INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Mediadebitering Lathund, Vitec Hyra VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Mediadebitering... 4 Läsa in fil... 4 Redigera inlästa uppgifter... 5 Skapa avgifter... 7 Exempel på faktura med mediadebitering... 10 Importformat... 11 3
Mediadebitering I Vitec Hyra finns möjlighet att läsa in förbrukning per objekt och få det debiterat på hyresfakturan. Både förbrukning med och utan pris i filen hanteras. Det finns också möjlighet att skapa direktfakturor till avflyttade hyresgäster. Val går också att göra om avgifter ska skapas på interna kontrakt. Om ni önskar läsa in mätarställningar och låta systemet räkna ut förbrukningen krävs ett tillägg till Vitec Hyra. Hör av dig till din Vitecrepresentant om detta blir aktuellt Mediadebiteringen hanterar du under Meny->Fakturering->Mediadebitering. LÄSA IN FIL Alla filer som ligger i biblioteket för inläsning kan läsas in vid samma tillfälle, men du kan också välja att läsa in dem en och en. Välj först sökväg till där filen finns. 4
I de filer som kommit framgår perioden i filen, men om du hämtar data via en webbtjänst måste du ange period innan du kan köra. Klicka på nästa för att läsa in markerade filer. Den fil du läser in flyttas då till en underkatalog som Vitec Hyra har skapat och som heter importerat. På så vis riskerar du inte att läsa in filen igen av misstag. REDIGERA INLÄSTA UPPGIFTER Du får se de förbrukningar som lästs in. I övre fönstret visas de förbrukningar som avser kvarboende. Dessa kommer att läggas ut på kontraktet som ett engångsbelopp och faktureras vid nästa faktureringstillfälle. I det undre fönstret visas sådant som inte kommer att läggas ut på kontrakten. Första fliken visar sådant som kan bli föremål för direktfakturering. Villkoret för att direktfaktura ska skapas är att direktfakturering tillämpas samt att fakturans belopp överstiger det minibelopp som är angivet (se nedan). Andra fliken visar förbrukningar som finns med i filen men som av någon anledning inte lästs in helt i Vitec Hyra. Ta ut dessa förbrukningar till Excel och kontrollera med din mätleverantör vad som har orsakat detta. En tredje flik visar förbrukningar som avser interna kontrakt, men som inte kommer att läggas ut på de interna kontrakten. Denna flik visas inte om de interna kontrakten också ska få en avgift (se nedan). 5
Mellan den övre och den undre delen får du också en sammanställning över antal inlästa förbrukningar och vad de resulterat i. Observera att en inläst förbrukning kan skapa två eller flera förbrukningsrader om en omflyttning skett mitt i förbrukningsperioden. Mer om det nedan. Du har också möjlighet att göra en rimlighetskontroll genom att kontrollera mot föregående periods förbrukning. Glöm inte att klicka på uppdatera om du gör någon förändring i vilka nivåer du vill se. En varningsrad blir röd och det står i kommentaren varför den anses vara en varningsrad. En förbrukning utan pris kan t.ex. också bli en varningsrad. Om pris per enhet eller totalt pris kommer i filen hanterar Vitec Hyra detta. Det är också möjligt att prissätta förbrukningen i Vitec Hyra, mer om det nedan. Om inget av dessa priser finns visas alltså raden som en varningsrad. Du har då möjlighet att själv ange pris. Klicka i kolumnen för pris och ange priset 6
Motsvarande går att göra för förbrukningen om man anser att den är felaktig. Om en omflyttning skett i förbrukningsperioden kommer Vitec Hyra att dela detta på hyresgästerna baserat på de antal dagar som de har haft kontraktet. Eftersom inte mätleverantören har information om vem som har bott där under perioden och eftersom timmesmätning sällan förekommer är detta det alternativ som kan användas. Klickar man på en rad som kommer delas på två visas med grått att dessa hör ihop. En kolumn visar den förbrukning som kommer faktureras. Om denna förbrukning editeras ändras övriga rader tillhörande objektet med motsvarande förbrukning så att den totala förbrukningen alltid stämmer överens med den förbrukning som kommer i filen. Tanken är att detta kan användas om omflyttning skett under förbrukningsperioden och man som användare vill ändra på den dag för dag beräkning som systemet har gjort för att fördela förbrukningen mellan de båda hyresgästerna. SKAPA AVGIFTER När du är klar så klickar du på nästa och då visas de avgifter som kommer att skapas. Här ser du också den avgiftskommentar som kommer att skrivas ut på varje avgiftsrad, nämligen information om vad förbrukningen avser, vilken period det gäller, förbrukningen samt pris per enhet. Du kan välja att lägga in ett avvikande avgiftsdatum. Systemet föreslår i bakgrunden nästa kommande ordinarie debiteringsdatum. Du kan bara välja senare datum än detta. När allt är klart så klickar du på skapa avgifter och avgifterna läggs till på respektive kontrakt. Väljer du klar kommer avgifterna inte att skapas. Du får dock en extra varning så att du inte gör detta av misstag. 7
När avgifterna är skapade släcks knappen och Nästa tänds. I vyn gråas de debiteringar som ligger under beloppsgränsen, och de kommer alltså inte att debiteras. När du har klickat på nästa kommer du till steget där eventuella direktfakturor ska faktureras. I nästa vy skapas direktfakturorna skarpt när du klickar på skapa fakturor. Om en fakturamottagare saknar giltig aviadress visas raden som en varning och du har möjlighet att lägga in adressen härifrån. Saknas adress kommer ingen faktura att skapas så lägg alltid in en adress här! Du kan alltid ändra adressen på fakturan när den väl är skapad, men du kan inte skapa en direktfaktura av förbrukningen i efterhand. Giltig adress visas också så att du kan se dem och bedöma om de verkar rimliga. Annars går de att redigera här. Det är också möjligt att ta bort fakturor här genom att välja exkludera. De flyttas då ner i den nedre boxen och så länge du inte har valt att gå vidare i processen kan du välja att inkludera dem igen. 8
Förfallodatum räknas ut enligt inställningar på ägaren, men du har möjlighet att ersätta alla framräknade förfallodatum med ett annat förfallodatum här. Även fakturadatumet går att ersätta. Du kan också lägga till ytterligare en fakturakommentar förutom den allmänna fakturakommentaren som används för dessa direktfakturor (se nedan). Klicka på nästa för att gå vidare och skapa fakturorna. Du är nu inne i direktfaktureringens normala guide och kan följa den ända till distributionssteget om du önskar. De avgifter som lägger sig på kontraktet, det vill säga de som avser de som bor kvar innehåller all nödvändig information så att en separat specifikation inte behövs. Detta underlättar till exempel för er som skickar filer till externa utskriftspartners. Det sparar dessutom papper och därmed miljö. Samma information återfinns på de direktfakturor som skapas. Informationen har också sparats på avgiften (gäller de kvarboende). 9
Dessutom finns all förbrukning sparad på kontraktet, under fliken Mediadebitering. Detta gäller de kontrakt som är kvarboende vid mediadebiteringstillfället. EXEMPEL PÅ FAKTURA MED MEDIADEBITERING Text i gult är avgiftskommentaren som funktionen skapar automatiskt. 10
IMPORTFORMAT Vitec har ett eget format som rekommenderas att använda. Hör av er till er Vitecrepresentant för att få filspecifikationen för denna. Detta format utvecklas ständigt. För er som använder mediadebiteringen idag och har något av de andra formaten så går det bra att fortsätta med detta. Format utanför nedan lista får hanteras med förfrågan till Vitec om utveckling. Electrolux Infometric Minol/Brunata Manodo KAS Compwell XML (Aptus, Metrima) Megacon Abelko Webel Excel Vitec 11