Intern kontroll. Risk och väsentlighetsanalys. [BUDGET 2017 EFP ] Kvalitetsbudget års interna verksamhetskontroll uppmärksammades

Relevanta dokument
Kvalitetsbudget Markaryds kommun. (Budget 2015 EFP ) Fastställd av kommunfullmäktige

Attestreglemente. Dokumenttyp: Reglemente Dokumentansvarig: Ekonomifunktionen Beslutad av: Kommunfullmäktige

Offentlig sektor KPMG AB sidor

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Internkontrollplan 2019 för omsorgsnämnden

Reglemente för attest

Granskning av fakturahantering

Reglemente för attest

Attestreglemente för Härnösands kommun

Revisionsrapport Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Ovanåkers kommun. Uppföljning av genomförda granskningar. Revisionsrapport. KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7

Kommunstyrelsens interna kontrollplan 2016

Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan för tekniska nämnden

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Attestinstruktion för servicenämnden

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Attest- och utbetalningsreglemente

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Granskning av utbetalningar

Granskning intern kontroll

Byggnadsnämnden bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Skurups kommun. Granskning avseende privata utförare

Internkontrollplan 2018

REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER

Markaryds kommun. Intern verksamhetskontroll Kommunstyrelsen

Hallstahammars kommun

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Internkontrollplan 2017

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Revisionsrapport. Granskning av. Intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning. Arvika kommun. December Henrik Bergh

Riktlinje för attestering

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Attestreglemente. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning

Granskning av utbetalningar

KVALITETSREDOVISNING 2016

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Reglemente för intern kontroll

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

Olofströms kommun. Intern kontroll Granskning personalkostnader. Audit KPMG AB 9 mars 2011 Antal sidor: 7

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Riktlinjer för kontanthantering

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av anställdas bisysslor

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

S Intern kontroll Regler

Riktlinjer för styrdokument i Marks kommun

Rapport intern kontroll 2016

Arvoden och ersättningar till förtroendevalda

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsen Dnr

Granskning av kommunstyrelsens interna kontroll för 2011

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Kommunal Författningssamling

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

Markaryds kommun. Intern verksamhetskontroll Kommunstyrelsen

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik I Titel Intern kontrollplan - kommunstyrelsen

Attestreglemente för Nora kommun. Antagen av kommunfullmäktige 2013-ll-13, 148 Reviderad av kommunfullmäktige , 6

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Kommunledning. Ärendenr: 2016/61 Fastställd: KS Reviderad: KS RIKTLINJE. Intern kontroll

Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman SFN 2013/

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling

Reglemente för intern kontroll

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

Kommunrevisionen Granskning av intern kontroll

Grundläggande granskning av samarbetsnämnd för löneservice

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar


Trelleborgs kommun Revisorerna

Uppföljning av genomförda granskningar från 2009

Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Granskning av Intern kontroll

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

Plan för det kommunövergripande kvalitetsarbetet i Markaryds kommun

Granskning av intern kontroll. Lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB

Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna mars Huddinge kommun. Granskning av arvoden

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Attestreglemente med anvisningar för kontroll av ekonomiska transaktioner

Rapport Internkontroll 2017

Verifikationsgranskning

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Utförd egen- och internkontroll 2015

Handläggare Datum Ärendebeteckning Victoria Schön Månsson

Granskning av intern kontroll

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning

Transkript:

Intern kontroll Risk och väsentlighetsanalys Ekonomi Enligt lagen om kommunal redovisning ska en faktura bokföras senast dagen efter ankomst. Det är angeläget för att bokföringen alltid ska vara uppdaterad i samband med uppföljning av budget, likviditet mm. Felaktig momsredovisning kan innebära för lite eller för mycket inbetalda medel till skattemyndigheten. Felaktigheterna kan i sin tur innebära straffavgifter vid en granskning. Kommunen har i vissa fall när avdragsrätt saknas för mervärdeskatt i stället rätt till ett statsbidrag på 6 %. En kontroll att dessa fakturor bokförs rätt och därmed kommer med vid ansökan av bidraget är viktigt för att inte gå miste om inkomsten. För sent betalda fakturor, kan innebära extra kostnader i form av dröjsmålsränta, inkassoavgifter etc. Det innebär också ett merarbete i fakturahanteringen, både för leverantören och kommunen. Fakturauppgifter, så som F-skatt, registeringsnummer för moms, fakturabilagor mm ska anges av leverantören. Saknas uppgifter kan kommunen bli skyldig att betala sociala avgifter, mista sin avdragsrätt för moms etc. För att undvika oegentligheter är det ej lämpligt att debiteringspersonal, skapar fakturor till sig själv eller nära anhörig. Verksamhet Enligt reglementet och anvisningarna för intern kontroll ska kommunstyrelsens interna kontroll utgå från de reglementen och policys som antagits för kommunen. Kommunstyrelsen ansvarar både för kontrollen av den egna verksamheten samt för den kommunövergripande kontrollen. Kontrollen ska utgå från risk och väsentlighet. 2015 års interna verksamhetskontroll uppmärksammades följande brister: - att det saknades styrdokument i den kommunala författningssamlingen, kfs och i de kommunövergripande styrdokumenten, kös - att inventeringen av vilka styrdokument som bör finnas för kommunstyrelsen inte var färdigställd - att en e-postpolicy inte var framtagen. - att det fanns brister i attityder och bemötande vid telefonsamtal - att det fanns brister i medarbetarnas kännedom om de kommunövergripande styrdokumenten - att det fanns brister i efterlevnaden av politiskt fattade beslut (Kontrollen avsåg rökfri arbetstid) - att riktlinjer och rutiner för framtagandet av och förändringar av tjänstegarantier inte alltid följdes - att det fanns oklarheter i vilken utsträckning lönekriterierna efterlevdes - att åtgärdsplaner inte alltid togs fram utifrån resultatet av 2014 års medarbetarundersökning - att det fanns brister i avtalen mellan kommunen och de som driver intraprenader i kommunen - att det fanns frågetecken kring förmånsbeskattning avseende Café Linné - att det fanns bristande kommunikation mellan olika förvaltningar/enheter/medarbetare vid renoveringen av Vattnadalen I 2016 års interna kontroll, medarbetarundersökning, tillgänglighetsmätning samt revidering av tjänstegarantierna kommer undersökas i vilken utsträckning flera av ovanstående brister åtgärdats. Redan nu kan konstateras att en ny e-post-policy antagits. Ur ett styrnings- och ledningsperspektiv medför brister i hanteringen av kommunövergripande styrdokument betydande risker. En förnyad granskning av de kommunövergripande styrdokumenten bör därför göras 2017. Utifrån tidigare konstaterade brister bör följande kontroller göras 2017: Markaryds kommun 1

Kvalitetsbudget 2017 [BUDGET 2015 EFP 2018-2019] - Kontroll av om styrdokument som antagits av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen inkluderats i den kommunala författningssamlingen/de kommunövergripande styrdokumenten - Kontroll av om egenkontrollen av tjänstegarantin om avfallshantering fungerar tillfredsställande - Kontroll av om rutinerna för att undersöka om fattade beslut effektuerats förbättrats - Kontroll av efterlevnaden av e-postpolicyn - Kontroll av om riktlinjerna för de kommunövergripande styrdokumenten följs Personal Det är oerhört viktigt att samtliga beslut (anställningsbeslut och lönebeslut) sker enligt delegationsordning. Felaktiga beslut kan innebära att beslut som inte sker enligt delegationsordningen inte kan ändras, t ex anställningsbeslut och lönebeslut. Rätt lön ska betalas ut i förhållande till aktuell sysselsättningsgrad, ersättningar ska vara beviljade av rätt person och lönen ska stämma överens med de i personalsystemet inregistrerade uppgifterna. Risken finns att lönehandläggare inte får uppgiften i tid och därmed missar ändra i systemet om det sker förändringar i anställdas sysselsättningsgrad. Felaktigt utbetalda löner och ersättningar kan leda till ökade lönekostnader och merarbete. Rätt avdrag för lunchkuponger från anställdas löner ska ske och arvode till förtroendevalda ska beslutsattesteras av rätt person. Ekonomiavdelningen ska se till att anmäla till personalavdelningen vilka anställda som använder lunchkuponger, om inte detta sker finns risk för att inte avdrag görs. Frånvaro avseende sjukanmälan och tillfällig vård av barn samt ledighetsansökan ska attesteras av rätt person. Arbetsledaren ska se till att frånvaro rapporteras i systemet. Risken finns att om inte rapportering sker kan det leda till att man får en lön utan avdrag för frånvaro. För att undvika risken för oegentligheter ska personalavdelningens personal inte utsättas för möjligheten att betala en högre lön än man är berättigad till, både när det gäller sig själv och nära anhörig. Därför ska inte personal inom personalavdelningen utföra personaladministrativa uppgifter avseende sig själv eller nära anhörig 1. Ekonomisk granskning Tidplan 1. Kontroll av att faktura bokförs senast dagen efter ankomst (LR) 2. Kontroll av momsredovisningen (ML) 3. Kontroll av 6 % statsbidrag (LSK) 4. Kontroll av betalningsdag (RP) 5. Kontroll av fakturor vad avser F-skatt, registreringsnummer för moms, fakturabilagor m m (ML/RL) 2 M arkaryds kommun

6. Kontroll av debiteringar avseende samtliga fakturor som personal med tillgång till debiteringssystemen samt nära anhörig enl AB 31 (GR) 1 månad *) Samtliga fakturor som avser denna personal Förkortningar RL = Redovisningslagen ML = Mervärdeskattelag LSK = Lagen om särskilt bidrag till kommuner RP = Regler för penninghantering AR = Attestreglementet (Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner) GR = God redovisningssed UP = Upphandlingspolicy RP = Regler för penninghantering RKI = Regler för hantering av kontanta intäkter vid försäljning o dylikt 2. Verksamhetsgranskning 7. Kontroll av om styrdokument som antagits av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen inkluderats i den kommunala författningssamlingen/de kommunövergripande styrdokumenten. 8. Kontroll av om egenkontrollen av tjänstegarantin om avfallshantering fungerar tillfredsställande 9. Kontroll av om rutinerna för att undersöka om fattade beslut effektuerats förbättrats Genomgång av fullmäktiges och styrelsens protokoll under 2014, 2015 och 2016 samt undersökning av om styrdokumenten inkluderats. Intervjuer med enhetschefen på VA/Gatuenheten samt med personal på ekonomiavdelningen. Intervju med kanslichefen 3. Övergripande granskning- ekonomi Tidplan 10. Kontroll av att man följer gällande avtal (UP) 1 månad *), kontroll av livsmedel konto 644. (samtliga nämnder). Redovisningsekonom 11. Kontroll av kassabok för kontanta intäkter (RKI) 1 månad *) kontroll mot kassabok att kassa som överstiger 2 000 kr redovisats senast påföljande dag. Redovisningsekonom Markaryds kommun 3

Kvalitetsbudget 2017 [BUDGET 2015 EFP 2018-2019] 12. Kontroll av kassamaskiners kontrollremsor (RKI) 1 månad *) kontroll att ingen Z 1:a (kontrollremsa) saknas för perioden, samt att Z 2 för perioden begärs in och kontrolleras i förekommande fall. Redovisningsekonom 13. Kontroll av att beslutsattest sker av rätt person (AR) Inrapporterad attestliggare, stäms av med aktuell attestliggare. 14. Kontroll leverantörsfakturor Kontroll via Inyett av fakturor som överstiger 200 tkr samt dubbelregistrerade fakturor, blufföretag mm. Ekonomisekreterare, Redovisningsekonom Ekonomisekreterare, Redovisningsekonom Avstämning dec/jan samt vid förändring i attestliggare. Varje utbetalningsdag 4. Övergripande verksamhetsgranskning 15. Kontroll av efterlevnaden av e- postpolicyn Analys av tillgänglighetsundersökningen. Intervju med växeln. 16. Kontroll av om riktlinjerna för de kommunövergripande styrdokumenten följs Genomgång av om antagna styrdokument följer riktlinjerna. 5. Övergripande granskning - personal 17. Kontroll mot delegationsordning av anställningsbeslut för tillsvidareanställning. 18. Kontroll mot delegationsordning av lönebeslut för tillsvidareanställning. 19. Kontroll av att rätt lön betalas ut i förhållande till aktuell sysselsättningsgrad. Kontroll av att ersättningar är beviljade av rätt person. Kontroll av utgående krontalslön i förhållande till inregistrerat resultat i förhandlingssystemet. 20. Kontroll av avdrag för lunchkuponger 21. Underlag för arvoden till förtroendevalda: Kontroll av beslutsattest. 22. Kontroll mot delegationsordning: frånvaro avseende sjukanmälan och tillfällig vård av barn. 4 M arkaryds kommun 1 månad* arbetsenhet/nämnd 1 månad* nämnd 30 st med början på angivet födelsedatum avseende 1 månad 1 månad* kommunen 1 månad* 1 månad*arbetsenhet

23. Kontroll mot delegationsordning av ledighetsansökan 24. Kontroll av att personal inom personalenheten ej utför personaladministrativa uppgifter för anställd som är nära anhörig.("nära anhörig" se AB 32). 25. Kontroll av att personal ej handlägger registrering/ utbetalning av egen lön. 1 månad* arbetsenhet Markaryds kommun 5