Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2011-05-17 LS-LED11-413 90 Ändrat tjänsteutbud med nytt ägandeskap avseende landstingets konferensservice Arbetsutskottets förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att 1. Godkänna förslaget kring ändrad princip för hyressättning av konferenslokalerna, lokalernas uthyrning samt ändrat ansvar för tjänsteutbud av konferensservice, fr o m den 1 januari 2012. 2. Uppdra till landstingsdirektören att ta över hyran av samtliga konferenslokaler i länet för att effektivisera, förvalta och utveckla konferensutbudet och konferensservicen samt att arbeta fram en ny prissättning av konferenslokalerna. Ärendet Frågan om prissättning av konferenslokaler inom Landstinget Sörmland har varit aktuell tidigare. Det finns i grunden två alternativa lösningar. Antingen låter man konferenslokalerna vara en fri nyttighet eller så belastar man dem med någon form av kostnad. Det senare alternativet har konstaterats skapa bäst effektivitet i nyttjandet. Idag hyrs samtliga konferenslokaler (förutom de inom Landstingskansliet) av Landstingsservice AB (LSAB) som i sin tur hyr ut dessa till respektive nyttjare vid bokningstillfällena. Detta gäller generellt i länet efter delningen som gjordes vid årsskiftet 2009/2010 vid bolagiseringen av serviceverksamheten. Den hyra som idag tas ut vid varje konferenstillfälle omfattar huvudsakligen kostnaden för lokalen och dess städning. Förslaget innebär att lokalhyran läggs över som en generell hyra på samtliga verksamheter som en del i hyran för ÖVA-ytor. En ny hyra för nyttjandet av konferenslokalerna arbetas fram som baseras på kostnaden för servicen och tekniken kopplad till konferensverksamheten. Som en del i detta ska även behovet av dessa lokaler ses över vid samtliga tre sjukhus för att effektivisera och tillmötesgå efterfrågan. En viss överkapacitet är konstaterad. Vidare läggs ansvaret för administration och kontakter kring konferenstjänsterna över på Kundtjänst inom FM-enheten. Detta är en utveckling som ligger väl i linje med FM-enhetens grunduppdrag, att verka för effektiva servicetjänster. Fortsättning Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 SID 1 (2)
Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R 2011-05-17 LS-LED11-413 Forts 90 Ärendet har beretts av FM-enheten i samråd med LSAB och representanter för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Förvaltningens ståndpunkt Fördelen med att återföra uthyrningen av dessa lokaler till FM-enheten från LSAB är att det ger en möjlighet att skapa en ny prissättning av konferenslokalerna som inte leder till suboptimering, en effektivisering av antalet konferenslokaler samt att kontakten och helheten kring servicetjänsterna rörande konferenser och lokalerna blir densamma. Administration och kontakt planeras ske via FM-enhetens Kundtjänst. Vi ser det även som naturligt att utvecklingen av dessa tjänster ligger hos FMenheten då det är i linje med vårt övergripande uppdrag. Konsekvenser Ett godkännande av detta förslag är nödvändigt för att skapa förutsättningar för ett optimalt lokalutnyttjande och utveckling av denna tjänst. Konferenslokalerna kommer ej längre hyras av LSAB utan de kommer endast erbjuda service kring konferenserna. Den faktiska lokalhyran kommer att bli en del i ÖVA-ytan och därmed schabloniseras ut från FMenheten direkt till de olika förvaltningarna inom Landstinget Sörmland vilket motsvarar relativt väl hur lokalerna nyttjas idag. Arbetsutskottets överläggning Uppdraget ska ges till landstingsdirektören, inte den enskilda enheten. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande den 2 maj 2011 - Statistik konferensrum jan-mars 2011, bokade timmar jämfört med janmars 2010 Protokollsutdrag till Landstingsdirektören FM-enheten Uthyrningsstatistik konferenslokaler Akten ORG NR 232100-0032 SID 2(2)
Statistik konferensrum jan - mars 2011, bokade timmar jämfört med jan -mars 2010. Timmar ÅR Månad 2010 2010 Totalt 2011 2011 Totalt mellanskillnad BOKGRUPP RESURS 01 02 03 01 02 03 2010-2011 K0NFRUM KSK Konferensrum 7 46 64 80 190 50 38 58 146-44 Konferensrum 9 36 17 27 79 6 10 16 31-48 Konferensrum Direktionsrum 33 61 55 148 30 33 31 93-56 Konferensrum Matsalen 28 43 37 108 31 25 17 72-36 Videokonferens KSK 20 50 31 100 25 32 26 83-18 K0NFRUM KSK Totalt 162 234 228 624 141 137 147 424-201 K0NFRUM MSE Konferensrum 10 under matsalen 35 76 92 202 42 97 69 207 5 Konferensrum 11 under matsalen 24 39 50 113 45 25 33 102-11 Konferensrum 12 under matsalen 55 47 72 173 38 88 28 154-19 Konferensrum 13 under matsalen 66 83 87 236 24 67 26 116-120 Konferensrum 14 under matsalen 53 283 264 600 20 15 15 49-551 Konferensrum 16 akuten plan 3 28 25 34 86 32 34 37 102 16 Konferensrum 19 54 50 70 173 34 50 32 116-58 Konferensrum 20 aulan 9 50 47 105 33 19 33 84-21 Konferensrum 22 hörsalen 21 33 43 96 11 22 16 49-47 Konferensrum 35 (Sveavägen) 26 49 71 145 31 27 23 81-65 Konferensrum 9 under matsalen 42 32 53 127 45 25 10 79-48 Konferensrum Pandion 38 33 67 138 65 59 79 202 64 Videokonferens MSE Video 1 (TMC) 84 66 84 233 26 50 36 112-121 Videokonferens MSE Video 2 224 334 448 1006 7 6 11 23-983 K0NFRUM MSE Totalt 757 1196 1477 3429 450 579 445 1474-1956 KONFRUM NLN Grassman 44 82 117 243 45 72 61 178-66 Grupprum 1 Grassman 10 4 10 24 0 24 17 41 18 Grupprum 2 Grassman 0 12 11 23 0 22 0 22-1 Kanonrummet 18 25 37 79 37 34 28 98 19 Konferensrum Matsalen 29 24 38 91 28 27 26 81-10 Röda rummet 19 45 26 89 4 32 27 63-27 Stendörren 38 85 78 201 65 63 20 148-53 Videokonferens NLN Bråviken 37 33 44 113 31 36 22 88-25