Fax/e-mail Aktuellt Gallring Gallras/ Arkiv- Arkiv- Ämnesplan Dokumenttyp/område Scanning dataprogram i datasyst. Bevaras format serie Anm 1 ADMINISTRATION 1.1 Medlem 1.1.1 In-/utträde Medlemsregister årsvis Nej FAS3 (HITS) 5 år Bevaras Recall D Bevaras digitalt. Systemet Recall Förbundsrådets = Uteslutningsärenden Ja d3 2 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll 1.1.2 Avgifter Klagomål,krav på eko Ja d3 2 år Bevaras Papper E1 ersättning.övr avgiftsfrågor 1.1.3 Kurser/konf/studier Program, deltagarlista Ja FAS3 (HITS) 2 år Bevaras Papper F Studieregistret. Arrangemang i egen regi Utvärdering, uppföljning Ja d3 2 år Gallras 2 år 1.1.4 Stipendier Semesterstipendier Beviljade ansökningar Nej prot.databas 2 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Kulturstipendier Beviljade ansökningar Nej prot.databas 2 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll 1.1.5 Försäkringar Försäkringskommittén Ja d3 2 år Bevaras Papper F protokoll,pm, försäkr.avtal 1.1.6 Klagomål ej avgifter Brev, klagomål/kritik från Ja d3 2 år Bevaras Papper E1 medlemmar 1.1.99 Övrigt Ja d3 2 år Bevaras Papper F Historiskt värdefulla dokument 1.2 Ekonomi 1.2.1 Budget Helårsbudget Nej XOR Menu max 10 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Budgetdirektiv Nej Prot.databas 2 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll 1.2.2 Bokslut Årsredovisning Nej XOR Menu max 10 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll 1.2.3 Huvudböcker Nej XOR Menu max 10 år Bevaras Papper G 1.2.4 Grundbokföring Nej XOR Menu max 10 år Gallras 10 år G Enl 7 kap, 2 Bokföringslagen 1.2.5 Hjälp-sidoordnad bokf Nej XOR Menu max 10 år Gallras 10 år G Enl 7 kap, 2 Bokföringslagen 1.2.6 Verifikationer Nej XOR Menu max 10 år Gallras 10 år G Enl 7 kap, 2 Bokföringslagen 1.2.7 Granskningsmaterial Nej Se anm Gallras 2 år G Handl. fr bokförings/kassakontroll avstämningslistor pg/bg, kravlistor 1.2.8 Konto-/objektplan Nej XOR Menu Se anm Bevaras Papper G Årsvis justering 1.2.9 Leverantörsavtal Ja d3 Gallras 10 år Uppsagda avtal gallras efter 10 år 1.2.10 Fastigheter/Lokaler Besiktningsprotokoll Ja d3 Bevaras Papper F Ritningar Ja d3 Bevaras Papper F Ritningar scannas in (om det går tekniskt) Försäkringar Ja d3 Bevaras Papper F Så länge handlingen binder juridiskt Inventarieförteckning Ja d3 Bevaras Papper F
1.2.11 Skadestånd Brev, protokoll Ja d3 2 år Bevaras Papper F 1.2.99 Ekonomi - övrigt Placeringsreglemente/ Nej dok.databas Bevaras Papper A2b Bilaga FR protokoll. Aktuellt reglemente förbundet inne i databasen Resereglemente Nej dok.databas Bevaras Papper A3b Bil styrelseprotokoll. Aktu regl i databasen 1.3 Personal 1.3.1 Anställnings-/lönrefrågor Personakter Nej Bevaras Papper F1 Löneadm i Agda PS.Inscannas in vid behov 1.3.2 Arbetsmiljöfrågor Protokoll, rapporter Nej d3 2 år Bevaras Papper F 1.3.3 Kurser/Konferenser Program, deltagarlista Nej d3 2 år Bevaras Papper F I egen regi. 1.3.99 Övrigt Ja d3 2 år Bevaras Papper F Juridiskt/historiskt värdefulla dokument 1.4 Data - IT 1.4.1 Projekt Projektplan/organisation Nej d3 2 år Bevaras Papper F Projektprotokoll/anteckn Nej d3 2 år Bevaras Papper F Del- och slutrapporter Nej d3 2 år Bevaras Papper F 1.4.99 Övrigt Riktlinjer IT-policy, Nej dok.databas Bevaras Papper F Aktuella riktlinjer tillgängliga i databasen säkerhet 2 FACKLIG VERKSAMHET 2.1 Organisation 2.1.1 Stadgar Förbundsstadgar Nej Bevaras Papper F Tryckformat 2.1.2 Verksamhetsplanering Måldokument Nej databas 5 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Prioriterad verksamhet Nej databas 5 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Verksamhetsuppföljning Nej databas 5 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Verksamhetsberättelse Nej intranätet 5 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll 2.1.3 Verksamhetsbidrag/ Ansökningar Ja d3 5 år Bevaras Papper A3b Bilaga styrelseprotokoll Försäkringsbidrag Redovisning Ja d3 5 år Bevaras Papper Bilaga styrelseprotokoll 2.1.4 Modulbidrag/ Ansökningar Nej databas 5 år Bevaras Papper F Utbildningsbidrag Redovisning Nej databas 5 år Bevaras Papper F 2.1.5 Rikstäckande/regionala Riktlinjer för firmaklubbar Ja dok.databas 5 år Bevaras Papper A3b Aktuella riktlinjer tillgängliga i databasen firmaklubbar Ansökan om bildande av Ja d3 2 år Bevaras Papper A3b firmaklubb 2.1.6 Centrala fackliga Protokoll, korrespondens, Ja d3 5 år Bevaras Papper F grupper Kurser, konferenser Nej Gallras
2.1.7 Styrelse/bolags/koncern Protokoll, korrespondens, Ja d3 5 år Bevaras Papper F representation Representationsregister Nej d3 5 år Bevaras Papper D Årsvis. Aktuellt reg. tillgänglig i databasen 2.1.8 Kongress Protokoll Nej prot.databas 5 år Bevaras Papper A1a Inbundet ex slutarkiveras 2.1.9 Förbundsrådet Protokoll Nej prot.databas 5 år Bevaras Papper A2a Orig. uttages dir. efter varje möte 2.1.10 Förbundsstyrelse Protokoll Nej prot.databas 5 år Bevaras Papper A3a Orig. uttages dir. efter varje möte 2.1.11 Verkställande utskottet Protokoll Nej prot.databas 5 år Bevaras Papper A4a Orig. uttages dir. efter varje möte 2.1.12 Beredningsgruppen Minnesanteckningar Nej prot.databas 5 år Bevaras Papper A5a Orig. uttages dir. efter varje möte 2.1.13 Kommittéer Protokoll Ja d3 5 år Bevaras Papper A6 Orig. uttages dir. efter varje möte 2.1.14 Arbets-/referensgrupper Protokoll/minnesanteckn Ja d3 5 år Bevaras Papper A7 2.1.15 Avd ordf/1e omb konf Program, minnesanteckn Ja d3 5 år Bevaras Papper A8 2.1.99 Övrigt Ja d3 5 år Bevaras Papper F Historiskt värdefulla dokument 2.2 Verksamhetsfrågor 2.2.1 Arbetsmarknad Remisser, rapporter, Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besvarade remisser tillgängliga i databasen utredn, projekt, yttrande 2.2.2 Arbetsplats Remisser, rapporter, Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen utredn, projekt, yttrande 2.2.3 Kultur - Fritid Rapporter, projekt etc Ja d3 5 år Bevaras Papper F 2.2.4 Diskriminering-/ Remisser,yttrande, utredn Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen Jämställdhetsfrågor projekt, rapporter, policy 2.2.5 Skol-/yrkesutbildning Yrkesråd, projekt,remiss Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen 2.2.6 Ungdomsfrågor CUK, projekt/utredn/remiss Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen 2.2.7 Organisationssamverkan LO, Handelns Arbetsmiljö- Ja d3 Handl scannas in vid behov kommitté, frisörer, LO, myndigheter,yrkesförarråd Samarbetskommittén, m fl - rapporter, utredn, projekt Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen yttrande, protokoll etc 2.2.8 Opinionsbildning Utlåtande, yttrande, rapp Ja d3 5 år Bevaras Papper F Besv remisser/yttrande tillg i databasen 2.2.9 Lönebildning/-statistik Nej databas 5 år Bevaras Papper F Kan scannas in vid behov 2.2.99 Övrigt Ja d3 5 år Bevaras Papper F Historiskt värdefulla dokument/handlingar
2.3 Internationellt 2.3.1 Nordiska frågor Rapp, utred,projekt,protok. Ja d3 5 år Bevaras F Då Handels medverkar/är delaktig 2.3.2 Europeiska frågor Rapp/cirkulär/konf Ja d3 5 år Bevaras F Då Handels medverkar/är delaktig Projekt, protok d3 5 år Bevaras F 2.3.3 Solidaritetsfrågor Rapp, utred,projekt,protok. Ja d3 5 år Bevaras F Då Handels medverkar/är delaktig 2.3.99 Övrigt Ja d3 5 år Bevaras F Historiskt värdefulla dokument/handlingar 2.4 Information 2.4.1 Förbundet informerar Nej databas 5 år Bevaras Papper B 2.4.2 Pressen/massmedia Nej 5 år Bevaras Papper B Handels medverkan/delaktighet 2.4.3 Förtroendebrevet Nej 5 år Bevaras Papper B Förbundskontorets del 2.4.4 Handelsnytt Nej Bevaras Papper B Inbundna ex slutarkiveras 2.4.5 Handels hemsida Ja CD B Vissa dokument/ärende scannas in 2.4.6 Trycksaker Offerter Ja d3 5 år Gallras 5 år Produktion Ja d3 5 år Gallras 5 år Färdigtryckt trycksak Nej Bevaras Papper B Ett arkivexemplar slutarkiveras Trycksaksregister Ja Bevaras Papper D 2.4.7 LO Cirkulär Nej Gallras Kontinuerligt 2.4.8 Övriga cirkulär Nej Gallras Kontinuerligt 2.4.9 Fotografier/Bilder Ja Fotostation Bevaras Ö Fotostation avslutat. Bilderna hos ARAB 2.4.10 CD, Video, Ljudband Nej Bevaras Ö Ett arkivexemplar slutarkiveras 2.4.99 Övrigt Ja d3 Bevaras Papper F Historiskt värdefulla dokument/handlingar 3 ARBETSRÄTT/KOLLEKTIVAVTALSFÖRHANDLINGAR 3.1 Förhandlingar 3.1.1 Kollektivavtalsförhandl. Ja d3 Bevaras Papper F 3.1.2 Varsel Ja d3 Bevaras Papper F Bilaga VU/FS protokoll 3.1.3 Konfliktbeslut Ja d3 Bevaras Papper F Bilaga VU/FS protokoll 3.1.4 Dispens Ja d3 Bevaras Papper F 3.1.5 Blockader Ja d3 Bevaras Papper F Bilaga VU/FS protokoll 3.1.6 Strejk Ja d3 Bevaras Papper F Bilaga VU/FS protokoll 3.1.7 Övriga förhandlingar Ja d3 Bevaras Papper F
Ämnesplan Dokumenttyp/område Scanning program i datasyst. Bevaras format serie Anm 3.1.8 Gränstvister/dragningar Ja d3 Bevaras Papper F Bilaga VU/FS protokoll 3.1.99 Övrigt Ja d3 Bevaras Papper F 3.2 Avtalsteckning 3.2.1 Arb.givarorganisationer Ja d3 Bevaras Papper F 3.2.2 Hängavtal Ja d3 Bevaras Papper F 3.2.3 MBA Ja d3 Bevaras Papper F 3.2.4 Avtalsghantering/ medlems- och avtalsgr 3.2.99 Övrigt Ja d3 Bevaras Papper F 3.3 Rättskyddshantering 3.3.1 LO-TCO Rättsskydd Ja d3 Bevaras Papper F 3.3.99 Övrigt Ja d3 Bevaras Papper F