Workshopmallar The Capital of Scandinavia
Ta fram redovisningsstruktur Information ska kunna återsökas och förstås över tid. Redovisning på flera nivåer. Endast de delar som levereras behöver redovisas.
Redovisningsstruktur Kommun Myndighet Arkivbildare Bestånd Verksamhetsområde Processgrupp Process
Exempel Kulturförvaltningen Stockholms stad Kommun Kulturnämnden Myndighet Kulturförvaltningen Arkivbildare 6. Fördela stöd och stipendier Verksamhetsområde 6.1 Fördela stöd Process
Bestäm arkivobjektens utformning Hur ska informationen paketeras? Behöver sammanställningar skapas? (vilka fält ska ingå ur databas eller tabell) Påverkas av: Klassificering PuL/sekretess Sökbehov
Redovisningsstruktur och arkivobjekt Kommun Myndighet Arkivbildare Bestånd Verksamhetsområde Processgrupp Process Arkivobjekt
Arkivobjekt Redovisningsstruktur Process Arkivobjekt HO Huvudobjekt UO UO Underobjekt
Arkivobjektstruktur Process Arkivobjekt HO Ärende UO UO Handling Fil Handling Fil Fil
Exempel Kulturförvaltningen Stockholms stad Kommun Kulturnämnden Myndighet Kulturförvaltningen Arkivbildare 6. Fördela stöd och stipendier Verksamhetsområde 6.1 Fördela stöd Process Kulturstödsärende Arkivobjekt
Arkivobjektstruktur Kulturförvaltningen HO Kulturstödsärende ansökan projektstöd UO Ansökan pdf/a UO Beslut pdf/a UO Redovisning pdf/a
Arkivobjektstruktur Miljöförvaltningen HO Borrhålsärenden pdf/a
Arkivobjektstruktur ekonomisk information HO UO Årsleverans GL txt -datafil pdf -filbeskrivning UO FA txt -datafil pdf -filbeskrivning UO CR txt -datafil pdf -filbeskrivning UO Leverans dokumentation pdf -filbeskrivning pdf -filbeskrivning
Definiera metadata Hur ska informationen beskrivas? Vilka sökbegrepp behövs? Förvaltningen Allmänhet Forskning Påverkar: Återsökningen Arkivobjekten Klassificeringen
2015-11-16 SIDAN 16
2015-11-16 SIDAN 17
Klassificera enligt PuL och sekretess Omfattas informationen av PuL eller sekretess? Kan den informationen särskiljas? Påverkas av: Indexering Sökbegrepp (metadata) Påverkar: Arkivobjekten
Sekretess och PuL - tregradig skala Sekretess 0 1 2 Ingen sekretess publicering och utlämning kan ske till alla Omfattas av svag sekretess publicering av förekomst kan ske. Utlämning görs efter begäran och manuell bedömning. Omfattas av stark sekretess kan visa att denna typ av information finns. Vid sökning på enskild person ingen publicering av förekomst Personuppgifter 0 Inga personuppgifter Kan publiceras på Internet 1 2 Harmlösa personuppgifter Kan publiceras på Internet Personuppgifter Kan inte publiceras på internet
Vilken information kan visas via Internet? Med Hel avses att informationen i sin helhet lämnas ut automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista. Detaljer som är publikt synliga är ID för arkivobjektet samt Beskrivning och ett relevant Datum. Själva handlingen är inte åtkomlig, utan får begäras ut via handläggare på Stadsarkivet. Med Ej avses att sökträff ej visas överhuvudtaget även om information som matchar sökningen existerar. Informationstext upplyser om att sökning i detta material ej ger träff.
Välj format Används arkivgodkända format? Konverteringar? Arkivformat: txt xml pdf/a-1b jpeg tiff mpeg 2 Teckenuppsättning: ISO 8859-1 UTF 8
Hur ska återsökning ske? Webbsök Självbetjäning e-arkivet Integration via webbtjänst Andra publiceringskällor i staden iipax Archive Egen e-tjänst Verksamhetssystem Påverkar: Anslutningsform
Ansluta tekniskt till e-arkiv Synkron SIP av mindre storlek Omedelbar arkivering och återkoppling Få eller enskilda arkivobjekt Kontinuerliga leveranser från ett system Asynkron SIP av stor mängd data Lågt behov av snabb arkivering Många ihopsamlade Mindre frekvent återkommande leveranser
Lämna Hämta Externa aktörer Internet/läsesal Arkivarie Handläggare Allmänhet/forskning Verksamhetssystem E-tjänst FTP-tjänst SOA-plattform Behörighetskontroll och filter Mottagningskontroll Access Lagring