RE-REV Bilaga 1

RE-REV14-027 Bilaga 1

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2013 FÖR VITA HUSET I NYKÖPING AB Sammanfattning Den samlade bedömningen är att kommunikationen mellan moderbolaget och dotterbolagen förbättrats och att forum för dialog har skapats. Ändringarna i kommunallagen har fått genomslag i bolagets styrande dokument. Inom området kring att förebygga och upptäcka korruption ser jag positivt på beslutet att genomföra riskanalyser. Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Det vill säga verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges uppdrag och mål samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Detta är bolagets tredje år. Första året, 2011, granskades de övergripande styrande dokumenten för bolaget samt en bedömning av att de dokument som skulle finnas fanns och var antagna i vederbörlig ordning och att de höll ihop samt rutiner för informationsöverföring inom den nybildade koncernen där Vita Huset är moderbolag. År 2 granskades hur ägarstyrningen utvecklats dels ur bolagssfärens perspektiv dels ur landstingets. Årets granskning har haft följande inriktning; Uppföljning av eventuella synpunkter från förra året Förändringar i kommunallagen kring bolagsstyrning på vilket sätt har de fått genomslag i koncernens styrande dokument Åtgärder i syfte att förebygga, upptäcka och åtgärda korruption Landstingets revisorer har också i sin revisionsplan för året att granska på vilket sätt landstingsstyrelsen säkerställer att korruption inte förekommer i landstinget och dess bolag. Denna granskning sker parallellt. Dessutom har granskning skett av Vita Husets årsrapport för 2013. Granskningen har i huvudsak genomförts genom dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.se/revisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 1(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Uppföljning av granskning från föregående år Revisionens samlade bedömning föregående år, 2012, var att formerna och rutinerna för information och kommunikation mellan ägaren landstinget moderbolaget och dotterbolagen i viss mån hade stärkts men att fortsatta förbättringsområden finns. Vi såg positivt på att bolagen nu tydligt ingår i reglementet för planering och uppföljning. Viktigt är att fortsätta tydliggöra processer, roller och rutiner. Information och kommunikation inom koncernen Under 2013 har de mötesforum som bestämdes i praktiken startats upp och med god framgång, enligt vd. Inte minst de månatliga vd-träffar som pågått sedan augusti 2013 har varit ett uppskattat och fruktbart forum för djupare förståelse och överenskommelser även i praktiska frågor. Vita Huset har även uppmanat dotterbolagen att skriva in i styrelsernas arbetsordning angående rutin som avser tillsättande av vd i dotterbolagen. Tillägget innebär att koncernchefen, det vill säga moderbolagets vd involveras i beslutsprocessen. Under slutet av 2012, vid ett koncernmöte mellan bolagen, kom representanterna för bolagen överens om hur rutiner för kommunikation, rapportering och forum för samarbete ska ske. Dessa innebär i korthet följande; Ägardirektiv bereds av moderbolagets ekonomichef. Delårsrapporter och verksamhetsberättelser rapporteras till ekonomichefen för Vita Huset enligt tidplan, vilken är styrd av Vita Husets styrelsemöten. I syfte att klara tidplanerna hela vägen till landstingsstyrelsen kan rapporterna skickas innan respektive bolag formellt godkänt rapporterna. Anvisningar till rapporterna ska komma från moderbolaget. Ärenden, som till exempel omräkning av tandvårdstaxa, ska beredas av Vita Husets ekonomichef innan ärendet går vidare till landstingsstyrelsen och landstingsfullmäktige. Protokoll från dotterbolagens styrelsemöten skickas till Vita Huset och Vita Husets protokoll skickas till styrelserna för dotterbolagen. All offentlig information för Vita Huset i form av protokoll, direktiv etcetera gällande ska finnas på landstingets hemsida under avsnittet för bolag. Motsvarande information om dotterbolagen följer därefter. Vi noterar att protokoll för dotterbolagen inte finns publicerade på landstingets hemsida. För Vita Huset finns inga protokoll publicerade från september 2013 och framåt. Enligt uppgift kommer detta att kompletteras under april 2014. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 2(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Ändringar i kommunallagen Den 1 januari 2013 trädde vissa ändringar i kommunallagen i kraft som innebär att bolagsordningar i kommunala/landstingskommunala bolag ska innehålla uppgifter om bland annat det kommunala ändamålet för bolaget, vilka kommunalrättsliga principer (likställighetsprincipen, lokaliseringsprincipen, objektivitetsprincipen, självkostnadsprincipen) som gäller för bolaget och att bolaget ska se till att fullmäktige får ta ställning innan bolagsstyrelsen fattar beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Syftet med lagändringen är att tydliggöra inom vilka ramar kommunala bolag bedriver sin verksamhet. Genom lagändringen införs också en ökad uppsiktsplikt för landstingsstyrelsen och en skyldighet att årligen pröva om bolagets verksamhet bedrivs i enlighet med bolagsordning angivet ändamål och angivna principer. Vita Huset har, enligt vd, haft dialog med dotterbolagens styrelser och med landstingsfullmäktiges representant på bolagsstämma kring dessa ändringar. En översyn har gjorts och bolagets och även dotterbolagens bolagsordning har justerats. Vid Vita Husets extra bolagsstämma i december 2013 fattades beslut om ändringar i bolagsordningen beträffande de kommunalrättsliga principerna. För Vita Husets del har följande punkt skrivits in; Ändamålet med bolagets verksamhet är att, med iakttagande av den kommunalrättsliga lokaliseringsprincipen samordna och tillsammans med dotterbolagen utveckla bolagens verksamhet på ett värdeskapande sätt. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla aktieägaren. Vid samma bolagstämman fattades också beslut om ändringar i ägardirektiven där följande text lagts till; Styrelsen i bolaget skall vid årets slut, med ledamöternas underskrift, intyga att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. Intyget gäller även dotterbolagens ägardirektiv. För Vita Huset finns intyget i bolagets årsredovisning. För dotterbolagen är formen för intyget, vad vi erfar, ännu inte fastställt. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 3(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Åtgärder i syfte att förebygga, upptäcka och åtgärda korruption Statskontorets utredning 1 om korruption i det kommunala Sverige visar att antalet anmälningar i den kommunala sektorn är oförändrat, medan tjänstemän och förtroendevalda har uppfattningen att det har skett en ökning. Diskussioner har, enligt vd, förts inom Vita Husets styrelse där beslut fattats att genomföra riskanalys under 2014. Detta har även kommunicerats till dotterbolagen för motsvarande bedömning av riskerna. Förebyggande åtgärder kommer att tas fram när riskanalysen är klar under 2014. Risker för och åtgärder mot korruption diskuteras, enligt vd, dels inom Vita Husets styrelse och beredning, dels vid möte mellan bolagens styrelseorföranden. De styrande dokumenten innehåller ännu inga planer eller direktiv inom området. Landstingets uppföljning enligt reglementet 2 I reglementet, som avser nämnder och helägda bolag, beskrivs hanteringen av planerings- och uppföljningsprocessen. Efter den revidering som skett av dokumentet under 2012 framgår det tydligt att även landstingets helägda bolag omfattas av styrmodellen och generellt gäller, om inte annat anges, att det som gäller för nämnd även avser landstingets helägda bolag. Balanserad styrning, som är den styrmodell landstinget tillämpar, ger förutsättningar att styra mot och följa upp de övergripande strategiska mål som landstingsfullmäktige beslutat. De fem perspektiven 3 bryts i landstingsbudgeten ner till strategiska mål, vilka är övergripande och gäller för alla verksamheter. 1 Statskontorets rapport 2012:20 Köpta relationer, om korruption i det kommunala Sverige 2 Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 3 I 2013 års budget är de fem perspektiven; Medborgar-, Personal-, Process- och förnyelse-, Miljö- och Ekonomiperspektivet ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 4(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Nämnderna/Bolagen anger sedan sina åtaganden, kopplat till de strategiska målen, och utarbetar indikatorer vars syfte är att visa i vad mån åtaganden uppnås Enligt budgetdokumentet och reglementet för planering och uppföljning ska åtaganden och måluppfyllelsen kontinuerligt återrapporteras av bolaget, och verksamhetsberättelsen ska utvärdera årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Anvisningar har getts ut från Landstingets Ledningsstab (LLS) 4 till moderbolaget Vita Huset som sedan i sin tur att utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen är Vita Husets återrapportering till landstingstyrelsen. Den ska enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2013 har genomförts. I verksamhetsberättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Vita Husets verksamhetsberättelse är i huvudsak strukturerad enligt anvisningen. Den innehåller även under varje rubrik ett sammandrag från dotterbolagens årsrapporter. Vi noterar att det enbart är Landstingsservice av bolagen i koncernen som rapporterar formella åtaganden under respektive perspektiv. Granskningsredogörelser har lämnats som bilaga till lekmannarevisorns granskningsrapport för respektive dotterbolag. Dessa har delgivits moderbolaget. 4 Anvisningar till bolagets Årsrapport för 2013, LS-LED13-698 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 5(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Vita Husets verksamhet är att samordna, initiera och driva vissa projekt tillsammans med dotterbolagen i syfte att utveckla bolagens verksamhet och avrapporterar enbart egen verksamhet under rubrikerna sammanfattning och ekonomiperspektivet. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer för moderbolaget och koncernen. Vita Husets sammanfattande analys Under året har ägardirektiven för dotterbolagen, dels långsiktiga direktiv, dels för 2013 och 2014 specifikt. Landstingsservice har fått ett långsiktigt direktiv som sträcker sig över perioden 2013-2015. För Folktandvården avser det långsiktigt 2014 2016. Folktandvården och Vita Huset har samverkat i att tillhandahålla en styrelseutbildning för samtliga styrelsemedlemmar och vd för bolagen i koncernen. Utbildningen hölls enligt verksamhetsberättelsen i augusti med hjälp av externa föreläsare. Den var en komprimerad version av Styrelseakademiens utbildning till certifierad styrelseledamot med inriktning mot kommunala bolag men samtidigt anpassad för Vita Husetkoncernen. Vi noterade i samband med revisionen av 2012 att Vita Husets vd fått ett uppdrag av bolagsstyrelsen 5 att komma med förslag på verksamhet i landstinget som skulle kunna bolagiseras i syfte att utveckla och förbättra landstingets verksamhet. Affärsuppslag har diskuterats vid flera sammanträden under 2013 men något beslut i frågan har inte tagits. Vita Husets vd har fått i tilläggsuppdrag 6 att återkomma med förslag som ska belysa för- och nackdelar med bolagisering av verksamhet. Vid Vita Husets styrelsemöte i oktober gjordes också en utvärdering av bolagsstyrelsens arbete 2012/2013 7. Då beslutades bland annat att punkten Affärsuppslag på dagordningen ska priorieteras samt att hela styrelsen ska träffa representanter för ägaren minst en gång per år för att få en bättre bild av ägarens avsikter och förväntningar. 5 Protokoll 13, 2012-10-09, 8 Affärsuppslag 6 Protokoll 19. 2013-08-26, 9 Affärsuppslag 7 Vita Husets Protokoll 22, 2013-10-31, 10, Utvärdering av styrelsens arbete verksamhetsåret 2012/2013 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 6(7)

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE DATUM DIARIENR 2014-04-07 RE-REV14-025 Ekonomiperspektiv Ett av de finansiella målen enligt det årliga ägardirektivet 2013 för Vita Huset är att koncernen ska uppvisa etta positiv rörelseresultat. Då koncernens resultat före dispositioner och skatt enligt Vita Husets verksamhetsberättelse uppgår till 20 670 tkr har den delen av de finansiella målen uppnåtts. Till Vita Huset ska Folktandvården och Landstingsservice lämna koncernbidrag motsvarande moderbolagets löpande utgifter. För 2013 har 900 tkr erhållits från Folktandvården och 260 tkr från Landstingsservice vilket täcker moderbolagets löpande utgifter. Soliditeten i Vita Huset ska enligt ägardirektivet vara lägst 100 %. Vid årets slut redovisar Vita Huset en soliditet på 92,9 % motsvarande värde år 2012 var 96,1 %. Soliditetsmåttet nås inte och har sjunkit. Till Ägaren, ska enligt ägardirektivet, utdelas tillgängligt fritt kapital. Utdelning lämnas med 14,8 kr/aktie, 1 480 tkr. Återrapporteringen i verksamhetsberättelsen kan bli tydligare vad gäller uppfyllandet av ägardirektivets mätbara finansiella mål. Intern kontroll Enligt anvisningen, och reglementet för planering och uppföljning, ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. Detta redovisas hos Vita Huset för Folktandvården och Landstingsservice. För Vita Huset rapporteras att arbetet med riskanalyser och upprättande av intern kontroll plan kommer att inledas under 2014. Någon intern kontroll plan har inte funnits för 2013. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2013\granskningsredogörelse vita huset 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-04-09 08:05 SID 7(7)