YRKESHÖGSKOLEUTBILDNING Medicinsk sekreterare Kristinehamn. Reservrutiner inom journaldokumentation

Transkript

1 YRKESHÖGSKOLEUTBILDNING Medicinsk sekreterare Kristinehamn Reservrutiner inom journaldokumentation Examensarbete 35 poäng Författare: Linda Eriksson Handledare: Doris Karlsson Våren 2015

2 Förord Jag skulle vilja tacka min handledare Doris Karlsson för stöttning och engagemang. Även ett tack till de vårdadministratörer som besvarat enkäten och bidragit till att jag kunde genomföra studien. Jag vill också tacka några kurskamrater som fått utstå många, många frågor. Tack! Linda Eriksson

3 SAMMANFATTNING Syftet med detta examensarbete var att ta reda på om det finns reservrutiner när något oförutsett händer, framförallt avseende journalsystem. Jag har försökt att ta reda på om personalen vet vad som ska göras vid driftstörningar, om det finns reservrutiner i de olika verksamheterna och om personalen känner sig säkra och trygga med sina reservrutiner. Jag valde att göra en enkätundersökning som via e-post skickades ut i mars 2015 till slumpmässigt utvalda vårdadministratörer inom öppen- och slutenvården i Mellansverige. Resultatet visade att vårdadministratörerna vet vad reservrutiner är generellt men i vissa fall har de mindre kunskap om hur det ligger till på den egna arbetsplatsen. Vårdadministratörerna visste till viss del var reservrutinerna fanns förvarade som var i dokument, på intranätet eller både och. Men om de inte vet var de finner reservrutinerna blir dessa något svåra att implementera. Det visade sig att hälften av vårdadministratörerna kände sig trygga och säkra med de reservrutiner som fanns på arbetsplatserna men samtidigt kände sig närmre hälften inte trygg eller säker vilket kanske bottnar i en osäkerhet kring hur man ska finna rutinerna. En tanke som väcktes var att det borde finnas utrymme i det dagliga arbetet för utbildningar och övningar av reservrutiner.

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 1 BAKGRUND... 1 Hälso- och sjukvårdslagen 1982:763(HSL)... 1 Patientdatalagen 2008:355 (PdL)... 2 Begreppsförklaring reservrutin... 2 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR... 3 METOD... 3 RESULTAT... 4 UNDERSÖKNINGSGRUPPENS SAMMANSÄTTNING... 4 FINNS DET RESERVRUTINER PÅ VÅRDCENTRALER OCH ANDRA ENHETER INOM VÅRDEN?... 4 VET PERSONALEN VAD SOM SKA GÖRAS DÅ DET SKER DRIFTSTÖRNINGAR?... 4 KÄNNER SIG PERSONALEN SÄKRA OCH TRYGGA MED SINA RESERVRUTINER?... 6 ÖVRIGA SYNPUNKTER... 7 DISKUSSION... 9 BAKGRUNDSDISKUSSION... 9 METODDISKUSSION... 9 RESULTATDISKUSSION KÄLLFÖRTECKNING BILAGOR 1-3

5 INLEDNING Under den sista terminen av yrkeshögskoleutbildningen till medicinsk sekreterare ingår det att utföra ett examensarbete på 35 poäng. Jag har under utbildningens gång varit på praktik och där stött på att telefonin inte har fungerat. Detta gav idén till att se vilka reservrutiner som finns inom öppen- samt slutenvården. I dagens sjukvård spelar datorer och olika IT-system en viktig roll. Allmänt anser vi i dag att ett fungerande data- och telefonisystem är en självklarhet som ska underlätta arbetet i vården. BAKGRUND Databaserade system används idag som huvudsaklig informationskälla men används även för uppgifter som övervakning, behandling och ställande av diagnos. 1 All personal(de flesta) vet vad som ska göras när arbetet flyter på. Men vad händer när det inte gör det? Vad händer när arbetet med journaldokumentation störs av oförutsedda händelser, driftstörningar såsom elavbrott, att telefonin ligger nere eller journalsystem som inte fungerar. Är personalen förberedd på sådana händelser? Hälso- och sjukvårdslagen 1982:763(HSL) I Hälso- och sjukvårdsrätt av Lena Rönnberg anges olika huvudsakliga handlingar som identifierar hälso- och sjukvårdens uppdrag. 2 Den ska utreda sjukdomar och skador samt bota och förebygga dem. Hippokrates fastställde för cirka 2500 år sedan etiska regler att förhålla sig till och dessa gäller än idag. Grundidén med hälso- och sjukvården är att ge en god vård. För att anses som god så ska vården vara säker för patienten som inte ska drabbas av några vårdskador. Vidare ska man se patienten som en individ och visa respekt under vården, där är det viktigt att möta patientens behov. Vårdpersonalen ska ha en bra kommunikation och kontakt med patienten och dessutom ska vården vara lättillgänglig. HSL 1 Socialstyrelsen.se, n.d. 2 Rönnberg,

6 är en ramlag, vilket innebär att det är en allmänt formulerad rättsregel som deklarerar mål som ska uppfyllas. 3 Patientdatalagen 2008:355 (PdL) I informationsbladet Patientdatalagen och den personliga integriteten utgiven av Datainspektionen står det att patientdatalagen ersätter vårdregisterlagen och patientjournallagen och att den ska tillämpas av alla vårdgivare, privata som offentliga. 4 Det första kapitlet i patientdatalagen behandlar bland annat lagens tillämpningsområde. Lagen rör all behandling av personuppgifter, oavsett om det sker manuellt eller elektroniskt, och vilka som är skyldiga att föra journal inom hälso- och sjukvården. 5 Det är viktigt att hanteringen, förvaringen och organisationen av alla uppgifter sker på ett sätt som ser till patientsäkerheten. Detta gäller både journaler samt andra dokument där det kan finnas uppgifter om personer. En patientjournal innehåller en patients samtliga journalhandlingar, såsom intyg, rapporter, remisser och laboratorieuppgifter. Då patientdatalagen är teknikneutral så hör även till exempel fotografier och videofilmer till journalen. Denna lag anger i 3 kap. 6 vilka uppgifter journalen ska innehålla; patientens identitet, anamnes, ställd diagnos och betydande åtgärder samt vilken information man lämnat till patienten. 6 Dessutom ska det anges vem som antecknat i journalen och när den gjordes. Alla uppgifter ska skrivas in så snart som möjligt när patienten varit i kontakt med vården. Journalen är främst till för personal men även för patienten. Språket bör då vara anpassat för båda. Journalen ska vara skriven på svenska, den ska vara lättförståelig men får innehålla latinska termer. Begreppsförklaring reservrutin Enligt Svenska Akademiens ordlista betyder ordet reserv bland annat att vara i beredskap och rutin betyder vana eller arbetssätt. 7 Det är svårt att finna en förklaring på det sammansatta ordet. 3 Riksdagen.se, n.d. 4 Datainspektionen.se, Ibid 6 Ibid 7 Svenskaakademien.se,

7 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR Syftet med det här arbetet är att ta reda på om det finns reservrutiner när något oförutsett händer, framförallt avseende journalsystem. Mina frågeställningar är: Finns det reservrutiner på vårdcentraler och andra enheter inom vården? Vet personalen vad som ska göras då det sker driftstörningar? Känner sig personalen säkra och trygga med sina reservrutiner? METOD För att få fram fakta och information kring reservrutiner gällande journalhanteringssystem genomförde jag en elektronisk enkätundersökning som riktade sig till vårdadministratörer inom både öppen- och slutenvården i ett län i mellersta Sverige. Urvalet av vårdadministratörer inom öppen- och slutenvården gjordes slumpmässigt och sammanlagt erbjöds 60 vårdadministratörer att delta. Genom att söka i den interna telefonkatalogen kunde jag hitta kontaktuppgifter till vårdadministratörerna. Enkäten gjordes i Google Drive, där jag kunde skapa och distribuera den. Enkäten testades först på tre personer i klassen innan missivbrevet tillsammans med en direkt länk till enkäten skickades ut, se bilaga 1 och 2. Ett påminnelsebrev skickades ut efter två veckor, se bilaga 3. 3

8 RESULTAT UNDERSÖKNINGSGRUPPENS SAMMANSÄTTNING Undersökningen bestod av en enkät med 18 frågor. Enkäten sändes via e- post till 60 personer, med ett svarsresultat på totalt 26 stycken. Åldern på de som svarade låg mellan 27 år och 64 år och samtliga var kvinnor. Av de 26 svarande vårdadministratörer visste de flesta vad reservrutiner var för något, en visste det inte och en svarade vet ej. Det var även de 24 som visste vad reservrutiner var som även svarade på resterande frågor medan två avslutade enkäten efter som de inte visste vad reservrutiner var. FINNS DET RESERVRUTINER PÅ VÅRDCENTRALER OCH ANDRA ENHETER INOM VÅRDEN? På frågan om de tillfrågade kände till om det fanns några reservrutiner på arbetsplatsen så svarade 17 personer att det fanns reservrutiner och resten av de 24 som svarade visste inte om det fanns några reservrutiner på arbetsplatsen. För vilka system/situationer finns det reservrutiner? Det var 15 personer av totalt 24 som valde att svara på frågan om för vilka system och situationer finns det reservrutiner. De flesta svaren nämnde situationer som har med journalsystemet Cosmic att göra. Några få tog upp situationer med datastopp där de inte sa sig ha egna reservrutiner utan att detta sköttes av IT-personal. För övrigt nämndes diktering, receptförskrivning, katastrofsituation, elförsörjning och remisshantering som exempel. På frågan om vårdadministratörerna visste var reservrutinerna fanns förvarade på arbetsplatserna kände över hälften till var reservrutinerna förvarades medan närmare hälften inte kände till var dessa förvarades. VET PERSONALEN VAD SOM SKA GÖRAS DÅ DET SKER DRIFTSTÖRNINGAR? Vårdadministratörerna ombads att ange var man kan hitta dessa rutiner på arbetsplatsen. Av 16 stycken som svarade angav tre att rutinerna fanns på 4

9 dokument, sju stycken angav att de fanns förvarade både som dokument och på intranätet medan tre svarade enbart intranät. Tre personer angav andra svar under övrigt: Vi har en reservrutinspärm på varje större arbetsplats, avdelningar, mottagningar, jourmott och hos sekreterare. Muntlig information. Pärm på alla avdelningar, mott, mm. På frågan om de trodde att alla medarbetare på arbetsplatsen vet hur reservrutinerna ska användas svarade över hälften att de inte trodde att deras medarbetare visste hur rutinerna ska användas. Endast en av de 24 vårdadministratörerna svarade ja. Av de tillfrågade vårdadministratörerna hade ungefär hälften, 13 st, använt sig av reservrutiner någon gång, en fjärdedel hade inte använt reservrutiner och en fjärdedel visste inte om de använts. Exempel på när reservrutiner har använts Jag bad även de 13 personer som hade angett att de använt reservrutiner att ge exempel på situationer när dessa rutiner hade använts. De flesta nämnde stopp i journalsystem, datasystem eller el- och telefoniavbrott som exempel. Några exempel på svar: Vid uppgradering i datasystemet. Vid elavbrott. Vid driftstopp i Cosmic. I förebyggande syfte när vi bytte journalsystem. 5

10 På frågan om det innebar mycket efterarbete när de hade använt reservrutiner upplevde hälften av de 18 svarande att det innebar merarbete och lika många tyckte inte det. Några få svarade att de inte visste. Exempel på efterarbete De som upplevde att det var merarbete efter ett driftstopp bads även att ge exempel på hur efterarbete kan se ut och tolv personer valde att svara. Bland annat nämndes att diktaten kunde finnas på band efter ett driftstopp, dessa diktat ska då skrivas in i datajournalen och nya vårdkontakter måste även upprättas som motsvarar diktaten. Vidare nämndes att uppgifter måste föras in i till exempel kassasystem, anmälan av patienten genomfördes genom att information skrevs ned på papper och patienterna anmäldes i efterhand, bilder måste kopplas till patienterna och papper måste skannas. Även remisshanteringen måste skapas i efterhand om det skett på papper i stället för elektroniskt. KÄNNER SIG PERSONALEN SÄKRA OCH TRYGGA MED SINA RESERVRUTINER? Vid vilka arbetsuppgifter tycker du att det behövs reservrutiner? På denna fråga svarade de flesta (16) vårdadministratörer journaldokumentation, datastopp och diktering. En vårdadministratör räknade upp följande: Provbeställning, remisshantering, diktat, inläggningar och läsa journal. Ytterligare nämns teknisk utrustning, skicka kallelser, telefoni och sjukintyg. Någon svarade att det behövdes reservrutiner för allt som rör patienter medan en svarade: Framför allt det som är akut, mycket kan faktiskt vänta. När det gällde frågan om de tyckte att reservrutinerna fungerade på ett acceptabelt ansåg hälften (11) att de fungerade på ett acceptabelt sätt, medan tre vårdadministratörer svarade nej och åtta stycken svarade vet ej. Vårdadministratörerna bads även svara på frågan om de diskuterade reservrutiner på arbetsplatsen. Det visade sig att elva vårdadministratörer 6

11 inte diskuterade reservrutiner, fyra personer visste inte om det diskuterades och nio svarade att reservrutiner diskuterades. På frågan om de kände sig trygga och säkra med reservrutinerna som finns på arbetsplatsen svarade lite mer än hälften av vårdadministratörerna ja. Det var ungefär lika många som svarade nej som vet ej. En valde att inte svara på denna fråga. ÖVRIGA SYNPUNKTER Det var sex vårdadministratörer som lämnade kommentarer på sista frågan som lämnades öppen för övriga synpunkter på frågorna och enkäten. En vårdadministratör tyckte att enkäten hade väckt frågor om reservrutiner som denne skulle ta vidare till ledningen och någon ansåg att det var bra att frågan om reservrutiner blev aktualiserad. Det fanns en kommentar om att planerade stopp alltid är lättare att hantera än oplanerade då man inte vet hur länge det kommer att vara. Någon nämnde att de kände till vårdadministratörernas reservuppgifter men inte för övrigt på avdelningen. Vidare lämnade en vårdadministratör följande synpunkt: "Vi har haft lite dålig koll på hur det varit ställt med dikteringsutrustning (äldre modell) och när problem uppstått har inte personal varit på plats som vetat hur/var utrustningen funnits och kunnat ta den i bruk. Det måste tas fram riktlinjer för hur vi ska göra kring eventuella stopp, 7

12 eftersom vi också vet att det kommer att bli ett längre stopp i höst där vi inte kommer att ha tillgång till journalsystemet. Förhoppningsvis har vi kunnat ta dessa rutiner i bruk tills dess, så att vi tryggt kan övervara den planerade driftstoppshelgen i oktober." Det fanns även en kommentar till fråga 8 ( Diskuterar ni reservrutiner på din arbetsplats? ) som löd: Diskuterar just nu lite mer, då vi har haft ett stort driftstopp i höst. Annars alldeles för sällan. 8

13 DISKUSSION BAKGRUNDSDISKUSSION Som vi tidigare läst i bakgrunden så är grundidén med hälso- och sjukvården att ge en god vård och för att den ska anses som god ska vården vara säker för patienten. Patientdatalagen rör som beskrivits i tidigare avsnitt all behandling av personuppgifter. Det är enligt den lagen viktigt att hanteringen, förvaringen och organisationen av alla uppgifter sker på ett sätt som ser till patientsäkerheten. Vid driftstopp, framför allt vid längre stopp, kan dessa lagar eventuellt bli tvungna att sättas åt sidan. Det kanske inte går att leva upp till kraven som lagen ställer då datasystem som journalhanteringssystem ligger nere. Det var mycket svårt att hitta en förklaring i ett uppslagsverk eller via en sökning på nätet om vad en reservrutin är för något. De flesta sökresultat handlade om reservrutiner som finns på olika företag. METODDISKUSSION Att använda enkätundersökning som metod tror jag var ett bra val, däremot blev det ett lågt deltagarantal. Det blev ett ganska högt externt bortfall. Av 60 tillfrågade vårdadministratörer svarade 26 stycken. Kontakten med vårdadministratörerna som tillfrågades skedde via e-post och jag kan bara spekulera men antagligen upplevdes ämnet som svårt och besvärligt att svara på frågor om. Jag uppfattade det som att många inte ansåg att de kunde något om reservrutiner och därför valde de att inte delta i undersökningen. I missivbrevet skulle det antagligen behövt framgå att man kunde svara på enkäten trots bristande kunskaper om reservrutiner. Alternativt skulle kontakten med vårdadministratörerna tagits via telefon där eventuella funderingar kring enkäten kunde ha besvarats direkt och på så sätt ökat deltagandet. Min personliga uppfattning är att det kan vara svårare att tacka nej till en förfrågan via telefon än via mejl. 9

14 RESULTATDISKUSSION Då jag inte fick så stort deltagarantal är undersökningsresultatet något svårtolkat men jag anser att man kan få en hyfsat bra bild ändå. Att det var svårt att få vårdadministratörer att svara på enkäten kan kanske tolkas som att reservrutiner inte är någon självklarhet ute i verksamheterna utan snarare något som personalen inte riktigt har koll på. Åldern på vårdadministratörerna visade sig vara ganska spridd, mellan 27 och 64 år. Finns det reservrutiner på vårdcentraler och andra enheter inom vården? Enligt vårdadministratörerna fanns det reservrutiner för journalsystemet Cosmic, diktering, katastrofsituationer, elförsörjning och remisshantering och av svaren på frågan om de visste om det fanns några reservrutiner på arbetsplatsen att döma visste en majoritet att det fanns reservrutiner. Jag tolkar det som att de som svarade nej på den här frågan vet vad reservrutiner är generellt men har mindre kunskap om hur det ligger till på den egna arbetsplatsen. Detta tror jag är en ganska vanlig bild, även om majoriteten svarade ja. Driftstörningar verkar inte ske så ofta och det är antagligen vanligt att det därför heller inte läggs någon större vikt vid att som enskild vårdadministratör kolla upp var dessa rutiner finns. Min bild av att vårdadministratörerna inte vet var reservrutinerna finns på den egna arbetsplatsen späddes på genom att närmare hälften av de tillfrågade administratörerna inte sade sig veta var de fanns förvarade. Vet personalen vad som ska göras då det sker driftstörningar? Reservrutinerna fanns förvarade som dokument, på intranätet eller både och enligt vårdadministratörerna. Vid elavbrott eller datastopp anser jag att idén med reservrutiner i pappersform i en pärm som är tillgänglig för alla på arbetsplatsen vore bra. Det ska heller inte hänga på att en person vet hur reservrutinerna fungerar eller var de finns. Detta belystes i enkäten i en kommentar att när problem uppstått har inte personal varit på plats som vetat hur/var utrustningen funnits och kunnat ta den i bruk. Om de flesta inte vet var reservrutinerna finns förvarade blir dessa något svåra att implementera. Det visade sig att de flesta, alla utom en, inte tror eller inte vet om deras medarbetare på arbetsplatsen vet hur 10

15 reservrutinerna ska användas. Då hälften av de tillfrågade hade använt reservrutiner fick de ge exempel på sådana tillfällen och föga förvånande nämndes stopp i journalsystem och datasystem, el- och telefoniavbrott. Utifrån resultatet av enkäten kunde jag utläsa att hälften tyckte att ett driftstopp innebar mycket efterarbete och hälften tyckte det inte. Hur mycket merarbete som följer vid ett driftstopp borde bero på vad som har avbrott i driften samt hur länge det håller på. Ju längre stopp desto fler patienter berörs. Enligt patientdatalagen ska alla uppgifter skrivas in så snart som möjligt vilket jag tidigare nämnt i arbetet, detta är dock svårt att uppfylla på många ställen redan i dag och om det då sker ett driftstopp innebär även detta ytterligare en fördröjning. Kanske måste man dokumentera för hand vid längre avbrott. Ska detta då skannas eller skrivas in i den elektroniska journalen? Allt som sker under driftstopp, som påverkar journalsystemet, ska även återskapas i journalsystemet. Detta innebär att patienter måste anmälas i efterhand, bilder ska kopplas till rätt patient, papper ska skannas och remisshanteringen ska återskapas, som även vårdadministratörerna nämnde som exempel i enkäten. Om vi ser på risker med patientsäkerhet: Hur ska vi nå upp till det hälso- och sjukvården har åtagit sig? Det vill säga en god och säker vård. Vid vissa tillfällen, kortare stopp, måste situationen klaras av men vid andra större och längre stopp kanske det tyvärr bryts mot lagar. Känner sig personalen säkra och trygga med sina reservrutiner? För att få reda på om de känner sig trygga med de reservrutinerna frågade jag bland annat vid vilka arbetsuppgifter de själva tyckte att det behövdes reservrutiner. Generellt var det för allt som rörde patienter samt att de flesta situationer som nämnts tidigare togs upp. Det ligger en poäng i att det mesta behöver reservrutiner då de flesta arbetsuppgifter kan beröras av driftstopp och i sin tur påverkar detta vårdadministratörernas arbete samt patienterna. Hälften av vårdadministratörerna tyckte att reservrutinerna fungerade på ett acceptabelt sätt medan en stor del inte visste om de gjorde det eller inte. I efterhand kan jag tycka att denna fråga inte gav så mycket. Vad är acceptabelt? Jag hade inte tagit med den om jag skulle göra om enkäten. Däremot var jag intresserad av svaret på 11

16 frågan om de diskuterade reservrutiner på arbetsplatsen. Mindre än hälften svarade att så gjordes medan mer än hälften inte visste eller svarade nekande. Kommentaren som lämnades under Övriga synpunkter nämnde också att de diskuterar lite mer på grund av att de haft ett stopp nyligen men att det annars skedde alldeles för sällan. Detta tycker jag är intressant då reservrutiner, var de finns och hur de används, på något sätt borde tas upp så att alla medarbetare hör. Det borde finnas utrymme i det dagliga arbetet för utbildningar och övningar av reservrutiner. Hälften av vårdadministratörerna kände sig trygga och säkra med de reservrutiner som fanns på arbetsplatserna. Det jag kan utläsa av svaret på denna fråga är att det ändå inte känns helt tryggt med reservrutinerna och jag undrar då vad det kan bero på. Kanske är det en osäkerhet hos vårdadministratörerna som spelar in. Många visste inte var det fanns förvarade och trodde heller inte på att alla medarbetare visste hur de skulle användas. Jag valde att inte gå djupare i detta arbete, det vill säga att jag inte tittade på katastrofsituationer utan valde att fokusera på enklare driftstörningar. Kanske kunde det vara intressant att titta på i en framtida undersökning? Varför inte göra intervjuer med vårdadministratörer och andra som är insatta i hur reservrutiner fungerar i praktiken. Jag har heller inte gått in mer på hur reservrutiner praktiskt genomförs. Min förhoppning med detta arbete är att det eventuellt kan inspirera till ytterligare diskussioner om reservrutiner och som jag nämnde tidigare borde det finnas utrymme i det dagliga arbetet för utbildningar och övningar av reservrutiner. 12

17 KÄLLFÖRTECKNING Litterära källor Rönnberg 2011 Rönnberg, Lena Hälso- och sjukvårdsrätt Studentlitteratur AB, Danmark, 2011 Elektroniska källor Socialstyrelsen.se, n.d. Svenskaakademien.se,2006 Ordlista Senast uppdaterad: 2006, hämtad _ordlista/saol_13_pa_natet/ordlista Sökord: SAOL Riksdagen.se, n.d. Datainspektionen.se, 2008 Patientdatalagen och den personliga integriteten. Senast uppdaterad: november 2008, hämtad Sökord: Patientdatalagen IT-haveri i vården Senast uppdaterad: n.d., hämtad Sökord: reservrutiner journalsystem (sida 2) Hälso- och sjukvårdslagen Senast uppdaterad: n.d., hämtad Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Halso--och-sjukvardslag- 1982_sfs / Sökord: hälso- och sjukvårdslagen 13

18 Vårdadministratör, Kristinehamn BILAGA 1 Missivbrev Hej! Mitt namn är Linda Eriksson och jag läser sista terminen vid YHutbildningen till vårdadministratör i Kristinehamn. Jag kommer att under våren göra ett examensarbete och har valt att titta på hur reservrutiner används vid olika störningar. Jag har valt att fokusera på följande frågeställningar: Finns det reservrutiner på vårdcentraler och andra enheter inom vården? Vet personalen vad som ska göras då det sker driftstörningar? Känner sig personalen trygg och säker med reservrutinerna? För att kunna göra den här studien vore jag tacksam om du kunde svara på en enkät. Jag har slumpmässigt valt ut 30 vårdadministratörer som arbetar på vårdcentraler och på avdelningar och mottagningar i mellersta Sverige. Att just du har fått den här enkäten beror på att du arbetar som vårdadministratör. Svaret kommer att vara helt anonymt. Deltagande är frivilligt men för att kunna få ett så brett underlag som möjligt är jag tacksam om du tog dig tid att svar på enkäten. En länk till enkäten bifogas nedan. Vänligen svara på enkäten så snart som möjligt dock senast den 4 mars Hör gärna av dig ifall du har några frågor. Stort tack för din medverkan! Linda Eriksson e-post: linda.eriksson1@komvux.kristinehamn.se Telefon:

19 Vårdadministratör, Kristinehamn BILAGA 2 Enkätfrågor till vårdadministratörer angående reservrutiner *Obligatorisk 1. Jag är * Man Kvinna 2. Vilket år är du född? * 3. Vet du vad reservrutiner är för något? * Ja Nej Vet ej Om du svarat Nej eller Vet ej på föregående fråga behöver du inte svara på resterande frågor utan kan gå skicka in svaret(gå längst ned i enkäten). Du får gärna lämna synpunkter i fråga 18. Tack för din medverkan! Om du svarat Ja så fortsätter du på nästa fråga. 4. Känner du till om det finns några reservrutiner på din arbetsplats? Ja Nej 5. Om du svarat Ja på föregående fråga: För vilka system/situationer finns det reservrutiner? 6. Vet du var reservrutinerna finns på din arbetsplats? Ja Nej Vet ej 7. Om du har svarat ja på föregående fråga: Var kan man hitta reservrutinerna för din arbetsplats? Om du vill ange flera alternativ, skriv ditt svar under Övrigt. Dokument Intranät På dokument och intranät Övrigt:

20 Vårdadministratör, Kristinehamn BILAGA 2 8. Diskuterar ni reservrutiner på din arbetsplats? Ja Nej Vet ej 9. Tror du att alla medarbetare på din arbetsplats vet hur reservrutinerna ska användas? Ja Nej Vet ej 10. Har ni använt reservrutiner någon gång? Ja Nej Vet ej 11. Om ni har använt reservrutiner: Ange exempel på när reservrutinerna har använts. 12. Om ni har använt reservrutiner: Blev det mycket arbete efteråt? Ja Nej Vet ej 13. Om ni har använt reservrutiner: Ge exempel på efterarbete. 14. Anser du att uppgifterna som samlas in med reservrutiner förs in i journalsystemet på ett korrekt sätt? Ja Nej Vet ej 15. Vid vilka arbetsuppgifter tycker du att det behövs reservrutiner? 16. Känner du dig trygg och säker med de reservrutiner som finns på din arbetsplats? Ja Nej Vet ej

21 Vårdadministratör, Kristinehamn BILAGA Anser du att reservrutinerna fungerar på ett acceptabelt sätt? Ja Nej Vet ej 18. Övriga synpunkter på frågorna eller den här enkäten.

22 Vårdadministratör, Kristinehamn BILAGA 3 Påminnelsebrev Hej! Mitt namn är Linda Eriksson och jag läser sista terminen vid YHutbildningen till vårdadministratör i Kristinehamn. Jag kommer att under våren göra ett examensarbete och har valt att titta på hur reservrutiner används vid olika störningar. För en tid sedan fick du en förfrågan om att delta i en enkätundersökning och jag vore tacksam om du skulle kunna tänka dig att delta Jag har slumpmässigt valt ut 30 vårdadministratörer som arbetar på vårdcentraler och på avdelningar och mottagningar i mellersta Sverige. Att just du har fått den här enkäten beror på att du arbetar som vårdadministratör. Svaret kommer att vara helt anonymt. Deltagande är frivilligt men för att kunna få ett så brett underlag som möjligt är jag tacksam om du tog dig tid att svar på enkäten. En länk till enkäten bifogas nedan. Vänligen svara på enkäten så snart som möjligt dock senast den 18 mars Hör gärna av dig ifall du har några frågor. Stort tack för din medverkan! Linda Eriksson e-post: linda.eriksson1@komvux.kristinehamn.se Telefon: