Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

REVISIONSRAPPORT 1(9) KR-2013/ 0010 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 3 4. Avslutande bedömning... 8 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet Dalsgatan 14 www.norrkoping.se/revision 602 32 Norrköping

2(9) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av överförmyndarverksamheten. Vi har i våra bedömningar tagit hänsyn till att överförmyndaren inte är någon politisk nämnd i lagens mening. Då överförmyndaren har en ambition att arbeta nämndslikt har vi så långt det är möjligt ändå utgått från de reglementen och bestämmelser som finns för kommunens nämnder. 1.1. Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har överförmyndaren en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Överförmyndarverksamheten är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand har granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument, stickprov av fakturor och intervjuer. Överförmyndarverksamheten har av revisorerna bedömts till risknivå gul, vilket innebär att följande urval av tjänstemän har intervjuats: Tf. enhetschef, stadsjurist, ekonom och handläggare. Även den förtroendevalda överförmyndaren har intervjuats. 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av överförmyndaren och enhetschef, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad av Caroline Nyman.

3(9) 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till överförmyndaren. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom nämndens ansvarsområde (föräldrabalken) Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2013) Riktlinjer för inventarieregistrering i Multirace Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Överförmyndarens reglemente 2. Ansvarsområde Överförmyndaren ansvarar för att utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare, främst genom att granska årsräkningarna som lämnas in till enheten. Överförmyndaren i Norrköping utövar tillsyn över cirka 800 gode män och 96 förvaltare som var och en kan ha flera huvudmän. I ansvaret ingår även att ansöka hos tingsrätten om anordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap, att förordna gode män för ensamkommande barn samt att rekrytera och utbilda gode män och förvaltare. Överförmyndaren har stöd av enhetschef och medarbetare på överförmyndarenheten. 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Överförmyndaren beslutade i januari 2013 om en kombinerad uppdragsplan och verksamhetsplan. Planen innehåller ett fokusområde för året: "det ska i alla lägen vara både snabbt och enkelt för människor och företag att komma i kontakt med kommunen", vilket knyter an till ett av fullmäktiges övergripande mål. Planen innehåller utöver det fyra mål och åtta särskilda aktivteter som enheten ska genomföra under 2013. Stor hänsyn har tagits till

4(9) de lagar som enheten styrs av. Planen hänvisar också till två olika uppföljningar/utvärderingar som ska genomföras under året. Målen i planen tas fram av enhetschef och överförmyndaren, men bottnar i vad som framkommer i verksamhetens vardag. Eftersom enheten är liten med ett fåtal anställda är det lätt för enhetschef och överförmyndaren att ha en dialog med medarbetarna. Överförmyndaren och medarbetarna har genomfört en så kallad SWOTanalys för att identifiera styrkor, svagheter, risker och hot. Den har till viss del använts som grund för planering. Överförmyndarenheten har även en omfattande rutinhandbok, som stadsjuristen just nu ser över. Målet är att göra handläggningen mer effektiv och förkorta vissa moment. Överförmyndaren får rapport om uppdragsplanens genomförande på sammanträden under året samt vid bokslut. 2012 års uppdragsplan följdes upp i januari 2013. Eftersom redovisningen har en berättande karaktär är det svårt att enkelt bedöma måluppfyllelse i bokslutet. Överförmyndarenheten har under 2013 letts av en tillförordnad enhetschef. En ny enhetschef har rekryterats och påbörjar sin tjänst under hösten 2013. Under våren 2013 slutade enhetens jurist varför stadsjurist från kommunstyrelsens kansli förstärker enheten cirka två dagar i veckan. En ökning av antalet ärenden de senaste åren i kombination med hög personalomsättning har skapat en situation med hög arbetsbelastning. De korta sjukskrivningarna bland medarbetarna på enheten har ökat. Enligt de intervjuade är många ärenden idag också mer komplexa med huvudmän som inte talar svenska, eller som har psykisk ohälsa, vilket kräver mer handläggningstid per ärende. Överförmyndaren arbetar i mycket begränsad utsträckning med brukarundersökningar och jämförelser med andra kommuner. För första gången i år genomförs en undersökning bland gode män och förvaltare. Den kommer att genomföras som postala enkäter under hösten 2013. Under hösten ska enheten också delta i en kartläggning av samverkansparter där Norrköping jämförs med Linköping. Överförmyndaren deltar även i ett nationellt nätverk för överförmyndare, vilket enligt henne själv ger fördjupad kunskap och ökar kvaliteten. I kommunen finns en centralt administrerad klagomålshantering, där det kan inkomma synpunkter. Enhetschef ansvarar för att åtgärda samt återkoppla till den klagande. Ingen sammanställning över synpunkter framställs.

5(9) Revisionsbedömning Det är positivt att överförmyndaren lyft fram ett mål från fullmäktige som fokusområde, men det bör tydliggöras hur övriga mål som fullmäktige uttalat knyter an till överförmyndarens uppdragsplan. Överförmyndarenhetens största utmaning är medarbetarnas höga arbetsbelastning. Det är väl känt av överförmyndaren och tf. enhetschef som arbetar löpande med olika typer av insatser för att förbättra situationen. Enligt styrmodellen ska uppdragsplanen innehålla planerings- och ekonomiska förutsättningar för nämndens ansvarsområden. Vår bedömning är att överförmyndarens uppdragsplan inte innehåller detta. Ekonomiska förutsättningar bör knyta an till målen för att avsnittet ska ha effekt på styrning och ledning. Det finns en SWOT-analys som beskriver enhetens styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Kopplingen mellan analysen och uppdragsplanen är svag. Analysen behöver ytterligare utvecklas i löptext för att det ska framgå vilka av riskerna som överförmyndaren prioriterar i uppdragsplanen. Uppdragsplanen följs upp och resultatet redovisas för överförmyndaren. I verksamhetsberättelsen för 2012 är det inte enkelt att bedöma måluppfyllelsen. Målen 2013 är något mer konkreta än 2012 och det bör därför i bokslut 2013 finnas ett sådant upplägg så att läsaren lätt kan bedöma måluppfyllelse. Det är positivt att enheten genomför undersökningar och enkäter i verksamheten. Detta bör genomföras regelbundet som en del i ett systematiskt kvalitetsarbete. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning är godkänd med vissa brister (gul). Förbättringsområden är att skapa en tydligare risk- och väsentlighetsanalys och att sammankoppla den med målen för året. Vidare bör målen i uppdragsplanen knytas an till det ekonomiska utrymmet så det går att se om målsättningarna är realistiska med dagens budget. Slutligen bör redovisningen av måluppfyllelse tydliggöras. 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Vid bokslut 2012 hade överförmyndaren ett underskott på 2 327 tkr. Analysen som tf enhetschef genomfört visar en stor nettoökning av antalet ärenden, ca 240 st under 2011-2012, vilket motsvarar en ökning med ca 600 tkr mer än budgeterat. Vidare framgår att arvoden, kostnadsersättningar och sociala avgifter till gode män och förvaltare utgör en nettokostnad på ca 8 200 tkr. Det beror på att huvudmännen, det vill säga de som har god man eller förvaltare, inte har möjlighet att själva stå för hela arvodeskostnaden, vilket är huvudregeln. Då måste kommunen betala.

6(9) En ytterligare svårbudgeterad post är god man till ensamkommande flyktingbarn. De ska ha en ska ha en god man första veckan efter ankomst. Kostnaden ersätts av Migrationsverket fram tills barnet fått permanent uppehållstillstånd. Kostnad för god man efter detta innebär 500 tkr mer än vad som finns i budget. Detta eftersom överförmyndarenheten inte får ersättning för tiden efter uppehållstillståndet, då barnet fortfarande har en god man, i väntan på en särskilt förordnad vårdnadshavare, som ska tillsättas av socialtjänsten. En ytterligare oväntad kostnad var ett skadestånd i ett gammalt ärende. På grund av underskottet har enheten inte genomfört den personalökning med två tjänster som en utökad budget mellan 2011 och 2012 förväntades innebära. För att klara arbetsuppgifterna har personal tillfälligt hyrts in. Under året har stora engångsinsatser gjorts, motsvarande 700 tkr. Prognoserna för 2013 är ett beräknat underskott på 1000 tkr. En rad åtgärder planeras eller pågår för att hålla kostnaderna på en balanserad nivå, bland annat utveckla samverkan med andra samarbetspartners och köpa in vissa moduler till ärendehanteringssystemet. Allt för att skapa en mer effektiv handläggningsprocess. 3.2.1 Inventarier Kommunstyrelsens kontor är systemägare för inventarieregistrering i det gemensamma systemet Multitrace. I de riktlinjer som tagits fram beskrivs att alla inventarier som bedöms vara stöldbegärliga samt de har ett värde över 2000 kr ska registreras. Grundregistrering och märkning görs av ITenheten. Därefter ska varje kontor utse en ansvarig person som efter utbildning ges behörighet att uppdatera systemet. Tf. enhetschef är ansvarig för uppdatering i systemet Multitrace. Då enheten flyttade år 2011 gjordes en omfattande inventering. Idag uppdateras systemet vid behov. Revisionsbedömning I basgranskning 2012 bedömdes att överförmyndaren behövde fortsätta arbetet med att effektivisera den ekonomiska styrningen. Under året har många initiativ tagits för att komma till rätta med de ökande kostnaderna. En analys av underskottet har tagits fram och enheten ser även över möjligheten att minska manuella rutiner i handläggningen. Som ett led i den ekonomiska styrningen är det av vikt att överförmyndaren fortsätter utveckling av arbetet med olika ekonomiska samt verksamhetsnyckeltal och kvalitetsarbete för att skapa kunskap om hur verksamheten kan bedrivas effektivt. Överförmyndaren har en rutin för registrering av inventarier samt en person ansvarig för att upprätthålla denna.

7(9) Vår sammanfattande bedömning är att överförmyndarens styrning och ledning av ekonomin, trots det befarade underskottet, är godkänd (grön). 3.3. Intern kontroll 3.3.1 System för intern kontroll Överförmyndaren beslutade om årets internkontrollplan i februari 2013. Den omfattar sex punkter inom såväl verksamhets- som ekonomiska rutiner och personalfrågor. En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts som en kortfattad SWOT-analys. Vissa kontroller i internkontrollplanen har genomförts men inget har dokumenterats eller sammanställts. Enligt planen ska redovisning till nämnd ske från en gång i månaden till en gång per år. Överförmyndaren har under 2013 genomfört en översyn av sin delegationsordning för att anpassa den till den rådande personalgruppen. Tidigare hade enbart jurist beslutanderätt. Handläggarna beredde då ärendena, som sedan gick till enhetens enda jurist för kontroll och beslut. När antalet ärenden växer blir det ett ineffektivt sätt att arbeta och sedan juristen lämnade enheten har delegationsordningen ändrats. Handläggarna har nu rätt att fatta beslut om långt fler områden än tidigare. 3.3.2 Attestgranskning På överförmyndarenheten har tre personer behörighet att granskningsattestera och enhetschef rätt att beslutsattestera. Stickprov Revisionen har granskat ett urval fakturor (reseräkningar, utlägg, mobilräkningar, representation samt inköp av konsulttjänster) från 1 januari 31 augusti för att avgöra om attestrutinen fungerar. Samtliga granskade fakturor innehöll två attester och vi inte noterat några andra avvikelser. Revisionsbedömning Internkontrollplanen antogs inte i tid före verksamhetsårets början, vilket är en brist. Innehållet i internkontrollplanen följer i stort kommunens gemensamma riktlinjer. Överförmyndarenheten bör dock dokumentera resultatet av genomförda kontroller samt utveckla beskrivningen av dessa i rapporteringen i slutet av året. Riskbedömningen i SWOT-analysen kan tydligare kopplas till internkontrollplanens aktiviteter. Vårt stickprov av fakturor visar att attester skett i enlighet med reglementet. Rutinerna förefaller vara kända och tillämpas korrekt.

8(9) Översynen av delegationsordningen var nödvändig och kommer förhoppningsvis att bidra till större effektivitet i handläggningen och till att skapa kompetenta och trygga handläggare. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens övergripande system för intern kontroll är godkänt med vissa brister (gul). Överförmyndaren behöver tydliggöra redovisning av den interna kontrollen samt besluta om ny internkontrollplan innan nästa verksamhetsår börjar enligt kommunens riktlinjer. 3.4. Verksamhetsspecifika processer Under året pågår en översyn av enhetens omfattande handläggningsrutiner. Stadsjuristen ser över rutinerna för att göra dem mindre omständiga, mer kortfattade och samtidigt rättsäkra. Enheten har även genomfört inköp av nya moduler till ärendehanteringssystemet Wärna. Detta för att kapa olika moment av manuell hantering. Revisionsbedömning Det är positivt att överförmyndaren arbetar med att utveckla verksamheten. Framtagandet av tydligare rutiner och inköp av nya moduler till Wärna kan bidra till att skapa en mer effektiv handläggning. Införandet av regelbundna utvärderingar, som den enkät som planeras under hösten, bör bidra till att enheten kan börja bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta kommer att krävas om överförmyndarverksamheten i framtiden styrs av en nämnd. 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte är helt tillräcklig. GUL Överförmyndaren bör skapa en tydligare risk- och väsentlighetsanalys och att sammankoppla den med målen för året. Vidare bör målen knytas an till det ekonomiska utrymmet. Slutligen bör redovisningen av måluppfyllelse tydliggöras.