Verksamhetsberättelse 2016 INTERN KONTROLL

Verksamhetsberättelse 2016 INTERN KONTROLL

2(6) 1. Översikt 2016 Inledning Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheterna, med medborgarens bästa för ögonen, bedrivs effektivt och säkert. Därmed är målet med vår interna kontroll att kommunens verksamheter ska uppnå Att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer följs Att den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Att eliminera och upptäcka allvarliga fel och brister Att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt Perspektiv på intern kontroll Vi ser anledning att se över och skärpa våra rutiner och vår kontroll. Parallellt med denna internkontrollplan uppdaterar och utvecklar vi våra styrdokument för intern kontroll. Intern kontroll omfattar ett bredare perspektiv än ekonomistyrning. Vi ser att en modell för hur Kungälvs kommun ska arbeta omfattar hela förvaltningen. Sedan får sektorerna vid behov skapa ytterligare förhållningssätt utifrån de lagar och förordningar som påverkar deras specifika verksamhet. Inom intern kontroll behöver vi även hantera frågeställningar om mutor, jäv och bestickning. Det mest grundläggande är organisationens kultur. För att leva upp till syftet med den interna kontrollen är det värderingar och värdeord som tillit, tillåtande klimat, öppenhet och lärande som ska råda. Att påtala brister, att uppmärksamma misstag ska välkomnas och absolut inte, i något avseende, bestraffas eller klandras. Förvaltningens världsklassarbete syftar hit och blir därmed också en del i utvecklingen, nämligen kontrollmiljön och själva förutsättningen för att nå syftet med den interna kontrollen. Plan för intern kontroll 2016 Vi kommer att genomföra de återkommande internkontrollmoment som varje görs av kommunlednings- och servicesektorerna samt ägna särskild uppmärksamhet åt kommunstyrelsens resultatmål. För följande områden gäller att en mer detaljerad genomförandeplan som besvarar bland annat dessa frågor ska upprättas: När ska kontrollen genomföras? Hur ska kontrollen genomföras? Vem ska utföra kontrollen? Hur ska resultatet av kontrollen rapporteras? Fokuserade områden för uppföljning och kvalitetssäkring Personalområdet med arbetsmiljö o Arbetsmiljöansvar (kvittering/delegering av ansvar genomförande av systematiskt arbetsmiljöarbete med handlingsplaner) o Lön, med arbetstid, avdrag, skatteredovisning med mera. Ekonomiområdet med upphandling o Inköpsprocessen - från upphandling, via avtal, beställning, leverans, kontroll och attest till betalning. o Mervärdesskatt Kansli och juridik o Kvalitet på beslutsunderlag o Tjänsteskrivelser KF:s strategiska mål som en viktig utgångspunkt i tjänsteskrivelser/beslutsun derlag Utvärdering av tjänsteskrivelsemallen Utbildning av 60 handläggare i i tjänsteskrivelsemallen

3(6) o Effektiva kommungemensamma processer ärendehantering som styrmedel o Utbildning av 60 handläggare i dokument- och ärendehanteringssystemet o Avsluta/stänga ännu öppna ärenden KS 2011 och 2012 o o o Kvartalsvis uppföljning av uppdrag/motioner Utbildning av chefer av dokument och ärendehantering Dokumenthanteringsplaner glömmas bort när vi sammanfattar kommunens interna kontrollarbete. Kommunstyrelsens resultatmål Vi befinner oss fortfarande i utveckling av systemstödet för planering och uppföljning. Kommunstyrelsens resultatmål redovisas i vårt system ToR ( Tur och Retur, som anspelar på styrkedjan Från demokrati till effekt och tillbaka ). Detta ger förutsättningar för: Planering för att nå de uppsatta målen - Årsplan och verksamhetsplaner o Tolkning - åtagande aktiviteter indikatorer Genomförande Uppföljning analys rapportering (framförallt tertialrapporter och årsredovisning/verksamhetsberättelser) Återrapportering Uppföljning av den interna kontrollen kommer att redovisas i sammanhang med styrkedjan, i årsredovisning och verksamhetsberättelser. Kommunens kärnverksamheter driver kvalitetsarbete Detta arbete faller väl inom linjen för intern kontroll, även om själva rubriken inte används. Dock är det så att enligt statliga förordningar (till exempel SFS 1997:702 och SOSFS 2011:9) kvalitetsredovisningar ska hållas tillgängliga. Dessa redovisas i respektive utskott och ska inte

4(6) 2. Verksamhetsöversikt 2016 Rapport över genomförda kontrollåtgärder A. Personalområdet med lönehantering Under 2016 har en stor del av den interna kontrollen utförts inom ramen för verksamhetsövergång till SOLTAK AB, inklusive införande av nytt personal- och lönesystem. Kvittering av arbetsmiljöansvar. Kontrollmetod Manuell kontroll av kvitteringsunderlag. Kontrollfrekvens Stickprov. Kontrollansvarig HR-specialist med inriktning mot arbetsmiljöområdet. Identifiering av arbetsprocesser/processkartläggning. Bearbetning och utveckling av dessa Fastställande och dokumentation av arbetsprocesser, ansvar och rutiner Utbildning (omfattande) Vi konstaterar att det fortfarande finns brister i insikt om tyngden av det personliga arbetsmiljöansvaret. Bristerna har blivit särskilt påtagliga genom många chefsbyten och organisationsförändringar som får direkta konsekvenser för arbetsmiljöansvaret. Möjligheter till digitalt stödsystem för uppföljning är under utveckling. De brister som konstateras används som underlag för utveckling av utbildningsinsatser för chefer. o Nytt personalsystem o Introduktion Rekrytering Kontrollmoment Löneadministration En rad kontroller och bevakningar görs årligen av den centrala löneenheten enligt fastställd plan. Flertalet sker varje månad och vissa sker kvartalseller halvårsvis. Exempel på åtgärder är bevakning av tidsbegränsade anställningar, fel- och varningssignaler, bevakning och kontroll av frånvaro, kontroll av ej beviljade poster, flextidskontroll och kontroll av bokningar hos bemanningspoolen. Genomförda kontroller har dokumenterats och följts upp. I samband med omorganisering/ outsorcing av löneenheten har arbetet fokuserats på uppbyggnad och att få ny struktur på plats snarare än en alltför djup analys av kontroll. I fokus under 2017 är att utveckla rutiner. Underlag finns i särskild pärm på löneenheten (numera SOLTAK AB). Arbetsmiljö Kontrollmoment Introduktion av nya chefer Syfte: Chefen har en nyckelroll för bland annat hantering av arbetsmiljöfrågor, övriga personalfrågor och ekonomifrågor. Det är därför av vikt att erbjuda kunskapstillförsel. Åtgärder Förvaltningen har fortsatt utveckla introduktionsmoment. Kontrollmoment Manuell kontroll av vilka nya chefer som börjat samt hur många som deltagit i basutbildningarna. Kontrollfrekvens 2 gånger/år. Kontrollansvarig HR-chef Genomförd kontroll visar att det fortfarande finns vissa brister i deltagandet. Detta föranleder signaler till respektive högre chef. B. Ekonomiområdet med upphandling Under 2016 har det interna kontrollarbetet koncentrerats till att säkra verksamhetsövergång till SOLTAK AB, inklusive införande av nytt ekonomisystem. På liknande sätt som beskrivits

5(6) inom personalområdet (ovan) kan arbetet beskrivas i termer av: i det dagliga arbetet och i samband med månadsrapportering o dyl. Identifiering av arbetsprocesser/processkartläggning. Bearbetning och utveckling av dessa Fastställande och dokumentation av arbetsprocesser, ansvar och rutiner Utbildning (omfattande) Utbildning Nyanställda chefer får en gemensam introduktion som genomförs som ett led i förvaltningens utbildningsprogram. De får dessutom en individuell introduktion av respektive sektorekonom. Förvaltningen erbjuder såväl generella som individuella insatser. De årligen återkommande granskningarna av attest, aktivering, balanskonton, handkassor, mervärdesskatt, kund- och leverantörsreskontra genomförts enligt fastlagda rutiner. Ytterligare en viktig insats för att säkerställa intern kontroll är den kontinuerliga uppdateringen och vidmakthållandet av ekonomihandboken. Ekonomi- och upphandlingsenheten tillsammans med verksamhetschefer/enhetschefer kontrollerar fortlöpande avtalstroheten. Kommunens web-baserade inköpsstöd - Winst, utvecklas fortlöpande. Här finns kommunens alla avtal samlade och inom vissa områden kan göras beställningar direkt i systemet. Handkassor och kontanthantering Det finns ett stort antal handkassor inom kommunens organisation. Många av dessa kontrolleras varje år. Kontrollen omfattar avstämning, förvaring och användning. Rutiner för ekonomisk uppföljning Alla enhetschefer får möjlighet till prognosstöd inför delårsboksluten i april och augusti. De har generellt en god bild av det ekonomiska läget, hur man använder IT-stöd och i vilket syfte analyslistorna för personal ska användas. En öppen och bra dialog finns också med enhetschefer och administratörer ute på enheterna I samband med nytt ekonomisystem och därmed nya rutiner och funktioner har ett omfattande utbildningsprogram genomförts. Leverantörsfakturor, bokföringsorder, attest Stickprovskontroller har genomförts i hela organisationen. Smärre avvikelser upptäcks vid varje tillfälle. Dessa rättas av ansvarig på respektive enhet. Erfarenheter samlas inom ekonomisektionen som underlag för att förbättra gällande rutinbeskrivningar. Antalet kunder som vill betala via e-faktura har fortsatt öka under 2016. Betalningspåminnelser Med anledning av att antalet betalningspåminnelser ökat under året kommer en uppföljning av alla inkassokrav och/eller betalningspåminnelser att göras. Avgiftsdebitering Stickprovskontroller med rimlighetsbedömning genomförs årligen inom hemtjänstdistrikt och särskilda boenden. Mervärdesskatt Momsreglerna är omfattande och komplicerade. Bland annat så gäller olika skattesatser för olika varor. Årligen kontrolleras tillämpningen av momsreglerna varvid brister inom främst

6(6) leasing/hyra och representation återfinns. Precis som för leverantörsfakturor så åtgärdas bristerna genom att de konkreta felen rättas till av ansvarig befattningshavare och genom att rutinbeskrivningar ses över och utvecklas. Underlag över utförda kontrollmoment finns tillgängliga inom ekonomisektionen. C. Ärendehantering Kanslienheten har en central roll i arbetet att utveckla administrationen i kommunen, till exempel med registrering av handlingar, tjänsteskrivelser, nämndadministration och arkivbildning. En stor del i utvecklingsarbetet ligger i digitaliseringen av handlingar och dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 där ny systemförvaltare rekryterats för att kvalitetssäkra samt förbättra styrning och ledning, skapa bättre ordning och reda, förbättra möjligheterna till uppföljning, effektivisering och digitalisering, att ytterligare minska energi- och pappersförbrukning samt att förbereda for ett framtida E-arkiv. Ett annat skäl är att kommunen behöver bli bättre på att hantera dokument, ex vad som ska diarieföras och vad som är en allmän handling samt fullgöra sina skyldigheter enligt offentlighetsprincipen. Internkontrollarbetet har fokuserats på Att säkra kvaliteten på beslutsunderlag Att bidra till effektiva kommungemensamma processer med ärendehanteringen som styrmedel Säkra kvaliteten på beslutsunderlagen Ny tjänsteskrivelsemall har framtagits och väntar nu på implementering av systemleverantören. Utbildning i den nya mallen kommer att genomföras under hösten 2017. Effektiva kommungemensamma processer Flera dokumenthanteringsmallar för sektorerna har färdigställts och de två återstående beräknas vara färdiga under 2017. E-arkiv har upphandlats och installerats. Den första fasen av migreringen av dokument beräknas kunna slutföras under våren 2018. D. Måluppfyllelse Genomförandet av kommunstyrelsens resultatmål redovisas i tertialrapporter och årsredovisning.