Controllerns roll TDEI34 IT control 8 maj 2006 Nils-Göran Olve www.ida.liu.se/labs/eis/people/ngolve.html Strategisk avsikt Omvärldstro, affärsidéer, risk Beskrivningar Redovisningsmått, styrkort, strategikartor Styrning Ansvar, kalkyler, internpriser, budget- och styrkortsprocesser Information och incitament Professionell roll, upplevd situation, belöningar Beteende N-G Olve 2006 1 1
Ekonomistyrning tillämpat på IT Operatör Uppdrag Ledning Styrsystem Uppdrag Kund-, produkt- ansvariga Ska operatören vara internsäljande, fri nyttighet eller outsourcas? Hur formuleras operatörens uppdrag: Vem står för nya system, operatören eller kunderna? Vad händer om kunderna i ett system blir för få (eller många)? Vem bevakar IT-utvecklingen: operatören eller någon i ledningen? Hur påverkas linjen? (Jfr Brynjolfsson om ändrade business practices ) Vad betyder detta för kompetenskrav, arbetssätt mm? N-G Olve 2006 2 Controller? N-G Olve 2006 3 2
Management Control Management control systems are the formal, information-based routines and procedures managers use to maintain or alter patterns in organizational activities. Simons, 1994 the formalized, information-based routines, structures and processes used by management to formulate strategies and to implement them by influencing employee behavior. Nilsson & Rapp, 2004 Controllern är expert på att utforma sådana rutiner/strukturer/ processer, medverkar själv i dem och säkerställer att de fungerar N-G Olve 2006 4 Redan Jordan (1931) The controller is responsible for maintaining an economical organization for the purpose of devising, installing and operating efficient methods of gathering data, assembling data and preparing intelligent reports and statements of all operations of the company and its subsidiaries; and also, for the organized supervision of all office methods and procedures through-out all departments of the company and its subsidiaries. An equal or more important responsibility of the controller is that of so cooperating with all the officials and department heads of the company and its subsidiaries that the entire organization will be constantly in possession of complete facts as to present and forecast future conditions, and of assisting all officials and department heads in every possible manner in their work of bettering previous results. = Att säkerställa att företagets informationsstyrning fungerar! N-G Olve 2006 5 3
Hur kan du tycka så, du som är ekonom? Vad är ekonomi? Ekonomistyrning som en aspekt bland flera, eller överordnat perspektiv? I vilka resonemang känner sig ekonomen själv trygg och kompetent? Vad anser omgivningen att vi förstår oss på? Är uppgiften att bevaka ekonomiaspekten på verksamheten, eller att tolka företagets mål och styra mot dem? N-G Olve 2006 6 Ekonomi är Läran om att hushålla med resurser Att förstå marknader och organisationer (hierarkier) Ekonomistyraren/controllern jobbar med båda: Marknad: utforma roller och beslutsunderlag (t ex internpriser), incitament och ramar. Frihet, otrohet? Hierarki: genomföra planering och ansvarsuppföljning (t ex budget). Medbestämmande? N-G Olve 2006 7 4
Olika ekonomroller Treasurer och Controller (och Internrevisor?) Redovisare och Affärsekonom ( Accounting controller och Business Controller ) för olika delar av företaget N-G Olve 2006 Controller = styrekonom? använd hellre styrekonom (SAOL 2006 om controller ) Ordet används i officiella översättningar av EU-texter Mediespråkgruppen ville att det skulle heta styrekonom och inte controller, en rekommendation få journalister brydde sig om. Så är det fortfarande, i än högre grad. En titt i Mediearkivet visar att hittills i år har medierna där använt controller 117 gånger, styrekonom 0 (noll) (Kenth Andréasson i GP 051102) N-G Olve 2006 9 5
Business controllerns roll Business controller kan koncentrera sig på affären och verksamheten Beslutspåverkare, inte bara analyserare av siffror Inte bara intern redovisningsinformation? Fler infokällor Redovisningsekonom Styrekonom Mer av grupprocesser N-G Olve 2006 Controllerns fyra roller Analytiker Förändringsagent (Coach) Kamrer Pedagog Men är alla ekonomer controllers? Är alla controllerns ekonomer? Vad är egentligen en ekonom? N-G Olve 2006 11 6
Ut från det trygga hörnet? (Olve, Controllerns roll, 1988) N-G Olve 2006 12 Controllerns roll och andra ekonomroller (Olve, Controllerns roll, 1988) N-G Olve 2006 13 7
IT-controller Vad gör en sådan? Utforma roller, system och processer som bidrar till att IT företaget utnyttjar IT effektivt. I det ingår att säkerställa att alla beslut som berör IT grundas på bra information om IT och dess möjligheter, och att chefer och medarbetare har incitament att agera i företagets bästa intresse Borde det stå information i stället för IT ovan? Finns hon/han? N-G Olve 2006 14 CKOs (enligt Michael Earl & Ian Scott LBS, 1998) Erfarna personer med varierande bakgrund och bra internt nätverk Ger centralt stöd åt kunskapsprojekt Betonar sociala miljön som skall uppmuntra samtal, både arrangerade och slumpvisa Omsorg om förtroende, kultur, makt/incitament Ger gärna andra äran N-G Olve 2006 15 8
CKOs and CIOs (Michael Earl & Ian Scott, LBS, 1998) Entrepreneur Environmentalist Technologist CIO CKO Consultant N-G Olve 2006 16 N-G Olve 2006 Ekonomens styrning ett av flera sätt att samordna (Efter Mintzberg 1979 m fl) Smidigt utföra HK:s vilja, med iakttagande av goda seder Byråkrati, delegering Stark centralledning som inte behöver förklara sig Regler Order från chefen Mål Behörighet, kompetenskrav Delad syn och kultur Lokala seder och sunt förnuft Decentralisering av beslut Lokalt anpassat agerande 9
Vad är viktigast: att IT-controllern kan IT eller ekonomistyrning? Om man inte har behov av en särskild person, kan uppdraget kombineras med: - andra sysslor i en IT-enhet? - övrigt arbete i en controllergrupp? N-G Olve 2006 10