Delrapport 2 STR Samordnad Tidig Rehabilitering

1 Delrapport 2 STR Samordnad Tidig Rehabilitering Pilotprojekt vid Krokoms Hälsocentral för utvecklande av samverkansmetod tillsammans med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Socialtjänsten vid Krokoms kommun Gisela Wik Projektledare 2015-09-29

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Genomförda och pågående aktiviteter i förhållande till syfte och mål 2. Reflektioner i förhållande till målgrupp 3. Projektledning och styrgrupp 4. Uppföljning, mätning, utvärdering 5. Erfarenheter, reflektioner, risker 6. Kommande aktiviteter 7. Utbildning/kompetenshöjning

3 1. Genomförda och pågående aktiviteter i förhållande till syfte och mål Det övergripande syftet med projektet är att i likhet med de modeller vi studerat i Västerbotten och Sörmland utveckla rutiner och struktur för en samverkansmodell inom vården i hela länet. Det är ett utvecklingsarbete i flera steg där Krokoms hälsocentral är första steget. Målet med modellen är att förenkla och förbättra rutiner för tidigare och mer samordnade insatser för individen. Vi har under det dryga året som projektet pågått; Efter delrapport 1 har vi fortsatt att arbeta med att informera, stötta och sprida de rutiner och formulär som tagits fram; - Formulär med metod för tidig kartläggning som distriktssköterskorna använder vid patients/kunds första samtal till hälsocentralen för att göra en tidig kartläggning och bedömning om rehabkoordinator skall kopplas in. - Struktur och modell för regelbundna STR-möten. - Dokumentation och mallar som används inför och under STR-möten. -Patienter som initieras till STR-möte av vårdpersonal och först tagits upp i multidisciplinärt team erbjuds delta i enkätundersökning NRS light. Då projektgruppen blivit mer fluktuerande har inga fler möten genomförts med hela gruppens samlad däremot har projektledningen rest runt till allas arbetsplatser och gått igenom rutiner, dokumentation, svarat på frågor, tagit emot synpunkter. Elva stycken STR-möten har genomförts. Deltagarna i gruppen har varierat och det har börjat och slutat deltagare då personal har slutat respektive nyanställts så information om rutiner har fått upprepas under hela projekttiden.

4 Ca 50 ärenden har tagits upp och av dessa är 18 ärenden registrerade i SUS och ca 5-10 stycken på väg att registreras i skrivande stund. Samarbetsträffar med arbetsgivaren Krokoms kommun har pågått och en överenskommelse har träffats om rutiner för snabb samverkan, En överenskommelse finns också om en enklare typ av trepartsmöte framförallt vid risk för sjukskrivning, bilaga 1 Projektsamordnare Gun-Marie har varit behjälplig efter varje STR-möte för att få in SUS-samtycken. Vi såg under mötena att det var tillräckligt för de flesta medverkande parterna att ta in vanligt samtycke, SUS-samtycket har kanske varit lite svårt att förklara och då det endast behövs under projekttid har vi tagit på oss att hjälpa till med det där det är lämpligt. Sex möten i styrgruppen har genomförts Halvtidsspridningsseminarium genomfördes i Hörsalen, Östersunds sjukhus, den 29 maj. Deltagarantalet var inte det högsta men det var en engagerad lyssnarskara som deltog, bland annat chefer, politiker, rehabkoordinatorer, samverkansansvariga m.fl från de flesta aktörer. Seminariet spelades in och möjlighet att ta del av seminariet via inspelning finns här: http://www.regionjh.se/str Program för dagen, bilaga 2. 2. Reflektioner i förhållande till målgrupp Målgrupp är individer som 1) vid tidig kartläggning hos någon av aktörerna bedöms ligga i riskzon för längre sjukskrivning och 2) redan långtidssjukskrivna individer där samordnade insatser behövs för att personen skall komma åter i arbete.

5 Under det året som projektet pågått har det visat sig att det nästan utan undantag är ärenden av typ 2 ovan som tas upp vid STR-möten. 3. Projektledning och Styrgrupp Projektledningen är densamma som vid projektstart och består av Gisela Wik, projektledare och Gun-Marie Jonsson, projektsamordnare. Styrgruppen har tills nyligen bestått av samma personer som vid projektets start. Socialtjänstens representant IFO-chef Helena Westin har avslutat sin tjänst och någon efterträdare är inte utsedd. Helena Westin har informerat att enhetschef Ida Totland kommer att medverka i Helena Westins ställe. Det har inte varit optimalt deltagande vid styrgruppsträffarna. 4. Uppföljning, mätning, utvärdering Uppföljande intervjuer med medverkande parter Tolkning och sammanställning av de deltagare som fyllt i enkät NRS light Uppföljning av in- och utregistrering i samverkanssystemet SUS Kontinuerlig utvärdering från projektledare till styrgrupp 5. Erfarenheter, reflektioner och risker Som tidigare beskrivits framkommer att de flesta deltagande parterna har ett stort intresse av att samverkan skall fungera på ett bättre och mer effektivt sätt. Vi har tagit del av studie som Marit Nääs, Region Jämtland Härjedalen, har utfört vid Krokoms HC. I studien har hon gjort en processkartläggning mellan första och andra sjukskrivning och hon har intervjuat vårdpersonal. I studien framkommer identifierade framgångsfaktorer för bättre hälsa och ökad arbetsförmåga och där beskrivs bland annat att samverkan med andra aktörer ses som viktig och att samverkan med arbetsgivare är mycket viktigt.

6 STR-mötena har blivit mer effektiva och de allra flesta följer de framtagna rutinerna. Mötena flyter på engagerat och parterna hinner ta upp förhållandevis många ärenden under timmen det pågår. Man följer rutiner och struktur som är framtagna och det framstår som att mötesformen har satt sig. Vi har dock uppfattat att det ibland upplevs som oklart vem/vilka som följer upp ärenden som tas upp. Distriktssköterskorna har till viss del börjat använda sig av rutinen men det är fortfarande aktuellt med fortsatt stöttning från projektsamordnaren för att rutinen skall komma igång. Ordinarie verksamheters mycket höga arbetsbelastning och personalomställningar medför att det är extra viktigt att chefer medverkar till att medarbetarna har möjlighet och tid att delta på bästa sätt i STR-möten. Det är också viktigt att vi har medverkande organisationers chefers stöd för att få till en förankring i respektive verksamhet. I det arbetet förutsätts stort stöd av styrgrupp till projektledning. Sammanfattningsvis framkommer fortsatt att i de fall där ärendena har förberetts på rätt sätt och haft relevanta frågeställningar så är samarbetsformen uppskattad. Det har framkommit att man önskar en striktare struktur och tydligare rutiner för uppföljning. 6. Kommande aktiviteter Projektledningen har precis börjat dela ut en minienkät till alla personer som deltar i STR-möte. Enkäten syftar till att fånga upp om det behövs någon form av stöd för att ta till vara STR-mötena, om ny eller ytterligare information behövs och hur man bäst vill ha den informationen, enkät bilaga 3. Utifrån enkätsvaren kommer vi sedan att planera för ytterligare informationsinsatser om så behövs. Projektledningen kommer att gå ut med ett önskemål till deltagande parter att även försöka ta upp tidiga ärenden i enlighet med syftet; målgrupp 1.

7 Säkerställa att parterna är överens om hur uppföljning skall ske och av vem för att undvika missförstånd och öka effektiviteten av mötesformen. Säkerställa att STR-mötena är prioriterade hos alla grupper vilket görs genom diskussioner i styrgrupp. Samordnare ska fortsatt hjälpa till och underlätta för att medverkande parter skall få in medgivande till SUS-registrering. Uppföljande intervjuer av alla deltagande parter vinter 2015/2016. 8. Utbildning/kompetenshöjning Planeras för ett studiebesök av projektledningen vid HC i Gnesta eller närliggande ort efter vecka 45. 9. Spridning/implementering Diskussioner med styrgruppsordförande och förbundschef Åke Rönnberg om fortsättning och implementering. Kontinuerlig rapportering till styrgrupp,

8 Bilaga 1 Pilotförsök- tidig kontakt primärvård och arbetsgivare - Inom projektet Samordnad Tidig Rehabilitering (STR) Bakgrund Under perioden 140901-160229 pågår projektet STR. Det är ett samverkansprojekt mellan Försäkringskassan, primärvården, Arbetsförmedlingen och socialtjänsten i Krokom. Syftet med projektet är att utveckla en modell för tidiga och samordnade insatser mellan berörda parter och därmed minska sjukfrånvaro genom att förhindra och förkorta sjukskrivningar. En aktivitet som föreslås i projektplanen för att nå målen är att samverka med en större arbetsgivare inom Krokoms kommun, förslagsvis Krokoms kommun. Aktuellt Under projektets gång har projektgruppen haft möten med kommunen som arbetsgivare. I dessa möten har behovet av att utveckla samarbetet med Krokom Hälsocentral när det gäller kommunanställda som söker vård och riskerar sjukskrivning lyfts fram. Tillsammans har vi kommit fram till att genom ett pilotförsök inom socialförvaltningens verksamheter pröva en modell som ska underlätta samarbetet med start 2015-06-01. Modell och rutin Medarbetare som riskerar eller påbörjar en sjukskrivning - När medarbetare söker Hc kan bedömning göras redan av disktriktssköterskan via telefonsamtal om hälsotillståndet kräver tidig kontakt med rehabkoordinator. - Om bedömningen görs att arbetsgivaren bör involveras i tidigt skede skickas uppgifter till rehabkoordinatorn som då ansvarar för att arbetsgivaren kontaktas och vid behov kallar till rehabmöte på Hc. - Om hälsotillståndet kräver läkarkontakt är det i första hand läkaren som ansvarar för kontakt med arbetsgivaren. Vid Krokoms kommun är det enklast att ringa växeln och söka respektive chef. Det går ofta bra att lämna meddelande på telefonsvarare. Chefen kan då få besked om när de blir uppringda av sjukskrivande läkare/annan personal. Det är bra med framförhållning så hinner kontakten tas innan patienten kommer till nästa besök.

9 - Om du som chef önskar kontakt med Hc och sjukskrivande läkare/annan personal går det ringa akut/jourtelefon och via distriktssköterska boka telefontid alternativt kontakta rehabkoordinatorn på hennes telefon. Gun-Marie Jonsson, samordnare STR-projektet

10 Bilaga 2 STR Samordnad tidig rehabilitering, pilotprojekt vid Krokoms hälsocentral När: Fredag den 29 maj kl. 13-15 HALVTIDSSPRIDNINGSTRÄFF Var: Hörsalen, Östersunds sjukhus Program Inledning av Nina Fållbäck Svensson, hälso- och sjukvårdsdirektör Sjukskrivningsstatistik, presenterad av Försäkringskassan Information om Samordningsförbundet, förbundschef Åke Rönnberg Presentation av projekt STR Gun-Marie Jonsson och Gisela Wik Information om LUP regionens långsiktiga utvecklingsplan avseende sjukskrivningar, Karin Jonsson, Region Jämtland Härjedalen Anmälan till lars.eriksson@regionjh.se senast 27/5.Meddela om du föredrar att delta via videolänk Vi bjuder på frukt VÄLKOMMEN!

11 ETT ÅR MED STR ENKÄT TILL BERÖRDA HANDLÄGGARE/VÅRDPERSONAL Bilaga 3 Målgrupp: Alla personer som vid något tillfälle deltar eller skulle kunna delta vid STR-möte. 1 Har du själv tagit upp ett ärende i STR? Ja Nej Om ja, tror du att du kommer att ta upp fler ärenden Ja Nej Om nej, kan du berätta varför?:........ 2 Behöver du någon form av stöd för att ta upp ärenden? Ja Nej Om ja, vilken typ av stöd? : (ex. uppdaterad info om syftet med STR, vad tjänar det till?, hjälp att fylla i checklista, ny information om rutiner, support från närmaste chef, utrymme i förhållande till andra arbetsuppgifter etc )...... 3 Är du nyanställd eller har du av annan anledning inte fått information om STR och du dagligen arbetar med kunder, patienter, försäkrade, deltagare t.ex och också bedömer att samverkan med övriga aktörer behövs? Ja Nej Om ja, på vilket sätt vill du ta del av information mm? (tex. mail, personligt möte etc.) Namn: Organisation: Lämna ditt svar till Gun-Marie eller Gisela senast den 9 oktober. Vill du maila så skriv frågans nr och ditt svar till gisela.wik@forsakringskassan.se eller gun-marie.jonsson@regionjh.se Stort tack på förhand från Gun-Marie och Gisela!