Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Telefon: 630 571 5466 Fax: 630 571 1689 DATUM: oktober 2014 TILL: Första vice distriktsguvernörer och DG-Elect Ärende: DG Elect-seminariet och 98:e internationella kongressen 2015 Vi är glada att kunna skicka dig information om DG Elect-seminariet och internationella kongressen i Honolulu, Hawaii, USA. I paketet hittar du information om hur man: Registrerar sig för DG Elect-seminariet och internationella kongressen Bokar hotellrum i Honolulu Bokar resan Planerar din klädsel under DG Elect-seminariet Du har redan fått ett meddelande som innehöll din 2014-2015 DG Elect-hemuppgiftsvägledning för 2014-2015. Vägledningen innehåller tre uppgifter som har utformats för att behandla färdigheter som är viktiga för att du ska lyckas som distriktsguvernör. Det är viktigt att du genomför var och en av dessa hemuppgifter, även online-uppgiften, på utsatt tid för att kvalificera till den ersättning för måltider som betalas ut i samband med DG Elect-seminariet 2015. Gå noggrant igenom informationen i detta paket. Ett preliminärt seminarieprogram bifogas. Vi ber att du använder detta som hjälp när du planerar. Du måste returnera formuläret för registrering och resor så att detta är LCI tillhanda senast fredagen den 16 januari för att vi ska kunna boka hotellrum och resa. I maj 2015 får du ett andra logistikutskick som innehåller hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, dagersättning och uppdaterad seminarieinformation. Frågor gällande seminariet skall ställas till: Frågor gällande: Kontakta Telefon E-post Registrering/hotell Arrangemang Resor/flyg Reyna Galvan Kathy Gorgan Lynda Rohr Jan Uecker 630 468 6917 630 468 6863 630 468 6832 630 468 6877 reyna.galvan@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.org lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org Ersättning för resor Laura Delgado 630 468 6846 laura.delgado@lionsclubs.org Seminarieprogrammets innehåll/ Kvalificeringskrav för dagersättning Lisa Klaban 630 468 7004 lisa.klaban@lionsclubs.org Uppdaterad information finns på LCI:s officiella webbplats: www.lionsclubs.org (sök efter DGE ) Vi ser fram emot att välkomna dig till Honolulu! 2015 DGE LM #1.SW
Innehåll ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA...3 REGISTRERING DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN...3 RESEPOLICY OCH RUTINER...4 Policy för utbetalning av reseersättning till DG Elect... 4 Policy för utbetalning av reseersättning till en vuxen i sällskap... 4 Godkända resedatum... 5 Resor före eller efter kongressen... 5 MÅLTIDSERSÄTTNING/DAGERSÄTTNING...6 HOTELL...6 Hotellprocedur... 7 Speciella behov... 7 Hotellbekräftelse... 7 Ytterligare hotellrum... 7 GRUPPMÅLTIDER...8 ÖVERSÄTTNING...8 Personliga översättare... 8 PASS OCH VISUM...9 FÖRESLAGEN KLÄDSEL...9 ÄNDRINGAR...10 BILAGOR...10
ANTECKNA DETTA I DIN ALMANACKA 15 december Sista datum för att vara klar med de 3 hemuppgifterna före DG Electseminariet (krävs för att få DG Elects måltidsersättning) 16 januari Sista datum för att skicka in Registrerings- och reseformuläret för DG Electseminariet och den internationella kongressen 2015 27 mars Sista dag att boka flygbiljetter till DG Elect-seminariet 27 mars Sista dag att skicka slutgiltig reseinformation till LCI (om tillämpligt) Maj Utskick av information om hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen och dagersättning för måltider 22 juni Incheckning på hotell för alla DG-Elect 23 juni Enkeldistriktsinformation DG-Elect seminarieregistrering och utdelning av gåva FOTOGRAFERING AV DG Elect OCH PARTNER/VUXEN I SÄLLSKAP 24 juni DG Elect-seminariets öppningsceremoni 26 juni DG Elect-seminariets bankett/luau 30 juni DG-Elect installationsceremoni vid avslutningssessionen 1 juli DG:s avresa från hotell 17 juli Sista datum att skicka in begäran om ersättning Registrering DG Elect-seminariet och kongressen LCI kommer att registrera dig och en vuxen i sällskap till DG Elect-seminariet och den internationella kongressen. För att inleda denna process måste du fylla i Registrerings- och reseformuläret för DG Electseminariet och den internationella kongressen 2015 och returnera det till oss senast fredagen den16 januari. För vår planering är det mycket viktigt att vi har den allra senaste informationen om dig och en vuxen i sällskap. Den information du ger används för utskick och grupprumslistor. Skicka inte in någon registreringsavgift till kongressen. Registrering för DG Elect är gratis och avgiften för vuxen i sällskap (USD 110) dras av från din dagersättning, om tillämpligt. Om du redan har skickat in formuläret för kongressregistrering och hotellrum samt betalning måste du underrätta LCI:s Registration Department på registration@lionsclubs.org senast fredag 1 maj, så att vi kan återbetala beloppet. För att registrera barn eller andra familjemedlemmar till internationella kongressen, använd vårt bekväma registreringssystem online: https://www5.lionsclubs.org/eventmanager/onlineregistration.asp?d=d&eventcode=8pu eller ladda ner kongressregistreringsformuläret från LCI:s webbplats.
RESEPOLICY OCH RUTINER Observera att alla flygresor för DG Elect och vuxen i sällskap måste vara slutförda fredag 27 mars. Tidiga bokningar gör det lättare att få direktflyg. FÖLJ PROCEDURERNA FÖR BOKNING AV FLYG I BILAGA 2. Proceduren kommer att variera beroende på i vilket land du bor. Policy för utbetalning av reseersättning till DG Elect Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader: En (1) tur och retur- resa med flyg i ekonomiklass enligt mest direkta flygrutt för DG Elect. o Ersättning för biljett kommer att baseras på lägsta logiska standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass under perioden för dessa resor. o Du måste följa LCI:s resepolicy för att erhålla ersättning. Tur och returresa mellan din bostad och närmaste flygplats kommer att ersättas under förutsättning att reseräkning och kvitton skickas in på formulär C-30. Senaste versionen av formuläret finns på LCI:s webbplats på sidan Finans. Parkering vid flygplatsen kommer att ersättas, under förutsättning att det kostar mindre än milersättning tur och retur, taxi, buss, tåg eller flygbuss. LCI kommer endast att ersätta DG Elect för den första incheckade väskan enligt flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. o Ytterligare incheckat bagage eller bagageavgifter är en personlig utgift. Flygbolagens bagagepolicy varierar mellan bolagen, så kontakta ditt flygbolag för mer information. o Utgiften för en incheckad resväska ska begäras på reseräkningen under rubriken lokala transporter. För att erhålla ersättning måste din reseräkning, samt kvitton, skickas in till LCI:s Financial Reporting & Compliance Department senast fredag den 17 juli. Policy för utbetalning av reseersättning till en vuxen i sällskap Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader för vuxen i sällskap: LCI kommer i enlighet med internationella styrelsens policy att ersätta upp till USD 500 avseende resor till DG Elect-seminariet och internationella kongressen för en vuxen i sällskap. o Ersättningen gäller endast för resan. o Avgifter för incheckat bagage är en personlig utgift för vuxen i sällskap. Vuxen i sällskap kan boka flyg med: o Carlson Wagonlit Travel o Valfri resebyrå o Direkt med flygbolaget o Online på en resesajt
Vuxen i sällskap ansvarar för att betala flygbiljetten när den utfärdas. För att erhålla en ersättning, om högst USD 500, måste DG Elect skicka in en reseräkning för vuxen i sällskap (Bilaga 3) tillsammans med följande dokument: o o Kopia på biljetten som inkluderar alla resvägar, flygbolag, flygnummer, klass, datum och tid för ankomst/avgång samt kostnad Betalningsbevis (kopia på betalt kvitto eller kontoutdrag för kreditkort) Räkningen kan skickas in som snart biljett har bokats och kvitto erhållits. Ovannämnda dokumentation måste skickas in till LCI:s Financial Reporting & Compliance Department senast fredag 17 juli. * LCI kommer inte att betala/ersätta resor för en vuxen i sällskap om distriktet har varit ett tillfälligt distrikt, eller ett etablerat distrikt (med färre än 35 aktiva klubbar eller 1250 aktiva medlemmar), i över två år i rad. Om ditt övergångs-/tillfälliga distrikt, vid slutet av din ämbetsperiod, uppnår kraven om minst 35 klubbar och 1250 medlemmar, eller uppvisar en nettomedlemstillväxt med 1 medlem eller mer, kommer flygresan för vuxen i sällskap att ersättas baserat på aktuell policy. Behåll alla kvitton avseende din vuxna i sällskaps flygresa. Ersättning för resa avseende vuxen i sällskap kan inte överföras till annan person. Godkända resedatum Ankomst: Måndag 22 juni Avresa: Onsdag 1 juli Tur och returtransport mellan flygplatsen och Hilton Hawaiian Village för dig och vuxen i sällskap samordnas och tillhandahålls gratis av LCI. Flygplatstransferbiljetter för DG Elect och en (1) vuxen i sällskap ingår i utskicket i maj 2015. För att köpa fler transferbiljetter till familjemedlemmar, kontakta Reyna Galvan på: Reyna.galvan@lionsclubs.org. Resor före eller efter kongressen Om du planerar en rundtur före eller efter kongressen måste du se till att dessa datum inte står i strid med ovanstående godkända ankomst- och avresedatum för DG Elect-seminariet och internationella kongressen. Om du söker efter Rundturer och attraktioner på LCI:s webbplats hittar du information om rundturer och utflykter före eller efter kongressen för Lions medlemmar och deras gäster. Din flygresa kommer att ersättas baserat på lägsta pris för standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass till/från Honolulu om du hade rest på ovannämnda godkända resedatum. Om priset på flygbiljetten på datum före och/eller efter godkända datum skulle vara högre anses skillnaden vara en personlig utgift. Ytterligare nätter på hotell före och/eller efter godkända datum anses också vara en personlig utgift.
Måltidsersättning/Dagersättning En måltidsersättning motsvarande USD 95.00 per dag i 7 dagar (minus gruppmåltider och registreringsavgifter för vuxen i sällskap, om tillämpligt) har godkänts för kvalificerande DG Elect i Honolulu. Din måltidsersättning, om tillämpligt, skickas till dig tillsammans med bekräftelseutskicket i maj 2015. Distrikt som erhåller elektroniska betalningar kommer att få sin ersättning 15 maj. Observera att LCI inte kommer att tillhandahålla kontantutbetalning av checkar eller valutaväxling i Honolulu. Vi rekommenderar att du löser in checkar direkt när du fått dem. LCI kommer heller inte att kunna utfärda några checkar på plats. Följande utgifter ersätts inte: Alkoholhaltiga drycker Utgifter i affärscenter Dricks Internetanslutning Filmer Pass- och/eller visumutgifter Telefon Rekreationskostnader Tvätt Läkarvård Värdeskåp på hotellet Vuxen i sällskap får inte någon måltidsersättning. Du är själv ansvarig för alla ytterligare utgifter för hotell under resan, extranätter i Hawaii och personliga utgifter som betalas i samband med utcheckning från hotellet. Hotell Alla DG Elect och vuxna i sällskap kommer att bo på Hilton Hawaiian Village. Hilton Hawaiian Village 2005 Kalia Road Honolulu, HI 96815 Telefon: 808 949 4321 Fax: 808 947 7914 www.hiltonhawaiianvillage.com Alla rum är dubbelrum med en extra stor säng eller två dubbelsängar. LCI betalar hotellet direkt för dubbelrum till DG Elect och 1 vuxen i sällskap. Max 4 personer per rum är tillåtet. DG Elect betalar direkt till hotellet för en tredje och fjärde person som bor i samma rum som DG Elect (om tillämpligt) Ytterligare gäster över 17 år, som bor i samma rum som DG Elect och vuxen i sällskap, får betala USD 50.00 per person och natt plus skatt. Tillägget för trippelrum (3 personer i samma rum) är USD 50.00 per person och natt för varje ytterligare vuxen över 17 år. Tillägget för fyrbäddsrum (4 personer i samma rum) är USD 100.00 per person och natt för varje ytterligare vuxen över 17 år.
Rekreationsavgift: DG Elect kan köpa ett rekreationspaket vid ankomsten. Rekreationspaketet är en personlig utgift som inte ersätts av LCI. Aktuell rekreationsavgift är USD 30.00 + 4.712 % skatt per rum och natt och täcker: Lokala, tullfria och kreditkortssamtal (ingen uppkopplingsavgift) Höghastighets-Internet /WIFI PlayStation 3 med obegränsat antal filmer och spel Hawaiiska kulturaktiviteter Ljudrundtur på rekreationsanläggningen Dyk in-filmer vid poolen på onsdagar och lördagar vid solnedgången Morgongympapass utomhus Ett personligt fotovykort per vistelse från Xerox Business Services Observera att det som ingår i avgiften kan komma att ändras. Hotellprocedur LCI gör automatiskt en hotellbokning för dig och en vuxen i sällskap för ankomstdagen måndag 22 juni och avresa onsdag 1 juli. Om du behöver fler nätter på DG Elect-hotellet, ange ytterligare datum på Registrerings- och reseformulär DG Elect-seminariet och internationella kongressen 2015. Varje ytterligare natt på Hilton Hawaiian Village kostar USD 232.00 (dubbelrum) per natt och rum plus 13.92 % skatt och inkluderar inte rekreationsavgiften som är frivillig. Boka inte eller skicka en hotelldeposition direkt med hotellet. Du måste bo på Hilton Hawaiian Village under hela kongressen. LCI betalar för rumskostnaden via ett huvudkonto. Eventuella kostnader för fler nätter, kostnader påförda rummet, fler gäster, tredje eller fjärde sängplats och/eller rekreationsavgift betalas av DG Elect direkt till hotellet i slutet av vistelsen. Speciella behov LCI kommer att göra sitt allra bästa för att hjälpa personer med funktionshinder. Ange dina behov i detalj på Registrerings- och reseformulär för DG Elect-seminariet och internationella kongressen 2015. LCI kommer att vidarebefordra dina önskemål till hotellet. Tillgång på andra rumstyper och speciella behov är begränsade och kommer att tillgodoses vid incheckning i mån av tillgång. Hotellbekräftelse En hotellbekräftelse kommer att skickas till dig i maj 2015. Ta med dig den till Honolulu och visa upp den när du checkar in på hotellet. Ytterligare hotellrum Ett begränsat antal extrarum finns på Hilton Hawaiian Village för DG Elect-familjer. Följ dessa steg för att säkra ett (flera) rum för familjemedlemmar. LCI kommer att göra sitt allra bästa för att tillgodose dina behov. 1. Fyll i ett kongressregistreringsformulär med minst en vuxen registrering. (Besök www.lionsclubs.org) 2. Se till att skicka med USD 225.00 i deposition. 3. Skicka in ifyllt formulär och betalning senast fredagen 1 maj till reyna.galvan@lionsclubs.org (önskemål tillgodoses i mån av tillgång)
Gruppmåltider Följande gruppmåltider ingår i DG Elect-seminariets program: För DG Elect DG Elect-lunch onsdag 24 juni DG Elect lunch torsdag 25 juni DG Elect lunch fredag 26 juni DG Elect- seminariets bankett/luau fredag 26 juni För vuxen i sällskap DG Elect-seminariets festbankett/luau fredag 26 juni Alle DG Elect och vuxen i sällskap får en biljett att delta i DG Elects festbankett/luau. Ett begränsat antal ytterligare biljetter kan köpas för USD 125,00 styck. Kontakta Reyna Galvan Reyna.galvan@lionsclubs.org för att säkert få extrabiljetter. ÖVERSÄTTNING Alla DG Elect skall delta i seminariet i det grupprum där distriktets officiella språk talas, vilket har fastställts av District and Club Administration Division vid det internationella huvudkontoret. En gruppledare som talar något av dessa språk flytande kommer att leda sessionerna i klassrummen. Ändringar av grupprum måste begäras skriftligen till Lori Saldana via lori.saldana@lionsclubs.org senast torsdag 15 januari. Ändringar kommer att göras i mån av plats. Öppningsceremoni, allmänna sessioner och avslutningssession presenteras på både engelska och japanska. Alla deltagare behöver använda en översättningsenhet när presentationerna inte är på deras modersmål. LCI tillhandahåller översättning till följande språk: Engelska, finska, Hindi, italienska, japanska, kinesiska, koreanska, portugisiska, spanska, svenska och tyska. LCI tillhandahåller digitala översättningsenheter. Ställ in din enhet på den tilldelade frekvensen under sessionerna. En översättningsenhet kan hämtas ut vid DG Elect-registreringen tisdagen 23 juni. Personliga översättare Personliga översättare (för annat språk än de som angetts ovan) måste vara registrerade vid DG Electseminariets kontor och måste följa LCI:s regler. Kontakta Reyna Galvan på reyna.galvan@lionsclubs.org för att beställa ett Formulär för att registrera personlig översättare. Det ifyllda formuläret och gällande avgifter måste skickas in till Reyna Galvan senast torsdag 15 januari. Godkännande ges om det finns plats i klassrummet.
Pass och visum För inresa internationellt till Honolulu, USA kan man behöva ett pass och/eller visum beroende på i vilket land den resande är medborgare och hur länge man ska stanna. Passet måste vara undertecknat och ha tillräckligt med blanka sidor för eventuella visumstämplar. Passets sista giltighetsdag måste infalla minst sex månader efter besöket. Kontrollera visumkraven med lokalt konsulat. Informationen finns även på: www.travel.state.gov Ett pass, körkort eller delstatligt ID-kort med foto krävs för amerikanska medborgare. Se www.tsa.gov för mer information. Föreslagen klädsel Med tanke på Hawaiis varma klimat året runt och lediga, vänliga kultur är Aloha-klädsel lämplig för de flesta evenemangen under DG Elect-seminariet. Se tabellen nedan: Aloha-/Hawaii-skjortor har ofta starkt färgade blommönster eller motiv från Polynesien Män Kvinnor Ledig kontorsklädsel Aloha-klädsel Formell Aloha-klädsel Aloha-/Hawaii-skjortor Polotröjor Kortärmad skjorta med krage Distriktsuniform Tunn sportjacka Skor eller finare sandaler Långbyxor eller kakibyxor Formell/uppklädd Aloha-klädsel Aloha-/Hawaii-skjortor eller - klänningar Polotröjor Kortärmad skjorta med krage Distriktsuniform Tunn sportjacka Skor eller finare sandaler Långbyxor eller kakibyxor Formell/uppklädd Aloha-klädsel Kläder/skor som inte är tillåtna under DG Elect-seminariet: Jeans, shorts, T-shirt, trekvartsbyxor, badsandaler, badskor eller tofflor. Följande är föreslagen klädsel under DG Elect-seminariet. Fotografering med vicepresident Yamada Öppningsceremoni, allmänna sessioner, gruppsessioner och avslutningssession DG Elect-seminariets bankett/luau Affärsklädsel eller distrikts- /multipeldistriktsuniform Aloha-klädsel ledig kontorsklädsel eller distrikts-/multipeldistriktsuniform Formell/uppklädd Aloha-klädsel eller nationaldräkt
Ändringar Om du behöver göra ändringar, efter det att du har skickat in registreringsformuläret, skickar du e-post till registration@lionsclubs.org. Skicka eventuella ändringar senast fredag 17 april. Hotellrumsbokning: Andra ankomstdatum och/eller avresedatum från hotellet. Ändringar kommer att göras i mån av tillgång. Rättelse av felstavat namn: Skicka in korrekt stavning av ditt eller en vuxen i sällskaps namn. Avbeställning: Om det visar sig att du och/eller en vuxen i sällskap inte kan delta i DG Elect-seminariet och/eller kongressen ber vi dig att omgående underrätta LCI. Bilagor 1. Registrerings- och reseformulär för DG Elect- seminariet och internationella kongressen 2015 2a. Hur man bokar flygbiljett USA och Kanada 2b. Hur man bokar flygbiljett via CWT 2c. Hur man bokar flygbiljett lokalt godkänd resebyrå 3. Lions Clubs Internationals reseräkning för vuxen i sällskap till DG Elect 4. DG Elects beställning av inbjudningsbrev 2015 5. Preliminärt program för DG Elect-seminariet 2015 6. Internationella kongressens program 2015