Att upphandla företagshälsovård Kristina Öberg, projektledare, Guide för att upphandla företagshälsovård
Varför en guide? Branschen vill arbeta proaktivt och vill med denna guide öka kunskap och kvalitet. Guiden riktar sig till alla som är med i processen.
Vilken effekt vill branschen se? Gå från generella avtal till mer specifika. Rätt tjänster som ger effekt utifrån era ambitioner och behov Ökad förståelse kring komplexiteten i tjänster och dess effekter Uppnå avtal/samarbeten som har mer fokus på effekt än på leverans Långsiktighet i samarbeten Vi vet att det tar tid att skapa en förändring Goda relationer som skapar resultat Företagshälsan anpassar och utvecklar ihop med er som kunder Skapa rutiner och strategier för hur ni vill använda tjänsterna
Guide i 6 steg En informativ del Utifrån branschens samlade erfarenheter kring konsekvenser eller uteblivna effekter samlat: OBS! tänk på det här TIPS! så här skulle man kunna göra
1 Behovsanalys Att få en bild av vilken hjälp och vilket stöd din organisation behöver.
1 Behovsanalys Kartlägg tidigare köp/beställningar inom området arbetsmiljö och hälsa. Utvärdera det nuvarande arbetsmiljöarbetet. Jämför med andra verksamheter. Träffa leverantörer för att höra hur de ser på sitt uppdrag. Bestäm vad ni ska och kan göra själva och vad ni behöver hjälp med.
Behovsanalys - Gruppövning Ta fram en fördel med att göra en behovsanalys. Ta fram en utmaning med att göra en behovsanalys. Skriv ned. 5 min
Svar från grupperna Fördel: Man får verkligen reda på vad man vill och behöver Skapar en gemensam kartbild Rikta fokus framåt och mot verksamhetens mål. Reflektera och tydliggöra. Utmaning: Tar tid Tar resurser i anspråk Kompetensbrist kunden vet inte vad den behöver Vill för mycket och därför viktigt att strukturera och prioritera Lätt fastna i det gamla, hemmablind. Involverar inte rätt personer Kör på i gamla hjulspår Finns inte ekonomiska förutsättningar
2 Målformulering Tydligt formulerade mål ökar chanserna att nå dem. Men det måste också finnas verkliga förutsättningar att uppnå målen.
2 Målformulering Vilka mål har vi inom området arbetsmiljö? Behöver vi formulera nya? Företagshälsan vill vara med och stödja er att nå målen. Förslag på mål finns i guiden.
Målformulering - gruppövning Formulera ett till två realistiska mål gärna från någon av era verksamheter? Skriv ned. 5 min
Svar från grupperna Färre arbetsskador i % Sänk korttidsfrånvaron Öka frisknärvaron Förbättrad upplevd hälsa hos medarbetare Stärka employer branding Sänk sjukfrånvaron i % och under där lägga alla delar som riktas mot ett mätbart mål.
3 Förfrågningsunderlaget Genom förfrågningsunderlaget ska den upphandlande myndigheten säkerställa att upphandlingen. Tillgodoser verksamhetens behov. Utnyttjar konkurrensen på marknaden. Genomförs rättssäkert och effektivt. Källa: Konkurrensverket, 2017
3 Förfrågningsunderlaget Underlag som speglar behoven Tjänster Kompetens Case Samarbetsformer Återkoppling Tillgänglighet Service hos er Kontaktvägar Referenser
Förfrågningsunderlaget - gruppövning Ta fram en fördel och en nackdel med att ha bredd på sin upphandling (dvs upphandlar alla områden som kan tänkas komma att användas) Skriv ned. 5 min
Svar från grupperna Fördel: Samarbete som ger kunskap om kunden Kostnads- och tidseffektivt Helhetsperspektiv se samband och möjliggöra team och partnerleverans Går att jobba med helheten gällande SAM blir en sammanhållande resurs. Uppföljning blir lättare Nackdel: Får kanske inte expertkompetens/spetskompetens Geografisk närhet Kunden blir inte specifik i att definiera sina behov och den effekt man vill uppnå. Tar mycket tid att ha uppföljning med många olika leverantörer
4 Underlag för beslut Att utvärdera och besluta
4 Underlag för beslut Utvärderingsgrund Kvalitet Anbudspresentation
Underlag för beslut - gruppövning I handboken finns det några olika exempel på kvalitetskriterier. Välj ut två kriterier som ni ser är genomförbara. Skriv ned dessa två eller kom med ett eget förslag. 5 min
Svar från grupperna Erfarenhet av liknande uppdrag - case Kapacitet och kompetens för uppdraget Modell för implementering Förmåga att analysera och komma med lösningar som är förebyggande
5 Implementering Omvandla avtalet till ett samarbete
5 Implementering Implementering bör finnas med som en del av upphandlingen Syftet är att fastställa den långsiktiga relationen Hur ska vi göra detta? Hur får vi det känt? Vilken roll vill ni att företagshälsan tar?
Implementering - gruppövning Diskutera vilka är de viktigaste stegen i en implementering och varför? Skriv ned. 5 min
Svar från grupperna Lära känna varandra Fastställa hur kommunikation/forum ska se ut i arbetet Kunskap såsom roller, ansvar och tjänster Tydlig möteskalender
6 Uppföljning Hur ser effekterna av samarbetet ut?
6 Uppföljning Samarbetet Måluppfyllelse Effekter som skapats Förbättringar/Avvikelser i leverans Avtalet Juridiska överenskommelsen Pris
Uppföljning - gruppövning Vilka effekter skulle vi kunna uppnå om uppföljning genomförs? Skriv ned. 5 min
Svar från grupperna Närhet i samarbete Trygghet för kund och FHV Nöjd kund Främja lärandet och utvecklingen och därmed uppnå högre kvalitet Snabbare förändringar enklare att nå uppsatta mål Underlag till upphandling Ger FHV möjlighet att förbättras och öka effekten Mäta effekten utifrån målformuleringarna
Planering och tidsperspektiv 80/20- regeln Ca 80 % av tiden på steg 1 och 2, behovsanalys och målformulering Ca 20 % på steg 3 och 4, förfrågningsunderlag och beslut Implementering en egen plan Utvärdering bör ske kontinuerligt
Hur blir det en bra upphandling? Samarbeta Var ute i god tid. Ni ska hinna lägga tid på behovsanalysen. Var inte för detaljerad i era krav. Se till så leverantörerna har god tid att svara ni kommer då få bättre svar med högre kvalitet. Stort fokus på relation och samarbete. Följ upp
Material och frågor Här hittar ni guiden: http://www.foretagshalsor.se/sites/default/files/fsf/filer/upphandlingsguide2 017_1.pdf Frågor om guiden och upphandlingar: Kristina Öberg kristina.g.oberg@gmail.com eller tel: 070-4446185 eller till Sveriges företagshälsor info@foretagshalsor.se e..er tel: 08 762 67 46