STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 5 Februari 2010 DNR 364-07/2010 Granskningspromemoria 2009 MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 Bolagets tillämpning av stadens gemensamma styrsystem ILS (inklusive ILS-webb)1 2.1.2 Riskhantering...2 2.1.3 Styrning och uppföljning av miljöarbetet...4 2.1.4 Stadens externa kommunikation...5 2.2 Basgranskning... 6 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...6 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...7 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...8 2.3 Uppföljning av föregående års granskning... 9 2.3.1 Systematiskt brandskyddsarbete...9
STADSREVISIONEN 1(9) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 14 maj 2009. Vid planeringsmöte avseende Micasa Fastigheter i Stockholm den 9 juni 2009 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2008-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 9 oktober 2009. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 12 februari 20010. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Bolagets tillämpning av stadens gemensamma styrsystem ILS (inklusive ILS-webb) Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut 2001-04-10 ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILSwebb framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILSwebb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Bolaget följer i stort direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och sätta mål eller aktiviteter för ägardirektiven. Men eftersom ILS har utvecklats väsentligt sedan koncernstyrelsen år 2001 beslutade om tillämpning av ILS, kommer revisionskontoret förorda att koncernstyrelsen uppdaterar sina riktlinjer och preciserar syftet med ILS inom koncernen.
STADSREVISIONEN 2(9) Bolaget använder inte ILSwebb för den interna styrningen och uppföljningen. Bolaget har inte heller något formaliserat system för sin uppföljning av verksamhetsplanens (VP) mål och aktiviteter. Avdelningarna rapporterar till ledningsgruppen och aktiviteterna i VP följs upp löpande. Avrapportering sker till styrelsen, koncernledningen och personalen. Under 2009 har ett arbete inletts för att under 2010 pröva ILS-webb som verktyg för den interna styrningen och uppföljningen. Bolaget har i enlighet med moderbolagets anvisningar rapporterat de KF-indikatorer där bolaget varit särskilt utpekad och även ytterligare KF-indikatorer inom miljöområdet har rapporterats. Den under året tillkommande KF-indikatorn som även gäller bolagen antal praktikplatser som kan tillhandahållas för de aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha, har fått årsmål för år 2009. Bolaget har härutöver i viss utsträckning konkretiserat fullmäktiges mål för verksamhetsområdet (inklusive ägardirektiven) med egna indikatorer och/eller aktiviteter. Vissa indikatorer är dock endast formulerade som budgetbelopp. Bolagets indikatorer behöver vidareutvecklas för att tydligare visa måluppfyllelsen. Bolaget har bifogat sin ILS-rapportering till årsredovisningen men inte till styrelseärendena avseende budget- eller tertialrapporteringen under 2009. Till budget 2010 har ILS-rapporten bifogats. Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget har i viss utsträckning rapporterat egna indikatorer till fullmäktiges mål och ägardirektiv, men dessa behöver vidareutvecklas. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget även till tertialrapporterna bifogar sin ILS-rapportering till styrelsen. 2.1.2 Riskhantering Revisionskontoret har granskat Micasa:s hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen var att bedöma om bolaget arbetar med riskhanteringen på ett systematiskt sätt.
STADSREVISIONEN 3(9) Iakttagelser Bolaget har tagit fram en kris- och beredskapsplan som ingår i den krispärm som alla som ingår i krisledningsorganisationen har fått. Andra styrande dokument är bolagets brandskyddspolicy. Vid bolaget finns en tjänsteman som har till uppgift att samordna bolagets brandoch säkerhetsarbete. Denne ingår i krisledningsorganisationen tillsammans med bolagets ledningsgrupp IT-chef och personalchef. Bolaget genomförde en risk- och sårbarhetsanalys utifrån en modell med hjälp av konsult 2008. Först genomförde de olika verksamheterna var för sig en analys över olika risker, sedan sammanställdes dessa för företaget som helhet. Under 2009 har en utvärdering genomförts utifrån två händelser, brand i äldreboende och ett omfattande elavbrott. Utvärderingen har resulterat i ett antal förbättringsförslag bl a vad gäller behovet av tydlighet i ansvarfördelningen inom krisledningsorganisationen. Ett arbete pågår med att upprätta checklistor för dem som ingår i krisledningsorganisationen. En krisledningsövning genomfördes år 2008. Planerad övning 2009 har inte genomförts. Bolaget har inte tagit ställning till ännu hur ofta krisövningar ska genomföras. När det gäller risker kopplade till verksamhetsmålen och risker inom det förtroendekänsliga området görs en analys inför upprättande av internkontrollplanen. Mindre allvarliga händelser som ligger utanför risk- och sårbarhetsanalysen (RSA) och riskoch väsentlighetsanalysen (R o V) utifrån IK-planen kan dock hamna utanför bolagets riskanalysarbete. Någon mer systematisk bedömning av varje risk i R o V- analysen utifrån t ex sannolikheten att den inträffar och vilka konsekvenser den i så fall får har inte genomförts. Bolagets R o V analys är inte dokumenterad. Bolaget har ett system för incidentrapportering (REQS) och härifrån ska försäkringsskador rapporteras till S:t Erik Försäkring. En uppföljning har gjorts av hur incidentrapporteringen fungerar och då framkom att alltför många ärenden låg som ej avslutade. S:t Erik Försäkring har bjudits in till en förvaltarträff för genomgång av incidentrapporteringssystemet under 2010. Enligt revisionskontoret har bolaget påbörjat ett systematiskt arbete med sin riskhantering. Ansvar och roller inom säkerhetsområdet har definierats.
STADSREVISIONEN 4(9) Systematiken i bolagets riskhantering behöver dock utvecklas och verksamhetsriskerna breddas. De bedömningar som görs bör också dokumenteras. Bolaget behöver också genomföra systematiska uppföljningar av att incidentrapporteringen fungerar. 2.1.3 Styrning och uppföljning av miljöarbetet Revisionskontoret har översiktligt granskat former för styrning och uppföljning mot målen i stadens nya miljöprogram. Granskningsresultaten har redovisats i en särskild revisionsrapport (nr 7/2009). I granskningen ingick kommunstyrelsen, Stockholms Stadshus AB, miljö- och hälsoskyddsnämnden, fastighetsnämnden, idrottsnämnden, Skolfastigheter i Stockholm AB och Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Berörda nämnder och styrelser ska ha inkommit med yttrande senast 2010-01-29. Micasa:s styrelse har ännu inte lämnat något särskilt yttrande. I det följande redovisas de iakttagelser och kommentarer som gäller Micasa. Iakttagelser Bolaget har en sammanhållen organisation för utveckling av miljöarbetet inom tekniska avdelningen bestående av en miljösamordnare och ytterligare en handläggare. Inom avdelningen finns också en särskild energihandläggare. Bolaget är sedan januari 2010 certifierade enligt miljöstandarden ISO 14001. För KF:s övergripande mål En hållbar livsmiljö ska värnas och utvecklas har fullmäktige satt upp 19 indikatorer utifrån miljöprogrammet som ska övervaka målet. Bolaget har satt upp årsmål för tre av dessa. Två av målen rör miljöbilar och ett rör obligatorisk ventilationskontroll. Bolagets årsmål vad gäller energieffektiviseringsåtgärder (mnkr) överensstämmer inte med hur KF-indikatorn mäter minskad energianvändning. Bolaget har härutöver satt upp ett årsmål avseende utförd radonmätning. Bolagets samtliga mål för miljöarbetet finns i en separat handlingsplan (program). Styrelsen har fastställt ett miljöprogram för år 2009 utifrån stadens delmål i miljöprogrammet. I programmet finns ett mål som rör minskad energiförbrukning på 30 % för år 2009 jämfört med år 2006. Målet avser 34 av totalt 126 fastigheter där åtgärder planeras under 2009 vilket inte framgår av programmet. Bolaget har tagit fram ett omfattande energieffektiviseringsprogram utifrån en tidigare planerad EPC-upphandling där fas 1 avseende energikartläggning och åtgärdsförslag nu har genomförts. Styrelsen har härefter beslutat att genomföra åtgärderna i egen regi. Under perioden 2009 2011 planeras åtgärder vid 57 fastigheter för 277 mnkr.
STADSREVISIONEN 5(9) Revisionskontoret har verifierat uppföljningsmetoderna för energisparmålet. Bolaget har ett eget mål för minskad energianvändning, men uppföljningsmetoderna är inte säkerställda. Någon samlad statistik över energianvändningen (el, värme och varmvatten) per fastighet och totalt finns inte i dagsläget. Ett arbete pågår med att få en automatisk inläggning av uppgifterna i ett statistikprogram där också normalårskorrigerade värden ska gå att få fram. Bolaget har inte i sina upphandlingsrutiner beaktat KF:s miljökrav vad gäller upphandling av entreprenader och tjänster där maskiner och fordon ingår. När det gäller måluppfyllelse och genomförande av miljöprogrammet, så redovisar bolaget måluppfyllelse 2008 för två av de fyra KF- indikatorerna. Uppföljningen av det egna miljöprogrammet redovisas till styrelsen 2ggr/år. Av redovisningen framgår att av 24 mål/aktiviteter har 7 genomförts och ytterligare 7 påbörjats. En förklaring till att några av aktiviteterna inte påbörjats, är att bolaget valde att avbryta EPCupphandlingen och arbetet försenades därmed. Bolaget tillämpar inte helt de fastställda uppföljningsmetoderna för stadens miljöprogram. Bolaget behöver identifiera vilka KF-indikatorer som bolaget är berört av och sätta upp årsmål för dessa. Kopplingen mellan egna handlingsplaner med mål/aktiviteter och målen i ILS behöver också bli tydligare. Målen för bolagets mest betydelsefulla miljöaspekter (t ex energisparmålet) bör ingå i ILS-rapporteringen. Bolagets energisparmål behöver också preciseras. Bolaget har inget mål ännu vad avser upphandling, men planerar att lyfta in detta i nästa miljöprogram. KF:s miljökrav vid upphandling av entreprenader och tjänster där maskiner och fordon ingår bör då också beaktas. Bolaget bör dokumentera sina metoder för uppföljning. 2.1.4 Stadens externa kommunikation Stadsrevisionen har granskat om stadens kommunikationspolicy stöder verksamhetsmålen och hur väl den följs av ett antal nämnder och bolagsstyrelser, däribland Micasa Fastigheter. Granskningsresultatet har redovisats i en särskild revisionsrapport (nr 9/2009). Kommunikationspolicyn är känd på en övergripande nivå inom de granskade förvaltningarna och bolagen. Den grafiska profilen uppfattas över lag som tydlig och att det är positivt att den finns.
STADSREVISIONEN 6(9) Flera av de granskade förvaltningarna och bolagen anser att det är otydligt när The Capital of Scandinavia och andra budskap ska användas och önskar mer vägledning i när de olika budskapen ska användas. De granskade förvaltningarna anser att stadsledningskontorets kommunikationsstab är ambitiös och gärna ger stöd. Bolagen, däremot, uttrycker behov av större självständighet och mindre inblandning från stadsledningskontoret. Micasa Fastigheter anser att stadsledningskontorets ansvar och roll i förhållande till förvaltningar och bolag behöver klargöras. Kommunstyrelsen har den 18 november 2009 lämnat ett yttrande över rapporten och anser bland annat att det är tillfredsställande att revisorerna i huvudsak är positiva till hur arbetet med den externa kommunikationen bedrivs. Övriga berörda nämnder och styrelser har fått rapporten för kännedom. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år 2009 i samband med beslut om verksamhetsplanen för samma år. Fyra kontrollområden har valts ut nämligen områdena inköp av varor och tjänster, IT-säkerhet, offentliga handlingar samt felanmälan. Iakttagelser Bolaget har i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat elva riskområden inom vilka olika risker identifierats. En allmän bedömning har gjorts av riskernas väsentlighet och sannolikhet. Se vidare avsnitt 2.1.2 Riskhantering. Bolaget har genomfört internkontrollplanen. En avrapportering kommer att ske till styrelsen 2010-02-23. Noteringar som gjorts i samband med kontrollerna är bl a att inköpssystemet och tillämpade redovisningsrutiner behöver ses över för att möjliggöra en tillfredställande avstämning mot ramavtalen. Arbete pågår med att se över redovisningsrutinerna. Bolaget överväger också att byta inköpssystem. Uppföljning av rutiner för diarieföring visar att det kan finnas brister i tillämpningen av rutinerna när det gäller inkomna ärenden via mail och upprättade ärenden hos bolaget. Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år 2010 i samband med beslut om verksamhetsplanen för samma år. Några förändringar i sättet att genomföra risk- och väsentlighetsanalysen jämfört med föregående år har inte gjorts förutom att ytterligare ett riskområde (kommunikation) har lagts till. Endast två kontrollområden har
STADSREVISIONEN 7(9) valts ut, uthyrning av lägenheter och lokaler samt felaktigt nyttjande av företagets resurser. Revisionskontorets bedömning är att bolaget behöver utveckla sina rutiner för uppföljning av den interna kontrollen i bolaget. En del är risk- och väsentlighetsanalysen. Vidare bör bolaget kunna identifiera ytterligare ett par kontrollområden i sin internkontrollplan för år 2010. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med särskild inriktning på bolagets prognoser. Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2009; mnkr KF:s reviderade budget 1) Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -150-157 -132-122 1) Med anledning av Stimulans för Stockholm Det redovisade resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinster blev 28 mnkr bättre än resultatkravet, vilket motsvarar 3% av omsättningen. Resultatförbättringen beror främst på lägre finansiella kostnader (+38 mnkr), ej budgeterade övriga intäkter avseende moms (+9 mnkr) samt högre kostnader för fastighetsskötsel för bl a snöröjning (-18 mnkr). Differensen mellan prognos 2 och bokslut (+10 mnkr) beror främst på ej budgeterade momsintäkter. Investeringar 2009; mnkr Bolagets budget 1) Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 665 433 595 422 1) Med anledning av Stimulans för Stockholm har budgeten förändrats. Bruttoinvesteringarna uppgick till 422 mnkr 2009, vilket är 243 mnkr lägre än budget och 173 mnkr lägre än prognosen i terital 2. Ett antal stora projekt har flyttats fram i tiden.
STADSREVISIONEN 8(9) Bolaget har inte helt uppnått fullmäktiges resultatkrav men orsakerna är i första hand inte hänförliga till verksamhetsrelaterade kostnader/intäkter. Resultatprognoserna bedöms som tillförlitliga medan investeringsprognoserna behöver förbättras. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Ett urval av bolagets ägardirektiv har följts upp särskilt. Tillhandahålla välskötta och trygga bostäder för stadens äldre och för personer med funktionsnedsättning Alla fastigheter är tillgänglighetsinventerade. Målet att åtgärda 50% av bristerna under 2009 har uppnåtts. Under 2009 har också resterande fastigheter trygghetsinventerats. Vidare har målet om att åtgärda 25% av bristerna uppnåtts. Beträffande det eftersatta underhållet, se nedan. Åtgärda det eftersatta underhållet i de fastigheter som långsiktigt kommer att nyttjas för äldreboende och omsorg genom det s k Äldrelyftet Det planerade underhållet uppgick till 262 mnkr 2009, vilket är något högre än budget (257 mnkr). Åtgärder har påbörjats i 16 fastigheter i enlighet med planeringen. Bolaget har gjort en preliminär planering för det eftersatta underhållet som sträcker sig fram till år 2014. Arbeta kontinuerligt med åtgärder som bidrar till energieffektivisering Under åren 2009-2011 beräknas åtgärder bli genomförda för 277 mnkr exklusive moms. Styrelsen beslöt 2009-06-11 om genomförandebeslut för åtgärder motsvarande 77 mnkr exklusive moms. 19 fastigheter har omfattats av åtgärder under 2009 och för flertalet av dessa pågår slutbesiktningar. Även några projekt har kunnat tidigareläggas. Det totala utfallet för energieffektiviseringsåtgärderna uppgick till 122 mnkr, varav 74 mnkr har aktiverats. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade uppdragen.
STADSREVISIONEN 9(9) 2.3 Uppföljning av föregående års granskning 2.3.1 Systematiskt brandskyddsarbete Revisionskontoret genomförde år 2006 en granskning av bolagets brandskyddsarbete utifrån Lagen om skydd mot olyckor (LSO). Granskningen visade att bolaget bedrev ett brandskyddsarbete men inte till alla delar i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Bolaget rekommenderades att fastställa en brandskyddsorganisation där ansvar och roller klargörs. Vid revisionskontorets uppföljning 2008 framkom att förslag på organisation och rutiner för uppföljning av brandskyddet hade tagits fram, men dessa hade inte implementerats. Iakttagelser En utbildning för personalen har genomförts i januari 2009. Brandskyddsorganisation och rapporteringsrutiner har implementerats under juni 2009. Arbetet med att upprätta brandskyddsbeskrivningar per fastighet har inte påbörjats ännu vilket kommer att ske under 2010. Brandskyddssamordnaren har inte påbörjat arbetet ännu med att tillsammans med brandskyddsansvariga kartlägga brandskyddsriskerna per fastighet. En viktig del i brandskyddsarbetet är att kartlägga brandriskerna samt att upprätta brandskyddsbeskrivningar. Det är viktigt att detta arbete påbörjas under 2010. Lars-Erik Örsing Enhetschef Maria Assarsson Revisor