att utföra kommunens tillsyn enligt lagen (2014:799) om sprängämnesprekursorer samt fastställa taxa för tillsynen i enlighet med miljönämndens förslag att gälla från och med den 1 september ) Att fastställa timavgiften för miljönämndens tillsyn enligt lagen (2014:799) om sprängämnesprekursorer till 890 kronor att gälla från och med den 1 september Beskrivning av ärendet Sedan september 2014 gäller en ny lag om sprängämnesprekursorer, det vill säga kemiska ämnen som finns tillgängliga på marknaden och som tillsammans med andra ämnen kan användas för tillverkning av hemgjorda sprängämnen. Syftet med lagen är att minska möjligheterna till sådan tillverkning. Enligt lagen ansvarar kommunerna för tillsynen. Kommunen ska kontrollera att de ekonomiska aktörerna kräver att tillstånd uppvisas innan de tillhandahåller enskilda personer väteperoxid, nitrometan och salpeter utöver uppgivna koncentrationsgränser. Tillstånd till enskilda personer ges av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) efter skriftlig ansökan. Tillsynen ska även avse att de förpackningar som innehåller sprängämnesprekursorer som omfattas av restriktioner är märkta på ett korrekt sätt. I propositionen till den nya lagen anges att kontrollen lämpligen kan ske av den nämnd som har tillsynen över kemikalielagstiftningen, vilket i Hässleholms Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

272 2 (2) kommun är miljönämnden. Miljönämnden och räddningstjänsten delar denna uppfattning. Den föreslagna timtaxan på 890 kr per timma är densamma som gäller för nämndens alla övriga taxor under 2017, exempelvis för tillsyn inom områdena miljö, tobak, livsmedel, receptfria läkemedel med mera. Kommunledningskontoret Charlotte Nygren Bonnier Biträdande förvaltningschef Elisabeth Aidemark Avdelningschef JAV Magnus Gjerstad Kommunjurist

273 SAMMANTRÄDESPROTOKOIL Sammanträdesdatum Diarienummer Hässleholms kommun Miljönämnden 56 Taxa för Hässleholms kommuns tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekurserar Beslut Miljönämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att fatta följande beslut: 1. Uppdra åt miljönämnden att utföra kommunens tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer samt fastställa ny taxa för tillsynen i enlighet med bilaga 1 att gälla från och med den 1 september Fastställa tirnavgiften för miljönämndens tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer till 890 kronor per timme att gälla från och med den 1 september Miljönämnden hänvisar även till tjänsteutlåtandet daterat vad gäller utredning i ärendet. Skäl för beslutet Enligt 6 lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer ansvarar kommunen för tillsynen över att bestämmelserna i artiklarna 4. 7 och 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 98/2018 följs. Enligt 11 samma lag får kommunen för sin tillsyn ta ut avgift. Enligt 19 2 st. får kommunen meddela föreskrifter om avgifternas storlek enligt denna lag. Sammanfattning Sedan september 2014 gäller en ny lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer, det vill säga kemiska ämnen som finns tillgängliga på marknaden och som tillsammans med andra ämnen kan användas för tillverkning av hemgjorda sprängämnen. Lagen innehåller kompletterande bestämmelser till Europaparlamentets och rådets Miljönämnden Justering # ff Utdraget bestyrkes 16(23)

274 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer Hässleholms kommun Miljönämnden förordning (98/2013) av den 15 januari 2013 om saluföring och användning av sprängämnesprekursorer, nedan kallad ED-förordningen. Från samma dag gäller även förordning (2014:880) om sprängämnesprekursorer som innehåller vissa kompletterande bestämmelser. ED-förordningen är ett led i Europeiska unionens strategi för kampen mot terrorism. Förordningen är direkt tillämplig i Sverige. F ör svenskt vidkormuande har dock krävts vissa kompletterande bestämmelser. Samtliga ämnen som förekommer i bilagorna till ED-förordningen om sprängämnesprekursorer regleras redan på ett eller annat sätt i befmtlig svensk lagstiftning. De regler som fmns syftar i huvudsak till att förebygga olyckor och att skydda människors hälsa och miljön vid hantering av ämnena. Eftersom ingen av de befintliga lagarna bedömdes passa för de nya bestämmelserna har de nya reglerna förts in i en helt ny lag. Den nya regleringen tar varken sikte på kemikaliernas miljöfarlighet eller risker relaterade till explosion. Syftet är att minska möjligheterna till hemtillverkning av sprängämnen. Protokollsutdrag samt tjänsteutlåtande sänds till: K.ommunstyrelsen Miljönämnden Justering ~ l Utdraget bestyrkes 17(23)

275 TJÄNSTEUTLÅT ANDE Hässleholms kommun Datum Diarienummer (3) l J ~ Miljönämnden Handläggare Tillsynschef Carina Westerlund Miljökontoret ca rina. westerlund@hassleholm.se Taxa för Hässleholms kommuns tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer Förslag till beslut Miljönämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att fatta följande beslut: 1. Uppdra åt miljönämnden att utföra kommunens tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer samt fastställa ny taxa för tillsynen i enlighet med bilaga 1 att gälla från och med den 1 september Fastställa tirnavgiften för miljönämndens tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer till 890 kronor per timme att gälla från och med den 1 september Skäl för det föreslagna beslutet Enligt 6 lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer ansvarar kommunen för tillsynen över att bestämmelserna i artiklarna 4.7 och 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 98/2018 följs. Enligt 11 samma lag får kommunen för sin tillsyn ta ut avgift. Enligt 19 2 st. får kommunen meddela föreskrifter om avgifternas storlek enligt denna lag. Sammanfattning Sedan september 2014 gäller en ny lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer, det vill säga kemiska ämnen som finns tillgängliga på marknaden och som tillsammans med andra ämnen kan användas för tillverkning av hemgjorda sprängämnen. Lagen innehåller kompletterande bestämmelser till Europaparlamentets och rådets förordning (98/2013) av den 15 januari 2013 om Miljökontoret Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: miljonamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Faktureringsadress: Hässleholms kommun, Fakturor HLM81, Box 140, Hässleholm

276 VO'VO''tr ~ TJÄNsTEUTLÅTANDE ~ Hässleholms kommun Datum Diarienummer (3) saluföring och användning av sprängämnesprekursorer, nedan kallad ED-förordningen. Från samma dag gäller även förordning (2014:880) om sprängämnesprekursorer som innehåller vissa kompletterande bestämmelser. ED-förordningen är ett led i Europeiska unionens strategi för kampen mot terrorism. Förordningen är direkt tillämplig i Sverige. För svenskt vidkommande har dock krävts vissa kompletterande bestämmelser. Samtliga ämnen som förekommer i bilagorna till ED-förordningen om sprängämnesprekursorer regleras redan på ett eller annat sätt i befintlig svensk lagstiftning. De regler som finns syftar i huvudsak till att förebygga olyckor och att skydda människors hälsa och miljön vid hantering av ämnena. Eftersom ingen av de befintliga lagarna bedömdes passa för de nya bestämmelserna har de nya reglerna förts in i en helt ny lag. Den nya regleringen tar varken sikte på kemikaliernas miljöfarlighet eller risker relaterade till explosion. Syftet är att minska möjligheterna till hemtillverkning av sprängämnen. Utredning i ärendet K.ommunernas uppgift är att ansvara för tillsynen av att bestämmelserna i ED-förordningens artiklar 4.7 och 5 följs. K.ommunerna ska kontrollera att de ekonomiska aktörerna kräver att tillstånd uppvisas innan de tillhandahåller enskilda personer väteperoxid, ni trometan och salpeter utöver uppgivna koncentrationsgränser. Tillstånden till enskilda ges av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) efter skriftlig ansökan. Tillsyn ska även avse att de förpackningar som innehåller sprängämnesprekursorer som omfattas av restriktioner är märkta på ett korrekt sätt. De verksamhetstyper som kan bli föremål för kontroll är till exempelfårg-och järnhandlare, byggvaruhus, hobbybutiker och eventuellt apotek i den utsträckning dessa säljer aktuella substanser till enskilda. Utgångspunkten i förarbetena tilllagen om sprängämnesprekursorer (prop. 2013/14:144 s. 93) är att den som orsakar en kostnad också ska betala för den. I förarbetena uppmärksammas vidare den kommunala självkostnadsprincipen som framgår av 8 kap. 3 c kommunallagen. Principen innebär att kommuner inte får ta ut högre avgifter än vad som svarar mot kostnaderna för de tjänster eller nyttigheter som kommunen tillhandahåller. Detta innebär att det totala avgiftsuttaget för en verksamhet inte får överstiga de totala kostnaderna för verksamheten under längre tid. I propositionen anges att kontrollen lämpligen kan ske av den nämnd som har tillsynen över kemikalielagstiftningen, vilket i Hässleholms kommun är miljönämnden. Miljönämnden och räddningstjänsten delar denna uppfattning. Miljökontoret Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: miljonamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Faktureringsadress: Hässleholms kommun, Fakturor HLM81, Box 140, Hässleholm

277 Vtrtrtrtr ~ TJÄNSTEUTLATANDE ~ Hässleholms kommun Datum Diarienummer (3) Den föreslagna rimtaxan på 890 kr per timme är densamma som gäller för nämndens alla övriga taxor under 2017, exempelvis för tillsyn inom områdena miljö, tobak, livsmedel, receptfria läkemedel med mera. Nämndens timkostnad för nu aktuell tillsyn är densamma som för övrig tillsyn. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Förslaget till taxa innebär att de ekonomiska aktörer som säljer de aktuella ämnena även bekostar den tillsyn som behövs. För medborgarnas del behöver därmed inte tillsynen finansieras via skatteuttag. Barnperspektivet Lagen och tillsynen syftar generellt till att höja säkerheten vilket torde gynna samtliga medborgare. Miljökonsekvenser Förslaget till ny taxa förväntas inte få några direkta positiva eller negativa miljökonsekvenser mot bakgrund av att syftet med lagen är att minska möjligheterna till hemtillverkning av sprängämnen och inte att begränsa miljöfarliga kemikalier. Tillsynen skulle dock kunna innebära att andra brister uppmärksammas till exempel kring förvaringen av kemikalier. Facklig samverkan Ej aktuellt. Ekonomiska konsekvenser Genom att taxan tillåter finansiering genom tirnavgift för tillsynen beräknas denna kunna finansieras inom tilldelad budgetram för miljönämnden. Miljökontoret Sven-Inge Svensson Miljöchef Carina Westerlund Tillsynschef Bilaga 1. Förslag till taxa för Hässleholms kommuns tillsyn enligt lagen om sprängämnsesprekursorer Sändlista K.ommunstyrelsen Miljökontoret Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: miljonamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Faktureringsadress: Hässleholms kommun, Fakturor HLM81, Box 140, Hässleholm

278 ~ BILAGA 1, FÖRSLAG TILL TAXA ~ Hässleholms kommun 1(2) j Datum Diarienummer l~ Taxa för Hässleholms kommuns tillsyn enligt lagen om sprängämnesprekursorer Inledande bestämmelser 1 Denna taxa gäller avgifter för Hässleholms kommuns kostnader för tillsyn enligt lag (2014:799) om sprängämnesprekursorer och Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 98/2013 av den 15 januari 2013 om saluföring och användning av sprängämnesprekursorer samt förordningar och föreskrifter meddelade med stöd av dessa. Miljönämnden är tillsynsmyndighet. 2 Avgiftsskyldig är ekonomiska aktörer enligt förordningen EU /98/2013 som tillhandahåller sprängämnesprekursorer till enskilda. 3 Avgift enligt denna taxa ska betalas för 1 Handläggning och andra åtgärder vid kontroll 4 Avgift enligt denna taxa tas inte ut för 1 Tillsyn som föranleds av klagomål som är obefogat och inte kräver utredning. 2 Handläggning som föranleds av att beslut av miljönämnden enligt lagen om sprängämnesprekursorer eller bestämmelser meddelade med stöd av denna överklagas. 5 Beslut om avgift eller om nedsättning eller efterskänkande av avgift fattas av miljönämnden. 6 Miljönämnden får för varje kalenderår besluta att höja den i denna taxa antagna tirnavgiften med en procentsats som motsvarar de tolv senaste månadernas förändring i konsumentprisindex (totalindex) räknat fram till den 1 oktober året före avgiftsåret. Basmånad för indexuppräkning är oktober månad T im taxa 7 Vid tillämpningen av denna taxa är rimtaxan 890 kr år Avgiftsuttag sker i förhållande till faktiskt nedlagd handläggningstid i varje enskilt ärende (timavgift) eller enligt de andra grunder som anges i taxan. Vid rimdebitering multipliceras tirnavgiften med den aktuella handläggningstiden i det enskilda ärendet. Miljökontoret Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorgel 1 Telefon : Telefax: E-post: miljonamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Faktureringsadress: Hässleholms kommun, Fakturor HLM81, Box 140, Hässleholm

279 VO'V,O' ~ BILAGA 1, FÖRSLAG TILL TAXA Hässleholms kommun Datum Diarienummer (2) 8 När rimavgift tas ut i förhållande till faktiskt nedlagd handläggningstid avses med handläggningstid den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid nämnden har använt för registrering och inläsning i ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, provtagning och kontroller i övrigt, restid, beredning i övrigt i ärendet samt föredragning, beslut och expediering. Om den sammanlagda kontrolltiden understiger en halv timme per år tas ingen tirnavgift ut. För kontroll och inspektioner som utförs vardagar mellan klockan och samt lördagar, söndagar, julafton, nyårsafton, påskafton, trettondagsafton, midsommarafton och helgdagar tas avgift ut med 1,5 gånger ordinarie timavgift. Avgift för tillsyn 9 Avgift för tillsyn av verksamhet ska betalas i form av tirnavgift genom att den faktiskt nedlagda handläggningstiden i ärendet multipliceras med timtaxan. 10 Avgift för tillsyn ska betalas av den som bedriver eller avser att bedriva verksamheten eller vidta åtgärd som föranleder avgiften. Avgiftens erläggande 11 Betalning av avgift enligt denna taxa ska ske till miljönämnden mot faktura. Betalning ska ske inom tid som anges i beslut om avgift eller på faktura. Betalas inte avgiften inom angiven tid ska dröjsmålsränta enligt 6 räntdagen erläggas på obetalt belopp. Vid utebliven betalning skickas påminnelse enligt kommunens policy varvid lagstadgad påminnelseersättning debiteras. Överklagande av avgiftsbeslut 12 Av 17 i lagen om sprängämnesprekursorer framgår att miljönämndens beslut om avgift får överklagas hos länsstyrelsen. Denna taxa träder i kraft den 1 september Miljökontoret Postadress: stadshuset, Hässleholm Besöksadress: stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: miljonamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: Faktureringsadress: Hässleholms kommun, Fakturor HLM81, Box 140, Hässleholm

280 TJÄNSTESKRIVELSE 1(6) Datum Diarienummer KLK 2017/336 Kommunfullmäktige Handläggare Kanslichef Elisabeth Aidemark Kansliavdelningen KLK Valkretsindelning för Hässleholms kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar att vid valet till kommunfullmäktige 2018 ska kommunen vara en enda valkrets. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 30 januari 2017, 17 att bifalla en motion i vilken det yrkades att en förutsättningslös utredning om hur de nya reglerna i vallagen kan påverka vår kommun skulle föranstaltas, och att förslag till beslut om eventuell valkretsindelning skulle tillställas kommunfullmäktige för beslut senast under oktobersammanträdet Valnämnden har därefter utrett frågan hur de nya reglerna i vallagen om valkretsindelning påverkar kommunen. Valnämnden anför sammanfattningsvis följande. Vid valet 2014 fanns det ett krav på att Hässleholms kommun skulle vara indelad i minst två valkretsar. Det kravet är numera borttaget och det står kommunen fritt att välja att dela in kommunen i två eller flera valkretsar eller bara ha en. Huvudregeln enligt vallagen är att kommunen är en enda valkrets. Valnämndens utredning visar att indelningen i två valkretsar, vilket var ett lagkrav, gynnade respektive missgynnade vissa partier vid valet 2014 jämfört med om kommunen varit en valkrets. Vid tillämpning av 2018 års regler blir mandatfördelningen densamma oavsett om kommunen är en valkrets eller delad i två. Detta har förmodligen sin grund i att systemet med utjämningsmandat nu även skall tillämpas vid val till kommunfullmäktige. Utredningen visar att det finns fördelar med att endast ha en valkrets. Vid hanteringen av förtidsröster vid den så kallade onsdagsräkningen förenklas förfarandet betydligt om det endast finns en valkrets. Det främsta skälet för att ha flera valkretsar, nämligen att ett parti som är särskilt starkt i en viss del av kommunen ska tillförsäkras representation i fullmäktige, framstår inte som något tungt vägande skäl i Hässleholm kommun då Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

281 2 (6) samtliga partier i kommunfullmäktige får samma antal mandat oberoende av antalet valkretsar och inget parti går miste om representation på grund av spärreglerna. Mot bakgrund av föranstaltad utredning har valnämnden , 11 beslutat att föreslå kommunfullmäktige att kommunen vid valet till kommunfullmäktige 2018 ska vara en enda valkrets. Beskrivning av ärendet Lars Johnsson (M) väckte i kommunfullmäktige en motion i vilken han yrkade att kommunfullmäktige skulle föranstalta om en förutsättningslös utredning om hur de nya reglerna i vallagen kan påverka vår kommun, och att förslag till beslut om eventuell valkretsindelning skulle tillställas kommunfullmäktige för beslut senast under oktobersammanträdet Kommunfullmäktige biföll genom beslut den 30 januari 2017, 17 motionen. Valnämnden har därefter utrett frågan om hur de nya reglerna i vallagen om valkretsindelning påverkar kommunen. Som en följd av utredningen har valnämnden , 11 beslutat att föreslå kommunfullmäktige att kommunen vid valet till kommunfullmäktige 2018 ska vara en enda valkrets. Till grund för sitt ställningstagande anför valnämnden följande. Enligt 4 kap 11 vallagen (2005:837) är vid val till kommunfullmäktige kommunen en enda valkrets, om inte något annat följer av 12. Sedan den 1 januari 2015 lyder 4 kap 12 första stycket vallagen sålunda. Om en kommun har personer eller fler som har rösträtt, får kommunen delas in i två eller flera valkretsar. En kommun som har färre än personer som har rösträtt får delas in i valkretsar endast om det finns särskilda skäl för det. I mars 2017 var antalet kommunalt röstberättigade i Hässleholms kommun personer. Den tidigare lydelsen, som gällde vid valet 2014, var följande. Om en kommun har fler än personer som har rösträtt, får kommunen delas in i två eller flera valkretsar. Om det finns fler än som har rösträtt i en kommun eller om det för kommunen skall utses minst 51 fullmäktige, skall kommunen delas in i två eller flera valkretsar. En kommun som har färre än personer som har rösträtt får delas in i två eller flera valkretsar endast om det finns synnerliga skäl för det. Vid valet 2014 fanns det således ett krav på att Hässleholms kommun skulle vara indelad i minst två valkretsar. Det kravet är numera borttaget och det står kommunen fritt att välja att dela in kommunen i två eller flera valkretsar eller bara ha en. Av 14 kap 6 vallagen framgår vidare att mandaten i kommunfullmäktige i en kommun som är en enda valkrets ska fördelas mellan partier som fått minst 2 JAV

282 3 (6) procent av rösterna i kommunen. I en kommun som är indelad i två eller flera valkretsar ska mandaten fördelas mellan partier som fått minst 3 procent av rösterna i kommunen. Även andra ändringar i vallagen har trätt i kraft sedan senaste valen. Bland annat har det införts utjämningsmandat även i valet till kommunfullmäktige i de fall kommunen har två eller fler valkretsar. Som grund för de ändrade reglerna för valkretsindelning ligger enligt förarbetena (prop 2013/14:48 och delbetänkande av 2011 års vallagskommitté Proportionalitet i val samt förhandsanmälan av partier och kandidater (SOU 2012:94)) det förhållandet att det blir en bättre proportionalitet mellan valresultatet och mandatfördelningen om man har en valkrets i stället för flera, och risken för att ett eller flera partier får fler eller färre mandat än vad det sammanlagda röstetalet i valet motiverar minskar således. Valet blir också lättare att administrera. Det framstår enligt förarbetena då inte som rimligt att en kommun ska tvingas göra en valkretsindelning där en sådan framstår som praktiskt omotiverad eller rent av olämplig. Valkretsindelningen till riksdagsvalet är bestämd i vallagen och valkretsindelningen vad gäller valet till landstingsfullmäktige bestäms av nämnda församling. Det är alltså endast valet till kommunfullmäktige som nu är aktuellt. Vid senaste valet 2014 till kommunfullmäktige var kommunen indelad i två valkretsar enligt följande. Hässleholm Centrum-Nordöstra Kretsen omfattar centralorten Hässleholm, men även Ballingslöv, Hästveda och Stoby-Ignaberga Hässleholm Norra-Östra-Södra-Västra Övriga delar av kommunen i alla väderstreck omfattande både tätorter och landsbygd. Huruvida en ändring av antalet valkretsar från två till en påverkar fördelningen av mandat På valmyndighetens hemsida är det möjligt att simulera beräkningen av mandat i 2018 års val till kommunfullmäktige med utgångspunkt från att kommunen består av två valkretsar eller en. Om man vid en sådan beräkning använder den procentuella fördelningen av rösterna vid valet 2014 får man följande resultat. Andel röster i procent och mandat vid valet till kommunfullmäktige 2014 (två valkretsar) JAV

283 4 (6) Moderaterna Centerpartiet Folkpartier Liberalerna Kristdemokraterna Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Vänsterpartiet Miljöpartiet de gröna Sverigedemokraterna Folkets Väl 13,12 7,19 5,48 5,13 31,11 3,14 6,85 22,58 4, Om kommunen hade varit en valkrets vid valet 2014 hade mandatfördelningen blivit följande (vid tillämpning av 2014 års lag) Valkrets En valkrets M C L KD S V MP SD FV Total Indelningen i två valkretsar, vilket var ett lagkrav, gynnade respektive missgynnade vissa partier vid valet 2014 jämfört med om kommunen varit en valkrets. Vid tillämpning av 2018 års regler blir som synes nedan mandatfördelningen densamma oavsett om kommunen är en valkrets eller delad i två. Detta har förmodligen sin grund i att systemet med utjämningsmandat nu även skall tillämpas vid val till kommunfullmäktige. Antal mandat vid tillämpning av 2018 års regler och samma röstresultat som Två valkretsar Valkrets M C L KD S V MP SD FV Total Hässleholm Centrum-Nordöstra Hässleholm Norra-Östra-Södra-Västra Summa En valkrets Valkrets En valkrets JAV M C L KD S V MP SD FV Total

284 5 (6) Slutsatser De ändringar som har gjorts i vallagen synes utifrån ovanstående exempel medföra, åtminstone för Hässleholms kommuns del, att problemet med misstämning mellan valresultatet och mandatfördelningen vid två valkretsar, har försvunnit, vilket kan förefalla paradoxalt mot bakgrund av uttalandena i förarbetena; en övergång från två valkretsar till en kan alltså knappast motiveras av bättre proportionalitet mellan valresultatet och mandatfördelningen. Det finns dock andra fördelar med att ha endast en valkrets. Vid hanteringen av förtidsröster vid den så kallade onsdagsräkningen förenklas förfarandet betydligt om det endast finns en valkrets. På grund av den stadigt ökande andelen förtidsröster har det blivit svårare att hinna bli färdig under onsdagen. En övergång till en valkrets skulle underlätta härvidlag. Det främsta skälet för att ha flera valkretsar, nämligen att ett parti som är särskilt starkt i en viss del av kommunen ska tillförsäkras representation i fullmäktige, framstår inte som något tungt vägande skäl i Hässleholm kommun; samtliga partier i ovannämnda simulering får samma antal mandat oberoende av antalet valkretsar och inget parti går miste om representation på grund av spärreglerna (2 respektive 3 procent). Huvudregeln enligt vallagen är alltså att kommunen är en enda valkrets. Sammanfattningsvis anses några övervägande skäl som ska medföra att kommunen ska delas in i två eller flera valkretsar inte föreligga. Sändlista: Valnämnden Länsstyrelsen Kansliavdelningen KLK Elisabeth Aidemark Charlotte Nygren Bonnier Kanslichef Bitr. förvaltningschef JAV

285 TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Datum Diarienummer KLK 2017/461 Kommunfullmäktige Handläggare Ekonomichef Eva-Lotta Svensson Ekonomiavdelningen KLK Redovisning av kommunfullmäktige beslutade uppdrag avseende förslag till åtgärder för att nå det finansiella målet om en procent senast 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna redovisningen samt för att nå målet en procent av skatteintäkter och generella statsbidrag för 2018 uppdra åt budgetberedningen att fortsätta diskussionerna kring de föreslagna åtgärderna som finns presenterade i koncernledningsgruppen två dokument. Sammanfattning I samband med kommunfullmäktiges beslut den 28 november 2016, 178, om Budget, mål och prioriteringar 2017 samt flerårsplan beslutades om ett uppdrag att ta fram förslag till åtgärder som krävs för att nå det finansiella målet, en procent senast Beslutsförlaget skulle föreläggas kommunfullmäktige senast vid ordinarie fullmäktigemöte i maj Beskrivning av ärendet I samband med kommunfullmäktiges beslut den 28 november 2016, 178, om Budget, mål och prioriteringar 2017 samt flerårsplan beslutades om ett uppdrag att ta fram förslag till åtgärder som krävs för att nå det finansiella målet, en procent senast Beslutsförlaget skulle föreläggas kommunfullmäktige senast vid ordinarie fullmäktigemöte i maj Vid kommunstyrelsens sammanträde den 29 mars 2017 behandlades ett ärende, där det med hänvisning till kommunfullmäktiges beslut om att genomföra en översyn av den politiska organisationen, där det ansågs vara svårt att presentera bland annat uppdraget att ta fram förslag till åtgärder som krävs för att nå det finansiella målet, en procent senast 2018 till kommunfullmäktige i maj månad. Kommunfullmäktige föreslogs därför ge förlängd utredningstid avseende uppdraget så att det kunde rekommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

286 2 (4) dovisas i kommunfullmäktige senast i oktober Kommunstyrelsen avslog förslaget om förlängd utredningstid. Något fullständigt förslag på åtgärder som krävs för att nå det finansiella målet, en procent senast 2018 kommer inte att redovisas. En presentation av de ekonomiska förutsättningarna för 2018 kommer att presenteras och därtill vissa förslag på inriktningar. I ovanstående bild har hänsyn tagits till nya kända faktorer som påverkar finansförvaltningen samt ett par beslut som tagits efter det att budgeten antogs som får framtida påverkan på kostnaderna. Någon hänsyn till eventuella förändrade behov från nämnderna har inte tagits, men i planen för omsorgsnämnden har nytt tillskott budgeterats med 26,2 mnkr 2018, ytterligare 11,7 mnkr 2019 och ytterligare 19,7 mnkr På finansförvaltningen finns budgeterat för omstrukturerings- och effektiviseringsarbete inklusive förändrad politisk organisation 19 mnkr 2018, ytterligare 11 mnkr 2019 samt ytterligare 7 mnkr Totalt 37 mnkr fram till Eventuella kostnadsökningar hänvisade till ökad integration är inte beaktade i underlaget. Målet att ha ett resultat på en procent av skatteintäkter och generella statsbidrag för 2018 uppgår beloppsmässigt till 29,6 mnkr. I ovanstående bild visar resultatet 85,6 mnkr, alltså 56 mnkr mer som skulle kunna fördelas och ändå klara målet. Dock måste ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete motsvarande 19 mnkr då ske. JAV

287 3 (4) Marsuppföljningen 2017 visar på en problematik med ett underskott för nämnderna på -46,1 mnkr, varav barn- och utbildningsnämnden på -46,4 mnkr. Koncernledningsgruppen har de senaste tre åren presenterat två dokument med förslag på åtgärder. Extern genomlysning har skett av både omsorgsnämnden och barn- och utbildningsnämnden. En handlingsplan är framtagen för omsorgsnämnden. En politisk styrgrupp och en arbetsgrupp inom professionen är tillsatt för att arbeta vidare med processen för barn- och utbildningsnämnden. Utifrån ovanstående föreslås att åtgärder för att klara målet 2018 finns att finna i de dokument som koncernledningsgruppen presenterat de senaste tre åren samt i genomlysningen av barn- och utbildningsnämnden. För att nå målet 2018 föreslås budgetberedningen fortsätta diskussionerna kring de föreslagna åtgärderna som finns presenterade i koncernledningsgruppens två dokument eftersom det redan beslutats om fortsatt process med anledning av genomlysning av barn- och utbildningsnämnden. Kommunen står inför stora demografiska utmaningar de kommande åren och ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete måste påbörjas för att framöver kunna uppnå målet. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Konsekvensbedömning görs av respektive nämnd när beslut kring eventuella åtgärder beslutas av kommunfullmäktige i samband med beslut om budgeten. Barnperspektivet Tillämpning sker av respektive nämnd när det gäller beslut kring eventuella åtgärder som ska vidtas för att hålla den av kommunfullmäktige fastställda budgetramen för Miljökonsekvenser Konsekvensbedömning görs av respektive nämnd när det gäller beslut kring eventuella åtgärder som ska vidtas för att hålla den av kommunfullmäktige fastställda budgetramen för Facklig samverkan Bedöms inte vara aktuellt nu utan först när budgetberedningen tagit fram ett förslag. Bilagor 1. Redovisning av uppdrag kring omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i Hässleholms kommun, oktober 2014 JAV

288 4 (4) 2. Redovisning av uppdrag kring genomlysning av samtliga nämnder (exklusive omsorgsnämnden), juni 2016 Sändlista: Kommunchef Ekonomiavdelningen Kommunledningskontoret Bengt-Arne Persson Eva-Lotta Svensson Kommunchef Budgetchef JAV

289 Oktober 2014 Sida1 Redovisning av uppdrag kring omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i Hässleholms kommun Ett diskussionsunderlag för vidare politisk bearbetning Foto: Erik Mårtensson 1

290 Innehållsförteckning Uppdraget och ekonomiska förutsättningar... 3 Bakgrund och sammanfattning... 4 Ekonomiska förutsättningar Kommunchefens uppdrag... 7 Möjligheter och utmaningar för Hässleholms kommun... 8 Ortsanalys Ortsindelning Omsorgsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen Fritidsförvaltningen Kulturförvaltningen Räddningstjänsten Teknisk försörjning Bredband Det offentliga rummet - allmän platsmark Kollektivtrafik och sjukvård Allmännyttan Hässlehem AB Inköpsanalys Förändrad måltidsorganisation Förändrad politisk organisation Lokalförsörjning De kommunala bolagen Utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun

291 1 Uppdraget och ekonomiska förutsättningar Kommunstyrelsen (KS) beslutade i december 2013, att ge kommunchefen i uppdrag att snarast ta fram förslag till att inleda ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete, i syfte att klara en budget som senast 2017 visar ett resultat som motsvarar 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. Kommunchefen har arbetat med frågeställningen tillsammans med koncernledningsgruppen. Diskussionerna har präglats av ett öppet sinne med den gemensamma målsättningen att kommunens verksamheter på ett effektivt och modernt sätt ska ge bästa möjliga service till medborgarna. När KS gav uppdraget till kommunchefen visade kommunfullmäktiges (KF) budget för 2014 på ett underskott uppgående till 41,5 mnkr och budgeten för visade på överskott per år med 3,4 mnkr, 43,8 mnkr samt 55,7 mnkr. Dessa överskott förutsatte att besparingar genomfördes med 56 mnkr 2015, 86 mnkr 2016 samt 96 mnkr Dessa belopp framgår i följande tabell: Budgeterat för Omstrukturering- och effektivisering på finansförvaltningen: Förändrad politisk organisation Förändrad måltidsorgansation Minskade driftkostn förs/rivn fsg KC uppdrag omstrukturerings- och effektiviseringsarbete ,0 3,0 10,0 24,0 1,0 3,0 15,0 39,0 1,0 3,0 15,0 49,0 Budgeterat för Omstrukturering på BUN Totalt för omstrukturering och effektivisering 18,0 28,0 28,0 56,0 86,0 96,0 Sedan uppdraget gavs har de ekonomiska förutsättningarna förändrats till det bättre, vilket innebär att arbetet har fått en helt annan inriktning, än vad som var tänkt från början. Här redovisas en genomgång av utmaningar och möjligheter för Hässleholms kommun, samt några av de konkreta områden som har analyserats och diskuterats i gruppen. Redovisningen landar därefter i ett driftbudgetunderlag för vidare politisk diskussion och ett förslag om att påbörja arbetet med en utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun. 3

292 2 Bakgrund och sammanfattning Bakgrund När kommunfullmäktige (KF) i november 2013, antog 2014-års budget och flerårsplan för uppgick det budgeterade resultatet för 2014 till minus 41,5 mnkr. För åren var det budgeterade resultatet 3,4 mnkr, 43,8 mnkr samt 55,7 mnkr. KF beslöt att ge kommunstyrelsen (KS) i uppdrag att inleda ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i syfte att klara en budget som senast 2017 visar ett resultat som motsvarar 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. Totalt föreslogs 92 mnkr i omstrukturerings- och effektiviseringsarbete under planperioden. Utöver nedanstående belopp beslutades om neddragningar på nämnderna med totalt cirka 13 miljoner kronor. Mnkr Omstrukturering BUN Minskade driftkostnader försäljning/rivning fastigheter Omstrukturering- och effektiviseringsarbete, uppdrag till kommunstyrelsen Summa KF beslöt även att höja skatten med 45 öre vilket motsvarar cirka 39 mnkr. Höjningen skedde för att kompensera för minskade intäkter samt för att ge tillskott till de nämnder som under 2013 visade kraftiga underskott. Sammanfattning Uppdraget att visa en budget 2017 med ett överskott på 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag, motsvarande cirka 55 mnkr har uppnåtts utan att några förvaltningsvisa besparingar har presenterats. Sedan budget 2014 och flerårsplan beslutats i KF har en hel del ekonomiska förutsättningar förändrats. De stora förändringarna är framförallt förbättrade skatteunderlagsprognoser, att kostnaderna för lönerevisionen 2013 och 2014 blev lägre än budgeterat samt att prognosen för löneökningarna är nedreviderade. Detta tillsammans med en del andra justeringar som framgår av underlaget visar att 2017-års resultat visar på ett positivt resultat på 70,2 mnkr vilket är cirka 15 mnkr mer än vad uppdraget krävde. 4

293 Inga förvaltningsvisa tillägg eller äskande har därför hanterats i detta diskussionsdokument, då det ligger utanför KS:s givna uppdrag. Det presenterade underlaget beaktar inte barn- och utbildningsnämndens (BUN) omstrukturering på 18 mnkr 2015 och ytterligare 10 mnkr 2016 som kommunfullmäktige beslutat om. Ansvaret för detta uppdrag ligger på BUN. Underlaget beaktar inte heller de ekonomiska behov och utmaningar som finns inom bland annat omsorgsnämndens, socialnämndens och räddningstjänstens områden. Diskussioner om budgettillägg eller andra prioriteringar i form av standard- eller kvalitetsökningar föreslås därför hanteras i samband med 2015 års budgetberedning. Arbetet och diskussionerna kring detta dokument har präglats av ett öppet sinne med den gemensamma målsättningen att kommunens verksamheter på ett effektivt och modernt sätt ska ge bästa möjliga service till medborgarna. Många frågor har diskuterats som inte belyses i detta dokument eftersom det kräver politiska ställningstagande. Några av dessa frågor är personal och organisationsfrågor, badhus, skolor, bibliotek, frivilligverksamhet, servicekontor, konsultkostnader, lokalfrågor, asylfrågor, kärnverksamhet och ungdomsarbetslöshet. Även Hässleholm Teknik AB och Hässleholms Industribyggnads AB och dess nära anknytning till den kommunala verksamheten har diskuterats. I detta dokument tas inte ställning till hur kommunen ska organisera sig avseende bolagsform eller förvaltningsform då detta är ett politiskt ställningstagande. Bedömningen är dock att samordningsvinster bör kunna uppnås mellan kommunen och respektive bolag och att detta bör utredas vidare av extern part. Andra frågor som lyfts fram är vad man är stolt över i Hässleholm. Några exempel på detta framgår av bilaga 1. Även frågan om vad framtidens Hässleholm kännetecknas av har diskuterats. Några exempel på detta framgår av bilaga 2. Avslutningsvis har också diskussioner förts om att påbörja arbetet med en utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun. Denna utvecklingsstrategi bör integreras i kommunens styrmodell så att kopplingen mellan kommunens långsiktiga och kortsiktiga mål tydliggörs. 5

294 3 Ekonomiska förutsättningar Sedan budget 2014 och flerårsplan beslutats i kommunfullmäktige (KF) har en hel del ekonomiska förutsättningar förändrats. De stora förändringarna är framförallt förbättrade skatteunderlagsprognoser, att kostnaderna för lönerevisionen 2013 och 2014 blev lägre än budgeterat samt att prognosen för löneökningarna är nedreviderade. I nedanstående tabell framgår de ekonomiska förutsättningarna för Tabellen är uppbyggd på så sätt att den startar med årets resultat från beslutad budgetplan. Därefter läggs de kända förändringar som skett sedan dess till. Tabellen avslutas med ett nytt årets resultat. I dagsläget finns inga färska siffror för Årets resultat enligt plan +3,4 +43,8 +55,7 Ny skatteprognos + ny prognos utjämn apr +8,8 +5,4 +6,2 Ny skatteprognos aug +11,2 +3,1 +0,9 Löneökningar +21,4 +30,3 +36,0 Pensionskostnader -1,9 +2,8-0,7 Finansiella int och kostn +9,3 +12,1 +14,5 Komp A-typ 1 och internräntan +10,1 +7,9 +6,9 Lärarlyftet +2,5 +2,5 +2,5 Ökade hyreskostnader -1,1-1,1-1,1 Ökade städkostnader -1,4-1,4-1,4 Ökade kostnader HTAB ,6-0,6-0,6 Nytt årets resultat +61,7 +104,7 +118,8 Nedanstående tabell visar de budgeterade minskade kostnader som förväntas genom omstrukturerings- och effektiviseringsarbete. Det är fram till 2017 totalt 96 mnkr. Beloppen för respektive år kan jämföras med det nya resultatet i ovanstående tabell Nytt årets resultat (ovanstående tabell) +61,7 +104,7 +118,8 Budgeterat för Omstrukturering- och effektivisering på finansförvaltningen: Förändrad politisk organisation Förändrad måltidsorgansation Minskade driftkostn förs/rivn fsg KC uppdrag omstrukturerings- och effektiviseringsarbete Budgeterat för Omstrukturering på BUN Totalt för omstrukturering och effektivisering 1,0 3,0 10,0 24,0 1,0 3,0 15,0 39,0 1,0 3,0 15,0 49,0 18,0 28,0 28,0 56,0 86,0 96,0 6

295 4 Kommunchefens uppdrag Detta diskussionsdokument koncentrerar sig till kommunchefens uppdrag att inleda ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i syfte att klara en budget som senast 2017 visar ett resultat motsvarande 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag, det vill säga cirka 55 mnkr. Utifrån de tidigare presenterade förändringarna föreslås följande förändringar: Nytt årets resultat (ekonomiska förutsättningar) KC uppdrag omstrukturerings- och effektiviseringsarbete Politisk organisation Måltidsorganisation Inköpsanalys Finansiella kostnader Nytt årets resultat ,7-24,0-1,0-3,0 +0,6-0,4 +33, ,7 +118,8-39,0-49,0-1,0-3,0 +2,7-1,8 +62,6-1,0-3,0 +8,3-3,8 +70,2 Ovanstående tabell visar på ett nytt årets resultat på +70,2 mnkr 2017 vilket är 15,2 mnkr mer än uppdraget motsvarande 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. I tabellen har vi utgått från Nytt ekonomiskt resultat på 118,8 mnkr och sedan dragit ifrån dels 49,0 mnkr som motsvarar kommunchefens uppdrag avseende omstruktureringsoch effektiviseringsarbete, dels 1,0 mnkr avseende besparingar på den politiska organisationen samt 3,0 mnkr avseende besparingar inom måltidsorganisationen. Tillägg har sedan skett avseende besparingar som beräknas ske genom inköpsanalys och därefter har 3,8 mnkr dragits ifrån avseende beräknade finansiella kostnader. Detta innebär att kommunchefens uppdrag att klara en budget som senast 2017 visar ett resultat som motsvarar 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag kan uppnås utan att några direkta besparingar presenteras. Inga förvaltningsvisa tillägg eller äskande har hanterats i detta diskussionsdokument, då det ligger utanför kommunstyrelsens givna uppdrag. Det presenterade underlaget beaktar inte barn- och utbildningsnämndens (BUN) omstrukturering på 18 mnkr 2015 och ytterligare 10 mnkr 2016 som kommunfullmäktige beslutat om. Ansvaret för detta uppdrag ligger på BUN. Underlaget beaktar inte heller de ekonomiska behov och utmaningar som finns inom bland annat omsorgsnämndens, socialnämndens och räddningstjänstens områden. Diskussioner om budgettillägg eller andra prioriteringar i form av standard- eller kvalitetsökningar föreslås därför hanteras i samband med 2015 års budgetberedning. 7

296 5 Möjligheter och utmaningar för Hässleholms kommun En självklar dialog med brukare och medborgare I kommunens utveckling ska invånaren ses som både kravställare och medskapare. Medborgarens krav på tillgänglighet, flexibilitet och service leder till förändringar i det kommunala åtagandet. Framväxten av etjänster och den allt större tillgången till öppen data innebär samtidigt nya frågeställningar och nya lösningar. Hässleholms kommun måste utveckla formerna för ett transparent myndighetsutövande och bli säkrare i sin roll både som dialogpart och serviceaktör. Kommuninvånarna ska känna att de är delaktiga i samhället och att det är värdefullt att engagera sig i arbete som förbättrar vår gemensamma framtid. Det avgörande för om folk trivs i Hässleholms kommun kan vara att man upplever att man har inflytande över sin vardag och närmiljö, och att man får rätt förväntningar på den kommunala servicen. Utmaningar - Hur stärker vi förtroendet mellan medborgarna och kommunen? - Hur utvecklar vi medborgardialogen? Ökad attraktionskraft och en stark position i regionen I Region Skånes utvecklingsstrategi pekas Hässleholm ut som en av Skånes åtta regionala kärnor. För att Hässleholms kommun ska leva upp till rollen som nav i regionen och dra nytta av sitt kommunikationsläge krävs ökad strategisk kompetens, en tydlig politisk viljeinriktning samt ökad samverkan med andra regionala aktörer. Arbetslösheten i kommunen är högre än genomsnittet för Skåne, speciellt bland unga i åldern år. Samtidigt är utbildningsnivån något lägre än i Skåne och riket som helhet. Konsekvenserna av en befolkning med lägre utbildningsnivå kan bli att företagen och den offentliga sektorn i Skåne nordostregionen får svårt att rekrytera och behålla kompetent arbetskraft. Detta är något som i hög grad kan påverkar den ekonomiska tillväxten i negativ riktning. Utmaningar - Hur kan samarbetet utvecklas med Region Skåne, inom Skåne Nordost och med Kristianstad? - Hur kan vi bäst dra nytta av Hässleholms exceptionella kommunikationsläge och vara proaktiva i frågan om höghastighetstågen? - Hur attraherar vi fler människor att flytta till kommunen? 8

297 En attraktiv personalpolitik och en modern organisation Kompetenta och engagerade medarbetare är en förutsättning för att kommunen ska kunna fullgöra sitt uppdrag. I takt med växande pensionsavgångar och ökad konkurrens om arbetskraften blir kommunens personalpolitik allt viktigare. Om kommunen ska lyckas rekrytera, behålla och utveckla sin personal måste både medarbetar- och ledarskap, arbetssätt och arbetsvillkor ständigt utvecklas. Den kommunala organisationen måste också kunna hänga med i de allt större och snabbare förändringarna i samhället. Det krävs ett strategiskt och långsiktigt tänkande, där koncerntänkandet är starkt inom både förvaltningar och bolag. Utmaningar - Hur utvecklar koncernen ledarskapet? - Hur skapar vi rätt organisation och hur tillför vi rätt kompetenser för att möta framtiden? - Hur blir färdriktningen så tydlig att alla vet vart vi är på väg, enligt vår målstyrningsmodell? En god livsmiljö för alla Tendenser till ökad polarisering, i form av en tudelad arbetsmarknad och ökad bostadssegregation, utgör en stor utmaning för samhället. De flesta får det bättre, men en växande grupp lever i utanförskap och marginalisering. Andelen unga som lämnar skolan utan gymnasieutbildning ökar, vilket leder till att de har svårare att komma in på arbetsmarknaden. En svag ekonomi riskerar att begränsa den enskildes handlingsutrymme vilket kan öka risken för psykisk ohälsa. För att ge fler människor möjligheter att utvecklas behöver det livslånga lärandet stärkas. Konflikter i omvärlden gör att antalet asylsökande ökar och Migrationsverkets etablering av nya anläggningsboenden i kommunen innebär att kommunens åtagande växer för SFI-undervisning, övrig vuxenutbildning, bostadsförmedling och integrationsarbete. En hållbar samhällsutveckling handlar om att samhället ska vara välmående både idag och på lång sikt. Utgångspunkten är att ta hänsyn till den natur vi är beroende av och till de människor som ska leva och verka i samhället. Då krävs ett långsiktigt perspektiv på samhällsekonomin, där våra naturresurser värdesätts och inkluderas i ekonomiska kalkyler och där vi behandlar våra medmänniskor på ett rättvist sätt. Sammanfattningsvis betyder det att kommunen står inför en stor utmaning att främja förutsättningarna för en god livsmiljö för alla. Utmaningar - Hur minskar vi arbetslösheten bland Hässleholms unga? - Hur ska kommuninvånarnas utbildningsnivå öka? - Hur lyckas vi med integrationsarbetet? 9

298 Omsorg och service av hög kvalitet Antal hushåll med äldreomsorg förväntas öka kraftigt framöver. För Hässleholms kommun innebär en beräknad ökning med 40 procent fram till 2030 ytterligare 700 personer i ålderskategorin 85+ år. Om ett antagande görs att år 2030 erhåller en lika stor andel av befolkningen i åldersgruppen 85+ år insatser till en lika stor kostnad per brukare som 2013, uppskattas en kostnadsökning med cirka 100 mnkr. Sedan 2004 har antalet personer med insatser enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) ökat med 30 procent i Hässleholms kommun, vilket kan jämföras med en ökning i riket på 21 procent. Trenden är att de kommuner som har mycket LSS-verksamhet fortsätter att öka. Även detta innebär stora kostnadsökningar om omsorg och service ska ges med oförändrad kvalitet. Utmaningar - Hur upprätthåller vi önskad kommunal servicenivå när den skattebetalande befolkningsandelen minskar, samtidigt som kraven ökar från samhället/invånarna och myndigheter? Bra boende och kommunikationer i hela kommunen Hässleholms kommun har korta avstånd mellan staden, kransorter och landsbyggd, vilket innebär en hög livskvalitet för många. Det är avgörande för Hässleholms kommuns utveckling att vi bygger vidare på befintlig ortsstruktur med en sammanhållen bebyggelse och erbjuder ett brett utbud av goda boendemiljöer. Med hjälp av goda kommunikationer även inom kommunen finns det förutsättningar att stärka hela kommunens attraktionskraft. För att möta framtidens behov måste vi också lägga kommunsammanslagningen 1974 bakom oss och knyta ihop kommundelarna till en gemensam kommun. All service kan inte finnas på alla orter det som är bra för Hässleholms tätort är bra för hela kommunen, och vice versa. Utmaningar - Hur agerar vi för att uppmuntra ett ökat bostadsbyggande i hela kommunen? - Hur stärker vi buss- och tågtrafiken till och från kransorterna? 10

299 Framtidens Hässleholms kommun 6 Ortsanalys Ortsanalysen utgör ett underlag för att ur ett kommunalgeografiskt och tätortsperspektiv analysera förutsättningar för kvalitetshöjning på de kommunala tjänsterna. Analysen har enbart utförts för kommunala verksamheter. Analysen omfattar inte service från staten, regionen, privata eller ideella verksamheter. I ortsanalysen ingår de kommunala verksamheter som har permanent eller regelbunden stationering i flera orter i kommunen. Förvaltningar såsom miljökontoret, stadsbyggnadskontoret, socialförvaltning m fl verkar i hela kommunen, men utgår rent organisatoriskt enbart från Hässleholms tätort. Sådan kommunal verksamhet belyses inte i denna ortsanalys. Ideella verksamheter utför ofta mycket viktiga samhällsinsatser, och ibland har dessa ideella verksamheter olika former av kommunalt stöd för drift och underhåll av anläggningar, exempelvis bygdegårdar, ridhus och fotbollsplaner. Det bör påpekas att denna ideella verksamhet inte heller beaktas här. Förbättring av kvaliteten på aktuella tjänster, samtidigt som god ekonomisk hushållning uppnås eller upprätthålls, innebär i flera fall att verksamheter måste koncentreras. I praktiken innebär detta att invånarna i framtiden i högre grad måste förflytta sig längre än tidigare för att erhålla viss kommunal service. För att detta ska fungera krävs därför säkra, effektiva, ändamålsenliga och miljöeffektiva transportmöjligheter, i första hand tät kollektivtrafik. Denna ortsanalys gör inte i något avseende anspråk på att vara en heltäckande analys utan ska ses som ett diskussionsunderlag i de fortsatta politiska överläggningarna inför de kommande planeringsåren. 6.1 Ortsindelning Ortsindelningen har utgått från centralorten Hässleholm, kransorter med mer än invånare, orter med mindre än invånare samt övriga platser inom kommunen: Centralort Till centralorten Hässleholm har vi i detta underlag även räknat Stoby, Finja, Tormestorp och Vankiva, då dessa orter ligger inom cykel/stadsbussavstånd till centrala Hässleholm. Kransorter Som utgångsläge för kransorter har vi räknat tätorter med mer än 1500 invånare. Bjärnum och Vittsjö har båda mer än 1500 invånare och betraktas som enskilda kransorter. Avståndet mellan orterna uppgår dock enbart till 6-7 km, vilket innebär att viss kommunal service kan 11

300 samordnas mellan de båda orterna. Exempel på detta är återvinningscentral och högstadieskola. Övriga orter som ingår i kransortsbegreppet är Hästveda, Vinslöv, Sösdala och Tyringe. Orter <1500 invånare. I praktiken övriga orter i Hässleholms kommun. En plats någonstans i kommunen Här kan verksamheter placeras när det ur kvalitets- och kostnadssynpunkt bedöms viktigt att verksamheten koncentreras till en plats, men där lokaliseringen i sig (vilken ort) har något mindre betydelse. 6.2 Omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsinsatser utgår redan idag från en individuell bedömning av biståndshandläggare och legitimerad personal. Det är den enskildes behov som styr hur insatsen ska verkställas. Rätten till bistånd styr inte var insatsen ska verkställas, vilket innebär att planering av boende, dagverksamhet e t c bör utgå ifrån förutsättningarna att skapa god kvalitet på ett kostnadseffektivt sätt. 6.3 Barn- och utbildningsförvaltningen I ett framtida perspektiv och planering för verksamheterna rörande barn och unga såsom förskola, grundskola, särskola, gymnasium och Kulturskola, är det av största vikt att bedöma kvalitet och förutsättningar för en god pedagogisk verksamhet och utveckling. Barn och unga ska ges en stimulerande verksamhet utifrån pedagogik, miljö, sociala kontakter och möjligheter till ett adekvat stöd för att alla ska få bli sitt bästa. Likvärdigheten i utbud, möjligheter och förutsättningar till en god utveckling, ska genomsyra samtliga verksamheter i Hässleholms kommun. Barnen och eleverna ska ha utbildad och behörig personal, som leder en väl fungerande pedagogisk verksamhet med utmaningar såväl pedagogiskt som socialt utvecklande. Stor vikt ska läggas vid säkerställande av kontinuitet i stödfunktioner såsom barn- och elevhälsa, tillgång till skolhälsovård, kurator och andra sociala nätverk. 6.4 Fritidsförvaltningen Fritidsförvaltningen ska verka för att det ska finnas ändamålsenliga fritids- och friluftsanläggningar som svarar mot huvuddelen av medborgarnas behov så att en god folkhälsa kan uppnås. 6.5 Kulturförvaltningen Satsning ska ske i centralorten med Hässleholm Kulturhus som bas och med fortsatt verksamhet på Hovdala slott och på Hovdala och Hässleholms naturområde. 12

301 I kransorter erbjuds bibliotek som även i framtiden kan inkludera medborgarservice och viss programverksamhet samt kunna fungera som möteslokaler om andra alternativa lokaler saknas på orten. Bokbuss med behovsbaserad omfattning ska finnas ungefär som idag. I övrigt ges bidrag till föreningar samt studieförbund för kulturverksamhet även i framtiden. 6.6 Räddningstjänsten Stort fokus ska läggas på arbetet för att minska antalet olyckor och minska konsekvenserna av inträffade olyckor, d v s olycksförebyggande arbete. Detta genom information, utbildning, uppsökande arbete och samarbete med andra förvaltningar. Räddningstjänsten ska verka för att fler verksamheter förses med automatiskt brandlarm. Vissa objekt bör även förses med sprinklersystem. Fastställda insatstider i kommunens handlingsprogram ska följas, vilket innebär att en bestämd andel av de som vistas i kommunen ska nås av brandstyrkor inom fastställda tider. För att klara detta ska centralorten och kransorter täckas inom fastställda tidskrav. Övriga orter bör nås inom dessa tidskrav. För de orter och enskilda hushåll där detta inte är möjligt ska extra insatser med olycksförebyggande arbete övervägas. Exempel på detta är hembesök, informationskampanjer och självskyddsutbildningar. Insatstiden är bara en parameter i sammanhanget. Brandstyrkorna ska vara välutbildade, välövade och ha stor larmrutin. De ska ha tillgång till modern utrustning och avancerade släcksystem som ger möjlighet till en snabb och effektiv insats och som samtidigt ger förutsättning för en säker arbetsmiljö. Stor vikt ska läggas på befälen och deras kompetens. 6.7 Teknisk försörjning VA-försörjning Allmän VA-försörjning för vatten, spillvatten och dagvatten ska finnas i centralort och kransorter. I övrigt sker allmän VA-försörjning enligt lagstyrda behov för att säkra människors hälsa och miljön. Fjärrvärme Kommunal fjärrvärmeförsörjning ska finnas i Hässleholms centralort och i Tyringe. För kransorter övervägs om utbyggnad av kommunal fjärrvärmeförsörjning ska ske om privata alternativ saknas. Avfall Hushållsnära avfallshämtning med fortsatt mycket hög servicenivå ska finnas i hela kommunen. Hässleholms Kretsloppscenter (Vankiva) ska fortsätta att utvecklas. Även återvinningscentraler i kransorter ska utvecklas med öppettider som anpassas utifrån besöksstatistik. 13

302 6.8 Bredband Utbyggnad av bredband ska ske i kommunen med målsättningen att minst 90 procent av kommuninvånarna ska ha möjlighet till uppkoppling med bandbredd på minst 100 Mbps, senast år Det offentliga rummet - allmän platsmark För framtida detaljplaner sker inriktning mot hög ambition avseende utbyggnad av GC-vägnät för centralort och kransorter och utbyggnad för huvudstråk för övriga orter. Befintliga detaljplaner styr i hög grad omfattning på allmän platsmark. Löpande övervägningar på förvaltningsnivå ska styra kvalitetsnivån på skötsel av gator, vägar och parker. Vid framtida detaljplaner ska större fokus läggas på att säkerställa utformning som vid sidan om hög säkerhetsnivå även medger effektiv drift och underhåll av allmän platsmark Kollektivtrafik samt hälso- och sjukvård Kollektivtrafiken samt hälso- och sjukvårdsfrågor ligger huvudsakligen under Region Skånes ansvar, men kommunen engagerar sig i dessa verksamheter eftersom det är mycket angelägna frågor för kommunens medborgare. Kollektivtrafikfrågan är viktig eftersom en väl fungerande infrastruktur är central för stadens och kommunens utveckling. I centralorten Hässleholm ska satsning ske på järnvägsstation, resecentrum samt stadsbusstrafik. I kransorterna ska satsning ske på tåg med kompletterande busstrafik samt på attraktiva och tillgängliga järnvägsstationsområden. När det gäller hälso- och sjukvården är det viktigt att Hässleholms kommun i nära samverkan med Region Skåne utvecklar hälso- och sjukvården för att kunna tillgodose medborgarnas behov. Förhoppningsvis kan detta behov, så långt det är möjligt, tillgodoses inom Hässleholms sjukhus och inom befintliga vårdcentraler Allmännyttan Hässlehem AB I centralorten ska Hässlehem erbjuda särskilt boende och specialfunktioner för omsorgsnämnden avseende trygghetsboende samt tillgång på bostäder åt socialnämnden. Övriga bostäder ska erbjudas då efterfrågan finns. I kransorter erbjuds bostäder enligt den efterfråga som finns med målsättning om minst 100 lägenheter per ort för att uppnå goda driftsekonomiska förutsättningar. 7 Inköpsanalys Som ett steg i omstrukturerings- och effektiviseringsarbetet gav kommunchefen ekonomiavdelningens upphandlingsenhet i uppdrag att genomföra en upphandling av ett inköpsanalyssystem. Upphandlingen var ett led i att effektivisera upphandlingarna, förbättra kvaliteten på anbudsförfrågningar, förbättra avtalstroheten samt minska inköpskostnaderna. Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU) beslutade 14

303 i mars 2014 att anta SAS Institute som leverantör av systemet. Med deras system tar kommunen ett bättre grepp om vad som verkligen köps in på ett sätt som inte går att göra idag. Analysen görs med hjälp av automatisk klassificering på fakturaradnivå. Det ger kommunen en bra grund att optimera inköpen och därmed minska inköpskostnaderna. Upphandlingsenheten har anställt en avtalscontroller som till övervägande del ska arbeta med inköpsanalyser. Systemet kostar cirka 0,3 mnkr per år, med en förhöjd kostnad år 1 med cirka 0,5 mnkr. Beräkningar visar att kommunen inom tre år förväntas att spara cirka 8,3 mnkr fördelat enligt följande: År 1: 0,6 mnkr År 2: 2,7 mnkr År 3: 5,0 mnkr Totalt: 8,3 mnkr Dessa medel föreslås minska nämndernas/förvaltningarnas budgetramar i den kommande budgetprocessen. 8 Förändrad måltidsorganisation I Hässleholms kommun ska alla invånare behandlas lika. Det betyder att alla som serveras måltider i kommunens regi har rätt till god kvalitet på måltiden oavsett var man äter. Eftersom olika verksamheter, grupper och enskilda individer har olika behov är det samtidigt viktigt att alla behandlas med utgångspunkt från sina förutsättningar. I flerårsplanen för budget minskas måltidsorganisationens budget med 3 mnkr då en ändring av organisationen skulle genomföras. Måltidsorganisationen är fortfarande under utredning, men är just nu vilande i avvaktan på att en måltidspolicy ska fastställas. Detta innebär att den budgeterade besparingen för 2015 inte kommer att uppnås och budgetberedningen bör därför överväga att ta bort besparingen tills måltidsorganisationen är utredd. 9 Förändrad politisk organisation I flerårsplanen för budget ska den politiska organisationen ses över inför 2015 med en minskad budget med 1 mnkr. Detta kommer inte att uppnås då den politiska organisationen i stort förblir oförändrad. De förändringar som planerades var att fritidsnämnden skulle upphöra som egen nämnd och istället bli ett utskott under kommunstyrelsen. Även arbetsmarknad- och integrationsutskottet samt tekniska utskottet skulle upphöra och en teknisk nämnd skulle inrättas. Det är viktigt att kommunen har en ändamålsenlig organisation som på ett effektivt sätt säkerställer att beslut tas med rätt underlag och i rätt ordning. Berörda nämnder och förvaltningar bör därför i framtiden involveras i ett tidigt stadium i förändringsprocesser för att bidra till en så bred analys som möjligt innan beslut fattas. Förändringarna i den politiska organisationen innebär att den budgeterade besparingen inte kommer att nås. 15

304 När detta dokument skrivs har dock förutsättningarna förändrats. Fritidsnämndens arbetsutskott och kommunstyrelsens arbetsutskott har haft överläggningar och kommit fram till att man föreslår att kommunfullmäktige ändrar sitt tidigare beslut. I så fall kvarstår fritidsnämnden och fritidsförvaltningen som egen nämnd och förvaltning. 10 Lokalförsörjning Den nya tekniska nämnden ska säkerställa att det finns rutiner för hur förvaltningar/nämnder redovisar förändrade lokalbehov på kort och lång sikt. Det pågår ett arbete med att ta fram ett flödesschema med en processbeskrivning, och det är angeläget att det fastställs. Det är av stor vikt att de formella beslutsgångarna sedan följs. Vid planering utifrån redovisade lokalbehov är det viktigt att det på tjänstemannanivå sker en samlad bedömning och en samordning för att säkerställa att förslag till beslut utgår från en helhetsbedömning utifrån kommun- och koncernnyttan. Idag är det vår upplevelse att detta inte i tillräcklig omfattning beaktas. Förvaltningar med brist på lokaler lägger tid på att försöka hitta lösningar på akuta behov, vilket inte alltid blir de bästa utifrån samordningsvinster. T4-området är ett exempel där flera förvaltningar har verksamheter utspridda i flera fastigheter. Med en helhetsbedömning utifrån inventerade behov bör lokalutnyttjandet kunna effektiviseras med stora samordningsvinster som följd. I det mer långsiktiga perspektivet behövs en strategisk plan kring lokaloch bostadsförsörjning som först utesluter att efterfrågade lokaler inte går att hitta i tillgängliga lokaler i kommunens regi, innan externa lokaler eller nybyggnation föreslås. 11 De kommunala bolagen För att tydliggöra ägarstyrningen av de kommunala bolagen föreslås att ägardirektiven omarbetas och att det utarbetas tydliga avkastnings- och utdelningspolicys. I detta dokument tas inte ställning till hur kommunen ska organisera sig avseende bolagsform eller förvaltningsform då detta är ett politiskt ställningstagande. Bedömningen är dock att samordningsvinster bör kunna uppnås utan att i detta läge specificera det ytterligare. Detta bör utredas ytterligare av extern part. 12 Utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun Det har under lång tid saknats ett ramverk för kommunens strategiska arbete. I kommunens målstyrningsmodell ska strategierna ses som övergripande beskrivningar av vägen till kommunens vision och mål. I nuläget saknas dock både de långsiktiga målbilderna och den övergripande färdplanen. 16

305 Under det senaste året har Region Skåne och Skåne Nordost presenterat målbilder för den framtida utvecklingen i form av den regionala utvecklingsstrategin och målbild Nu måste Hässleholms kommun ta emot stafettpinnen och ta sitt ansvar för utvecklingen. Det är följaktligen dags att påbörja arbetet med en utvecklingsstrategi för Hässleholms kommun. Det är viktigt att utvecklingsstrategin integreras i kommunens styrmodell och att kopplingen mellan de långsiktiga och kortsiktiga målen tydliggörs. I utvecklingsstrategin presenteras en bild av Hässleholms kommun år 2025 alternativt 2030 med färdplan. På resan mot behöver vi tydliga destinationer och i den strategiska planen ska det finnas en mer detaljerad vägbeskrivning för resan under en fyraårsperiod, det vill säga under en mandatperiod. Utvecklingsstrategin bör tas fram av kommunledningskontoret och växa fram i samtal med medborgarna och med bred politisk förankring. Genom att föra orts- respektive ämnesspecifika dialoger både i digital form och genom fysiska möten, går det att hitta målbilder för kommunens, stadens, tätortens samt landsbygdens roll och utveckling. 17

306 Juni 2016 Redovisning av uppdrag kring genomlysning av samtliga nämnder (exklusive omsorgsnämnden) Foto: AM-tryck 1

307 2(19) Innehållsförteckning 1 Uppdraget Framtida utmaningar Ekonomiska förutsättningar Kolada, kommun- och landstingsdatabasen Förvaltningsvisa presentationer De kommunala bolagen Ortsanalys Övrigt Slutsatser/Åtgärder Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

308 3(19) 1 Uppdraget Kommunstyrelsen (KS) beslutade i november 2015, att en av kommunchefen internt utsedd arbetsgrupp ska genomföra en genomlysning av kommunstyrelsen och övriga nämnders verksamhet (exklusive omsorgsnämnden) för att uppnå en budget i balans. Genomlysningen ska vara klar så att redovisning kan ske på kommunstyrelsens sammanträde den 4 maj Efter samråd med kommunstyrelsens ordförande har redovisningen blivit framflyttad till den 18 maj Kommunchefen har utsett en arbetsgrupp där han själv ingått tillsammans med kulturchef Anders Rosengren, Hässlehems vd Stephan Persson samt ekonomichef Eva-Lotta Svensson. Arbetet började med att identifiera kommunens framtida utmaningar samt det ekonomiska läget för åren I denna rapport redovisas en kort genomgång av utmaningarna för kommunen, de ekonomiska förutsättningarna åren samt slutsatser/åtgärder för att långsiktigt kunna skapa en budget i balans. 2 Framtida utmaningar Stora demografiska förändringar åren innebär en stor påfrestning för kommuner och landsting, såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt. Antalet invånare i Sverige väntas under perioden öka med cirka , varav utlandsfödda svarar för 70 procent, vilket motsvarar cirka Samtidigt sker en snabb ökning av antalet äldre och antalet barn i skolåldern. Trycket uppåt på kostnaderna väntas därför vara påfallande starkt under perioden. Trots att det är staten som ansvarar för att finansiera mottagandet under asyltiden är det stora antalet asylsökande ur ett verksamhetsmässigt perspektiv en stor utmaning redan nu för kommuner och landsting. Osäkerheten är stor kring vilka de ekonomiska konsekvenserna av asyl- och flyktingmottagandet kommer att bli. Utifrån den information som finns i dagsläget räknar Sveriges Kommuner och Landsting totalt med en mycket kraftig ökning av kostnaderna i kommunerna för 2016, med cirka 9 procent i löpande priser. Framöver finns stora osäkerheter när det gäller antalet asylsökande och flyktingar, om det går att hitta bostäder, lösa etableringen på arbetsmarknaden och få tag på personal som kan jobba i välfärden, inte minst i skolan. Hur framgångsrik etableringen på arbetsmarknaden blir är helt avgörande för de långsiktiga konsekvenserna av flyktinginvandringen. Med en framgångsrik etablering kan de nyanlända utgöra ett behövligt tillskott av relativt ung arbetskraft som kan bidra till ett växande skatteunderlag och även underlätta rekrytering och kompetensförsörjning i verksamheter som idag har personalbrist. Redan idag är det svårigheter att rekrytera kompetent personal inom många yrkeskategorier såsom undersköterskor, sjuksköterkor, lärare, socialsekreterare med Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

309 4(19) flera vilket har lett till ökad arbetsbelastning, fler sjukskrivna och i förlängningen att fler lämnar sina jobb. I takt med ökad konkurrens om arbetskraften blir kommunens personalpolitik allt viktigare. Om kommunen ska lyckas rekrytera, behålla och utveckla sin personal måste både medarbetar- och ledarskapet, arbetssätt samt arbetsvillkor utvecklas. Innovationstakten har ökat märkbart under de senaste femtio åren. Det innebär att de tekniska genombrotten och införandet av ny teknik går betydligt snabbare idag, Den snabba teknikutvecklingen påverkar hela vårt samhälle och framväxten av IT formar människans sätt att leva, lära, uppleva och arbeta. 3 Ekonomiska förutsättningar Arbetsgruppen gav samtliga förvaltningschefer i uppdrag att göra en prognos för åren utifrån den av kommunfullmäktige antagna planen samt utifrån att kommunen ska fortsätta bedriva den verksamhet vi bedriver idag på samma sätt. Dessutom gjordes en prognos på mer övergripande faktorer som till exempel skatteintäkter, pensionskostnader, flyktingstatsbidrag, räntekostnader och ränteintäkter. Resultatet redovisas i nedanstående tabell: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Tekniska nämnden Kommunledningskontor Kommunrevision Arbetsmarknad och kompetensutveckling Byggnadsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Omsorgsnämnden Miljönämnden Räddningstjänsten NÄMNDERNAS RESULTAT ÅRETS RESULTAT I BUDGETEN OMSTRUKTURERINGS- OCH EFFEKTIVISERINGSARBETE NYTT ÅRETS RESULTAT Plan Budgetavvik Ny skatteunderlagsprognos 28 april Flyktingstatsbidrag (prel fördelning) Övergång till komponentavskrivningar Räntekostnader KI överskottsutdelning LSS-utjämningen Pensionsmedlen (budgeterat 12 mnkr)????? ?? ?? Sverigeförhandling Ökade kostnader hänförda till flyktingstatsbidraget Tagna beslut efter budgeten Förhyrning Havremagasinet NYTT ÅRETS RESULTAT 1% av skatteintäkter och generella statsbidrag FÖR ATT FÅ EN BUDGET MED 1% ÖVERSKOTT Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

310 5(19) Med de kända utmaningar som kommunen står inför och för att ha en budget med 1 procents överskott krävs åtgärder för minst 27 mnkr 2017, ytterligare 65 mnkr 2018 och ytterligare 30 mnkr 2019, totalt 122 mnkr. Då har ingen hänsyn tagits till eventuella kostnader i samband med Sverigeförhandlingen eller eventuellt ökade kostnader hänförda till flyktingsituationen. Dessutom har flyktingstatsbidraget samtliga år prognostiserats med cirka 50 mnkr vilket troligen är för högt för 2018 och 2019 eftersom beräkningsmetoden förändras över tid. 4 Kolada, kommun- och landstingsdatabasen I Kolada, kommun- och landstingsdatabasen, görs jämförelser av avvikelsen i procent mellan nettokostnad och strukturårsjusterad standardkostnad, så kallad nettokostnadsavvikelse. Denna jämförelse görs för områdena gymnasieskola, förskola och skolbarnomsorg, grundskola, individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg. Den strukturårsjusterade standardkostnaden bygger på strukturvariabler inom de olika verksamhetsområdena och kan sägas spegla en förväntad kostnad för en viss struktur. För till exempel förskolan och skolbarnomsorg analyseras bland annat andel 1-5 åringar och andel 6-12-åringar i kommunen samt genomsnittlig vistelsetid för förskola och andel inskrivna i fritidshem. Vid jämförelse av nettokostnadsavvikelsen för Hässleholms kommun framkommer att kommunens budgettilldelning för förskola och skolbarnomsorg, gymnasieskolan och grundskolan överstiger den strukturårsjusterade standardkostnaden, se nedanstående tabell. Positiva värden i tabellen indikerar högre kostnadsläge än förväntat och negativa värden ett lägre kostnadsläge än förväntat. Ett högre kostnadsläge än förväntat kan bero på hög ambitionsnivå och/eller låg effektivitet. Nettokostnadsavvikelse gymnasieskola, (%) Nettokostnadsavvikelse förskola och skolbarnomsorg, (%) Nettokostnadsavvikelse grundskola, (%) Nettokostnadsavvikelse individ- och familjeomsorg, (%) Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg, (%) Källa: Kolada , ,1 8,5 5,3-2,3-6,7 8,5 7,1-1,6-8,1 Gymnasieskolans nettokostnadsavvikelse på 9,1 procent motsvarar cirka 18 mnkr. 8,5 procent för förskola och skolbarnomsorg motsvarar cirka 27 mnkr. 7,1 procent för grundskolan motsvarar cirka 34 mnkr. Minus 1,6 procent för individ- och familjeomsorg motsvarar en lägre kostnad på cirka 3 mnkr. Minus 8,1 procent för äldreomsorgen motsvarar en lägre kostnad på cirka 47 mnkr. De redovisade siffrorna avser 2014 eftersom 2015-års siffror inte fanns tillgängliga när detta skrevs. Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

311 6(19) 5 Förvaltningsvisa presentationer Nedan följer en presentation per förvaltning: Nämnd: Kommunstyrelsen Förvaltning: Kommunledningskontoret Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Kommunledningskontoret är bland annat kommunstyrelsens organ för ledning, tillsyn och samordning. Kommunledningskontoret består av sex avdelningar och ansvarar för övergripande utvecklingsfrågor och gemensamma funktioner inom ekonomi, personal, kansli, IT, tillväxt och kommunikation. I förvaltningens uppdrag ingår strategisk planering, omvärldsbevakning och genomförande av kommunövergripande beslut och projekt. Resultat av uppdraget: I den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för fick kommunledningen en neddragning av budgetramen med 2 mnkr 2016 och ytterligare 2 mnkr På förvaltningen pågår förnärvarande ett omstrukturerings- och effektiviseringsarbete för att klara denna neddragning. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Organisationsöversyn (funktioner, turism mfl) Intern postservice Dokument- och ärendehantering samt e-arkiv Väktarupphandling genomförs och samordnas Samordna larmmottagning Samordna kontrollen av brandskyddsutrustning Ev. minskade bidrag Anmärkning Arbete pågår Arbete pågår Arbete pågår Ska påbörjas Ska påbörjas Ska påbörjas Exempel Humor, Bygdegårdar, HässleCity, partistöd, tätortsbidrag Minskade porto- och kopieringskostnader Arbete pågår Översyn löneutbetalningsprocessen Utredning pågår Samordning av servicekontor och biblioteksfili- Ingår i KFs 10 uppdrag aler Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

312 7(19) Nämnd: Kommunstyrelsen Förvaltning: Arbetsmarknad och kompetensutveckling Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Förvaltningen ansvarar för vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna, yrkeshögskola och uppdragsutbildningar. Resultat av uppdraget: Förvaltningen befinner sig i ett läge när det är ett stort inflöde av asylsökande i kommunen och arbetslösheten generellt sett är hög med unga som inte kommer in på arbetsmarknaden. I denna situation är det svårt att minska förvaltningens kostnadsbudget och verksamhet utan att det får negativa konsekvenser för sysselsättningen och skattekraften bland kommuninvånarna. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Anmärkning Generell procentuell besparing/enhet (utom Sfi ) Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

313 8(19) Nämnd: Kommunstyrelsen Förvaltning: Räddningstjänsten Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Räddningstjänsten ansvarar för olycksförebyggande samt skadeavhjälpande verksamhet. Resultat av uppdraget: Vi bifogar en utredning med bilagor gjord av räddningschefen, bilaga 1. Utredningen redovisar olika förslag på strukturella förändringar och effektiviseringar som kan göras inom Räddningstjänsten. Förvaltningen för räddningstjänst förordrar inte något förslag framför något annat, utan det är upp till kommunstyrelsen att välja ambitionsnivå. Samtliga förslag uppfyller kraven satta i lagen (2003:778) om skydd mot olyckor samt kommunens handlingsprogram för räddning och säkerhet. Det stora utrymmet för större strukturella förändringar och effektiviseringar finns i kostnaderna för löner och fastigheter. I takt med att avdelningarna minskar i storlek behöver heltidsstyrkan utökas, vilket också påtalas av Länsstyrelsen i Skåne län. Den är redan för liten idag med en vakant brandmanstjänst. Även dagtidspersonalen är i undertal med ett behov av en chef för verksamhetstöd på heltid samt en verkmästare för service, underhåll och reparationer av fordon. I utredningens bilaga 1-5 framgår vilka olika alternativ som finns till strukturella förändringar och effektiviseringar inom Räddningstjänsten. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Anmärkning Bilaga 1: Ombilda räddningsvärn till FRG, Frivillig resursgrupp Bilaga 2: Minska bemanningen i Tyringe från tre till två man Bilaga 3: Stäng små avdelningar dagtid mån-fre och minska Tyringe till två man Bilaga 4: Stäng små avdelningar (Tyringe, Hästveda och Vinslöv) Bilaga 5: Bilda räddningsförbund med andra kommuner Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

314 9(19) Nämnd: Tekniska nämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Tekniska nämnden ansvarar för lokalförsörjningsplanering, genomförande av byggprojekt samt förvaltning av gator, vägar, parker och övriga allmänna platser. I nämndens ansvar ingår även trafikfrågor, förvaltning av fast egendom samt exploateringsverksamhet. Resultat av uppdraget: I genomlysningen har framkommit att kommunens riktlinjer för framtida innehav av fastigheter, vilka anger att kommunen bör äga de fastigheter man långsiktigt behöver för sin verksamhet, inte alltid följs. För att skapa en god lokalförsörjning med ändamålsenliga, energieffektiva och kostnadseffektiva lokaler krävs att en lokalförsörjningsplan utarbetas. Först måste en analys göras av nuläget kring bland annat lokalutnyttjande, energiförbrukning och kostnadsbild. Utifrån detta och utifrån förvaltningarnas lokalbehov bör en lokalförsörjningsplan kunna färdigställas. Syftet är att planen ska utgöra ett verktyg för planering av framtida behov och med god framförhållning kunna bedöma dels framtida investeringsbehov, dels kommunens samlade lokalkostnader. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Utreda samordnad fastighets- och skogsförvaltning Översyn av verksamhetsvaktmästeriorganisationen Framtagande av lokalförsörjningsplan Anmärkning Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

315 10(19) Nämnd: Byggnadsnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Byggnadsnämnden ansvarar för plan-, bygg- och kartverksamhet och driver kommunal lantmäterimyndighet. Nämndens ansvarsområde består även av kommunens kompetens inom ekologi och att driva naturvårdsprojekt. Resultat av uppdraget: Byggnadsnämnden prognosticerar en budget i balans för såväl 2016 som de kommande tre åren. Förvaltningens uppdrag är främst myndighetsutövning och ett kontinuerligt arbete för att effektivisera förvaltningens arbete genom bland annat processoptimering med syfte att minska handläggningstider pågår. Detta arbete förväntas att inom ett antal år även kunna generera en marginell besparing. Genomlysningen av förvaltningen och även revisionens granskning av detaljplaneprocessen visar på att det i dagsläget saknas ett antal övergripande strategiska dokument för kommunen såsom trafikplanering, vattenplanering, bostads- och markförsörjningsprogram samt kulturmiljöprogram. Avsaknaden av dessa dokument medför förlängda handläggningstider för nya detaljplaner och bygglov och byggrätt samt försvårar och bromsar upp arbetet med fördjupad översiktspan. Det finns idag inte angivet i reglemente vilken nämnd som har det operativa ansvaret att ta fram dessa dokument. Vikten av att initiera arbetet är hög då dessa även är en del av förutsättningarna för att kunna få del av statsbidrag för att stimulera ökat bostadsbyggande. GIS är ett system för att samla in, lagra, analysera och presentera lägesbunden information. GIS kan göra nytta i alla sammanhang där det geografiska läget har betydelse. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Anmärkning Digitaliserad process Framtagande av en GIS strategi som beskriver hur GIS ska implementeras, finansieras och organiseras i Hässleholms kommun. Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

316 11(19) Nämnd: Fritidsnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Fritidsnämnden ansvarar för drift, skötsel och uthyrning av kommunens samlingslokaler samt idrotts- och fritidsanläggningar. I nämndens ansvar ingår även lotterimyndighet, fritidsgårdsverksamhet och fördelning av bidrag till olika slags föreningar bland annat idrottsföreningar. Resultat av uppdraget: Fritidsförvaltningens verksamheter såsom fritidsgårdar samt mötesplats Ljungdala har flera beröringspunkter med verksamheter i andra förvaltningar såsom Markanhuset. En översyn kring möjligheterna att samordna dessa för ökad effektivitet är lämpligt. I den av kommunfullmäktige antagna investeringsbudgeten för finns inlagt ett nytt badhus i Hässleholm. Vid en jämförelse med andra kommuner med invånarantal mellan visar det sig att Hässleholms kommun har väl tilltagna badmöjligheter med fyra badhus. Sommarkoloniverksamheten på Magnarp har haft en låg nyttjandegrad under Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Anmärkning Antal simhallar och ishallar? Utredning kring samordning av verksamheter mellan förvaltningarna Indragning av sommarkoloniverksamhet på Magnarp eller översyn av användandet av Magnarp Avveckla badplatser där det är svårt att upprätthålla säkerheten Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

317 12(19) Nämnd: Kulturnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Kulturnämnden ansvarar för biblioteksverksamhet, allmänkulturell verksamhet, Hovdala slott, Trädhuset samt Markanhuset. I nämndens ansvar ingår även bidrag till kulturföreningar och studieförbund. Resultat av uppdraget: Kulturnämnden prognosticerar en budget i balans för såväl 2016 som de kommande tre åren. Internt i förvaltningen har dock inte verksamheterna en budget i balans. Flera verksamheter går med underskott vilket täcks upp med medel från verksamheter som går med tillfälliga överskott eller nämndens konto för oförutsedda kostnader. Förvaltningen arbetar aktivt för att komma till rätta med den ansträngda ekonomin och för att skapa ett läge där varje verksamhet har en budget i balans vilket skapar utrymme för utveckling. Verksamheterna inom kulturförvaltningen är för närvarande i ett ytterst expansivt och kostnadsdrivande skede och möjligheterna att klara en eventuellt beslutad generell besparing är mycket små utan att beslut om nedläggning av någon eller några av förvaltningens verksamheter fattas. Av samtliga verksamheter inom nämndens ansvarsområde så är det endast stadsbiblioteket som kommunen enligt lag är skyldig att ha. Detta innebär att samtliga övriga verksamheter är frivilliga. Inom förvaltningen pågår för närvarande organisationsförändringar med syfte att skapa effektivare verksamheter. De ekonomiska vinsterna av dessa ses dock som begränsade. Kulturförvaltningens verksamheter har idag flera beröringspunkter med verksamheter i andra förvaltningar såsom kulturskolan, turistbyrån, fritidsgårdarna och Mötesplats Ljungdala. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Intern organisationsförändring Översyn av öppettider och schemaläggning inom samtliga verksamheter. Översyn av avtal med SFV avseende Hovdala slott Ej heltids återbesättande av tjänster Utredning kring samordning av verksamheter mellan förvaltningarna. Anmärkning Arbete pågår Hösten 2016 Hösten 2016 Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

318 13(19) Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola, särskola och skolbarnsomsorg, skolbibliotekscentral och de frivilliga skolformerna gymnasieskola, gymnasiesärskola samt kulturskola. Resultat av uppdraget: Större enheter för såväl förskola som skola ger möjlighet till samordning av möjligheter till behörig personal, bättre utnyttjande av kompetenser, som ej befinner sig på resande fot på vägarna, underlag för samtliga ämnes- och yrkeskombinationer på samma enhet, tydligare pedagogiskt underlag, färre kök, mindre sårbarhet vid sjukfrånvaro, öppettider, kollegialt lärande, större möjlighet att tillgodose det fria valet av enheter, ensamarbete kan undvikas, möjligheter till 100 % iga tjänsteunderlag, effektivare skolskjutssamordning, lokaloptimering, större ekonomiskt underlag för enheterna vilket ger en större flexibilitet med mera. Strävan bör utgå från att större enheter skapas som ger möjlighet till effektiviseringar för såväl förskola som skola. För förskolan har detta arbete inletts med nybyggda förskolor i Vinslöv, Bjärnum och Tyringe. För grundskolans del har organisationsförändring skett gällande antalet F-9 skolor och fördelningen i centralorten. (T 4 skolans F-9 enhet). Särskolan har påbörjat arbetet med samlokalisering av de olika enheterna inom särskoleorganisationen. Gymnasieskolan är efter flytt från Linnéskolan nu samordnad på tre enheter Jacobskolan (inkl. Restaurangskolan), Hässleholms Tekniska skola samt Ungdomscentrum (UC). Planering fortgår för att samla även UC:s verksamhet inom Jacobskolan. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Extern genomlysning av nämndens verksamhet Anmärkning Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

319 14(19) Nämnd: Socialnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Socialnämnden ansvarar för ekonomiskt bistånd, mottagning och introduktion av flyktingar, stöd och vård till barn, ungdomar och vuxna med sociala problem, familjerätt och familjerådgivning samt tillståndsgivning och tillsyn av servering av alkohol. Resultat av uppdraget: Socialtjänstlagen är en ramlag som allt mer blivit detaljstyrd. Under tillkom 189 ändringar i varierad form, vilket innebär att socialförvaltningen fått en mängd ökade arbetsuppgifter som ska hanterats utan nämnvärda ökningar av resurser. Nämnden arbetar i olika delar med att beskriva sina processer och målsätta dem, med målet att göra det bättre för våra medborgare och ha en rättssäker och effektiv verksamhet. Arbetet bygger på Lean. Nämnden har vidare gett socialchefen i uppdrag att se närmare på ledning/styrning utifrån roll/funktion/mandat och ansvar. Arbetet kommer att ge utslag på såväl ansvar och befogenheter kopplat till personal, ekonomi och medföljande delegation. I jämförelse med riksgenomsnittet på utbetalat försörjningsstöd ligger Hässleholm lägre än genomsnittet. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Intern översyn av uppdraget och verksamheten pågår Anmärkning Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

320 15(19) Nämnd: Omsorgsnämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Omsorgsnämnden ansvarar för stöd till äldre personer, personer med funktionsnedsättning samt personer i behov av hemsjukvård som bor eller vistas i kommunen. Resultat av uppdraget: Omsorgsnämnden ingår inte i detta uppdrag utan en extern konsult har gjort en genomlysning av omsorgsnämnden, vilken redovisas i separat rapport. Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

321 16(19) Nämnd: Miljönämnden Ekonomi: Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Plan Budgetavvik Ansvarsområde: Miljönämnden ansvarar för uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet, sjökalkning, miljöskyddsprogram samt tillsyn enligt tobakslagen. I samråd med kommunstyrelsen ansvarar nämnden även för miljöstrategiska frågor, hållbar utveckling samt för energieffektivisering och klimatanpassning. Resultat av uppdraget: Miljönämndens ärendehanteringssystem ECOS är ett av sex administrativa system med GIS-koppling inom TEKIS-sfären som olika förvaltningar i kommunen använder. Nu introduceras en uppgradering likt den som Bygg-R gjorde för något år sedan. Uppgraderingen innebär såväl effektivare arbetsprocesser inom förvaltningen som öppnande av digitala ingångar till ärenden genererade i andra förvaltningar. Tobakslagen kommer att skärpas bland annat genom att det kommer att ske en tillståndsprövning av försäljare likt den som socialnämnden idag gör med tillstånd för alkoholförsäljning. En samordning kan ge synergieffekter. Exempel på möjliga eller redan pågående åtgärder: Specifikation Anmärkning Nödvändig uppgradering av ärendehanteringssystem som leder till förbättrade arbetsprocesser framförallt från 2019 och framåt. Projektet inleds med en förstudie under senare delen av Samordnad tobaks- och alkoholtillsyn på miljönämnden eller socialnämnden Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

322 17(19) 6 De kommunala bolagen 7 Ortsanalys Samtliga helägda bolag har under ett antal år visat överskott. Bolagen bör framöver kunna bidra i koncerngemensamma utvecklingsprojekt både med ekonomiska och personella resurser utöver den av kommunfullmäktige tidigare beslutade värdeöverföringen/utdelningen. I rapporten Redovisning av uppdrag kring omstrukturerings- och effektiviseringsarbete i Hässleholms kommun som presenterades av kommunchefen i oktober 2014 redogjordes för en ortsanalys som utgjorde ett underlag för att ur ett kommunalgeografiskt och tätortsperspektiv analysera förutsättningar för kvalitetshöjning på de kommunala tjänsterna. Det som skrevs 2014 är i många avseende fortfarande aktuellt och därför bifogas ortsanalysen till detta dokument, bilaga 2. 8 Övrigt I övrigt har följande diskuterats, vilket berörd nämnd/förvaltning själv får beakta i det fortsatta omstrukturerings- och effektiviseringsarbetet: KFs 10 uppdrag som redovisas i KF 13 juni 2016 Avgifter/Taxor Övertid/Mertid/semesteruttag Konsultkostnader Ambitions- och personalnivå Utbud, kvalitet och kompetens Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

323 18(19) 9 Slutsatser/Åtgärder Nedanstående slutsatser/åtgärder föreslås av arbetsgruppen utan inbördes ordning eller prioritering: (tkr) För samtliga nämnder/förvaltningar exklusive barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och omsorgsnämnden föreslås att budgetramen minskas med 1 procent vilket motsvarar tkr för år 2017 och framåt för att respektive nämnd själv ska genomföra omstrukturerings- och effektiviseringsarbete. Nämnd/förvaltning Kommunledningskontor Arbetsmarknad och kompetensutveckling Räddningstjänsten Tekniska nämnden Byggnadsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Socialnämnden Miljönämnden Total 1% Kommunstyrelsen bör ta ställning till alternativen i räddningstjänstens bilagda utredning. Utreda samordnad fastighets- och skogsförvaltning Översyn av organisationen för verksamhetsvaktmästeri. Tekniska nämnden bör få i uppdrag att omgående ta fram en lokalförsörjningsplan. Tydliggöra i reglemente och/eller ägardirektiv vem som ska leda arbetet med att ta fram de strategiska dokumenten trafikplanering, vattenplanering, bostads- och markförsörjningsprogram samt kulturmiljöprogram. Utarbeta en GIS strategi När det nya badhuset står klart bör politiskt ställningstagande ske om vi långsiktigt ska ha fyra badhus i vår kommun. Likaså bör ställningstagande ske avseende antalet ishallar. Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

324 19(19) Berörda nämnder och bolag bör se över samordning och organisatorisk placering av Kulturskolan, Turistbyrån, fritidsgårdarna, Mötesplats Ljungdala och Markanhuset för en ökad effektivitet. Genomföra en extern genomlysning av barn- och utbildningsnämndens verksamhet innehållande ett handlingsprogram för att hålla den av kommunfullmäktige beslutade budgeten. Utreda vad koncernens bolag kan bidra med i koncerngemensamma utvecklingsprojekt avseende ekonomiska och personella resurser uppgående till minst 4 mnkr per år utöver den av kommunfullmäktige tidigare beslutade värdeöverföringen/utdelningen. Översyn av möjlig administrativ samordning inom koncernen till exempel inom löne- och ekonomifunktion. Översyn av måltidsorganisationen bör ske omgående Utreda samordnad fordonsenhet Hässleholms kommun den 3 juni 2016 Bengt-Arne Persson Kommunchef Eva-Lotta Svensson Ekonomichef Anders Rosengren Kulturchef Stephan Persson Vd Hässlehem Kommunledningskontoret/ Ekonomiavdelningen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

325 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/251 Kommunfullmäktige Handläggare Bitr. förvaltningschef Charlotte Nygren-Bonnier Kommunledningskontoret Redovisning av kommunfullmäktige beslutade uppdrag avseende mat/måltider ska utvecklas inom skola, vård och omsorg Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta följande: Godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att avslå begäran om förlängd utredningstid avseende tre uppdrag varav ett uppdrag är nedanstående: Mat/måltider ska utvecklas inom skola, vård och omsorg genom ökad upphandling av närproducerat livsmedel. Vid behov ska upphandlingspolicyn revideras. Kommunfullmäktige (KF) beslöt , 178 punkt 6, att beslutsförslag till ovanstående uppdrag ska föreläggas kommunfullmäktige senast vid ordinarie fullmäktige i maj Begäran om förlängd tid var satt till oktober Kommunledningskontoret föreslår att kommunfullmäktige godkänner redovisningen i ärendet och lägger det till handlingarna. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade om tre utredningsuppdrag som ska redovisas till kommunfullmäktige senast maj Ett ärende skrevs fram i mars 2017 där begäran om förlängd utredningstid föreslogs med motiveringen att med hänsyn till kommunfullmäktiges beslut om att genomföra en översyn av den politiska organisationen är det svårt att presentera ovanstående uppdrag til Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

326 2 (2) kommunfullmäktige i maj månad. Kommunstyrelsen avslog begäran Nedan följer redovisning av: Mat/måltider ska utvecklas inom skola, vård och omsorg genom ökad upphandling av närproducerat livsmedel. Vid behov ska upphandlingspolicyn revideras. Kommunfullmäktige beslutade om revidering av Inköps och upphandlingspolicy. I det tidigare förslaget till ny Inköps och upphandlingspolicy ingick riktlinjerna. Då nya riktlinjer för styrdokument antogs anpassades policyn och riktlinjerna lyftes ut. Riktlinjerna för inköp och upphandling ska förtydliga och konkretisera kommunens Inköps och upphandlingspolicy och som nu är under politisk beredning. Våra livsmedelupphandlingar delas upp i många olika produktområden och i kombination med den 80/20-modell som arbetats fram och väckt nationellt intresse så skapar vi goda förutsättningar för mindre leverantörer att kunna leverera till kommunen. I kombination med detta så har vi dialoger med olika livsmedelsleverantörer. MATupphandling 80/20 Utveckling och spridning av innovativ upphandling av småskaliga livsmedelsproducenter är ett pågående projekt som leds av Krinova men är finansierat av Leader samt Hässleholms och Kristianstad kommuner. Genom samarbete med kommunerna i nordöstra Skåne, LRF, lokala grossister och livsmedelsproducenter syftar projektet till att möjliggöra för mindre och lokala företag att lägga anbud i livsmedelsupphandlingar. Kommunledningskontoret bedömer att uppdraget utförs enligt kommunfullmäktiges beslut Facklig samverkan Bedöms inte vara aktuellt Ekonomiska konsekvenser Utredning kring de ekonomiska konsekvenserna får genomföras och belysas vid aktualitet. Kommunledningskontoret Bengt-Arne Persson Kommunchef JAV Charlotte Nygren-Bonnier Biträdande förvaltningschef

327 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Diarienummer KLK 2017/459 Kommunfullmäktige Handläggare Bitr. förvaltningschef Charlotte Nygren-Bonnier Kommunledningskontoret Redovisning av kommunfullmäktige beslutade uppdrag avseende viss kommunal drift och service ska läggas ut på entreprenad. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta följande: Godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att avslå begäran om förlängd utredningstid avseende tre uppdrag varav ett uppdrag är nedanstående: Viss kommunal drift och service ska läggas ut på entreprenad, t.ex. teknisk verksamhet, simhallar, kök etc Kommunfullmäktige (KF) beslöt , 178 punkt 6, att beslutsförslag till ovanstående uppdrag ska föreläggas kommunfullmäktige senast vid ordinarie fullmäktige i maj Begäran om förlängd tid var satt till oktober Kommunledningskontoret föreslår att kommunfullmäktige godkänner redovisningen i ärendet och lägger det till handlingarna. Beskrivning av ärendet Viss kommunal drift och service ska läggas ut på entreprenad, t.ex. teknisk verksamhet, simhallar, kök etc. I uppdraget från kommunfullmäktige ges olika exempel på vad som kan vara möjligt att lägga ut på entreprenad. Redovisningen nedan tar upp exemplen kök, teknisk verksamhet samt simhallar. Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret506 Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

328 2 (3) Kök: Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunchefen, eller den han utser, i uppdrag att bilda en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från kommunledningskontoret, barn- och utbildningsförvaltingen, omsorgförvaltningen samt tekniska förvaltningen för att se över de måltidsutredningar som är genomförda och utifrån dem återkomma med förslag på ny måltidsorganisation. Kommunstyrelsen beslutade även att utse en politisk beredningsgrupp bestående av kommunstyrelsens arbetsutskott. Förslag på måltidsorganisation ska presenteras för kommunfullmäktige senast i december 2017 och en delredovisning ska göras till kommunstyrelsen i augusti Kommunledningskontoret hänvisar till ovanstående beslut om översyn av måltidsorganisation även har möjlighet att beakta entreprenaddrift av köken. Teknisk verksamhet: Teknisk verksamhet dvs stöd och service i form av vaktmästerifunktioner, fastighetsskötsel, fordonshantering, transporter, städfunktion och mindre underhåll av fastigheter, vägar och parker var tidigare organiserat i ett helägt kommunalt bolag och fördes från den 1 januari 2016 över till kommunal drift. Tekniska förvaltningen har sedan årsskiftet intensivt jobbat med att renodla de olika verksamheterna inom driften, klart är lokalvård och fastighetsskötsel, kvarstår gör verksamhetsvaktmästeri, parksskötsel och gatuskötseln som skall vara klart under När det gäller de som inte är klara pågår inmätning av de externa ytorna tillsammans med stadsbyggnad så att tekniska förvaltningen framöver har de exakta kostnader för skötseln. Detta innebär att det till årsskiftet 2017 kan alla verksamheter inom driften teoretiskt konkurrensutsättas eller i alla fall kostnads jämföras. I år är tekniska förvaltningens skötselavtal med Hässlehem och HIBAB uppsagda så det finns möjlighet att avtalen kan läggas ut externt eller omförhandlas med tekniska förvaltningen. Simhallar: Fritidschef Stefan Larsson har gjort en utredning avseende simhallar i Hässleholms kommun som bifogas denna tjänsteskrivelse som bilaga 1. I utredningen beskrivs slutsatsen enligt följande: Att lägga ut badverksamheten på alternativ drift bedöms vara möjligt om man JAV

329 3 (3) samtidigt samlar verksamhetsdriften på en huvudman och är beredd på en högre totalkostnad. Även om andra kommun valt att återta driften på grund av missnöje med samordningen av verksamheten så verkar huvudskälen vara ideologiska. De som återtagit driften har i huvudsak gjort det av ekonomiska skäl. Ekonomiskt bör man ta höjd för en fördyring av verksamheten med en till två mnkr årligen. Detta för att simhallarna bör ingå i ett paket för att därmed kommunen inte ska konkurrera med upphandlad entreprenör samt även för att samordna den tekniska driften. Några av kommunens simhallar har låga besökssiffror och potentialen för att öka besöksantalet får anses begränsat och därmed intäkterna. Detta tillsammans med underhållsbehovet innebär att det inte är troligt att entreprenörernas intresse är så stort för drift av dessa vilket i sin tur kan leda till sämre anbud för kommunen. För Hässleholms kommuns del så bör det tas in extern hjälp för att få en upphandling som ger ett komplett förfrågningsunderlag och avtal. Facklig samverkan Bedöms inte vara aktuellt Ekonomiska konsekvenser Utredning kring de ekonomiska konsekvenserna får genomföras och belysas vid aktualitet. Bilagor Fritidschef Stefan Larsson Utredning om simhallsdrift på entreprenad. Sändlista: Fritidisnämnden Tekniska nämnden Kommunledningskontoret Bengt-Arne Persson Kommunchef JAV Charlotte Nygren-Bonnier Biträdande förvaltningschef

330 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 1(5) Diarienummer Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Kommunstyrelsen Utredning om simhallsdrift på entreprenad Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 november 2016 att viss kommunal drift och service ska läggas ut på entreprenad, till exempel teknisk verksamhet, simhallar, kök etc. Kommunledningskontoret har bett Hässleholms Fritid om hjälp med utredning av simhallar på entreprenad. Delar av materialet är hämtat från Vetlanda kommun samt från Svenska Simförbundet. Definitioner Att driva en sim- och badanläggning är en speciell och omfattande verksamhet. Den kan delas upp och göras mer förståelig enligt listan nedan. Verksamhetsdrift Här ingår att tillhandahålla och ta betalt för de tjänster som besökarna köper. T ex bad, simskolor, gym, friskvårdsaktiviteter, café, butiker etc. "Mjuk" drift Att bemanna kassa, hålla med badvakter, vaktmästare och normalt också städning, rengöring av bassänger och ansvar för vattenrening. Teknisk "hård" drift Avser bland annat skötsel och underhåll av de tekniska systemen såsom VVS, värme och kylsystem, hissar, elsystem, brand- och säkerhetssystem. Fastighetsunderhåll Avser underhåll och reparationer av byggnaden, både in- och utvändigt. Nuläge I Hässleholms kommun finns simhallar i Bjärnum, Hässleholm, Sösdala och Tyringe. I Hässleholm finns dessutom ett varmvattenbad på Hässleholmsgården och i Vinslöv finns ett friluftsbad. Bjärnums simhall Simhallen i Bjärnum byggdes 1968 med en om- och tillbyggnad 2000 då även reningsanläggningen byttes ut. Anläggningen drivs i kommunal regi med en uppdel- Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\HAVMN01P360.hassleholm.se\360users\cache\hassleholm\islo500\KLK Utredning om simhallsdrift på entrepenad _1_0.DOC

331 2(5) ning av den mjuka driften och verksamhetsdriften mellan Hässleholms Fritid och tekniska förvaltningen som sköter teknisk hård drift och fastighetsunderhåll. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 25 m (4 banor), med 1- och 3 meterssviktar, samt undervisningsbassäng, barnlekbassäng samt bubbelpool. Skolbad och allmänhetens är de största grupperna som använder hallen. Qpoolen, Hässleholm Simhallen i Hässleholm byggdes Renovering av omklädnadsavdelningen skedde 1992 och delar av bassängbottnen Anläggningen drivs i kommunal regi med en uppdelning av den mjuka driften och verksamhetsdriften mellan Hässleholms Fritid och tekniska förvaltningen som sköter teknisk hård drift och fastighetsunderhåll. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 25 m (7 banor), hoppbassäng med undervisningsbassäng, barnbassäng, bubbelpool, hoppbassäng med 1- och 3 meterssviktar samt 5 meters trampolin samt kallpool. Anläggningen är i stort behov av renovering av bl.a. reningsutrustningen. Det pågår ett arbete med att skapa en ny simhall i Hässleholm. Den beräknas vara färdig Här bedrivs väldigt stor föreningsverksamhet kombinerat med skolbad och allmänhetens bad. Sösdala simhall Sösdala simhall Anläggningen sköts av entreprenör men ägs av kommunen. Den hårda driften och fastighetsunderhållet utförs av tekniska förvaltningen. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 25 m (4 banor), samt en barnbassäng. Anläggningen är i stort behov av renovering av bassäng- och reningsutrustning. Hallen används av föreningsliv, skola och har begränsade öppettider för allmänheten. Tyringe simhall, Tyrs Hov Tyringe simhall byggdes 1969 med en om- och tillbyggnad byttes reningsanläggningen ut i sin helhet Anläggningen drivs i kommunal regi med Hässleholms Fritid som står för mjuka driften, verksamhetsdriften och delar av teknisk hård drift och tekniska förvaltningen sköter delar av teknisk hård drift och fastighetsunderhåll. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 25 m (4 banor), en undervisningsbassäng, barnbassänger, bubbelpool, kallpool samt en utomhuspool för barn. I anläggningen bedrivs föreningsverksamhet, skolbad och allmänhetens bad. Hässleholmsgårdens varmvattenbad Varmvattenbassägen på Hässleholmsgården byggår Reningsanläggningen byttes ut i sin helhet Anläggningen drivs i kommunal regi med en uppdelning av den mjuka driften och verksamhetsdriften mellan Hässleholms Fritid och tekniska förvaltningen som sköter teknisk hård drift och fastighetsunderhåll. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 9 x 4 m och är framförallt avsett för rehabvård och handikappgrupper Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\HAVMN01P360.hassleholm.se\360users\cache\hassleholm\islo500\KLK Utredning om simhallsdrift på entrepenad _1_0.DOC

332 3(5) Vinslövs friluftsbad Vinslövs friluftsdag byggdes Anläggningen drivs i kommunal regi med en uppdelning av den mjuka driften och verksamhetsdriften mellan Hässleholms Fritid och tekniska förvaltningen som sköter teknisk hård drift och fastighetsunderhåll. Anläggningen består av en tränings/motionsbassäng på 25 m (5 banor), en undervisningsbassäng och en barnbassäng med två mindre ovala pooler. Badet är öppet sommartid för allmänhet och föreningsliv Omvärldsanalys Vetlanda kommun gjorde 2015 en undersökning av fyra kommuners drift av simhallsverksamhet. Den jämförelsen kan betraktas som relevant även för Hässleholms del. Vetlanda hade driften av simhallarna i Myresjö och Vetlanda utlagd på entreprenad sedan När avtalet skulle ut på ny upphandling så valde kommunen att ta hem det i egen drift från Skälet för detta var inte något missnöje med entreprenören utan av ekonomiska skäl. Man bedömde att besparingen låg på 1 mnkr årligen. Kalmar gjorde i slutet av 2015 en analys av en ny badanläggning. Rekommendation från utredaren menade på att en ny anläggning skall ägas av kommunen och att kommunen sköter verksamhet och drift på anläggningen av bl.a. ekonomiska skäl. Detta undantar gymverksamhet och serveringen som borde läggas ut på extern entreprenad. I Strategi för Göteborgs sim- och badanläggningar 2016 står att läsa i summeringen att Göteborgs stad landar i förslaget att hela huvudmannaskapet för såväl verksamhetsdrift som ägande bör samlas hos en huvudman. Det främsta skälet är att de inte ser någon annan lösning som ger tillräckligt goda förutsättningar för ett långsiktigt ansvarstagande för fastigheterna i kombination med ansvarstagande för göteborgarnas möjlighet att nyttja badanläggningar i staden. Andra utredningar i närtid är: Nässjö driver verksamheten i egen regi Växjö 2014 upphandlades Medley som entreprenör för en ny period Umeå tog man tillbaka driften i egen regi efter att ha haft Medley som entreprenör sedan Mjölby som 2013 tog tillbaka driften i egen regi efter att ha haft Medley som entreprenör från Varför privat drift? Det är frestande för kommunen att lägga ut driften på extern entreprenad. Det är en av de få kommunala verksamheterna där det finns stora kostnader samtidigt som det finns stora intäktsmöjligheter. Det finns dock några fallgropar: Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\HAVMN01P360.hassleholm.se\360users\cache\hassleholm\islo500\KLK Utredning om simhallsdrift på entrepenad _1_0.DOC

333 4(5) Bristande konkurrens En förutsättning för ökad effektivitet är konkurrerande leverantörer. Utan konkurrens finns stor risk för monopolliknande situationer. Fel grupper prioriteras och gynnas De lönsammaste grupperna prioriteras av en extern entreprenör snarare än t ex barn och ungdomar, äldre och funktionshindrade. Möjliga besparingar i anläggningsdriften ger oönskade effekter på andra håll och målsättningen med idrottsanläggningen uppfylls inte. Förlorad styrning och kontroll En entreprenad kan innebära förlorad kontroll över verksamheten och svårigheter att under avtalstiden inför förändringar i inriktningen. Samhällsperspektivet Kommunens vilja måste vara tydlig. Vad är syftet med anläggningen? Friskvård, tillgänglig för alla, kostnadsnivåer etc. I huvudsak politiska beslut och inriktningar. Det är viktigt att se till att kommunens styrning och kontroll finns kvar trots att driften hanteras externt. Man måste också se till att entreprenadavtalen tillåter förändringar i volymer som beror på ändrade befolkningsmängder, ändrade behov eller på andra sätt ändrade förutsättningar. Vid en extern entreprenad är det viktigt att se till att leverantören genom avtal ska uppfylla de krav som ställs. Det förutsätter väl genomtänkta och utformade förfrågningsunderlag och avtal. Något som det inte alltid finns tid och kompetens att ta fram i kommunens egen organisation. Det är trots allt mycket sällan som arbetet görs. Därför är rekommendationen alltid att ta extern hjälp i frågan. Argument för och emot privat drift För privat drift Snabbare beslutsvägar - mindre byråkrati genom att flera beslut kan tas på anläggningsnivå Ökat handlingsutrymme för att arbeta med kommersiell kringverksamhet Kommersiellt utbud kommer inte i konflikt med privata företag Privata företag med flera kontrakt har skalfördelar jämfört med kommunal egenregi som har en anläggning att driva Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\HAVMN01P360.hassleholm.se\360users\cache\hassleholm\islo500\KLK Utredning om simhallsdrift på entrepenad _1_0.DOC

334 5(5) Entreprenadföretag har ofta tillgång till specialkompetens Allmänheten blir mera intressant som målgrupp och kundanpassningen ökar Mot privat drift Kommunen kan få avvecklingskostnader för personal Minskad kommunal insyn Utrymmet för föreningsverksamhet kan begränsas genom färre och sämre träningstider I simhallar kan föreningarnas egna inkomstbringande aktiviteter slås ut (t. ex. simskolor, Plask och Lek, tävlingsverksamhet, kaféverksamhet och materialförsäljning) Långa avtal låser upp del av budgeten minskar kommunens handlingsutrymme Korta och otydliga avtal minskar entreprenörens intresse för underhåll och kan medföra att anläggningen sköts dåligt Högre avgifter för allmänheten och ev. föreningslivet Slutsats Att lägga ut badverksamheten på alternativ drift bedöms vara möjligt om man samtidigt samlar verksamhetsdriften på en huvudman och är beredd på en högre totalkostnad. Även om andra kommun valt att återta driften på grund av missnöje med samordningen av verksamheten så verkar huvudskälen vara ideologiska. De som återtagit driften har i huvudsak gjort det av ekonomiska skäl. Ekonomiskt bör man ta höjd för en fördyring av verksamheten med en till två mnkr årligen. Detta för att simhallarna bör ingå i ett paket för att därmed kommunen inte ska konkurrera med upphandlad entreprenör samt även för att samordna den tekniska driften. Några av kommunens simhallar har låga besökssiffror och potentialen för att öka besöksantalet får anses begränsat och därmed intäkterna. Detta tillsammans med underhållsbehovet innebär att det inte är troligt att entreprenörernas intresse är så stort för drift av dessa vilket i sin tur kan leda till sämre anbud för kommunen. För Hässleholms kommuns del så bör det tas in extern hjälp för att få en upphandling som ger ett komplett förfrågningsunderlag och avtal. Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: \\HAVMN01P360.hassleholm.se\360users\cache\hassleholm\islo500\KLK Utredning om simhallsdrift på entrepenad _1_0.DOC

335 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2017/352 Kommunstyrelsen Handläggare Kanslichef Elisabeth Aidemark Kansliavdelningen KLK Uppdrag till omsorgsnämnden med anledning av införande av Lagen om valfrihet (LOV) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen följande beslut: 1. Omsorgsnämnden ges i uppdrag att till kommunstyrelsen redovisa hur omsorgsnämnden kommer arbeta för att förverkliga kommunfullmäktiges mål att Lagen om valfrihet (LOV) ska införas inom omsorgsnämndens verksamhetsområde. I redovisningen ska en tidsplanen för hur detta arbete kommer fortlöpa presenteras. 2. Redovisningen ska ske till kommunstyrelsen senast Sammanfattning Skriv texten här Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över nämnder och kommunala bolag. I det uppdraget ligger bland annat att övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt. Kommunfullmäktige beslutade om budget, mål och prioriteringar för 2017 samt flerårsplan för Under målet "Omsorg- den en enskildes inflytande över vård, omsorg och service ska öka" anges att LOV, Lagen om valfrihet, ska införas senast den 1 maj Omsorgsförvaltningen har mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut föreslagit omsorgsnämnden att besluta följande: 1. Omsorgsnämnden beslutar att ge omsorgschefen i uppdrag att ta fram ett förfrågningsunderlag för införande av valfrihet inom ordinärt boende där godkända leverantörer ska kunna erbjuda både service- och omvårdnadsinsatser enligt Socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen KLK Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

336 2 (2) 2. Omsorgsnämnden beslutar att meddela kommunfullmäktige att införande av LOV (lagen om valfrihetssystem) inte kommer att kunna ske till 1 maj. Omsorgsnämnden har , 34 beslutat att meddela kommunfullmäktige att nämnden har beslutat att avslå förslaget om att ge omsorgschefen i uppdrag att ta fram ett förfrågningsunderlag för införande av valfrihet inom ordinärt boende där godkända leverantörer ska kunna erbjuda både service- och omvårdnadsinsatser enligt socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. Beslutet kan tolkas som att omsorgsnämnden inte har för avsikt att rätta sig efter kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Kommunstyrelsen önskar mot bakgrund av omsorgsnämndens beslut en redovisning för hur omsorgsnämnden kommer arbeta för att förverkliga kommunfullmäktiges mål att LOV ska införas inom omsorgsnämndens verksamhetsområde, samt en tidsplanen för hur detta arbete kommer fortlöpa. Bilagor Omsorgsnämndens beslut Omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse Sändlista: Omsorgsnämnden Revisionen Kansliavdelningen KLK Elisabeth Aidemark Charlotte Nygren Bonnier Kanslichef Bitr. förvaltningschef JAV

337 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer / Hässleholms kommun Omsorgsnämnden 34 Ordinärt boende, införande av LOV (Lagen om valfrihet) Beslut Omsorgsnämnden beslutat att meddela ko mmunfullmäktige att nämnden har beslutat att avslå förslaget om att ge omsorgschefen i uppdrag att ta fram ett förfrågningsundetlag för införande av valfrihet inom ordinärt boende där godkända leverantörer ska kunna erbjuda både service- och omvårdnadsinsatser enligt Socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. Reservationer Karin Axelsson (M), Margaretha Lindquist (KD) och Åsa Kull Person (C) teservetat sig mot beslutet. Yrkande Christer Welindet (S), Meta Jarl (S), Anders Wallentheim (S) Solbritt Lindborg (MP) och Anita Peterson (V) yrkar avslag på ätendet och medges lämna en protokollsanteckning. Åsa Erlandsson (SD) yrkat avslag Karin Axelsson (M) Åsa Kull Persson (C) Margaretha Lindquist (Iill) yrkat bifall Omröstning Ordförande ställer förslagen mot varandta och flnner att Omsorgsnämnden bifaller Axelssons bifallsyrkande. Votering begärs, ordförande meddelar att Axelssons bifallsyrkande är huvudfötslaget. Omsorgsnämnden godkänner följande beslutsgång: De som bifaller Axelssons bifallsyrkande röstat ja, de som bifaller Welindet m.fl avslagsyrkande röstat nej. Omsorgsnämnden Utdraget bestyrkes 12(20)

338 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer / Hässleholms kommun Omsorgsnämnden Forts 34 Namn Ledamot/tjänstgörande ersättare Axelsson Karin Asa Erlandsson Christer Welinder Lindborg solbritt Kull Persson Asa Jarl Meta Wallentheim Anders Anita Peterson Johanna Hörgerud Strömberg Jennie Lindquist Margaretha Röstnin~ Parti M so s MP c Ja x x x x x x x v x 3 Summa Avstår x x x s s so SD KD Nej 8 Omröstningsresultat: med 3 ja-röster och 8-nej röster beslutar Omsorgsnämnden enligt Welinder m.fl. avslagsyrkande. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om budget, mål och prioriteringar för 2017 samt flerårsplan för Under målet "Omsorg- den en enskildes inf!jtande ijver vård, omsorg och service ska öka" anges att LOV, Lagen om valfrihet, ska införas senast den 1 maj Omsorgschefen redovisar i tjänsteskrivelse vad valfrihetssystemet innebär för brukaren, vilka insatser som kan omfattas av LOV, vad som krävs från kommunens sida vid införande av LOV och vilka krav som kan ställas på leverantören i ett valfrihetssystem. Omsorgschefen bedömer inte att det är möjligt att införa LOV till 1 maj. Det är ett omfattande arbete att ta fram ett förfrågningsunderlag som även ska godkännas av omsorgsnämnden. Förvaltningen behöver anställa en verksamhetscontroller som kan ansvara för förfrågningsunderlag, att bedöma ansökningar från leverantörer, ansvara för kontakten med leverantörer, ansvara för uppföljning mm. I samband med införande av valfrihetssystemet behöver även förvaltningen utöka med en!t-administratör och budgeten för!t-kostnader behöver utökas. Omsorgsnämn den Justering ~. r\ -... u ~ ''. l ' /.l Utdraget bestyrkes 13(20)

339 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer / Hässleholms kommun Omsorgsnämnden Forts 34 Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden att besluta följande: 1. Omsorgsnämnden beslutar att ge omsorgschefen i uppdrag att ta fram ett förfrågningsunderlag för införande av valfrihet inom ordinärt boende där godkända leverantörer ska kunna erbjuda både service- och omvårdnadsinsatser enligt Socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. 2. Omsorgsnämnden beslutar att meddela kommunfullmäktige att införande av LOV (lagen om valfrihetssystem) inte kommer att kunna ske till 1 maj. Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden beslutar att återremittera ärendet för ytterligare politisk beredning. Sänt till: Kommunfullmäktige Omsorgsnämn den Justering ;:;~41/ Utdraget bestyrkes 14(20)

340 1(6) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen Diarienummer 2017/ Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Ordinärt boende, införande av LOV (lagen om valfrihetssystem) Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden att beslut följande: 1. Omsorgsnämnden beslutar att ge omsorgschefen i uppdrag att ta fram ett förfrågningsunderlag för införande av valfrihet inom ordinärt boende där godkända leverantörer ska kunna erbjuda både service- och omvårdnadsinsatser enligt Socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälsooch sjukvårdslagen. 2. Omsorgsnämnden beslutar att meddela kommunfullmäktige att införande av LOV (lagen om valfrihetssystem) inte kommer att kunna ske till 1 maj. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om budget, mål och prioriteringar för 2017 samt flerårsplan för Under målet Omsorg - den en enskildes inflytande över vård, omsorg och service ska öka anges att LOV, Lagen om valfrihet, ska införas senast den 1 maj Omsorgschefen redovisar i tjänsteskrivelse vad valfrihetssystemet innebär för brukaren, vilka insatser som kan omfattas av LOV, vad som krävs från kommunens sida vid införande av LOV och vilka krav som kan ställas på leverantören i ett valfrihetssystem. Omsorgschefen bedömer inte att det är möjligt att införa LOV till 1 maj. Det är ett omfattande arbete att ta fram ett förfrågningsunderlag som även ska godkännas av omsorgsnämnden. Förvaltningen behöver anställa en verksamhetscontroller som kan ansvara för förfrågningsunderlag, att bedöma ansökningar från leverantörer, ansvara för kontakten med leverantörer, ansvara för uppföljning mm. I samband med införande av valfrihetssystemet behöver även förvaltningen utöka med en IT-administratör och budgeten för IT-kostnader behöver utökas. Omsorgsförvaltningen Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: Telefax: E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

341 2(6) Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade om budget, mål och prioriteringar för 2017 samt flerårsplan för Under målet Omsorg - den en enskildes inflytande över vård, omsorg och service ska öka anges att LOV, Lagen om valfrihet, ska införas senast den 1 maj Valfrihetssystem Lagen om valfrihetssystem (LOV, SFS 2002:962) gäller för kommuner och landsting när de inför valfrihetssystem för hälsovård- och socialtjänster. Det är frivilligt för kommuner att införa valfrihetssystem, men obligatoriskt för landstingen inom primärvården. Valfrihetssystem enligt LOV innebär att den enskilde ges möjlighet att välja leverantör av viss tjänst bland de leverantörer som godkänts och som den upphandlande myndigheten tecknat kontrakt med. Oavsett om en upphandlande myndighet gör en upphandling enligt LOU eller inför ett valfrihetssystem enligt LOV måste de krav och villkor som ska gälla för att blir godkänd fastställas i ett förfrågningsunderlag. Exempelvis ska den ekonomiska ersättningen som leverantören får för uppdraget framgå. Kraven och villkoren ska vara proportionerliga och relevanta i förhållande till de tjänster som valfrihetssystemet omfattar. De tjänster som omfattas av valfrihetssystemet ska vara beskrivas i förfrågningsunderlaget. I ett valfrihetssystem enligt LOV ska förfrågningsunderlaget löpande annonseras på Kontrakt sluts således kontinuerligt med leverantörerna. Alla leverantörer som lämnar in en ansökan som uppfyller de krav och villkor som framgår av förfrågningsunderlaget ska godkännas, skriva kontrakt och bli leverantör i valfrihetssystemet. Det är den enskilde som väljer leverantör. Alla leverantörer som uppfyller de krav och villkor som den upphandlande myndigheten ställt i förfrågningsunderlaget ska godkännas. Tidigare erfarenheter av LOV inom omsorgsnämnden Valfrihetssystem (fritt val) gällande serviceinsatser inom hemtjänsten infördes i Hässleholm kommun Förvaltningen fick 2011 i uppdrag att ta fram föreslag på förfrågningsunderlag gällande omvårdnad och delegerad hälso- och sjukvård. En projektgrupp bildades för detta. I juli 2012 meddelande dåvarande politiska ledning i omsorgsnämnden att LOV omvårdnad skulle läggas på is. Frågan återkom därefter aldrig. En utvärdering av LOV redovisades till omsorgsnämnden i juni Utvärderingen visade att antalet utförare varierat under årens lopp och som mest har det funnits avtal med 8 utförare. Andelen brukarna med serviceinsatser som valt extern utförare har legat på mellan 11-12%. De brukare som även haft behov

342 3(6) av omvårdnadsinsatser har inte kunnat välja utförare, utan där har den kommunala hemtjänsten gått in. Omsorgsförvaltningen har saknat resurser för att fullgöra sitt ansvar kring bland annat uppföljning av de externa leverantörernas verksamhet. För att säkerställa tillfredställande uppföljningsrutiner skulle de administrativa resurserna behövt utökas. De externa utförarna inte haft tillgång till samtliga IT-systemen som finns inom hemtjänsten. De har inte kunnat verkställa beslut och dokumenterat i verksamhetssystemet, vilket skapat en särskild administration kring LOV. Utifrån den begränsade volymen som funnits inom LOV har det inte bedömts motiverat att lösa, utan parallella rutiner har skapats. Vid en större volym måste detta lösas. Under åren som gått har det funnits leverantörer som sagt upp avtalet som utförare av serviceinsatser, eftersom det saknats politisk vilja att utöka valfrihetssystemet till att även omfatta omvårdnadsinsatser. Då omsorgsnämnden skulle fastställa internbudgeten för 2016, saknades 28,6 mnkr (då hänsyn togs till kända pris- och volymförändringar och befarade volymoch vårdtyngdsökningar). Omsorgschefen fick därför i uppdrag att återkomma med åtgärdsförslag för att minska obalansen. Ett av åtgärdsförslagen var att avveckla LOV service. Kommunfullmäktige beslutade att valfrihetssystem avseende serviceinsatser skulle avvecklas. Avtalen med pågående leverantörer sades upp och LOV för serviceinsatser upphör enligt kommunfullmäktiges beslut från Vad ska valfrihetssystemet i Hässleholm kommun omfatta i framtiden? Ur så väl brukar-, medarbetare- och ekonomiskt perspektivet är omsorgschefens bedömning att valfrihetssystemet inom Hässleholm kommun bör omfatta serviceoch omvårdnadsinsatser enligt Socialtjänstlagen samt hemsjukvård enligt hälsooch sjukvårdslagen upp till sjuksköterskenivå. Det skulle bland annat betyda att: - Brukare som önskar välja extern utförare, garanteras samma utförare för samtliga insatser och där med en högre personalkontinuitet. - Är man som brukare missnöjd med en utförare, kan man göra omval och välja en annan utförare. - Varje utförare får ansvar för alla hemsjukvårdsinsatser, det vill säga inte bara delegerad hälso- och sjukvårdsinsatser som diskuterades Det innebär att utföraren ska ha tillgång till sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut. - Legitimerad personal i egen regi behöver inte ansvar för delegeringsutbildningar, delegeringar och uppföljning av de samma hos externa leverantörer. MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) konstaterar i Patient- och kvalitetssäkerhetsberättelsen att antalet delegeringar bland den legitimerade personalen är ojämnt fördelade och att vissa redan har för stort antal delegeringar att följa upp och förnya. Genom att de externa leverantörena får ansvar för hemsjukvården, kommer antalet delegeringar per

343 4(6) delegat inte att öka, utan snarare minska vilket vore positivt ur patient- och kvalitetsäkerhetssynpunkt. - Legitimerad personal som arbetar inom den kommunala hemsjukvården behöver inte avsätta tid för teammöten med externa utförare. I kommuner som endast har LOV för delegerad hälso- och sjukvård, måste de legitimerade personalen ha teammöte med samtliga utförare inom sitt geografiska område, d.v.s. så väl egen regis verksamhet som externa utförare. Detta är tidskrävande och således kostnadsdrivande. - Sett utifrån den externa utförarens perspektiv skapas förutsättningar för en större volym genom ett mer omfattande uppdrag. Det finns anledning att överväga om leverantören ska ansvara för insatser nattetid samt besvara trygghetslarm. Det är en personalkrävande insatser, med tanke på att leverantören behöver ha tillgång till personal dygnet runt, även om man bara har en brukare med beviljade nattinsatser/trygghetslarm och kan försvåra för en leverantör med en mindre volym. Det kan dessutom totalt sett bli kostnadsdrivande för kommunen. Ickevalsalternativ (för brukaren som inte vill välja utförare) är en annan fråga som behöver fastställas i samband med framtagande av förfrågningsunderlag. Sett till biståndshandläggarnas arbete, vore det enklast om egen regi alltid är ickevalsalternativ. Ur likabehandlingssynpunkt bör det fördelas mellan samtliga godkända utförare. Det kräver dock administrativa rutiner, där utgångspunkten måste vara en minimal administration. Rut-tjänster istället för hemtjänst? Efter att kommunfullmäktige beslutat att avveckla LOV för serviceinsatser har omsorgschefen haft möte med samtliga företag med avtal som utförare av serviceinsatser. Flera leverantörer har beskrivit en förändring över tid. Idag är det vanligt att äldre anlitar företaget för serviceinsatser, utan inblandning från kommunen. Den som hade valt en extern utförare anlitar hellre leverantören för en Rut-tjänst, för t ex hjälp att duscha, än att ansökan om insatsen och få den utförd av den kommunala hemtjänsten. Rutavdrag medges till exempel för arbete med omsorg och tillsyn av en person i, eller i nära anslutning till, bostaden eller vid promenader, bankbesök, besök vid vårdcentral eller liknande ärenden. Skattereduktion medges till exempel för hjälp med - skötsel av den personliga hygienen, på- och avklädning, enklare matlagning och liknande personliga bestyr. - att betala räkningar, handla mat tillsammans med personen och högläsning. För många kan en Rut-tjänst vara billigare än att kommunens hemtjänsttaxa. En kommun kan dock aldrig avslå en ansökan med hänvisning till Rut-tjänst.

344 5(6) Ovanstående ger stöd för tanken att LOV i framtiden ska omfatta allt, det vill säga såväl service, omvårdnad och hemsjukvård. Ingen leverantör bör godkännas enbart som utförare av serviceinsatser. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Det är positivt för brukaren att kunna välja utförare. Är en brukare missnöjd med en utförare så har denne möjlighet att välja en annan utförare. Eftersom utförarna inom ett valfrihetssystem endast konkurrera om kvalitet, kan kvaliteten på verksamheten generellt förväntas öka. Barnperspektivet Inga Miljökonsekvenser Det kommer att vara flera utförare som kör inom samma geografiska område, därför kan man anta att totalt antal körda mil kommer att öka. Facklig samverkan Tjänsteskrivelsen redovisas vid förvaltningsövergripande möte den 20 februari Ekonomiska konsekvenser Införande av LOV medför en ökad administration. Nedan är en uppskattad kostnadsökning inom den administrativa avdelningen: Verksamhetscontroller IT-administratör Datorer, telefoner mm Summa 600 tkr 450 tkr 500 tkr tkr Vid införande av LOV kommer även andra funktioner att beröras. Det är dock svårt att i nuläget bedöma om det kommer att medföra behov av personalförstärkningar. Utgångspunkten bör vara att säkerställa tydliga och enkla rutiner och tillgång till it-stöd för att minimera manuella rutiner. Inga beräkningar har gjort av vilka effekter LOV kan få på hemtjänst- och hemsjukvårdskostnaderna totalt sett. Bilagor Inga

345 6(6) Sändlista: Kommunledningskontoret Förtroendevalda revisorerna Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef

346 ORDFÖRANDEFÖRSLAG Datum Diarienummer KLK 2017/58 Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Pär Palmgren Kommunstyrelsens ordförande Motion om ny politisk organisation Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Motionen bifalls enligt följande: 1. Samtliga uppdrag i kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, miljönämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden, tekniska nämnden, barn- och utbildningsnämnden, omsorgsnämnden och socialnämnden återkallas. 2. Kulturnämnden och fritidsnämnden slås ihop till en gemensam nämnd vid namn kultur- och fritidsnämnden. 3. Byggnadsnämnden och miljönämnden slås ihop till en gemensam nämnd vid namn miljö- och byggnadsnämnden. 4. Nyval görs till kommunstyrelsen med 12 ordinarie och 12 ersättare. 5. Nyval görs till kommunstyrelsen av ordförande, 1:e vice ordförande samt 2:e vice ordförande. 6. Nyval görs till byggnadsnämnden, miljönämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden, tekniska nämnden, barn- och utbildningsnämnden, omsorgsnämnden och socialnämnden med 8 ordinarie och 8 ersättare. 7. Nyval görs till byggnadsnämnden, miljönämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden, tekniska nämnden, barn- och utbildningsnämnden, omsorgsnämnden och socialnämnden av ordf, 1:e vice ordf samt 2: vice ordf. 8. Omsorgsnämnden, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden skall ha arbetsutskott (au) om 4 ordinarie och 4 ersättare. 9. Övriga nämnder samt kommunstyrelsen ska enbart ha presidieberedningar. 10. Krisledningsnämnd samt personalutskott ska utgöras av kommunstyrelsens presidium. 11. Byggnadsnämnden och miljönämndens reglementen upphör och ersätts av reglemente för miljö- och byggnadsnämnden. Kommunledningskontoret / Kommunstyrelsen Postadress: Stadshuset, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: 1(6)

347 2 (6) 12. Fritidsnämnden och kulturnämndens reglementen upphör och ersätts av reglemente för kultur- och fritidsnämnden. 13. Socialnämnden, omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden, krisledningsnämnden och kommunstyrelsens reglementen ändras på sätt som framgår av bilaga. 14. Samtliga reglementen gäller från och med Bestämmelser om ersättning för kommunalt förtroendevalda ändras på sätt som framgår av bilaga att gälla från och med Härmed anses det uppdrag som beslutats av kommunfullmäktige slutfört. Sammanfattning Pär Palmgren (M) har i kommunfullmäktige väckt en motion i vilken han föreslår att den politiska organisationens förändras, bland annat genom en minskning av antalet förtroendevalda i nämnder, en sammanslagning av kulturnämnden och fritidsnämnden respektive byggnadsnämnden och miljönämnden samt en övergång från utskott till presidieberedningar för vissa nämnder. Motionen har remitterats till samtliga nämnder som berörs av förslaget, vilka med oppositionens ordförandeförslag till stöd föreslagit att motionen avslås. Beskrivning av ärendet Pär Palmgren (M) har i kommunfullmäktige väckt en motion i vilken han föreslår att det sedan tidigare pågående uppdraget som beslutats i KF, , och som remitterats till KS, dnr. KLK 2016/496, preciseras till nedanstående förslag: - Samtliga uppdrag i KS, BN, MN, FN, KN, TN, BUN, ON, SN återkallas. - BN och MN slås ihop till en gemensam nämnd. - KN och FN slås ihop till en gemensam nämnd. - Nyval görs till KS med 12 ordinarie och 12 ersättare. - Nyval görs till KS av ordförande, 1:e vice ordförande samt 2:e vice ordförande. - Nyval görs till övriga nämnder med 8 ordinarie och 8 ersättare. - Nyval görs till övriga nämnder av ordf, 1:e vice ordf samt 2: vice ordf. - ON, SN, BUN skall ha arbetsutskott (au) om 4 ordinarie och 4 ersättare. - Övriga nämnder samt KS ska enbart ha presidieberedningar. - Krisledningsnämnd samt personalutskott ska utgöras av KS presidie. - Alliansen tar ordförandeskapet eftersom alliansens budgetförslag har antagits. - De 2 övriga blocken tar vardera 1 vice ordförande. - De kommunala bolagen anpassas enbart genom nyval av ordförande och vice ordf. JAV

348 3 (6) - Berörda reglementen och delegationsordningar skall ändras med hänsyn till ovanstående förändringar. - Beslutsförslag ska föreläggas kf senast Kommunfullmäktige beslutade, , 156, att tio utredningsuppdrag skulle tas fram och föreläggas för kommunfullmäktige i juni Ett av dessa tio utredningsuppdrag avsåg "Ny politisk organisation - innebärande färre nämnder, färre förtroendevalda, lägre kostnader''. Som en följd av detta utredningsuppdrag har kommunfullmäktige , 112, beslutat att kommunstyrelsen får i uppdrag att genomföra en översyn av den politiska organisationen samt att utse en arbetsgrupp bestående av en representant från varje parti i kommunfullmäktige. Avrapportering ska ske till kommunstyrelsen november 2016 och mars Ett slutligt förslag ska presenteras och beslutas av kommunfullmäktige senast I motionen föreslås att det i motionen förelagda förslag till politisk organisation också blir det förslag som ska presenteras kommunfullmäktige. Motionen har remitterats till samtliga nämnder som berörs av förslaget, vilka med oppositionens ordförandeförslag till stöd föreslagit att motionen avslås. Nämnderna motiverar i huvudsak sitt ställningstagande genom att hänvisa till det pågående uppdraget gällande översynen av den politiska organisationen. Fritidsnämnden menar vidare att blir ett demokratiunderskott då förslaget är att minska antalet ledamöter i nämnden och arbetsutskottet. Vidare anger fritidsnämnden att samtliga politiker är valda på fyra år, och avslutas dessa uppdrag utan personligt medgivande så anser fritidsnämnden att den demokratiska processen blir störd, och det gagnar inte de medborgare som röstat. Byggnadsnämnden och miljönämnden anger att de inte ser några övervägande fördelar med förslaget, men vilka dessa fördelar är och vad om något som talar mot förslaget preciseras inte. Varken byggnadsnämnden, miljönämnden, fritidsnämnden eller kulturnämnden för fram att de föreslagna sammanslagningarna skulle drabba respektive verksamhet negativt. Nämnderna anses inte framföra några avgörande argument för att motionen ska avslås. Fritidsnämndens invändningar torde innebära att nämndens majoritet har ett motstånd mot en minskad politisk organisation och därmed mot grundsatserna i det uppdrag som kommunfullmäktige givet att minska antalet förtroendevalda och därmed kostnaderna, vilket enligt kommunfullmäktige ska vara utgångspunkten för arbetet med en förändrad politisk organisation. Varje minskning av den politiska organisationen kan inte heller anses få ett demokratiunderskott till följd. Tvärtom kan färre nämnder bidra positivt till en mer effektiv organisation och högre kompetens vilket ger bättre och mer välgrundade beslut. Förslaget anses i huvudsak ligga väl i linje med uppdragets syfte, det vill säga att presentera ett förslag till nämndorganisation som innebär färre nämnder, färre JAV

349 4 (6) förtroendevalda och lägre kostnader. Förslaget innebär att antalet nämnder minskas med två stycken och antalet förtroendevalda (i nämnder/utskott) från 254 till 186 stycken. Mot bakgrund av den juridiska bedömning av förslaget som genomförts föreslås följande punkter i förslaget att avslås. - Personalutskottet ska utgöras av KS presidium. - Alliansen tar ordförandeskapet eftersom alliansens budgetförslag har antagits. - De 2 övriga blocken tar vardera 1 vice ordförande. Även förslaget att de kommunala bolagen anpassas genom nyval av ordförande och vice ordförande bör avslås. Förslag till nya reglementen har tagits fram utifrån förslaget till ny politisk organisation. Fritidsnämndens och kulturnämndens reglementen har slagits ihop. Vid sammanslagningen har fritidsnämndens reglemente inkorporerats i kulturnämndens befintliga. Miljönämnden och byggnadsnämndens reglemente har slagits ihop. Vid sammanslagningen har utgåtts från det förslag till nytt reglemente för byggnadsnämnden som är under politisk behandling (KSAU 23/5 KLK 2016/286). Miljönämndens reglemente har inkorporerats i förslaget till nytt reglemente för byggnadsnämnden. Även vad gäller kommunstyrelsens reglemente har anpassningarna gjorts utifrån förslaget till nytt reglemente som är under politisk behandling (KSAU 23/5 KLK 2017/442). Facklig samverkan Information om motionen och det pågående arbetet med översyn av den politiska organisationen har skett vid central samverkan den 17 februari Information kommer även att ges vid central samverkan den 26 maj Ekonomiska konsekvenser Förslaget till ny politisk organisation innebär minskade kostnader för den politiska organisationen. På finansförvaltningen finns budgeterat omstrukturerings- och effektiviseringsarbete inklusive förändrad politisk organisation på -8 mnkr. Detta ärende får ses som en del av detta arbete. I bilaga 1 finns en uppskattad beräkning av de ekonomiska konsekvenserna av förslaget beräknat på helårseffekten avseende ändrat antal nämnder, minskat antal förtroendevalda och borttagande av kommunstyrelsens arbetsutskott. Beräkningen har inte tagit hänsyn till alla punkterna i motionen (ex. förändringar i arbetsutskotten för ON, SN och BUN, samt att övriga nämnder enbart ska ha presidieberedningar istället för arbetsutskott). JAV

350 5 (6) Bilagor Ekonomisk beräkning Juridiskt utlåtande av förslag till ny politisk organisation Reglemente för kommunstyrelsen, förslag Reglemente för barn- och utbildningsnämnden, förslag Reglemente för tekniska nämnden, förslag Reglemente för socialnämnden, förslag Reglemente för omsorgsnämnden, förslag Reglemente för kultur- och fritidsnämnden, förslag Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden, förslag Reglemente för krisledningsnämnden, förslag Regler för ersättning till kommunalt förtroendevalda Sändlista: Kfs Troman Samtliga nämnder/förvaltningar Kommunchef Revisionen Ekonomichef KLK Redovisningschef KLK Personalavdelning KLK Kommunstyrelsen Pär Palmgren Kommunstyrelsens ordförande JAV

351 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Diarienummer KLK 2017/58 Kommunfullmäktige Handläggare Kanslichef Elisabeth Aidemark Kommunledningskontoret Kansliavdelningen Juridiskt utlåtande av förslag till ny politisk organisation Pär Palmgren (M) har väckt en motion i fullmäktige i vilken han yrkar att kommunfullmäktige ska anta en ny politisk organisation. Förslaget preciseras i 15 punkter. Nedan görs en juridisk bedömning utifrån de aktuella punkterna. - Samtliga uppdrag i KS, BN, MN, FN, KN, TN, BUN, ON, SN återkallas. Kommentar: I 4 kap. 10 a KL första punkten anges att fullmäktige får återkalla uppdragen för samtliga förtroendevalda i en nämnd, om den politiska majoriteten i nämnden inte längre är densamma som i fullmäktige. Enligt andra punkten får uppdragen även återkallas vid förändringar i nämndorganisationen. Även uppdragen för förtroendevalda i styrelsen kan återkallas enligt denna bestämmelse (HFD 2016 ref. 54). I förarbetena nämns avskaffande och nybildning av nämnder som sådana förändringar som regleringen i punkt 2 avser. Högsta förvaltningsdomstolen har behandlat ett ärende som gäller Sundsvalls kommun där kommunfullmäktige beslutade att återkalla uppdragen för samtliga ledamöter och ersättare i socialnämnden (HFD 2016 ref. 53). I det aktuella fallet hade kommunfullmäktige utökat antal ledamöter och ersättare i socialnämnden från 11 till 13, men i övrigt inte gjort några förändringar avseende nämndens uppgifter eller ansvarsområden. Antal nämnder i kommunen i övrigt och fördelningen av uppgifter dem emellan har också varit oförändrade. Enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening kan kommunen genom en så begränsad åtgärd inte anses ha förändrat sin nämndorganisation. HFD kommer därmed till en annan slutsats än underrätterna som båda ansåg att utökandet av antal ledamöter var en förändring som avses i 4 kap. 10 KL. HFD upphävde inte beslutet då överklagandet avsåg en mandatperiod som redan löpt ut. Kommunledningskontoret / Kansliavdelningen Postadress:, Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: 1(4)

352 2(4) Utifrån det aktuella rättsfallet kan man dra slutsatsen att vad gäller de nämnder som avskaffas/nybildas kan återkallande av uppdrag ske. För övriga nämnder som endast berörs genom en minskning av antal ledamöter är rättsläget inte helt klarlagt. HFD uttalar att bestämmelsen om återkallande av uppdrag ska tolkas restriktivt. Rättsfallet tolkas som att förändringar av antalet ledamöter i en nämnd inte kan anses innebära en organisatorisk förändring, vilket får till följd att återkallande av uppdrag inte kan ske (prop. 2016/17:171 s. 315). Det ska dock påpekas att rättsfallet behandlar situationen med en utökning av antal ledamöter i en nämnd. I förslaget till ny organisation sker istället en minskning av antal ledamöter. Minskningen av antal ledamöter är dessutom en del av en större förändring i nämndsorganisationen som helhet. Sakförhållandena i Hässleholm motsvarar således inte helt de som behandlas i rättsfallet. HFD gör inget uttalande som direkt berör situationen med minskning av antal ledamöter som sker i samband med en större förändring av nämndsorganisationen som helhet. Vid en ökning av antal ledamöter kan kommunen trots allt genomföra en sådan förändring utan att återkalla nämnduppdragen. Vid en minskning av ledamöter krävs ett återkallande för att förändringen ska kunna genomföras. Om en sådan förändring inte omfattas av bestämmelsen innebär det att kommunen är förhindrad att under mandatperioden genomföra dylika förändringar. - BN och MN slås ihop till en gemensam nämnd. - KN och FN slås ihop till en gemensam nämnd. Kommentar: Enligt kommunallagen ska det i en kommun finnas kommunfullmäktige, kommunstyrelse, revisorer, valnämnd, överförmyndare alternativt överförmyndarnämnd samt krisledningsnämnd. Därutöver har kommunen stor frihet att organisera sin verksamhet som man vill. En generell princip är att kommunal drift av en verksamhet inte får ligga i samma nämnd som tillsynen över samma verksamhet (3 kap 5 andra stycket i kommunallagen). Bestämmelsen innebär bland annat att en miljönämnd inte kan ha ansvar både för den lokala tillsynen enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen och för driften av kommunala verksamheter som på något sätt är föremål för tillsyn enligt samma lag. Ansvaret för verksamheter som vatten- och avloppsanläggningar, simhallar, avfallsanläggningar, fastighetsförvaltning och kommunal räddningstjänst får alltså inte sortera under samma nämnd som tillsyn över de verksamheterna. SKL har i sin skrift Jäv och beroende (2011), gjort en liten checklista för att se om en miljönämnd lever upp till kraven i lagen. För att leva upp till kraven ska svaret på frågorna vara nej. 1. Ingår kommunens räddningstjänst i nämndens verksamhet? 2. Ingår grundskolan eller gymnasieskolan i nämndens verksamhet? 3. Ingår äldreomsorg eller hemtjänst i nämndens verksamhet? 4. Ingår gatu- och parkskötsel i nämndens verksamhet? 5. Ingår renhållning/avfallshantering i nämndens verksamhet? 6. Ingår el- eller fjärrvärmeverksamhet i nämndens verksamhet? 7. Ingår kommunens va-verksamhet i nämndens verksamhet? 8. Ingår ägande eller förvaltning av kommunens fastigheter i nämndens verksamhet?

353 3(4) Bedömningen är att det inte föreligger någon jävskonflikt för en sammanslagning av miljö- och byggnadsnämnd utifrån dagens reglementen. Upplysningsvis kan också nämnas att kommuner som valt nämnder med stora ansvarsområden (ex. miljö-bygg-teknik) ofta har en myndighetsnämnd som hanterar myndighetsärenden som berör kommunens egna verksamheter. - Nyval görs till KS med 12 ordinarie och 12 ersättare. - Nyval görs till KS av ordförande, 1:e vice ordförande samt 2:e vice ordförande. - Nyval görs till övriga nämnder med 8 ordinarie och 8 ersättare. - Nyval görs till övriga nämnder av ordf, 1:e vice ordf samt 2: vice ordf. Kommentar: Enligt 6 kap 9 KL ska ledamöter och ersättare i en nämnd väljas av fullmäktige till det antal som fullmäktige bestämmer. I styrelsen får antalet ledamöter inte vara mindre än fem och antalet ersättare bör vara lika stort som antalet ledamöter. I övrigt bestämmer kommunfullmäktige över styrelsens sammansättning. Vad gäller övriga nämnder står det kommunfullmäktige fritt att bestämma antalet ledamöter och ersättare. Normalt sätt väljs ledamöter och ersättare till ojämnt antal. Jämna antal ledamöter i ett politiskt organ såsom en nämnd eller styrelsen är mycket ovanligt men förekommer. I exempelvis Stockholms Läns Landsting består Landstingsstyrelsen, Trafiknämnden och Hälso- och sjukvårdsnämnden av 20 ledamöter. - ON, SN, BUN skall ha arbetsutskott (au) om 4 ordinarie och 4 ersättare. Kommentar: Kommunfullmäktige äger frågan om en nämnd ska ha ett utskott enligt 6 kap. 20 KL. Detta innefattar även storleken på utskottet. - Övriga nämnder samt KS ska enbart ha presidieberedningar. - Krisledningsnämnd samt personalutskott ska utgöras av KS presidie. - Alliansen tar ordförandeskapet eftersom alliansens budgetförslag har antagits. - De 2 övriga blocken tar vardera 1 vice ordförande. Kommunfullmäktige äger frågan om en nämnd ska ha ett utskott enligt 6 kap. 20 KL. Om fullmäktige inte har bestämt något om utskott får nämnden själv bestämma om utskott ska finnas. Av 6 kap. 22 KL följer att utskottet ska väljas bland ledamöterna och ersättarna i nämnden. Kravet på att utskottet ska väljas innebär att det inte kan finnas några givna ledamöter i ett utskott. Presidiet kan utgöra utskott om det blivit valda till ledamöter i utskottet. Detsamma gäller som huvudregeln även nämnderna och dess presidium. Det kan inte på förhand bestämmas vem som ska få vilken post utan detta måste väljas av kommunfullmäktige. Följande lydelser strider därmed mot kommunallagen: - Personalutskott ska utgöras av KS presidie. - Alliansen tar ordförandeskapet eftersom alliansens budgetförslag har antagits.

354 4(4) - De 2 övriga blocken tar vardera 1 vice ordförande. Vad gäller krisledningsnämnden är det annorlunda. Det är möjligt för kommunfullmäktige att bestämma att kommunstyrelsen kan utgöra krisledningsnämnd. I Hässleholm är det i nuläget kommunstyrelsens arbetsutskott som utgör krisledningsnämnd. Presidiet är i likhet med utskott och nämnder ett kommunalrättsligt organ. Något hinder att låta presidiet utgöra krisledningsnämnd torde därmed inte finnas. - De kommunala bolagen anpassas enbart genom nyval av ordförande och vice ordf. Kommentar: Kommunfullmäktiges möjligheter att återkalla uppdrag för en enskild förtroendevald är mycket begränsade (4 kap. 10 KL). Styrelseledamöter i ett kommunalt aktiebolag omfattas dock inte av kommunallagens definition av förtroendevalda (4 kap. 1 KL). Dess rättsställning följer istället av aktiebolagslagens regler. Ägaren kan under löpande mandatperiod byta ut en styrelseledamot. I motsats till vad som gäller för förtroendevalda i fullmäktige och kommunala nämnder kan en styrelseledamot i ett aktiebolag avsättas utan formell motivering. - Berörda reglementen och delegationsordningar skall ändras med hänsyn till ovanstående förändringar. Kommentar: Förutom att varje nämnd kan behöva göra anpassningar av sina delegationsordningar måste följande reglementen justeras vid antagande av förslag till ny organisation: Bestämmelser om ersättning för förtroendevalda Samtliga nämnders reglementen med undantag från valnämnden som inte berörs av förslag till ny organisation Kommunstyrelsens reglemente. Kommunledningskontoret Elisabeth Aidemark Kanslichef

355 Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Underrubrik

356 Innehållsförteckning Reglemente för barn- och utbildningsnämnden... 1 Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Barn- och utbildningsnämnden Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: Kommunal författningssamling: KFS A6 Antagen:

357 Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Nämndens verksamhetsområde Nämndens uppgifter 1 Nämnden ansvarar för barnomsorg och utbildning utom vuxenutbildning inom kommunen. Nämnden har därmed ansvaret för följande verksamheter - Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg - Grundskola - Gymnasieskola - Särskola - Musik- och kulturskola Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. 2 Det åligger nämnden härvid bl. a. att - själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden inom nämndens ansvarsområde, - stödja och stimulera arbetet inom nämndens verksamhetsområde genom ett nära samarbete med - myndigheter, föreningar, enskilda och andra, - vara registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över, - i övrigt bevaka och ansvara för de frågor varom kommunfullmäktige särskilt beslutar.

358 Delegering från kommunfullmäktige 3 Nämnden skall besluta i följande grupper av ärenden: - måltidsavgifter vid nämndens matsalar med mera - avgifter vid kommunala musik- och kulturskolan - avgifter för ersättning för inte återlämnat läromedel/skolbiblioteksmaterial i gymnasieskolan - tillämpningsföreskrifter för taxor inom nämndens verksamhetsområde - ersättning vid deltagande i sammanträde med s k intressentsammansatta organ - avtal om tillhandahållande av barnomsorgs- och utbildningsplatser Ansvar och rapporteringsskyldighet 4 Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Nämnden skall regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Förvaltningsorganisation 5 Under nämnden lyder dess förvaltningsorganisation - barn- och utbildningsförvaltningen. Nämndens arbetsformer Sammansättning 6 Barn- och utbildningsnämnden består av elva åtta ledamöter och nio åtta ersättare.

359 Ersättarnas tjänstgöring 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring p.g.a. jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöring en gång under ett sammanträde p.g.a. annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 10 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan deltaga i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättare fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

360 Sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall, om ej i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sex dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, skall bifogas kallelsen. När varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Justering av protokoll 13 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 14 Om en ledamot har reserverat sig mot beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 15 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.

361 Undertecknande av handlingar 16 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschefen eller dennes ställföreträdare. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. Utskott 17 Inom barn- och utbildningsnämnden skall finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet skall bestå av 4 ledamöter och 4 ersättare. 18 Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 19 Ersättare skall närvara vid arbetsutskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av barn- och utbildningsnämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 20 Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 21 De ärenden som skall avgöras av barn- och utbildningsnämnden i dess helhet skall beredas av utskott om beredning behövs. Ordföranden i barn- och utbildningsnämnden eller förvaltningschefen (eller av denne utsedd person) överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut.

362 Ordföranden i barn- och utbildningsnämnden avgör om beredning i utskott av visst ärende är obehövlig.

363 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

364 Reglemente för omsorgsnämnden Underrubrik

365 Innehållsförteckning Reglemente för omsorgsnämnden... 1 Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Omsorgsnämnden Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: Kommunal författningssamling: KFS A11 Antagen:

366 1 (7) Reglemente för omsorgsnämnden Nämndens verksamhetsområde Nämndens uppgifter 1 Omsorgsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten avseende äldreomsorg, funktionsnedsatta och socialpsykiatrin enligt vad som sägs i lag om socialnämnd inom dessa områden och som inte anförtrotts annan nämnd. Omsorgsnämnden har därmed ansvar för verksamheten enligt följande lagstiftning: - Socialtjänstlagen ( SoL). - Lagen om Stöd och Service till vissa funktionshindrade (LSS). - Hälso- och sjukvårdslagen ( HSL). Kommunens uppgifter i ärenden enligt samverkansavtal med socialnämnden. Förebyggande och samordnade sociala insatser för enskilda och grupper i samhället som inte åvilar annan nämnd. Omsorgsnämnden har det yttersta ansvaret enligt 2 kap 2 socialtjänstlagen för de äldre och funktionshindrade som vistas i kommunen om inget annat avtalats med annan nämnd. Omsorgsnämnden är upphandlande myndighet i frågor med stöd av lagen om valfrihetssystem (2008:962). Vid extraordinära insatser i kommunen övertar krisledningsnämnden omsorgsnämndens verksamhetsansvar och anslag. Omsorgsnämnden har vidare ansvar för utdelning från stiftelser inom nämndens ansvarsområde och som inte har anförtrotts annan nämnd. Att nämnden har ansvar för ytterligare verksamheter framgår av 4 i reglementet. 2 Det åligger nämnden härvid att - själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden inom nämndens ansvarsområde

367 2 (7) - stödja och stimulera arbetet inom nämndens verksamhetsområde genom ett nära samarbete med myndigheter, föreningar, enskilda och andra - vara registeransvarig för de personregister nämnden för i sin verksamhet och förfogar över - ansvara för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente - besluta i frågor som rör tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen, 2 kap tryckfrihetsförordningen och med stöd därav meddelade författningar i fråga om handlingar som förvaras hos nämnden - informera om omsorgsnämndens verksamhet - i övrigt bevaka och ansvara för de frågor som kommunfullmäktige särskilt beslutar och som berör omsorgens verksamhet. Förvaltningsorganisation 3 Under omsorgsnämnden lyder dess förvaltningsorganisation, omsorgsförvaltningen. Delegering från kommunfullmäktige 4 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: - Måltidsavgifter vid nämndens enheter mm. - Avgifter för trygghetslarm samt övriga serviceåtgärder. - Avgift för särskild service för psykiskt funktionshindrade. - Tillämpningsföreskrifter för taxor inom nämndens verksamhetsområde. - Ersättning vid deltagande i sammanträde med s.k. intressentsammansatta organ. - Återsända betygshandlingar vid tjänstetillsättning. - Rätten att inom nämndens verksamhetsområde besluta i frågor rörande lagen om valfrihetssystem (2008:962) innefattar rätt att besluta om införande eller avveckling av valfrihetssystem avseende viss verksamhet.

368 3 (7) Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Omsorgsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs och rapporteras i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Omsorgsnämnden ska regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Nämndens arbetsformer Sammansättning 6 Omsorgsnämnden består av 8 ledamöter och 8 ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 7 Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet. Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem beslutade ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 8

369 4 (7) En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordförande 10 Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sex dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

370 5 (7) När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till ett sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Justering av protokoll 13 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 14 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 15 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 16 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschefen eller dennes ställföreträdare. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Ordföranden 17

371 6 (7) Det åligger nämndens ordförande att - med uppmärksamhet följa frågor för omsorgsnämndens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan mellan omsorgsnämnden och kommunens övriga nämnder - representera omsorgsnämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte omsorgsnämnden bestämt annat i ett särskilt fall. Utskott 18 Inom omsorgsnämnden ska finnas ett arbetsutskott. Antalet medlemmar i arbetsutskottet beslutas av omsorgsnämnden. Arbetsutskottet skall bestå av 4 ledamöter och 4 ersättare. 19 Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland arbetsutskottets ledamöter en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 20 Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträde endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av omsorgsnämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. 21 Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 22 Ärenden som ska avgöras av omsorgsnämnden i sin helhet ska beredas av utskottet.

372 7 (7) Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet har beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Ordföranden avgör om beredning i arbetsutskottet av visst ärende är obehövlig. Utskottet beslutar i personärende i enlighet med upprättad delegationsordning.

373 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

374 Reglemente för socialnämnden Underrubrik

375 Innehållsförteckning Reglemente för socialnämnden Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Socialnämnden Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: Kommunal författningssamling: KFS A10 Antagen:

376 1 (7) Reglemente för socialnämnden Nämndens verksamhetsområde Nämndens uppgifter 1 Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten avseende individ- och familjeomsorg enligt vad som sägs i lag om socialnämnd inom dessa områden och som inte anförtrotts annan nämnd. Socialnämnden har därmed ansvar för följande verksamheter: Ekonomiskt bistånd och kompetenshöjande insatser enligt avtal med AK-förvaltningen. Mottagning och introduktion av flyktingar/anhöriginvandring enligt avtal eller som väljer att bosätta sig i kommunen. Kommunens uppgifter för barn, unga och vuxna som behöver stöd och vård enligt socialtjänstlagen, lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga, lagen med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare, lagen om vård av missbrukare i särskilda fall och föräldrabalken i den mån sådan insats inte åvilar barn- och utbildningsnämnden eller omsorgsnämnden. Kommunens uppgifter i ärenden enligt familjerättslig lagstiftning i föräldrabalken, socialtjänstlagen, äktenskapsbalken, ärvdabalken och annan lagstiftning av samma karaktär. Familjerådgivning. Förebyggande och samordnade sociala insatser för enskilda och grupper i samhället som inte åvilar annan nämnd. Särskild vikt ska läggas på förebyggande barn- och ungdomsarbete och att barnperspektivet alltid beaktas. Särskilt stöd och hjälp till dem som varit utsatta för våld eller övergrepp av närstående och till barn som bevittnat våld (familjefridsärenden). Hushållsekonomisk rådgivning/budgetrådgivning och rådgivning enligt skuldsaneringslagen. Brottsförebyggande råd, samordning av drog- och brottsförebyggande arbete. Medlingsverksamhet enligt lagen (2002:445) om medling i anledning av brott. Fördelning av föreningsbidrag och utdelning från stiftelser inom nämndens ansvarsområde och som inte har anförtrotts annan nämnd. Socialnämnden har det yttersta ansvaret enligt 2 kap 2 socialtjänstlagen för dem som vistas i kommunen om inget annat avtalats om ansvarsfördelning med annan nämnd.

377 2 (7) Kommunens uppgifter i ärenden enligt samverkansavtal med omsorgsnämnden. Socialnämnden har ansvar för organisation av kommunens POSOM- ledningsgrupp. Vid extraordinära insatser i kommunen övertar krisledningsnämnden socialnämndens verksamhetsansvar och anslag. Att nämnden har ansvar för ytterligare verksamheter framgår av 4. 2 Det åligger nämnden härvid att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden inom nämndens ansvarsområde stödja och stimulera arbetet inom nämndens verksamhetsområde genom ett nära samarbete med myndigheter, föreningar, enskilda och andra vara registeransvarig för de personregister nämnden för i sin verksamhet och förfogar över ansvara för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar som inte överlämnats till kommunens centralarkiv enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente besluta i frågor som rör tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen, 2 kap tryckfrihetsförordningen och med stöd därav meddelade författningar i fråga om handlingar som förvaras hos nämnden informera om socialnämndens verksamhet i övrigt bevaka och ansvara för de frågor varav kommunfullmäktige särskilt beslutar. Förvaltningsorganisation 3 Under socialnämnden lyder dess förvaltningsorganisation, socialförvaltningen. Delegering från kommunfullmäktige 4 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: Kommunens uppgifter enligt alkohollagstiftningen. Återsända betygshandlingar vid tjänstetillsättning.

378 3 (7) Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Socialnämnden ska se till att verksamheten bedrivs och rapporteras i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Socialnämnden ska regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Nämndens arbetsformer Sammansättning 6 Socialnämnden består av 8 ledamöter och 8 ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 7 Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet. Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem beslutade ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

379 4 (7) 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordförande 10 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sex dagar före sammanträdesdagen.

380 5 (7) Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till ett sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Justering av protokoll 13 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 14 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 15 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 16 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid dennes frånvaro av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschefen eller dennes ställföreträdare. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

381 6 (7) Ordföranden 17 Det åligger nämndens ordförande att med uppmärksamhet följa frågor för socialnämndens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor främja samverkan mellan socialnämnden och kommunens övriga nämnder representera socialnämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte socialnämnden bestämt annat i ett särskilt fall. Utskott 18 Inom socialnämnden ska finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet skall bestå av 4 ledamöter och 4 ersättare. 19 Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland arbetsutskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 20 Ersättare har rätt att närvara vid utskottssammanträden utan att tjänstgöra i den omfattning som nämnden bestämmer. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av socialnämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. 21 Arbetsutskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

382 7 (7) 22 Ärenden som ska avgöras av socialnämnden i sin helhet ska beredas av utskottet. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. När ärendet har beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Ordföranden avgör om beredning i arbetsutskottet av visst ärende är obehövlig. Utskottet beslutar i personärende i enlighet med upprättad delegationsordning.

383 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

384 Reglemente för tekniska nämnden

385 Innehållsförteckning Reglemente för tekniska nämnden... 1 Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Tekniska nämnden Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: Kommunal författningssamling: KFS A8 Antagen:

386 1 (6) Reglemente för tekniska nämnden Nämndens verksamhetsområde Nämndens uppgifter 1 Nämnden ansvarar för kommunens tekniska och fastighetsrelaterade uppgifter. Såsom: mark- och exploateringsverksamhet lokalförsörjning upprättande av underlag, upphandling och projektledning vid ny- och ombyggnader inom nämndens ansvarsområden verka för god trafiksäkerhet och bra trafikmiljö. Förvaltning, drift, underhåll och utveckling av det kommunala fastighetsinnehavet såsom: gatu/vägnätet, inkluderar parkeringsanläggningar, parkeringsövervakning, gatubelysning, gång- och cykelvägar övrig allmän plats mark skog och övrig mark skyddsjakt egna och förhyrda byggnader och lokaler tomter och övrig exploateringsmark olika typer av konstbyggnader t.ex. fontäner kommunens del gällande dikningsföretag, strand- och vattenvård nämnden ansvarar även för kommunens behov av stöd och service vad avser vaktmästerifunktioner, fordonshantering, transporter, städfunktion och underhåll av gator, vägar och parker. Vad gäller barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde skall dock nämnden endast ansvara för verksamhetsvaktmästare inom grundskolan nämnden är kommunens samordnande organ i frågor gällande kommunens lokalförsörjning Nämnden är tillika trafiknämnd och kommunal väghållningsmyndighet. De uppgifter som avses i lagen (1982:129) omflyttning av fordon i vissa fall och lagen (1987:24) om kommunal parkeringsövervakning.

387 2 (6) Bevaka och ansvara för de frågor som kommunfullmäktige särskilt beslutar. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. Delegering från kommunfullmäktige 2 Nämnden skall besluta i följande grupper av ärenden: förhyrning av byggnader, lokaler eller motsvarande för en tid om högst 15 år och/eller ett belopp om kronor per år övrig uthyrning och förhyrning av lokaler ingående i kommunens lokalförsörjning för en tid av högst 15 år upplåta fastighet som tillhör kommunen köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen, med stöd av planoch bygglagen, av fastighet eller fastighetsdel i varje enskilt fall till ett belopp om högst kronor att företräda kommunen vid förrättning enligt fastighetsbildningslagen, ledningsrättslagen och lagen om förvaltning av samfälligheter samt att ansöka om sådan förrättning rivning av byggnader upplåtelse och annat ianspråktagande av gator, parker och övriga allmänna platser genom avtal eller tillämpning av plan- och bygglagen, fastighetsbildningslagen, anläggningslagen eller ledningsrättslagen dels tillförsäkra kommunen rätt till servitut, ledningsrätt eller nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet och medverka till ändring eller upphävande av sådan rätt dels upplåta sådan rätt i gata, park eller annan offentlig plats tolkning och tillämpning av taxor och allmänna bestämmelser inom nämndens verksamhetsområde kommunalt bidrag avseende enskild väghållning kommunalt bidrag avseende strand- och vattenvård kommunalt bidrag avseende bostadsanpassning omdisponering av ekonomiska medel inom nämnd från driftbudget till investeringsbudget.

388 3 (6) Ansvar och rapporteringsskyldighet 3 Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelserna i detta reglemente. Nämnden skall regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Förvaltningsorganisation 4 Under nämnden lyder dess förvaltning - tekniska förvaltningen. Nämndens arbetsformer Sammansättning 5 Tekniska nämnden består av elva åtta ledamöter och nio åtta ersättare. Inom tekniska nämnden skall finnas ett arbetsutskott. Ersättarnas tjänstgöring 6 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

389 4 (6) Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 7 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring p.g.a. jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöring en gång under ett sammanträde p.g.a. annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 8 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 9 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan deltaga i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden p g a sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättare fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 10 Nämnden och dess utskott sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 11 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall, om ej i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet.

390 5 (6) Kallelsen skall sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, skall bifogas kallelsen. När varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Justering av protokoll 12 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 13 Om en ledamot har reserverat sig mot beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 14 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 15 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller av förvaltningschef. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar.

391 6 (6) Presidieberedning 16 Nämndens presidium består av ordförande 1:e och 2:e vice ordförande. Ärenden till nämnden bör beredas vid presidieberedning. Ordföranden avgör om beredning i presidieberedningen av visst ärende är obehövlig. Utskott 17 Nämnden ska inte ha något utskott.

392 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

393 Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Underrubrik

394 Innehållsförteckning Reglemente för kultur- och fritidsnämnden... 1 Diarienummer: [Ange diarienummer] Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: [Ange namn] För revidering ansvarar: [Ange namn] För uppföljning ansvarar: [Ange namn] Dokumentet gäller för: [Ange omfattning] Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: [Ange dokumentnamn] Kommunal författningssamling: [Ange författningsförsamling] Antagen: [Ange datum]

395 1 (5) Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Nämndens verksamhetsområde Nämndens uppgift 1 Nämnden ansvarar för fritidsverksamheten inom kommunen, dock inte för lokalvård och vaktmästeriuppgifter inom verksamheten. Nämnden är också kommunens lotterimyndighet enligt lotterilagen (1982:1011). bibliotek Hovdala slott samt trädhus allmänkulturell verksamhet. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. 2 Det åligger nämnden härvid bl.a. att med uppmärksamhet följa den kulturpolitiska utvecklingen i samhället och fritidsverksamheten i kommunen samt ta initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade för kulturverksamheten främja kulturverksamheten och bedriva sådan verksamhet såväl i egen regi som genom stöd till annan stödja och stimulera arbetet inom nämndens verksamhetsområde genom ett nära samarbete med föreningar, enskilda och studieförbund förvalta konstverk i kommunens samlingar och vara rådgivande vid utsmyckning av allmän plats, bostadsområden och andra bebyggelseområden söka tillgodose behovet av institutioner och lokaler för kulturell verksamhet verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde bevaka plan- och byggnadsfrågor som berör nämndens verksamhetsområde

396 2 (5) bevara och utveckla värdefulla traditioner samt stödja lokalhistorisk forskning och hembygdsvårdande verksamhet främja fritidsverksamheten och bedriva sådan verksamhet såväl i egen regi som genom stöd till annan stödja och stimulera arbetet inom nämndens verksamhetsområde genom ett nära samarbete med föreningar, enskilda och andra, vara registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över i övrigt bevaka och ansvara för de frågor varom kommunfullmäktige särskilt beslutar. Delegering från kommunfullmäktige 3 Nämnden skall besluta i följande grupper av ärenden: utseende av kulturstipendiater och kulturpristagare fastställande av avgifter inom nämndens verksamhetsområde bidrag till kultur- och hembygdsföreningar samt studieförbund biblioteksplan för Hässleholms kommun frågor beträffande avtal om upplåtelse av fastighet samt verksamhetsbidrag till Kulturföreningen Markan avseende tiden fastställande av avgifter inom nämndens verksamhetsområde fastställande av regler mm avseende upplåtelse av nämndens lokaler och anläggningar fastställande av regler för bidrag till föreningar utseende av ledarstipendiater Ansvar och rapporteringsskyldighet 4 Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag och förordning samt bestämmelserna i detta reglemente.

397 3 (5) Nämnden skall regelmässigt till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Förvaltningsorganisation 5 Under nämnden lyder kulturförvaltningen och förvaltningsorganisationen Hässleholms Fritid. Nämndens arbetsformer Sammansättning 6 Kultur- och fritidsnämnden består av nio åtta ledamöter och sju åtta ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare som inte tjänstgör i ledamots ställe äger rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring p.g.a. jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sen ärendet har handlagts.

398 4 (5) En ledamot som avbrutit tjänstgöring en gång under ett sammanträde p.g.a. annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 10 Om varken ordföranden eller vice ordförandena kan deltaga i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättare fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall, om ej i särskilt fall annat förfarande påkallas av omständigheterna, vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall sändas till ledamöter och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sex dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. När varken ordföranden eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta.

399 5 (5) Justering av protokoll 13 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 14 Om en ledamot har reserverat sig mot beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före justeringen av protokollet. Delgivning 15 Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller under nämnden lydande förvaltningschef. Undertecknande av handlingar 16 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller av förvaltningschef. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. Presidieberedning 17 Nämndens presidium består av ordförande 1:e och 2:e vice ordförande. Ärenden till nämnden bör beredas vid presidieberedning. Ordföranden avgör om beredning i presidieberedningen av visst ärende är obehövlig. 18 Nämnden ska inte ha något utskott.

400 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

401 Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden

402 Innehållsförteckning Nämndens uppgifter... 2 Allmänt om nämndens uppgifter... 2 Delegering från kommunfullmäktige... 3 Förvaltningsorganisation... 3 Uppdrag och verksamhet... 3 Organisation inom verksamhetsområdet... 4 Personalansvar... 4 Personuppgifter... 4 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige... 4 Information och samråd... 4 Arbetsformer... 4 Sammansättning... 4 Tidpunkt för sammanträden... 4 Kallelse... 5 Sammanträde på distans... 5 Närvarorätt... 5 Ordföranden... 6 Presidium... 6 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden... 6 Förhinder... 6 Ersättares tjänstgöring... 6 Jäv, avbruten tjänstgöring... 7 Reservation... 7 Justering av protokoll... 7 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m Delgivningsmottagare... 7 Undertecknande av handlingar... 7 Presidieberedning

403 1 (8) Diarienummer: Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: [Ange namn] Dokumentet gäller för: [Ange omfattning] Giltighetsperiod: Tillsvidare Ersätter: Kommunal författningssamling: Antagen: [Ange datum]

404 2 (8) Nämndens uppgifter Allmänt om nämndens uppgifter 1 Nämnden ansvarar för att a) kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet fullgörs samt för kommunens sjökalkningsverksamhet. Nämnden har vidare samordningsansvar för arbetet med det kommunala miljöskyddsprogrammet. Nämnden har även ansvar för tillsynen enligt tobakslagen (1993:581). b) kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsverksamheten enligt plan och bygglagen utförs. Nämnden utför också de övriga uppgifter som enligt annan lag ska utföras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsverksamheten. Nämnden utför även kommunens åtagande som kommunal lantmäterimyndighet. Nämnden svarar även för kommunens centrala statistikfunktion samt GIS och mätningstekniska verksamhet. Vid extraordinära händelser i kommunen övertar krisledningsnämnden nämndens verksamhetsansvar och anslag. 2 Nämnden ska - uppmärksamt följa utvecklingen inom kommunen i miljö- och hälsoskyddshänseende och därvid utarbeta de förslag som är påkallade samt medverka i planering där miljö- och hälsoskyddsfrågor berörs, - samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör miljö- och hälsoskyddsområdet, - lämna allmänheten råd och upplysningar i frågor som rör nämndens ansvarsområde, - se till att erforderlig översiktlig fysisk planering bedrivs, såsom kommuntäckande och fördjupad översiktsplanering inklusive tillägg till översiktsplanen. I detta ingår även framtagande av strategier, planer och program som kan ingå i, eller vara underlag till kommunens översiktsplaner, - ansvara för att riktlinjer för bostadsförsörjningen tas fram, - se till att erforderlig detaljplaneläggning äger rum, - planera för god utformning och gestaltning av offentlig miljö, - planera och projektleda kommunala natur- och vattenvårdsprojekt, - se till att prövning sker av dispenser, samråd samt tillsyn inom strandskyddade område, - se till att kartproduktion, befolkningsstatistik och prognoser sker i den omfattning som erfordras för den samlade kommunala verksamheten,

405 3 (8) - se till att uppgifter i egenskap av kommunal lantmäterimyndighet utförs på sätt som föreskrivs i lag m.m. Delegering från kommunfullmäktige 3 Nämnden ska besluta i följande grupper av ärenden: 1. Utse miljöpristagare. 2. Anta eller upphäva ny eller ändrad detaljplan a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag, och b. som i annat fall inte är av principiell betydelse eller av större vikt. Nämndens befogenhet innefattar också rätt att förlänga eller förnya detaljplaners genomförandetid (4 kap PBL). Nämnden har däremot inte rätt att ändra eller upphäva detaljplan före genomförandetidens utgång då fastighetsägare, vars fastighet berörs, bestrider åtgärden. Nämnden har även rätt att vid antagande av detaljplan enligt första punkten besluta om utökning av VA-verksamhetsområde för vatten, spillvatten och dagvatten när detta är nödvändigt för planens genomförande. 3. Anta eller upphäva nya eller ändrade områdesbestämmelser a. som överensstämmer med fullmäktiges beslut avseende översiktsplanen eller motsvarande översiktligt beslutsunderlag, och b. som i annat fall inte är av principiell betydelse eller av större vikt. 4. Påkalla fastighetsreglering som behövs för att mark och vatten skall kunna användas för bebyggelse på ett ändamålsenligt sätt. 5. Påkalla fastighetsbestämning såvitt gäller område med detaljplan eller områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser. 6. Påkalla förrättning enligt anläggningslagen. 7. Besluta om namn på kvarter, gator, torg, parker och annan allmän platsmark enligt detaljplan samt verkställa adressättning för samhällets behov. Förvaltningsorganisation 4 Under nämnden lyder miljökontoret och stadsbyggnadskontoret. Lantmäterimyndigheten i Hässleholms kommun är inordnad under stadsbyggnadskontoret. Uppdrag och verksamhet 5 Nämnden ska följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att

406 4 (8) nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 8 i kommunsstyrelsens reglemente. Personuppgifter 8 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 9 Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur den har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till den i reglemente, genom finansbemyndigande. Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till den har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Nämndens redovisning lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Information och samråd 10 Nämnden ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Arbetsformer Sammansättning 11 Nämnden består av åtta ledamöter och åtta ersättare. Tidpunkt för sammanträden 12 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos

407 5 (8) ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 13 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 14 Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tio dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. Närvarorätt 15 Ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskott har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

408 6 (8) Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 16 Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Förhinder 19 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Sekreteraren ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 20 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

409 7 (8) Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 21 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Reservation 22 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 23 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 24 Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta kommunstyrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 25 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 26 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

410 8 (8) Presidieberedning 27 Nämnden får inrätta utskott. Inom nämnden ska finnas en presidieberedning som består av nämndens presidium. Ärenden till nämnden bör beredas vid presidieberedning. Ordföranden avgör om beredning i presidieberedningen av visst ärende är obehövlig. Inom ett utskott väljer nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Ut-skottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i nämnden avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. 28 Nämnden ska inte ha något utskott.

411 Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx

412 S Krisledningsnämnden Reglemente Re

413 Diarienummer: 2015/ Fastställt den: Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Alla nämnder och förvaltningar Giltighetsperiod: Tillsvidare Antagen: Kommunfullmäktige Ersätter: Kommunfullmäktige: Kommunal författningssamling: A 12 2

414 Reglemente för krisledningsnämnden Hässleholms kommun Utöver det som föreskrivs om krisledningsnämnden i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid gäller bestämmelserna i detta reglemente. I övrigt tillämpas kommunallagens (1991:900) bestämmelser. 1 Krisledningsnämndens uppgifter Krisledningsnämnden utgör kommunens högsta ledning under extraordinära händelser i fredstid, då ordinarie/normala resurser är otillräckliga för att samhällets basfunktioner ska fungera på lägsta acceptabla nivå. Krisledningsnämnden skall fullgöra den ledningsfunktion som enligt lag ankommer på kommunen vid extra ordinära händelser i fredstid Med extraordinär händelse avses: en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting (4 SFS 2006:544). Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de ramar och den krisledningsplan som fullmäktige har antagit, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Vid en extraordinär händelse äger krisledningsnämnden rätt att ta i anspråk de förvaltningsresurser som den begär. Dock skall krisledningsnämnden se till att samhällsviktig verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige angett, bestämmelser i detta reglemente samt de föreskrifter som kan finnas i lag eller annan författning. Krisledningsnämnden ska inom kommunens geografiska område verka för, att de åtgärder som vidtas av olika aktörer för krishantering och informationen till allmänheten under en extraordinär händelse i fredstid samordnas. 2 Övertagande av övriga nämnders verksamhetsområden Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens omfattning och art. Ett sådant beslut skall omgående sändas till den nämnd som berörs. Krisledningsnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden som faller under nämndens verksamhetsområde, med rätt att på kommunens vägnar träffa överenskommelser och betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal. Krisledningsnämnden bör, om det är möjligt med hänsyn till rådande situation, samråda med berörd nämnd innan beslut fattas inom ordinarie nämnds ansvarsområde. 3

415 3 Bistånd mellan kommuner och mellan kommuner och landsting Kommunen får på begäran lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid samt bistå annan kommun eller annat landsting med hälso- och sjukvårdsresurser vid extraordinär händelse i omfattning enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763). Om bistånd har lämnats har kommunen rätt till skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget. När en enskild persons vistelse i en kommun är föranledd av en extraordinär händelse, har vistelsekommunen rätt till ersättning från den kommun som drabbats av den extraordinära händelsen. Krisledningsnämnden kan under en extraordinär händelse besluta om begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av händelsen. 4 Uppgifter enligt övrig speciallagstiftning Krisledningsnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. För krisledningsnämndens eventuella utlämnande av information, gäller den sekretess, som skulle ha gällt i den ordinarie nämndorganisationen. Vidare får den som deltar eller har deltagit i kommunens verksamhet med beredskap för eller åtgärder under extraordinära händelser inte röja eller utnyttja vad han eller hon därigenom har fått veta om; 1. förhållanden av betydelse för att förebygga och hantera fredstida kriser, 2. förhållanden av betydelse för totalförsvaret eller rikets säkerhet i övrigt, 3. en enskild persons ekonomiska förhållanden, eller 4. ett företags affärs- eller driftsförhållanden. Nämnden är också registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet förfogar över och ansvarar också för vård och förvaltning av verksamhetens arkivhandlingar enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente. 5 Krisledningsnämndens arbetsformer Kommunstyrelsens presidium är krisledningsnämnd. Krisledningsnämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Ledamöter respektive ersättare är samma personer som är ledamöter respektive ersättare i kommunstyrelsens arbetsutskott. Krisledningsnämnden skall kunna verka under långt över tiden utdragna händelser vilket kan innebära skifttjänstgöring. Krisledningsnämndens administration ombesörjs genom kommunledningskontoret. 4

416 6 Rapportering och uppföljning Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Krisledningsnämnden ska vid en extraordinär händelse ge länsstyrelsen, eller annan myndighet som regeringen bestämmer, lägesrapporter och information om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt om vidtagna och planerade åtgärder. 7 Avveckling av verksamhet När förhållandena medger ska krisledningsnämnden besluta, att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen får besluta att krisledningsnämndens verksamhet skall avvecklas och att den anpassade organisationen skall återgå till normal organisation. Ett sådant beslut kan fattas även om den extraordinära händelsen fortfarande pågår. Om ett sådant beslut fattats återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Efter det att krisledningsnämnden varit inkallad ska skriftlig redovisning av händelseförlopp, kostnader samt utvärdering lämnas till fullmäktigesammanträde så snart som möjligt. Fullmäktige beslutar om en nämnd som genom krisledningsnämndens övertagande av denna nämnds beslutsrätt ska kompenseras för oförutsedda kostnader vilka uppstått genom beslut av krisledningsnämnden. 8 Inkallande av krisledningsnämnd Det åligger krisledningsnämndens ordförande att: Besluta om när extra ordinär händelse föreligger. Bestämma när krisledningsnämnden skall kallas in. Om så behövs, innan krisledningsnämnden har samlats, fatta nödvändiga beslut. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Främja samverkan mellan krisledningsnämnden och kommunens övriga nämnder. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och den till åldern äldste ledamoten i nämnd ordning. 5

417 Reglemente för kommunstyrelsen

418 Innehållsförteckning Kommunstyrelsens övergripande uppgifter... 1 Allmänt om styrelsens uppgifter... 1 Ledningsfunktionen och styrfunktionen... 1 Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen... 1 Kommunstyrelsens övergripande uppgifter... 1 Företag och stiftelser... 2 Kommunalförbund... 3 Ekonomi och medelsförvaltning... 3 Delegering från fullmäktige... 3 Personalpolitiken... 3 Uppföljningsfunktionen... 4 Kommunstyrelsens uppföljning... 4 Förvaltningsorganisation... 4 Särskilda uppgifter... 4 Processbehörighet... 4 Räddningstjänst... 4 Krisledning och höjd beredskap... 5 Arbetsmarknad och kompetensutveckling... 5 Arbetslöshetsnämnd... 5 Arkivmyndighet... 5 Anslagstavla och webbplats... 5 Författningssamling... 5 Uppdrag och verksamhet... 5 Organisation inom verksamhetsområdet... 5 Personalansvar... 5 Personuppgifter... 5 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige... 5 Information och samråd... 6 Arbetsformer... 6 Sammansättning... 6 Tidpunkt för sammanträden... 6

419 Kallelse... 6 Sammanträde på distans... 7 Närvarorätt... 7 Ordföranden... 7 Presidium... 8 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden... 8 Kommunalråd... 8 Förhinder... 8 Ersättares tjänstgöring... 8 Jäv, avbruten tjänstgöring... 8 Reservation... 9 Justering av protokoll... 9 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m Delgivningsmottagare... 9 Undertecknande av handlingar... 9 Utskott... 9 Närvarorätt i nämnder Diarienummer: KLK 2017/442 Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För uppföljning ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Kommunstyrelsen Giltighetsperiod: Tillsvidare Ersätter: Reglemente för kommunstyrelsen Kommunal författningssamling: A 2 Antagen: [Ange datum]

420 1 (11) Kommunstyrelsens övergripande uppgifter Allmänt om styrelsens uppgifter 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Kommunstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Kommunstyrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (styrfunktion). Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion). Kommunstyrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (1991:900) (KL) och annan lagstiftning. Ledningsfunktionen och styrfunktionen Allmänt om ledningsfunktionen och styrfunktionen 2 Kommunstyrelsen utövar uppsikt över samordningen mellan nämnderna och ansvarar för beslut om gränsdragningen mellan nämndernas kompetens. Kommunstyrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls. Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 3 Kommunstyrelsen ska 1. leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, 2. göra framställningar i målfrågor som inte är förbehållna annan nämnd, 3. ha hand om de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd, 4. utöva uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders beslut, 5. kontinuerligt följa verksamheten i övriga nämnder, 6. ansvara för dialogträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna. 7. upprätta förslag till program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare, 8. ha ett övergripande ansvar för interna säkerhetsfrågor i kommunen. 9. hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs,

421 2 (11) 10. ansvara för utformning och utveckling av kommunens system för intern kontroll i enlighet med vad fullmäktige särskilt beslutar, 11. bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige i enlighet med kommunallagen, 12. verkställa fullmäktiges beslut, om fullmäktige inte beslutat annat Om fullmäktige inte har beslutat något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska handlägga ska beredas. Kommunstyrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. Vidare ska kommunstyrelsen 13. ha hand om kommunens personaladministrativa system, ekonomisystem, dokumentoch ärendehanteringssystem, e-postsystem, IT-system, kommunikationssystem, skaderapporteringssystem, passersystem och förtroendemannaregister, 14. leda och samordna utvecklingen av kommunens övergripande IT-system, 15. leda och samordna arbetet med att effektivisera administrationen, 16. leda och samordna utvecklingen av den kommunala demokratin, 17. leda och samordna mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls, 18. leda och samordna arbetet med att främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen, inklusive utvecklingen av ett gott företagsklimat, 19. ha hand om folkhälsofrågor, 20. leda och samordna utvecklingen av kommunens upphandlingsverksamhet så att kommunens ekonomiska och övriga intressen tillvaratas. Kommunstyrelsen ansvarar vidare för kommunövergripande upphandlingar. Företag och stiftelser 4 Kommunstyrelsen ska 1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, 2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade, 3. ansvara för regelbundna möten mellan styrelsen och företagsledningarna/stiftelseledningarna, 4. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b KL är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser kommunen äger eller har intresse i,

422 3 (11) 5. årligen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, 6. svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunalförbund 5 Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Ekonomi och medelsförvaltning 6 Kommunstyrelsen ska 1. ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa av fullmäktige meddelade föreskrifter för denna. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar, 2. ha hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att - se till att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett, - handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. Delegering från fullmäktige 7 Kommunstyrelsen beslutar i följande grupper av ärenden: 1. upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt, 2. i mål och ärenden där kommunstyrelsen för kommunens talan, med för kommunen bindande verkan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av taxor och bestämmelser inom kommunstyrelsens verksamhetsområde, 4. tillstånd att använda kommunvapnet, 5. avgivande av yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460). Kommunstyrelsen beslutar också om yttranden som ankommer på kommunfullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige. Kommunstyrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet. Personalpolitiken 8 Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att:

423 4 (11) 1. med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, 2. förhandla å kommunens vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden, 3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare; 4. besluta om stridsåtgärd, 5. lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Uppföljningsfunktionen Kommunstyrelsens uppföljning 9 Kommunstyrelsen ska 1. övervaka att av fullmäktiges fastställda mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna, 2. övervaka att kommunens löpande förvaltning i övrigt sköts lagligt och ekonomiskt, 3. följa hur den interna kontrollen sköts i nämnderna, 4. två gånger per år rapportera till fullmäktige hur kommunens samtliga verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, 5. inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv, 6. före den 1 april varje år lämna fullmäktige en redovisning över de motioner som kommit in till fullmäktige till och med året innan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige. Förvaltningsorganisation 10 Under kommunstyrelsen lyder kommunledningskontoret, förvaltningen för arbetsmarknad och kompetensutveckling samt räddningstjänsten. Särskilda uppgifter Processbehörighet 11 Kommunstyrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet. Räddningstjänst 12 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens räddningstjänst och de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den nämnd som svarar för räddningstjänsten samt övergripande säkerhetsfrågor.

424 5 (11) Krisledning och höjd beredskap 13 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap (krisledningsnämnd). Krisledningsnämndens verksamhet regleras i särskilt reglemente. Arbetsmarknad och kompetensutveckling 14 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens verksamheter inom arbetsmarknadsåtgärder och utbildning för vuxna. Arbetslöshetsnämnd 15 Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd enligt lagen (1944:475) om arbetslöshetsnämnd. Arkivmyndighet 16 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i av fullmäktige antaget arkivreglemente. Anslagstavla och webbplats 17 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens anslagstavla. Kommunstyrelsen samordnar innehållet i och ansvarar för kommunens externa och interna webbplats. Författningssamling 18 Kommunstyrelsen ansvarar för att uppdatera den kommunala författningssamlingen och se till att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form. Uppdrag och verksamhet 19 Kommunstyrelsen ska följa vad som anges i lag eller annan författning. Den ska följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att kommunstyrelsen ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Organisation inom verksamhetsområdet 20 Kommunstyrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 21 Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sina förvaltningar. Samtliga nämnders förvaltningschefer anställs av styrelsen. Kommunstyrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Personuppgifter 22 Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 23 Kommunstyrelsen ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Kommunstyrelsen ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem

425 6 (11) i reglemente, genom finansbemyndigande. Kommunstyrelsen ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Nämndernas redovisning lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Information och samråd 24 Kommunstyrelsen och kommunalråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Kommunstyrelsen beslutar om formerna för samrådet. Arbetsformer Sammansättning 25 Kommunstyrelsen består av ledamöter och ersättare. Tidpunkt för sammanträden 26 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. Kallelse 27 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

426 7 (11) I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Sammanträde på distans 28 Kommunstyrelsen får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 10 dagar i förväg anmäla detta till styrelsens sekreterare. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans. Närvarorätt 29 Kommunstyrelsen får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i styrelsen att närvara vid sammanträde med styrelsen för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om styrelsen beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Ordföranden 30 Det åligger ordföranden att 1. leda styrelsens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall.

427 8 (11) Presidium 31 Kommunstyrelsens presidium ska bestå av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 32 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter. Kommunalråd 33 Kommunstyrelsens ordförande och 1:e vice samt 2:e vice ordförande benämns kommunalråd. Kommunalråd ska ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Förhinder 34 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunledningskontorets kansliavdelning. Kansliet bör underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. Ersättares tjänstgöring 35 Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Jäv, avbruten tjänstgöring 36 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

428 9 (11) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Reservation 37 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 38 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. 39 Kommunstyrelsen ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. Delgivningsmottagare 40 Delgivning med kommunstyrelsen sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 41 Skrivelser, avtal och andra handlingar från kommunstyrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren eller kommunchefen eller annan under styrelsen hörande förvaltningschef. Vid förfall för ordföranden inträder en vice ordförande. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Utskott 42 Inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott och ett personalutskott. Respektive utskott ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare. Utskottet ska bestå av kommunstyrelsens presidium och tre ersättare. Kommunstyrelsen väljer för den tid styrelsen bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag för längre tid får kommunstyrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av kommunstyrelsen vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.

429 10 (11) Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. Ordföranden eller kommunchefen överlämnar sådana ärenden till utskottet. Ordföranden bestämmer föredragningslistan till utskottet. Ordföranden i kommunstyrelsen avgör om beredning i utskott i visst ärende är obehövlig. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. Presidieberedning Inom kommunstyrelsen ska finnas en presidieberedning som består av styrelsens presidium. Ärenden till nämnden bör beredas vid presidieberedning. Ordföranden avgör om beredning i presidieberedningen av visst ärende är obehövlig.en. Närvarorätt i nämnder 43 Ledamot i arbetsutskottet Presidiet får närvara vid sammanträden med kommunens nämnder och delta i överläggningarna men inte i besluten. De har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Närvarorätten gäller även sammanträden med nämndsutskott.

430 11 (11) Hässleholms kommun Stadshuset Hässleholm vx