INFORMATIONSFÖRVALTNING OCH TILLGÄNGLIGGÖRANDE AV FORSKNINGSDATA NÅGRA TANKAR OCH PERSPEKTIV FRÅN GÖTEBORGS UNIVERSITET

Relevanta dokument
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet

Policy för hantering av arkiv i Vetlanda kommun och dess bolag

Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1

Arkivfrågor när en myndighet startar

Policy för SLU:s hantering av verksamhetsinformation

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

Svensk nationell datatjänst en infrastruktur för forskningsdata inom samhällsvetenskap, humaniora och medicin

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Öppen tillgång Nationella riktlinjer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

TJÄNSTESKRIVELSE. Revidering av. informationssäkerhetspolicy TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen KS/2019:63

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

HANDLINGSPLAN OCH VERKSAMHETSPLAN 2016

Strategi för bevarande av digital information

Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Nationella riktlinjer för bättre tillgång till forskningsresultat (open access)

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

STOCKHOLM. Långsiktig och strategisk styrning av informationsförsörjningen

BILAGA 1: STYRNING AV GU-GEMENSAMMA SYSTEM, PROCESSER OCH PROJEKT

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Informationssäkerhetspolicy

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

Österåkers kommuns styrdokument

Informationssäkerhetspolicy KS/2018:260

Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Utveckling och implementering av tjänster och stöd för forskningsdata - ett universitetsövergripande arbete

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Arkivreglemente för Motala kommun

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Strukturerad offentlig information som förutsättning för vidareutnyttjande

Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv

Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar

Förstudierapport. Förstudie e-arkiv

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSMO-TORÖ FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS TÄBY FÖRSAMLING

Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

VETENSKAPSRÅDETS UPPDRAG: SAMORDNA DET NATIONELLA ARBETET MED ATT INFÖRA ÖPPEN TILLGÅNG TILL FORSKNINGSDATA

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern

Råd om hur bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 5 kap 4-6 ska tolkas och tillämpas - Dokumentationen av elektroniska handlingar

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Inspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014

Inför flytt. Hantering av forskningshandlingar vid flytt av verksamhet. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Arkivreglemente. Styrdokument

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Informationssäkerhet, Linköpings kommun

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Inför flytten. Hantering av forskningsmaterial inför flytten på NKS. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

VÄLKOMNA! SND workshop 15 november

Åtgärder och aktiviteter

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

SSC:s e-arkiv-tjänst gällande mellanarkiv för statliga myndigheter

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )

Arkivhandbok. Juridiska avdelningen Enheten för arkiv- och registratur

REGIONARKIVETS KURSER 2013

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Styrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Transkript:

INFORMATIONSFÖRVALTNING OCH TILLGÄNGLIGGÖRANDE AV FORSKNINGSDATA NÅGRA TANKAR OCH PERSPEKTIV FRÅN GÖTEBORGS UNIVERSITET

Bevarande av forskningsdata Bevarandefrågorna har i detta sammanhang uppmärksammats med fokus på tillgängliggörande För att tillgängliggöra information krävs en strukturerad informationshantering och en samordnad organisation på lärosätet Det är viktigt att ha en grundläggande ordning innan forskningsdata kan tillgängliggöras

Nuläge Arkivering har i stort setts som varje forskares egen angelägenhet och den lokala administrationen har heller inte överblick över dessa informationsmängder. Tillämpningsbeslut av Riksets föreskrift RA-FS 1999:1 ger varje lärosäte möjlighet att gallra forskningsmaterial under förutsättning att materialet inte har något värde för framtiden. Förekommande gallringsfrister brukar vara 10 år i allmänhet och 15 år för läkemedelsstudier. Dock sker inte bevarande och gallring på ett systematiskt sätt utan snarare Ad Hoc. Vad som finns i universitetset är ofta bemärkta personers forskningsmateriel, t.ex. Arvid Carlsson (signalsubstanser i nervsystemet) och Per-Ingvar Brånemark (titanimplantat). Resterande material finns kvar i verksamheten. Det är också väldigt olika kvalitet på den information som har bevarats, i ett fall bestod materialet av 10 flyttlådor med skräp, forskarens sandaler och en fläkt. Vi pratar heller inte papper längre utan om en digital hantering av information. Det är detta medium som forskarna vill ha stöd för.

En bortglömd forskningsstudie SND 170602

Förstudie e- Del i den universitetsgemensamma utvecklingsportföljen vid Gemensamma förvaltningen Påbörjades feb 2016, avslutas juni 2017 Övergripande förändringar av arbetssätt från analog till digital 2016 2017 JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI Fas 1: Arkivorganisation Januari augusti Fas 2: Infrastruktur för bevarande September februari Fas 3: Teknisk förstudie februari april Fas 4: Nyttokalkyl Maj juni

Erfarenheter analog till digital hantering Proaktiv Strukturera och ha en tydligare styrning Samarbeta över kompetensområden

Utgångspunkt 1111 0000 1011 1110 1101 0010 1010 0101 1110 0000 0010 0000 Äkta, tillförlitlig, återanvändbar 0101 0010 1110 0001 System för bevarande Tryckfrihetsförordningen Offentlighetsprincipen Arkivlagen Allmänheten Verksamheten Rättskipningen Forskningen Open access PSI undantagna Format, metadata, fixering och säkerhet

Nyttor Identifierade nyttor utifrån målsättningen Strukturerad informationshantering som möjliggör digitalisering Identifiering av nyttor bör göras specifikt för forskningsinformation

Målbild Fokus god informationshantering som kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot och bearbetas tills den bevaras. Anpassade systemstöd för att stödja informationshanteringen

Målbild Fokus god informationshantering som kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot och bearbetas tills den bevaras. Anpassade systemstöd för att stödja infrastrukturen Styrning av informationsförvaltning i gemensam styrmodell för system, processer, projekt och information (GUSPP) Identifierat funktioner som är viktiga i infrastrukturen för bevarande och för att målbilden ska hållas, t ex bevarandeplanering och dokumenthantering, men också vård och tillgängliggörande Tagit stöd i standarder: OAIS (ISO 14721:2012), Verksamhetsinformation (ISO 30300/30301) och dokumenthantering (ISO 15489) i utvecklandet av infrastrukturen

Styrmodellen (GUSPP) omfattar GF:s och PIL:s ansvar för utveckling och förvaltning av GU- gemensamma system, information, processer och projekt Detta omfattar exempelvis: Universitetsgemensamma stöd och administrationsprocesser Universitetsgemensamma system (systemförvaltningsmodell) Universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Informationsförvaltning (hur information skapas, bearbetas, skyddas och bevaras bl.a. i våra system) Verksamhet Information VAD Processer Verktyg/IT stöd HUR Teknisk plattform

Styrmodellens roller SND 170602

Objekt Forskningsstöd Stöd för undervisning och lärande Studieadministrativt stöd Digital arbetsplats Stöd till service och support Samordnande ledningsstöd HR-stöd Ekonomistöd E-kanaler och kommunikationsstöd Stöd till lokalförsörjning IT-infrastruktur

Forskningsstöd Objektet Forskningsstöd skall stödja den verksamhet som bedrivs inom ramen för forskningsuppdraget. Objektet stödjer bland annat hantering av forskningsdata, forskarlagring samt ansökning och administration av extern forskningsfinansiering. Målgrupp: Forskare IT-stöd: System för EU-rapportering, avtalsdatabas juridik (FIK), Knack (ärendehanteringssystem), NVivo, programvaror för nedladdning Verksamhetskomponenter: Mallar och formulär, riktlinjer och rutiner, användardokumentation, utbildningar och utbildningsmaterial, SLA Processer: Projekt: Förstudie kontraktshantering

Informationsförvaltning, GUSPP Portföljens ansvar för informationsförvaltning Varje objekt har en informationsmängd att förvalta. Informationsförvaltningens syfte är att myndighetens information ska hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Detta uppnås genom att bygga upp processer, rutiner och system för hur GU:s information får/ska hanteras. Informationsförvaltningen kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot, bearbetas och bevaras. Hur informationen skall hanteras (tex krav på lagring, format och sekretess) dokumenteras i en informationshanteringsplan. Portföljstödet är den funktion som ansvarar för normering och systematik i informationsförvaltningen. Informationsförvaltningen samlar kompetens inom bevarande, informationssäkerhet, personuppgiftshantering och arkitektur.

Objektens ansvar - informationsförvaltning Kravställa bevarande för de handlingar som ryms inom informationsmängden som ska förvaltas Ansvara för vård för bevarandehandlingar i objektets system Utföra informationsvärdering och bevarandeplanering samt ansvara för att informationshanteringsplanen uppdateras kontinuerligt Hantera information i objektets system utifrån informationsvärdering och bevarandeplanering Säkerställa att systemen tillhörande objektet följer gällande regler för behörighetshantering Informationsvärdering och bevarandeplanering innebär bland annat att identifiera e-handlingar, beskriva innehåll, gallring, metadata, system, format, PUL, sekretess, infoklassning, tillgänglighet

Målbild, infrastruktur Fokus god informationshantering som kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot och bearbetas tills den bevaras. Anpassade systemstöd för att stödja infrastrukturen Styrning av informationsförvaltning i gemensam styrmodell för system, processer, projekt och information Identifierat funktioner med aktiviteter samt roller och ansvar som är viktiga i infrastrukturen för bevarande och för att målbilden ska hållas, t ex bevarandeplanering och dokumenthantering, men också vård och tillgängliggörande Tagit stöd i standarder: OAIS (ISO 14721:2012), Verksamhetsinformation (ISO 30300/30301) och dokumenthantering (ISO 15489) i utvecklandet av infrastrukturen

Infrastruktur för bevarande Identifierade funktioner Normering, riktlinjer och rutiner Skapa/ registrering Export till Mottagande av leverans till Arkivvård Utlämnande av allmän handling Bevarandeplanering Informationoch handlingshantering Tillgängliggörande av Arkivsupport

Infrastruktur för bevarande Identifierade aktiviteter i funktionerna Normering, riktlinjer och rutiner Skapa/ registrering Export till Mottagande av leverans till Arkivvård Utlämnande av allmän handling Bevarandeplanering Informationoch handlingshantering Tillgängliggörande av Arkivsupport Bevaka lagar och förordningar Identifiera handlingstyper Skapa/ registrera handlingar Byta format och/eller medium Lägga till metadata Validera leveranspaket Rutinmässig och särskild felkontroll Hantera utlämningsärenden Hantera kanaler för tillgängliggörande Hantera supportärenden Förvalta styrdokument och riktlinjer Lägga till metadata Värdera utifrån bevarandeprinciper Versionshantera Konvertera till format Skapa och era paket Gallra Plocka fram paket Publicera enligt informationshanteringsplan Förvalta gemensamma metoder och rutiner Värdera utifrån informationssäkerhetskrav Tilläggsregistrera Skapa leveranspaket Konvertera Uppdatera förteckning Sekretessprövning Uppdatera metadata och statistik Kontrollera och följa upp kvalitet Värdera utifrån olika intressenters behov Sprida och publicera Validera format och metadata Uppdatera bevarandemetadata Skapa distributionspaket Identifiera metadata per handlingstyp Hantera utlämningsärende Pusha till e- Redogöra för bevarandehantering Sekretesspröva Skapa leveransöverenskommelse Förvalta informationshanteringsplan Skapa utlämningsformat Förvalta leveransplan Gallra Endast vid elektronisk hantering

Infrastruktur för bevarande Funktioner och systemstöd Normering, riktlinjer och rutiner Skapa/ registrering Export till Mottagande av leverans till Arkivvård Utlämnande av allmän handling Bevarandeplanering Informationoch handlingshantering Tillgängliggörande av Arkivsupport Stöd för informationshanteringsplan Informationsrepository Mottagande -tjänst Tjänst för bevarande (e-) Leveranstjänst Arkivförteckningstjänst Tillgängliggörandetjänst Tjänst för datahanteringsplan

Målbild, infrastruktur Fokus god informationshantering som kvalitetssäkrar informationens hela livscykel från att den skapas/tas emot och bearbetas tills den bevaras. Anpassade systemstöd för att stödja infrastrukturen Styrning av informationsförvaltning i gemensam styrmodell för system, processer, projekt och information Identifierat funktioner som är viktiga i infrastrukturen för bevarande och för att målbilden ska hållas, t ex bevarandeplanering och dokumenthantering, men också vård och tillgängliggörande Tagit stöd i standarder: OAIS (ISO 14721:2012), Verksamhetsinformation (ISO 30300/30301) och dokumenthantering (ISO 15489) i utvecklandet av infrastrukturen

Forskningsprocessen Datahanteringsplan Formulera forskningsidé Söka medel Söka tillstånd Bemanna projekt Förbereda insamling av data Samla in data Analysera data Publicera resultat Kommersialisera resultat Avsluta projekt Tillgängliggöra data Ansökan och kontrakt Etikprövning Rekrytering och anställning Publikationer Slutredovisning Informationsklassning Personuppgifter Sekretess Gallring IT-säkerhet Arkivlokaler Arkivering av data Deponera data Publicera data Kostnader Ansvar

Infrastruktur för bevarande - forskningsprocess Identifierade funktioner Normering, riktlinjer och rutiner Skapa/ registrering Export till Mottagande av leverans till Arkivvård Utlämnande av allmän handling Bevarandeplanering Informationoch handlingshantering Tillgängliggörande av Arkivsupport Exporttjänst Datahanteringsplan Gemensam lagringsyta Exporttjänst Leverans -tjänst System för bevarande Stöd för informationshanteringsplan Verksamhetssystem t ex Prisma, diarium mfl Arkivförteckning Portföljstöd Forskningstödsobjekt/DAU Objekt e-/funktion SND

Utmaningar Etablera ett stödpaket till forskare med olika kompetenser; system, processer, information, juridik, bevarande mm kortsiktigt och långsiktigt Samordning och samarbete över organisatoriska gränser Skapa förutsättningar för att hantera stora volymer och olika förutsättningar kring hanteringen av olika forskningsdata, t ex format, metadata och sekretess Säkerställ att forskningsdata kopplas till det sammanhang som det uppstått i, dvs lärosäte, projekt, koppling till andra handlingar osv Att nå ut till forskarna - Skapa medvetenhet via bl a policies och utbildning Uppföljning säkerställ att policys efterföljs, ta in krav från verksamheten på hur stödet och normeringen kan förbättras Ambition och vilja från ledningen att driva frågan strategiskt Enkelt att göra rätt