Kultur- och fritidsnämnd 1/13 Plats och tid Kulturhuset Multeum, Strängnäs kl. 17:30-20.00 Paragrafer 1-10 Beslutande Se deltagarlista på nästa sida. Närvarande ersättare Övriga deltagande Utses att justera Se deltagarlista på nästa sida. Se deltagarlista på nästa sida. Catharina De Geer (KD och Maj Källman (MP) som ersättare. Justeringens plats och tid Multeum 2018-03-07 Underskrifter Organ Sekreterare Ordförande Justerande... Sofie Widmark... Lars Larsson (M)... Catharina De Geer (KD) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat, justeringen har tillkännagivits genom anslag Kultur- och fritidsnämnd Datum för anslags uppsättande 2018-03-07 Datum för anslags nedtagande 2018-03-28 Förvaringsplats för protokollet Underskrift... Sofie Widmark
2/13 Deltagarlista Beslutande Lars Larsson (M), ordf Gunnar Boman (M) Lena Stensgård (M) Göran Svärd (S) Eva Strömberg (S) Mikael Slagbrand (S) Maj Källman (MP) Catharina De Geer (KD) Tjänstgörande ersättare Hans Noreen (STRP) Christoffer Sonesson (KD) Lars Strengnell (SD) Notering Ersättare för Vian Faili (V) Ersättare för Jan Rudengren (L) Ersättare för Finn Stavnsbo (SD) Ersättare Donald Wedel (M) Lennart Ahlström (M) Christina Klingspor (M) Mari Bohman (S) Övriga Christer Hermansson, kulturchef Gerard Adamse, bibliotekschef Jannicke Fyhr, chef kulturproduktion Agneta Klingberg, rektor Kulturskolan Ulrika Klang, Fritidsgårdschef Per Malmqvist, ekonomichef Mikael Ekman, ekonom Bengt Hedengren, revisor Antal åhörare: 0
3/13 KFN 1 Föredragningslista, anmälan av övriga frågor Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. godkänna föredragningslistan med nedanstående ändringar och tillägg. Ändring och tillägg Tre övriga frågor anmäls till föredragningslistan. Övriga frågor Catharina de Geer (KD), Lars Strengnell (SD) - Vad händer på domkyrkoberget? Catharina de Geer (KD) - Avtal för Grassagården och kvarnen? Catharina de Geer (KD) - Naturum på Visholmen?
4/13 KFN 2 Information från ekonomiavdelningen Per Malmqvist, ekonomichef Ekonomi är viktigt! Kommunen har gjort ett bra resultat för 2017, bland annat beroende på ett större skatteunderlag än förväntat. Till det kommer ett högre BNP och bättre sysselsättning. Det blir stora demografiska förändringar i Sverige framöver, med många fler personer över 80 år än tidigare. Detta medför större kostnader. Kan krävas skattehöjningar för att täcka detta, vilket inte på något vis är specifikt för Strängnäs kommun. Skatteprognosen visar att det, gentemot budget, blir drygt 17mkr mindre i skatteintäkt för 2018, 15mkr för 2019 och 27mkr för 2020. Detta beror på att vi blir färre medborgare än budgeterat i kommunen, att löneläget blir något lägre och att det kommer att bli något färre som arbetar. Siffrorna kommer från SKL:s skatteunderlagsprognos. Mikael Ekman, ekonom Mikael Ekman kommer att ta över ekonomin för KFN, från och med april. Han efterträder Sofia Nordström som går vidare till andra uppdrag inom kommunen. Mikael Ekman har arbetat i kommunen sedan 2001. Nämnden får en redovisning av årsrapporten för 2017. Mikael kan framöver komma till nämnden vid delårsrapporterna och redovisa dem.
KFN 3 Dnr KFN/2018:3 5/13 Årsrapport 2017 för Kultur- och fritidsnämnden Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. godkänna årsrapport 2017 för Kultur- och fritidsnämnden. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Samtliga nämnder ska enligt kommunens anvisningar upprätta en årsrapport för 2017. Den ska innehålla nämndens måluppföljning, väsentliga personalförhållanden, ekonomisk analys och en nyckeltalsbilaga. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Årsrapportens ekonomiska konsekvenser och finansiering sker inom ramen för 2017 års drift- och investeringsbudget. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Årsrapport 2017 för Kultur- och fritidsnämnden Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunrevisionen
KFN 4 Dnr KFN/2016:251 6/13 Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2017, helårsuppföljning Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. Godkänna uppföljningen av internkontrollplanen för kultur- och fritidsnämnden 2017. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Internkontrollplanens syfte är att säkra en effektiv förvaltning som ständigt förbättras samt säkerställer att de politiskt beslutade målen uppfylls och verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. Inför varje verksamhetsår beslutar nämnden om en särskild plan för uppföljning av internkontrollen. Planen utarbetas och tillämpas med utgångspunkt från gällande tillämpningsanvisningar och reglemente som har beslutats av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Uppföljning sker i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan består av fem rutiner. 1. Kompetenserna på kulturkontoret 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete 3. Anmälan och kö till Kulturskolan 4. Kulturbidrag 5. Uppföljning av beslut i nämnden Kommunstyrelsen beslutade 2013-11-06, 178, att revidera tillämpningsanvisningarna som bland annat innebär att kontrollerna från 2014 ska utföras två gånger om året. Revideringen innebär även förtydligande kring ansvarig för att kontroll utförs samt mottagare av rapporten. Uppföljning av granskningsområden 1. Kompetenserna på kulturkontoret: Granskat att kulturkontoret har kunnat utföra sina tjänster till kultur- och fritidsnämnden med rimlig kvalitet trots en ökad arbetsbelastning. Inga avvikelser.
7/13 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete (granska rapporter och protokoll): Granskat att det finns protokoll från arbetsmiljöronder samt att tillbuds- och arbetsskaderapporteringen sker enligt gällande rutiner. Inga avvikelser. 3. Anmälan och kö till Kulturskolan. Implementeringen av den digitala plattformen för anmälan till Kulturskolan genomfördes i full skala i augusti 2017. Vägen in för nya elever är därmed helt digitaliserad och kan nås från vilken uppkopplad enhet som helst. Under läsåret 2017/2018 erbjöds plats till alla som stod i kö på bland annat piano och gitarr. Därmed har möjligheten att stå på kölista i flera år försvunnit. Den nya tjänsten erbjuder möjlighet att anmäla intresse på fullbokade kurser, och detta utgör en tillfällig kölista som används vid hastigt uppkomna lediga platser. Intresseanmälan gäller för en termin i taget och måste sedan förnyas. 4. Kulturbidrag (stickprov): Granskat att backup finns vid handläggning av kulturbidragsansökningarna samt att ansökningarna är korrekt ifyllda. Inga avvikelser. 5. Uppföljning av beslut i nämnden. Avstämning av ärendebalanslistan sker regelbundet vid möten med kulturkontorets ledningsgrupp. Inga avvikelser. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Interkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2017 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
KFN 5 Dnr KFN/2018:1 8/13 Tillfällig firmatecknare gällande hyresavtal Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att 1. kommundirektör Cecilia Vikström till och med den 1 mars 2019 har rätt att på kultur- och fritidsnämndens vägnar teckna Strängnäs kommuns firma vad gäller hyresavtal där kommunen står som hyresgäst. Beslutsgång Lars Strengnell (SD), Maj Källman (MP) och Hans Noreen (STRP) yrkar avslag på liggande förslag. Ordföranden ställer avslag mot bifall och finner att nämnden bifaller förslaget. Maj Källman (MP) och Hans Noreen (STRP) reserverar sig mot förslaget. Lars Strengnell (SD) reserverar sig med följande motivering: Vi ser ingen anledning att lägga en sådan stor befogenhet och ansvar på en enskild individ. Det finns rutiner för hanteringen av detta idag. Om denna hantering är för svår eller komplex bör den göras om. Men att göra så att en person blir firmatecknare för en hel kommun är inte försvarbart. Det är vid just sådana tillfällen som det finns stora risker för att det blir fel. Därför avslår vi detta. Beskrivning av ärendet Enligt 22 i kultur- och fritidsnämndens reglemente kan kommunstyrelsen fatta ett särskilt beslut om rätten att underteckna handlingar för förtroendevalda och tjänstemän inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningen har sett över kommunens lokalprocess, som beskriver hur kommunen på ett systematiskt sätt arbetar med lokalförsörjning för verksamheterna. Olika processteg har tagits fram utifrån det ramavtal kommunen har med SFAB samt kommunens projektmodell. Under en övergångsperiod finns det ett behov av att få en samlad bild av vilka hyresavtal kommunen ingår, varför det föreslås att kommundirektör Cecilia Vikström får rätt att teckna kommunens firma vad gäller hyresavtal där kommunen står som hyresgäst. När det gäller tecknandet av hyresavtal där kommunen står som hyresvärd är det den ordinarie firmatecknaren som skriver under. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs.
9/13 Beslutsunderlag Inga beslutsunderlag bifogas. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
10/13 KFN 6 Informationsärenden 1. Arbetsplaner 2018 (KFN/2018:29) Arbetsplaner för kulturkontorets enheter samt avdelning presenteras för nämnden. Enhetschefer samt chef för kulturproduktion finns på plats och svarar på nämndens frågor. 2. Verksamhetsrapporter (KFN/2018:25, KFN/2018:26, KFN/2018:27, KFN/2018:28) Verksamhetsrapport från biblioteken, 2018-02-07, meddelas för nämnden. Verksamhetsrapport från Kulturskolan, 2018-02-07, meddelas för nämnden. Verksamhetsrapport från fritidsgårdarna, 2018-02-07, meddelas för nämnden. Verksamhetsrapport från kulturproduktion, 2018-02-07, meddelas för nämnden. Gunnar Boman (M) drar bakgrunden för de nya verksamhetsrapporterna och hur de ska följas upp. Uppföljning ska ske på varje nämnd. Från och med i år skrivs rapporterna på ett nytt sätt, med tydligare koppling till målen. Nämnden är mycket nöjd med upplägget. 3. Kulturenkät samt SCB Bibliotekschef Gerard Adamse redovisar resultaten för senaste kulturenkäten, som gjordes hösten 2017, samt de kulturfrågor som ingick i den större SCBundersökningen som kommunen har deltagit i. I SCB-undersökningen 2017 ingick 131 kommuner. Ett slumpmässigt urval på 1200 personer i kommunen tillfrågades, och av dem svarade 42%. I kulturindex för undersökningen 2017 hamnade Strängnäs på plats 94 av 131. 4. Mötesplatser: Åker och Mariefred Kulturchef Christer Hermansson samt kulturskolans rektor Agneta Klingberg redovisar dagsläget för arbetet med att utveckla de två mötesplatserna, i Åker samt Mariefred. För Åker är en IOP (Idéburet offentligt partnerskap) färdig inom kort, som möjliggör för föreningen Porten att ta över driften av mötesplats Åker. En del investeringsmedel kommer att läggas på mötesplatserna i Åker och Mariefred, gällande teknik för scen etc. Inventering pågår. Det kommer att bli en teknisk standard som fungerar för musikarrangemang av olika slag. SFAB utreder Biohuset i Mariefred. Genomgång inom kort. PRO har blivit erbjudna att vara där från och med i höst. 5. Kommunens konsthantering Kulturchef Christer Hermansson berättar att Daniel Fjellström utreder kommunens konsthantering för närvarande. Christer Hermansson ber att få återkomma så snart den är färdig. 6. Ärendebalanslista Ärendebalanslista inför kommande sammanträden, daterad 2018-02-14, meddelas för nämnden. Listan uppdateras kontinuerligt.
11/13 KFN 7 Delegationsbeslut Lista över de delegationsbeslut som har tagits i Lex KFN-Delegation under perioden 2017-12-12 till och med 2018-02-26 anmäls till nämnden och läggs sedan till handlingarna.
12/13 KFN 8 Anmälningsärenden Följande anmälningsärenden meddelas för nämnden. KFN/2017:216, ramavtal avseende litteratur. KF 259, motion om meröppet på Multeum, 2017-12-18 Beslut i dom 8138-17, Förvaltningsrätten i Linköping, 2018-01-29
13/13 KFN 9 Övriga frågor Vad händer på domkyrkoberget? Lars Strengnell (SD) undrar när nämnden kommer att bli involverad i arbetet runt arkitekttävlingen och de nya planerna för domkyrkoberget. Ordförande Lars Larsson (M) meddelar att kyrkan kommer att ägna ytterligare två år till att gå utarbeta förslagen innan det går vidare. Sedan är gången sådan att kommunalråd, länsstyrelsen och samhällsbyggnadskontoret kommer att bli involverade i första hand. Avtal för Grassagården och kvarnen? Catharina De Geer (KD) undrar hur planen ser ut och vem som äger frågan i utvecklingen av Grassagården. Göran Svärd (S), även ordförande i Strängnäs Gille, meddelar att gillet har förhoppningen att kunna ta över driften av Grassagården och driva den som hembygdsgård, likt till exempel Callanderska gården i Mariefred. SFAB äger Grassagården, och kulturkontoret står idag för driften. Gillet har haft möte med SFAB samt länsstyrelsen, länsmuseet, kommunantikvarien med flera och diskuterat skicket och vad som behöver repareras. Alla reparationer måste göras med varsam hand. Grassagården är inte tillgänglighetsanpassad. Strängnäs Gille är inte intresserad av att ta över caféverksamheten, utan istället rusta övriga delar av gården så att det går att utnyttja på ett bättre sätt. Länsmuseet har tagit fram en plan för åtgärder, SFAB tittar på detta och återkommer 1 april. Man ser även över möjligheterna för tillgänglighetsanpassning. En dröm för Strängnäs Gille är att även få igång kvarnen och kunna mala mjöl i den vid speciella tillfällen. Naturum på Visholmen Catharina De Geer (KD) meddelar att det har inkommit ett medborgarförslag om ett naturum på Visholmen. Strängnäs kommun skulle bli först i Mälardalen med att skapa ett sådant, om förslaget går igenom.