14 oktober 2016 Bilaga ett Rosaline Marbinah, Förbundsordförande Gustav Fritz, Vice förbundsordförande Oscar Theblin, Förbundsekonom Nicolina Nilsson, Förbundskommunikatör Camilla Wedenstam, Bidragsstrateg Astrid Folker, Förbundssekreterare Oliver St. John, UF Linköping Michael Schätzlein, UF Malmö Simon Rydstedt, UF Örebro Arash Bolouri, UF Göteborg Emma Janson, UF Stockholm Anna Tybrandt, UF Uppsala Emelie Rasby, UF Växjö Hanna Waerland, UpF Umeå Freja Rahm, UPF Lund Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

16 september 2016 Dagordning Förbundsstyrelsemöte 161014 Förbundsstyrelsemöte med beslutsrätt Datum: 14 oktober 2016 Tid: 16.00 Plats: Malmö Närvarande/kallade: förbundsstyrelsen, David Blomgren (verksamhetsrevisor), Victoria Lindén (verksamhetsrevisors suppleant), Axel Nordenstam (valberedningsledamot) och Henrik Moldén (valberedningsledamot). 1 Mötets öppnande (beslutspunkt) Mötet öppnas. 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska leda mötet. 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska protokollföra mötets beslut. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) Mötet väljer två protokolljusterare som efter mötet läser igenom utkastet av protokollet. Protokolljusterarna dubbelkollar att protokollet anger vad som skett under mötet. De två protokolljusterarna agerar även rösträknare under styrelsemötet om rösträkning begärs. 5 Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt) Mötet väljer att antingen godkänna kallelseförfarandet och därmed fortsätta mötet, eller att inte godkänna kallelseförfarandet och därmed avsluta mötet. 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) Mötets röstande personer anges i röstlängden. Röstlängden går sedan att läsa i efterhand för att se vilka personer som hade rösträtt. Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$

7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) Mötet bestämmer hur dagordningen för mötet ska vara och om fler punkter behöver läggas till. 8 Fastställande av delegationsordning (beslutspunkt) Mötet fastställer delegationsordning för hur beslut ska fattas inom förbundet inom verksamhetsår 2016/2017. 9 Föregående protokoll (informationspunkt) Mötet uppdateras om protokollet från föregående styrelsemöte är justerat. 10 Uppdatering från utskott (diskussions-, informations- och beslutspunkt) Utskotten uppdaterar förbundsstyrelsen om vad utskottet har gjort. Utskotten kan även konsultera förbundsstyrelsen under denna punkt. 10.1 Ekonomiutskottet 10.2 Internationella utskottet 10.3 Kommunikationsutskottet 10.4 Styrdokumentsutskottet 10.5 Utbildningsutskottet 11 Uppdatering från förbundets presidium (informationspunkt) Mötet informeras om arbetet i förbundets presidium. 12 Uppdatering från förbundsadministratör (informationspunkt) Mötet uppdateras om förbundsadministratör Albin Westermarks arbete. En rapport skickas ut med handlingarna. 13 Förbundets ekonomi (informations- och beslutspunkt) Mötet uppdateras om förbundets ekonomi med hjälp av en budgetuppföljning. Beslut om att lägga utfall till handlingarna. 14 Förbundets projekt (informations- och beslutspunkt) 13.1 UFS i Almedalen 13.2 Utrikespolitiskt Konvent Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$

Mötet uppdateras om förbundets projekt av projektkoordinator Viktor Sundman. Beslut om att lägga rapport till handlingarna. 15 Val av projektledare för förbundets projekt Inför detta ska projektledarposter till förbundets projekt ha utlysts. Dock kommer ansökningarna inte kunna behandlas under detta förbundsstyrelsemöte eftersom ansökningstiden blir för kort, så förslagsvis delegeras valet till en grupp inom förbundsstyrelsen som utser vilka som blir projektledare för Utrikespolitiskt Konvent 2017 och UFS i Almedalen 2017. 16 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) Mötet lägger Per capsulam-beslut (PC-beslut) till handlingarna för arkivering. 17 Behandling av motioner (beslutspunkt) 17.1 Motion jämställdhetspolicy 17.2 Motion angående ersättning till UFS Konvent 17.3 Motion angående förbundsenkät 18 Överlämningshelgen (diskussionspunkt) Mötet diskuterar utvärderingen av överlämningshelgen 2016. 19 LSU Representantskapet 2016 (beslutspunkt) Vilka i förbundet ska företräda Utrikespolitiska förbundet på LSU:s årsmöte, Representantskapet 2016? 20 Nominering LSU:s FN-representanter (informationspunkt) 21 Nominering Partsgemensamt forum (informationspunkt) 22 Uppföljning handlingsplan (informationspunkt) Förbundets följer upp verkställande av målen i handlingsplanen för verksamhetsår 2016/2017. 23 Övriga frågor Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$

24 Nästa möte (informationspunkt) Mötet informeras om nästa tillfälle för förbundsstyrelsemöte. 25 Mötets avslutande (beslutspunkt) Mötet avslutas av mötesordförande. $ Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$

30 september 2016 Delegationsordning Delegationsordning verksamhetsår 2016-2017 Förkortningar ÅM = Årsmöte FS = Förbundsstyrelsen P = Presidium FO = Förbundsordförande FE = Förbundsekonom FA = Förbundsadministratör BS = Bidragsstrateg A = Ansvar och beslutsbefogenhet B = Beredningsansvar I = Informeras innan beslut K = Konsulteras innan beslut DELEGATIONSORDNING OMRÅDE ÅM FS P FO FE FA BS Verksamhetsplan Strategi (övergripande mål) A B Strategi (delmål och indikatorer) AB Verksamhetsplan A B Handlingsplan AB K K Författandet av projektansökningar rörande K B A verksamhet i linje med strategin Omprioriteringar som påverkar/förändrar I A K B verksamhetsplan eller andra beslut av årsmötet Omprioriteringar som påverkar handlingsplan IK K A Beslutsuppföljning I AB Ekonomi ÅM FS P FO FE FA BS Budgetdirektiv A B B I Budget och prognoser A B B Projektbudgetar B AB K Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Inventarier inom budget AB AB Inventarier utöver budget A K B Omfördelning av mindre medel K AB B Bokföring I AB Personal ÅM FS P FO FE FA BS Personalorganisation och policys AB Anställning och anställningsvillkor AB Arbetsgivaransvar AB Arbetsledning och styrning AB Utvecklingssamtal AB Representation ÅM FS P FO FE FA BS Medlemskap i organisationer A B Representanter i styrelser och organisationer A B Övriga inbjudningar och representation K AB Förbundsstämma ÅM FS P FO FE FA BS Förslag till dagordning och ärenden A B Kallelse och program A B Förslag till mötespresidium K AB Praktiska arrangemang och genomförande AB IB Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

30 september 2016 Protokoll Protokoll presidiemöte 2016-09-29 Presidiemöte med beslutsrätt Datum: 29 september 2016 Tid: 18.00 Plats: Skype Närvarande: Rosaline Marbinah, förbundsordförande Gustaf Fritz, vice förbundsordförande Oscar Theblin, förbundsekonom Nicolina Nilsson, förbundskommunikatör Astrid Folker, förbundssektreterare 1 Mötets öppnande Mötes öppnas 18.00. 2 Lägesrunda 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan ändringar. 4 Presidiets syfte Presidiet diskuterade var deras syfte är i förbundet. 5 Förväntningar och roller Presidialerna diskuterade om deras förväntningar på presidiet och sig själva i sina roller. Nicolina, vara en del av kommunikationsutskottet och vara synlig på sociala medier. Att presidiet hjälper varandra. Gustaf - Utvecklas och växa in i rollen. Presidiet ska fungera som en enhet. Oscar - Viktigt att presidiet är synkade och gemensamt utvecklar Utrikespolitiska förbundet. Rosaline - Leda och lyfta förbundet på alla nivåer. Presidiet ska stötta varandra och vara ett verkställande organ. 6 Spelregler Presidiet diskuterade vilka spelregler som ska gälla för samarbetet. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

När och på vilket sätt förväntas man vara kontaktbar Oscar - Kontaktbar på alla medier eller 18. Andra tider kontaktbar på mail. Gustaf - Kontaktbar under vaken tid, bara att maila eller ringa om det behövs. Inte Facebook när det gäller UFS sammanhang. Astrid - Kontaktbar både på mail och telefon under dagtid. Nicolina - Kontaktbar både på mail och telefon, svarar i mån av tid. Rosaline - Kan skicka mail vilken tid som helst. Ingen Facebook när det gäller UFS. Ring om det behövs. Gärna svar på mail inom två dagar, vid mötesförfrågan så fort man kan. Åsikt om mailmärkning Oscar - Bra att märka mail. Gustaf - Håller med. Astrid - Håller med, men kommer ta lite tid att lära sig Nicolina - håller med, men svårt att veta vilken rubrik som passar Rosaline - Gillar att märka mail. Korta märkningar. Vid infomail, uppmärksamma att man har läst. Stresshantering Rosaline - Ha en öppenhet i presidiet, eget ansvar när man känner att det blir förmycket. Det ska vara en kul grej vi gör tillsammans, vara varandras skyddsnät. Nicolina - Viktigt att tänka på, Astrid - Alla har ett eget ansvar att påpeka om man mår dåligt. Gustaf - Svår fråga/balans, det ska vara okej att man är trött. Oscar - Viktigt att veta allas situation Tidslängd på möten Nicolina - Svårt att veta, olika mycket tid och inte riktigt kommit in i det. Gör ingenting om det tar lite tid, då finns det tid för utrymme. viktigt att mötena inte blir stressade. Astrid - Håller med Nicolina Gustaf - Inte ett statiskt arbete, svårt att bestämma tid då. Samma med arbetsdagar. Oscar - Svänger från dag till dag. Svårt att definiera tid kring möte och UFSarbetsdag. Upp till var och en. Rosaline - Beroende på vilket möte. Det får ta den tid det tar, ca två timmar på presidiummöte och fyra timmar på styrelsemöten. Ledighet Oscar - Upp till var och en. Det är okej att ta ledigt vid, sjukdom, ångest, stress, skola har rätt att gå före. Som ett grupparbete i skolan. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Gustaf - Håller med Oscar. Viktigt att respektera varandra. Astrid - Håller med Nicolina - Håller med, kunna täcka upp för andra. Det är ett frivilligt uppdrag och ge därefter Rosaline - Håller med, jättebra att vara närvarande vid fysiska möten. 7 Rutiner Mellan två styrelsemöten ska presidiet ha ett möte för att kunna beslutsuppfölja och blicka framåt till nästa möte. Gustaf kommer att leda prediemötena, en dagordning kommer att skrivas. Astrid för protokoll. Förslag att mötesprotokollen från presidiemötena blir handling inför förbundsstyrelsemöten. Beslutsuppföljning, i drivemappen presidium. 8 Valberedning Valberedningen består nu av två personer varav en extern men det behövs minst tre stycken. Rosaline föreslår att två platser till ska utlysas. Förslag till beslut att utlysa två platser till valberedningen. Mötet beslutade att utlysa två platser till valberedningen. 9 Ny budget Oscar - Presentation av reviderad budget. Mycket medel kvar men förbundet står inför många ekonomiska utmaningar. Förbundets statsbidrag kommer med stor sannolikhet att minskas för varje år, på grund av att statsbidraget inte ökar men antalet ungdomsorganisationer gör det vilket leder till att varje ungdomsorganisation får mindre bidrag. Två utredningar behöver tillsättas, en om medlemssystem och en annan om anställning. Det är två frågor som behöver hanteras för ett långsiktigt arbete. Detta kommer att tas upp under kommande förbundsstyrelsemöte. 10 Ekonomiska mål Oscar - inte möjligt för UFS att komma ut ur bidragsberoendet. Ett rimligt mål är istället att minska beroendet av MUCF, i och med vetskapen att det kommer skifta Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

under tiden. Därför bör förbundet ha fler iinkomstkällor genom att söka nya och fler bidrag Rosaline - sund och strategiskt bra, skulle gynna medlemsföreningar. Oscar - saknar viktiga och centrala komponenter som försvårar ansökan av nya verksamhetsstöd. Krävs mycket information, inte bara från förbundet utan även från medlemsföreningarna. 11 Årsstämma Presidiet fick information om planeringen av årsstämman. 12 Friskvårdsbidrag Förbundsadministratör Albin Westermark har sedan flera månader tillbaka uttryckt önskan om friskvårdsbidrag. Presidiet värderar Albins välmående, och ser detta som en liten kostnad för att försäkra Albins välmående och trivsel i förbundet. Förslag till beslut att ge förbundsadministratör 1 000kr per halvår i friskvårdsbidrag. Mötet beslutade att ge förbundsadministratör 1 000kr per halvår i friskvårdsbidrag. 13 Firmateckning förbundsadministratör Under förbundsstyrelsemötet den 8 september fick presidiet ansvar att deifniera förbundsadministörens begränsade firmateckningsrätt. Se bilaga 1 för förslag. Förslag till beslut att fastställa förbundsadministratörens firmateckningsrättigheter som anges i bilaga 1: Firmateckning i vad gäller löpande förvaltningsåtgärder. Presidiet beslutade att fastställa förbundsadministratörens firmateckningsrättigheter som anges i bilaga 1: Firmateckning i vad gäller löpande förvaltningsåtgärder. 14 Motion jämställdhet Nicolina - kommer att presentera en motion under kommande förbundsstyrelsemöte om att vi bör sträva efter mångfald i allt vi gör, exempelvis genom en jämställdhetspolicy. Har utformat en motion. Enkätundersökning för förbundsstyrelsen och medlemsföreningar och sammanställa det och utifrån det utforma en policy kring det. Klart till nästkommande valårsmöte i maj 2017. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

15 Partsgemensamt forum Gustaf - förfrågan om nominera vår verksamhet och en person till forumet till Partsgemensamt forum, som är en mötesplats för civilsamhället och politiker. Regelbunden verksamhet fem gånger per år. Nomineringen ska vara inne 20 oktober. Bra för Utrikespolitiska förbundet att synas i så många forum som möjligt. 16 Folke Bernadotteakademin fredsmiljonen Oscar - det är ett bra verksamhetsstöd och vi är i början av processen att söka det. Det är en mastig blankett att fylla i, krävs hjälp från flera i presidiet. Oscar får som uppgift att dela upp arbetet och skapa ett schema så att ansökan kommer in i tid. 17 Utlysning LSU:s FN-representanter Mail kommer att komma ut till medlemsföreningarna där alla har möjlighet att söka och varje medlemsförening har rätt att nominera en kandiat till förbundsstyrelsen, därefter nominerar förbundsstyrelsen en person per uppdrag. 18 LSU:s representantskap LSU:S årsmöte, Representantskapet, inträffar den 19-20 novembers i Stockholm. Ser gärna att mångfald från styrelsen. 19 Årsplanering Gustaf får uppgiften att ta fram förslag på årsplanering för presidiet till nästa presidiemöte. 20 Övriga frågor Inkomna motioner diskuterades. 21 Mötets avslutande Mötet avslutades 21.35 Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Bilaga 1: Firmateckning i vad gäller löpande förvaltningsåtgärder Utrikespolitiska förbundets förbundsadministratör äger rätt att teckna Utrikespolitiska förbundets firma i vad gäller löpande förvaltningsåtgärder på kansliet. Detta innebär att förbundsadministratören äger rätt att skriva under avtal, dokument, banktransaktioner, avier etc. som rör kansliets och förbundets dagliga och löpande verksamhet. Det är en vanlig lösning i många organisationer och syftar till att underlätta arbetet inom kansliet. Följande räknas inte som löpande förvaltningsåtgärder (och ska således undertecknas enligt de generella reglerna för firmateckning): Ingående av i förbundets verksamhet sedvanliga avtal motsvarande ett värde överstigande 100.000 kronor eller uppsägning av sådana avtal. Ingående av i förbundets verksamhet ovanliga avtal eller uppsägning av sådana avtal. Upptagande eller lämnande av lån, garantier, pant och/eller borgen överstigande 1.000 kronor. Ställande av säkerhet för annan person eller annat företag. Handel med valutor, ränteinstrument och liknande, annat än i de enskilda fall och inom de ramar som styrelsen beslutar om. Avtal om köp eller försäljning av fast egendom. Genomförande av icke oväsentlig förändring som berör försäkring eller försäkringsskydd. Förvärv och avyttring av bolag eller rörelsedelar, såvitt det icke rör sig om belopp understigande 1.000 kronor. Bildande av dotterbolag och kapitalökning i dotterbolag överstigande 1.000 kronor. Undertecknande av rättegångsfullmakter i tvister rörande ett värde överstigande 1.000 kronor. Ingående eller uppsägning av avtal mellan förbundets och förbundets dotterbolag. Ingående och uppsägning av avtal mellan förbundet och förbundet medlemsföreningar. Inledande av processer av stor omfattning samt uppgörelse av tvister av väsentlig betydelse i eller utom domstol. Andra frågor av väsentlig ekonomisk eller annan betydelse. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

28 september 2016 Ekonomisk Analys Bakgrund Denna skriftliga ekonomiska analys tillsammans med medföljande budgetuppföljning (se bilaga 1) är författad för att ge förbundsstyrelsen ökad insyn i förbundets finanser, samt hur förbundets ekonomiska tillgångar används för att skapa största möjliga mervärde för dess medlemmar. Analysen görs också för att ge styrelsen medel att ingripa vid ekonomiska handlingar som kan anses inte uppfyller de krav som ställs på den ekonomiska hanteringen samt skapa en samsyn och möjlighet till långsiktig planering inom styrelsen. Budgetuppföljningen är utförd t.o.m. den 26 september. Värt att notera för denna budgetuppföljning är att ingen formell ändringsbudget lagts fram, därav är den prognos som presenteras möjligen föränderlig i nära framtid. Dock bör läsaren se denna prognos som ett realistiskt ekonomiskt scenario för förbundets ekonomi under den angivna tidsperioden (första september till den sista december). I tidigare budgetuppföljningar har flera scenarion kring möjliga utfall för föregående budgetperiod framställts. I denna uppföljning är det således viktigt att understryka de anmärkningar som gjordes (se Ekonomisk Analys augusti 2016). Trots att förbundet avslutade det förra verksamhetsåret med ett överskott om 87 890 kronor (se bokslut), är det åter igen viktigt att påpeka att detta utfall uppstod under ett antal ej förutsedda händelser. I det mest realistiska scenariot kunde ett underskott av motsvarande storlek ha funnits, vilket skulle ställa förbundet i en långsiktigt svår ekonomisk situation. Inför det kommande halvåret finns både möjligheter och utmaningar för förbundet. I och med det överskott som redovisades under sista halvåret under förra verksamhetsåret, är den totala ingående balansen av disponibla medel för perioden 343 673 kronor, samt ett vid verksamhetsårets avslut ännu utestående återbetalning av bidrag från UF Växjö om 20 000 kronor. Detta ger stora möjligheter för det kommande halvåret att göra strategiska beslut för en längre tid framåt inom vissa områden. I budgetuppföljningen finner ni de poster som dikteras av den rambudget som beslutades om under valårsmötet 2016 (Summa av budget). Till höger om denna finner ni det nuvarande utfallet, d.v.s. vilka ekonomiska förändringar som faktiskt skett fram till skrivande (26 september) av denna analys. Därefter finner ni differensen mellan budget och prognos, d.v.s. de kvarvarande medlen i resp. post, samt prognosen för verkliga utkomster för budgetperioden samt en differens mellan denna prognos och den beslutade rambudgeten. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

Förklaringar Först bör här redogöras för en kort bakgrund kring vilka ekonomiska medel som förbundet har att tillgå under perioden. Den tidigare nämnda ingående balansen är mycket större än vad som budgeterades för vid framtagandet av rambudgeten. Detta ger förbundet effektivt sett ett ekonomiskt överskott för hösten om ca 150 000 kronor om rambudgeten skulle följas. Dock är detta scenario troligen varken ett önskvärt eller troligt scenario för förbundet. Som kan ses i utfalls-kolumnen har flertalet av de få budgetposter som ännu belastats med kostnader redan överskridits, vilket pekar mot att rambudgeten i sin helhet kommer att överskridas. Dessa budgetöverskridande kostnader har tagits i hänsyn vid framtagandet av den prognos som presenteras. Prognosen får därför anses som det mest troliga av de två utfallen. Såväl utförandet av överlämningshelgen som resekostnader har redan överskridit sin budgeterade kostnad, inte på grund av administrativ felhantering, utan snarare en underskattning av dessa kostnader vid framtagandet av rambudgeten. Resterande kostnader som i dagsläget har tillfallit förbundet är relativt små, vilket gör en kostnadsuppföljning något överflödig. I denna uppföljning väljer jag därför att lägga mer tid på vad som väntar förbundet under de kommande månaderna. Som tidigare beskrivet finns ett stort överskott i förbundets ekonomi, vilket kan hanteras på flera sätt. För att skapa en förståelse för vilka ramar som ligger på detta, finns det ett antal faktorer som bör belysas. Först och främst bör styrelsen veta att under nästa kalenderår kommer det utbetalade stödet från MUCF minska med ca 77 000 kronor, på grund av såväl färre bidragsgrundande medlemmar som fler förbund som delar på den stora kakan. Samtidigt kräver MUCF att motsvarande bidrag som mottas spenderas av förbundet under ett kalenderår. För UFS innebär detta att under de resterande månaderna innan nästa år måste ca 206 000 kronor spenderas, samt ytterligare ca 30 000 som kvarstår från Forum Syd. Detta bör dock sägas inte utgör någon större utmaning. I praktiken innebär det att 128 000 kronor kan läggas till nästa kalenderår om så önskas, utan att UFS blir återbetalningsskyldiga. Till sist bör det nämnas att, i ljuset av utfallet från förra verksamhetsåret, har jag i samråd med förbundsadministratören (Albin) valt att för framtida prognoser låta Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

pengarna i både den interimistiska potten som projektpotten utgå som en fast budgetpost, då dessa pengar inte utnyttjades under föregående verksamhetsår som tänkt. Detta, tillsammans med det faktum att det i dagsläget är troligt att föreningarna Södertörn och Jönköping förblir vilande, ser vi ett slutligt resultat för verksamhetsåret om 188 128 kronor, givet att den prognos som ställts upp i budgetuppföljningen (Bilaga 1) håller. Förhoppningsvis kan denna ekonomiska engångsföreteelse av ett stort överskott användas för att göra långvariga investeringar i förbundets och medlemsföreningarnas verksamhet, för att garantera ett större mervärde för medlemmar under kommande år. Mot bakgrund av denna analys rekommenderas följande Att styrelsen beslutar om att tillsätta en utredning för att ge insyn i möjligheterna att införskaffa samt implementera ett medlemssystem Att styrelsen beslutar om att tillsätta en utredning för att undersöka vägar framåt för långsiktig utveckling gällande förbundets kansli Bilagor Bilaga 1: Budgetuppföljning sept-dec 2016.xlsx Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

$ 29 september 2016 Rapport Rapport om Utrikespolitiskt Konvent 2016 I slutet av september avgick en av projektledarna, Julia Geine, av personliga skäl. Projektkoordinator har därför klivit in och tagit en större roll i projektarbetet, och tillsammans med den kvarvarande projektledaren fortgår arbetet med Konventet. Konventsittningen är bokad, och kommer hållas på Wermlands nation. Middagen kommer kosta 150 kr, och för deltagare som inte studerar i Lund tillkommer en kostnad på 60 kr för gästkort. Flertalet föreläsare har kontaktats för att hålla föreläsningar kopplade till de tematiska krav som ställs av Forum Syd, och svar från dessa inväntas fortfarande i skrivande stund. Anmälan för styrelsemedlemmar har redan kommit ut, och anmälan för övriga deltagare samt Facebookevent kommer dagarna efter att denna rapport skrivs. Arbetet med Konventet kommer under den närmsta månaden vara mycket intensivt, men såväl projektkoordinator som projektledare är mycket motiverade. Vi ser fram emot att välkomna styrelsen och övriga deltagare den 11-13 november för styrelsemöte, Konvent, och Mässa. Utrikespolitisk Mässa Arbetet med den utrikespolitiska mässan går framåt, och inbjudningar har skickats ut dels till utställare, och dels till potentiella föreläsare som under dagen kommer hålla kortare föreläsningar kopplade till engagemang, arbetsmarknad, och påverkan. Samhällsvetarkåren vid Lunds Universitet har bidragit med 1 000 kr, och deras arbetsmarknadsansvarig bidrar även till planeringsarbetet och kommer hjälpa till på plats. Café Athen i AF-borgen är bokad för dagen, liksom en mindre föreläsningssal i byggnaden som tar upp till 80 personer. Författare Viktor Sundman, Projektkoordinator Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$

13 september 2016 Motion Motion jämställdhetspolicy Utrikespolitiska förbundet är spindel i nätet för sina medlemsföreningar och arbetar för att skapa förutsättningar för dessa att nå så långt de kan. För att göra detta måste förbundet vara en förebild med positiv normspridning och full koll på vilka ringar vi lämnar efter oss på vattnet. Föreningarna tillsammans med förbundet ska vara en opartisk och partipolitiskt obunden plattform för utrikespolitisk debatt, ett forum för alla. Att verka för mångfald och jämställdhet inom våra styrelser är därmed en väldigt naturlig del utav våran uppgift. Jämställdhet inom förbundet och föreningarna är även en förutsättning för jämställdhet även rent medlemsdemografiskt. Genom att arbeta aktivt för jämställdhet inom vår egen organisation blir vi även som en förebild för andra styrelser, ledningar och organisationer. Tillvägagångssätt: Utifrån dagsläget finns ingen statistik eller underlag för att göra en jämställdhets eller mångfaldsanalys inom Utrikespolitiska föreningarna och/eller förbundet. För att bygga en policy kring detta kommer därför detta arbete att göras och användas som underlag för en policy som berör områdena. Planen är att samla in data genom anonyma enkäter med grundläggande frågor utformade för vår organisation. För att genomföra dessa kommer förbundets ledamöter, representanterna, dela enkäten med sin styrelse och även dela informationen om varför arbetet ska göras. Att skapa en förståelse för utförande av undersökningen, arbetet och orsak till denna policy är essentiell för att den skall ge det resultat som önskas. Är svarande i enkäten inte uppriktiga blir validiteten för datan obefintlig. Det finns ingenting som idag påvisar ojämställdhet eller mångfaldsproblematik inom förbundet eller föreningarna men en policy kan stärka för framtiden och hjälpa oss att sätta en standard. Skapa underlag för positiva normer, minskad diskriminering och vid avvikelse ge lättare verktyg för åtgärdande. Att-sats Förbundsstyrelsen föreslås besluta att upprätta en jämställdhetspolicy. Motionär Nicolina Nilsson, förbundskommunikatör för Utrikespolitiska förbundet Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org

29 september 2016 Motion! Motion angående reseersättning till UFS konvent Bakgrund: Utrikespolitiska förbundets konvent som arrangeras varje år av UFS ändrade under våren 2016 upplägg gällande resekostnader till och från konventet. Under tidigare år har ett varierande antal medlemmar från respektive medlemsförening fått sina resekostnader till och från konventet betalat av UFS. Inför höstens konvent i Lund, den 12 november, kommer däremot alla medlemsföreningar själva stå för sina medlemmars resekostnader. Syfte: Denna motion ämnar att jämna ut medlemsföreningarnas resekostnader till och från konventet i Lund då vissa medlemsföreningar missgynnas ekonomiskt på grund av sitt geografiska läge. Syftet med UFS konvent är att sprida kunskap om och skapa debatt kring utrikespolitiska, internationella och globala frågor. Det årliga konventet är även en bra mötesplats då medlemmar från alla medlemsföreningar kan mötas och utbyta tankar och idéer samt skapa nya möjligheter för samarbete mellan de olika föreningarna. UpF Umeå och UF Luleå värdesätter tillfällen då medlemmar från de olika utrikespolitiska föreningarna får möjlighet att träffas och anser därför att förutsättningarna för att låta medlemmar från respektive medlemsförening delta i konventet borde bli mer rättvist. Resekostnaderna till och från Lund skiljer sig mycket mellan de olika utrikespolitiska föreningarna. Den billigaste biljetten tur och retur från Umeå och Luleå för datumen 11-13 november är ca 2 000 kronor (med flyg från Umeå och Luleå till Stockholm och sedan tåg mellan Stockholm till Lund). Den näst dyraste orten att resa ifrån efter Umeå och Luleå är Karlstad, där en tur och retur biljett med tåg kostar ca 1 000 kronor. Resterande föreningar har alla en resekostnad som ligger mellan 400-900 kronor för datumen 11-13 november. Då resekostnaderna skiljer sig mycket mellan de olika föreningarna har vissa föreningar chans att erbjuda resa till fler medlemmar än de föreningar som har sämre ekonomiska förutsättningar för att åka till Lund. Detta leder till en ojämn representation på plats i Lund samt en orättvis fördelning då föreningarna inte har samma ekonomiska förutsättningar för att delta under UFS konvent.

29 september 2016 Motion! Enligt balansräkningen från förbundets bokslut ligger UFS på ett överskott i budgeten. Intäkter från MUCF måste användas före årsskiftet vilket innebär att UFS har ett disponibelt belopp i budgeten som kan fördelas till det förbundsstyrelsen önskar. Under dessa ekonomiska förutsättningar anser UpF Umeå och UF Luleå att UFS borde jämna ut medlemsföreningarnas resekostnader till UFS konvent. Detta skulle innebära att alla föreningar betalar ungefär samma summa för resekostnader till och från Lund istället för att vissa föreningar betalar 1 000 kronor mer per biljett. Alla 13 medlemsföreningar som tillhör Utrikespolitiska förbundet borde ha samma förutsättningar för att delta i ett konvent som delvis finansieras av UFS och ingen förening borde behöva missgynnas på grund av sitt geografiska läge. Förslag på beslut: Förbundsstyrelsen föreslås besluta: att ersätta UpF Umeås resekostnader till UFS konvent för de resor som överstiger 1 000 kronor med en summa upp till 10 000 kronor. Detta skulle innebära att 10 medlemmar från Umeå har samma ekonomiska förutsättningar som medlemmar vid en annan utrikespolitisk förening att delta under UFS konvent i Lund. att ersätta UF Luleås resekostnader till UFS konvent för de resor som överstiger 1 000 kronor med en summa upp till 5 000 kronor. Detta skulle innebära att 5 medlemmar från Luleå har samma ekonomiska förutsättningar som medlemmar vid en annan utrikespolitisk förening att delta under UFS konvent i Lund. Motionärer UpF Umeå och UF Luleå via Hanna Waerland och Eric Lundvall!

$ 30 september 2016 Motion Motion om genomföring av en förbundsenkät Bakgrund Varje år träffas Utrikespolitiska förbundets medlemsföreningarnas styrelsemedlemmar för ett utbyte av information inom ramen av UFS Forum. Men oftast går kunskapen förlorad på grund av frånvarande styrelsemedlemmar under UFS Forum, bristande anteckningar under kommittémöten, eller övergången till en ny styrelse vid slutet av året. Samtidigt har Utrikespolitiska förbundet insufficient intern statistik. Det är omöjligt för förbundet att fastställa medlemsföreningarnas portfolio, och omöjligt för medlemsföreningarna att jämföra sig med de andra föreningarna. Därför föreslås härmed att genomföra en förbundsenkät som ska utformas gemensamt. Enkäten ska omfatta både generella frågor, t.ex. om antal av medlemmar och styrelsemedlem, men också konkreta frågor om de olika kommittéernas verksamhet. Alla styrelsemedlemmar inom UFS ska få möjligheten att lägga till frågor innan enkäten skickas ut. Resultaten av enkäten ska delas med alla medlemsföreningarna. Syfte Syften med den här motionen är att Utrikespolitiska förbundet ska utreda hur ett hållbart engagemang kan skapas inom förbundet och föreningarna, samt jämföra arbetsbelastningen för de olika uppdragen inom organisationerna. Intern statistik är viktig för UFS för att förstå förbundets styrkor och svagheter och för att skapa en trolig bas för att presentera sig till omvärlden. Medlemsföreningarna kan använda resultaten av enkäten för deras egna utveckling. Beslut Förbundsstyrelsen uppmanas besluta: att planera och genomföra en förbundsenkät på sättet som har beskrivats ovan. Motionär Michael Schätzlein, förbundsstyrelseledamot för UF Malmö Box$1282$ Frejg.$13$ 114$79$Stockholm$ $ Orgnr:$802436>8659$ info@ufsverige.org$ www.ufsverige.org$