Mötesbok: Fritidsnämnden (2018-01-24) Fritidsnämnden Datum: 2018-01-24 Plats: Havremagasinet, Utsikten 1 Kommentar:
Dagordning Kallelse Kallelse Fritidsnämnden 2018-01-24 3 Upprop Protokollsjustering Informationsärende Allmän skrivelse till Fritidsnämnden angående bidragshantering gällande Hässleholms Ridhusförening. 5 Granskningsrapport intern kontroll 2017 8 Redovisning av statistikuppgifter för 2017 10 Hässleholms Fritids verksamhetsplan 2018 12 Inbjudan att deltaga vid 50-års firande av Hässleholms Astma- och Allergiförening 2018. 16 Inbjudan Pär Palmgren 17 Beslutsärenden 2 Utredning av det totala stödet till föreningar 18 3 Fritidsnämndens verksamhetsmål 2018-2021 20 4 Uppföljning av verksamhetsmål 2017 26 5 Verksamhetsberättelse 2017 30 6 Intern kontrollplan 2018 33 7 Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017 44
1 (2) Kallelse till Fritidsnämnden Onsdagen den 24 januari 2018, kl 15:30 Havremagasinet, Utsikten 1 I tur att justera: Ersättare: Tid och plats för justering: Mikael Björklund Lina Bengtsson Havremagasinet, Fritidskontoret Föredragningslista Ärenden Upprop Protokollsjustering 1. Informationsärende Beslutsärenden 2. Utredning av det totala stödet till föreningar Handlingar Utredning av det totala stödet till föreningar 3. Fritidsnämndens verksamhetsmål 2018-2021 Handlingar Fritidsnämndens verksamhetsmål 2018-2021 Fritidsnämndens verksamhetsmål 20182021.doc 4. Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Handlingar Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Fritidsnämndens måluppfyllelse 2017.xlsx 5. Verksamhetsberättelse 2017 Till
2 (2) Handlingar Verksamhetsberättelse 2017 Verksamhetsberättelse 2017.doc 6. Intern kontrollplan 2018 Handlingar Intern kontrollplan 2018.docx FN Risk- o väsentlighetsanalys 2018.doc Intern kontrollplan 2018.xlsx 7. Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017 Handlingar Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017.docx FN Bil 4 Avikelseanalys drift ÖU FNAU.xls FN Bil 5a Avvikelseanalys inv ÖU FNAU.xls Fritidsnämnden Agneta Olsson Enochsson (L) Ordförande Fritidsnämnden Monica Lundström Sekreterare
1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-01-10 Diarienummer Handläggare Controller Ingela Olsson Hässleholms Fritid 0451-26 82 04 ingela.olsson@hassleholm.se Granskningsrapport Intern kontroll 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att fritidsnämnden lägger ärendet till handlingarna Beskrivning av ärendet Risk och väsentlighetsanalysen för Hässleholms Fritid verksamhetsområden ses över årligen. Fritidsnämnden har utifrån risk- och väsentlighetsanalysen valt ut de arbetsmoment som de anser bör kontrolleras. Olika personer har fått i uppdrag att kontrollera arbetsmoment och har därefter rapporterat resultatet. Resultatet av kontrollerna är att arbetsuppgifterna generellt fungerar bra. Det finns dock en del moment att arbeta vidare med såsom att larmutrustning används vid ensamarbete och rutiner för kassaredovisning. Momenten Vattenkvalitet simhallar, Vattensäkerhet badsjöar och Utrymningsövningar återkommer 2018 för att säkerställa att dessa moment fungerar. Bilagor 1. Granskningsrapport intern kontroll 2017 Hässleholms Fritid Sändlista: Revisionen Hässleholms Fritid Ingela Olsson Controller Hässleholms Fritid Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Väpnaregatan 13C Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Granskningsrapport intern kontroll 2017 - Hässleholms Fritid Kontrollområde Rutin/policy/system Kontrollmoment Metod 2 Resultat/avvikelser Åtgärder och tidplan Fjolårets moment Egenkontroll Simhallar Folkhälsomyndighetens allmänna råd om bassängbad och miljöbalkens förordning om verksamhetsutövarens egenkontroll. Vattensäkerhet badplatser Räddningstjänstens råd om vattensäkerhet. Kontroll av vattenkvaliten Stickprovskontroll er har gjorts två gånger per anläggning under 2017. Regelbundna vattenprover görs regelbundet enligt myndighetskrav. Vattenkvaliteten i Qpoolen simhall har förbättrats som ett resultat av att ett UV-filter har installerats och därmed godkänner miljökontoret fler badande åt gången. Kontrollmomentet återkommer 2018 för att säkerställa att regelbundna vattenprover tas och att vattenkvaliteten uppfyller myndighetskraven. Kontroll av skyltning, information och säkerhetsutrustning. Att säkerhetsdykning genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Kontroll att bärbart larm används Björkvikens (flera besök) och Lursjöns (ett besök) badplats har besökts. Lursjöns badplats är i mycket bra skick. Underhållet på Björkvikens badplats är mycket bristfälligt. Inget att anmärka på när det gäller livräddningsutrustningen. Det förebyggande arbetet med vattensäkerheten vid badplatserna är viktigt därför återkommer kontrollmomentet 2018. Kontroll har gjorts på Tyrs Hov, Qpoolen simhall och Mötesplats Ljungdala. Kontroll har gjorts i Bjärnum och Tyringe Simhall. Inte någon av dessa anläggningar använder larmutrustning på tillfredsställande sätt. Respektive verksamhetschef får i uppdrag att implementera detta. Kontrollmomentet återkommer 2018. Kassaredovisning har stämts av mot kontanta medel samt babskvitto. Några mindre differenser fanns på båda anläggningarna. Rutiner för kontanthantering håller på att ses över. Kontrollmomentet återkommer 2018. Stickprov på fritidskontoret, Qpoolen Simhall och Tyrs Hov. Stickprovskontroll er har gjorts på idrottsanläggning arna och på fritidskontoret på Havremagasinet samt intervjuer har gjorts med föreståndarna. Personalen är välinformerad om de hot- och våldsplaner som finns. Ingen åtgärd. Vid någon anläggning hade ny personal inte blivit informerad om återsamlingsplats. Kontrollmomentet återkommer 2018 för att säkerställa att övningar genomförs regelbundet. vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen? Vid riskfyllt ensamarbete ska larmutrustn användas Ekonomi, Personal vad ska granskas? Rutiner för befattningshavare som ansvarar för kontantkassa Att gällande rutiner för handhavande av kontantkassa/dagskas sa följs. Hot och våld Att hot- och våldsplaner finns upprättade för våra verksamheter Utrymningsövningar Hässleholms Fritids rutiner Att hot- och våldsplaner är väl kända och tillgängliga för medarbetarna. Att utrymningsövningar genomförs enligt rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. Verksamhet
Uppföljning av Uppgifts- Antalet besökare i våra simhallar totalt ELG lämnare 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 (inkl. torra akt. - ej föreningsbad) Allmänhetens bad Qpoolen ELG Allmänhetens bad Tyringe ELG Allmänhetens bad Bjärnum ELG Allmänhetens bad Sösdala SE Allmänhetens bad Vinslöv ELG Antalet besökare i Bjärnums simhall ELG Antalet besökare i Tyringe simhall ELG Antalet besökare i Sösdala simhall SE Antalet besökare i Qpoolens simhall ELG Antalet torra aktiviteter i Bjärnum ELG Antalet torra aktiviteter i Tyrs Hov ELG Antalet torra aktiviteter i Qpoolen (ej ELG Actic) Antalet besökare i gymmet på Qpoolen (Actic) ELG Antalet besökare i varmvattenbadet på Hässleholmsgården ELG Antal registrerade föreningar (vilande föreningar är borträknade) FJ Antal bidragsberättigade föreningar FJ under FN Antal registrerade medlemmar i kommunens föreningar FJ Antalet deltagartillfällen CJ Antal bokade timmar i anläggningar (föreningsverksamhet) RM Verksamhetsbidrag 7-20 år CJ Antalet besök på Mötesplats Ljungdala kvinnor/män MJ Antal besökare på fritidsgårdarna Totalt, tjejer/killar. CJ Sösdala Fritidsgård (ej lämnat CJ 175 393 176 863 171 802 170 350 173 652 159 715 124 427* 131 639* 141 026 138 140 142 055 28 844 28 145 24 801 20 634 25 661 21 661 11 344* 16 379* 25 720 31 944** 23 361 17 244 17 014 13 094 11 016 13 823 14 418 4 799* 14 455 11 148 18 026 19 923 14 880 15 603 14 954 12 765 12 144 11 493 12 165 13 375 12 633 15 479 18 424 3 270 2 686 2 655 2 191 2 515 2 494 2 662 2 486 2 697 2 287*** 2 794 7 093 7 499 14 750** 12 300 34 377 34 866 33 859 30 494 29 097 23 841 20 169 22 348 27 758 25 011 29 388 34 900 38 820 36 681 34 796 34 693 35 480 15953* 24 648 23 422 22 947 24 316 15 669 13 808 12 253 12 142 11 941 11 225 13 621 13 022 11 189 10 348 11 895 90 447 89 369 89 009 92 918 97 921 89 169 74 684* 71 621* 78 657 79 834** 60 216 5 439 5 754 5 298 5 001 5 265 5 155 5 317 4 083 1 807 1 686 1 296 1 687 1 612 1 048 62 0 1 201 2 498 2 359 2 314 1 583 1 583 8 680 8 797 7 332 7 297 8 980 7 038 4 450 3 199 3 192 3 499 1 061 29 602 30 100 34 684 46 569 44 226 44 035 47 578 41 122 34 567 29 354 22 181 12 505 12 955 12 604 12 006 10 489 11 538 11 548 11 482 10 259 10 874 10338 466 450 457 475 480 483 479 457 412 354* 368 290 280 263 250 256 255 264 229 209 214 206 76 798 84 536 87 718 86 996 90 240 85 941 80 579 76 259 66 439 61 494 62 599 329 681 347 295 339 482 355 343 352 112 339 800 337 881 326 277 295 089 309 503 297 447 44 302 42 652 44 568 39 664 41 395 41 401 42 193 44 344 44 958 44 147 44 093 1 804 894 2 341 522 2 308 874 2 229 088 2 179 509 2 107 674 2 101 581 2 062 358 1 977 267 2 105 622 2 380 545 8 947 11 983 4649/7334 11 533 11 728 4618/6915 5155/ 6573 13 197 5571/7626 11 546 4849/6697 14 162 5967/8195 23 213 22 949 18 011 20 413 20 400 7465/18344 7698/18414 7752/15461 7696/15253 8054/15053 7493/14003 6483/11528 7895/12518 8125/12275 26 650 13 250 CJ Tyringe Fritidsgård CJ Hästveda Fritidsgård CJ Vittsjö Fritidsgård (start september 2008) 2016 * Registrerade föreningar. Striktare granskning av att alla handlingar är inskickade. ** Fritt bad 6-16 år jun-aug *** Sösdala simhall stängd dec pga renovering omkl 2013 *Tyringe simhall stängd 3/6-25/11 2013 pga byte av reningsanläggning * Qpoolens simhall stängd 8/6 2013-21/4 2014 pga renovering av bassängbotten CJ 25 809 26 112 23 107 21 496 4 383 967/3416 4 786 1152/3634 4 583 1698/2885 3 392 1541/1851 4 007 1752/2255 3 727 1539/2188 4 783 1792/2991 4 595 1554/3040 5 910 1899/4011 1 434 1 963 1002/961 2 052 602/1450 1 983 497/1486 1 457 287/1170 1 604 217/1387 1 489 76/1413 1 963 176/1787 1 064 286/778 519 208/311 0 4 495 6 704 1837/4767 4 222 1035/3187 5 075 845/4230 6 315 1101/5214 5 483 1097/4386 5 686 1499/4187 5 035 1613/3432 4 898 2084/2814 4 451 2288/2163 4721 2452/2272 1 806 2 280 553/1727 2 896 632/2264 3 597 886/2693 2 103 772/1331 1 601 740/861 2 591 777/1814 2 998 971/2027 3 169 963/2206 4 235 1226/3009 4 586 1156/3430 uppgifter för juni 2013, dec 2017) Vinslövs Fritidsgård (Vilande från 2016) 7842/18808 4 247 1546/2701 2 220 4 421 4 643 5 520 5 013 5 281 2 950 3 278 5 298 6843 890/1330 1596/2825 1559/3084 2461/3059 2010/3003 2226/3055 1265/1685 1323/1955 2274/3024 2971/3872
Verksamhetsmått Antalet gäster simhallar Registrerade föreningar varav bidragsberättigade under fritidsnämnden Antalet deltagartillfällen Bidrag per deltagartillfälle, kr Totalt antal aktiviteter i Qpoolens simhall Antal besök på fritidsgårdarna Antal bokade timmar i anläggningar (föreningsverksamhet) * Registrerade föreningar. Striktare granskning av att alla handlingar är inskickade. 2015 2016 141 026 138 140 412 354* 209 214 295 089 309 503 6,80 6,80 78 657 79 834 18 011 44 958 44 147
VERKSAMHETSPLAN 1(4) Datum 2018-01-05 Hässleholms Fritids verksamhetsplan 2018 Fritidsnämndens värdegrund Hässleholms Fritid ska ge förutsättningar för en innehållsrik och aktiv fritid genom jämlikhet och jämställdhet, delaktighet och inflytande, inkludering, ekologisk hållbarhet och ett drogförebyggande förhållningssätt för att främja livskvalitet och god folkhälsa. Mål Ge goda förutsättningar för kommunens föreningsliv Hässleholms Fritid ska skapa goda förutsättningar för ett aktivt och delaktigt föreningsliv genom utbildning, inspiration och service. Föreningslivet ska präglas av ett rikt utbud av fritidsaktiviteter där värdegrunden speglar verksamheter och där föreningarna upplever att kommunens stöd är rättvist fördelat. Hur når vi målet? Genom att utveckla reglerna för kontantbidrag och andra stödformer ska förvaltningen eftersträva en rättvis fördelning av kommunens stöd. Under året ska förvaltningen, i delaktighet med föreningslivet, genomföra en översyn av kommunens totala stöd. Vi ska erbjuda alla medborgare möjlighet att till subventionerade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare skall vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc. bemötas av kunnig och engagerad personal. Förfrågningar ska hanteras dagligen under normala arbetsdagar. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. Hässleholms Fritid ska hjälpa det befintliga föreningslivet med verksamhets- och värdegrundsfrågor men också ge råd och service. Nya föreningar ska registreras i systemet inom två arbetsdagar. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. Hässleholms Fritid Postadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid C:\Docserver\00000000-0000-0000-0000-000000000001\Working\767a14e5-6863-4c76-9989-4f9e135bbb2b\340740_15e2fb4b-019c-
2(4) Förvaltningens hemsida ska vara uppdaterad, tillgänglig och tydlig. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider, ladda ner dokument, uppdatera föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Information om öppettider för anläggningar och information om bidrag och uthyrning ska alltid vara aktuell. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Förvaltningen ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning. Förvaltningen ska årligen träffa minst fyra föreningar för att diskutera värdegrund, verksamhet och utveckling. Fritidsnämnden är lotterimyndighet i kommunen. Förvaltningen ska ge råd och information samt ha tillsyn av lotterier. Regler kring lotterier styrs av lotterilagen. Årlig mätning ska ske av antalet beviljade lotteritillstånd och redovisas till lotterimyndigheten. Lotteritillstånd ska hanteras inom två arbetsdagar från inkommen ansökan. Mål Kvalitetssäkra och hållbara anläggningar Genom att hålla hög kvalitet på anläggningarna samt göra dessa tillgängliga och hållbara, ska förvaltningen skapa mötesplatser och möjligheter till aktiviteter av olika slag, både spontana och organiserade. Hur når vi målet? Förvaltningens anläggningar ska vara anpassade, tillgängliga och hållbara. Anläggningarna ska ha generösa öppettider. De ska upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Tillgänglighet, kvalitet och service ska mätas i regelbundna brukarundersökningar. Spontana och organiserade aktiviteter ska uppmuntras och vid behov av nya eller förändrade anläggningsformer och miljöer, ska detta prövas genom dialog och delaktighet med föreningslivet och/eller brukarna. Anläggningarna ska uppfylla myndighetskrav och upplevas som trygga och välvårdade. Egenkontrollprogram ska upprättas så att anläggningarna uppfyller myndigheternas krav. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen. Postadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid C:\Docserver\00000000-0000-0000-0000-000000000001\Working\767a14e5-6863-4c76-9989-4f9e135bbb2b\340740_15e2fb4b-019c-
3(4) Mål Närhet till natur- och friluftsliv Hässleholms Fritids uppdrag är att stimulera och utveckla till variationsrika friluftsoch naturupplevelser med god kvalitet för att locka fler besökare. Hur når vi målet? Friluftslivet i kommunen såsom slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. Kvaliteten ska tryggas genom säkerställda rutiner kring latrintömning, provtagning, dykning och allmän skötsel. Skötselplan för friluftslivet ska upprättas. Friluftsområden ska upplevas som inbjudande och välskött med god service för att locka fler besökare. Aktuell status och information kring tillfälliga åtgärder på leder, badplatser och slingor ska presenteras på hemsidan. Besöksantalet ska mätas med räknare. Mål Genom evenemang och egen verksamhet stärka kommunens varumärke Hässleholms Fritid ska uppmana till evenemang i kommunen genom stöd och service för att öka attraktionskraften och förvaltningens egen verksamhet. Hur når vi målet? Vid evenemang ska besökare och arrangörer uppleva välskötta anläggningar med en hög servicenivå och en väl fungerande utrustning. Verksamhetsutrustning ska besiktigas och kontrolleras årligen för att säkerställa funktionen. Alla publika arrangemang ska på ett tydligt och enkelt sätt via hemsidan, göras tillgängliga för medborgarna. Antalet publika arrangemang ska årligen mätas och redovisas nämnden. Förvaltningen ska regelbundet marknadsföra egen verksamhet. Verksamheter och aktiviteter ska exponeras minst var fjortonde dag i media, på hemsidan eller på annat sätt. Postadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid C:\Docserver\00000000-0000-0000-0000-000000000001\Working\767a14e5-6863-4c76-9989-4f9e135bbb2b\340740_15e2fb4b-019c-
4(4) Mål Effektiv och attraktiv organisation Hässleholms Fritid ska präglas av en effektiv organisation anpassad efter verksamheten och medborgarnas behov med ett ständigt närvarande ledarskap. Hur når vi målet? Förvaltningen ska ha hög tillgänglighet avseende svar på telefon, mail och personliga möten. All inkommande post ska öppnas varje arbetsdag. Detta gäller såväl papperspost som e-post. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen Chefer ska minst varannan vecka besöka förvaltningens anläggningar, aktiviteter eller personal. Chefer ska varje år deltaga i olika verksamheters arbetsplatsträffar. Mål Tydligt barnperspektiv Genom prioriteringar i beslut av regler för bidrag och uthyrning tydligt visa på gynnande av verksamheter för barn och ungdom. Även i den dagliga verksamheten ska barnperspektivet beaktas i beslut. Hur når vi målet? Förvaltningen ska aktiv verka för utveckling av bidragsregler och prioriteringsordning vid förhyrning som gynnar barn och ungdom. Förslag till nytt stödsystem ska presenteras under året som tar hänsyn till barnperspektivet. I alla beslut på nämndsnivå ska det framgå att barnperspektivet har beaktats. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen. Hässleholms Fritid Henrik Samevik Tf. fritidschef Postadress: Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid C:\Docserver\00000000-0000-0000-0000-000000000001\Working\767a14e5-6863-4c76-9989-4f9e135bbb2b\340740_15e2fb4b-019c-
1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2018-01-09 FF 2018/2 Handläggare Conny Jönsson Hässleholms Fritid Conny.Jonsson@hassleholm.se Utredning av det totala stödet till föreningar, 2018 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fridsnämnden besluta följande: En bidragsutredning ska genomföras under 2018 och innehålla en sammanställning och analys samt förslag till nytt/förändrat stödsystem. Beskrivning av ärendet 2002 genomfördes en översyn av Hässleholms kommuns totala stöd till föreningslivet. Eftersom föreningslivet eller kostnader för föreningslivet inte är konstant ska ny utredning av det totala stödet göras och innefatta både kontantbidrag och subventioner. Utredningen ska göras under första halvåret 2018 för att kunna redovisas senare delen av 2018. Syftet med utredningen är att ta fram ett underlag som möjliggör ställningstaganden och beslut så att det totala stödet kan fördelas på ett så bra och rättvist sätt som möjligt. Utredningen ska ske i samverkan med föreningslivet och i dialog med andra kommuner. En arbetsgrupp ska utses av förvaltningschefen. Fritidsnämndens arbetsutskott ska vid behov styra och följa utredningsarbetet. Utredningen kommer att genomförs i två steg. Steg 1 innehåller följande moment: Sammanställning av utbetalda kontanta bidrag. Beräkning av subventioner till föreningar via lokaler/anläggningar. Beräkning av det totala föreningsstödet. Beräkning av det ekonomiska värdet av lokalbidrag för föreningar som äger/driver anläggningar/lokaler. Undersökning av föreningarnas attityder till kommunens bidragsgivning och lokalbokning. Sammanställning av verksamhetsbeskrivningar utifrån RFs statistik av utbetalt LOK-stöd. Granska och redovisa ingångna avtal såsom reklamavtal, skötselavtal etc. Hässleholms kommun / Hässleholms Fritid506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (2) Steg 2 innehåller följande Slutrapport där framkomna resultat sammanställs och beskrivs Förslag till eventuellt nytt/förändrat stödsystem. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Ej aktuellt Barnperspektivet Ej aktuellt Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Ej aktuellt Ekonomiska konsekvenser Kostnader för förvaltningen beräknas till ca 150 tkr. Hässleholms Fritid Conny Jönsson JAV
1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2018-01-09 FF 2018/4 Handläggare Henrik Samevik Hässleholms Fritid Henrik.Samevik@hassleholm.se Fritidsnämndens verksamhetsmål 2018-2021 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden besluta godkänna verksamhetsmålen för 2018-2021. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutar årligen om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Bilagor Fritidsnämndens verksamhetsmål 2018-2021. Sändlista: Kommunledningskontoret Hässleholms Fritid Henrik Samevik Hässleholms kommun / Hässleholms Fritid506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
www.hassleholm.se Sida1 Fritidsnämnden Verksamhetsmål 2018-2021 Hässleholms kommun
Förord 2017 genomfördes en stor enkätundersökning om fritidsvanor i Hässleholms kommun. Rapporten visar att invånarna överlag är nöjda med fritidsutbudet. Tillgången till friluftsliv och natur blir allt centralare, inte bara det rörliga friluftslivet, utan även i syfte att varva ner. Tysta miljöer blir viktigare och viktigare i vårt stressade samhälle. Medborgarna upplever att de är väldigt nöjda med våra leder, slingor och strövområden. Den enskilt mest angelägna frågan handlar om ett modernare inom- och utomhusbad i Hässleholms tätort. Man är inte nöjd med dagens badhus. Många synpunkter handlar också om kransorterna och satsningar på exempelvis hundrastgårdar, cykelvägar och utegym. De aktiviteter som utövas mest frekvent är att promenera i naturen, styrketräning både inne och ute, cykling i motionsform samt djurskötsel. Framförallt är det den äldre delen av befolkning som utför dessa aktiviteter. Yngre delen av befolkningen är också aktiva men inte i lika stor omfattning. Här dominerar e-sport, tv-spel etc. De anläggningar som är mest frekvent utnyttjade är motionsspår, sporthall, vandringsled och simhall. Även insjöbadplatser och bowlinghall utnyttjas frekvent under säsong. Målstyrning I mars 2011 fattade kommunfullmäktige beslut om en målstyrningsmodell i syfte att förstärka det strategiska perspektivet och skapa en röd tråd i styrningen för att därigenom öka transparensen och effektiviteten i kommunens verksamhet. Utifrån visionen och strävan efter god ekonomisk hushållning finns sex övergripande mål. Dessa mål beaktar den finansiella såväl som den verksamhetsmässiga aspekten av kommunens uppdrag. En hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning innebär en strävan att största möjliga värde av varje skattekrona ska uppnås. Grunden till en framgångsrik styrning ligger i förmågan att förtydliga den politiska färdriktningen genom att bryta ned de övergripande målen till utvecklings- respektive årsmål med tydliga indikatorer. Dessa mål och indikatorer ska sedan följas upp under året. Fritidsnämndens verksamhet Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål samt nämndens verksamhetsvision. Ansvarsområde Drift av idrotts- fritids- och friluftsanläggningar Uthyrning av idrotts- och fritidsanläggningar Föreningsservice Bidrag till föreningar
Lotterimyndighet Fritidsgårdsverksamhet Mötesplats Ljungdala Fritidsnämndens värdegrund Hässleholms Fritid ska ge förutsättningar för en innehållsrik och aktiv fritid genom jämlikhet och jämställdhet, delaktighet och inflytande, inkludering, ekologisk hållbarhet och ett drogförebyggande förhållningssätt för att främja livskvalitet och god folkhälsa. Övergripande mål Samhällsservice av hög kvalitet Ge barn och unga en bra start i livet Hållbar tillväxtmotor God ekonomi Attraktiv arbetsgivare Hållbar konsumtion KF den 27 november 2017 Fritidsnämndens mål Målen baseras bl.a. på fullmäktiges beslut om mål den 27 november 2017 och via medborgar- och föreningsdialog. Ge goda förutsättningar för kommunens föreningsliv Hässleholms Fritid ska skapa goda förutsättningar för ett aktivt och delaktigt föreningsliv genom utbildning, inspiration och service. Föreningslivet ska präglas av ett rikt utbud av fritidsaktiviteter där värdegrunden speglar verksamheter och där föreningarna upplever att kommunens stöd är rättvist fördelat. Kvalitetssäkra och hållbara anläggningar Genom att hålla hög kvalitét på anläggningarna samt göra dessa tillgängliga och hållbara, ska förvaltningen skapa mötesplatser och möjligheter till aktiviteter av olika slag, både spontana och organiserade. Närhet till natur- och friluftsliv Hässleholms Fritids uppdrag är att stimulera och utveckla till variationsrika friluftsoch naturupplevelser med god kvalitet för att locka fler besökare. Genom evenemang och egen verksamhet stärka kommunens varumärke Hässleholms Fritid ska uppmana till evenemang i kommunen genom stöd och service för att öka attraktionskraften och förvaltningens egen verksamhet.
Effektiv och attraktiv organisation Hässleholms Fritid ska präglas av en effektiv organisation anpassad efter verksamheten och medborgarnas behov med ett ständigt närvarande ledarskap. Tydligt barnperspektiv Genom prioriteringar i beslut av regler för bidrag och uthyrning tydligt visa på gynnande av verksamheter för barn och ungdom. Även i den dagliga verksamheten ska barnperspektivet beaktas i beslut. Hässleholms kommun Hässleholms Fritid Väpnaregatan 13 C 281 50 Hässleholm 0451-26 82 02 fritidskontoret@hassleholm.se
1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2018-01-09 FF 2018/5 Handläggare Henrik Samevik Hässleholms Fritid Henrik.Samevik@hassleholm.se Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden godkänna uppföljning av verksamhetsmålen 2017. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige fattar årligen beslutas om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Bilagor Fritidsnämndens uppföljning av verksamhetsmål 2017 Sändlista: Kommunledningskontoret Hässleholms Fritid Henrik Samevik Hässleholms kommun / Hässleholms Fritid506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Varumärke Utvecklingsmål Hässleholm ska ha Närhet till naturett starkt varumärke och friluftsliv Årsmål/uppdrag Indikatorer Dokument och Hemsidan blanketter ska gå att ladda ner från vår hemsida. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider och uppdatera sina föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Vi ska ha en sökbar Föreningsföreningskatalog med katalog realtidsuppdatering. Slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. De ska upplevas som inbjudande och välskötta med god service och helst kompletteras med utegym, lekplatser etc. Rundvandringsleder ska prioriteras före vanliga vandringsleder. Varumärke Hässleholm ska ha Närhet till naturett starkt varumärke och friluftsliv Kommentar Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Uppföljning Fritidsvaneundersökning sker med hjälp genomfördes under våren/ sommaren 2017. av en fritidsvaneundersökning Varumärke Hässleholm ska ha Kvalitetssäkra ett starkt varumärke anläggningar X X Kvaliteten ska tryggas genom säkerställda rutiner kring latrintömning, provtagning, dykning och allmän skötsel Förvaltningen ska ha hög tillgänglighet avseende svar på telefon, mail och personliga möten Förvaltningen ska arbeta lösningsfokuserat för att underlätta för kunderna Våra anläggningar ska vara anpassade och tillgängliga. I anläggningarna ska vi ha generösa öppettider. Våra anläggningar ska också upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Uppfyllt X Aktuell status och Besöksantalet Två besöksräknare finns information kring ska mätas utplacerade längs tillfälliga åtgärder på med räknare Hovdalaleden leder, badplatser och slingor ska presenteras på vår hemsida. Kontakter med föreningsliv och medborgare Ej uppfyllt X X X X Kvalitet mäts i regelbundna brukarundersökningar Sida 1 Brukarundersökningar har genomförts i alla kommunens simhallar X
Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Utvecklingsmål Årsmål/uppdrag Spontana aktiviteter ska uppmuntras och behov av nya anläggningsformer och miljöer ska prövas genom dialog och delaktighet med brukarna. Anläggningarna ska uppfylla alla krav som ställs såsom besiktning, vattenkvalitet etc. Varumärke Hässleholm ska ha Ge goda ett starkt varumärke förutsättningar för kommunens föreningsliv Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Fritidsvane- Fritidsvaneundersökning undersökning genomfördes under våren/ sommaren 2017. Indikatorer Kommentar Ej uppfyllt Uppfyllt X Genom att utveckla Den interna reglerna för kontrollplanen kontantbidrag och andra stödformer ska förvaltningen säkerställa en rättvis fördelning av kommunens medel. Utbetalning av bidrag till föreningens Översyn av det totala bankgiro ska ske enligt stödet ska genomföras bestämmelserna. 2018. X X Vi ska erbjuda alla Den interna medborgare möjlighet kontrollplanen att, till subventionernade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare ska vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc bemötas av kunnig och engagerad personal. Varumärke Hässleholm ska ha Ge goda ett starkt varumärke förutsättningar för kommunens föreningsliv Hässleholms Fritid ska hjälpa det befintliga föreningslivet med service och support och samtidigt ge råd och stöd åt nybildade föreningar. Nya föreningar ska handläggas och registreras inom 14 dagar. Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Vi ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska genom SISU stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning Fritidsnämnden är lotterimyndigheten i kommunen. Vi ska ge råd och information samt ha tillsyn kring lotterier. Tid för handläggning och registering av nya föreningar X X Årlig mätning av antalet beviljade lotteritillstånd Sida 2 X X
Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Varumärke Utvecklingsmål Hässleholm ska ha Tydligt ett starkt varumärke barnperspektiv Samarbete med enskilda och föreningar för att åtgärda och försköna den fysiska miljön i våra tätorter Marknadsföring genom fritidsevenemang i syfte att stärka kommunens varumärke Varumärke Årsmål/uppdrag Indikatorer Fövaltningen ska aktivt verka för utveckling av bidragsregler och prioriteringsordning vid förhyrning, som gynnar barn och ungdom. Kommentar Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Ej uppfyllt X Med rådgivning och stöd i kontakter med andra kommunala förvaltningar underlätta för föreningar att utveckla sina anläggningar X Genom lokalbidraget stödja föreningarnas insatser för åtgärder som bidrar till måluppfyllnad Förvaltningen ska hålla hög servicegrad till kunder som ställer förfrågningar om evenemang på våra arenor och anläggningar. Vid evenemang ska förvaltningen erbjuda sina tjänster för att underlätta för arrangörerna. Vid evenemang ska besökarna uppleva välskötta arenor med väl fungerande utrustning. Hässleholm ska ha Marknadsföring ett starkt varumärke genom fritidsevenemang i syfte att stärka kommunens varumärke Samarbete med Förvaltningen ska andra nämnder och aktivt deltaga i samarbetet inom Skåne förvaltningar Nordost. Vidare ska förvaltningen medverka i råd, grupper och interna och externa träffar. Sida 3 Uppfyllt X X X X Samarbetet inom Skåne Nordost har av olika skäl inte varit aktuellt 2017. X
1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2018-01-09 FF 2018/6 Handläggare Henrik Samevik Hässleholms Fritid Henrik.Samevik@hassleholm.se Verksamhetsberättelse 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden beslutar att anta verksamhetsberättelsen för 2017. Beskrivning av ärendet Fritidsnämnden ska årligen redovisa verksamhetsberättelse för det gångna året. Verksamhetsberättelsen upprättas enligt särskilda anvisningar från kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret sammanställer samtliga nämnders verksamhetsberättelser i en för kommunen gemensam årsberättelse. Bilagor Verksamhetsberättelse 2017 Sändlista: Kommunledningskontoret Hässleholms Fritid Henrik Samevik Hässleholms kommun / Hässleholms Fritid506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Fritidsnämnden Kommunens första anpassade inomhushall för ökat. I alla kommunens badanläggningar har besökare kunnat ta del av enkäter där de har kunnat svara på frågor om badanläggningarnas beskaffenhet. fotboll och friidrott invigdes den 1 april. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. Året som gått Konstgräs och friidrott inomhus Under våren stod kommunens första inomhusanläggning för friidrott och fotboll klar. Tyrehallen innehåller en konstgräsplan för sjumannaspel och riktigt bra banor och förutsättningar för friidrott. På övre plan finns en stor gymnastikhall med separata omklädningsrum. Anläggningen står granne med Tyrs Hov i Tyringe. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. Milspår på Hässleholmsgården Hässleholms nya milspår blev färdigt under hösten. Spåret börjar vid utegymmet vid Hässleholmsgården och sträcker sig ner mot Mölleröd och Finjasjöpark. Den 1 oktober invigdes milspåret i samarbete med FreeFlow Hässleholm där föreningen anordnade ett välgörenhetslopp. Traditionsenligt har också ett flertal andra arrangemang och utbildningar genomförts med Hässleholmsgården i centrum. Friluftsliv Nu kan alla njuta av den unika naturen kring Hovdala och Finjasjön genom att följa den vackra Hovdalaleden. Leden är cirka 55 kilometer lång och består av dellederna Gullspira, Höjdarleden, Finjasjöleden och Posta Nillas spår. Ledsystemet blev under året färdigmarkerat och har fått Region Skånes skåneledsstatus. Med denna satsning på vandringsleder läggs grunden för en stor potentiell vandringsturism i området. Fritidsvaneundersökning Under våren och sommaren genomfördes en fritidsvaneundersökning i Hässleholms kommun. Slutrapporten visar att invånarna överlag är nöjda med fritidsutbudet. Tillgången till friluftsliv och natur blir allt centralare, inte bara det rörliga friluftslivet utan även i syfte att varva ner. Tysta miljöer blir mer viktigt i vårt stressade samhälle. Medborgarna upplever samtidigt att de är väldigt nöjda med våra leder, slingor och strövområden. Måluppfyllelse En världsstjärna kom på besök Det är väldigt ovanligt att en olympisk medaljör kommer till Hässleholm. Men i somras satte Qatariern Mutaz Essa Barshim stjärnglans på Hais-spelen. Som uppvärmning inför världsmästerskapen i friidrott valde han att tävla på Göingevallen. Han krossade det gamla stadionrekordet och hoppade hela 2,30. Två veckor senare vann han VM-guld i London på 2,35. Simhallar och bad Fri entré för barn under 16 år vid kommunens badanläggningar gjorde stor succé även under sommaren 2017. I Qpoolens simhall installerades i höstas ett ultraviolett filter vilket inneburit att anläggningen kunnat ta emot fler antal samtidigt badande i ett renare vatten. Besöksantalen i både Tyringe och Bjärnum har under året Varumärke Varumärke (målområde) De tidigare övergripande målen är ersatta med rubrikerna företagande, trygghet, ekonomi, arbete, skola, omsorg och varumärke. Våra mål hamnar främst under varumärke och uppfylls generellt väl. Årets resultat Resultatet för 2017 visar ett överskott på cirka 1,0.
Fritidsadministration 0,4 mnkr Överskottet beror på icke återbesatta tjänster eller vakanta tjänster samt viss långtidssjukskrivning. Idrotts- och friluftsanläggningar - 0,2 mnkr Rubriken är ett samlingsbegrepp för idrottsanläggningar som till exempel Österås IP, Tyrs Hov och simhallar. Extra satsning har skett på idrottsanläggningar under året. Bland annat har vissa parkeringsytor asfalterats för att minska underhållet och framtida driftskostnader. Stöd till fritidsverksamhet 0,8 mnkr Avvikelsen beror till stor del på att driftsbidraget till föreningarna som skulle hyra Tennisklubbens nya anläggning på Österås inte betalats ut, eftersom anläggningen inte är uppförd. Extra satsning har gjorts på verksamhetsbidraget till 8 kr per deltagartillfälle. Investeringar 0,9 mnkr Överskottet avser belysning på Göingevallen som inte hunnit bli klart under året utan färdigställs under våren 2018. Fastighetsförvaltaren ansvarar för projektet. Utveckling på sikt Bidragsutredning Med syfte att det totala stödet till föreningslivet ska vara rättvist fördelat och att minimera orättvisor, kommer ett stort arbete läggas på att genomlysa kommunens stöd till föreningslivet under 2018. Dels handlar det om de kontanta bidragen, det vill säga lokal- och verksamhetsbidrag, men även de subventioner föreningar erhåller när de hyr kommunala lokaler. Kvalitetssäkring Kraven från myndigheter ökar vad gäller skötsel tillsyn och information vid kommunens bad. Säkerhets- och ansvarsfrågor har lyfts fram av olika myndigheter både gällande inom- som utomhusbad. På sikt måste mer resurser läggas på att kvalitetssäkra bland annat hantering av kemikalier för inomhusbad men även att säkra de rutiner som finns kring verksamheten. Österås IP I det pågående projektet med renovering av huvudarenan på Österås IP beräknas att anläggningen ska stå klar i sin helhet i februari 2018. Anläggning blir ett lyft för fotbollen i Hässleholm och de föreningar som använder den. Utvecklingsprojekt Hässleholms Fritid har valt att medverka i ett sverigetäckande utvecklingsprojekt. Tillsammans är det cirka 200 kommuner som deltar i utvecklingen. Projektet avser att utveckla en heltäckande boknings- och bidragslösning. Avsikten är också att det ska gå att använda från mobiltelefoner och att locka nya kunder att boka anläggningar. Citat Kommunens första anpassade inomhushall för fotboll och friidrott invigdes den 1 april. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. (tillhörande rubrik Fritidsnämnden ) Det är väldigt ovanligt att en olympisk medaljör kommer till Hässleholm. Qatariern Mutaz Essa Barshim satte i somras stjärnglans på Hais-spelen (tillhörande rubrik En världsstjärna kom på besök ) Bild: (Tyrehallen) Bildtext: (Första träningspasset i Tyrehallen för Tyringe IF) Fotograf: Henrik Svensson Bekräftelse om publicering: (Ok med publicering) Prisuppgift: (Kostnadsfri)
1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2018-01-10 Handläggare Controller Ingela Olsson Hässleholms Fritid Diarienummer Skriv mottagaradress här 0451-26 82 04 ingela.olsson@hassleholm.se Intern kontrollplan 2018 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta: Att föreslå fritidsnämnden att anta förslag till intern kontrollplan 2018. Beskrivning av ärendet Risk och väsentlighetsanalysen för Hässleholms Fritids verksamhetsområden ses över årligen. Förvaltningen föreslår arbetsmoment till den interna kontrollplanen, men det är fritidsnämnden beslut utifrån risk- och väsentlighetsanalysen och andra dokument vilka kontrollmoment som ska tas med i den interna kontrollplanen. Förvaltningen föreslår att kontrollmoment larmutrusning vid ensamarbete samt rutiner kassaredovisning återkommer under 2018 eftersom det fanns en del brister avseende dessa under 2017. Förvaltningen anser att kontrollmomenten vattenkvalitet simhallar, vattensäkerhet badplatser och utrymningsövningar är viktiga och föreslår att dessa återkommer som kontrollmoment under 2018. Bilagor 1. Risk- och väsentlighetsanalys 2018 2. Intern kontrollplan 2018 Sändlista: Revisionen Hässleholms Fritid Ingela Olsson Controller Hässleholms Fritid Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Väpnaregatan 13C Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Risk- och väsentlighetsanalys 2018 Förvaltning: HÄSSLEHOLMS FRITID En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 3 2 1 Allvarlig - Kännbar - Lindrig - Försumbar 4 3 2 1 1 Osannolik 8 6 4 2 2 Mindre sannolik 12 9 6 3 3 - Möjlig 16 12 8 4 4 - Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: 4-8: 9-12: 13-16: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.
Arbetsmoment - Hot och våld Hot och våld kan uppstå på våra arbetsplatser. Avsaknad av hot- och våldplan eller bristfällig sådan kan äventyra säkerheten. Risk för personskador kan inträffa. Viktigt att de anställda känner trygghet i arbetet. Vid incidenter kan det vara besvärande för både personal och besökare. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2017. Personalen är välinformerad om de hot- och våldsplaner som finns. Ingen kontroll 2018. Arbetsmoment - Introduktion nyanställda Att introduktion följer gällande rutiner. Mottagning av medarbetaren är viktig för att förkorta introduktionsfasen och öka effektiviteten. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Momentet fanns med i planen för intern kontroll 2014. På grund av att förvaltningen inte haft någon nyanställning under 2014 genomfördes inte kontrollen. Arbetsmoment - Hantering av kontantkassa/insättning av dagskassa Insättning av dagskassor kontrolleras mot dagrapporter och kvitton. Insättningar stäms också av i kommunens redovisning. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Kontanter innebär alltid en risk. Kontroll sker genom stickprov. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och 2017. Stående moment. Rutinerna ska ses över. Ny kontroll 2018. Arbetsmoment Vattensäkerhet badplatser Risk för allmän fara vid dykning från exempelvis bryggor. Kontrollera att säkerhetsskyltar och instruktioner finns tydligt anslagna vid kommunens sjöbad.
Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt i förebyggande syfte för att undvika allvarliga olyckor. Risk: Sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 8 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och 2017. Lursjöns badplats är i mycket bra skick. Underhåll på Björkvikens badplats är mycket bristfälligt. Stående moment. Ny kontroll 2018. Arbetsmoment - Egenkontroll simhallar Om inte gällande rutiner och normer följs, kan negativa hälsoeffekter för badande och personal uppstå. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt att kvalitetssäkra hygien och rening i simhallar. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och 2017. Nytt UV-filter har installerats i Qpoolen och därmed har vattenkvaliteten förbättras och därmed har miljökontoret godkänt fler badande åt gången. 2016. Stående moment. Ny kontroll av vattenkvaliteten under 2018. Arbetsmoment - Bidragsutbetalningar Kontroll att föreningar har lämnat in samtliga underlag innan utbetalning görs och att utbetalning görs med rätt belopp. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015. Handläggningen under 2015 följde fritidsnämndens bestämmelser. Ingen uppföljning 2018. Arbetsmoment - Representation Skatteverkets regler ska gälla, vilket innebär att syfte och deltagare ska framgå och att representationen har samband med verksamheten. Vid registrering av representation krävs en anteckning. Stickprovskontroll. Lindrig ekonomisk risk, men kommunens badwill vid missbruk kan bli betydande.
Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2014. Anteckningar var väl förda vad gäller syfte och deltagare och samband med verksamheten. Ingen uppföljning 2018. Arbetsmoment - Attestrutiner Enligt attestreglerna ska alla ekonomiska transaktioner vara undertecknade av minst två personer. Efter digitalisering av fakturor har säkerheten förbättrats betydligt. Via stickprov kontrolleras att attestreglerna följs. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Kännbar Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2013. Attestreglerna har följts, fakturorna betalda i tid och rätt redovisade. Efter digitalisering av fakturor har säkerheten förbättrats betydligt. Ingen uppföljning 2018. Arbetsmoment - Kontroll att föreningar i Hässleholms kommun följer lotterilagen. Att föreningar är informerade om Lotteriinspektionens allmänna råd för lotterier och att föreningar inte startar lotterier utan att ansökan om tillstånd beviljats. Risk: Möjlig Väsentlighet: Försumbar Totalt: 3 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2013. Ingen åtgärd. Arbetsmoment: Dygnsvila Kontrollera att personalens dygnsvila följs enligt gällande avtal. Arbetstiden får inte påverka de anställdas hälsa och leda till stress, sjukdom eller olycka. Förebygga ohälsa. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 4 poäng
Motivering: Kontroll gjordes 2013. Vid enstaka tillfällen understeg dygnsvilan 11 timmar. Den vanligaste orsaken var turbyte vid semester. Ingen uppföljning 2018. Arbetsmoment: Uppdaterad inventarielista Kontrollera att inventarie- och utrustningslistor överensstämmer med faktiska förhållanden. Om rapporteringen inte är tillräckligt utförlig och rätt dokumenterad är det svårt om listorna ska ligga till grund för kontroll av förvaltningens totala inventariebehov. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 4 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2012. Vid en anläggning hade ett nyinköpt snöskär inte noterats. I övrigt inga avvikelser. Ingen uppdatering 2018. Arbetsmoment: Ensamarbete Personal tjänstgör ensam på kvällstid. Det bör finnas möjlighet att larma med hjälp av ett bärbart personlarm. Risk: Kännbar Väsentlighet: Möjlig Totalt: 9 poäng Motivering: Kontrollmomentet genomfördes 2017. Ingen av anläggningarna använder larmutrustning på ett tillfredsställande sätt. Därmed ny kontroll 2018. Arbetsmoment: Utrymningsövningar Att utrymningsövningar genomförs enligt förvaltningens rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. Kontroll sker genom intervjuer. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015. Förvaltningen har goda rutiner när det gäller utrymningsövningar. Kontroll gjordes 2017. Vid någon anläggning hade ny personal inte blivit informerad om återsamlingsplats. Ny uppföljning 2018.
Arbetsmoment:Larmfunktion Att larmfunktioner fungerar. Personalen ska känna säkerhet att larmen fungerar. Viktigt för säkerheten. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes av larmfunktion på Mötesplats Ljungdala och Tyrs Hov under 2015. Larmfunktionerna fungerade. Ny uppföljning 2018. Arbetsmoment: Skyddsutrustning vid larm Tyrs Hov har flera olika larm på sin anläggning. Viktigt att rätt skyddsutrustning finns vid larm - både för personalens och besökarnas säkerhet. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes på Tyrs Hov under 2015. Tyrs Hov har den skyddsutrustning som behövs. Ny uppföljning 2018. Arbetsmoment: Fordonssäkerhet Viktigt att nödvändiga besiktningar görs på de fordon som tillhör förvaltningen så att fordonen är säkra att bruka och trafiksäkra. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015. En bil och ett släp underkändes, men felen är åtgärdade. Ingen uppföljning 2018. Arbetsmoment: Diarieföring I de fall förvaltningen inte förvarar dokument i systematisk ordning i annat system ska dokumenten diarieföras enligt praxis för diarieföring. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng