Tänk om-projektet 2006-2007 Projektledare: Susanne Aronsson, läkarsekreterare Verksamhetsområde lungmedicin och allergologi Område Sahlgrenska Sahlgrenska Universitetssjukhuset Göteborg CVU Rapportserie 2008: 31
Projektnamn: Tänk om-projektet Projektstart: 2006-10-24 Projektslut: 2007-12-01 Projektansvarig: Namn: Susanne Aronsson Befattning: Läkarsekreterare Arbetsplats: Verksamhetsområde lungmedicin och allergologi, SU/Sahlgrenska Tfn arb.: 031-342 36 33 E-post: susanne.aronsson@vgregion.se Syfte och Mål: För att öka patientsäkerheten avsåg vi att förkorta tiden mellan diktering och utskrift av diktat samt förbättra de administrativa rutinerna. Vårt mål var att minska tiden mellan diktering och utskrift av oprioriterade diktat till två veckor, minska antalet röda prioriterade med 20 % samt att utforma gemensamma PM angående de administrativa rutinerna för lungmedicin och allergologi där det var meningsfullt. Sammanfattning av projektet: Verksamhetsområdet lungmedicin och allergologi består av två öppenvårdsmottagningar, två slutenvårdsavdelningar, sömnlaboratorium, andningsfysiologi, allergilaboratorium, lungmedicinsk diagnostik, lungonkologisk mottagning och forsknings- och utvecklingsenheter. Sekretariatet och arkivet servar hela verksamhetsområdet. Tiden mellan det att läkaren dikterar journalanteckningar och det att sekreteraren har skrivit ut dessa har stundtals varit lång och dessutom har två enheter, Astma- och Allergisektionen och Lungmedicin, slagits ihop till en verksamhet och där har rutinerna i vissa fall sett olika ut. Genom Tänk om-projektet har vi försökt att med olika metoder förkorta tiden mellan diktering och utskrift av journaldiktat samt se över de administrativa rutinerna för att få de så lika som möjligt inom verksamhetsområdet. Metoderna för att minska tiden mellan diktering och utskrift har varit att testa digital diktering, införa e-recept, skriva undan de äldsta diktaten, diskutera utskriftstiderna och göra alla medvetna om dem, ta fram dikteringsråd för läkarna samt revidera dikteringsmallar. Under denna tid har vi gjort mätningar under enveckorsperioder nio gånger. Dessa mätningar visar att sekreterarna skriver ett ganska konstant antal diktat per dag. Mängden diktat påverkas av hela verksamhetens situation och ju fler diktaten blir desto längre blir tiden mellan diktering och utskrift av diktaten. Detta visar sig tydligt under vår och höst då läkarbemanningen är större än under jul/nyår och sommarperioden. Under projektets gång har nya rutiner införts såsom nytt patientadministrativt system och e-arkiv, sekreterarna har övergått i ny organisation med ny chef och dessutom har inte sekreterarstaben varit fullt bemannad på grund av svårigheter att rekrytera ny personal och vikarier. Vi började se över våra administrativa PM och revidera dem samt göra en processkartläggning över journalskrivningen där vi placerade in våra PM på en linje. På grund av två stora rutinförändringar med både nytt patientadministrativt system och införande av e-arkiv, som påverkade de flesta av våra PM, kunde inte detta arbete slutföras inom projektets tidsram. Detta arbete kommer vi att fortsätta med efter projektet, då vi anser att det är viktigt med bra och väl genomarbetade rutiner för att kunna kvalitetssäkra journalutskrifterna och det administrativa arbetet runt patienterna.
Innehållsförteckning Sid.nr. Inledning/Bakgrund.. 1 Syfte.. 1 Mål.... 1 Frågeställning 1 Metod... 2 Resultat..... 2 Hur projektet eller delar av, övergått i ordinarie verksamhet... 3 Diskussion 4 Så går vi vidare. 5 Spridning av erfarenheter och resultat.. 5 Bilagor 1. Goda råd vid diktering 6 2. Medarbetarenkät. 7 3. Mätinstrument. 8
Inledning/Bakgrund Verksamhetsområdet lungmedicin och allergologi består av två öppenvårdsmottagningar varav en är Astma- och Allergimottagningen och en är Lungmottagningen, två slutenvårdsavdelningar för lungmedicin samt sömnlaboratorium, andningsfysiologi, allergilaboratorium, lungmedicinsk diagnostik, lungonkologisk mottagning och forskningsoch utvecklingsenheter. Sekretariatet med 35 läkarsekreterare och arkivet med 5 kanslister servar hela verksamhetsområdet. Det vi vill uppnå med vårt projekt är att förkorta tiden mellan diktering och utskrift av diktat samt att se över de administrativa rutinerna. Verksamhetsområdet var tidigare uppdelat på två områden, där Lungmedicin var det ena och Astma- och Allergisektionen var det andra. Lungmedicin var en egen enhet och låg på Renströmska sjukhuset och Astma- och Allergisektionen var en egen enhet och befann sig redan på Sahlgrenska sjukhuset. Det var två olika verksamheter som slogs ihop till ett verksamhetsområde och detta innebär att rutinerna ser olika ut i de olika verksamheterna. Vi tror att genom att se över rutinerna och på så sätt få en del av dem mer enhetliga inom hela verksamhetsområdet och en del mer enhetliga inom de specifika verksamheterna, kan vi effektivisera och kvalitetssäkra de administrativa rutinerna runt patienten och även öka patientsäkerheten. Vi redovisar regelbundet varje vecka antalet oskrivna journaler, som innan projektet startar är 500 600 st, samt utskriftstiden för journalerna och den är vid projektets start 6 8 veckor. Detta innebär akuta journalutskrifter om patienten kommer på återbesök inom 6 8 veckor och att utskriftstider för de andra journalerna blir längre. Syfte För att öka patientsäkerheten avser vi att förkorta tiden mellan diktering och utskrift av diktat samt förbättra de administrativa rutinerna. Mål Minska tiden mellan diktering och utskrift av oprioriterade diktat till två veckor. Minska antalet röda prioriterade diktat med 20 %. Utforma gemensamma PM angående de administrativa rutinerna för lungmedicin och allergologi där det är meningsfullt. Frågeställning Kan vi få läkarna att följa Meliormallen vid diktering? Kan vi få sekreterarna att ta de äldsta diktaten efter det att de prioriterade är skrivna? Har vi PM för alla våra rutiner och är de enhetligt utformade för allergi- och lungsidan där det är möjligt? Kan införandet av e-recept förkorta utskriftstiderna? 1
Metod Information till all personal på APT om att verksamhetsutvecklingsprojektet har startat, för att göra alla medvetna om problemet med långa utskriftstider. Digital diktering införs på prov. E-recept införs i öppenvården, vilket innebär att journalanteckningar angående receptförskrivning inte behöver skrivas då detta automatiskt skrivs in i Melior när läkaren skriver receptet. Alla sekreterarna uppmanas skriva det äldsta diktatet, oavsett vilken sekreterare som ansvarar för det. Information och diskussion om resultatet av mätningar vi gjort för att skapa större medvetande om hur mycket vi producerar. Lämna ut informationsblad Goda råd vid diktering till läkarna via mejl och i pappersform till deras postfack samt gå igenom broschyren punkt för punkt på läkarmöten, se bilaga 1. Alla dikteringsmallar i Melior revideras och delas ut till alla dikteringsstationer. Resultat Vi började med att göra en processkartläggning över journalutskrifter, där vi placerade in våra PM på en processlinje samt såg över vilka hinder som fanns för att det skulle bli kortare tid mellan diktering av journalanteckning och utskrift av denna. Detta arbete hann vi inte slutföra inom projekttiden, då två stora förändringar genomfördes under året. Vårt patientadministrativa system PAX byttes till Elvis och e-arkiv infördes, vilket innebar att pappersjournalen avskaffades och journalarkivet togs bort. Detta innebar stora förändringar i rutinerna och arbetet med att revidera alla PM kommer att fortsätta efter projekttidens slut. Vi gjorde också en medarbetarenkät för att se om sekreterarnas uppfattning om arbetsmiljön förändrats under projektets gång, se bilaga 2. Denna lämnades ut alldeles i början och i slutet av projektet. Resultatet visar på att känslan av stress i stort sett är oförändrad. På grund av omorganisation av sekreterarnas tillhörighet både vid projektets start och avslut kan man i medarbetarenkäten se att detta påverkar resultatet mer än projektet i sig. Vi tog också fram ett mätinstrument för att se hur många journalutskrifter som görs under en veckas tid, där vi också särskiljde hur de olika journaldiktaten var prioriterade, se bilaga 3. Denna veckomätning gjordes nio gånger, varav den första var en 0-mätning innan förbättringsåtgärder prövades. Resultatet av dessa mätningar visar att det inte går att påverka antalet utskrivna journaldiktat per sekreterare och dag med de förändringar vi har infört, då vi hela tiden påverkas av yttre faktorer som vi inte kan styra över själva. En gång i veckan, varje måndag morgon, räknar vi antalet outskrivna diktat samt hur gammalt det äldsta diktatet är. Detta görs kontinuerligt en gång i veckan och denna räkning gjordes även innan projektet startade. Antalet outskrivna journaldiktat följer antalet mottagningstillfällen och hur bemanningen ser ut både på läkarsidan och på sekreterarsidan. 2
Tiden mellan diktering och utskrift av diktat visas i diagrammet nedan. Mätning 7 och 8 är gjord strax efter semesterperioden, då antalet diktat varit färre och extra skrivhjälp varit insatt. Antal veckor mellan diktering och utskrift 15 14 13 12 11 Antal veckor 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Målvärde Mätvärde Svårigheter på vägen, som vi inte själva har kunnat påverka, har varit: Vid årsskiftet 2006-2007 fick fyra vikarier sluta av besparingsskäl. På grund av besparingar fick inte heller vakanta tjänster återbesättas under en period. När vi sedan fick börja återbesätta tjänsterna var det väldigt svårt att rekrytera ny personal, då det är brist på läkarsekreterare och tjänster är fortfarande vakanta. Flera långtidssjukskrivningar bland sekreterarna under året, utan att vikarier sätts in. Ny Meliorversion införs under mars månad, vilket medför driftstopp under cirka två dagar. Alla datorer inom verksamhetsområdet byts ut, vilket medför driftstopp under cirka en dag. Nytt patientadministrativt system, Elvis, tas i bruk under maj månad, vilket innebär driftstörningar under införandet samt att arbetet med revidering av PM stannar av, då dessa behöver omarbetas mer genomgripande. Alla sekreterarna bryts ut från verksamhetsområdet och övergår till nytt verksamhetsområde där fler enheter ingår och med ny chef och således mycket större personalgrupp. Detta resulterar i nedsatt produktion under en tid på grund av oro och ovisshet bland personalen. E-arkiv införs under september. Detta innebär vissa produktionsstörningar under genomförandeprocessen, men framför allt merarbete för sekreterarna då alla papper måste kategoriseras och streckkodas. Dessutom måste våra PM revideras, då nya rutiner införs i och med att pappersjournalen tas bort. Hur projektet eller delar av, övergått i ordinarie verksamhet Broschyren Goda råd vid diktering började delas ut till alla nya läkare på Allergimottagningen och detta kommer vi att fortsätta med även efter projektet. Dikteringsmallarna kommer kontinuerligt att revideras, så att de finns aktuella vid varje dikteringsstation inom verksamhetsområdet. Kontroll av äldsta dikteringsdatum kommer att fortsätta även efter projektet, i syfte att hålla målet med två veckors intervall mellan diktering och utskrift av journalanteckning. Man ser då tydligt när utskriftstiden ökar och åtgärder kan sättas in i tid. 3
Diskussion Då utskriftstiden var 6 8 veckor när projektet startade har det varit svårt att se vilken metod som påverkat utskriftstiden mest. Det har blivit en successiv minskning av tiden mellan diktering och utskrift av anteckningar och säkerligen har åtgärderna tillsammans åstadkommit detta. Det visar sig dock att antal journalutskrifter per sekreterare och dag är ganska konstant under projekttiden. Sekreterarna är en servicefunktion som ständigt påverkas av kontinuerliga yttre förändringar vilka vi inte själva kan styra och som påverkar möjligheterna till kortare utskriftstider. Det sätt sekreterarna själva kan påverka är genom att förbättra de egna rutinerna och här kommer arbetet med våra PM in. En av anledningarna till att utskriftstiderna kortats är att extraresurser har satts in. Det är mindre inflöde av diktat under jul- och nyårstiden samt under sommarperioden och då minskar också utskriftstiden, för att sedan öka när antalet diktat ökar under vår och höst. Detta är något som styrs av verksamheten och detta kan varken sekreterarna eller läkarna påverka genom förbättringsarbeten. Digital diktering gör att det är lättare att hitta enskilda diktat, säkerheten ökas då diktaten inte kan försvinna. Digital diktering tillsammans med e-arkiv, som innebär att vi inte behöver ta fram pappersjournaler, snabbar upp sekreterarnas arbete. Långa diktat och dubbeldokumentation diskuteras med läkarna i projektgruppen i samband med att broschyren Goda råd vid diktering tas fram. Det föreslås också att dikteringsråd och information om rutiner kring diktering tas fram till läkarnas introduktionspärm. Det är också viktigt med en god personlig relation mellan läkare och sekreterare för att öka förståelsen för varandras arbete. Tydliga och klara diktat med alla uppgifter angivna går fortare att skriva och detta kan man komma överens om i den lilla gruppen. Det har kommit fram under projektets gång att lagarbetet i de små grupperna gör verksamheten mindre sårbar och kanske också ökar arbetsmoralen. På grund av alla förändringar i verksamheten under projekttiden, har vi upplevt svårigheter med att nå ut till all personal och få alla att känna sig delaktiga, då en viss förändringströtthet har uppstått av och till. Under året har vi stött på flera svårigheter och produktionsstörningar regelbundet, som varit utan möjlighet att påverka av oss själva och inte heller av verksamhetsområdet. Det har varit indragning av vikariat av besparingsskäl och nya rutiner som skapat merarbete, till exempel införandet av e-arkiv. E-arkiv i sig är en stor förbättring när det gäller patientsäkerhet, då journalen alltid finns tillgänglig, och när det gäller tidsbesparing, då det inte går åt personal till att leta efter pappersjournaler. Det som varit negativt med e-arkiv är merarbetet med kategorisering och streckkodning av alla journaldokument och detta arbete utförs till stor del av skrivande sekreterare. Genom att gå igenom de mätningar av journalutskrifter vi gjort, har sekreterarna medvetandegjorts om hur mycket som skrivs per vecka. I dessa mätningar visar det sig om någon störning i produktionen har inträffat. Vi kan till exempel se att merarbetet med kategorisering och streckkodning av alla papper har medfört en minskning av antalet utskrivna journaler per sekreterare. 4
Så går vi vidare Arbetet med omarbetning av de administrativa PM vi har kommer att aktiveras. Detta hanns inte med inom projektets ram, då två nya system infördes under projekttiden. Både Elvis, nytt patientadministrativt system, och e-arkiv, alla pappersjournaler togs bort, infördes vilket innebar att våra PM behövde omarbetas radikalt två gånger under projekttiden. Våra PM kommer även att läggas ut på vår interna hemsida på nätet, för att bli mer lättillgängliga och därmed kvalitetssäkra sekreterarnas rutiner. Dessutom kommer en processlinje att tas fram från det att diktatet lämnas till sekreteraren och till dess journalanteckningen med allt kringarbete är avslutad, där man kopplar på PM om våra rutiner allt efter att de förekommer i processen. Den stora vinsten i projektet kommer att bli att våra rutiner ses över och förbättras. Genom detta kan vi kvalitetssäkra arbetet med och kring utskrift av journalanteckningar samt stärka sekreterarnas yrkesroll. Spridning av erfarenheter och resultat När processlinjen med påkopplade PM är klar, är det något vi kan sprida till andra verksamheter. 5
Bilaga 1. Goda råd vid diktering Ange först ditt namn och dikteringsdatum, därefter patientens namn och personnummer, händelsedatum och vilken aktivitet det gäller. Följ mallen vid diktering, glöm inte de obligatoriska sökorden, till exempel diagnos, återbesök, åtgärdskoder mm. Undvik att göra tillägg, tänk igenom diktatet innan du börjar diktera. Bokstavera gärna ovanliga ord, läkemedel, personnamn mm. Undvik förkortningar. Upprepa inte tidigare information, försök hålla diktaten korta. Tala om när diktatet är slut och använd sökton mellan varje patient. Tala tydligt, håll mikrofonen vid sidan av munnen. Undvik störande ljud i omgivningen. Skriv upp alla patienterna som förekommer i diktatet på dikteringslistan, även vid diktering via Medspeech. 6
Bilaga 2. MEDARBETARENKÄT - TÄNK OM-PROJEKTET Vår arbetsplats är med i ett verksamhetsutvecklingsprojekt där vi kommer att se över våra administrativa rutiner och försöka förkorta tiden mellan diktering och utskrift av diktat. Denna medarbetarenkät genomför vi för att se att arbetsmiljön inte försämras till följd av projektet. I vilken mån instämmer du med följande påståenden Kryssa för det alternativ som du tycker beskriver din situation bäst 1. Jag känner mig betydelsefull på jobbet 2. Under den gångna veckan har jag upplevt olustig stress 3. Jag har kontroll över min arbetssituation 4. Det finns behov av att förbättra/utveckla arbetssätten på min arbetsplats 5. Om jag kommer med en idé så tas den tillvara på ett sätt som gör att jag gärna bidrar med fler idéer 6. Jag har möjligheter att föra dialog och att få information om pågående förbättringsarbeten 7. Jag skulle kunna rekommendera en vän eller bekant att börja arbeta på min arbetsplats 8. Jag är nöjd med min totala arbetssituation/arbetsmiljö 9. Samarbetsförmågan på min arbetsplats är mycket god Inte alls 2 3 4 Helt Var god fyll i enkäten och lägg den sedan i Susanne Aronssons eller Charlotte Erikssons postfack på Elevhemmet. Projektgruppen 7
Bilaga 3. Mätning antal dagar från diktering till utskrift samt antal utskrivna diktat vecka X måndag Händelsedatum Dikteringsdatum Utskriftsdatum Antal akuta, utskrift samma dag Antal halvakuta, "rödingar" Antal diktat från hyllan Antal diktat från utredningsmottagningen Antal diktat från sömnlabb