HUS Ekonomiplan MLS Godkänt av Delegationen 1 2 3 Studentkåren vid Helsingfors universitets ekonomiplan på medellång sikt för åren 2017 2021 1 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Inledning Den ekonomiska verksamheten vid Studentkåren vid Helsingfors universitet består av två delar, dels den ideella, d.v.s. verksamhetsekonomin, dels affärsverksamheten, d.v.s. HUS Gruppen, som har till uppgift att verka som fömögenhetsförvaltare och på så sätt finansiera verksamhetsekonomin. Delegationen godkänner regelbundet en ägarstrategi som styr HUS Gruppens verksamhet och ställer upp målsättningarna för koncernen. Verksamhetsekonomins inriktning på kort sikt bestäms i den årliga budgeten och på medellång sikt av detta dokument. Verksamhetsmiljö För tillfället är HUS Gruppens andel av intäkterna i budgeten ungefär två tredjedelar. Dispositionsfonden, dit vinstutdelningen från HUS Gruppen tillförs, har på senare år uppvisat en moderat tillväxt. 19 20 21 22 23 24 25 26 Med sin nya strategi strävar koncernen till att i hög grad öka sin utdelningsbara vinst. Däremot kan man inte förvänta sig motsvarande ökning av verksamhetsekonomins intäkter, eftersom koncernen måste förbereda sig för kommande egna investeringar. Dessutom är detta en målstyrd prognos, som kommer att kräva hårt arbete av koncernen och som kanske inte uppnås om den globala ekonomin försämras. 1 Översättning. Om tolkningskonflikter uppstår gäller den finska originaltexten. Helsingin yliopiston ylioppilaskunta www.hyy.fi info@hyy.fi Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki, Finland 1
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Utifrån de nuvarande ekonomiska framtidsutsikterna är det inte skäl att varken utvidga eller skära ner på verksamheten i verksamhetsekonomin i någon högre grad. Om man vill öka utgifterna eller inkomsterna är det skäl att beakta hur den allmänna pris- och kostnadsnivån utvecklas. Mål: Det ackumulerade kapitalet i studentkårens dispositionsfond ska åtminstone vara lika stort som budgetens slutsumma för ett år. Vinstutdelningen från HUS Gruppen ska från och med 2025 kunna täcka kostnaderna för studentkårens hela verksamhet. Den ekonomiska planeringsprocessen Ensligt studentkårens stadgar är det delegationens uppgift att besluta om den årliga budgeten. Före det ska styrelsens ekonomidirektion i enlighet med förvaltningsreglementet bereda ett budgetförslag till styrelsen. Styrelsen behandlar förslaget och lägger sedan fram det för delegationen. Som utgångspunkt för ekonomidirektionens förslag används ett utkast som bereds av ekonomichefen, generalsekreteraren och ekonomidirektionens ordförande. Vid beredningen av utkastet beaktas budgetramarna, ekonomiplanen på medellång sikt, den vinstutdelningsprognos som görs av studentkårens ekonomidirektör samt personalens utlåtanden. Innan processen kör igång hörs delegationen vid en remissdebatt om budgeten. Speciell uppmärksamhet bör fästas vid tidtabellerna för budgetens och målprogrammets beredningsprocesser. Helsingin yliopiston ylioppilaskunta www.hyy.fi info@hyy.fi Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki, Finland 2
56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 Studentkårsavgiften Sedan 2014 har studentkåren haft ungefär 26000 medlemmar och det är uppenbart att begränsningen av studietiden och eventuella nedskärningar i antagningskvoterna kommer att påverka medlemsantalet negativt. År 2025 ska intäkterna från koncernens affärsverksamhet kunna täcka alla studentkårens utgifter, motsvarande omfattningen i budgeten för 2016. För att kunna höja studentkårsavgiften måste det finnas tungt vägande skäl. Man bör dock fästa uppmärksamhet vid avgiftens storlek för att kunna försäkra sig om en stabil finansieringsgrund vid sidan av affärsverksamheten också i framtiden. Strävan är att stegvis minska studentkårsavgiften och målet är att den egentliga studentkårsavgiften år 2025 ska vara 0. Mål: Studentkårsavgiften höjs inte utan tungt vägande skäl Vi strävar efter att sänka studentkårsavgiften stegvis i takt med att vinstutdelningen från HUS Gruppen ökar, målet för 2025 är att HUS egentliga studentkårsavgift ska vara 0. 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 Verksamhetsutgifter Studentkårens breda verksamhet förorsakar utgifter, under de senaste åren har slutsumman för studentkårens budget varit ca 3,6 miljoner euro. Vid behov måste man kunna kritiskt granska funktioner, tjänster och de bidrag och lokaler som studentkåren erbjuder. Vid eventuella förändringar ska man prioritera funktioner som har störst strategisk betydelse och som har det största genomslaget. Granskningen påverkas av studentkårens ekonomiska situation. Personalstruktur I och med den organisationsreform som gjordes 2011 motsvarar studentkårens personalstruktur och arbetsbeskrivningar dagens funktioner. Förändringarna har stabiliserats och man vill hålla strukturen och beskrivningarna som de är nu. Helsingin yliopiston ylioppilaskunta www.hyy.fi info@hyy.fi Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki, Finland 3
89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 Arbetsbeskrivningarna kan inte ses som oföränderliga, det måste vara möjligt att utveckla dem så att de motsvarar framtida behov. För tillfället verkar det inte finnas behov av att skära ner den fast anställda personalen, men inte heller att utöka den. En utmaning med den nuvarande personalstrukturen är att den är oflexibel, vilket kan åtgärdas genom att man justerar hur de nuvarande arbetskraftsresurserna utnyttjas. Mål Antalet anställda hålls på en nivå som motsvarar arbetsmängden. Renoveringsplaner Verksamhetsekonomins lokaler renoveras och förbättras planmässigt varje år. Trots planmässigheten måste man speciellt i fråga om Nya studenthuset varje år vara beredd på oväntade reparationskostnader och åtgärder för att öka säkerheten. En renoveringsplan görs upp, i första hand för att täcka strukturella och nödvändiga reparationsbehov i studentkårens byggnader. I sådana situationer har HUS ett nära samarbete med HUS Gruppen. I andra hand görs småskaliga ytrenoveringar som inte är kostnadskrävande och som kan göras utan samarbete med HUS Gruppen. Sådana reparationer kan i budgeten placeras under punkten engångsinvesteringar. I tredje hand kommer stora ombyggnader av strukturer och byggnader som görs i samarbete med koncernen. Innan renoveringsarbeten inleds görs undersökningar av mikrober och skadliga ämnen i inomhusluften i de berörda lokalerna och planer görs upp för eventuell ombyggnad av luftväxlingssystemet. För det byggnadsbestånd som inte ska renoveras under perioden görs en uppskattning av hur mycket det eftersatta underhållet ökar. Delegationen får i förväg information om renoveringar som görs i samarbete med HUS Gruppen. Rapportering och uppföljning Studentkårens generalsekreterare och ekonomichef är ansvariga för uppföljningen av hur anslagen i verksamhetsekonomins budget används. Före varje möte i styrelsens ekonomidirektion görs en uppdaterad rapport om budgetutfallet, så att alla delegationsgrupper är medvetna om det ekonomiska läget i verksamhetsekonomin. Ekonomidirektionens ordförande rapporterar om budgetutfallet till styrelsen och delegationen så ofta som de önskar och behöver det, dock till delegationen minst en gång i halvåret. 129 130 131 132 Helsingin yliopiston ylioppilaskunta www.hyy.fi info@hyy.fi Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki, Finland 4
133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 Exceptionella situationer Om det vid budgetuppföljningen visar sig finnas behov för det ska styrelsen överväga att göra en tilläggsbudget. Delegationen godkänner tilläggsbudgeten efter en beredningsprocess som motsvarar beredningsprocessen för budgeten. Även om verksamhetsekonomins ekonomi verkar ha stabiliserats på senare år är det mycket svårt, om inte omöjligt att förutspå framtiden. Trots att man på senare år har lyckats bromsa minskningen av dispositionsfonden kan detta inte ses som något långsiktigt verktyg för ekonomiskötseln. Det är nödvändigt att diskutera andra sätt att reagera i exceptionella lägen än att bara tömma dispositionsfonden. I samband med en sådan diskussion kan man också göra upp en utförlig prioritetsordning för utgifterna. Den kan sedan användas som hjälpmedel ifall förändringar i verksamhetsmiljön tvingar studentkåren till att skära ner på sina utgifter. Helsingin yliopiston ylioppilaskunta www.hyy.fi info@hyy.fi Mannerheimintie 5 A, 00100 Helsinki, Finland 5