Jörgen Tholin Magnus Petersson FÖRSLAG 1 / 3 2013-01-30 Dnr V 2012/618 Universitetsstyrelsen Uppföljning av intern styrning och kontroll vid Göteborgs universitet avseende 2012 Bakgrund De statliga myndigheterna ska ha en hög nivå vad gäller den intern styrning och kontroll. Myndighetsförordningen (SFS 2007:515) och Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) ställer bland annat krav på att myndigheten: bedriver en effektiv verksamhet efterlever lagar, förordningar och andra regler lämnar tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering av verksamheten hushållar väl med statens medel För att säkerställa detta ska Göteborgs universitet, i likhet med samtliga större statliga myndigheter, upprätta en riskanalys, vidta er samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera. Dessa åtgärder syftar till att såväl förebygga riskerna som att upptäcka och hantera befintliga risker. Hur myndigheten arbetar med detta granskas av internrevision och externa revisorer (Riksrevisionen). Enligt förordningarna har styrelsen och verksamhetsledningen för universitetet ett uttalat ansvar för att säkerställa att det vid universitetet finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Styrelsen ska i samband med beslut om årsredovisningen intyga att så är fallet. Sedan mars 2010 utgör arbetet med intern styrning och kontroll en integrerad del av universitetets löpande verksamhet. Fakulteterna och gemensamma förvaltningens enheter gör egna riskanalyser och följer upp sina er. Detta material ligger till grund för den universitetsgemensamma riskanalysen. Styrelsesammanträde 2013-02-20, punkt 6
Göteborgs universitets arbete med intern styrning och kontroll under 2012 Göteborgs universitet har under 2012, likt tidigare år, arbetat utifrån den s.k. COSO-modellens 1 fem komponenter och deras samband för intern styrning och kontroll: kontrollmiljö riskanalys kontrollfunktioner/er information och utbildning uppföljning och utvärdering tillsyn Kontrollmiljö Under 2012 har samtliga fakulteter, universitetsbiblioteket och flertalet av gemensamma förvaltningens avdelningar deltagit i riskanalysarbetet samt i uppföljningen av de åtgärder som föranletts av 2012 års riskanalys. Detta har påverkat kontrollmiljön på ett positivt sätt då verksamheten påminns om vikten av intern styrning och kontroll. Dessutom har en rad er vidtagits som ytterligare påverkat kontrollmiljön. Riskanalys Riskanalysen för 2012 fastställdes av styrelsen 14 december 2011 ( 7 dnr V2011/ 233). Det är denna riskanalys som är aktuell för föreliggande uppföljning och analys enligt bilaga 1. Riskanalys för 2013 togs vid styrelsens möte 2012-12-18 ( 10 Dnr V2012/618) Kontrollåtgärder Riskanalysen för 2012 har följts upp genom att genomförda er har dokumenterats och värderats enligt bilaga 1. Information och utbildning Som ett stöd i metodiken att göra riskanalyser och följa upp er har fakulteterna erbjudits möten med verksamhetscontroller från universitetsledningens kansli och i förekommande fall med säkerhetschef. Nya riskanalyser för 2013 har gjorts med hjälp av en checklista för att underlätta identifieringen av risker. Uppföljning och utvärdering Kontrollåtgärder och risker följs upp årligen och redovisas till styrelsen inför årsredovisningen varje år. Även fakulteterna m.fl. följer skriftligt upp sina egna riskanalyser. 1 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Universitetsledningens analys och överväganden Universitetsledningen gör den övergripande bedömningen att en fungerande kontrollmiljö finns och att centrala er har genomförts på Göteborgs universitet. Även om det finns områden som behöver utvecklas utifrån ett riskhanteringsperspektiv (något som också påpekas av externa och interna revisorer) 2 görs bedömningen att Göteborgs universitet uppfyller statsmakternas krav på att det finns en betryggande intern styrning och kontroll samt att myndigheten lever upp till kravet att myndigheten ska bedrivas effektivt och i enlighet med rådande regelverk. Universitetsledningen menar att det under året har skett en utveckling vid Göteborgs universitet i enlighet med COSO-modellens olika steg (kontrollmiljö, riskanalys, er, information och utbildning samt uppföljning). Den av styrelsen fastställda riskanalysen för år 2012 har härvidlag utgjort ett verktyg för att kunna fokusera på åtgärder inom de områden som är mest kritiska för universitetets verksamhetsuppdrag och fortsatta utveckling. Förutom en rad konkreta åtgärder enligt bilaga 1 så har 2012 karaktäriserats av att en rad olika strategiska arbeten har slutförts, Vision 2020, handlings- och verksamhetsplaner 2013-2015 samt ny arbets- och delegationsordning tillsammans med en ny administrativ organisation är exempel på arbeten som lägger en grund för universitetets framtida utveckling. Samtidigt är det för tidigt att följa upp och mäta vidtagna besluts faktiska påverkan på verksamheten utifrån ett riskhanteringsperspektiv. Olika typer av uppföljningar planeras för kommande år. Trots denna osäkerhet så görs bedömningen att vidtagna er enligt bilaga 1 visar att universitetet under året fortlöpande har genomfört ett stort antal åtgärder som innebär att flertalet tidigare angivna risker har begränsats. Sammantaget bedömer universitetsledningen att det finns en tillräcklig styrning och kontroll av de mest centrala verksamhetsriskerna och administrativa processerna. Förslag till beslut Universitetsstyrelsen beslutar att godkänna uppföljning av er föranledda av 2012 års riskanalys enligt bilaga 1. Jörgen Tholin 2 Vissa brister i regelefterlevnaden har uppmärksammats främst vad gäller rapportering av personalens bisysslor.
Bilaga 1 Uppföljning av er föranledda av 2012 års riskanalys
Sammanfattning av 2012 års riskanalys samt övergripande utveckling av risknivån Risk. nr Risk Tidigare beskrivning Tidigare risknivå 1 1 bra inom forskningen 2 3 Omvärldens minskade förtroende för universitetet 4 Bristande anpassning till en ökad internationalisering Minskad forskningsfinansiering i relation till konkurrerande lärosäten kan innebära att universitetet tappar i attraktionskraft. Svårigheter att rekrytera och konkurrera om kvalificerad kompetens såväl nationellt som internationellt p.g.a. svårigheter att erbjuda bra forskningsresurser. Minskade ungdomskullar kan leda till lägre söktryck. Samtidigt kan en vikande konjunktur påverka söktrycket i motsatt riktning. Detta påverkar prognosernas träffsäkerhet och försvårar långsiktig planering. Lägre utbildningsuppdrag från regeringen ställer än högre krav på prioriteringar i utbildningsutbudet och på anpassning av resurser. Detta kan också leda till att bredden i utbildningsutbudet går förlorad. Risk att kvaliteten på utbildningen försämras då den internationella miljön utarmas i och med att färre utländska studenter väljer att studera på Göteborgs universitet, främst till följd av införandet av studieavgifter för tredjelandsstudenter. Ett införande av studieavgifter för svenska studenter skulle medföra att rekryteringsbasen minskas ordentligt, vilket hotar kvaliteten i utbildningen. Forsknings- och studentfusk, mutor och bestickning, brott mot lagar och förordningar, felaktig hantering av jävsituationer och dylikt är exempel på företeelser som kan leda till minskat förtroende för universitetet och samtidigt kan vara svåra att förutse och hantera. Risk finns också för att skyddsvärd och integritetskränkande information hamnar i orätta händer eller förloras. Felaktig hantering av immateriella värden, bristande kvalitet i uppdragsforskning- och utbildning kan också leda till minskat förtroende för universitetet. Universitetet har svårt att rekrytera personal och studenter internationellt. Informationen om universitetet och det omgivande samhället är otillräcklig. På grund av den rådande bostadsbristen är möjligheten att finna boende för internationella gästforskare/lärare och studenter begränsad. Riskutveckling med anledning av åtgärder 2012 8 Risken har reducerats något med anledning av nationella beslut och en rad lokala åtgärder som indikerar att universitetets konkurrenskraft har stärkts. 4 Risknivån kvarstår. Göteborgs universitet har fortsatt ett högt söktryck. Genomförda kvalitetsutvärderingar av Högskoleverket visar att universitetet ligger i nivå med övriga motsvarande universitet med avseende på kvalitet. Angivna omvärldsfaktorer innebär att risken fortsatt måste beaktas vara relativt hög. 8 Risknivån kvarstår. En rad granskningar har visat att den interna styrningen och kontrollen generellt är betryggande. En rad åtgärder har också vidtagits under året som kan förväntas reducera risknivån kommande år. 8 Risknivån kvarstår. En rad åtgärder har vidtagits under 2012. Samtidigt ökar krav och förväntningar i takt med ett ökat internationellt engagemang. Bostadsfrågan är fortsatt bekymmersam 1 Risknivån angavs som ett värde mellan 1 till 16.
5 Otydlig ledningsorganisation Universitetets struktur och organisation försvårar ett tydligt ledarskap med avseende på styrning och uppföljning ( tröghet i systemet ). Bidragande orsaker är en mindre väl samordnad ledningsorganisation, brister i gemensamma kommunikationskanaler och avsaknad av effektiva former för implementering och uppföljning. Chefsstödet behöver utvecklas. 12 Risknivån har reducerats. En ny organisation och arbetsordning har implementerats som tydliggör ledningsorganisationen på olika nivåer. 6 utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl utan uppträder som en splittrad organisation 7 Kompetensbrist 8 Minskat studentinflytande 9 Bristande jämställdhet Bristande förmåga att utnyttja hela organisationens samlade kompetens. En del institutionsindelningar och fakultetsstrukturer bör ses över för att undvika otydlighet och dubbelarbete, samt minska de administrativa kostnaderna och förbättra möjligheten till interdisciplinära samarbeten. Svårt att rekrytera och konkurrera om kompetens nationellt och internationellt. Universitetet är i vissa delar, exempelvis inom IT, sårbart om nyckelpersoner, personal med specialistkunskaper och konsulter slutar. Villkorsfrågan vid nyrekrytering av undervisande personal är otillräckligt genomlyst då mer otraditionella anställningsvillkor efterfrågas såsom exempelvis etableringshjälp, skatteväxling och andra förmåner. Framförhållningen vid planerade avgångar behöver förbättras och rekryteringsprocessen snabbas upp. Ett minskat studentinflytande riskerar kvalitetsutvecklingen av utbildningen och kan medföra en försämrad studiesocial miljö. Ett ökat enskilt beslutsfattande istället för beslutsfattande i styrelser och organ med studentrepresentation kan försvåra studentinflytandet om det inte finns klara och tydliga regler kring hur beslutsfattandet ska ske, samt hur man ska säkra att reglerna följs. Risk att området inte ges tillräckligt fokus. Vi riskerar att tappa kompetenser och att sned könsfördelning i professorskategorin består liksom att sned könsfördelning i olika utbildningsprogram består. 9 Risknivå har reducerats något. Den nya organisationen skapar förutsättningar för ökad framtida samverkan. 8 Risknivån kvarstår. Olika typer av kompetensförsörjningsfrågor har fått allt större uppmärksamhet på samtliga nivåer. Resultatet av vidtagna åtgärder kan bedömmas först på längre sikt. 6 Risknivån kvarstår. Omorganisationens konsekvenser för studentinflytandet behöver kontinuerligt följas upp. 6 Risknivå kvarstår. Med anledning av regeringsuppdrag och olika initiativ har frågan fått förstärkt uppmärksamhet på samtliga nivåer.
Uppföljning av er vidtagna för att hantera beslutade risker i 2012 års riskanalys Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 1a Fortsatta åtgärder RED10. Under 2012 har centrala medel avsatts för att utveckla forskningen utifrån de rekommendationer som lämnades i RED10. Fakulteter och institutioner har gjort handlingsplaner för hur medlen ska användas. V 2011/14 Dekaner/prefekter En rad åtgärder har iscensatts på fakultets- och institutionsnivå. En samlad redovisning föreligger inte. 1b Fortsatta åtgärder RED10. Satsning på gästforskarprogram. Dnr B1 5627/09 Dekaner/prefekter 2010 tog rektor beslut om fördelning av 30 mkr för ett gästforskarprogram. Flera fakulteter har haft egna gästforskarprogram som ett led i att utveckla internationalisering samt för att knyta till sig internationell toppkompetens. Redovisning av den gemensamma satsningen skedde i samband med årsredovisningen 2011. Gästforskarprogrammen uppfattas ge ett stort internationellt kontaktnät samtidigt som det kan ses som ett led i att knyta till sig internationell kompetens.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 1c Fortsatta åtgärder RED10. I RED10 angavs att informationen om universitetets forskning och forskare i flera fall behövde utvecklas. Dnr V 2011/140 Chef externa relationer/prefekt Utifrån rektorsbeslut 2011 har ett gemensamt systemstöd utvecklats under 2012 till stöd för att synliggöra universitetets forskning och forskare. Implementeringen har påbörjats under 2012 och ska vara klar under 2013. Kan ske först efter implementering. 1d Fortsatta åtgärder RED I RED10 angavs att många forskare uppfattade att det är fanns oklara incitamentsstrukturer. Beslut fakultetsnivå Dekan Ett antal fakulteter har slutfört eller avser att utveckla nya anslagsfördelningsmodeller som i ökad grad premierar kvalitet och forskningsproduktion. 1e Rekryteringsåtgärder Förstärkt strategiskt rekryterings- och kompetensförsörjningsarbete på alla nivåer.. Fakulteternas handlings- och verksamhetsplaner Dekan/prefekt Fakulteter har lyft fram kompetensförsörjning och rekryteringsstrategier som en prioriterad uppgift inför kommande år. Olika konkreta åtgärder har iscensatts eller planeras på såväl central som fakultets-/och institutionsnivå. Uppföljning kan ske först 2013. 1f Rekryteringsåtgärder Förstärkt strategiskt rekryterings- och kompetensförsörjningsarbete på alla nivåer. dnr V 2011-155, Styrelsebeslut, dnr V 2011/356 Rektor Ny delegationsordning och förändringar i anställningsordningen vad gäller främst lärarförslagsnämnderna har förtydligat och förstärkt prefektens roll i rekryterings- och befordringsärenden.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 1g Rekryteringsåtgärder Förstärkt strategiskt rekryterings- och kompetensförsörjningsarbete på alla nivåer. Dekan/prefekt Försämrad finansiering för universitetssektorn i flera länder innebär att Sveriges relativa konkurrenskraft kan öka vid rekrytering av internationella forskare. Flera fakulteter vittnar om ett större intresse från internationella forskare att komma till Sverige. 1h Rekryteringsåtgärder Nya meriteringsanställningar Beslut om ny anställningsordning förväntas tas av styrelsen i februari 2013. Rektor Under 2012 har det på lokal och nationell nivå pågått ett arbete för att bestämma hur tidsbegränsade anställningar ska utgöra ett led i en tydliggjord karriärsutveckling för forskare. Löpande uppföljning av tillämpningen efter beslut. 1i Rekryteringsåtgärder Hinder i rekrytering och anställningsvillkor ska om möjligt undanröjas. Rektor Under året har det påbörjats ett mer strukturerat samverkansarbete med Göteborg stad, Chalmers och övriga aktörer i närregionen för att hitta gemensamma lösningar för att kunna erbjuda samlade lösningar för att attrahera internationell kompetens. Kan ske först 2013 1j Rekryteringsåtgärder Hinder i rekrytering och anställningsvillkor ska om möjligt undanröjas. Personaldirektör Under 2012 har den gemensamma förvaltningen påbörjat ett arbete att samordna och utveckla servicefunktionerna vad gäller internationell rekrytering och mottagande. Kan ske först 2013
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 1k Ökad publiceringsverksamhet Den vetenskapliga publiceringsverksamheten behöver öka för att därigenom synliggöra forskningen och stärka den relativa konkurrenskraften. Prefekt På fakulteter och institutioner pågår ett arbete för att informera forskare om kravet på att registrera publikationer. Allt fler fakulteter tillämpar incitamentsstrukturer som premierar publikationer och förmåga att erhålla externa medel Publikationsstatistik följs upp i årsredovisning samt i den interna uppföljningen till styrelsen. I budgetprop. har universitetet under 2012 erhållit en ökad andel vad gäller den konkurrensutsatta delen av statens forskningsanslag. 1l Ökad publiceringsverksamhet Olika forskningsområden har olika publiceringsmönster som måste beaktats vid bibliometriska mätningar och vid anslagsfördelning. Styrelsebeslut Dnr V 2012/290 Rektor Den bibliometriska fördelningsmodellen vid GU har under 2012 utvecklats så att den kunde tillämpas fullt ut i fördelningen för 2013. På det sättet tydliggörs incitamentsstrukturen inom området. Styrelsens beslut om anslagsfördelning 2013. 1m GU-förnyas Omorganisationen har som mål att på sikt att professionalisera och effektivisera administrationen samt frigöra tid och resurser för kärnverksamheten. Direktiv utredning Dnr V 2012/736 Styrelsebeslut (Dnr A1 2883/10) om att de indirekta kostnaderna ska minska i relation till universitetets samlade omslutning Hans Abelius Ekonomidirektör Ett utredningarbete har påbörjats för att utreda forskares/lärares administrativa arbete. Arbetet ska vara slutfört i juni 2013. Under 2012 har ett arbete påbörjats för att följa utvecklingen av de indirekta kostnaderna. 2012 blir jämförelseår för framtida mätningar.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 2a Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder. Fortsatt utveckling av utbildningens forskningsanknytning. Styrelsebeslut Vision 2020 Dnr V 2011/242 Rektor/dekan/ prefekt I Vision 2020 lyfts utvecklingen av kompletta miljöer fram som ett prioriterat område. All utbildning ska vara forskningsanknuten. Olika initiativ tas av fakulteter och institutioner vilka formuleras i verksamhets- och handlingsplaner. Uppföljning först möjlig 2013. 2b Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder. Utveckling av utbildning på avancerad nivå, primärt internationella utbildningar. Dnr V2011/190 Rektor/dekan/ prefekt Inför 2012 fördelades centralt avsatta medel för tredje året för att premiera utbildningar på avancerad nivå, primärt internationellt rekryterande. Årsredovisning 2012 visar att andelen studenter på avancerad nivå fortsätter att öka. 2c Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder Hantering av resultaten från BLUE11-utvärdering dnr G8 00553/10 Dekan/prefekt Fakulteter och institutioner har utformat handlingsplaner med utgångspunkt i granskningsgruppernas synpunkter samt iscensatt olika typer av förändringsarbeten. Vicerektor kvalitetsfrågor Tematiska och universitetsgemensamma sammanställningar har gjorts av rapporterna och diskuterats vid kvalitetsrådet samt vid öppna BLUE11 seminarier. Samlad rapportering ska ske 2013 2d Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder. Tydliga prioriteringar med anledning av kvalitetsutvärderingar, lågt söktryck och minskat utbildningsuppdrag. Beslut fakultetsnivå Dekan/prefekt Utbildningar som inte uppfattas hålla tillräcklig kvalitet eller svarar mot studenternas behov har i vissa fall avvecklats.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 2e Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder. Hantering av Högskoleverkets kvalitetsgranskningar i de fall utbildningarna bedöms ha mycket hög kvalitet. Dnr V 2012/595 Rektor/dekan/prefekt Beslut har fattats hur de nationellt fördelade kvalitetspengarna ska fördelas internt. Modellen innebär ett tydligt ekonomiskt incitament för de institutioner/program som bedöms ha mycket hög kvalitet. Utfallet av HSVs utvärderingar ligger i linje med jämförbara universitet. 2f Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder. Hantering av Högskoleverkets kvalitetsgranskningar i de fall utbildningarna bedöms ha bristande kvalitet. Dnr V 2012/595 Dekan/prefekt En intern handläggningsordning har tagits fram som innebär att berörda institutioner ska lämna åtgärdsplan till kvalitetsrådet inom sex månader. Utfallet av HSVs utvärderingar ligger i linje med jämförbara universitet. 2g Strukturerat kvalitetsarbete och kvalitetshöjande åtgärder Ökad anslagstilldelning till vissa utbildningsområden i syfte att stärka kvaliteten Budget proposition 2012/13:1 samt Styrelsebeslut, dnr V 2012/290 Dekan/prefekt Interna omfördelningar tillsammans med nationella satsningar på de lägst ersatta utbildningsområdena förväntas innebära anställning av fler lärare och utökat antal lärartimmar. Ingen uppfölning har gjorts på central nivå. 2h Internationell rekrytering till utbildningar vid Göteborgs universitet. Studentavgifterna innebar en betydande minskning av antalet studenter utanför EES-området vilket behöver kompenseras för att behålla internationellt sammansatta studentgrupper. Rektor/dekan/prefekt På central, fakultets- och institutionsnivå pågår olika insatser för att öka inflödet av internationella studenter ex genom fler stipendier, fler utbytesavtal, mer riktade rekryteringsåtgärder samt större fokus på EES-området. Årsredovisning 2012 visar på en utökning av antalet tredjelandsstudenter. 2i Pedagogisk utveckling Utveckla formerna för pedagogisk utveckling och meritering. Styrelsebeslut Vision 2020 Dnr V 2011/242, Vicerektor utbildningsfrågor/chef PILenheten Under 2012 har det förts en diskussion om en pedagogisk akademi i syfte att stödja och premiera lärarnas pedagogiska utveckling och meritering. Ett utredningsarbete har påbörjats och ett förslag ska föreligga under 2013.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 2j Gemensamma principer och ökad samverkan Samverkan och samordning i utbildningsrelaterade frågor. Styrelsebeslut V 2011/155 Vicerektor utbildningsfrågor En universitetsgemensam utbildningsnämnd har skapats med uppdrag att utveckla gemensamma principer för utbildning samt bidra till ökad samverkan mellan ämnen och fakulteter inom utbildningsområdet. Uppföljning kan ske först 2013 2k Förbättrad information till sökande och studenter Informationsflödet till sökande och studenter behöver kvalitetssäkras och samordnas. Chef verksamhetsstöd Under 2012 har en översyn gjorts av den information som riktar sig till användare av olika studieadministrativa system. En studieadministrativ kurs håller på att utvecklas tillsammans med en studieadministrativ handbok. Uppföljning kan ske först 2013. 2l Bostäder för studenter Bostadsbristen för primärt studenter kan på sikt innebära att synen på Göteborg som studentstad försämras. Rektor Ledning och studentorganisationer bedriver ett intensivt arbete för att öka medvetenheten om behovet av fler studentbostäder. Under 2012 gavs universitetet rätt till egna förhyrningar. Situationen uppfattas vara fortsatt bekymmersam. Inför 2013 kommer det att finnas ett antal nya bostäder för internationella studenter men det svarar inte mot behovet. 2m GU-förnyas Omorganisationen har som mål att på sikt att professionalisera och effektivisera administrationen samt frigöra tid och resurser för kärnverksamheten. Se 1 m Se 1m Se 1m Se 1m
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 3a Omvärldens minskade förtroende för universitetet Regelefterlevnad bland personal Frågan om att följa fastställda regler och föreskrifter står i fokus då bristande efterlevnad, förutom regelbrottet i sig, riskerar att minska det höga förtroende som universitetet har. Förutom tydliga regler, krävs utbildning och en fungerande kontrollmiljö Styrelsebeslut Revisionsplan Dnr B 2012/89 Rektor Internrevison Frågor om regelefterlevnad har varit en fråga som tagits upp på universitetets gemensamma chefsmöten samt ingår som moment i de obligatoriska chefsutbildningarna. Internrevision har gjort fem stickprovsgranskningar av den generella regelefterlevnaden på institutions-/enhetsnivå under 2012. Överlag visar granskningarna på att den interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande, även om vissa delar fortsatt visar brister, ex rapportering av bisysslor. 3b Omvärldens minskade förtroende för universitetet Regelefterlevnad bland studenter Behovet av att revidera och förenkla nuvarande studieregler och doktorandregler har uppmärksammats. Dnr G 21344699/10, G 2011/323 Rektor Under 2012 har nya förslag utarbetats. Beslut förväntas tas under 2013. I HSVs årliga uppföljning av disciplinärenden uppvisar GU ett lågt antal ärenden i relation till antalet studenter. 3c Omvärldens minskade förtroende för universitetet Systematiskt säkerhetsarbete Inom säkerhetsarbetet pågår div. förändringar i syfte att få ett mer systematiskt säkerhetsarbete. Säkerhethetschef Utbildningar i säkerhetsfrågor ges kontinuerligt till personal och chefer. Vidare sker kontinuerlig uppföljning av incidenter. Sammanställningar visar på att antalet anmälda deltagare har ökat 2012 i för hållande till 2011. Statistik över olika typer av incidenter visar en kraftfull minskning sett till en tioårsperiod 3d Omvärldens minskade förtroende för universitetet Säkra skyddsvärd forskningsinformation Det behövs ökat säkerhetsfokus vad gäller dataförluster, störningar i IT-drift och säkerhetsincidenter. Datorsäkerheten behöver stärkas Säkerhetschef IT-chef Fortsatta utbildningar och seminarier med forskarna. Riskanalyser görs på enskilda projekt Den nya datorinfrastrukturen i form av DAFGU förväntas öka säkerheten i form av automatisk back-up etc. Projektet avslutas 2013. Två utbildningar har givits under 2012. Uppföljning kan ske först 2013.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 3e Omvärldens minskade förtroende för universitetet Bristande regelefterlevnad vad gäller inköp Nytt systemstöd, förstärkta rutiner och tydligt regelverk för inköp. V2012/361 Ekonomidirektör Nytt regelverk har tagits fram vilket innebär att varje institution/enhet ska utse de personer som kommer att ha rollen som inköpare. Genom att förstärka inköpsrollen med utbildningar, tydligt ansvar och befogenheter kommer det bli färre beställare med högre kompetens i inköpsfrågor. Nytt elektroniskt inköpssystem har utvecklats och testats på fyra pilotenheter under 2012. Full implementering kommer att ske under 2013. Detta förväntas på ett påtagligt sätt skärpa och effektivisera inköpshanteringen. Antalet personer som är inköpsbehöriga har sjunkit kontinuerlig de senaste åren. I styrelsens skrivelse Svar med anledning av Riksrevisionens revisionsrapport om intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen (dnr V 2012/133) redovisas vidtagna åtgärder och deras utfall. Uppföljning 2013 3f Omvärldens minskade förtroende för universitetet Granskning via stickprovskontroll samt fortsatt information/ utbildning om representationsregler. Bristande regelefterlevnad gällande representationsregler Förvaltningschefsbeslut A11 5513/09 Ekonomidirektör Kontinuerlig stickprovskontroll. Den senaste granskningen som utfördes under augusti 2012 visar en fortsatt förbättring när det gäller kraven på redovisning av namn, syfte och organisatorisk hemvist. Det har däremot blivit en viss försämring gällande redovisning av moms. Avrapporterimg görs fortlöpande. Information och utbildningar sker kontinuerligt till olika grupper, främst de som har granskningsansvar. Vidare ska relevants tas fram/revideras.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 3g Omvärldens minskade förtroende för universitetet Bristande regelefterlevnad gällande bisysslerapportering Reglerna för bisysslor har skärpts samtidigt som det i olika sammanhang har uppmärksammats att redovisningen har varit bristfällig. Dnr V2012/56 Personaldirektör Nya reviderade regler har tagits fram tillsammans med ett systemstöd för rapportering. Information om regelverket har presenterats vid olika tillfällen t.ex. universitetets samlade chefsmöte. Internrevision har i granskningar av tillämpningen av nuvarande regelverk konstaterat att det generellt fortfarande brister i rapporteringen. Vidare behöver systemstödet fortsatt utvecklas så att det stödjer en effektiv rapportering och uppföljning. 3h Omvärldens minskade förtroende för universitetet Brister i den finansiella rapporteringen Checklistor har tagits fram för kontroller som ska utföras månadsvis och till delår, T2 och årsbokslut. Ekonomidirektör Skriftlig dokumentation av att åtgärder enligt checklistor är utförda begärs in från fakultetskanslierna fem gånger per år. Avvikelser som framgår av dokumentationen följs upp med respektive kansliekonom. Vissa kontroller görs på central nivå av att åtgärder enligt checklistor faktiskt vidtagits på fakultets- eller institutionsnivå. Den löpande uppföljningen ger ständiga förbättringar av kvaliteten i den finansiella rapporteringen. Med anledning av nya ansvarsförhållanden i den nya organisationen kommer insatser av kontrollkaraktär att utökas under 2013 tillsammans med fortlöpande informationsinsatser. Under våren 2012 hölls möten med samtliga fakultets- och institutionsekonomer där vikten av att arbeta aktivt med intern kontroll i redovisningen med stöd av checklistor och kontrollrapporter betonades.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 4a Bristande anpassning till en ökad internationalisering Anpassning av utbildningsutbudet Kontinuerlig utveckling och vidareutveckling av kurser/program på engelska på avancerad nivå som både kan attrahera forskarstuderande och internationella studenter. Dekan/prefekt Aktiviteter sker främst på fakultetsoch institutionsnivå. I universitetets- och fakulteternas handlings- och verksamhetsplaner lyfts internationalisering av fram som en prioriterad uppgift Årsredovisning 2012 visar att antalet utresande och inresande studenter har totalt ökat de senaste åren. 4b Bristande anpassning till en ökad internationalisering Internationell rekrytering till utbildningar vid Göteborgs universitet. Införandet av studentavgifter innebar en betydande minskning av antalet studenter utanför EES-området vilket behöver kompenseras för att behålla internationellt sammansatta studentgrupper. Se 2h Se 2h Se 2h Se 2h 4c Bristande anpassning till en ökad internationalisering Incitament för fler internationella utbildningar Utveckling av utbildning på avancerad nivå, primärt internationella utbildningar. Se 2b Se 2b Se 2b Se 2b 4d Bristande anpassning till en ökad internationalisering Internationell rekrytering av personal. Aktiva rekryteringsåtgärder för att erhålla internationella forskningsmiljöer. Se 1e och 1g till 1j Se 1e och 1g till 1j Se 1e och 1g till 1j Se 1e och 1g till 1j 4e Bristande anpassning till en ökad internationalisering Internationellt utbyte Utbytes- och mobilitetsavtal för personal och studenter till stöd för utvecklingen av internationellt utbyte och främjande av internationella miljöer. Diverse avtal Rektor/dekan/prefekter Antalet internationella utbyten bland lärare, administrativ personal och studenter ökar kontinuerligt. Strategiska satsningar och planer har utvecklats mot vissa länder och lärosäten. Internationella programkontorets sammanställning visar att Göteborgs universitet är det lärosäte som utnyttjar mest Erasmus-medel.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 4f Bristande anpassning till en ökad internationalisering Brist på bostäder för internationella forskare och studenter riskerar att minska universitetets attraktionskraft Olika aktiviteter för att öka antalet gästforskarbostäder behövs. Fastighetschef Bostadsfrågan har särskilt uppmärksammats vad gäller internationell personal och studenter. Prioriterade satsningar har gjorts. Antalet bostäder har ökat något under 2012 men problematiken kvarstår. 5a Otydlig ledningsorganisation Förtydligande av ledarskapet på alla nivåer Tidigare organisation har försvårat ett gemensamt och tydligt ledarskap. Styrelse- och dnr V 2011-155 Rektor Omorganisationen har haft som mål att skapa enhetliga ledningsstrukturer. Genom arbets- och delegationsordningar har främst prefekternas uppdrag, roll och befogenheter tydliggjorts. Även relationen mellan linjeansvaret och det kollegiala inflytande har tydliggjorts. Framtida arbetsmiljöundersökningar av chefernas arbetsmiljö kan visa på förändringar. 5b Otydlig ledningsorganisation Förstärk utbildning för olika ledningsfunktioner samt förtydligande av ledningsansvaret Obligatoriska utbildningar och kravprofiler Personaldirektör Obligatoriska utbildningar har utformats för olika ledningspositioner. Dessa kommer att genomföras under 2013. Universitetsgemensamma kravprofiler har tagits fram för rad ledande befattningar. Uppföljning av medverkande 5c Otydlig ledningsorganisation Administrativ utveckling och förstärkt ledarskap. Ett förtydligande av det administrativa arbetet och ledarskapet förväntas innebära ökad effektivitet och avlastning av det akademiska ledarskapet V 2011/155 Rektor/universitetsdirektör/dekan/ prefekt Samtliga institutioner har nu administrativa chefer vilket förväntas skapa enhetlighet och större kontinuitet och transperens vad gäller det administrativa arbetet samtidigt som det kan avlasta prefektrollen.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 6 a utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl. Bristande förmåga att utnyttja hela organisationens samlade kompetens. Administrativ och organisatorisk uppdelning behöver ses över för att undvika otydlighet och dubbelarbete, samt minska de administrativa kostnaderna och förbättra möjligheten till organisationsöverskridande samarbeten. Diverse rektorsbeslut Dnr V 2011/155 Rektor/universitetsdirektör/dekan /prefekt Flera institutionssammanslagningar har gjorts under året med avsikt att stärka samarbete och för att skapa institutioner som kan vara administrativt självbärande. Samverkan vad gäller administrativa funktioner förs i flera fall mellan institutioner för att finna ändamålsenliga samverkansformer. Genomlysning av flera centrala administrativa processer har genomförts under året. En implementering förväntas kunna genomföras under 2013. Antalet institutioner och administrativa avdelningar har minskat. Uppföljning av GU-förnyas planeras ske 2015 Genom GU-förnyas finns nu enhetliga ledningsfunktioner vilket kan förväntas underlätta kommunikation och samverkan. Gemensamma förvaltningen har utvecklat en ny organisation i områden för att underlätta samarbete mellan administrativa processer. 6b utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl. Skiftande villkor och regler Skiftande villkor och regler mellan olika delar av organisationen försvårar intern samverkan Prorektor, Vicerektor utbildningsfrågor Inventering av vad som uppfattas som hinder för ökad samverkan inom utbildning och forskning har påbörjats, ex skiftande OH-pålägg, styrformer. Uppföljning kan ske först 2013
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 6c utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl. Normerande Styrdokument som stödjer ett gemensamt arbets- och förhållningssätt underlättar samarbete Direktiv Dnr V 2012/740 Universitetsdirektör/ områdeschefer Under 2012 startade en översyn av samtliga befintliga. Nya normerande ska tas fram under 2013 Utredningsarbete klart 2013 6d utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl. Forum för samverkan Förstärkt samverkan och samarbete kräver förnyade former och arenor. Styrelsebeslut V 2011/155 Vicerektor utbildningsfrågor En central utbildningsnämnd har formats som bland annat har till uppgift att verkar för ökad samverkan inom. Även övriga universitetsgemensamma organ har till uppgift att verka för samverkan och samarbete. Uppföljning kan ske först 2013 Obligatoriska chefsutbildningar och det universitetsgemensamma chefsmötet har utvecklats till viktiga forum för erfarenhetsutbyte och för att skapa samsyn i olika frågor. 6e utnyttja sin samlade organisation och kompetens tillräckligt väl. Samverkan utbildning på forskarnivå För andra året i rad avsattes centrala medel för fakultets- och ämnesöverskridande forskarutbildningskurser Dnr U 212/312 Vicerektor utbildningsfrågor Av tio ansökningar erhöll tre medel för utveckling av nya kurser 7a Kompetensbrist Svårt att rekrytera och konkurrera om kompetens nationellt och internationellt. Se 1 b, samt 1e 1j ovan Se 1 b, samt 1e 1j ovan Se 1 b, samt 1e 1j ovan Se 1 b, samt 1e 1j ovan Se 1 b, samt 1e 1j ovan
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 7b Kompetensbrist Kompetensbrist på institutionsnivå Omorganisationen kan innebära att den professionella kompetensen på institutionsnivå kan bli för svag för att lösa de nya uppgifterna som läggs på institutionerna. Personaldirektör Personaldirektör Ett omfattande utbildningspaket har utarbetats under 2012 för att stödja institutionerna i deras uppbyggnad av en ändamålsenlig administration. Kravprofiler för vissa nyckelbefattningar på institutionsnivå har tagits fram. Uppföljning får ske fortlöpande under 2013 Personaldirektör De administrativa chefernas roll har i olika sammanhang lyfts fram och ett speciellt chefsutbildningspaket har tagits fram för denna grupp. Områdeschefer Stödfunktioner från GF till institutionerna har utarbetats under 2012 och ska implementera under 2013. 7c Kompetensbrist Nyckelkompetenser inom vissa tekniska /administrativa områden Universitetet är inom vissa delar, exempelvis inom IT, sårbart om nyckelpersoner slutar. Detta skapar ett stort konsultberoende, med ibland bristande kunskap om universitetets verksamhet. Chef för IT-enheten Kompetensförsöjningsplanering för att beroendet av konsulter inom ITområdet ska minska. Risken kvarstår men har förbättrats.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 8a Minskat studentinflytande Ett minskat studentinflytande riskerar kvalitetsutvecklingen av utbildningen och en försämrad studiesocial miljö. Ett ökat enskilt beslutsfattande istället för beslutsfattande i styrelser och organ med studentrepresentation kan försvåra studentinflytandet om det inte finns klara och tydliga regler kring hur beslutsfattandet ska ske, samt hur man ska säkra att reglerna följs. Rektor/dekan/prefekt Fakulteter, institutioner och studentkårerna har identifierat problemet och verkar aktivt för att underlätta för studenterna att bemanna olika organ. På institutionsnivå verkas för att finna former för öppna och transparenta beslutsprocesser vilket kan underlätta ett aktivt studentinflytande. Det har i samtal med studentkårerna i flera fall uppmärksammats att antalet organ har ökat då mer ansvar lyfts ned på institutionsnivå. Detta försvårar för ett aktivt studentdelatagande då få studenter kan avsätta tillräckligt mycket tid. Rektor avser att under 2013 följa upp hur nya organisationens rådsbeslutsstrukturer inverkar på studentrepresentationen. 8b Minskat studentinflytande Skiftande villkor för studentrepresentation i organ på institutionsnivå De ekonomiska villkoren/ersättningar skiljer sig mellan olika fakulteter med avseende på studentrepresentationsarbete på institutionsnivå. Vicerektor utbildningsfrågor En översyn/inventering har iscensatts för att kunna utforma ett förslag till universitetsgemensamma regler för att uppnå enhetlighet och transperens. Kan ske först 2013 9a Bristande jämställdhet Ny likabehandlingsorganisation Risk att området inte ges tillräckligt fokus. Styrelse- och rektors-beslut dnr V 2011-155 Prorektor I samband med omorganisationen har det tydliggjorts att likabehandlingsfrågor är en chefsfråga som kontinuerligt ska behandlas i olika ledningsforum.
Nr Riskområde Kontrollåtgärd Övergripande 9b Bristande jämställdhet Ny strategi för att få fler kvinnliga professorer Enligt regeringsuppdrag och universitetets egna målsättningar ska andelen kvinnliga professorer öka. Dnr V 2012/748 Prorektor Samtliga fakulteter har satt upp kvantitativa mål för andel kvinnor när det gäller befordran och nyrekrytering av nya professorer. Under 2012 har det utformats en handlingsplan och modell för att under perioden 2012-2015 stärka arbetet med att få fler personer av underrepresenterat kön att befordras och rekryteras till professorer. Enligt årsredovisning 2012 har andelen kvinnliga professorer ökar 2012. Uppföljning i samband med kommande årsredovisningar. Även vid nyrekryteringar ska rekryterande organ särskilt bevaka ifall det finns kvinnliga kandidater 9c Bristande jämställdhet Undersöka och belysa strukturer Under 2012 slutfördes projektet Jämställda fakulteter med en rad och aktiviteter Dekan Rapporten lyfte fram strukturell problematik när det gäller mäns och kvinnors olika förutsättningar till akademisk karriär. Vid en fakultet ledde det till ett nytt projekt Jämställdhet inifrån i syfte att starka ledningens förmåga att hantera jämställdhetsproblematik inom verksamheten. 9d Bristande jämställdhet Utökade utbildningsinsatser Tidigare utbildning för likabehandlingsombuden har öppnats för personal och studenter. Prorektor Uppföljning av deltagande. Över hundra personer har deltagit under året.