IT för en grönare förvaltning - agenda för IT och miljön på Konstfack 2010-2015 1
Innehåll 1 Bakgrund och syfte... 3 2 Område 1: Anskaffning... 4 2.1 Utarbeta en inköpspolicy för IT... 4 2.2 Utbilda personalen i miljöanpassad upphandling av IT... 4 2.3 Anskaffa miljöbästa alternativ inom IT... 4 2.4 Följ upp anskaffning av IT ur miljösynpunkt... 4 3 Område 2: Drift och användning... 5 3.1 Analysera IT-verksamheten ur miljösynpunkt... 5 3.2 Utarbeta mål och riktlinjer för IT... 5 3.3 Informera och utbilda personalen i IT och miljö... 5 3.4 Följ upp drift och användning av IT ur miljösynpunkt... 5 4 Område 3: Möten och resor... 6 4.1 Utarbeta en mötes- och resepolicy... 6 4.2 Öka tillgängligheten av resfria mötesalternativ... 6 4.3 Underlätta användningen av resfria mötesalternativ... 6 4.4 Följ upp användningen av resfria mötesalternativ Inte aktuellt.... 6 5 Referenser... 6 2
1 Bakgrund och syfte I juli 2010 beslutade Regeringen om en agenda för IT för miljön avseende 2010-2015 som kallas IT för en grönare förvaltning. Agendan riktar sig till statliga myndigheter, däribland Konstfack, som lyder under förordningen om miljöledning i statliga myndigheter (2009:907). Agendan berör tre områden där myndigheterna bedöms kunna göra insatser. 1. Anskaffning 2. Drift och användning 3. Möten och resor Regeringen har satt upp övergripande mål och rekommendationer inom varje område som återfinns i den här handlingsplanen. Myndigheterna förväntas sätta upp egna mål och handlingsplaner kopplade till dessa. I samband med den årliga redovisningen av miljöledningsarbetet ska myndigheterna göra en uppföljning av dessa mål. Alla statliga myndigheter förväntas så långt som det är möjligt och ekonomiskt försvarbart att följa de rekommendationer som finns i agendan. Alla eventuella kostnader ska tas inom myndighetens befintliga budgetramar. Ansvarig för detta arbete på Konstfack är IT-enheten. I de fall agendan berör andra ansvariga organisatoriska enheter på Konstfack ansvarar dessa för att skapa och följa upp sina egna mål och handlingsplaner. IT-enheten ansvarar för att sammanställa informationen. Ansvaret för telefoni ligger organisatoriskt på Fastighetsenheten. Ansvaret för resor ligger organisatoriskt på Ekonomienheten. Detta dokument syftar till att definiera hur Konstfack ska leva upp till de mål och rekommendationer som regeringen har formulerat. Varje område är indelat i underrubriker utifrån dessa rekommendationer. Utifrån varje rekommendation finns ett av Konstfack uppsatt mål och handlingsplan som sträcker sig 1-2 år fram i tiden. Dokumentet ska revideras årligen. Senaste revision: 2013-01-07 3
2 Område 1: Anskaffning Övergripande mål: Andelen anskaffningar med miljökrav på IT-området bör öka. 2.1 Utarbeta en inköpspolicy för IT I den inköpspolicy och inköpshandbok som avser hela Konstfack berörs även IT. En specifik inköpspolicy enbart för IT anses inte behövas på Konstfack. 2.2 Utbilda personalen i miljöanpassad upphandling av IT På IT-enheten finns det tre inköpare. Samtliga har gått utbildning i upphandling, men ingen har utbildats specifikt inom miljöanpassad utbildning. Inga utbildningar kommer att genomföras under 2012. 2.3 Anskaffa miljöbästa alternativ inom IT IT-enheten arbetar aktivt med att välja energisnåla alternativ vid sina upphandlingar och avrop. Det mest energisnåla alternativet med den prestanda och funktion som efterfrågas klassificeras som miljöbästa alternativ. Att välja miljöbästa alternativ i förhållande till behovet vid upphandling samt avrop från befintliga ramavtal inom segmentet klienter. 1 Vid köp från ramavtal avseende andra segment ska miljöpåverkan vara en del av viktningen för avropet. Miljöbästa alternativ ska väljas vid direktupphandlingar som överstiger 50 000 SEK. tal 2015: 100% Även vid inköp av datortillbehör strävar Konstfack efter att välja bra miljöalternativ. Ett exempel är att vi väljer miljövänliga uppladdningsbara batterier. Vi avser också att testa solcellsdrivna produkter som traditionellt drivs av batterier, t ex tangentbord och möss. - Medvetet välja miljöbästa alternativ vid inköp av produkter utanför ramavtal. - Testa miljövänliga alternativ inom olika datorrelaterade produktsegment. 2.4 Följ upp anskaffning av IT ur miljösynpunkt Anskaffningar med miljökrav ska specificeras i samband med den årliga redovisningen av miljöledningsarbetet. Från och med redovisning av miljöledningsarbetet på Konstfack avseende 2012 ska anskaffningar med miljökrav specificeras. - Ta fram statistik på hur inköpen har fördelat sig avseende miljökrav inför den årliga redovisningen av miljöledningsarbetet. 1 Ramavtalet Klient - Datorer, Läsplattor, Bildskärmar och Tunna klienter har ställt miljökrav på både leverantör och vara/tjänst samt lämnar utrymme för att ställa ytterligare miljökrav vid avrop. 4
3 Område 2: Drift och användning Övergripande mål: Energianvändningen i IT-verksamheten bör minska. 3.1 Analysera IT-verksamheten ur miljösynpunkt En kartläggning av IT-miljön skedde under 2011. Den kartläggningen används som referenspunkt i arbetet framåt. Samma kartläggning kommer att göras under 2012 och eventuella förändringar mot 2011 redovisas. Att innan 2012-11-30 kartlägga och estimera energiförbrukningen på antalet datorer, servrar och skrivare samt att analysera utskriftsbeteendet på Konstfack. - Sammanställa antalet servrar, klienter och skrivare på Konstfack. - Ta fram statistik på antalet utskrifter samt fördelningen mellan färg-svartvitt samt enkel- och dubbelutskrifter. 3.2 Utarbeta mål och riktlinjer för IT Utifrån den kartläggning av nuläget som gjordes under 2011 sätts mål för hur Konstfack avser jobba med att minska miljöpåverkan fram till 2015. Att innan 2013-12-31 definiera måltal för hur Konstfack ska minska sin miljöpåverkan i sin ITverksamhet. 3.3 Informera och utbilda personalen i IT och miljö Att utbilda personalen inom IT och miljö handlar dels om att utbilda personalen på IT-enheten, men också att synliggöra för resten av organisationen hur deras beteende påverkar miljön. Det kan handla om att informera om kostnaden för utskrifter (toner) eller visa på hur mycket energiförbrukningen minskar om man slår av sin dator när man går hem på kvällen. Att innan 2012-11-30 definiera en informationsstrategi för hur personalen på Konstfack ska bli mer medveten om sin egen energipåverkan genom sitt datorbeteende. - Ta fram informations- och utbildningsmaterial till personal och studenter runt miljöpåverkan vid användning av klienter och skrivare. 3.4 Följ upp drift och användning av IT ur miljösynpunkt Energiförbrukningen för IT ska specificeras separat i samband med den årliga redovisningen av miljöledningsarbetet. Från och med redovisning av miljöledningsarbetet på Konstfack avseende 2011 ska energiförbrukningen för IT specificeras separat. 5
4 Område 3: Möten och resor Övergripande mål: Andelen resfria möten bör öka. 4.1 Utarbeta en mötes- och resepolicy Ekonomiavdelningen kommer att ta fram en resespolicy under 2012. Det finns inga tagna beslut runt mötespolicy. Att innan 2012-06-30 ta fram en resepolicy för Konstfack. - Utarbeta en resepolicy för Konstfack. 4.2 Öka tillgängligheten av resfria mötesalternativ Som ett led i arbetet med resfria mötesalternativ har Konstfack börjat använda Skype för externa möten och för att kommunicera med personal som tillfälligt jobbar utanför huset. Att titta på andra lösningar för resefria möten är inte aktuellt för 2012. 4.3 Underlätta användningen av resfria mötesalternativ Att erbjuda Skype till den personal som har behov av det. 4.4 Följ upp användningen av resfria mötesalternativ Inte aktuellt. 5 Referenser IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön 2010-2015 (Regeringskansliet) www.regeringen.se/gronit Miljöstyrningsrådets energieffektiviserande kriterier för IT http://www.msr.se/sv/energi-och-klimat/produktlista/itkontorsutrustning/ Konstfacks inköpspolicy Konstfacks inköpshandbok Konstfacks miljöhandbok 6