Tjänsteutlåtande Utfärdat 2015-03-30 BN 2015-05-19 Diarienummer 1013/15 Avdelningen för verksamhetsstyrning Louise Ekdahl Telefon 031-368 15 07 E-post: louise.ekdahl@sbk.goteborg.se Åtgärder med anledning av stadsrevisionens rekommendationer utifrån 2014 års revisionsberättelse och revisionsredogörelse Förslag till beslut Byggnadsnämnden föreslås besluta: att godkänna föreliggande yttrande över stadsrevisionens granskning 2014 att översända detsamma till stadsrevisionen Sammanfattning Stadsrevisionen har granskat nämndens räkenskaper, verksamhet och interna kontroll för 2014 och en revisionsberättelse och revisionsredogörelse har upprättats. Dessa har översänts till nämnden för yttrande. Yttrandet ska ha inkommit till stadsrevisionen senast den 12 juni. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden har vidtagit och/eller planerar att vidta med anledning av de rekommendationer som lämnats. Föreliggande tjänsteutlåtande utgör yttrande över de rekommendationer som stadsrevisionen lämnat. Stadsbyggnadskontoret Agneta Hammer Stadsbyggnadsdirektör Louise Ekdahl Chef Verksamhetsstyrning Bilaga Bilaga 1. Revisionsredogörelse för byggnadsnämnden 2013 1(6)
Ärendet Nämnden har att besluta om ett svar till stadsrevisionen på de rekommendationer som gavs i samband med 2014 års granskning av nämndens räkenskaper, verksamhet och interna kontroll. Bakgrund Stadsrevisionen genomför årligen en granskning av nämndens räkenskaper, verksamhet och interna kontroll. Utifrån denna granskning upprättas en revisionsberättelse och revisionsredogörelse, vilken har översänds till byggnadsnämnden för yttrande. Yttrandet ska ha inkommit till stadsrevisionen senast den 12 juni. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden vidtagit och/eller planerar att vidta med anledning av de rekommendationer som lämnats. Stadsbyggnadskontorets synpunkter på de rekommendationer stadsrevisionen lämnat Granskning av ekonomi- och projektstyrning inom planavdelningen Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner, som en del i arbetet med att korta ledtiderna. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg finns tillgängligt för den enskilda projektledaren och för planavdelningen i sin helhet. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att arbeta för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer om hur en ändamålsenlig styrning och effektivisering av detaljplanarbetet kan utformas och vidmakthållas. Under året har förvaltningen tagit fram en projektmodell med tillhörande processgenomlysning, styrdokument, mallar och checklistor mm för att skapa struktur i sitt arbete med detaljplansuppdrag samt leveranssäkring och kvalitetssäkring av detaljplanprocessen. Arbetet har bedrivits inom ramen för GEM-projektet (som syftar till att utveckla planprocessen). Modellen innehåller styrning och verktyg för både planering och uppföljning av projekt och portfölj inom planverksamheten. Implementering av modellen sker löpande under 2015. Redan under 2014 har stadsbyggnadskontoret tillsammans med fastighetskontoret, trafikkontoret och Älvstranden Utveckling arbetat fram en förstudie som kartlägger behov av IT-stöd för projektstyrning. Direktörsgruppen har i april tagit beslut om upphandling och implementering av ett projektverktyg under 2015 för att säkerställa den interna kontrollen och stödja projektmodell och process. Granskning av stadens planering för bostadsbyggande i enlighet med den politiska viljeinriktningen Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att utveckla uppföljningen så att den omfattar samtliga politiska mål och strategier översiktsplanen. Uppföljningen mot översiktsplanen sker årligen i det vi kallar ÖP-uppföljningen. Detta är inget krav enligt plan- och bygglagen, men kontoret har sett det som lämpligt för underlätta den aktualitetsprövning av översiktsplanen som ska ske varje mandatperiod. Historiskt har uppföljning gjorts av de områdesvisa inriktningarna samt vad som skett Göteborgs Stad stadsbyggnadskontoret, tjänsteutlåtande 2(6)
under året för respektive strategiskt fråga. Uppföljningen mot de strategiska frågorna har bestått i en redovisning av vilka planer eller omvärldsfaktorer som har bäring på målet men inte mynnat ut i en analys av hur planeringen har bidragit till eller motverkat målen. Vid ÖP-uppföljningen för 2013 undantogs uppföljningen mot de strategiska frågorna med anledning av att vi parallellt genomförde aktualitetsprövningen av ÖP. Det var också detta år som stadsrevisionen granskade. Mot bakgrund av revisionsrapportens kritik planerar kontoret att utveckla uppföljningen mot de strategiska frågorna i årets uppföljning av översiktsplanen. En kvalitativ bedömning av hur planerna har bidragit eller motverkat respektive strategiskt fråga planeras som också sammanfattas i en analys. Vi ser ett fortsatt utvecklingsarbete framåt i frågan både kring att finna bra indikatorer, men även att utveckla samarbetet med statsledningskontoret och hur de avser att hantera de synpunkter som revisionsrapporten riktar mot kommunstyrelsen och deras uppföljning. Granskning av nämndgemensamt arbete för utveckling av planprocessen (GEM) Stadsrevisionen rekommenderar byggnads- fastighets- och trafiknämnden att med utgångspunkt i de risker vi har identifierat i granskningen och tillsammans med beställarna (direktörerna) bidra till riskhanteringen och stärka den interna styrningen under implementeringen av projektets förbättringsåtgärder. För att framgångsrikt arbeta med införandet och förverkligandet av nya processer, arbetssätt och beteenden behöver vårt arbete präglas av att förena tre perspektiv: strategi, kultur och struktur. Det innebär ett parallellt arbete med flera olika initiativ för att kunna nå långsiktiga resultat där kultur och struktur stöttar den utstakade strategin. Strategi: Strategin för arbetet är att korta ledtiderna med bibehållen kvalitet och leveranssäkerhet i detaljplaneprocessen. Struktur: Införa de strukturella förändringar som krävs för att stödja de nya arbetssätten i GEM-modellen. Till exempel genomföra utbildningar i det nya arbetssättet, införa systemstöd för att stötta processen och tydliggöra nya roller- och ansvar i den nya modellen. Kultur: Genomföra de kulturella förändringar i form av nya beteenden och tankemönster som krävs för att stödja de nya arbetssätten i GEM-modellen. Till exempel att gå från att driva arbetet i linjen till att bli mer projektorienterade, att gå från att vara handläggare till projektledare, att gå från att vara chef till styrgrupp. Utifrån detta har projektet påbörjat ett förslag på införandeplan av GEM-modellen och en förvaltningsorganisation som kommer att arbeta med ständiga förbättringar. Förslaget innehåller både en arbetsmodell och organisation för förvaltning av modellen och konkreta aktiviteter i form av coachning och inspiration för både chefer och medarbetare vid de tre kontoren som stärker den gemensamma målbilden och den nya kulturen. GEM-projektet har ett starkt ägarskap i stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret och trafikkontoret. Dialog och informationsträffar ska säkerställa kommunikationen med stadsledningskontoret under 2015. Granskning av Trygg, vacker stad Stadsrevisionen rekommenderade byggnadsnämnden 2013 att medverka till park- och naturnämndens översyn av verksamheten i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen (stadsrevisionen bedömer att nämnden genomfört åtgärder under året, men Göteborgs Stad stadsbyggnadskontoret, tjänsteutlåtande 3(6)
att rekommendationen kvarstår i avvaktan på att samtliga nämnder beslutat om styrdokumentet). Kontoret deltar i arbetet med att förstärka den interna styrningen och kontrollen. En ny arbets- och delegationsordning för samarbetet inom Trygg, vacker stad har tagits fram och godkänts i de tre nämnderna (i byggnadsnämnden den 10 februari 2015). Granskning av ärendeprocessen Stadsrevisionen rekommenderade byggnadsnämnden 2012 att se över och uppdatera dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning, enligt arkivreglemente för Göteborgs Stad. Stadsrevisionen bedömer att rekommendationen kvarstår fast i förändrad form till dess att arbetet är slutfört. Stadsbyggnadskontoret har i tidigare yttranden till stadsrevisionen beskrivit vilka åtgärder som vidtagits med anledning av rekommendationen. En ny arkivarie anställdes i mars 2014 med uppdrag att arbeta fram en ny dokumenthanteringsplan med tillhörande arkivbeskrivning. Dessa två dokument är intimt sammankopplade och upprättas lämpligen parallellt. Den dokumenthanteringsplan som håller på att arbetas fram följer Riksarkivets föreskrifter för en verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) som trädde i kraft den 1 januari 2009 och som innebär att handlingar klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet. Föreskriften är i dagsläget bindande endast för statliga myndigheter, men rekommenderas även för förvaltningar inom Göteborgs Stad. Enligt tidigare yttranden bedömdes arbetet kunna vara klart i början av 2015. Den tid detta arbete skulle ta har dock, som stadsrevisionen påpekar, underskattats. Orsakerna till detta är: 1. Att helt ändra strukturen för arkivredovisning från den tidigare organisationsbaserade dokumenthanteringsplanen till en verksamhetsbaserad tar väldigt mycket längre tid än att bara ändra det som är inaktuellt i den befintliga arkivredovisningen. 2. Den befintliga dokumenthanteringsplanen har inte uppdaterats på länge, vilket innebär att mycket är inaktuellt och måste ändras. 3. Framtagandet av en dokumenthanteringsplan kräver att enheterna gör ett gediget arbete med processbeskrivningar för att identifiera vilka handlingstyper som finns i verksamheten samt vilka behov verksamheten har av lagring/gallring. Detta arbete är både tids och resurskrävande för kontoret. Kontorets tidplan och förhoppning är att en ny dokumenthanteringsplan ska kunna antas av byggnadsnämnden i slutet av 2015 eller början av 2016. Granskning av offentlighet och sekretess Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att utveckla mer kontorsgemensamma rutiner och arbetssätt för hantering av allmänna handlingar. Kontoret har fem kontorsgemensamma riktlinjer och rutiner som rör hantering av allmänna handlingar: Information vid begäran om allmänna handlingar Riktlinjer för diarieföring Göteborgs Stad stadsbyggnadskontoret, tjänsteutlåtande 4(6)
Rutin för diarieföring Rutin för hantering av inkommande post Rutin för hantering av utgående post Utöver dessa kontorsgemensamma riktlinjer och rutiner finns ett antal anvisningar för handläggare inom plan- och byggverksamheten. Anvisningarna är kopplade till deras respektive arbetsrutiner för att säkerställa att diarieföring mm sker i enlighet med de lagkrav som finns. Det finns även ett antal rutiner som berör hantering av skyddade personuppgifter och sekretesskyddade uppgifter, men dessa kan lämpligen sammanställas till mer kontorsövergripande riktlinjer och principer. Ett arbete har därför påbörjats med framtagande av en sekretesshandbok för kontoret. De verksamhetsspecifika anvisningar för hantering av skyddade personuppgifter och PUL- eller sekretessbelagda uppgifter där sådana förekommer ska kopplas till denna handbok. Ambitionen är att detta arbete ska slutföras under året. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att registrera upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar. Rekommendationen är riktad till planverksamheten. Det arbetssätt som finns idag innebär att det finns en risk att vissa handlingar, framförallt i de fall handlingen upprättats på kontoret, inte diarieförs förrän efter nämndsbehandling. Att en myndighet hanterar allmänna handlingar i enlighet med de lagkrav som finns ska vara helt oberoende av arbetssätt och handläggningssystem. Kontoret kan utveckla sina arbetssätt och använda sig av system som underlättar diarieföring, men i grunden handlar det om att ökad kunskap och tydliga rutiner. Förvaltningen har därför tagit fram ett gemensamt obligatoriskt utbildningspaket för samtliga planhandläggare som kommer att genomföras två gånger per år. Utbildningen är både teoretisk och pratisk så till vida att vi går igenom hela planprocessen och fokuserar på de identifierade svagheter som finns kopplat till diarieföringen. Granskning av nämndens uppdatering av anläggningsregister Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att de uppgifter som finns registrerade i Kommunleasing ABs leasingsystem WebLisa är korrekta. Inom IT-enheten har det förts dels ett register sedan många år över all leasad och köpt utrustning, dels registreras inventarierna i IT-stödet Mina verktyg som är kommuncentralt. Registren uppdateras kontinuerligt och det är god kontroll över den IT-utrustning som finns på kontoret. De större inventarier som leasas genom Kommunleasing AB numreras och förtecknas numera direkt vid leverans. Av förteckningen framgår vart möbeln placeras, vilket avtal inventarierna är inköpta på och om/när kontoret gör sig av med möblerna kommer detta att anges i förteckningen. När det äldre leasingavtal, såväl aktiva som avslutade avtal, kommer förvaltningen att genomföra en genomgång av dessa utifrån utsänt underlag från Kommunleasing AB. Detta för att stämma av befintlig utrustning och befintliga inventarier på förvaltningen gentemot befintligt anläggningsregister hos Kommunleasing AB. Göteborgs Stad stadsbyggnadskontoret, tjänsteutlåtande 5(6)
Ekonomiska konsekvenser Samtliga åtgärder som vidtagits eller planerar att vidtas kommer att prioriteras inom ramen för den ordinarie verksamheten och beräknas inte få några ekonomiska konsekvenser. Göteborgs Stad stadsbyggnadskontoret, tjänsteutlåtande 6(6)