2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 1 (av 7) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande/Titel: Giltighetstid: Dokumentansvarig/Funktion: Diarienummer: Version: Revisionsdatum: Riktlinje 2018-03-12 Rektor Tillsvidare Kvalitetskoordinator LED 1.3-2018/119 Kvalitetsdialoger för utbildning på grundnivå och avancerad nivå Visioner och målsättningar för kvalitetsarbetet vid Malmö universitet uttrycks genom universitetets Strategi 2022. Den övergripande målsättningen är att ha hög kvalitet i utbildning och forskning där vi i samverkan med andra samhällsaktörer skapar, delar och sprider kunskap för att vidareutveckla arbetssätt som sätter den akademiska verksamhetens kvalitet i centrum. Denna övergripande målsättning utgör tillsammans med övriga målsättningar och prioriteringar i Strategi 2022 och de kvalitetsprinciper som lärosätet identifierat för utbildning på grundnivå och avancerad nivå i Ramverk för kvalitetsarbete inom grundnivå och avancerad nivå vid Malmö högskola (dnr LED 1.2 2016/356) det som kvalitetsarbetet för utbildning på grundnivå och avancerad nivå strävar mot och som lärosätet följer upp. Kvalitetsdialog har i ramverket, liksom i Ramverk för kvalitetsarbete inom utbildning på forskarnivå (LED 1.3-2017/491), formulerats som en av komponenterna i Malmö universitets kvalitetsarbete för utbildning. Dialogen som arbetsform lyfts i ramverket fram som en förutsättning för en kultur där goda exempel uppmärksammas och där var och en stimuleras till att bidra till universitetets kvalitetsutveckling. För att uppnå detta ska dialogen användas som verktyg på alla nivåer i organisationen. En kvalitetsdialog mellan universitetets ledning och en fakultet ska vara både kvalitetssäkrande och kvalitetsutvecklande och omfatta både utbildning och forskning. Syftet med dialogerna, avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå, är att diskutera kvaliteten i utbildningar och utbildningsutbudet i sin helhet samt att lärandemiljön, så som ramverkets principer anger, är främjande för studenternas lärande. Det sker genom kvalitetsdrivande frågor/utgångspunkter och mot bakgrund av analys av olika underlag. Kvalitetssäkring sker såväl genom det förberedande arbetet inför kvalitetsdialogen som vid kvalitetsdialogens genomförande. En gemensam dialog hålls också med Centrum för akademiskt lärarskap, Biblioteket samt relevanta delar/avdelningar vid det gemensamma Postadress Malmö universitet Gemensamt verksamhetsstöd 205 06 Malmö Besöksadress Nordenskiöldsgatan 1 Telefon 040-6657245 Fax E-post anna.sandell@mau.se Webb www.mau.se
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 2 (av 7) verksamhetsstödet efter att kvalitetsdialoger hållits på samtliga fakulteter. Syftet med den dialogen är att genom att fånga upp dessa verksamheters aktiviteter och roll i relation till utbildning och forskning få ett helhetsperspektiv på kvalitet i utbildning. Fokus ligger dels på sådant som framkommit i kvalitetsdialogerna med fakulteterna där dessa verksamheter är berörda, dels på sådant som dessa verksamheter själva identifierat som relevant att lyfta i relation till sitt arbete med kvalitet i utbildning och forskning. Kvalitetsdialogerna ska ta sin utgångspunkt i varje fakultets särart och verksamhet, men ska på ett systematiskt sätt säkra att utbildningen håller den kvalitet som både externa och interna krav ställer. Det ställer i sin tur krav på att fakulteterna säkerställer att verksamheten utvecklas mot detta. Till stöd för det arbetet finns riktlinjer för genomförande och uppföljning av de kvalitetskomponenter som anges i ramverket för kvalitetsarbetet, tillsammans med fakultetens egna utbildningsnära kvalitetsarbete. Parallellt med framtagande av föreliggande riktlinjer har både den nationella utvecklingen och universitetets interna processer gett vid handen att kvalitetsdialoger ska hållas för all verksamhet vid lärosätet. Detta kommer att prövas under våren 2018. Riktlinjerna ska därför ses som ett bidrag till utvecklingsarbetet med kvalitetsdialoger för all utbildning och för forskning. Periodicitet Dialogerna genomförs i samklang med kvalitetsarbetets övriga komponenter och med övriga pågående aktiviteter och processer vid universitetet. En central process är Planera, budgetera och följa upp verksamheten som syftar till att ge budget- och personalansvariga akademiska chefer förutsättningar för att på ett effektivt sätt leda arbetet med utbildning och forskning genom att ha kontroll över verksamhetens ekonomi och kvalitet. För att kvalitetsdialogerna ska vara en dialog om just kvalitet sker separata dialoger för utbildningskvalitet och för ekonomi. De planeras dock på ett sådant sätt så att kvalitetsdialogerna skapar underlag inför verksamhetsplaneringen som i sin tur skapar underlag för budgetdialogerna. Förberedande arbete och underlag Övergripande tidsplanering Kvalitetsdialogerna genomförs på senvåren. Datum sätts i god tid så att de som ska delta har möjlighet till det och för att fakulteterna ska ha möjlighet att planera sitt interna arbete. Planering av datum och tid administreras av. För en översikt av ansvarsfördelningen i sin helhet, se bilaga 1. I samband med att datum och tid fastställs skickas en förfrågan från universitets ledning till fakulteten om sammanställning av olika underlag som relateras till kvalitetsarbetet, se vidare nedan. Underlagen ska, tillsammans med förslag på innehåll till agenda, vara universitetets ledning till handa i god tid.
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 3 (av 7) Sammanställning av underlag Erfarenheter från det kontinuerliga utbildningsnära kvalitetsarbetet utgör ett centralt underlag för kvalitetsdialogerna. Utöver det utgörs underlagen av olika nyckeltal som samlats i SILA, sammanställningar av kursutvärderingar och kursutvärderingsprocessen, student- och alumnenkäter, resultat av aktuellt års utvärderingar med externa granskare, kompetensförsörjningsplan (som underlag för inventering av medarbetarnas kompetens, kompetensutveckling och fakultetens kompetensbehov), uppföljning av Studenters rättigheter och skyldigheter (SRS) och uppföljning av studentinflytande. För utbildning på forskarnivå och för forskning finns behov av andra och kompletterande underlag. Nyckeltal Uppgifter som samlas i SILA fryses i samband med att uppgifter ska tas ut för årsredovisningen. De nyckeltal som används som underlag vid kvalitetsdialogerna använder samma uppgifter som årsredovisningen. I de fall det finns nyckeltal som används vid kvalitetsdialogerna, men inte vid årsredovisningen, är det samma datum för frysande att uppgifter som används. Nyckeltalen läggs i SILA under flik märkt Kvalitetsdialoger. På så sätt är de tillgängliga för samtliga berörda. Agendan Kvalitetsdialogen ska ge utrymme åt både identifierade angelägna frågor från verksamheten som från studenterna och universitets ledning och det är därför viktigt att agendan tas fram på ett transparant sätt. Detta sker i flera steg, vilket beskrivs nedan. Utifrån fakultetens analyser och synteser av det utbildningsnära kvalitetsarbetet och övriga underlag identifieras de områden som bör diskuteras vid en kvalitetsdialog. I samband med att underlagen sammanställs och skickas till ledningen framställer också fakulteten de frågor och områden som den identifierat som angelägna att lyfta vid dialogen och mot vilken bakgrund just dessa valts ut. Dessa bör också, för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, relateras till de kvalitetsprinciper som anges i ramverket. Fakultetens studentombud får fakultetens förslag för kännedom i samband med att de anmodas inkomma med förslag till agendan. Studenterna kan på så sätt ta del av fakultetens aggregering av kvalitetsarbetet och ge synpunkter på vilka aspekter som är särskilt angelägna ur studenternas perspektiv. Sedan tidigare bör studenterna ha gjort en inventering och sammanställning av frågor som de menar är angelägna att lyfta. Universitets ledning gör parallellt en genomgång av underlaget och de teman eller kvalitetshöjande insatser som varit aktuella under året. Utifrån den analysen ges förslag på frågor och områden att lyfta i respektive dialog.
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 4 (av 7) gör, mot bakgrund av inkomna punkter från olika håll, ett utkast till förslag till agenda för respektive kvalitetsdialog och skickar den tillsammans med sammanställda underlag till det universitetsgemensamma beredningsorganet för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Det universitetsgemensamma beredande organet fastställer respektive agenda. Det ska framgå av beredningens minnesanteckningar vilka synpunkter som framförs. Agendan för kvalitetsdialogen med Centrum för akademiskt lärarskap, Biblioteket samt relevanta delar/avdelningar vid det gemensamma verksamhetsstödet sätts utifrån vad som framkommit i kvalitetsdialogerna med fakulteterna där dessa verksamheter är berörda. Det kan också tillkomma delar som dessa verksamheter själva identifierat som relevant att lyfta i relation till sitt arbete med kvalitet i utbildning på grund- och avancerad nivå. Genomförande av kvalitetsdialogen Deltagare Ambitionen för kvalitetsdialogerna bör vara att hålla antalet deltagare nere. Bemanningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå ska därför ta hänsyn till kvalitetsdialogerna som helhet, d v s att de även omfattar utbildning på forskarnivå och forskning. Grundidén är att fakulteterna bemannar på ett sådant sätt att personer/funktioner med ansvar för den verksamhet som de aktuella frågorna rör ingår i dialogen. Från universitetsledningens sida ingår alltid rektor, prorektor och universitetsdirektör/biträdande universitetsdirektör. Utifrån agendans innehåll tillkommer personer/funktioner. Studenterna deltar alltid och kårerna ansvarar för att utse representanter. Grundidén för dialogen med Centrum för akademiskt lärarskap, Universitetsbiblioteket och relevanta delar/avdelningar inom det gemensamma verksamhetsstödet är att den som utgångspunkt bemannas med personer i ledningsposition. Vid dialogen kan också representanter för fakulteterna delta. Studenterna deltar alltid och kårerna ansvarar för att utse representanter. Utgångspunkter De punkter som satts upp på agendan diskuteras var och en med utgångspunkt i nedanstående frågor. De delar som lärosätets ledning vill lyfta utifrån något särskilt tema, så som aktuella kvalitetshöjande insatser, kan behöva ha en annan utgångspunkt. Frågorna som bildar utgångspunkt för dialogen är: - Vad innebär området/frågan för fakulteten, d v s vilket fokus har det?
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 5 (av 7) - Hur arbetar fakulteten för att säkerställa en positiv utveckling vad gäller området/frågan? - Vad kan man från universitetsledningens sida göra för att stödja en positiv utveckling vad gäller området/frågan? Dokumentation Vid kvalitetsdialogen förs minnesanteckningar. I summeringen på slutet ingår de delar som kommer att följas upp och preliminära överenskommelser mellan fakultet och universitetsledning. Minnesanteckningarna skickas för synpunkter till både fakulteten och universitetsledningen innan den slutliga versionen med slutliga överenskommelser diarieförs. Överenskommelserna bör utgöra underlag för arbetet med fakulteternas verksamhetsplaneringar. För de delar där detta är möjligt bör aktiviteter inkluderas i institutionernas verksamhetsplaner Uppföljning Uppföljning av kvalitetsdialogen kan variera. Som huvudprincip följs den upp vid nästa års dialog. Sammanfattande analys i rapport Efter att alla kvalitetsdialoger genomförts sammanfattas de i en rapport. I rapporten görs en samlad analys som identifierar behov av gemensamma kvalitetshöjande satsningar under den kommande perioden. Rapporten ska också utgöra ett underlag för val av fokus vid Kvalitetsforum.
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 6 (av 7) Ansvarsfördelning Bilaga 1 Aktivitet Kontakt mellan fakultet/verksamheter och universitetsledning för fastställande av datum, tid och plats för dialogen. Förfrågan om underlag tillsammans med tidsplan Frysa uppgifter som samlas i SILA i samband med årsredovisningen Lägga uppgifter i särskild flik i SILA Underlag till ledningen som vilar mot analyser och synteser av det utbildningsnära kvalitetsarbetet samt övriga delar av kvalitetsarbetet Framtagande av agenda för kvalitetsdialog vid fakulteterna Fastställande av agenda Slutlig kallelse till dialogen med fastställd agenda Dokumentation Ansvar Studentcentrum Fakulteterna samordnar utifrån förslag från: Fakulteterna Studenterna Universitetsledningen Universitetsgemensamma beredande organ för minnesanteckningar som stäms av med fakulteten och universitetsledningen diarieför slutliga minnesanteckningar Fakulteten bör för de delar där detta är möjligt inkludera överenskommelser i
2018-03-12 (Dnr. LED 1.3-2018/119 ) 7 (av 7) form av aktiviteter i verksamhetsplanerna Uppföljning Sammanfattande rapport för samtliga genomförda kvalitetsdialoger Primärt genom nästa kvalitetsdialog