www.pwc.se Revisionsrapport INTERN STYRNING OCH KONTROLL Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016 SOCIAL OCH ARBETSMARKNADS NÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer
Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 3 1.3. Kontrollmål... 3 1.4. Avgränsning och metod... 3 1.5. Resultat... 4 1.6. Bedömning... 5 Bilaga 1 och 2 Enkätresultat och lämnade kommentarer Juni 2016 1 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping 1. Inledning 1.1. Bakgrund Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande granskning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna Målsättning med interna kontrollen Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intressenters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroendekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett negativt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter. Konsekvenser Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verksamhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drabbas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar. Viktiga förutsättningar Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande styr- och kontrollmiljö. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar. Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen. En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktiviteter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exempel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga. För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk uppföljning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser). Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?). Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer. Juni 2016 2 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping 1.2. Syfte Granskningen syftar till att: Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge underlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete. 1.3. Kontrollmål Kontrollområden. Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö? Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet? Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)? Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning? För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport. 1.4. Avgränsning och metod Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll). Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsalternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort. I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen. Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi tillsammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation redovisat resultatet för social- och arbetsmarknadsnämnden. Juni 2016 3 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping 2. Resultat Resultatet av webbenkäten för social och arbetsmarknadsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 15 förtroendevalda i nämnden och 9 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i nämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer. bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Social- och arbetsmarknadsnämnd Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner regler information Värdegrunder och etiska Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra värderingar Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och Risker för oegentligheter ansvar Rapportering och uppföljning För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svagaste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat. Juni 2016 4 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll Social och arbetsmarknadsnämnden Lidköping 3. Bedömning Social och arbetsmarknadsnämndens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort behov av ytterligare analys och åtgärder. Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att nämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och sina egna kunder påverkas av noterade brister. Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för Social- och arbetsmarknadsnämnden. Juni 2016 5 av 5 Lidköpings kommun PwC
NÄMND Mål och övergripande styr - och kontrollmiljö Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen BILAGA 1 Social- och arbetsmarknadsnämnd Social- och arbetsmarknadsnämnd Social- och arbetsmarknadsnämnd Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Kunskap om lagar och regler Värdegrunder och etiska värderingar Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner information Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 1
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kommunicerade krav och mål Förtroendevald Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Social- och arbetsmarknadsnämnd De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 2
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kunskap om lagar och regler Social- och arbetsmarknadsnämnd Förtroendevald Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Värdegrunder och etiska värderingar Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 3
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Social- och Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar Förtroendevald Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 4
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Social- och arbetsmarknadsnämnd Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Förtroendevald Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt? De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 5
Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker Förtroendevald Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens Aanalys av IT -relaterade interna kontrollplan risker Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd Social- och arbetsmarknadsnämnd Analyser av IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 6
Risk och kvalitetsarbete Kvalitetsarbete och förbättringsarbete Social- och arbetsmarknadsnämnd Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Risker för oegentligheter Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 7
Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Social- och arbetsmarknadsnämnd Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Förebygga o upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 8
Kommunikation och information Kommunikation Social- och arbetsmarknadsnämnd Förtroendevald Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året. Extern och intern information Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 9
Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser Social- och arbetsmarknadsnämnd Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Jämförelser med andra Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Uppföljning av kvalitetsarbetet Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 10
Åtta av de starkaste visas Frågor med starkare resultat Förtroendevald Social- och arbetsmarknadsnämnd Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt? Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 11
Frågor med starkare resultat Åtta av de starkaste visas Social- och arbetsmarknadsnämnd Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 12
Frågor med svagare resultat Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Förtroendevald Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. Social- och arbetsmarknadsnämnd De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 13
Frågor med svagare resultat Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Social- och arbetsmarknadsnämnd Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 14
Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar Social- och arbetsmarknadsnämnd Analyser och hantering av risker Kompetensförsörjning 4 IT-relaterade risker Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Risker i omvärlden Förebygga o upptäcka 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Kommunicerade krav,mål Kommunikation Kunskap om lagar och regler Kvalitetsarbetet Kontrollaktiviteter ekonomi Tydlighet i roller och ansvar Extern och intern information Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Uppföljning av kvalitetsarbetet Utvärderingar och avvikelser Alla i kommunen Social- och arbetsmarknadsnämnd Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 15
Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 16
Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen Bilaga 2 Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde) 2016-06-14 Social- och arbetsmarknadsnämnd Social- och Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De fastställda verksamhetsmål, lagar Det ger möjlighet att arbeta i rätt riktning, etc som finns för min verksamhet är men det går inte alltid tillräckligt fort möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Flera av målen har en längre horisont än innevarande år. Frågan är felformulerad, bör stå "verksamhets (del-)mål för innevarandeår"... resurser som disponeras i år. Då blir svaret "instämmer helt" I vår verksamhet finns det flera betydande delar som är lagstyrda och är tvingande även om budgeten inte räcker till ibland. De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra De styrande dokumenten är noggrant utarbetade men inte synkroniserade, du vet inte alltid hur de står mot varandra Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 1
Tjänstem./Förtroendev. Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Enligt min uppfattning är våra styrande Finns alltid förbättrings potensial dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Vi arbetar på att bli bättre på detta i förvaltningen, gäller att "översätta" till de olika verksamhetsdelarna och ner till individnivå, enl min uppfattning hyggligt bra till enhetschefsnivå men vi kan bli bättre Förutom budget finns det tydliga Det FINNS tydliga mål/krav, men det finns krav/mål fastställda för min verksamhet. för många, dvs urvalet är för rikligt så sikten grumlas. *Frågan är kvantitativ, borde formuleras kvalitativ. För många mål även på denna nivå, målvärden är inte alltid relevanta för det man vill uppnå, bara något som är mätbart, riktningen är viktigare Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 2
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag känner till var jag återfinner våra Alla förvaltningens finns i styrande dokument ledningssystemet Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad För många nivåer och olika mål, indikatorer! Förtroendevald De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) På grund av de stora flyktingströmmarna av ensamkommande barn är arbetsbördan för socialsekreterare så stor att det kan vara svårt att hinna med föreskrivna regler för kvalitetsuppföljning En brist som känns olustig. Kanske måste man sänka kraven när det uppstår krislägen som nu? Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. Svårigheter med bostadssituationen för flyktingar. Svårt Att hitta sysselsättning Arbete för flyktingar. Upplever brister I samarbetet med arbetsförmedlingen. Drogproblem bland ungdomar ökar. Socialförvaltningen borde få anställa fler Fältsekreterare Åtgärder kunde vara tydligare Kunskap om lagar och regle Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Om jag själv känner att jag inte är helt på de lagar och regler som gäller inom mitt område så använder jag de sakkunniga som finns i kommunen eller genom de tjänster vi köper tex JP socialnet Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 3
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kunskap om lagar och regle Förtroendevald Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräcklig information och Saknar information om familjehem. Vilka kunskap om nämndens uppdrag och driver familjehem hur sker uppföljningen ansvar enligt nämndens reglemente av de placerade ut. Finns behandlingsprogram? Tydlighet i roller och ansvar Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Formellt sett ganska tydligt, i praktiken svårt. Det finns frågor som är mer "laddade" där politik är mer inblandade i som är på hur-nivån som man ska ha respekt för som tjänsteman. Samtidigt lika viktigt med det omvända. Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Borde vara mer I vissa processer känns det ibland som att det är klart innan vi börjar. På förvaltningsnivå gör jag det i stort sett men inte på kommunnivå, då det är cement väggar mellan förvaltningarna. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 4
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Tydlighet i roller och ansvar Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Vi har en tydlig och väl fungerande Kan bli ännu tydligare, men det betyder ansvars- och arbetsfördelning inom vår också att vi måste kunna vara än mer förvaltning/kommun flexibla för att lösa nya problem som går utöver de befintliga ansvarsfördelningarna. Vi måste tänka att problemet ska lösas gemensamt istället för att om möjligt bli av med det till någon annan förvaltning el beslutsnivå. Även med en tydlig ansvarsfördelning måste det kunna vara möjligt att bistå varandra utan det ska vara ekonomiska förhandlingar först! Värdegrunder och etiska vä Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Prioriterat inom min förvaltning, skulle vara mer samordnat på kommunnivå. Vi skulle kunna bli bättre på både intern och extern samverkan och få ett annat lösningsfokus om vi hade en tydligare gemensam värdegrund, till och med få till effektivare resursanvändning och bättre insatser för den enskilde på förvaltningsnivå är det väldigt tydligt men inte på kommunnivå. Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Det har väl hänt men skulle inte säga att det är med kontinuitet. Rapportering och uppföljnin Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Har ingen egen verksamhet Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 5
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Rapportering och uppföljnin Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Den uppföljning vi gör för att se hur vi Vi skulle behöva bli bättre på att dra mer når vår/min verksamhets mål är slutsatser, våga göra omställningar tillräckligt bra. Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Nyligen reviderat processen för att bli bä'ttre Förtroendevald Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Nä, det är sämre med återkopplingen här tycker jag. Å andra sidan har jag bara suttit ett år så mycket av det jag varit med och delegerat är väl inte helt eller delvis implementerat. De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Nja, i mån av tid. Det är ofta lite pressat schema och då får sån information stryka på foten. Helt ärligt förstår jag inte att det finns tidsramar för verksamhet i nämnd. Man är väl färdig först när allt är behandlat som skall behandlats? Vid enstaka tillfällen kommer en sekretesshandling på sittande bord till nämnden men väldigt sällan. De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Det får man ju hoppas att det är riktigt. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 6
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Rapportering och uppföljnin Förtroendevald Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De olika underlag vi får av Det får man väl lov att lita på. Om jag VET tjänstemännen är korrekta och riktiga att så är fallet så blir svaret; inte en aning. Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden, genomförda förbättringar) Förbättringspotential rapporteras ej Kompetensförsörjning Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Jag har väl vid ett par tillfälle blivit föremål för irritation när jag ställt följdfrågor på ekonomi. Känslan har väl varit att jag ju blivit presenterad och det räcker! Tråkigt. Mycket svårt att rekrytera vissa personalgrupper Svårt med vissa personalgrupper inom myndighetsutövning, nya behörighetskrav Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 7
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR I vår verksamhet klarar vi den dagliga Vi har stora problem med att nyrekrytera. "kompetensförsörjningen" på ett bra eftersom vi lider av att det är en brist på sätt.: våra personalgrupper. Vår förvaltning håller på med ett kompetens och utvecklings arbete. Då vi måste säkra upp att behålla den kompetens vi har idag samt att attrahera nya medarbetare. Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens Vi har en utbildningsplan för att uppdatera för oss som varit med förut och för de nya i nämnden Risker och förbättringsarbet Analyser och hantering av r Inom den verksamhet jag arbetar inom Uppföljning av klagomål och avvikelser, arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och Lex Sarah bidrar till att detta arbete sker metodiskt med att identifiera olika kontinuerligt. risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 8
Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbet IT-relaterade risker Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Frågor relaterade till IT ingår på ett Kan bli bättre, behov av mer kunskap tillräckligt sätt när vi analyserar och inom området och att använda de experter värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i som finns. Vad som saknas, är: vad händer om ITstödet inte är där. IT-stödet är en så självklar del i vardagen så man kan likna den vid, vad händer om du är utan bränsle till ditt fordon, svaret är: allt saktar ned till 10-25 % av normal verksamhet. Kvalitetsarbetet Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål /etc på ett bra sätt Vi har ett ledningssystem men vi kan ändå alltid bli bättre genom att använda gjorda erfarenheter mer konstruktivt. " på ett bra sätt" allt kan förbättras Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Ett utvecklingsområde! Vi skulle kunna vara mer strategiska och kunna förbereda verksamheten för nya utmaningar och kunna ställa om snabbare. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 9
Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbete Risker i omvärlden Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt Ibland är det svårt att få tid till denna hur förändringar i omvärlden kan uppgift när vi är mitt uppe i vårt dagliga påverka den verksamhet jag arbetar inom arbete. Risker för oegentligheter Förtroendevald Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Vad menas med oegentligheter? Kontroll aktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Jag har tillräcklig kunskap om vad Jag har förtroende för det förarbete mina jag ska göra för medarbetare gör, jag kan alltid ställa kontroller/avstämningar i samband frågor för att ha full koll på vad attesten med att jag attesterar och/eller följer innebär upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Har ej ekonomiansvar Kan alltid bli mer duktig, men jag är inte utbildad ekonom, jag måste förlita mig på "min" ekonom. Jag måste ändå vara så kunnig att jag kan ställa de rätta frågorna. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 10
Tjänstem./Förtroendev. Kontroll aktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräckliga kunskaper för att Våra interna underlag är svårförståliga. på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Information och kommunika Förebygga o upptäcka Kommunikation Extern och intern information Förtroendevald I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Förvaltningens ledningssystem.väl genomtänkt internkontrol som riktar sig mot kritiska områden. Systematik i avvikelse och klagomålshantering finns genom ledningssystemet. De befintliga system som används ska vara så säkra och förutseende att de stödjer detta arbetssätt som möjligt och att det larmar när det blir fel. Inte alltid så lätt att få komma till tals, ingen som lyssnar, det är alltid vissa som får sina åsikter framförda. Informationen bra och det går alltid att få support. Varje delsystem tycker att deras område är viktigast, så ser man inte det utifrån verksamhetsperspektiv Personalsystemet är dåligt synkroniserat med Ekonomisystemet Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 11
Tjänstem./Förtroendev. Information och kommunika Extern och intern information Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Kräver ett stort mått av eget ansvar för att uppnå instämmer helt. Beror också på support från stab andra sakkunniga. Dålig kommunikation med ekonom gör arbetet mycket svårt Gott samarbete med ekonom och det egna ansvaret. Har inte enkonomiansvar Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Här skulle vi kunna bli mycket bättre på intranätet, jag vet att ett jobb har påbörjats. Vi arbetar på att bli bättre och för att tänka mer utifrån Lidköpingsbons perspektiv. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 12
Tjänstem./Förtroendev. Uppföljning Utvärderingar och avvikelse Förtroendevald Social- och Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag anser att nämnden diskuterar och Det kan man nog inte göra för mycket i en analyserar olika uppföljningsunderlag nämnd för sociala frågor med människor i och avvikelser på ett tillräckligt sätt: centrum. Uppföljning av rutiner Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt En del av ledningssystemet. Vi skulle givetvis kunna bli bättre och framför allt ha mer tid till denna typ av arbete. Jämförelser med andra Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Har inte ekonomiansvar Övrigt Övriga kom Övriga synpunkter och förslag Kommunens styrstrategi används på ett felaktigt sätt. De övergripande målen, de som speglar helikopterperspektivet = KOMMUNENS mål, bryts INTE ned till del mål för förvaltningen och framför allt, som stöds av egna strategier, utan då ska de Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 13