Lärarhögskolan Anvisningar för Programrådsarbete Styrelsebeslut 141023 Dnr 103-2725-11 Bilaga 65 C Anvisningar för arbete i Lärarutbildningsråd samt för de fem programråden Dessa instruktioner utgör ett komplement till Instruktion för Lärarhögskolan och Intern arbetsordning för Lärarhögskolan vid Umeå universitet, där Lärarhögskolans organisation inklusive rådsstrukturens uppdrag och sammansättning regleras. Syftet med anvisningarna är att tydliggöra några centrala aspekter av rådens huvudsakliga arbete, tydliggöra struktur för beredning och relatera arbetet i råden till en övergripande tidsplan för aktuellt budget- och verksamhetsår. Enligt rektors Instruktion Lärarhögskolan vid Umeå universitet (UmU 103-2725-11) ska ett Lärarutbildningsråd samt 5 (antal lärarutbildningsprogram) programråd finnas inrättade. Lärarutbildningsrådet ska förutom att vara ett forum för informations- och erfarenhetsutbyte även vara ett beredande organ för Lärarhögskolans styrelse/rektor i icke programspecifika eller övergripande programgemensamma utbildningsfrågor inom Lärarhögskolans ansvarsområde. I Lärarutbildningsrådet ingår samtliga programansvariga (programrådsordförande), en representant från Lärarhögskolans ledning (biträdande rektor) samt 1-2 studeranderepresentanter. Därtill kommer en ordförande men då styrelsen valt att ge ordförandeuppdraget till en av de fem programansvariga har istället en utbildningsledare adjungerats som sekreterare i rådet. Programråden är beredande organ för utbildningsfrågor vid Lärarhögskolan. I uppgiften ingår att: ansvara för samordning, kontinuitet och progression av programmets/inriktningens hela innehåll, ta initiativ till utveckling och förbättring av programmet, bereda beslut om utbildningsuppdrag, tillstryka förslag till nya kurser och revision av befintliga kurser som ingår i programmet, genomföra uppföljningar och lämna årlig verksamhetsberättelse för programmet, ansvara för att beslut i Lärarhögskolans styrelse genomförs i programmet. I respektive råd ingår ordförande (programansvarig), lärarrepresentanter utsedda av fakulteter samt 1-2 studeranderepresentanter. Vid behov kan såväl externa som interna ledamöter adjungeras. Anvisningar för Lärarutbildningsråd Lärarutbildningsrådet samlas 2 3 gånger per termin (ca 3 timmar per möte) där tidpunkten för mötena bör infalla cirka 2 veckor innan Lärarhögskolans styrelsesammanträden. Vid samtliga möten förs protokoll som offentliggörs på Lärarhögskolans hemsida: http://www.lh.umu.se/omlararhogskolan/organisation/lararutbildningsrad/. För detta ansvarar rådets sekreterare. Som framgår ovan har rådet två huvudsakliga uppgifter. En uppgift är att vara mötesplats för informations- och erfarenhetsutbyte mellan ledning och programråd. Här diskuteras alltså synpunkter från fakulteter/institutioner/studentkår som aktualiserats i respektive programråd och som är av icke programspecifik karaktär. Resultaten från detta informations- och erfarenhetsutbyte ska protokollföras för att sedan kunna utgöra underlag för rektors eller styrelsens beslut om vidare beredning. Det är således inte Lärarutbildningsrådets uppgift att besluta om beredning. Det är heller inte Lärarutbildningsrådets uppgift att vidarebefordra eventuell framkommen kritik till enskilda institutioner eller personer. Detta är uppgifter för Lärarhögskolans ledning. 1
Den andra uppgiften är att fungera som beredande organ för styrelse/rektor i övergripande programgemensamma utbildningsfrågor. Exempel på sådana frågor kan gälla utbildningsvetenskaplig kärna, verksamhetsförlagd utbildning och övergripande strukturförändringar. Viktigt att understryka här är alltså att beredningsuppgifter endast kan tilldelas av Lärarhögskolans ledning (styrelse/rektor). Informations och erfarenhetsutbyte Underlag från verksamheten fakultet institution lärarhögskolans ledning studentkår programråd(protokoll) Behandling i LU-råd informations- och erfarenhetsutbyte protokoll som underlag för fortsatt behandling Åtgärder efter LU-råd LH:s ledning beslutar om eventuell beredning och av vem Beredning av ärenden Underlag LU-protokoll lärarhögskolans ledning/styrelse forskningskommitté samverkansorganisati on uniiversitetsledning statliga förordningar Beslutande instans Rektor LH LH:s styrelse Beredning LU - rådet avgör tillvägagångssätt (grupp eller enskild) lämnar underlag enl tidsplan Ärenden som bereds i Lärarutbildningsrådet ska förutom förslag innehålla en bakgrundsbeskrivning, en tidsplan samt information om aktuell beredningsprocess. Arbetsordning för Programråden Som riktmärke bör programråden ha 3 möten per termin (maximalt 3 timmar per möte) där tidpunkten bestäms utifrån typ av ärende (t ex beredning, utvärdering, verksamhetsberättelse). I rektors instruktion framgår en rad uppgifter för rådet att hantera. Viktigt är därför att slå fast att det arbete som råden har att utföra är grundat i inskickade/insamlade dokument och/eller i tydligt formulerade frågeställningar. Det vilar därför ett ansvar på fakulteter, institutioner, kommuner, studentkår och Lärarhögskolans ledning och kansli att tillse att sådant underlag med adekvat bakgrundsbeskrivning och förslag till beslut inklusive tidsplan och information om fortsatt beredning finns tillhands. Råden ska inte behandla frågor från enskilda personer och eventuella ärenden från Lärarhögskolans ledning (styrelse och rektor) ska gå via Lärarhögskolans kansli. Dock, för att ge utrymme för erfarenheter från programmen som senare kan ge upphov till beredning, bör mötena innehålla en fast punkt för utbyte av tankar och synpunkter från verksamheten. 2
Vid samtliga möten förs övergripande minnesanteckningar som läggs ut Lärarhögskolans hemsida. Respektive rådsordförande svarar för att minnesanteckningar skickas till rådsledamöter och till Lärarhögskolans kansli (kanslichef). Som framgår är rådens arbetsuppgifter omfattande och av varierande slag. Det är därför viktigt att tydligt klargöra förväntningar och arbetsinsatserna för råden och för dess ordförande. Här följer därför kortare beskrivningar av programrådsordförandes ansvar och arbetsuppgifter samt fyra korta beskrivningar över arbetsgången vid olika uppgifter. Programrådsordförande (Programansvarig) Förutom att leda rådets arbete som ordförande ingår i programansvarigs uppgifter att ha regelbundna kontakter och samverka med kansliets utbildningsledare. Det ingår dessutom att upprätthålla kontakt med såväl studenter som de institutioner som är delaktiga i programmet. Kontakt med studenter sker via UMPE och med institutioner genom prefekt och/eller kursansvarig. Den kanske viktigaste och för kontinuitet och progression mest betydelsefulla uppgiften är att en gång per termin gå igenom föregående termins kursvärderingar och tillsammans med studentrepresentant (alternativt med kommentarer från studenter) presentera resultaten i programrådet. terminsvis sammanställa och presentera institutioners kursvärderingar sammanställa Leda rådsordförande kalla till möte justera protokoll kontakt med studenter och institutioner Involvera Samverka med utbildningsledare vid LH:s kansli Uppföljning av program Den kanske mest centrala och mest betydelsefulla uppgiften som åvilar programråden är ansvaret för samordning, kontinuitet och progression av programmet och att därvidlag initiera och föreslå kvalitetsförbättrande åtgärder 1. Ett särskilt ansvar ligger på programrådets ordförande då den terminsvisa sammanställning av föregående termins kursvärderingar utgör en nödvändig grund för detta arbete 2. Det måste därför åvila (och utgöra rutin) att kursansvarig institution skickar kursvärderingsresultat, dvs. sammanfattning av genomförd kursvärdering, till respektive programansvarig och till UMPE. Den diskussion som därefter följer och eventuella förslag som rådet 3 lämnar fokuserar ovanstående områden (samordning, kontinuitet och progression) Arbetsgången här kan kort beskrivas i följande steg: 1 Enligt Instruktion Lärarhögskolan vid Umeå universitet (UmU 103-2725-11). Ansvaret avser här att råden särskilt har att beakta frågor som rör samordning, kontinuitet och progression och därvidlag initiera och föreslå kvalitetsförbättrande åtgärder. 2 Se Handläggningsordning för kurs- och programutvärdering gällande sammanställningar av hela kursblock, sid. 3, fotnot 4. 3
UNDERLAG sammanfattning av kursvärderingar från kursansvariga institutioner SAMMAN- STÄLLNING programrådsordförande och studenter PRESENTATION ordförande och studenter presenterar sammanställning DISKUSSION komplettering ev åtgärder omdöme FÖRSLAG PÅ EVENTUELLA ÅTGÄRDER i form av ett skriftlig underlag Eventuella förslag på åtgärder skickas till Lärarhögskolans kanslichef för vidare beredning. Beredning vid upphandling En uppgift som tidsmässigt bestäms av styrelsebeslut är ny beställning av kurser inom program. Beredningen utgår från insända förslag, ibland ett och ibland konkurrerande, samt från instruktioner i dokumentet Förenklad beställarmodell (Styrelseprotokoll 2012-06-07 ärende 30 C och p 42 Principer för beställning 2013-09-12). Vid beredning är det av särskild vikt att insända förslag ställs mot de krav som uttrycks under punkt 2 Förslag sid 2. För att underlätta beredningsprocessen ställer Lärarhögskolans kansli samman förslagen i vilken särskilt framgår kompetensprofil, forskningsprofil, relationen FSR och examensmål samt förslagens beaktande av Lärarhögskolans vision. Minnesanteckningar som följer av beredningen ska vara sådant att det ger stöd för efterföljande dialog med berörda institutioner. Där det förekommer konkurrerande förslag ska programrådet i dessa minnesanteckningar även ge förslag på rangordning. I dialogen deltar Lärarhögskolans ledning och institutionsrepresentant. Programrådsordförande kan adjungeras vid behov. Efter dialog och eventuella justeringar i inlämnade förslag, går förslagen åter till programråden för beslutsrekommendation som via Lärarhögskolans kansli lämnas till styrelsen för beslut. 4
UNDERLAG Instruktion för beställning Insända förslag LH sammanställning BEREDNING Genomgång av förslag Lämna synpunkter för dialog Ev rangordning DIALOG Inst. representant LH:s ledning Programrådsordförande vid behov. YTTERLIGARE BEREDNING efter ev justeringar i förslaget avges beslutsrekommendation BESLUT i LH:S styrelse Initiera kvalitetsförbättringar inom programmet En annan viktig uppgift i rådens arbete är att lämna förslag på kvalitetshöjande åtgärder i programmen. Här har därför diskussioner i rådet kring synpunkter som fångas upp i verksamheten (lärarpersonal och studenter) stor betydelse. En fast punkt i rådens mötesagenda kring erfarenhetsutbyte och information bör därför ingå. Kvalitetsförbättringar kan avse allt från innehåll i enstaka kurser till strukturförändringar och bör därför utmynna i förslag till Lärarhögskolans ledning på nödvändiga/önskvärda åtgärder. Då denna arbetsuppgift är av initierande karaktär ska resultatet inte ha formen av färdiga åtgärdsförslag. De ska istället utgöra signaler för Lärarhögskolans ledning om att nödvändigheten av översyn eller indikera möjliga framtida problem. Om Lärarhögskolans ledning (styrelse/rektor) sedan finner att en översyn är nödvändig eller föreslår eventuella förändringar kan förslag till åtgärd eller översyn gå tillbaka till råden för yttrande/beredning. UNDERLAG synpunkter från verksamheten DISKUSSION fast pkt på dagordning erfarenhetsutbyte och information SYNLIGGÖRANDE minnesanteckningar som signalerar behov av åtgärder ÅTGÄRDER åvilar LH:s ledning och kan därefter återremitteras Vid större kvalitetsbrister har programrådet möjlighet att föreslå ny beställning av hela/delar av program. Förslag från programråd till nya beställningar av kurser/delar av program utifrån genomförda uppföljningar regleras av en särskild tidsplan, se Programrådens arbete i relation till budget- och verksamhetsår.d 5
Tillstyrkan av nya/reviderade kurser (kursplaner) Inom ramen för fastställda kurser inom programmen kan behov av innehållslig revidering föreligga utan att för den skull innebära helt nya beställningar. Det kan gälla förändringar i kurslitteratur, utvidgad samverkan med andra institutioner, behov av förstärkt och förändrat innehållsligt fokus eller förslag på momentindelning. Då detaljkunskaper som rör kursers innehåll inte med självklarhet finns inom rådens kompetens påminns åter om att fokus ligger på programnivå där frågor som rör samordning, kontinuitet och progression är centrala 4. Beslut i dessa frågor fattas av Lärarhögskolans rektor men för att få tillförlitligt underlag ska kursansvarig institutions förslag beredas av programrådet som har till uppgift att efter beredning tillstyrka eller avslå förändringen. Undantaget från denna ärendehantering gäller förändrad kurslitteratur som efter beredning går direkt tillbaka till kursansvarig institution. UNDERLAG Förlag från kursansvarig institution BEREDNING i förhållande till programmets övriga kurser TIILSTYRKAN/AVSLAG Till LH:s ledning (förutom vid litteratur som går till kursansvarig inst Rutin för revidering av kursplaner: 1. programråd eller kursansvarig institution initierar ett förslag till förändring, 2. oavsett vem som initierar utarbetas förslag av kursansvarig institution, 3. beredning av förslaget sker i programråd. Programrådets synpunkter skickas därefter till LH:s kanslichef för vidare handläggning, 4. resultatet av beredning och eventuell vidare handläggning sammanställs av lärarhögskolans kansli och skickas till kursansvarig institution som färdigställer ett förslag till reviderad kursplan. I det fall kursansvarig institution inte accepterar kansliets synpunkter ska detta tydliggöras och motiveras innan slutgiltigt förslag skickas till Lärarhögskolans kanslichef för vidarebefordran till LH:s rektor för beslut, 5. kursansvarig institution ombesörjer därefter att den reviderade kursplanen läggs in i SELMA i enlighet med universitetets riktlinjer. 4 Väsentligt är således relationen mellan kursers innehåll och kurslitteratur för att exempelvis undvika upprepningar och för att främja en kvalitetshöjande progression 6
Programrådens arbete i relation till budget- och verksamhetsår Nedan beskrivs programrådens arbete i relation till budget- och verksamhetsår. oktober uppföljning av kursutvärderinar november, inlämnande av VP. 30 januari, inlämnande av VB, februari-mars. uppföljning av kursutvärderingar, redovisning av VB och VP i Lärarhögskolans styrelse. oktoberdecember januarimars juliseptember april-juni augusti-september, förberedelse uppföljning av kursutvärderingar. beredning av programutbud beredning av förslag till beställningar utifrån uppföjningar. Förtydliganden: VB = verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelse lämnas till kanslichef senast den 30 januari påföljande år. VB:n ska bestå av en kortfattad redovisning av föregående års verksamhet(större händelser och viktiga ärenden) gärna i punktform, VP = verksamhetsplan för kommande år. Förutom redovisning av inplanerade möten och preliminära mötestider bör ingå särskilda utvecklingsområden för rådet inklusive äskanden om eventuella medel för dessa. VP:n lämnas till kanslichef senast v. 46, 7
redovisning av verksamhetsberättelse och verksamhetsplan görs via inskickade dokument, högst 2 sidor. Programrådsordföranden förväntas även delta vid något av årets styrelsemöten för att berätta mer om arbetet i programrådet och lyfta aktuella frågor. beställningar: Kommande års beställningar bereds i Lärarhögskolans styrelse i oktober varje år för beslut i december i samband med fastställande av den årliga aktivitetsplanen, programutbud för kommande års hösttermin och därpå följande års vårtermin fastställs i början av juni varje år av Lärarhögskolans styrelse. 8