Digital utveckling Program Diarienummer: KS 2016/1561 Dokumentansvarig: Förvaltningscontroller Beslutad av: Kommunfullmäktige Ersätter tidigare beslut 2014-04-09 Kommunfullmäktige 90/2014 KS 2013/2093 Datum för beslut: 2017-02-02 Giltighetstid: 2019-12-31 Handläggare: Catrin Hulebäck 1
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Relation till annan styrning... 3 3. Syfte... 3 4. Mål och viljeinriktning... 3 5. Avgränsning... 3 6. Fokusområden för digital utveckling i Kungälv... 4 7.1 Lätt och säkert att använda... 4 7.2 Tjänster som skapar nytta... 5 7.3 Det behövs infrastruktur i Kungälv... 6 7.4 IT:s roll för samhällsutvecklingen i Kungälv... 7 8. Levandegöra... 8 9. Uppföljning... 8 2
1. Inledning Människor som du och jag, vi som växer upp och lever här och nu upplever utvecklingen av e- samhället. Den pågår och påverkar oss genom ökad tillgång till information och möjlighet till inflytande. Utvecklingen är expansiv och skapar förutsättningar för förvaltningen att möta samhällsutmaningar, så som åldrande befolkning, närmare kontakter med omvärlden, klimatpåverkan och finansiering av kommunal verksamhet på nya sätt. Vi kan använda informationsteknikens innovationer och därigenom vinna förbättringar avseende effektivitet och kvalitet. Regeringen har pekat ut fyra fokusområden som lyfter fram de nationella ambitionerna i en digital agenda vilka sammanfattas under fyra områden och beskrivs i dokumentet IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige. Förvaltningen avser att arbeta med ett antal initiativ för att uppnå de nationella målen. Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter 2. Relation till annan styrning Programmet är ett resultat av att förvaltningen arbetar utifrån budgetdirektivet: Kungälvs kommun 2017 med utblick mot 2020 3. Syfte Syftet med programmet är att fastställa förvaltningens fokusområden och därmed uppnå styrning inom digital utveckling. 4. Mål och viljeinriktning Genom tydlig styrning ökar förutsättningen att förvaltningens digitala utveckling framskrider enligt önskemål. 5. Avgränsning Styrdokumentet fastställer vilka fokusområden förvaltningen ska arbeta med inom digital utveckling. Koncernens bolag ansvarar för sin egen styrning. 3
6. Fokusområden för digital utveckling i Kungälv Under den nationella agendans fyra fokusområden finns underrubriker formulerade. Nedan anges vilka initiativ förvaltningen kan arbeta med för att uppnå de nationella målen under respektive fokusområde och underrubrik. 7.1 Lätt och säkert att använda Alla som vill ska kunna använda de möjligheter som digitaliseringen erbjuder: Den digitala teknik som köps in till kommunen är användarvänlig och har ett intuitivt gränssnitt System bör tillgängliggöras för olika typer av plattformar så som datorer, läsplattor och smartphones Vid inloggning på kommunens e-tjänster kan e-legitimation, sms eller BankID användas för enkel identifiering Besökare i kommunens lokaler har tidsbegränsad tillgång till internet Öppna upp för möjlighet till publika accesspunkter (hotspots) på utvalda offentliga mötesplatser Biblioteken gör ny teknik tillgänglig för alla genom exempelvis handledning inom ITområdet så som internet för seniorer Anpassade program för personer med funktionsnedsättningar Samarbete med Digidel kring digital delaktighet Kundcenter bistår med vägledning Öka IT-kompetensen för medarbetare för att möta digitaliseringens progress Det ska finnas verktyg för att effektivt planera och överblicka arbete med program, projekt, uppdrag och portfölj Öppnare och smartare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet: Data lagras och erbjuds i öppna kommunala datakällor, där det är möjligt Alla i arbetsför ålder ska ha en god digital kompetens för att vara anställningsbara eller kunna starta och driva företag: Möjlighet ska finnas för medborgare och medarbetare att utveckla digital kompetens exempelvis via kungalv.se Alla elever från skolår 1 till gymnasium har digitalt verktyg senast från och med år 2020 i enlighet med den nationella strategin för svenska skolväsendet Användning av IT och internet ska präglas av säkerhetsmedvetande och tillit: Kommunens nätverk ska vara skyddat från intrång och i övrigt tryggt att använda Kommunen behöver medvetet agera inom IT-säkerhet utifrån ett helhetsperspektiv med en ansvarig Identifiering av användare genom multifaktorautoentisering (MFA) ger ökad IT-säkerhet Biblioteken hjälper medborgarna att hitta och värdera information Alla skolformer, från förskola till gymnasium, arbetar medvetet och strukturerat med att träna elever i medie- och informationskunnighet (MIK). Progressionen sker i enlighet med skolformernas styrning 4
7.2 Tjänster som skapar nytta Enklare vardag för privatpersoner och företag samt effektivare offentlig förvaltning: Fortsatt utveckling av integrerade e-tjänster i en portal med möjlighet att följa sina nuvarande, framtida och dokumenterade avslutade ärenden. Administrativa processer digitaliseras för att möjliggöra att allmänheten får tillgång till verktyg för självbetjäning, så att andelen administration som utförs av personal succesivt minskar Digitalisering som leder till flexibla och effektiva processer ska prioriteras med målsättningen att minska administrativa kostnader och öka kvaliteten Då nya IT-system implementeras som ett led i förvaltningens verksamhetsutveckling ska nyttorealisering ske Digitalisering möjliggör en ökad mängd indata som genom analys kan användas till att kvalitetssäkra verksamheten Statistik, analys och uppföljning finns tillgängligt i verksamhetssystem Det finns en plattform för pedagogisk dokumentation som gör det enkelt för vårdnadshavare att följa sina barns utveckling och lärande Undervisning och administration tar tillvara på digitaliseringens möjligheter Ett modernt och effektivt geografiskt informationssystem (GIS) Öppna upp för möjligheten att ansluta kommunen till säker digital brevlåda IT:s potential ska tillvaratas för att öka företagens tillväxt, konkurrenskraft och handel Fortsatt satsning på bredbandsutbyggnad i hela kommunen Öppna upp dialog med näringsliv och föreningar kring digitaliserings möjligheter Det nationella arbetet inom ehälsa inriktas på att skapa synliga och konkreta förbättringar för tre huvudsakliga målgrupper: individen, vård- och omsorgspersonal samt beslutsfattare inom hälsooch sjukvården och socialtjänsten: Fortsatt regionalt samarbete med Västkom med fokus på ehälsa Nya arbetssätt införs där digitalisering och användandet av välfärdsteknik är en naturlig del av verksamheten. Digitalt när det är lämpligt och personligt om det behövs. Öka trygghet, service och delaktighet i hemmet, genom användning av digital teknik Utvecklingen inom ehälsa och välfärdsteknik ska aktivt omvärldsbevakas, exempelvis att föremål kan spara och utbyta data (Internet of Things) Elever ska och lärare bör ha tillgång till moderna lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning: Den nationella IT-strategin från svenska skolväsendet ska efterlevas Elever och skolpersonal har adekvat digital kompetens Förskolechefer och rektorer har god förmåga att strategiskt leda digitalt utvecklingsarbete med förankring i kommunens totala digitalisering Det finns god IT-infrastruktur samt likvärdig teknisk och pedagogisk support på förskoleoch skolenheter Elever och skolpersonal har tillgång till digitala verktyg och lärresurser för arbete i och utanför skolan 5
Skolformerna har tillgång till ändamålsenliga digitala läromedel och lärresurser som effektivt utnyttjar teknikens möjligheter Tillgång till ett personligt verktyg i grundskola årskurs 1-9 samt gymnasium och gymnasiesärskola Tillgång till minst ett verktyg på fem barn/elever inom förskola och förskoleklass Tillgång till IT-klassrum Stödja pedagoger och ledare att hitta nya, effektiva och likvärdiga metoder Möjliggöra digital elevdokumentation IT ska vara ett stöd för medborgardialog samt bidra till att öka medborgarnas kunskap, samhällsengagemang, insyn och inflytande: Öppna upp för möjligheten till dialog och inflytande, flexibelt och på flera arenor Medborgardialog i samhällsplaneringen baserat på digitala modeller genom exempelvis 3D-modellering och visualiseringsbord Digital information i stadshusets reception med aktuella kommunala aktiviteter Tillgänglighet genom sociala media samt via kommunens webb-platser Webb-sändningar av kommunfullmäktiges möten Chatta med kommunen om förutbestämda ämnesområden System för digital dialog mellan skola och elever/vårdnadshavare Kulturella verksamheter, samlingar och arkiv i ökad utsträckning bevaras digitalt och tillgängliggöras elektroniskt för allmänheten: Samarbete med Bibliotek i Väst (BIV) Långtidsbevarande och hantering av digital information genom e-arkiv Utveckling av möjligheten att erbjuda digitaliserade kommunala arkiv där det är möjligt, genom e-tjänster för exempelvis beställning av betyg eller diariet på internet 7.3 Det behövs infrastruktur i Kungälv Sverige ska verka för ett tillgängligt, öppet och robust internet i Sverige och globalt: Kungälvs stomnät för bredband ska vara robust, ha redundans, vara konkurrensneutralt och därigenom erbjuda valfrihet för våra medborgare och företag Kommunens verksamheter har god tillgång till IT-infrastruktur senast år 2020 Möjligheten att komma åt IT-stödet mobilt och hemifrån ska ständigt förbättras Privata och offentliga informationssystem ska säkras i syfte att värna olika värden i samhället såsom demokrati, personlig integritet, tillväxt samt ekonomisk och politisk stabilitet: Arbetet kring förvaltningens digitalisering ska värna om demokrati, personlig integritet, tillväxt samt ekonomisk och politisk stabilitet Genom att använda exempelvis e-legitimation säkras att dialog förs med rätt person 6
För att digitaliseringens möjligheter ska kunna användas fullt ut behövs en fungerande mjuk infrastruktur: Kommunen ska bevaka nya standardiseringar inom IT-området och följa framtagna och rekommenderade standarder för datakommunikation, IT-säkerhet och motsvarande IT-system ska vara ett stöd i den dagliga verksamheten som verkar för helheten Det offentliga Sverige ska använda geografisk information som är beskriven i nationellt bestämda referenssystem och som bygger på internationella överenskommelser: Följa de geodataspecifikationer och arbetsprocesser som tas fram i samverkansprojektet Svensk geoprocess Referenssystem ska införas i enlighet med Svensk geoprocess. SWEREF99 har redan införts och ska kompletteras med RH2000 Robust elektronisk kommunikation innebär att kommunikationerna ska vara uppbyggda på ett driftsäkert sätt: Det ska finnas en funktion som ser helheten i kommunens infrastruktur och arbetar för driftsäkerhet och optimering Sverige ska ha bredband i världsklass. Alla hushåll och företag bör ha goda möjligheter att använda sig av elektroniska samhällstjänster och service via bredband. Detta innebär att 90 procent av alla hushåll och fasta verksamhetsställen bör ha tillgång till 100 Mbit/s senast 2020. Fortsatt satsning på bredbandsutbyggnad i hela kommunen med målet att bredbandstillgängligheten ska vara 100 procent 7.4 IT:s roll för samhällsutvecklingen i Kungälv I forskningsverksamhet och innovationsprocesser ska digital information och digitala verktyg användas i ökad utsträckning: Följa upp statistik utifrån dess geografiska läge genom att använda geografiskt informationssystem (GIS) Utveckla samarbetet med högskolor så som Chalmers, Johannebergs Scienspark, Innovatum med flera IT ska bidra till ett miljöanpassat samhälle: Minskat transportbehov genom möjlighet till resfria möten så som telefon-, video- och webbkonferenser Medarbetare verkar för en pappersfri arbetsmiljö med hjälp av digitaliserings möjligheter Transportoptimering genom digitala verktyg Energieffektivisering genom mätning, optimering och smarta hus Miljöinformation sprids genom exempelvis digitala nyhetsbrev Visualisering av energi- och vattenförbrukning Digitala verktyg bidrar till att minimera förluster inom vatten och avlopp Tekniken möjliggör att arbete sker hemifrån vid behov 7
Jämställdheten inom IT-området ska öka kraftigt: Genom medborgardialog på olika arenor kan fler målgrupper nås Ekonomiskt bistånd kan sökas för inköp av exempelvis dator och mobiltelefon Skolan ger samtliga elever möjlighet att utveckla IT-kompetens genom undervisning Skolan tränar elever i att kritiskt granska och analysera det media framställer, utifrån perspektivet jämställdhet För att stärka friheten på nätet ska Sverige verka för att de mänskliga rättigheterna respekteras på internet: Skolan arbetar medvetet med medie- och informationskunnighet (MIK) i undervisningen Sprida kunskap om nätetik Stärka kunskapen kring hantering av kränkande beteende I syfte att främja kreativitet och innovation ska det vara enkelt att sluta avtal om upphovsrätt i den digitala miljön. Förutsättningarna för dem som vill få tillgång till kreativt innehåll bör därför förbättras samtidigt som upphovsrätten värnas: Sprida kunskap om nätetik och upphovsrätt till de som använder kommunens ITutrustning Användningen av it i biståndet ska bidra till fattigdomsminskning, demokratisering och respekt för de mänskliga rättigheterna. En effektiv fattigdomsbekämpning främjas av öppenhet i biståndets genomförande: Fortsatt användning av Digital tjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) bidrar till att kvalitativa beslut tas och skyddet av brukarnas integritet ökas Vid kontakt med brukare via e-tjänster, sociala media eller sms respekteras de mänskliga rättigheterna Fortsatt användning av webbverktyget som ingår som en del i Nationella nätverket för mångfald (NNM) 8. Levandegöra Programmet påverkar många av förvaltningens medarbetare men några berörs mer, exempelvis de funktioner som har IT och utveckling som huvudsaklig inriktning. 9. Uppföljning Dokumentansvarig behöver årligen bedöma om syftet och målsättningen med anvisningen uppnås, samt revidera dokumentet vid behov. 8